SAMARBEJDSAFTALE december 2022
SAMARBEJDSAFTALE december 2022
SAMARBEJDSAFTALE OM ADMINISTRATIVE OG TEKNISKE STØTTEFUNKTIONER MELLEM DE 25 GYMNASIER I GYMNASIEFÆLLESSKABET
INDHOLDFORTEGNELSE
1. DEFINITIONER
2. BAGGRUND OG FORMÅL
3. SAMARBEJDSMODEL
4. ORGANISATION
5. STYREGRUPPEMØDER
Indhold Beslutninger Inhabilitet
6. OPGAVERNES UDFØRELSE
7. ØKONOMI
8. REGNSKAB
9. RETTIGHEDER
10. IND- OG UDTRÆDEN
11. INFORMATION OG TAVSHEDSPLIGT
12. TVISTIGHEDER
13. IKRAFTRÆDELSE
14. UNDERSKRIFT
15. OVERSIGT OVER DELTAGERE I SAMARBEJDET
Bilagsfortegnelse
Bilag 1: Sekretariat og Jura
Bilag 1.1: Datasikkerhedssamarbejde og DPO-samarbejde Bilag 2: Løn- og personalesamarbejde
Bilag 2.1: HR-Database
Bilag 2.2: Gymbetaling
Bilag 3: IT-Samarbejde
Bilag 3.1: Service Agreement (SA) IT-Backend Bilag 3.2: Service Agreement (SA) IT-Frontend
Bilag 3.3: ESDH Docunote
Bilag 4: Kreditorbogholderisamarbejde
Bilag 5: Bygningssamarbejde
Bilag 6: Indkøbssamarbejde
Bilag 7: Fordelingsnøgle (økonomi)
Bilag 8: Forretningsorden
Bilag 9: Struktur og organisering
Bilag 10: Databehandleraftale
Allerød Gymnasium Aurehøj Gymnasium Borupgaard Gymnasium Espergærde Gymnasium Egedal Gymnasium Frederiksværk Gymnasium Gefion Gymnasium Gentofte HF
Gladsaxe Gymnasium Greve Gymnasium Helsingør Gymnasium Himmelev Gymnasium Køge Gymnasium Nordfyn Gymnasium Nyborg Gymnasium Nørre Gymnasium Roskilde Gymnasium Roskilde Katedralskole Rungsted Gymnasium Rysensteen Gymnasium Sct. Xxxxx Gymnasium Solrød Gymnasium Tårnby Gymnasium Virum Gymnasium Ørestad Gymnasium
1. Definitioner
• Ved opgaverne forstås opgaver i henhold til samarbejdsaftalen og som nærmere beskrevet i bilagene 1-6.
• Ved partner forstås enhver af parterne i denne samarbejdsaftale.
• Ved samarbejdet forstås samarbejdet i henhold til denne samarbejdsaftale.
• Ved samarbejdsaftalen forstås denne aftale med bilag og senere ændringer og tillæg.
• Ved værtsinstitution forstås en partner, som har påtaget sig at udføre en eller flere opgaver.
• Ved styregruppen forstås det i pkt. 3 nævnte organ, der har til opgave at varetage den overordnede ledelse af samarbejdet mellem partnerne.
2. Baggrund og formål
Gymnasiefællesskabet skal effektivt løse administrative og tekniske opgaver for skolerne med høj kvalitet og forsy- ningssikkerhed.
Gymnasiefællesskabet skal være førende på løsninger og udvikling inden for samarbejdets opgaver. Endvidere er Gymnasiefællesskabet platform for uddannelsespolitiske og pædagogiske drøftelser.
