Bilag 1 - Specifikation til Styringsaftalen for 2013

Indhold

Hovedformålet med dette dokument er at beskrive principperne for finansiering, takstberegning og betalingsmodeller for kommunale og regionale sociale tilbud i den nordjyske region efter strukturreformen. Dokumentet er tænkt som et langsigtet papir, velvidende, at det skal gentiltrædes ved den årlige rammeaftaleindgåelse. Dokumentet skal således medtages som bilagsmateriale i rammeaftalerne og er dermed en del af rammeaftalen.

Definition af tilbud og ydelse:

NB: Vær opmærksom på, at et tilbud ofte har mere end én ydelse!

Betegnelsen et tilbud dækker i denne sammenhæng bredt over; Døgninstitutioner, botilbud, dagtilbud, specialskoler mv.

Et tilbud er således identisk med den fysiske og/eller organisatoriske enhed, der leverer ydelserne. Et tilbud er sædvanligvis kendetegnet ved at have en samlet leder/forstander.

Beregning af historisk belægningsprocent

Belægningsprocenten beregnes som den gennemsnitlige faktiske belægning samlet set i regnskab 2010 og 2011. Opgørelse af belægningsprocenten tager ikke udgangspunkt i den økonomiske belægningsprocent.

Håndtering af over-/underskud

Hensigten med forslag til håndtering af over- og underskud er at driftsherren får vide rammer til at disponere over overskud på op til og med 5% af takstberegningsgrundlaget. Til gengæld skal driftsherren selv finansiere underskud til og med 5% af tilbuddets takstberegningsgrundlag. Finansieringen af underskud på op til og med 5% kan evt. fra hensættelser, som følge af andre tilbuds overskud.

Aftaler om lukning af tilbud og pladser

Hensigten med forslag til aftale om lukning af tilbud er, at driftsherren dækker et evt. underskud. Driftsherren får mulighed for at finansiere et. evt. underskud ved evt. hensættelser på øvrige rammeaftaletilbud.

Region Nordjylland har dog ikke mulighed for endeligt at finansiere et underskud.

Modellen er i overensstemmelse med princippet om, at de vedtagne takster for et rammeaftaletilbud er endelige, ligesom den i videst udstrækning foranlediger, at driftsherren udviser økonomisk ansvarlighed.

Kørsel til dagtilbud ud af taksterne

Det er handlekommunens ansvar at sørge for at brugeren kan komme frem og retur fra dagtilbuddet. Eventuelt kan kompetencen til at sørge for brugerens transport til og fra dagtilbud delegeres til driftsherren. Såfremt ansvaret for transporten delegeres til driftsherren afregnes efter konkret regning for udgiften relateret til transporten.

Baggrund

Med baggrund i Velfærdsministeriets svar1 om udgifter til befordring til og fra dagtilbud til voksne, er der i regi af rammeaftalen for 2012 på det specialiserede socialområde foretaget en korrektion af dagtilbudstaksterne.

Af svaret fremgår det således at, ”Da støtten til befordring er rettet mod den enkelte visiterede borger,

vurderes den ikke at være en integreret del af tilbuddet. (…) hvorfor udgifterne heller ikke kan indgå som en del af taksten.” På denne baggrund er det nødvendigt, at der afregnes særskilt for befordring. Har befordring været indarbejdet i taksten på dagtilbuddet, vil der fremadrettet ligeledes være indarbejdet et takstfald på dagtilbuddet, svarende til den historiske udgift til borgernes befordring til og fra dagtilbuddet.

Det er en myndighedsbeslutning, om befordringen samt administrationen af befordringen skal løses i eget regi, eller om disse opgaver ønskes leveret af driftsherren (dagtilbuddets). Indeværende retningslinjer beskriver hvordan driftsherren kan indregne et gebyr for at håndtere den administration, der er forbundet med kørselsplanlægningen.

Koordinations- og planlægningsopgaven

Selve kørselsplanlægningen i at sikre, at borgeren afhentes fra fx hjemmeadressen rettidigt, således at borgeren ankommer til dagtilbuddet på det planlagte tidspunkt. Dette gælder ligeledes ved hjemtransport, således at afhentning sker inden dagtilbuddets lukketid, og at ankomsten er som aftalt med hjemmeadressen. Desuden er det hensigtsmæssigt, igennem en struktureret og ensartet planlægning, at transporten er så omkostningseffektiv som muligt, således at transporten bliver billigere ved fx stordrift. I administrationsopgaven er der ligeledes inkluderet betaling til vognmænd og opkrævning hos myndighed (betalingskommune).

Fremgangsmetode for beregning

Beregningen af administrationsgebyret skal bero på et vurderet behov. Det vil derfor være en teknisk vurdering af opgavens omfang, der ligger til baggrund for udgiftsniveauet for den enkelte borger. Det forslås at følgende retningslinjer gør sig gældende om administrationsopgaven:

• Den er koblet op på cpr-nummerniveau.

• Den reguleres ikke på baggrund af transportafstanden eller antallet af kørte ture i en periode.

• Gebyret opkræves månedligt pr borger.

1 Af 2. april 2009 (x.xx. 2008-1754) til Region Midtjylland

I handicapafdelingen i Aalborg Kommune var der ultimo 2011 i alt 291 borgere, der blev transporteret til og fra dagtilbud. Den samlede marginaludgift til den ovenfor beskrevne administrationsopgave har afdelingen vurderet til at udgøre 350.000 kr. årligt. Regnestykket bliver derfor:

• kr. 350.000 / 291 borgere / 12 måneder = 100 kr. pr. mdr. pr. borger.

Hertil kommer så den direkte transportudgift, der har været på den pågældende borger.

I forhold til selve transportudgiften foreslås det, det der tages udgangspunkt i udgiften på borgerens transport indenfor det seneste halve år, således at der beregnes en gennemsnitspris pr mdr. for den konkrete borger. Denne metode sikrer, at transportudgiften også afspejler afbestilt kørsel grundet sygdom og ferie. Myndighed (betalingskommunen) vil derfor opleve en ens pris hver måned. Det anbefales ligeledes, at transportudgiften revurderes årligt eller halv årligt afhængigt af udsvingene.

Prisstrukturer og betalingsmodeller

Som hovedregel skal ydelser afregnes med en takst, beregnet ud fra de faktisk budgetterede omkostninger forbundet med at udbyde en konkret ydelse.

Der er dog tilfælde hvor det ikke er muligt på tilstrækkeligt kvalificeret vis, at beregne en konkret takst pr. ydelse, enten fordi det ikke er muligt at definere ressourcetrækket fra en given ydelse eller fordi det ikke er muligt at definere hvor mange enheder af en ydelse budgettet skal opdeles i. Der skal for disse ydelser anvendes andre betalingsmodeller end traditionel takstbetaling.

Ydelsestyper og takststruktur

Som hovedregel anvendes takstbaseret afregning for ydelser på sociale tilbud efter kommunalreformen. Men der findes områder hvor denne afregningstype ikke er hensigtsmæssig eller mulig, hvorfor der også vil blive introduceret nogle alternative ydelsestyper med anden finansiering.

Alle de steder hvor det er muligt at identificere alle udbudte ydelser og de dermed forbundne ressourcer samt entydigt at identificere modtager og betaler af ydelserne, skal der som udgangspunkt anvendes takstbaseret afregning for ydelserne. Der kan her både være tale om hoved-/basisydelser, tilvalgsydelser og tillægsydelser.

