VALG

VALG

BILAG 1 – BAGGRUND OG LØSNINGSBESKRIVELSE

Version 1.0

1 PROJEKTETS FORMÅL

Baggrunden for Projekt VALG

Projekt VALG er en del af transitionsaftalen for monopolsystemer (TSA-systemer), der er indgået aftale om mellem KMD og KOMBIT. Valgløsningen er det sidste af 17 TSA-systemer, der skal konkurrenceudsættes.

Dette betyder, at en erstatning for KMD Valg (udskrivning) sendes i udbud. KMD Valg (udskrivning) anvendes af 97 kommuner. Aarhus kommune anvender en løsning fra en anden leverandør (Strålfors).

Udover KMD Valg (udskrivning) anvender alle 98 kommuner KMD Valg (opgørelse). Denne løsning er en indberetningsløsning, hvor kommunerne indtaster stemmetal. Systemet beregner herudfra valgresultatet ved kommunalvalg og regionsrådsvalg, ved de øvrige valgarter sendes resultatet videre til Indenrigsministeriet. KMD Valg (valgopgørelse) er ikke omfattet af den oprindelige TSA-aftale om konkurrenceudsættelse, men er del af projektet, fordi KMD har monopol også på dette område, da alle 98 kommuner benytter valgopgørelsessystemet.

Projektet har sammen med den kommunale arbejds- og styregruppe kommet frem til, at følgende valgarter medtages i projektets løsning:

1. KV - Kommunalvalg

2. RV - Regionsrådsvalg

3. FV - Folketingsvalg

4. EV - Europa-Parlamentsvalg

5. FA - Folkeafstemning (Afstemningsvalg)

Styregruppen for projekt VALG har lagt vægt på, at projektet skal indeholde en ren K98-løsning, dvs. valgarter som alle 98 kommuner benytter, og som der de-facto har været monopol på.

Det er KOMBITs opdrag at varetage den nye valgløsnings specifikation, udbud, kontraktindgåelse, leverandørstyring, samt dertil forvalte kontrakten ift. vedligeholdelse og videreudvikling.

Den nye valgløsning

Formålet med projekt VALG er at frembringe en tidssvarende og fremtidssikret valgløsning, der sikrer valghandlinger uden monopol og giver kommunerne en stabil pris pr. borger. Hertil udbyder og forvalter KOMBIT endvidere en K98-aftale for print og distribution (porto) af valgkort.

Den eksisterende løsning – KMD valg

KMD Valg (udskrivning) er en servicebureauløsning1, der driftsafvikles i KMD’s driftsmiljø med udprintning hos kommunen eller KMD.

Løsningen anvendes til:

- At producere valgkort og valglister ved landsdækkende og lokale valg. Løsningen anvendes før valget til dannelse og udskrivning af valgkort og valglister.

Kommunerne har mulighed for at tilkøbe digitale valglister. Afhængigheder til andre systemer:

- Systemet modtager ved landsdækkende valg data fra CPR

- Systemet spiller sammen med P-data LOS og KSP-CICS

KMD Valg (opgørelse) er et it-system, der driftsafvikles i KMD’s driftsmiljø. Løsningen anvendes til at foretage valgopgørelse ved

1. KV - Kommunalvalg

2. RV - Regionsrådsvalg

3. FV - Folketingsvalg

4. EV - Europa-Parlamentsvalg

5. FA - Folkeafstemning (Afstemningsvalg)

Kommunerne registrerer en række faste oplysninger, såsom valgbestyrelse, antal stemmeberettigede kandidater og xxxxxxxx. Systemet sikrer opslag i P-data, der overfører de relevante persondata og kontrol af valgbarhed. Når valgbestyrelsen har godkendt fintællings-resultatet, udskrives komplet valgbog.

I dag benytter alle kommuner KMD Valg (opgørelse), hvorimod kun 97 kommuner benytter KMD Valg (udskrivning). Aarhus kommune benytter en løsning fra Strålfors til valgsudskrivning.

2 LEVERANCER

Løsningsbeskrivelse

Det nye valgsystem (Systemet) vil blive udbudt som en samlet løsning, dækkende valgudskrivning og valgopgørelse. Systemet vil som minimum understøtte de opgaver, som er knyttet til udskrivning af valg og opgørelse af valg i den eksisterende løsning fra KMD (as-is). Nedenstående fem valgarter, som afholdes i Danmark med undtagelse af Grønland og Færøerene, er omfattet af Systemet.