Samarbejdet omfatter følgende opgaver, der er nærmere beskrevet i bilag 1-6, kan hentes på hjemmesiden: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx/xxxxx.xxx/xxxxxxxxxxxxxxxx
Bilag 1: Sekretariat og Jura
Bilag 1.1: Datasikkerhedssamarbejde og DPO-samarbejde Bilag 2: Løn- og personalesamarbejde
Bilag 2.1: HR-database
Bilag 2.2: Gymbetaling
Bilag 3: IT-samarbejde
Bilag 3.1: Service Level Agreement (SLA) IT-Backend Bilag 3.2: Service Level Agreement (SLA) IT-Frontend
Bilag 3.3: ESDH Docunote
Bilag 4: Bogholderisamarbejde
Bilag 5: Bygningssamarbejde
Bilag 6: Indkøbssamarbejde
Det fremgår af oversigtsarket til denne aftale, hvilke skoler der deltager i de enkelte samarbejdsområder.
3. Samarbejdsmodel
Samarbejdet er overordnet baseret på en model, hvorved partnerne overlader opgaver til fælles varetagelse hos en partner (værtsinstitution).1
Partnerne varetager deres interesser i samarbejdet gennem repræsentation i styregruppen.
Værtsinstitutionen er selvstændig ansvarlig for udførelse af opgaven, herunder ansættelse og instruktion af medarbej- dere, anskaffelse af udstyr m.v. Den daglige ledelse af drift, personaleudvikling og ressourcetilpasning mv. i Gymnasie- fællesskabet varetages af direktøren, som har til opgave at fungere som daglig leder og administrator af Gymnasiefæl- lesskabet.
Værtsinstitutionen har krav på refusion af omkostninger fra de øvrige partnere, der er afholdt i overensstemmelse med de aftalte retningslinjer for udførelse af opgaven.
Det er styregruppen, der på partnernes vegne optræder i forhold til værtsinstitutionen vedrørende den fælles udfø- relse af opgaverne. Styregruppen kan ikke indgå forpligtelser eller i øvrigt optræde udadtil på partnernes vegne i an- dre forhold end til værtsinstitutionen. Styregruppen beslutter eventuel optagelse af nye skoler i fællesskabet.
Den daglige ledelse af drift, personaleudvikling og ressourcetilpasning i Gymnasiefællesskabet varetages af en direk- tør, som har til opgave at fungere som daglig leder og administrator af Gymnasiefællesskabet.
4. Organisation
Roskilde Gymnasium er værtsinstitution for Gymnasiefællesskabet.
Gymnasiefællesskabets øverste myndighed er styregruppen bestående af rektorerne fra de deltagende gymnasie- skoler.
1 Bekendtgørelse om administrative fællesskaber mellem visse uddannelsesinstitutioner BEK nr. 1771 af 22/12/2016 xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx- xxxx.xx/Xxxxx/X0000.xxxx?xxx000000
Skolen forventes at deltage i styregruppens møder. Hvis en rektor har forfald indtræder typisk en af rektor udpeget ledelsesperson. Hvis der til et enkelt møde ikke er muligt for skolen at stille med en ledelsesperson, kan rektor give en skriftlig fuldmagt til et andet medlem af styregruppen.
Styregruppen vælger blandt sin midte en forperson. Forpersonen vælges for en toårig periode ved det sidste møde i et kalenderår. Såfremt forpersonen har forfald i kortere eller længere tid, kan styregruppen beslutte at udpege/vælge en ny.
Rektor på værtsinstitutionen er næstforperson.
Gymnasiefællesskabets direktør har til opgave at fungere som daglig leder og administrator af Gymnasiefællesskabet.
Forperson og næstforperson udgør forpersonskabet
Forpersonskabet planlægger i tæt samarbejde med direktøren styregruppemøderne og træffer beslutninger i hastesa- ger og har i den forbindelse i særlige tilfælde mandat til at foretage budgetoverskridelser.
Forpersonskabet skal endvidere give direktøren sparring i den daglige ledelse af Gymnasiefællesskabets sekretariat især hvad angår personaleudvikling og organisationsudvikling.