Ydelser er defineret ved deres indhold – art og omfang - samt den målgruppe, som ydelsen er tiltænkt. Ydelsen skal være beskrevet i en ydelsesbeskrivelse. Der kan her henvises til Tilbudsportalen.

Hovedydelsen indeholder alle de omkostninger der er forbundet med tilbuddet. Hvis der udbydes nogle ydelser i forbindelse med tilbuddet som ikke alle tilbuddets brugere (eller hovedparten af alle) modtager, skal disse ydelser udskilles fra hovedydelsen og prisfastsættes separat som tillægsydelser.

Kriteriet for om en ydelse skal skilles ud fra hovedydelsen er, at alle (eller tilnærmelsesvist alle) modtagere af hovedydelsen skal udgøre lige stort ressourcetræk på det tilbud/afdeling, der udbyder ydelsen, (omkostningshomogenitet) således at en ydelsesmodtager ikke kommer til at betale for en delydelse, som vedkommende slet ikke modtager. Et modsatrettet hensyn er dog, at der ikke skal laves så mange hovedydelser, tilvalgsydelser eller tillægsydelser, at det ikke blive praktisk håndterbart.

Brugen af tillægsydelser bør begrænses så meget som muligt. Brugen af tillægsydelser kan minimeres og forebygges ved at operere med flere hovedydelser og/eller med tilvalgsydelser med hver sin takst indenfor samme tilbud.

Når der indenfor et tilbud opereres med flere hoved- og tilvalgsydelser er det særligt væsentligt, at ydelsesbeskrivelsen er klar i forhold til målgruppe, indholds art og omfang. Målet er, at ydelsesbeskrivelsen skal være visitationsafklarende. Dvs. at det er tydeligt, når man kender brugerens behov, hvilke ydelser, der er relevante i forhold til den pågældende bruger.

Det er således af betydning af hensyn til administration, visitation samt økonomi, at der ved fastlæggelsen af ydelsesstrukturen for det enkelte tilbud findes den rette balance mellem flere hovedydelser og tillægsydelser.

Hovedydelse som gennemsnitstakst

Eksempel på forskellige behov for serviceydelser for brugere af samme tilbud

Bruger 1 Bruger 2 Bruger 3 Bruger 4 Bruger 5 Bruger 6

Behov Takst

Laveste interval

Øverste interval

Serviceniveauinterval og takst

Taksten på en hovedydelse er et gennemsnit af de omkostninger, der er forbundet med de enkelte brugere af en hovedydelse. Det er således naturligt, at brugere af samme hovedydelser har et forskelligt træk på ydelsen. Se nedenstående figur.

Det ses af figuren, at driftsherren ved takstfastsættelsen på en hovedydelse ved et tilbud, typisk skal acceptere, at der er udsving i de behov, den enkelte bruger af en hovedydelse har.2 Fastsættelsen af taksten på en hovedydelse på et tilbud er således et gennemsnit af de behov, de enkelte beboere på en afdeling eller et tilbud har, og relaterer sig således direkte til de pladser, der er på et tilbud/en afdeling med samme hovedydelse. Det skal pointeres, at figuren er en forenklet teoretisk visualisering af

2 Det skal bemærkes, at der sjældent er tale om, at en brugers behov er ensartede over en lang periode.

takstfastsættelsen, og at målet for fastlæggelse af ydelsesstrukturen vil være, at finde en acceptabel placering for en gennemsnitstakst jf. figuren. Placeringen af taksten skal således tilgodese, at takstfastsættelsen både er tilstrækkeligt retvisende således taksterne kan accepteres af køberne, samtidigt med at de administrative omkostninger ligger på et fornuftigt niveau, der ligeledes kan accepteres af køberne.

Figuren viser endvidere, at der typisk vil være brugere, der ligger over det øverste interval indenfor hvilket hovedydelsen er beregnet underhensyn til de naturlige udsving, der er i brugernes behov. I sådant et tilfælde vil der være behov for en tillægsydelse til den pågældende bruger. Tillægsydelsen vil så udgøre spændet mellem serviceniveauet til brugeren og taksten for hovedydelsen3 og fastsættes ud fra ydelsesbeskrivelsen på hovedydelsen, og den faglige vurdering af borgerens behov. Et væsentligt kriterium for tildeling af en tillægsydelse er, at der ikke må herske tvivl om, at behovet rent faktisk ligger over det, der er indeholdt i ydelsesbeskrivelsen.4 Sammenholdes dette med at taksten for en hovedydelse er et udtryk for et gennemsnit af brugernes behov vil det betyde, at tillægsydelser alt andet lige bør være af en ikke uvæsentlig størrelse, da ekstra behov ellers ikke vil kunne skelnes fra de naturlige variationer i det gennemsnitlige behov. Teoretisk kan der også være brugere, der ligger under laveste interval for serviceniveauet, men i det tilfælde vil der sandsynligvis være tale om en fejlvisitering, eller at der er behov for en ny visitation.

Basisydelse med tilvalgsydelser

Det ses af figuren nedenfor, at driftsherren fastsætter en basistakst, hvortil kommer at handlekommunerne visiterer borgerne til en tilvalgsydelse. I eksemplet er der 3 tilvalgsmuligheder/-behov. Der vil i dette eksempel være 3 typer af takster. Fastsættelsen af taksterne er således hovedsageligt baseret på det serviceniveau handlekommunerne har defineret og ønsket for borgerne.

Basisydelse med tilvalgsydelser

Behov

Bruger 1 Bruger 2 Bruger 3 Bruger 4 Bruger 5 Bruger 6

3 Det gennemsnitlige serviceniveau for hovedydelse.

4 Der skal være behov for en øget personalekontakt, altså udvidet normering - fx 1:1, eller i forbindelse med skærmning af udadreagerende adfærd.

Andre finansieringsformer

De steder hvor det ikke er muligt at definere afgrænsede ydelser og dermed ikke definere en afgrænset mængde af ydelser, er det ikke muligt at indføre en takstbaseret afregning, da det ikke vil være muligt at beregne enhedstakster. Her vil det være muligt at anvende en trækningsret på et given tilbuds ydelser eller ressourcer. Om betalingen for en trækningsret beregnes ud fra objektive kriterier eller andre kriterier aftales i forbindelse med de årlige rammeaftaler.

Der indføres også en ydelsestype der kaldes Abonnementsordning. Abonnementsordningen er en undtagelse og skal sikre et finansieringsmæssigt grundlag for særligt sårbare ydelser, f.eks. ved kommunikationsinstitutterne.

Basistakster på hovedydelser ved gennemsnitstakst

Traditionelle basistakster beregnes for en ydelse som enten er en døgn- eller en dagsydelse (eller en timeydelse for rådgivning). Ved beregning af taksten for en ydelse anvendes beregningsgrundlaget, jf. bilag 7,3, samt den aftalte belægningsprocent.

Taksten for en given ydelse beregnes som:

For at kunne beregne en takst på de ydelser, der skal udbydes, er det nødvendigt først at definere antallet af ydelser samt ressourcetrækket. I fordelingsregnskabet skal ressourcer fordeles ud på de takstbærende enheder (altså de hovedydelser, som skal takstfastsættes og udbydes) og derefter divideres med det antal enheder af ydelsen, der forventes afsat.

Som udgangspunkt skal der defineres mindst én hovedydelse pr. målgruppe pr. afdeling. En hovedydelse skal indeholde omkostninger til alle de delelementer ydelsen består af. Hovedydelsen indeholder alle de delelementer som alle (eller tilnærmelsesvis alle) modtagere af ydelsen modtager. Hovedydelsen skal således indeholde alle basiselementerne, som en afdeling tilbyder en given målgruppe.

