UDBUDSMATERIALE LIGGENDE PATIENTTRANSPORT I
UDBUDSMATERIALE LIGGENDE PATIENTTRANSPORT I
REGION NORDJYLLAND 2014
INDHOLDSFORTEGNELSE
1.1.2 Ordregiver og kommunikation 6
1.2 Udbudsmaterialets opbygning og indhold 7
1.4 Driftsperiode og option på forlængelse 8
1.5 Afgivelse af tilbud og sprogkrav 9
1.10 Virksomhedsoverdragelse 12
1.12.1 De økonomiske aktørers personlige forhold, herunder krav om optagelse i
erhvervs- eller handelsregister 12
1.12.2 Økonomisk og finansiel kapacitet 13
1.13 Kravspecifikation og tilbudsafgivelse 15
1.13.1 Kravspecifikationens opbygning 15
1.13.2 Forbehold og mindstekrav 16
1.14 Alternative tilbud og delbud 17
1.15 Tildelingskriterium med underkriterier 17
1.17 Orientering om resultatet af udbudsforretningen 20
1.19 Annullation af udbudsforretningen 21
2.2 Region Nordjyllands 6 værdier på sundhedsområdet 22
2.4.2 Kontrakten omfatter ikke 25
2.5.1 Driftstid, beredskabstid og opgavetid 25
2.5.2 Disponering af patientkøretøjer og tilgængelighed 27
2.5.4 Opgavestatus for patienttransportenhederne 28
2.5.5 Krav til mobiliseringstid 28
2.5.6 Servicemål og maksimale afleverings-/afhentningstider 29
2.6.1 Krav til kommunikationsudstyr 30
2.7 Operative samarbejdsflader 31
2.7.1 Region Nordjyllands sygehuse 31
2.7.3 Akut Medicinsk Koordination (AMK) 32
2.7.4 Krav til Leverandøren vedr. samarbejdet med AMK 33
2.7.5 Region Nordjyllands Sundhedsplan 33
2.9 Optioner: Ændringer i dimensioneringen 38
2.9.1 Frakøb/tilkøb af patienttransportenheder - permanent 38
2.9.2 Frakøb/tilkøb af patienttransportenheder – midlertidigt 39
2.9.3 Frakøb/tilkøb af driftstimer - permanent 39
2.9.4 Frakøb/tilkøb af driftstimer – midlertidigt 40
2.10 Krav til opgaveløsning 41
2.10.2 Krav til Leverandørens personale 42
2.10.2.1 Krav til den driftsmæssige ansvarlige 42
2.10.2.3 Tilladelser og uddannelse 43
2.10.2.4 Krav til uniformering 45
2.10.7 Krav til klargøring og rengøring af køretøjer 48
2.10.9 Krav til serviceeftersyn af køretøjer 49
2.10.10.1 Krav til utilsigtede hændelser og patientsikkerhed 49
2.10.10.2 Krav til klagesagsbehandling 50
2.11.2 Basis-aktivitetsniveau - kilometer 51
2.11.3 Aktivitetsbetaling: Kilometerafregning 53
2.11.4 Aktivitetsbetaling: Overtidsbetaling 53
2.11.6 Betaling for liggende patienttransport 53
2.12.1 Bod ved lang afleverings- og afhentningstid på hospitalerne 54
2.12.2 Bod for manglende enheder 55
2.12.3 Bod for overskridelse af mobiliseringstid 55
3 Tilbudsvejledning/disposition 59
4.1 Tilbudsbilag 1 - Generelle oplysninger 63
4.3 Tilbudsbilag 3 - Soliditetserklæring 67
4.4 Tilbudsbilag 4 - Vilkår for sikkerhedsstillelse 68
4.5 Tilbudsbilag 5 - Redegørelser/dokumentation i forhold til konkurrencekrav 70
AFDELING 1
Udbudsbetingelser
1 UDBUDSBETINGELSER
1.1 Indledning
1.1.1 Udbudsretlige forhold
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud af en tjenesteydelseskontrakt i henhold til Eu- ropa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af frem- gangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskon- trakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet).
Der er tale om et offentligt udbud, hvilket betyder, at alle interesserede tilbudsgivere har mulig- hed for at afgive bud på opgaven. Dog skal det fremhæves, at processen er toleddet, idet inte- resserede Tilbudsgivere skal indsende dokumentation i forhold til deres egnethed til at løfte op- gaven i henhold til de i afsnit 1.12 nævnte udvælgelseskriterier, samtidig med indsendelsen af tilbuddet. Såfremt de nævnte oplysninger ikke er fremsendt med tilbuddet, vil Tilbudsgiveren blive udelukket fra tilbudsvurderingsprocessen.
Udbudsbekendtgørelsen er offentliggjort i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende nr. 2014/S 068-117117 den 5. april 2014 og er offentliggjort på Ordregivers hjemmeside den 7. april 2014.