1 En servicebureauløsning dækker i dette tilfælde over dels en omfattende printopgave (valgkort og valglister), dels distribution (porto) af print - genereret af et it-system.

KV - Kommunalvalg RV - Regionsrådsvalg FV - Folketingsvalg

EV - Europa-Parlamentsvalg

FA - Folkeafstemning (Afstemningsvalg)

KOMBIT gennemfører parallelt hermed efter opfordring fra Styregruppen, på kommunernes vegne, udbud af print og distribution af valgkort, der dannes af Systemet. Udbud af distribution blev afsluttet i 2020 med en aftale med PostNord, som træder i kraft, når det nye valgsystem er klar. Udbud af print indledes efter der er indgået aftale med leverandør af det nye valgsystem.

Den overordnede valghandling for de fem valgarter er illustreret i nedenstående figur:

KOMBITS FORRETNINGSMÆSSIGE MÅL

Formålet med anskaffelsen af det nye System er at opfylde en række forretningsmæssige mål, som angivet nedenfor.

Der er identificeret fire forretningsmæssige mål, som et nyt System skal indfri:

1. Effektiv og lovmedholdelig opgaveunderstøttelse

2. Sikker valgafvikling

3. Brugervenlig it-understøttelse

4. Robust og fremtidssikret System

1. Effektiv og lovmedholdelig opgaveunderstøttelse. Det er afgørende, at Systemet understøtter en effektiv og sikker valghandling, der sætter kommunerne i stand til at gennemføre valghandlingen

i henhold til gældende lovgivning og dertilhørende vejledninger. Det er en ufravigelig forudsætning, at Systemet funktionelt er i overensstemmelse med gældende lovgivning på området.

2. Sikker valgafvikling. Det er afgørende, at Systemets data er valide og beskyttet, så valg kan gennemføres sikkert og med høj troværdighed ift. it-sikkerhed, driftssikkerhed og support. Der skal tilvejebringes den nødvendige sikkerhed og beredskab under valghandlingen på ethvert niveau.

3. Brugervenlig it-understøttelse. Valgområdet er kendetegnet ved, at kommunerne og de øvrige myndigheder kun lejlighedsvis løser opgaver forankret i en ad hoc organisation, som etableres i forbindelse med afholdelse af valg. Det er derfor afgørende, at Systemet er særdeles brugervenligt, bl.a. i form af intuitive og procesunderstøttende grænseflader, således at eksisterende og nye medarbejdere hurtigt kan komme ind i de arbejdsrutiner, som er nødvendige for at administrere de systemmæssige opgaver ved et valg.

4. Robust og fremtidssikret system. Systemet skal i en årrække fremover it-understøtte kommunernes og øvrige myndigheders opgaver i forbindelse med forberedelse, gennemførelse og opfølgning på valg. Systemet skal derfor være understøttet af den kommunale infrastruktur i det omfang, det giver mening, og have en arkitektur, så det er enkelt at videreudvikle eller foretage ændringer i Systemet, blandt andet som følge af nye krav ved ændret trusselsbillede. Herudover skal arkitekturen og dokumentationen understøtte, at Systemet kan overdrages til anden leverandør.

Systemets overordnede funktionalitet

Overordnet funktionalitet	Procesområder
Valgforberedelse	• Kandidatadministration. • Dannelse af stemmeseddelforlæg. • Dannelse af valgliste og valgkort.
Valggennemførelse	• Afgivning af brevstemmer. • Modtagelse af brevstemmer samt brevstemmegennemgang. • Afgivning af stemmer på valgdagen, herunder valgfri brug af digitalt afstemningsmiljø (skanning af valgkort og digital valgliste). • Registrering af resulater fra foreløbig optælling samt digital afstemningsbog.
Valgopgørelse	• Registrering af resultater fra fintælling. • Mandatfordeling og kandidatudvælgelse ved KV/RV.
Valginformation	• Udstilling af snitflade med valgdata til brug for myndigheder, Danmarks Statistik, medier og offentlighed. • Præsentation af valgdata på offentlig tilgængeligt valgwebsite.
Optioner	• Valgkort ved samtidige valg.

• Brugergrænseflade til tilpasning af data fra seneste valg.

• Løsningen er ikke underlagt lokationskravet.

• Selvbetjent kandidatanmeldelse.