Som udgangspunkt skal det tilstræbes, at hovedydelserne defineres på en sådan måde, at de opfylder mindst 90 % af ydelsesmodtagernes behov (under hensyntagen til, at hovedydelsen ikke defineres så bredt, at spredningen i den faktiske ressourcetræk fra modtagernes side bliver så stort, at der ikke længere reelt er tale om, at der afregnes for det faktiske ressourcetræk).

Takster på tillægsydelser

Tillægsydelser er ekstraordinære ydelser, der ligger udenfor det, der tilbydes indenfor hovedydelser. Der kan her være tale om ydelser, der ikke allerede tilbydes i hovedydelser (f.eks. ledsagelse eller psykologbistand), eller blot flere enheder af et delelement af en ydelse (f.eks. ekstra pleje eller opsyn).

Der budgetteres ikke med tillægsydelser, da man på tidspunktet for budgetlægningen ikke kan sige noget kvalificeret om omfanget af tillægsydelser til de konkrete brugere. Det forudsættes, at indtægter og udgifter forbundet med tillægsydelser balancerer.

Således beregnes taksterne for tillægsydelserne ikke som gennemsnitsomkostninger (da alle faste omkostninger samt henførte omkostninger er indregnet i taksten på hovedydelsen), men som en marginalomkostning hvor der kan indarbejdes et overhead på max. 5% af marginalomkostningerne.

For beregning af tillægsydelser se selvstændigt bilag 2 vedr. ”Principperne for takstfastsættelse af tillægsydelser”.

NB: Taksten for tillægsydelser beregnes som marginalomkostninger til det øvrige budget

Lovhjemlet objektiv finansiering

Der er i forbindelse med de lands- og landsdelsdækkende institutioner en lovfæstet objektivfinansiering, hvor omkostningerne fordeles til kommunerne efter andel af befolkningstallet.

Trækningsret

Tankegangen bag objektiv finansiering kan ligeledes anvendes til finansiering af de ydelser, hvor det ikke er muligt at foretage en valid registrering (og dermed afregning) af aktivitet, hvor det ikke er muligt at forudsige aktivitetsomfanget i takstberegningsøjeblikket, eller hvor det ikke er muligt at definere en meningsfyldt ydelsesenhed eller hvor afregning ville give anledning til mange små opkrævninger.

Dette kunne f.eks. være på ydelser hvor det ikke er lovligt at registrere ydelsesmodtagerne (f.eks. på krisecentrene), eller på ydelser hvor borgerne henvender sig direkte til udbyderne uden forudgående visitation og registrering (f.eks. borgerbutik i forbindelse med hjælpemiddelcentral m.v.) eller visse former for rådgivnings- og vejledningsydelser.

De aftalebaserede5 objektive finansierings ydelser benævnes i denne sammenhæng som en trækningsret. Her er der ikke tale om lovhjemlet objektiv finansiering men en aftalt objektiv finansiering. For disse ydelser vil indgåelse af aftale være valgfri for kommunerne.

Der anvendes en konkret fordelingsnøgle (f.eks. befolkningsgrundlag) til at fordele omkostningerne til en ydelse på de kommuner, der ønsker at gøre brug af tilbud med trækningsret.

For ydelser med trækningsret kan de kommuner, der har en trækningsret, frit benytte ydelsen uden at der forbrugsafregnes.

Rådgivningsydelser og ambulante ydelser på timetakstsbasis

5 I modsætning til de lovhjemlede objektivt finansierede ydelser.

Der vil i relation til mere traditionelle dag- og døgntilbud kunne sælges rådgivningsydelser. For disse tilbudstyper vil omfanget af rådgivningsydelser ofte være af et begrænset omfang. På den baggrund er det i disse tilfælde hensigtsmæssigt, at rådgivningsydelsen bliver afregnet som tillægsydelser. Det vil sige, at der er tale om en marginaltakst, hvor der ikke er budgetteret med rådgivningen.

I de tilfælde hvor rådgivningen er af en mere omfattende karakter, må rådgivningen opfattes som en hovedydelse, hvor der sker en traditionel omkostningsopgørelse (frem for en marginalbetragtning). Som nævnt ovenfor kan der i sådanne tilfælde aftales enten en trækningsret i forhold til rådgivning eller alternativt kan der laves en egentlig timetakst eller enhedstakst for rådgivning og ambulante ydelser, som beregnes som en hovedydelse.

Valg af betalingsmodel bestemt af ydelsestype

Valg af betalingsmodel for en ydelse bestemmes hovedsagligt af, hvilken type ydelse der er tale om. Hvis der er tale om traditionelle ydelser baseret på normerede dag- eller døgnpladser, skal disse som udgangspunkt afregnes som takstbaserede hoved- og tillægsydelser.

Der er mulighed for at afvige fra dette princip, hvis det ikke er muligt at registrere ydelsesmodtagernes cpr- nummer og/eller betalingskommuneoplysninger. I disse tilfælde kan der anvendes en trækningsret.

Det er muligt at indgå en abonnementsaftale for nyoprettede ydelser, hvis dette aftales i forbindelse med de årlige rammeaftaler.

For de ydelser, der ikke er direkte klientbaserede, er det muligt at anvende en trækningsret, ligesom det for rådgivningsydelser er muligt at opkræve en enhedstakst (f.eks. en time- eller dagstakst).

Ved vedtagelsen af rammeaftalen skal det fremgå, hvilken betalingsmodel, der er aftalt for de enkelte ydelser.

Vedrørende det almene boligområde

Tilbud med regional leverandørpligt, som er etableret efter ældreboliglovgivningen, indgår i den årlige rammeaftale. Dette gælder også kommunalt overtagne tilbud.

Ved almen boligområdet skelnes mellem en takst for indholdet (støtte, pleje og behandling) i tilbuddet og så den husleje, som er knyttet til den enkelte bolig. Det skal beregnes både en takst for indholdet samt en husleje.

Ved regionalt eller kommunalt drevne tilbud efter ældreboliglovgivningen skal udgifter til vedligeholdelse, fornyelse af tekniske installationer samt omkostninger til administrationen indregnes i taksten. Dette er en forskel fra almene ældreboliger, der drives af boligforeninger eller selvejende institutioner, hvor tilsvarende omkostninger afholdes over huslejen. Disse retningslinier er nærmere beskrevet i bekendtgørelsen om rammeaftaler § 9 og § 14.

Hvis der i almene boliger er tomme pladser, skal den kommunalbestyrelse, der har anvisningsretten til boligerne normalt udrede betalingen for huslejen, indtil der er indtrådt en ny lejer. Dette sikrer, at den almene boligforening altid har sikkerhed for betalingen. For botilbud i form af almene boliger omfattet af rammeaftalen, er det særligt aftalt, at huslejebetalingen for tomme pladser indregnes i regnskabet for det

pågældende tilbud. Dette sikrer, at beliggenhedskommunen for et tilbud ikke har en yderligere risiko ved opfyldelsen af sine rammeaftaleforpligtigelser.

Til imødegåelse af risikoen for tomme pladser i indholdsdelen af tilbuddet kan driftsherren indregne en tompladsrisiko i taksten, som svarer til belægningsprocenten for øvrige tilbud omfattet af rammeaftalen. Dette skal ses i lyset af, at driftsherren til de almene boliger har leverandørpligt på indholdet i tilbuddet i henhold til rammeaftalen. Dermed ligestilles driften af indholdet i almene boliger med almindelig tilbudsdrift.

