BRAHETROLLEBORG GAME FAIR (BTGF 2023) 18.-20. AUGUST 2023
BRAHETROLLEBORG GAME FAIR (BTGF 2023) 18.-20. AUGUST 2023
REGLER, VILKÅR OG PRAKTISKE INFORMATIONER (herefter benævnt VILKÅR)
Brahetrolleborg Game Fair arrangeres af:
Brahetrolleborg Skov og Landbrug Xxxxxxxxxxxxx 0X, 0000 Faaborg CVR 31932777
AFSNIT OG INDHOLD
1. STED, TIDER OG MESSEKRETARIAT
2. PRISER, BETALING, FRIBILLETTER OG SÆRLIGE FORHOLD
3. UDSTILLERKORT
4. UDSTILLERPARKERING OG SERVICEKØRSEL
5. ELTEKNIK
6. GAS
7. LEJE AF UDSTILLINGSMATERIEL
8. KØB AF SMÅTING TIL STANDEN
9. VAGT OG FORSIKRINGER
10. RENOVATION
11. VÅBEN OG AMMUNITION (VIGTIGT)
12. ØVRIGE VILKÅR OG AFTALEGRUNDLAG FOR UDSTILLERE (VIGTIGT)
HVIS IKKE ANDET ER ANGIVET, ER ALLE PRISER EKSKL. 25% MOMS
1. STED, TIDER OG MESSESEKRETARIAT
Brahetrolleborg Game Fair afholdes 18.-20. august 2023 på Brahetrolleborg, Xxxxxxxxxxxxx 0X, 0000 Xxxxxxx. For udstillere og publikum, som måtte befinde sig på messen fredag og lørdag efter klokken 18:00, er der gratis adgang til ”open by night” på den store plads mellem avlsbygningerne.
Messedage og åbningstider
Messens åbningsdage | Messens åbningstider |
Fredag den 18. august | Klokken 12:00 til 18:00 |
Lørdag den 19. xxxxxx | Xxxxxxx 09:00 til 18:00 |
Søndag den 20. xxxxxx | Xxxxxxx 09:00 til 16:00 |
”Open by night” på den store plads (hygge omkring bålet)
Aftener med ”open by night” | Pladsen lukkes | Udskænkning lukkes | Madboder lukkes tidligst (Derefter snacks, sandwich m.v. i baren |
Fredag den 18. xxxxxx | Xxxxxxx 23:30 | Klokken 23:00 | Klokken 20:00 |
Lørdag den 19. xxxxxx | Xxxxxxx 23:30 | Klokken 23:00 | Klokken 20:00 |
Opbygning af stande
Onsdag den 16. xxxxxx | Xxxxxxx 09:00 til 17:00 |
Torsdag den 17. august | Klokken 08:00 til 21:00 |
Fredag den 18. xxxxxx | Xxxxxxx 07:00 til 10:00 |
Kørsel i forbindelse med opbygning - se afsnit 4 | |
Nedtagning af stande
Søndag den 20. xxxxxx | Xxxxxxx 16:00 til 00:00 |
Mandag den 21. xxxxxx | Xxxxxxx 07:00 til 18:00 |
Tirsdag den 22. xxxxxx | Xxxxxxx 07:00 til 10:00 |
Nedtagning af udstillinger eller fjernelse af udstillingsgenstande må ikke ske før søndag den 20. august klokken 16:00. Køretøjer lukkes først ind klokken 16:30.
Alle udstillingsgenstande skal være fjernet fra pladsen senest tirsdag den 22 . august klokken 10:00.
Efter denne dato har Xxxxxxxxxxxxxxx Game Fair ret til at lade utilfredsstillende retablering udbedre og fjerne uafhentet materiale for den pågældende udstillers regning.
Messesekretariat
Findes i et telt på plænen mellem godskontoret og de gule avlsbygninger. Alle udstillere skalved ankomst for opstilling henvende sig her for udlevering af en velkomstmappe indeholdende bl.a. nærværende VILKÅR, udstillerkort, kombineret tilladelse til parkering og servicekørsel, ordensreglement, dagsprogram-oversigt, bestillingsliste til levering af frokostcatering til standpersonalet m.m.
Ved ankomst krydstjekkes også udstillerens bestillinger som modtaget på TEKNISK FORMULAR - se pkt. 5.
