Databehandleraftale
Databehandleraftale
Standardkontraktsbestemmelser
i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på data- behandlerens behandling af personoplysninger
mellem
Den dataansvarlige kunde herefter ”den dataansvarlige”
og
Databehandleren
Øernes Revision Registreret xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx 0
4800 Nykøbing F.
CVR 37 12 19 24
herefter ”databehandleren”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæg- gende rettigheder og frihedsrettigheder
1. Indhold
2. Præambel 3
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 3
4. Databehandleren handler efter instruks 4
5. Fortrolighed 4
6. Behandlingssikkerhed 4
7. Anvendelse af underdatabehandlere 5
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 6
9. Bistand til den dataansvarlige 6
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden 7
11. Sletning og returnering af oplysninger 8
12. Revision, herunder inspektion 8
13. Parternes aftale om andre forhold 8
14. Ikrafttræden og ophør 8
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren 9
Bilag A Oplysninger om behandlingen 10
Bilag B Underdatabehandlere 11
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 12
Bilag D Parternes regulering af andre forhold 14
2. Præambel
1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foreta- ger behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Eu- ropa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysi- ske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af ydelser behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mel- lem parterne.
5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmel- serne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabe- handlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle un- derdatabehandlere.
9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestem- melserne.
10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i over- ensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttel- sesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
1 Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelse skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
4. Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den data- ansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sam- men med disse Bestemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommen- des mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
5. Fortrolighed
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvar- liges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har for- pligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
6. Behandlingssikkerhed
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, un- der hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågæl- dende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sand- synlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af be- handlingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre for- anstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikker- hedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gen- nemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennem- føres, i bilag C.
7. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehand- lere. Databehandleren forpligter sig til løbende at holde den dataansvarlige opdateret vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere. Den løbende opdatering af tilføjelse og udskift- ning samt opdateret fortegnelse over benyttede underdatabehandlere, kan den dataansvarlige til enhver tid finde på databehandlerens hjemmeside. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af speci- fikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabe- handleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum over- holder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordnin- gen.
5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataan- svarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt
underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyt- telsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
6. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databe- handleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesfor- ordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og data- behandleren, herunder underdatabehandleren.
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvar- lige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som data- behandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU- ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandle- ren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den på- gældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herun- der det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførs- len er baseret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforord- ningens kapitel V.
9. Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den data- ansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de op- lysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registre- rede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsy- net, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataan- svarlige for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 60 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forplig- telse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at da- tabehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyn- dighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategori- erne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbin- delse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på person- datasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
11. Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes databehandleren til, efter den data- ansvarliges valg, at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger til den dataansvarlige, samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
12. Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af data- beskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den data- ansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmeret angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der op- træder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behø- rig legitimation.
13. Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af person- oplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettighe- der og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
14. Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæs- sigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der
regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem par- terne.
4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personop- lysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestem- melse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
1. Parterne kan kontakte hinanden via de aftalte kontaktpersoner.
2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktperso- ner.
Bilag A Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataan- svarlige
• at databehandleren kan udføre bogholderiopgaver for den dataansvarlige
• at databehandleren kan udføre lønbehandling for den dataansvarlige
• at databehandleren kan udføre regnskabsopstilling for den dataansvarlige
• at databehandleren kan assistere den dataansvarlige med økonomisk og skattemæssig rådgiv- ning
• at databehandleren kan assistere den dataansvarlige med generel rådgivning om virksomheds- ledelse og personalemæssige (HR) spørgsmål
• at databehandleren kan assistere den dataansvarlige med selskabsstiftelse og registreringer hos Erhvervsstyrelsen, SKAT og andre myndigheder
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
• at databehandleren stiller sine systemer til rådighed for at udføre de beskrevne opgaver. I den forbindelse vil nogle systemer opbevare personoplysninger og i nogle tilfælde følsomme person- oplysninger
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
• Navn, adresse, mailadresse, telefonnumre, CPR nummer på virksomhedsdeltagere
• Økonomiske oplysninger om den dataansvarliges virksomhed, og herunder virksomhedens
• ejere
• Navn, adresse, mailadresse, telefonnumre, CPR nummer, skatteoplysninger, lønoplysninger, kontonumre på den dataansvarliges medarbejdere
• Navn, adresse, mailadresse, telefonnumre, CPR nummer på den dataansvarliges kunder
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
• Den dataansvarliges virksomhedsdeltagere (bestyrelsesmedlemmer, direktionsmedlemmer og medejere)
• Den dataansvarliges medarbejdere
• Den dataansvarliges kunder
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan på- begyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed
• Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil aftalen opsiges eller ophæves af en af par- terne.
Bilag B Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Den dataansvarlige accepterer, med mindre denne skriftligt har meddelt databehandleren noget andet, at databehandleren kan anvende de underdatabehandlere der fremgår af databehandlerens hjemme- side.