Takstberegningen for indholdsdelen ved almene boliger er således tilsvarende takstberegningen for øvrige tilbud - blot er huslejedelen udtaget særskilt på det almene boligområde.

Særligt vedrørende forsorgshjem og krisecentre

Der kan i forbindelse med forsorgshjem og krisecentre være tilfælde, hvor det ikke er muligt at bestemme hvilken kommune, der skal opkræves for brugernes ophold. Baggrunden herfor er, at der til disse tilbud er et selvmøderprincip, hvor brugerne møder frem til tilbuddet uden en kommunal visitation. Blandt disse brugere kan der være enkelte, der ikke kan eller ønsker at oplyse hvilken kommune de kommer fra. Der kan som følge heraf ikke sendes en opkrævning for opholdet.

Det skal i den forbindelse nævnes, at kvinder kan kræve anonymitet ved henvendelse til et krisecenter og at visse brugere af forsorgshjem reelt ikke har kendskab til hvilken kommune, der er deres betalingskommune.

Til dækning af de takstindtægter, der ikke kan opkræves ved en konkret kommune, budgetteres i forbindelse med takstberegningen med et forventet tab vedrørende takstindtægter. Tabet indregnes som en udgift og bevirker således, at taksterne på forsorgshjem og krisecentre generelt forøges med henblik på dækning af de tabte takstindtægter.

Størrelsesordenen af tabet fastsættes på baggrund af erfaring fra tidligere år.

Der skal således ikke anvendes en særlig lav belægningsprocent i takstberegningen til dækning af tabet.

Særligt vedrørende betalingspraksis på aflastningspladser

Vedrørende betalingspraksis på aflastningspladser er det aftalt, at der betales for det mellem driftsherre og myndighed aftalte antal aflastningsdøgn, uanset om pladsen benyttes eller ej. Den hidtidige praksis har været, at der betales efter antal anvendte døgn, hvor bestiller/familien med cirka en uges varsel har kunnet framelde sin aflastningsplads uden yderligere betaling.

Baggrunden for den nyaftalte praksis er, at driftsherren har svært ved at få belagt de aflastningspladser, der med kort varsel frameldes, eller bare ikke anvendes, hvilket vanskeliggør økonomistyringen. Ulempen ved den hidtidige praksis var således, at driftsherren manglede budgetsikkerhed som følge af mulige svigtende takstindtægter mht. aflastningspladserne, grundet det korte varsel for framelding. Dette medførte, at driftsherren måtte beregne det forventede tab ved manglende anvendelse af aflastningspladserne ind i taksten, i form af en lav budgetteret belægningsprocent. Denne praksis betød videre, at de kommuner/bestillere, der rent faktisk brugte de aflastningspladser, som de bestilte, kom til at betale en merpris, da taksten blev forøget som følge af en lav budgetteret belægningsprocent.

Fordelen ved den nye praksis er, at den budgetterede belægningsprocent på aflastningspladserne kan øges, hvorved taksterne på aflastningspladserne falder. Omlægningen retter endvidere fokus på en mere effektiv udnyttelse af aflastningspladserne. Endeligt bør driftsherren ved omlægningen af praksis underrette bestillerkommunen om, hvorvidt pladserne rent faktisk bliver benyttet af forældrene til børnene, der skal i aflastning, med henblik på en eventuel revurdering af det samlede antal bevilligede aflastningsdøgn til de pågældende børn.

Omkostninger i takstberegningen

Omkostningskategorier i taksten

Rammeaftalen skal indeholde oplysninger om takster for kommunernes køb af pladser og individuelle ydelser (tillægsydelser) i tilknytning hertil.

Den enkelte takst pr. ydelser skal fremgå og være fordelt på følgende omkostningskategorier:

1) De samlede direkte og indirekte omkostninger, der vedrører de enkelte ydelser eller leverancer dertil, fordels på:

a. Løn og øvrige indtægter og udgifter, der kan henføres direkte til det pågældende tilbud/den pågældende ydelse.

b. Udvikling – uddannelse af personale, opkvalificering af tilbuddet m.v.

c. Administration (ledelse, administration, kontoromkostninger, IT m.v.).

d. Andel af central ledelse og administration.

e. Tilsyn.

f. Ejendoms- og kapitalomkostninger (vedligeholdelse/afskrivning m.v.).

2) Regulering i forhold til tidligere år (dækning af underskud/overskud i forbindelse med tidligere år jf. aftalte regler herfor).

For hver ydelse skal den belægningsprocent, der er lagt til grund for takstberegningen, oplyses.

Specifikation af indhold i omkostningskategorierne

Af hensyn til sammenligneligheden og gennemskueligheden specificeres indholdet af ydelserne på omkostningskategorier.

Ad a) Løn, der kan henføres direkte til det pågældende tilbud/den pågældende ydelse:

Her placeres alle lønrelaterede omkostninger (f.eks. løn, pension, tjenestemandspensioner, AER, arbejdsgiverforsikringer, mv.) til fagligt - og teknisk personale mv. Dvs. personale, der ikke primært varetager administrative eller ledelsesmæssige opgaver. Løn til personale, der varetager blandede funktioner (fx administration/ledelse eller faglige/tekniske) fordeles efter arbejdsindhold. Dvs. at lønomkostninger fordeles efter en konkret vurdering.

Ad a - fortsat) Øvrige indtægter og udgifter, der kan henføres direkte til det pågældende tilbud/den pågældende ydelse:

Denne post er ment som en opsamlingspost. Her placeres f.eks. materialeomkostninger til aktiviteter, inventar (der ikke er aktiveret), transport, rengøringsartikler, rejser m.v..

Ved institutioner for børn og unge placeres ligeledes omkostninger til kost, tøj, lommepenge i denne kategori.

NB: Særligt vedrørende botilbud for voksne:

Ved botilbud for voksne kan det komme på tale, at botilbuddet leverer/sælger individuelle valgfri ydelser til beboerne.

For disse ydelser betaler beboeren direkte til botilbuddet. Der kan her være tale om botilbuddets levering af vask, rengøring, transport samt visse former for ledsagelse. I alle tilfælde er der tale om ydelser, der ligger udover indholdet i botilbuddets hovedydelser eller udover det indhold, der er aftalt i forbindelse med de konkrete beboeres handleplaner og visitation til botilbuddet.

Ved budgetteringen forudsættes, at indtægter og udgifter til individuelle valgfrie ydelser balancerer. Da disse elementer ikke indgår i hovedydelsen, indgår de heller ikke i taksten.

Det forudsættes ligeledes, at råvareomkostninger til beboernes kost betales direkte af beboerne eller via en kostkasse og er derfor uden for botilbuddets budget.

Ad b) Udvikling – uddannelse af personale, opkvalificering af tilbuddet mv.:

Her placeres omkostninger til kurser, supervision, konsulentydelser og efteruddannelse for personale ansat i tilbuddet: – altså omkostninger der kan henføres til tilbuddet. Dvs. at der indregnes omkostninger til løbende at fastholde tidssvarende kompetencer og kvalifikationer i eksisterende kommunale eller regionale ydelser. Hver driftsherre skal finde sit niveau.

Ad c) Administration (ledelse, administration, kontoromkostninger, IT mv.):

Her placeres lønomkostninger til ledelsen i tilbuddet samt løn til kontorpersonale ansat i tilbuddet. Dvs. at summen af løn placeret under denne post sammen med løn placeret under a) samlet udgør alle

lønomkostninger på den pågældende ydelse. (se ”a” mht. placering af lønomkostninger for personale med blandede opgaver). Ved flere ydelser i samme tilbud fordeles omkostningerne på de enkelte hovedydelser.