I MESSESEKRETARIATET kan købes diverse småting til standen – se pkt. 8
2. PRISER, BETALING, FRIBILLETTER OG SÆRLIGE FORHOLD
Der er følgende typer af udstillingsstande, som ses på xxx.xxxx.xx. Forbehold for ændring af placering og størrelser.
Standtype | Beskrivelse | Pris |
Leje af indendørs opbyggede stande med størrelse som vist på standtegningerne på xxx.xxxx.xx | Opbyggede stande min. 9 m2, inklusive 2.5 m. høje træbeklædte skillevægge til nabostande. Træbeklædte endevægge, dog kun i bygning 1, 2, 3 og 4. Inklusiv et stk. 230V strømudtag. Fri WI-FI hvor dette er muligt at etablere. | Kr. 690 pr. m2 |
Leje af indendørs rå stand uden opbygning (kun muligt i bygning 2) Se xxx.xxxx.xx | Et markeret område på bart gulv på min. 25 m2. Inklusiv et stk. 230V strømudtag. Fri WI-FI hvor dette er muligt at etablere. | Kr. 480 pr. m2 |
Leje af telte (udendørs) i moduler á 9 m2 = 3x3 m. | Stande i telte med gulv. Inklusive adgang til et stk. 230V strømudtag. | Kr. 480 pr. m2 |
Eget telt (placering efter anvisning) | Inklusive adgang til et stk. 230V strømudtag. | Kr. 190 pr. m2 |
Standtype | Beskrivelse | Pris |
Leje af udendørs åbent areal (f.eks. biler, både, maskiner, udstyr o.l.) | Areal op til 50 m2. Inklusive adgang til et stk. 230V strømudtag. Inkl. ret til maks. 9 m2 egen pavillon med åbne sider | Kr. 4.250 for hele arealet |
Leje af udendørs åbent areal (f.eks. biler, både, maskiner, udstyr o.l.) | Areal 50-100 m2. Inklusive adgang til et stk. 230V strømudtag. Inkl. ret til maks. 18 m2 egen pavillon med åbne sider | Kr. 7.000 for hele arealet |
Leje af udendørs åbent areal (f.eks. biler, både, maskiner, udstyr o.l.) | Areal på 100 m2 og derover. Inklusive adgang til et stk. 230V strømudtag. | |
Leje af stande for salg af mad og drikke | Etablering og placering efter nærmere aftale med Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx- Xxxxxxx |
Betalingsbetingelser
Den generelle betalingsbetingelse er fakturadato + 8 dage.
Tilmeldingsgebyr kr. 2.000 faktureres ved booking. På denne faktura fremgår eventuelle korrektioner til den ordrebekræftelse, som oprindelig blev fremsendt i forbindelse med online stand-bookingen
.
Afhængig af tidspunkt for booking af stand gælder dog, at betaling for standleje: Rate 1 på 50% faktureres den 1.4.2023.
Rate 2 på 50% faktureres den 1.6.2023
Tilmeldingsgebyr, fribilletter
Ved booking af stande op til 3 måneder før åbningen betaler hver udstiller et tilmeldingsgebyr på kr. 2.000 som dækker renovation, miljøafgifter, markeds- føringsbidrag, strømforbrug, optagelse i udstillerliste samt 5 stk. gratis dagsbilletter, som tilsendes pr. e-mail, når sidste rate er betalt.
Ved booking af stande efter den 1.6.2023 er tilmeldingsgebyret kr. 3.000.
Særlige forhold
De fleste af Brahetrolleborgs bygninger er fredede, hvorfor det ikke er tilladt at sømme eller bore i bygningsmure. Ophæng på de træbeklædte vægge/skillevægge er tilladt, men søm, skruer, beslag o.l. skal fjernes inden standen forlades den sidste messedag. Alle træbeklædte vægge er angivet på standoversigterne, som findes på hjemmesiden.
Udstillere, som ønsker at byde sine gæster på alkoholiske drikke på standen, skal forhåndsanmelde dette på TEKNISK FORMULAR – se pkt. 5 og der afregnes en engangsafgift på kr. 2.500. Serveringen skal foregå på en absolut diskret xxxx.Xx tillader således ikke synlige baropstillinger, fadølsanlæg eller lignende.