Forretningsudvalg
Styregruppen nedsætter blandt sin midte 6 forretningsudvalg med ansvar for følgende områder:
• Pædagogisk Udvikling - bestående af forpersonen og 2-3 rektorer
• Løn- og bogholderi - bestående af 2 rektorer, direktøren og lønchefen.
• IT - bestående af 2 rektorer, direktøren og IT-chefen
• Bygning - bestående af 2 rektorer, direktøren og bygningschefen
• Indkøb - bestående af 2 rektorer, direktøren og indkøbschefen
• Datasikkerhed og DPO – bestående af 2 rektorer, 1-2 DPOer og direktøren
• Sekretariat og akademisk sagsbehandling - bestående af 3 rektorer heraf forperson, næstforperson, yderli- gere en rektor fra styregruppens midte samt direktøren
Valg til forretningsudvalgene foretages på det sidste møde i et kalenderår og gælder for 2 år, med mindre styre- gruppen vedtager en anden periode i forbindelse med valget. En forudsætning for at sidde i et forretningsudvalg er, at den pågældende skole deltager i det pågældende område. Forretningsudvalgene refererer direkte til styre- gruppen.
Funktion
Forretningsudvalgene har udover at sikre en daglig drift af høj kvalitet til opgave at
• fastlægge strategi og mål for det pågældende samarbejdsområde
• udarbejde en årsplan og mål for det kommende år
• igangsætte nye udviklingsopgaver initieret af styregruppen og/eller forretningsudvalget
• udarbejde stillingsopslag for det pågældende samarbejdsområde og nedsætte ansættelsesudvalg. De nedsatte Forretningsudvalg har ansvaret for at tilrettelægge og forestå ny ansættelser inden for de respektive samarbejds- områder. Forretningsudvalget har indstillingsret ved ny ansættelser inden for det pågældende samarbejdsom- råde.
5. Styregruppemøder
Der afholdes 3 årlige møder (tidsramme: kl. 10-14) på et af gymnasierne i Roskilde samt et 12-12 møde på et kur- sussted. Styregruppen vedtager senest på december/valgmødet en plan for styregruppens ordinære møder det kommende kalenderår.
Indhold
• Tilbagemelding fra forretningsudvalgene
• Budget og budgetopfølgning
• Formelle beslutninger iht. forretningsorden/vedtægter
• Punkter af uddannelsespolitisk interesse eller andre punkter af generel interesse for deltagerkredsen Dagsorden udsendes elektronisk til styregruppen mindst 4 hverdage inden mødets afholdelse.
Styregruppemøderne ledes af forpersonen. Direktøren for Gymnasiefællesskabet er sekretær for styregruppen og deltager i styregruppens møder. Gymnasiefællesskabets fagchefer deltager som udgangspunkt også i styregruppe- møderne.
Til oplysning af et sagsemne kan styregruppen efter behov anmode ansatte på gymnasierne eller eksterne parter om at redegøre for en sag.
Styregruppen træffer sine beslutninger på møderne. Beslutninger træffes ud fra dagsorden der fastlægger de mu- lige beslutningstemaer.
Styregruppemøderne er lukkede. Rektorerne beslutter selv i hvilket omfang der bør/skal refereres fra møderne.
Der udarbejdes referat efter hvert møde i styregruppen. Kopi af referatet fremsendes til styregruppens medlem- mer senest 8 dage efter mødet med anmodning om, at der meddeles eventuelle bemærkninger inden for en fast- sat frist. Referatet skal godkendes (underskrives) digitalt eller på det førstkommende møde af samtlige tilstedevæ- rende medlemmer. Ikke tilstedeværende medlemmer har pligt til at underskrive referatet på det førstkommende møde, hvor de er til stede.
Styregruppen har det overordnede ansvar for de opgaver, som samarbejdet omfatter.
Styregruppen godkender budget og fastsætter generelle og konkrete retningslinjer for opgavernes udførelse. Værtsin- stitutionen er i enhver henseende undergivet styregruppens instruktion vedrørende opgavernes udførelse.