Omkostninger til administrativt personale og IT mv. i tilbuddet placeres ligeledes her. Ad d) Xxxxx af central ledelse og administration:

Her placeres omkostninger til direkte – og indirekte overhead. Denne post skal således dække en andel af løn til rådhuspersonale, politikerbetjening, kontorfaciliteter, kurser osv. til denne personalegruppe.

Ad e) Tilsyn:

Her placeres lønomkostninger og en andel af øvrige omkostninger til de konsulenter (faglige og økonomiske), der fører generelt tilsyn med egne tilbud (jf. Retssikkerhedslovens bestemmelser). Dvs., at

disse medarbejderes lønninger m.v. ikke skal placeres under kategorien ”central ledelse og administration”.

NB: Vær opmærksom på, at der til takstberegningen kun skal medtages omkostninger forbundet med det generelle tilsyn med egne tilbud, og ikke omkostninger forbundet med det individuelle tilsyn med borgere. Der skal ikke medtages omkostninger forbundet med tilsyn af private tilbud!

Ad f) Ejendoms – og kapitalomkostninger (vedligeholdelse / afskrivninger mv.): På denne post placeres følgende omkostninger:

I.Ejendomsomkostninger:

Her placeres omkostninger til husleje ved lejeforhold, normalt vedligehold, omkostninger til opvarmning, el, ejendomsskat, vand, renovation m.v..

II.Afskrivninger:

Her placeres omkostninger til afskrivning af aktiverede bygninger, inventar, busser mv. Se senere.

III.Andre kapitalomkostninger:

• Forrentning af aktiver

• Forrentning af over-/underskud

• Forrentning af likviditetstræk6

NB: Ved leasing opføres alene finansielt leasede aktiver i anlægskartoteket.

Omkostninger ved finansielt leasede aktiver: Der kan enten indregnes leasingydelser eller afskrivninger og forrentning – ikke begge dele samtidig.

Omkostninger ved operationel leasing medtages som en almindelig driftsomkostning på linie med leje.

Ad 2) Reguleringer i forhold til tidligere år:

Over- eller underskud fra tidligere år indregnes i taksten.

Værdiansættelse og afskrivninger

Aktiverne udgør typisk værdien af grunde, bygninger og visse driftsmidler. Passiver udgør typisk opsparet pensionsforpligtigelser til tjenestemænd, der er ansat i et tilbud, der leverer en ydelse samt eventuelt lån/leasinggæld optaget af tilbuddet. Er aktiverne større end passiver udlignes dette gennem et lån. Er passiverne større end aktiverne udlignes dette gennem et kontantbeløb (udbetales typisk som en 10-årig annuitet).

Skal den nye driftsherre kunne indfri passiver, er det forudsætningen, at afskrivning og forrentning af aktiverne indregnes fuldt ud i omkostningerne. Dette gøres således:

Afskrivning og forrentningen af de fysiske aktiver sker efter gældende praksis, jf. budget- og regnskabssystemet.

6 2 mdr. udlæg for omkostninger på institutioner. Der går ca. 2 måneder fra en bestiller modtager en ydelse til forfaldsdatoen på den tilhørende faktura. Udlægget for omkostningerne i denne periode skal forrentes til samme rentesats som den øvrige kortsigtede forrentning.

Forskellige valg af regnskabspraksis vil påvirke takstberegningen i det enkelte år, men set over en årrække vil omkostningsberegningerne være neutrale. Det anbefales dog, at man anvender en regnskabspraksis, der stabiliserer taksterne mest muligt. Afskrivninger medtages direkte i takstberegningen for det tilbud afskrivningerne vedrører. Her kan opgørelser fra anlægskartoteket anvendes direkte.

Renter

Forrentning af anlægskapital

Forretning af aktiver indregnes i budgettet/taksten som en omkostning. Dette sker ved anvendelse af en markedsrente, svarende til den i budget- og regnskabssystemets kap. 9, beskrevne rente.

Forrentningen indregnes direkte i takstberegningen for de ydelser, forrentningen vedrører.

Renteomkostninger på lånefinansiering af aktiver indregnes ikke i taksten, men finansieres af ovenstående forrentning af aktivet. Takstberegningen er således uafhængig af finansieringsformen af aktiver.

Forrentning af driftskapital samt over-/underskud

I omkostningskalkulen indregnes omkostninger til forrentning af driftskapital, såfremt der er tale om en aktivitet, hvortil der knytter sig væsentlige omkostninger til likviditetsmæssige udlæg i forbindelse med opgavens udførelse. Forrentning af driftskapital skal svare til de omkostninger, der evt. er ved likviditetsmæssig udlægning i forbindelse med produktionen.

Der vil f.eks. ofte være tale om, at en bestiller af en ydelse først skal betale for en leveret ydelse ca. 2 måneder efter, at den er blevet leveret. Dette medfører et likviditetsmæssig udlæg fra leverandørens side der skal forrentes.

Ligeledes skal evt. over-/underskud forrentes. Der anvendes samme rente til forrentning af både over- og underskud.

Markedsrenten vil være den relevante rentefod ved disse beregninger. Da der er tale om forrentning af driftskapital benyttes som udgangspunkt en aktuel/kort rentesats, jf. budget- og regnskabssystemets kap. 9.5.2.

Tjenestemandspensioner

Omkostninger til dækning af tjenestemandspensioner optjent efter 1. januar 2007 skal indregnes i taksterne på de enkelte ydelser. Beregningen af omkostningen kan ske på flere forskellige måder. Beregningen er således afhængig af, om driftsherren helt eller delvist har overdraget forpligtelsen til et forsikringsselskab eller er fuldt ud selvforsikret på området.

Hvis driftsherren har tegnet en pensionsforsikring, dvs. overdraget tjenestemandspensionsforpligtelsen til et forsikringsselskab, vil omkostningen, som skal indregnes i taksterne, som udgangspunkt være forsikringspræmien.

Er driftsherren selvforsikret, vil omkostningen, som skal indregnes i taksterne, som udgangspunkt være den beregnede stigning i pensionsforpligtelsen i takstperioden.

Særlig aftale

Det er af administrative hensyn aftalt, at man ved takstberegningen, i stedet for at beregne den konkrete omkostning jf. ovenstående, kan vælge at beregne og indregne omkostningen til tjenestemandspensioner som 25 % af tjenestemandens lønomkostninger i de enkelte ydelser. Aftalen vedrørende de 25 % er i overensstemmelse med det forhåndsværende Indenrigs- og Sundhedsministeriums udmelding om, at omkostningen til tjenestemandspensioner på social- og specialundervisningsområdet er aftalestof. Det skal præciseres, at det forventes, at driftsherren arbejder hen imod at budgettere med de faktisk forventede omkostninger på sigt.

Det skal bemærkes, at det alene er omkostningerne til afdækning af de årlige stigninger i de fremtidige tjenestemandspensionsforpligtigelser, der skal indregnes i taksterne. De faktiske pensionsudbetalinger til tjenestemænd skal således ikke indregnes.

Opdeling af omkostninger forbundet med central ledelse og administration

Der er som udgangspunkt to modeller for fastsættelse af overhead i forbindelse med takstberegningerne – fast fælles procentsats eller en konkret omkostningsægte beregning. I regionen Nordjylland anvendes en konkret omkostningsægte beregning, og der er enighed om, at den model er både anvendelig, den mest retmæssige og indeholder de rette incitamenter. I nedenstående er anvist principper for omkostningsægte beregninger af overhead.