Smagsprøver udskænket på salgsstande, hvorfra der decideret sælges alkoholiske drikke, er friholdt for afgift.
Den aftalte lejesum er kun vederlag for benyttelsesretten til det lejede areal.
Brahetrolleborg Game Fair forbeholder sig retten til at afvise udstillere, hvis sortimenter ikke er relevante for jagt-, fiskeri- og outdoorsegmentet eller Brahetrolleborg Game Fairs øvrige temaer.
3. UDSTILLERKORT
Udstillerkort udleveres i MESSESEKRETARIATET i forbindelse med ankomst for opstilling.
Gældende for indendørs stande og telt-stande:
Stand-størrelse | Xxxxx udstillerkort | Stand-størrelse | Antal udstillerkort | |
Op til 9 m2 | 2 stk. | 40 – 59 m2 | 6 stk. | |
10 – 19 m2 | 3 stk. | 60 – 100 m2 | 8 stk. | |
20 – 39 m2 | 4 stk. | Over 100 m2 | 12 stk. |
Gældende for udendørs åbne arealer f.eks. plæne-stande, marker o.l.
Stand-størrelse | Xxxxx udstillerkort |
Op til 49 m2 | 4 stk. |
50 til 99 m2 | 6 stk. |
100 m2 og derover | 8 stk. |
Ekstra udstillerkort kan tilkøbes for kr. 300,- pr. stk. på TEKNISK FORMULAR - se pkt. 5 eller ved henvendelse i MESSESEKRETARIATET. En bestillingsformular skal udfyldes, hvorefter fakturering sker efter messens afslutning.
Udstillerkortet giver fri adgang til pladsen under Brahetrolleborg Game Fair, adgang til udstillercaféen og må kun benyttes af udstillerens personale.
4. UDSTILLERPARKERING OG SERVICEKØRSEL
Hver udstiller får udleveret ét styk kombineret tilladelse til parkering og servicekørsel. Tilladelsen udleveres i MESSESEKRETARIATET i forbindelse med ankomst for opstilling. Tilladelsen skal placeres synligt i forruden på det pågældende køretøj. På grund af det begrænsede areal til udstillerparkering, kan der desværre ikke tildeles mere end ét kort pr. udstiller. Øvrige udstillere henvises til publikumsparkeringen.
Tilladelsen er på bagsiden forsynet med kort over udstillerens parkeringsområde.
Parkering af trailere og køretøjer med totalvægt over 3.500 kg henvises til Xxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx.
Al parkering sker på eget ansvar.
Desuden giver tilladelsen ret til servicekørsel på messeområdet om lørdagen og søndagen i tidsrummet klokken 06:00 til 08:00. Grundet aftenarrangementer
i messeområdet er servicekørsel ikke tilladt efter messens officielle lukketid.
Det understreges kraftigt, at tilladelsen ikke giver ret til permanent parkering på messeområdet.
Køretøjer uden tilladelse vil blive nægtet indkørsel. I øvrigt skal anvisninger fra vores vagter og supervisors følges.
Kørsel på messens græsarealer er kun tilladt efter godkendelse af Xxxxx Xxxxxxx, mobil 00 00 00 00.
BESTILLING AF TEKNIK, LEJE AF UDSTILLINGSMATERIEL M.M.
Bestillinger af 400V el, vand, gas, ekstra udstillerkort og leje af udstillingsmateriel skal foretages senest den 1. juli 2023 og afgives på TEKNISK FORMULAR – se pkt. 5, som vil findes på hjemmesiden senest den 1. maj 2023. Bestillinger, som modtages efter den 1. juli, kan blive pålagt en merpris.
5. ELTEKNIK
I tilmeldingsgebyret medfølger adgang til ét stk. 230V 10A strømudtag. Ønskes ekstra strømudtag skal afregnes kr. 500 pr. udtag. Der er mulighed for at bestille følgende kraftudtag:
400V/16A | kr. 1.300 pr. tilslutning |
400V/32A | kr. 2.300 pr. tilslutning |
400V/63A | kr. 3.400 pr. tilslutning |
Brahetrolleborg Game Fairs elinstallatør skal udføre alle indendørs og udendørs grundinstallationer. Det er udstillers eget ansvar, at elinstallationer på standen samt alle tilslutningskabler til strømudtag er lovlige.