B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere
Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af underdatabehand- lere. Databehandleren forpligter sig til løbende at holde den dataansvarlige opdateret vedrørende tilfø- jelse eller udskiftning af underdatabehandlere. Den løbende opdatering af tilføjelse og udskiftning samt opdateret fortegnelse over benyttede underdatabehandlere, kan den dataansvar-lige til enhver tid finde på databehandlerens hjemmeside, så dataansvarlig har mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer.
Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod databehandlerens underdatabehandlere, skal den data- ansvarlige give skriftlig besked til databehandleren, som herefter stopper behandlingen af den dataan- svarliges personoplysninger hos den på gældende underdatabehandler.
Den dataansvarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsa- ger hertil.
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databe- handleren udfører følgende:
• Databehandleren behandler data for den dataansvarlige med henblik på at udføre de aftalte op- gaver som fremgår af aftalegrundlaget.
C.2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle:
Der er tale om behandling af en begrænset, men dog meget følsom, mængde personoplysninger, omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9 om ”særlige kategorier af personoplysninger”, hvorfor der skal etableres et højt sikkerhedsniveau.
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske
og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal anvendes for at skabe det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau omkring oplysningerne.
Databehandleren skal dog – i alle tilfælde og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige (på baggrund af den risikovurdering den dataansvarlige har foretaget):
Såfremt databehandleren anvender modeller eller data baseret på den dataansvarliges personoplysnin- ger, er databehandleren forpligtet til at gøre det med pseudonymiserede data.
Databehandleren må kun opbevare data elektronisk, hvis adgangen til data er beskyttet af adgangskon- trol. Ligeledes skal databehandleren sørge for, at der er tilstrækkelig fysisk adgangsbegrænsning til fysi- ske arkiver.
Databehandleren skal foretage daglig back up af data, så det sikres, at data kan genskabes i tilfælde af datatab. Fysisk arkivering skal begrænses mest muligt og erstattes af digital arkivering, så data kan gen- skabes fra back up.
Den dataansvarlige accepterer, at databehandleren sender personfølsomme data i ikke krypteret form.
C.3 Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre tekniske og organisatoriske foranstaltninger.
C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine
Databehandleren opbevarer personoplysninger så længe kundeforholdet eksisterer og i løbende år plus fem år efter det er ophørt, af hensyn til bogførings-, regnskabs- og hvidvasklovgivningen.
C.5 Lokalitet for behandling
Behandling af de i aftalen omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end de følgende:
• Behandlingen af personoplysninger finder sted hos databehandleren på dennes adresser, fra PC’ere der har sikker fjernadgang til databehandlerens netværk.
• Behandling kan endvidere finde sted hos de underdatabehandlere som fremgår jfr. Bilag B.
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har ret til, at foretage et årligt fysisk tilsyn vedrørende overholdelsen af denne databehandleraftale hos databehandleren.
Udover det planlagte tilsyn, kan der føres tilsyn med databehandleren, når der efter den dataansvarliges vurdering opstår et behov herfor.
Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med et fysisk tilsyn afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsaligt den tid), der er nødvendig for, at den dataansvarlige kan gennemføre sit tilsyn. Den dataansvarlige betaler for databehandlerens tidsforbrug i forbindelse med tilsyn.
C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere
Databehandleren eller en repræsentant for databehandleren vurderer årligt, om der er behov for et fysisk tilsyn vedrørende overholdelsen af denne databehandleraftale hos underdatabehandleren.
Udover det planlagte tilsyn, kan der føres tilsyn med underdatabehandleren, når der efter databehandle- rens (eller den dataansvarliges) vurdering opstår et behov herfor.
Dokumentation for de afholdte tilsyn kan efter anmodning udleveres til orientering hos den dataansvarlige.
Den dataansvarlige kan – hvis det findes nødvendigt – vælge at initiere og deltage på en fysisk inspektion hos underdatabehandleren. Dette kan blive aktuelt, såfremt den dataansvarlige vurderer, at databehand- lerens tilsyn med underdatabehandleren ikke har givet den dataansvarlige tilstrækkelig sikkerhed for, at behandlingen hos underdatabehandleren sker i overensstemmelse med denne databehandleraftale.
Den dataansvarliges eventuelle deltagelse i et tilsyn hos underdatabehandleren ændrer ikke ved, at da- tabehandleren også herefter har det fulde ansvar for underdatabehandlerens overholdelse af databeskyt- telseslovgivningen og denne databehandleraftale.
Databehandlerens og underdatabehandleres eventuelle udgifter i forbindelse med afholdes af et fysisk tilsyn/en inspektion hos underdatabehandleren afholdes af den dataansvarlige. Såfremt inspektion og eller kontrol som medfører udgifter initieres af databehandleren, skal dette være godkendt af den dataansvar- lige på forhånd, for at den dataansvarlige kan pålægges at afholde disse udgifter.
Bilag D Parternes regulering af andre forhold
Alle opgaver der løses for den dataansvarlige med krav i nærværende databehandleraftale eller dansk eller international lovgivning om beskyttelse af persondata, faktureres af databehandleren til den dataan- svarlige efter medgået tid med databehandlerens sædvanlige timetakst.