En af de store opgaver i forbindelse med fordeling af omkostninger, er klargøring af omkostninger i centraladministrationen, der skal fordeles ud på taksterne. For at kunne fordele et administrationsoverhead ud på taksterne skal omkostningerne i de centrale administrationer deles op i omkostninger forbundet med myndighedsopgaver og omkostninger forbundet med driftsopgaver.

Myndighedsopgaverne er finansieret på anden vis og omkostninger forbundet hermed skal således ikke indgå taksterne.

NB: Omkostninger forbundet med myndighedsopgaver skal ikke indgå i taksten.

For at sikre, at alle relevante omkostninger fra centraladministrationen fordeles over på taksten, skal omkostninger, der kan relateres til driftsopgaver (herunder også henførte omkostninger til medarbejdere, der har med driftsopgaver at gøre, f.eks. ledelse, kantinebetjening, rengøring, andel af el-regning mm) indgå. Der skal således samles omkostninger fra alle de relevante afdelinger i centraladministrationen; fagforvaltninger, serviceafdelinger (f.eks. økonomi-, løn og personale-, bygningsfunktioner), sekretariater mm., som kan henføres til driftsområdet. Herefter skal omkostningerne fordeles over på taksten.

Taksterne på ydelser indenfor social- og specialskoleområdet skal således indeholde alle omkostninger til ekstern driftsopgaverelateret administration og andet overhead, der enten kan henføres direkte eller indirekte til driftsområdet: Dvs. både omkostningerne til en økonom i den centrale økonomiforvaltning, der beskæftiger sig med social- og specialskoleområdet samt omkostningen til medarbejdere i centraladministrationens kantine.

Taksterne på ydelser indenfor social- og specialskoleområdet skal således indeholde alle eksterne administrationsomkostninger, der kan henføres til driftsområdet. Dette medfører, at;

• de driftsopgaverelaterede omkostninger skal identificeres og udskilles fra de øvrige administrationsomkostninger (myndighedsrelaterede opgaver).

• omkostninger forbundet med myndighedsopgaver skal holdes ude af taksten.

• de relevante driftsområdehenførbare omkostninger udskilles fra de samlede driftsområdehenførbare omkostninger og fordeles ud på de relevante takstområder.

Erfaringerne har vist, at det ikke har været muligt for indeværende aftales parter, at finde en ens metode til opdelingen af omkostningerne forbundet med central ledelse og administration. Derfor er det besluttet, at den enkelte myndighed må vælge en metode, der skal kunne revideres.

Ovenstående kan illustreres i figuren herunder:

Driftsopgaver

Samlede administrationsom kostninger

Myndigheds- opgaver

Omkostninger der skal indgå i taksten

Indgår i fordelingsregnskab

Omkostninger der ikke skal indgå i taksten

Relateres til andre driftsområder. F.eks. veje, natur mm.

Nogle eksempler på myndighedsopgaver og driftsopgaver som medfører et ressourcetræk på centraladministrationen kunne være (Dette er ikke en udtømmende liste):

Myndighedsopgaver:

• Udredelse af sagen og fremlæggelse af et beslutningsgrundlag til brug for visitation

• Beslutninger/afgørelser om, hvorvidt en person har ret til en bestemt hjælp (visitere), eller om der skal ske ændringer i en bevilget hjælp, fx at hjælpen skal reduceres, øges eller ophøre

• Fastlæggelse af serviceniveauet inden for lovgivningens rammer

• Opfyldelse af forsyningsforpligtelsen indenfor de områder, hvor serviceloven pålægger myndigheden en forsyningsforpligtelse overfor den enkelte borger – ikke drifts delen

• Afgørelse om optagelse i særlige dag- eller klubtilbud til handicappede børn efter indstilling fra kommunen

• Godkendelse og tilsyn med private botilbud og opholdssteder

• Individuelt tilsyn

• Afgørelse om nedsættelse eller bortfald af betalingen i det særlige dag- og klubtilbud

• Beslutning om det nødvendige antal pladser i særlige dag- og klubtilbud til handicappede børn

• Fastsættelse og opkrævning af beboerbetaling, kostforarbejdningsbidrag og særlig service betaling

Driftsopgaver:

Ikke relevante i forhold til driftsområdet

• Stille specialrådgivning til rådighed og at sørge for forsyningen med rådgivningscentre

• Etablering af boligændringer

• Stille specialrådgivning til rådighed

• Vedligehold af veje

• Drift af folkeskoler

• Støtte- og kontaktpersoner til personer med sindslidelser

• Oprettelse og drift af institutioner, tilbud, serviceydelser og sikrede afdelinger.

• Stille specialrådgivning til rådighed og at sørge for forsyningen med rådgivningscentre

• Etablering af boligændringer

• At stille specialrådgivning til rådighed for kommunerne og borgerne

• Levering af særlige handicapkompenserende hjælpemidler

• Husly til husvilde

• Vedligehold af veje

• Drift af folkeskoler

• Boformer til hjemløse

• Støtte- og kontaktpersoner til personer med sindslidelser

• Generelt tilsyn

• Drifts- og økonomistyring af institutioner

• Fastsættelse og opkrævning af takster fra driftsherren

Relevante i forhold til driftsområdet

• Oprettelse og drift af institutioner, tilbud, serviceydelser og sikrede afdelinger

• Levering af særlige handicapkompenserende hjælpemidler

• Husly til husvilde

• Boformer til hjemløse

• Generelt tilsyn (jf. afsnit 2.2 ad e)

• Drifts- og økonomistyring af institutioner

I ovenstående eksempel på hhv. myndigheds- og driftsopgaver der medfører et ressourcetræk i centraladministrationen, er driftsopgaverne blevet opdelt i to kasser: nemlig opgaver der skal med i fordelingsregnskabet (relevante i forhold til driftsopgaver (omfattet af rammeaftalen)) og opgaver der ikke skal med i fordelingen (ikke relevante i forhold til driftsopgaven).

Omkostninger forbundet med de opgaver, der ikke er relevante i forhold til driftsopgaven på social- og specialskoleområdet, fordeles hen på de driftsområder, hvor de er relevante, og som i forhold til fordelingsarbejdet for social- og specialskoleområdet vil blive betragtet som de eksterne omkostningssteder.

Oftest er opdelingen i myndigheds- og driftsrelaterede opgaver ret lige til. Nogle opgaver er helt klare myndighedsopgaver. Det er opgaver, hvor forvaltninger sikre borgernes retssikkerhed. Dette kunne være, når myndigheder udsteder generelle forvaltningsakter, som f.eks. konkrete afgørelser (tilladelser, godkendelser, visitation), planer (kvalitetsplaner mm) eller regulativer. Andre gange bliver man nødt til at definere en snitflade, da der kan være nogle gråzoneområder.

Opdelingen af de administrative omkostninger i driftsopgaverelaterede omkostninger og myndighedsrelaterede omkostninger tager udgangspunkt i de medarbejdere, der udfører opgaverne. Hvis en medarbejder udelukkende arbejder med myndighedsrelaterede opgaver, skal denne medarbejders lønomkostning ikke medregnes i taksten, hvorimod lønomkostningen til en medarbejder, der udelukkende arbejder med driftsrelaterede opgaver, skal medregnes.

Der er dog mange medarbejdere, der arbejder med begge typer opgaver og det er her nødvendigt, at opdele lønomkostningen til disse personer i forhold til den andel af deres arbejde der omhandler hhv. drifts- og myndighedsrelaterede opgaver. Dette vil ofte være i form af en anslået gennemsnitsværdi.