På indendørsstande er der fremført 1 stk. 230V udtag til gulvniveau.
For udendørsstande gælder det, at eltavler placeres, så der er maksimalt 25 meter til den fjerneste stand. Udstilleren må selv sørge for tilslutning med et lovligt forlængerkabel/kabeltromle.
Det er ikke tilladt at benytte generator til elproduktion.
Det er udstillerens pligt ved eventuel udstilling og demonstration af maskiner, at disse i overensstemmelse med gældende regler og anvendes efter gældende sikkerhedsforskrifter.
Der vil under Brahetrolleborg Game Fair blive gennemført kontrol. Alle priser er inklusive elforbrug.
6. GAS
Anvendelse af flaskegas skal angives på TEKNISK FORMULAR – se pkt. 5.
Ved brug af 11 kg gasflasker må der maksimalt forefindes én gasflaske pr. opvarmningsenhed, samt ét styk reserveflaske pr. stand.
Ved brug af 33 kg gasflasker skal flaskerne opstilles i det fri i et ikke brandbart flaskeskab eller container.
Flaskeskab / container skal i samarbejde med Brahetrolleborg Game Fair sikres mod påkørsel. Yderligere reserveflasker skal anbringes i det af Brahetrolleborg Game Fair opstillede gasdepot.
Gasinstallationer skal udføres af Brahetrolleborg Game Fairs autoriserede installatør, ligesom gasaggregater skal godkendes af en autoriseret installatør inden ibrugtagning.
Såfremt udstilleren ønsker, at Brahetrolleborg Game Fair skal foretage trykprøvning, skal dette bestilles på den særlige FORMULAR – se indledningen tilpkt. 5. Pris pr. trykprøve kr. 550.
7. LEJE AF UDSTILLINGSMATERIEL
Leje af udstillingsmateriel (f.eks. borde, stole, skranker m.m.) skal ske ved udfyldelse af TEKNISK FORMULAR – se pkt. 5
8. KØB AF SMÅTING
I MESSESEKRETARIATET kan købes diverse småting, som f.eks. 1,5 og 3 meter indendørs forlængerkabler, batterier, drikkekrus, ophængskroge, dobbelt- klæbende tape, kabelstrips, affaldsposer, brochureholdere m.m. Fakturering foretages efter messens afslutning.
9. VAGT OG FORSIKRINGER
Det centrale messeområde er indhegnet. Brahetrolleborg Game Fair har tilsyn og nattevagt fra klokken 18:00 til 08:00 på pladsen i perioden torsdag den 17. august klokken 18:00 til mandag den 9. august klokken 08:00.
Brahetrolleborg Game Fair påtager sig ikke ansvar for skade, der forårsages på personer samt effekter der tilhører eller anvendes af udstilleren eller dennes personale, herunder tab ved tyveri og brand.
Udstillere er selv ansvarlige for at tegne forsikringer, som dækker i forbindelse med Brahetrolleborg Game Fair. Udstilleren er ansvarlig og erstatningspligtig for enhver skade, denne eller dennes personale måtte forvolde på det lejede areal og de af Brahetrolleborg Game Fair tilhørende effekter. Eventuel skade på det lejede opgøres af Brahetrolleborg Game Fair, hvis afgørelse er bindende.
Udstillerne er desuden ansvarlige for person- eller tingskader, som de ved brugen eller udsmykningen af deres lejede areal eller deres udførte aktiviteter måtte påføre andre udstillere, det besøgende publikum eller Brahetrolleborg Game Fairs personale, supervisors og medhjælpere (crew).
10. RENOVATION
Brahetrolleborg Game Fair ønsker at gøre affaldshåndteringen nem for udstillere., hvorfor affald, pap mv. skal placeres udenfor standen ved lukketid.
Vi henstiller til, at udstillere ikke benytter de opsatte skraldespande til bortskaffelse af affald, da disse er tiltænkt publikum, ligesom vi henstiller til, at pantemballage sorteres særskilt i de dertil indrettede bokse.
Stande med madsalg skal yderligere sortere madaffald. Evt. benyttet fritureolie skal standene selv bortskaffe.