Værtsinstitutionen er selv ansvarlig for internt at organisere opgavernes udførelse i overensstemmelse med styre- gruppens anvisninger.
Beslutninger i styregruppen
Enhver partner kan forlange, at styregruppen indkaldes til behandling af et bestemt emne vedrørende opgavernes udførelse eller samarbejdet i øvrigt.
Styregruppen er beslutningsdygtig, når mindst to tredjedele af samtlige medlemmer er til stede eller repræsenteret. Beslutning må dog ikke tages, uden at så vidt muligt samtlige medlemmer har haft adgang til at deltage i sagens be- handling. Skolens repræsentant har stemmeret eller der kan gives skriftlig fuldmagt til et andet medlem.
Beslutninger i styregruppen træffes som udgangspunkt med simpelt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er for- personens stemme udslagsgivende. Såfremt forpersonen har forfald, er næstforpersonens stemme udslagsgivende i tilfælde af stemmelighed.
Såfremt en partner ikke kan tiltræde en beslutning i styregruppen, og beslutningen vedrører forhold af væsentlig be- tydning for partneren, kan partneren nedlægge veto mod beslutningens gennemførelse. Partneren skal give en skrift- lig, begrundet meddelelse herom til de øvrige partnere uden ugrundet ophold efter beslutningens vedtagelse.
Enhver partner kan forlange, at opgaver udføres på en bestemt måde til opfyldelse af partnerens særlige behov, så- fremt dette kan ske uden ulempe for de øvrige partnere. Den pågældende partner afholder alle meromkostninger, der er forbundet hermed.
Inhabilitet
Styregruppen tager stilling til, om et medlem er inhabil i en bestemt sag. Det pågældende medlem må udtale sig i sagen, men kan ikke selv deltage i afgørelsen om inhabilitet. Såfremt et medlem er inhabil i en bestemt sag, kan den pågældende ikke deltage i selve beslutningen eller i behandlingen af den konkrete sag.
6. Opgavernes udførelse
Værtsinstitutionen er over for de øvrige partnere ansvarlig for udførelsen af den eller de opgaver, der er overladt til den pågældende værtsinstitution. Opgaverne skal udføres i overensstemmelse med bilag 1-6 og de anvisninger, der gives af styregruppen.
Værtsinstitutionen kan alene handle efter instruks fra styregruppen og ikke fra den enkelte partner. Værtsinstitutionen har ansvaret for udførelse af alle de opgaver, der er overladt til Gymnasiefællesskabet, og er selv ansvarlig for internt at organisere opgavernes udførelse i overensstemmelse med styregruppens anvisninger, herun- der regnskabsføring og budgetopfølgning vedrørende aktiviteter, aktiver og passiver forbundet med opgaven. Værts- institutionen har ansvaret for at forestå administration og tilvejebringe ressourcer, der er forbundet med opgavernes udførelse, herunder tilvejebringe lokaler, udstyr og medarbejdere samt forestå administration, der er forbundet med opgavens udførelse.
Den daglige ledelse af drift, personaleudvikling og ressourcetilpasning i Gymnasiefællesskabet, herunder instruks af medarbejdere samt ansvaret for den interne organisering er delegeret til direktøren, som har til opgave at fungere som daglig leder og administrator af Gymnasiefællesskabet.
De øvrige partnere har ingen instruktionsbeføjelse over for medarbejderne, men udøver deres indflydelse gennem deltagelse i styregruppen.
Rektor for værtsinstitutionen er den formelle ansættelses- og afskedigelsesmyndighed i forhold til direktøren efter indstilling fra styregruppen eller et ansættelsesudvalg nedsat af styregruppen med forpersonen som Forperson.
Værtsinstitutionen skal stille enhver oplysning til rådighed for partnerne, Undervisningsministeriet og rigsrevisionen, som disse finder nødvendige.