Ledelsesniveauet mv. er oftest ikke muligt at adskille i driftrelaterede og myndighedsrelaterede opgaver, hvorfor omkostningen hertil opdeles med en fordelingsnøgle efter lønomkostningerne til den øvrige administration. På samme måde kan øvrige ikke-opgaverelaterede omkostninger, der indirekte skal henføres til social- og specialskoleområdet, deles efter samme fordelingsnøgle.

Regnskabsaflæggelse og revision

Regnskabsaflæggelsen samt takstberegningen er omfattet af den almindelige lovpligtige revision.

Ved regnskabsaflæggelse herunder opgørelsen af over- og underskud skal det sikres, at regnskabet indeholder alle omkostninger og indtægter, der ligger til grund for takstberegningerne. Der skal som minimum for kommunerne laves særskilt opgørelse af over-/underskud, i det omfang dette ikke indgår i det almindelige regnskab.

Over- og underskud opgøres som minimum på tilbuds- eller målgruppeniveau (som defineret i tilbudsportalen). Man kan dog også vælge at gå ned på tilbuds-/ ydelsesniveau.

Opgørelse af over- og underskud skal ske efter ensartede principper for de områder i kommunen eller Regionen, som er omfattet af rammeaftalen, og der skal over tid være kontinuitet i metoden.

Egenbetaling

For botilbud til voksne kommer det som ofte på tale, at beboeren skal betale en ”husleje” for opholdet (egenbetaling). På visse områder er fastsættelsen af beboeregenbetaling regelstyret (ved varige botilbud) og i andre tilfælde er fastsættelsen af betalingen til genstand for en konkret skønsudøvelsen (ved midlertidige botilbud).

Det er handlekommunen (som bestiller), der har kompetencen til at sætte beboeren i betaling og opkræve beboeren. Således er disse indtægter fra beboerne botilbuddet uvedkommende og indregnes således som udgangspunkt ikke i botilbuddets budget og dermed ikke i taksten. Der er tale om et anliggende mellem handlekommunen (som bestiller) og beboeren. Se dog nedenstående note.7

7 Dog kan en driftsherrekommune vælge at beregne sine takster, således at indtægter fra beboernes betaling for husleje er modregnet i taksten. Såfremt denne beregningsmetode anvendes, skal det fremgå ved en note i forbindelse med indberetningen af taksterne til rammeaftalen.

Ovenstående er i overensstemmelse med ”Fælles vejledning fra KL og Amtsrådsforeningen om omkostningsberegning og betalingsmodeller på social- og specialundervisningsområdet (oktober, 2005)”, hvoraf det fremgår at:

”Udgifterne opgøres … som udgangspunkt ”bruttoficeret” og *er+ baseret på, at samtlige udgifter forbundet med driften af tilbuddet opkræves via taksten. Det betyder, at brugernes/ beboernes betalinger for ydelser som hovedregel afregnes med vedkommendes handle-/ hjemkommune. Disse omfatter: …

• Boligbetaling (SEL § 163) / Husleje ( Kap. 3 i Lov om leje af almene boliger)

• Madfremstilling (SEL § 161, stk. 3)

For så vidt angår boligbetaling/ husleje tilvejebringes beregningsgrundlaget af driftsherren.”

Af vejledningen fremgår det således, at ovenstående omkostningerne skal medtages i takstberegningen. Det er efterfølgende op til kommunerne, at opkræve betaling hos beboerne til dækning af disse omkostninger.

På visse tilbud står tilbuddet selv for tilberedningen/forarbejdningen af beboernes kost. Forarbejdningen af kost kan organiseres på forskellig vis, f.eks. i storkøkken med egentligt køkkenpersonale eller ude i afdelingerne som en integreret del af afdelingens øvrige virke. Uanset organiseringen i tilbuddet indregnes tilbuddets lønudgifter samt andre udgifter, der er relateret til fremstillingen af kosten, i tilbuddets budget.

Det komme på tale, at voksne beboere bliver sat i betaling for den forarbejdning, der ske i forbindelse med tilberedning af mad til beboerne i et botilbud. Betalingen kan betegnes som et kostforarbejdningsbidrag. Det er ligeledes handlekommunen, der har myndighed til at afgøre, om en beboer ud fra en konkret vurdering skal betale et kostforarbejdningsbidrag. Således indregnes indtægter fra kostforarbejdningsbidrag ikke i budgettet for botilbuddet. Der er altså også her tale om et anliggende mellem beboeren og handlekommunen (som bestiller). Handlekommunen opkræver beboeren for et evt. kostforarbejdningsbidrag.

I alle tilfælde betaler de voksne beboere selv de direkte omkostninger til de råvarer, der indgår i deres kost. Der budgetteres således som udgangspunkt ikke med disse råvareomkostninger til de voksne.

Driftsherren er forpligtiget til at give handlekommunen (som bestiller) de oplysninger vedrørende boligen, som indgår i fastsættelsen af beboerens egenbetaling for ophold og kostforarbejdningsbidrag.

Afregning og betalingsgang

Kommuner, der køber ydelser i anden kommune eller i Regionen, indgår en skriftlig betalingsaftale med driftsherren. Det er altid handlekommunen, der indgår i betalingsaftalen med driftsherren. I de tilfælde der er anden betalingskommune skal denne myndighed afregne efter den indgåede betalingsaftale.

Handlekommunen sender kopi af betalingsaftalen til betalingskommunen.

Hvis der sker skift i handlekommune skal den nye handlekommune orienteres og indtræde i den allerede indgåede aftale på uændrede vilkår. Den afgivne handlekommune orienterer den nye handlekommune, driftsherren samt en eventuel anden betalingskommune.

Betalingsaftalen skal indeholde alle nødvendige detailoplysninger til brug for afregningen. Der lægges vægt på, at betalingsaftalen tilpasses således, at den kan anvendes ved indberetning til det eller de afregningssystemer kommunerne og Regionen anvender. Betalingsaftalen skal således som minimum omfatte:

• Information om hvem der er handlekommune samt hvem der er betalingskommune,

• Oversigt over de enkelte ydelser og deres pris, herunder bevillingsparagraf, der indgår i tilbuddet,

• Bevillingsomfanget for de enkelte ydelser,

• Startdato og priser for de enkelte ydelser,

• Opsigelsesvarsel.

Ændringer i et aftalt tilbud indgås ligeledes skriftlig.

Det er som udgangspunkt betalingskommunen, der betaler driftsherren. I de tilfælde hvor der er usikkerhed om hvem der rettelig er betalingskommune i forhold til en given borger aftales det, at handlekommunen indtræder som betalingskommune, indtil det er afklaret hvilken kommune, der rettelig er betalingskommune. Når dette er afklaret kan handlekommunen opkræve refusion ved betalingskommunen.

Driftsherren sender månedlige afregninger til betalingskommunerne.

Er der uenighed om regning meddeles dette driftsherren, hvorefter det er driftsherren, der skal foretage de nødvendige berigtigelser i kommende afregning, såfremt der er fejl i den fremsendt regning. Dette princip er nødvendigt, hvis afregningssystemerne og betalingsgangen skal fungere effektivt.

Eventuel uenighed fra betalingskommunes side i forhold til den aftale handlekommunen har indgået med driftsherren afklares mellem handlekommunen og betalingskommunen uden om driftsherren.

Udgangspunktet er her at betalingskommunen må acceptere den aftale som handlekommunen har indgået.