• Valginformation (xxxx.xx) som nyudvikling

• Valginformation (xxxx.xx) som vidererudvikling af xxxxxxx.xx

Tilpasninger af løsning

KOMBIT har med udgangspunkt i det oprindelige udbudsmateriale udarbejdet et opdateret oplæg til en ny valgløsning. På baggrund af erfaringerne fra det afsluttede forløb samt dialog med potentielle tilbudsgivere er der foretaget tilpasninger i udbudsmaterialet som reducerer kompleksiteten i løsningen. Tilpasningerne har være drøftet med KL og projektets styregruppe, som begge har tilsluttet sig justeringerne. Endvidere har justeringerne været udsendt til høring i projektets kommunale referencegruppe.

Nedenstående oversigt over de væsentligste justeringer af funktionalitet i udbudsmaterialet.

- Option på Digitale valgkort udgår. En løsning på digitale valgkort har fortsat stor fokus for projektet, og der er indledt samarbejde med KL om beskrivelse af en løsning. Det forventes derfor fortsat, at en løsning vil blive udviklet og implementeret i kontraktperioden. Men på nuværende tidspunkt er forventninger og krav til en løsning så uklare, at det ikke er muligt for KOMBIT tilstrækkeligt præcis at beskrive krav til optionen.

- Trådløst eller hybrid afstemningssted udgår. Det er projektets vurdering, at wifi- løsninger på afstemningssteder indebærer en væsentlig øget kompleksitet af sikkerheden. Projektet har indledt samarbejde med Center for CyberSikkerhed, hvor bl.a. sikkerheden ved brug af wifi på afstemningsstedet vil blive revurderet.

- Frigivelse af resultatdata fra afstemningsstedet udgår. Kommunerne har generelt givet udtryk for, at den endelige frigivelse af valgresultater skal godkendes fra centralt hold.

- Dan stemmeseddel ændres fra færdigt layout til simpelt layout. I funktionen vil man fortsat kunne se et simpelt layout af stemmesedlen, så man kan kontrollere opsætning, stavemåde, kandidatrækkefølge m.m., som derefter kan sendes til bogtrykker. Der findes i forvejen specialiseret standardsoftware, som vil kunne indkøbes langt billigere end omkostningen ved at udvikle funktionen som en del af valgsystemet.

- Udform formateret stemmeseddel udgår. Der findes en række standardsystemer, som er udviklet til design og opsætning af dokumenter, som kan indkøbes langt billigere end omkostningerne ved at udvikle funktionaliteten som en del af valgløsningen.

- Ruteplanlægning til brevstemme i eget hjem udgår: Der findes en række standardprodukter til ruteplanlægning på markedet, som kan indkøbes langt billigere end omkostningerne ved at udvikle funktionen i valgløsningen. Der vil fortsat indgå mulighed for eksport af data til ruteplanlægning.

- Import af Ruteplan udgår. Dialog med styregruppe og referencegruppe har vist, at der ikke er behov for funktionen

- Udtræk af data fra valgwebsite udgår. Der er i forvejen kravsat standardintegrationer, som giver mulighed for at hente data fra valgwebsitet.

- Flere valgkort i samme forsendelse ændres til Option. Funktionen anvendes, når der afholdes flere valg samtidig. Dette er sket 4 gange de seneste 50 år. Projektet ønsker derfor at få oplyst en pris på funktionen for at kunne vurdere omkostning i forhold til besparelsen.

- Ny option på justering af afstemningssteder og listenavne. Optionen er tilføjet for at kunne give kommunerne mulighed for selv af foretage justeringer i seneste valgs data med henblik på at kunne sammenligne resultater med seneste valg.

3 TIDSPLAN

Dette afsnit beskriver den forventede tidsplan for projektet på tidspunket for indgåelse af tilslutningsaftalen. Kommunen informeres om yderligere detaljer og eventuelle ændringer til tidsplanen via de faste kanaler beskrevet i Tilslutningsaftalens punkt 3 ”Projektinformation”. Bilaget vil blive opdateret ved væsentlige ændringer.

Milepæle:

• Krav og kontrakt

• Markedsundersøgelser: December 2020 – Februar 2021

• Forventet dato for udbud: Marts 2021

• Forventet kontraktindgåelse og annoncering af leverandør: 4. kvartal 2021

• Udvikling og udrulning

• Påbegyndelse af udvikling: 4, kvartal 2021

• Påbegyndelse og afslutning af pilotforløb: 2023

• Påbegyndelse af udrulning og implementering: 2023

• Forvaltning og videreudvikling: 2023 - 2033

• Udløb af kontrakt: 2033