Opgaverne udføres med reference til styregruppen.
Værtsinstitutionen er over for styregruppen ansvarlig for legalitets- og bevillingskontrollen vedrørende de pågæl- dende opgaver.
Værtsinstitutionen har ret til dækning af de hermed forbundne omkostninger, såfremt disse er afholdt i overensstem- melse med det godkendte budget eller i øvrigt er godkendt af styregruppen.
I den udstrækning værtsinstitutionens udførelse af opgaverne medfører aktiviteter, der omfattes af persondatalovgiv- ning, skal værtsinstitutionen i samarbejde med partnerne sørge for, at lovens krav og bestemmelser overholdes.
Værtsinstitutionen er herunder forpligtet til at træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstalt- ninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med loven.
Værtsinstitutionen er ansvarlig efter dansk rets almindelige regler over for de øvrige partnere repræsenteret ved sty- regruppen. Værtsinstitutionen er dog ikke ansvarlig for skade, der skyldes simpel uagtsomhed. Denne samarbejdsaf- tale medfører ikke en begrænsning i partnernes selvstændige ansvar over for Undervisningsministeriet eller andre.
7. Økonomi
Alle omkostninger forbundet med opgavernes udførelse betales af partnerne i henhold til fordelingsnøglen i bilag 7, såfremt omkostningerne er afholdt i overensstemmelse med budgettet eller i øvrigt er godkendt af styregruppen. Så- fremt opgaver efter anmodning fra en partner er udført til opfyldelse af særlige behov, jf. punkt 8.3, afholdes de her- med forbundne meromkostninger særskilt af den pågældende partner.
Styregruppen godkender hvert år inden den 31. december et budget for det kommende år opdelt på de enkelte opga- ver. Samtidigt fastsættes de månedlige a conto betalinger for det kommende år. Forslag til budget udarbejdes af værtsinstitutionen og fremsendes til styregruppens medlemmer senest 4 dage inden kalenderårets sidste styregrup- pemøde.
Partnernes betaling af a conto beløb til værtsinstitutionen sker kvartalsvis forud senest den sidste hverdag i måneden.
Styregruppen kan beslutte, at forhøje eller nedsætte de fastsatte a conto beløb i løbet af året, såfremt en ændring i budgettet giver anledning hertil.
Eventuel efterbetaling/tilbagebetaling på grundlag af det endelige regnskab skal ske senest ultimo februar.
8. Regnskab
Værtsinstitutionen udarbejder årligt et særskilt regnskab for den eller de opgaver, som værtsinstitutionen udfører i henhold til den indgåede samarbejdsaftale.
Regnskabet skal indeholde en resultatopgørelse og en specifikation af eventuelle mellemregninger mellem værtsinsti- tutionen og de øvrige partnere. Regnskabet skal i øvrigt udarbejdes i overensstemmelse med styregruppens anvisnin- ger.
Det særskilte regnskab underskrives af værtsinstitutionens daglige leder og revideres og påtegnes af værtsinstitutio- nens revisor i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik.
Regnskabet skal forelægges styregruppen til godkendelse senest i marts måned. Såfremt regnskabet kan godkendes af styregruppen påtegnes dette ved underskrift af samtlige medlemmer af styregruppen.
9. Rettigheder/udstyr
Udstyr, der anskaffes til udførelse af opgaverne, tilhører værtsinstitutionen. Der skal fra gang til gang tages stilling til ejerskab af immaterielle rettigheder. Immaterielle rettigheder, systemer, software mv. som flere partnerskoler udvik- ler i sammen i Gymnasiefællesskabet ejes i fællesskab.
10. Ind- og udtræden Indtræden
Det er styregruppen som tager stilling til optagelse af evt. nye partnerskoler i Gymnasiefællesskabet. Styregruppen har i september måned 2022 besluttet, at antallet af partnerskoler kan udgøre 25 skoler. Styregruppen vil ultimo 2025 ifbm valg af en kommende forperson tage stilling til om fællesskabet for en kommende periode (2 år) kan op- tage evt. flere skoler.