I de tilfælde, hvor betalingskommunen er forskellig fra handlekommunen, skal handlekommunen opgøre og refundere betalingskommunen for eventuelle opkrævninger af brugeren for egenbetaling. Se også ovenstående afsnit vedrørende egenbetaling.

Betalingsperioden er normalt fra startdato til ophørsdato plus et opsigelsesvarsel. Startdatoen svarer til første dag borgeren modtager ydelsen, og ophørsdatoen til sidste dag borgeren modtager ydelsen. For at ligestille kommunale og regionale tilbud med private tilbud skal ophør dog altid varsles med løbende måned plus en måned. Der betales som udgangspunkt fuldt ud i opsigelsesperioden medmindre andet er aftalt. F.eks. kan der for særlige tilbud i rammeaftalen aftales, at der alene betales til tidspunktet for ophørsdato, mod at der for den pågældende ydelse beregnes takster med udgangspunkt i en særlig lav belægningsprocent. Der kan her være tale om f.eks. krisecentre, forsorgstilbud eller misbrugstilbud samt visse former for dagtilbud, hvor der er tradition for korte eller afbrudte indskrivningsforløb. Hertil skal det tilføjes, at opsigelsesvarslet for substitutionsbehandling på misbrugsområdet er aftalt til at være 14 dage.

Flyttes en person fra et tilbud, der er givet på grund af ventetid til et aftalt fast tilbud, kan driftsherren af ventetidstilbuddet have ekstra omkostninger forbundet med lukning af tilbuddet. Der kan indgås en aftale om betaling for ventetidstilbuddet ud over den faktiske ophørsdato, hvis driftsherren kan dokumentere

omkostninger forbundet med lukning af tilbuddet. Betaling for ventetidstilbud efter ophør kan ikke overstige løbende måned plus en måned.

Særligt vedrørende afregning og håndtering af tillægsydelser

Generelt vedrørende tillægsydelser

Som udgangspunkt stopper tillægsydelsen ved stopdatoen angivet i betalingsaftalen.

Senest en måned inden betalingsaftalens stopdato skal driftsherre og handlekommune aftale, hvis tillægsydelsen skal fortsætte.

Hvis der ikke fremgår en stopdato af betalingsaftalen, er betalingskommunen forpligtiget til at betale for tillægsydelsen, indtil handlekommunen tilkendegiver at tillægsydelsen skal ophøre. Dog gælder de almindelige tidsfrister (løbende måned plus en måned).

Vejledning i beregning af tillægsydelser fremgår af bilag.

Tillægsydelser givet ved indskrivning

Såfremt tillægsydelser, som er en forudsætning for, at borgeren kan rummes i tilbuddet, opsiges, må handlekommunen sikre, at borgeren visiteres til andet tilbud.

Betalingsforpligtigelsen for tillægsydelsen videreføres indtil borgeren er fraflyttet tilbuddet.

Opstået behov for tillægsydelser efter indskrivning

Det bør undgås, at driftsherren i længere tid finansierer dækning af behov opstået/afdækket efter indskrivning. Der er tale om behov, som bevirker, at borgeren ikke kan rummes indenfor tilbuddets serviceniveau.

Derfor har tillægsydelsen til dækning af det opståede behov virkning fra det tidspunkt, hvor driftsherren meddeler handlekommunen behov for tillægsydelse.

Handlekommunen skal senest én måned efter henvendelse fra driftsherren give endelig meddelelse om godkendelse eller delvis godkendelse af tillægsydelse. Ved manglende reaktion fra handlekommunen indenfor denne periode, betragtes tillægsydelsen som godkendt.

Såfremt tillægsydelse ikke godkendes, og borgeren dermed ikke kan rummes i tilbuddet, må handlekommunen sikre, at borgeren visiteres til andet tilbud. Såfremt borgeren ikke er fraflyttet tilbuddet 4 måneder efter henvendelse om tillægsydelse fra driftsherren, finansieres tillægsydelsen derefter af betalingskommunen.

Bilag til specifikationsaftalen

Principper for fordeling af omkostninger

I forbindelse med selve takstberegningen går øvelsen ud på, at henføre alle relevante omkostninger til omkostningssteder, der er direkte brugerrelateret. Dvs. at alle relevante omkostninger skal føres ud på de

hovedydelser, der udbydes af myndigheden. Dette sker via brugen af hhv. endelige-, midlertidige- og eksterne omkostningssteder. Fordelingen til disse omkostningssteder kan ske enten direkte eller via fordelingsnøgler.

Definitionen på omkostningssteder er:

Størstedelen af taksten vil bestå af lønomkostninger ude på det pågældende tilbud. Disse lønomkostninger kan f.eks. indeholde løn til fagpersonale, der ofte er direkte tilknyttet en ydelse/afdeling. Om lønomkostningerne på tilbuddet befinder sig på endelige eller midlertidige omkostningssteder afhænger af, om tilbuddet leverer én eller flere hovedydelser. Hvis tilbuddet kun leverer én ydelse, vil alle lønomkostninger på tilbuddet allerede i udgangspunktet, befinde sig på det endelige omkostningssted. Hvis tilbuddet udbyder flere ydelser, skal den samlede lønomkostning deles ud på de forskellige ydelser efter relevante fordelingsnøgler. Selve tilbuddet er i dette tilfælde et midlertidigt omkostningssted.

Lønomkostninger til teknikere, administration og ledelse, vil ofte skulle dække flere afdelinger eller ydelser, og er dermed at betragte som et midlertidigt omkostningssted.

Eksempel på takstberegning

Afdeling A har et beregningsgrundlag på 12.299.400 kr.

Hvis afdeling A har 20 døgnpladser og der forudsættes en belægning på 95 %, bliver der en takst på:

⎛ ⎛12.299.400 ⎞ ⎞

⎜ ⎜ ⎟ ⎟

⎜ ⎝ 20 * 0,95 ⎠ ⎟ = 1.773,53 kr. pr. døgn

⎜

⎟

⎜ 365 ⎟

⎝ ⎠

Eksempel på håndtering af over og underskud

I det følgende opstilles et eksempel, der illustrer anvendelsen af principperne for håndtering af overskud og underskud. Budgetteret belægningsprocent er fastsat til 95 %. I tabel 1 fremgår budgettet for Tilbud X for 2012. Det ordinære budget udgør i alt 8 mio. kr.

Budget 2012 for Tilbud X i kr.:

Lønomkostninger:	6.500.000
Ejendomsomkostninger:	675.000
Øvrige omkostninger:	825.000
= Ordinært bruttobudget i alt:	8.000.000

Nedenfor er regnskabsresultatet for tilbuddet opstillet. Som det fremgår, har tilbuddet præsteret et overskud på 770.000 kr. i 2012 svarende til 9,6 % af årets ordinære budget.

Tabel 2: Regnskab 2012 for Tilbud X i kr.:

Indtægter:	8.418.000
- Lønomkostninger:	6.236.000
- Ejendomsomkostninger:	611.000
- Øvrige omkostninger:	801.000
= Årets resultat (overskud)	770.000
Overskud Ift. ordinært budget:	9,6 %

Overskuddet på 9,6 % af beregningsgrundlaget, er altså større end grænsen på de 5 %. Dette indebærer, at kun en del af overskuddet (400.000 kr.) kan hensættes, da der som beskrevet ovenfor, maksimalt kan hensættes 5 %. De resterende 370.000 kr. vil typisk indgå i takstberegningen for 2014 som en indtægt, der reducerer taksten.

Document Metadata

Table of Contents

Bilag 1 - Specifikation til Styringsaftalen for 2013

Document Metadata