11. VÅBEN, AMMUNITION, KONKURRENCESKYDNING MED RIFLER, HAGVÅBEN OG BUER. Dette punkt frigives tidligst 1. januar 2023, idet reglerne skal indeholde evt. ændringer jf. våbenbekendtgørelsen, øvrige adm. regler fra Politiet samt andre partnere omkring afvikling af skydninger og indretning af skydebaner.
12 . ØVRIGE VILKÅR OG AFTALEGRUNDLAG FOR UDSTILLERE
§1 I forbindelse med tilmelding skal oplyses hvilke effekter/ydelser, der ønskes udstillet på standen.
§2 Bytning af standplads må kun finde sted efter forud indhentet skriftlig tilladelse fra Brahetrolleborg Game Fair og vil ikke kunne tillades efter udstillingens start.
§3 Fremlån eller fremleje af det lejede er ikke tilladt, hverken helt eller delvist. Det er forbudt ved skiltning eller lignende at reklamere for andre genstande end de udstillede og for andre firmaer end udstillerens eget. Såfremt firmaer med forskellige CVR-numre deler en stand, skal hvert firma betale tilmeldingsgebyr.
§4 Uddeling af reklamemateriale må kun finde sted fra det lejede areal og kan forbydes, såfremt det måtte være i strid med Brahetrolleborg Game Fair interesser, herunder først og fremmest hensynet til øvrige udstillere.
§5a Såfremt Brahetrolleborg Game Fair må aflyse udstillingen, grundet force majeure, Corona restriktioner fra myndighederne samt andre tvingende forhold, vil udstilleren få tilbud om enten at kunne overføre det indbetalte beløb som betaling i forbindelse med deltagelse på næstkommende messe eller udstilleren kan få refusion på 75% af den indbetalte standleje. Derudover vil alle former for refusion, som BTGF vil modtage fra offentlige støtteordninger gå ubeskåret til yderligere refusion eller forlods indbetaling til næstkommende messe. Det totale beløb fra de offentlige støtteordninger vil blive forholdsvis fordelt blandt udstillerne, dog således at ingen udstiller kan modtage mere end det totale fakturerede beløb for standleje, køb af teknik samt leje af inventar m.m. som omtalt i pkt. 5-7.
Der ydes ikke refusion af andet end standleje og eventuelt køb af teknik samt leje af inventar m.m. som omtalt i pkt. 5-7. Således kan udstilleren ikke gøre misligholdelse gældende eller gøre krav gældende på erstatning for andre afholdte udgifter, tabt fortjeneste eller andet.
§5b Såfremt en udstiller ønsker at annullere sine bestillinger (uanset art af bestilling) gælder følgende regler:
• Uanset tidspunktet for annulleringen refunderes tilmeldingsgebyret ikke, idet Brahetrolleborg Game Fair skal have dækning for ændringer i udstiller- fortegnelser, hjemmesiden og andre former for effektuerede markedsføringstiltag.
• Annulleres bestillingen inden 4 måneder inden udstillingens start refunderes samtlige indbetalinger dog undtagen tilmeldingsgebyret.
• Annulleres bestillingen mellem 2 og 4 måneder inden udstillingens start refunderes 75% af indbetalingerne og ubetalte fakturaer dog undtagen tilmeldingsgebyret.
• Xxxxxxxxxx senere end 2 måneder inden udstillingens start refunderes ingen indbetalinger, ligesom ubetalte fakturaer skal betales.
§6 Udstillere skal holde sig inden for det afmærkede og anviste areal. Brahetrolleborg Game Fair vil ved overskridelse forbeholde sig ret til at opkræve ekstra standleje.
§7 Danske udbydere og formidlere af pakkerejser skal overholde den til enhver tid gældende danske Pakkerejselov, Rejsegarantilov samt de administrative bestemmelser, som Rejsegarantifonden forvalter lovene efter.
§8 Ret til salg af drikkevarer er forbeholdt Brahetrolleborg Game Fair. Salg af fødevarer og nydelsesmidler kræver tilladelse fra Brahetrolleborg Game Fair. Eventuelle omkostninger til tilladelser fra offentlige myndigheder faktureres til pågældende udstiller.