Det er en forudsætning for optagelse af en ny skole i Gymnasiefællesskabet, at skolen er en almen gymnasial statslig selvejende institution, der primært udbyder stx og/eller hf.
Det er endvidere en forudsætning for optagelsen, at skolen
- forpligter sig til inden for det første år at deltage i mindst tre ud af følgende samarbejdsområder:
o HR- og Lønsamarbejde
o Indkøbssamarbejde
o Bygningssamarbejde
o IT-samarbejde
o DPO- og Datasikkerhedssamarbejde
o Bogholderisamarbejde (kreditorbogholderi)
- af praktiske årsager ligger øst for Lillebælt.
Udtræden
En partner kan udtræde af samarbejdet ved skriftlig meddelelse til styregruppen. Udtræden kan ske med 12 måne- ders varsel til udgangen af et regnskabsår. For værtsinstitutionens udtræden er det en betingelse, at der gives mindst 18 måneders skriftligt varsel til udgangen af et regnskabsår.
Ved en udtræden, hvorved de tilbageværende partneres betaling for udførelsen af en opgave forøges, kan enhver af de tilbageværende partnere kræve, at opgaven udgår af samarbejdet med virkning fra partnerens udtræden, eller at en tilbageværende partner selv får mulighed for at udtræde af samarbejdet om den pågældende opgave.
Såfremt en opgave udgår af samarbejdet foretages en økonomisk opgørelse mellem de deltagende partnere.
En partner skal udtræde af samarbejdet, såfremt dette besluttes af styregruppen med kvalificeret flertal (¾) blandt de medlemmer, der er udpeget af de øvrige partnere.
Meddelelse om udtræden skal ske skriftligt med 12 måneders varsel til udgangen af et regnskabsår. For værtsinstituti- onens udtræden er det en betingelse, at der gives mindst 18 måneders skriftligt varsel til udgangen af et regnskabsår
Den udtrædende partner er forpligtet til at betale omkostninger og opfylde sine øvrige forpligtelser indtil udtræ- delsestidspunktet og er berettiget til at oppebære ydelser og andre fordele indtil dette tidspunkt.
Gymnasiefællesskabets sekretariat ligger i Roskilde.
11. Information og tavshedspligt
Værtsinstitutionen skal efter anmodning fra styregruppen eller en partner give alle nødvendige oplysninger vedrø- rende opgavens udførelse.
Partnerne, medlemmer af styregruppen og værtsinstitutionens medarbejdere har tavshedspligt i henhold til bestem- melserne i forvaltningsloven.
12. Tvistigheder
Såfremt der opstår uoverensstemmelse mellem værtsinstitution og/eller øvrige partnere i forbindelse med samarbej- det, skal parterne søge en løsning ved forhandling.
Såfremt der ikke ved forhandling kan opnås en løsning, kan enhver af parterne anmode Undervisningsministeriet om at udpege en opmand. Sagens forelæggelse for opmanden skal ske på grundlag af et notat fra parterne, hvor de rede- gør for sagen og deres løsningsforslag. Opmanden kan indkalde parterne til en forhandling. Opmandens udtalelse ved- rørende spørgsmålet er bindende for parterne, medmindre spørgsmålet indbringes for domstolene inden 6 uger fra afgivelse af udtalelsen. Opmanden er ikke ved sin udtalelse part i en eventuel retssag. Tvisten kan ikke indbringes for domstolene uden forudgående forelæggelse for opmanden, medmindre parterne er enige herom.
13. Ikrafttrædelse
Denne samarbejdsaftale træder i kraft pr. 8. december 2022
14. Underskrift
Samarbejdsaftalen underskrives digitalt. Partnerne modtager en kopi af aftalen.
15. OVERSIGT OVER DELTAGERE I SAMARBEJDET pr december 2022