§9 Alle fakturaer fra Brahetrolleborg Game Fair fremsendes pr. e-mail og har de til enhver tid gældende regler og vilkår vedhæftet som bilag, ligesom alle udstillere ved udfyldelse af bookingformularen er gjort bekendt med omtalte regler og vilkår. Betales en faktura og eventuelle rykkere ikke til den anførte tidsfrist, kan Brahetrolleborg Game Fair varsle, at udstilleren mister retten til udnyttelse af det lejede areal, men forbliver alligevel forpligtet i henhold til aftalens indhold.
§10 Undlader en udstiller i rette tid at opsætte sin stand, eller udnyttes det lejede i strid med reglerne, er Brahetrolleborg Game Fair berettiget til at rydde det lejede for udstillerens regning og til at disponere over det lejede uden refusion af nogen art til udstilleren.
§11 Er standen ikke tømt og ryddelig tirsdag den 22. august klokken 10:00, har Brahetrolleborg Game Fair ret til for den pågældende udstillers regning at lade utilfredsstillende retablering udbedre og at lade uafhentet materiale fjerne for udstillerens regning.
§12 Udstilleren forpligter sig til at holde ro og orden på det lejede, til at holde det lejede rengjort og til i enhver henseende at følge de direktiver, der måtte blive givet denne eller dennes personale af udstillingens ledelse.
§13 Enhver udstiller indestår for, at denne driver lovlig næring her i landet,og at de udstillede varer omfattes af næringsret. Salg og optagelse af bestillinger skal ske til varens sædvanlige pris.
§14 Det er en betingelse for afholdelsen af udstillingen, at samtlige stande er forsynet med udstillers navn og standnummer. Dette standnummerkort vilvære ophængt på alle stande og må ikke fjernes i messeperioden.
§15 Ingen udstiller må selv foranstalte støbning af betonfundament og gravning/ boring af jordhuller til f.eks. flagstænger. Enhver overtrædelse medfører erstatningsansvar.
§16 Overnatning på pladsen er efter påbud fra brandmyndigheden ikke tilladt.
§17 Standenes for- og bagområde skal holdes ryddet for brandbart affald. Anvendelse af levende lys er forbudt. Anvendelse af åben grill kan kun skeefter forudgående aftale med Brahetrolleborg Game Fair.
§18 Brahetrolleborg Game Fair er berettiget til at fravælge udstillere, som tilbyder produkter, der falder udenfor messens hovedtemaer.
§19 Alle forsendelsesomkostninger af udstyr o.l. påhviler udstillerne og Brahetrolleborg Game Fair har intet ansvar for uheld og forsinkelser.
§20 Opbevaring af udstyr o.l. som ikke benyttes på standen skal henstilles i områder udpeget af Brahetrolleborg Game Fair og henstår for udstillers egen risiko.
§21 Produktdemonstration uden for egen stand er mulig, men kun efter forudgående skriftlig aftale med Brahetrolleborg Game Fair.
§22 Anvendelse af højtaleranlæg og lignende samt motorer og maskiner er kun tilladt i det omfang, det efter Brahetrolleborg Game Fairs skøn ikke generer andre udstillere og kun efter forudgående skriftlig aftale med Brahetrolleborg Game Fair.
§23 Brahetrolleborg Game Fairs forbeholder sig ret til at ændre og supplere nærværende vilkår. Alle væsentlige ændringer bekendtgøres skriftligt overfor alle udstillere. I øvrigt opfordres udstillerne til at orientere sig på hjemmesiden, hvor det seneste versionsnummer kan læses og udskrives.
I de tilfælde, hvor der ikke er beskrivelser i nærværende vilkår, som dækker pågældende forhold, eller hvor der måtte opstå tvister, som ikke kan løses på anden måde, kan en af partnerne kræve tvisten afgjort ved en ad hoc voldgift. Voldgiftsretten består af tre dommere, hvor hver af parterne udpeger én dommer, hvorefter disse to dommere udpeger den tredje dommer.
§24 Under ophold på Brahetrolleborgs arealer skal udstillere og udstilleres personale følge instruktioner og anvisninger fra Brahetrolleborgs Game Fairs personale, supervisorers eller medhjælpere (crew) samt overholde Brahetrolleborgs ordensregler og almindelige normer for god opførsel. Hvis en udstiller, eller udstillers personale, ikke overholder vilkårene, forbeholder Brahetrolleborg Game Fair sig retten til uden kompensation at bortvise udstilleren.
Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx-Xxxxxxx/ejer