1.1.2 Ordregiver og kommunikation
Ordregiver
Region Nordjylland CVR-nr.: 29190941
Xxxxx Xxxxx Vej 30 DK-9220 Aalborg Øst
Kontaktafdeling og person i forbindelse med udbuddet
Region Nordjylland
Præhospital- og Beredskabsenheden Projektleder Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxx E-mail: xxxxx@xx.xx
Al kommunikation vedrørende dette udbud skal foregå via ovennævnte kontaktperson.
Al kommunikation mellem Tilbudsgiver og Ordregiver skal foregå skriftligt via den angivne e-mail- adresse.
Al kommunikation mellem Tilbudsgiver og Ordregiver skal foregå på dansk
På samtlige henvendelser vedr. nærværende udbud bedes anført ”Udbud af liggende patient- transport i Region Nordjylland” sagsnr. 2012-158888.
1.2 Udbudsmaterialets opbygning og indhold
Udbudsmaterialet består af:
• Udbudsbekendtgørelse nr. 2014/S 068-117117 af 5. april 2014
• Disse udbudsbetingelser, med følgende inddeling:
Afdeling 1: Udbudsbetingelser indeholdende en beskrivelse af de vilkår under hvilke Til- budsgiver afgiver sit tilbud, herunder også udbudsprocessens forløb
Afdeling 2: Kravspecifikation indeholdende en beskrivelse af den udbudte opgave, dens omfang og afgrænsning samt krav til udførelsen heraf
Afdeling 3: Tilbudsbilag 1 - 6 til brug for tilbudsgivers afgivelse af tilbud. Tilbudsbilagene er endvidere udskilt i separate filer i MS Word/MS Excel-format til brug for tilbuds- afgivelsen, jf. nærmere nedenfor afsnit 1.6
• Udbudsbilag (Supplement til Kravspecifikation)
• Bilagsoversigt Udbudsbilag
• Kontrakt om liggende patienttransport
Tilbudsgiver bedes kontrollere modtagelsen af det komplette udbudsmateriale i henhold til oven- stående oversigt.
Udbudsmaterialet består endvidere af spørgsmål og svar, som i anonymiseret form løbende vil blive udsendt pr. e-mail til potentielle tilbudsgivere, der forud for tilbudsfristens udløb har anmodet om udbudsmaterialet. Se nærmere nedenfor i afsnit 1.16
1.3 Den udbudte opgave
Den udbudte opgave omfatter levering af ikke-behandlingskrævende liggende patienttransporter
– også benævnt opgavekategori D (herefter Kørsel D).
Den liggende patienttransport (kørsel D) er adskilt fra ambulancetjenesten, der også benævnes kørsel ABC. Dette sker for dels at sikre patienter og regionens sygehuse en høj grad af rettidig- hed, men også for at bidrage til at gøre området tilgængeligt for tilbudsgivere, der ikke nødven- digvis har kompetencer på ambulanceområdet.
Kørsel D omfatter transport af patienter, hvor der ikke er behov for medicinsk overvågning og/el- ler behandling under transporten. De liggende patienttransporter skal således ikke bemandes med uddannet ambulancepersonale.
Transporterne vil som hovedregel foregå mellem patientens bopæl og behandlingsstedet eller mellem to behandlingssteder. Liggende patienttransport indebærer, at patienten skal kunne ligge ned på båre under kørslen og være forsvarligt fastspændt. I de fleste tilfælde indebærer opga- ven tillige, at patienten skal transporteres liggende eller siddende til og fra køretøjet.
Region Nordjylland er forpligtet til at yde den liggende patienttransport i henhold til den gældende lovgivning:
• Sundhedsloven (lovbekendtgørelse nr. 913 af 13. juli 2010 med senere ændringer)
• Bekendtgørelse nr. 1266 af 15. december 2012 om befordring eller befordringsgodtgørelse efter Sundhedsloven
Opgaven omfatter tilvejebringelse af et antal bemandede patienttransportkøretøjer (også be- nævnt patienttransportenheder, eller blot ”enheder”) med en defineret driftstid, som beskrevet i kapitel 2.8
Udbuddet er opdelt i tre (3) delaftaler. De tre delaftaler er opdelt på geografiske områder inden- for Region Nordjylland (Syd, Nord og Vest). Hver delaftale er at betragte som et enkeltstående udbud og en enkeltstående kontrakt. Ordregiver vil efter afslutningen af udbudsprocessen indgå separat kontrakt med hver leverandør, der tildeles en delaftale. Tildeles samme leverandør to eller alle tre delaftaler, indgås dog alene én kontrakt med den pågældende leverandør.
Der kan bydes på én eller flere delaftaler.
Der kan ikke angives rabatter eller andre betingelser/forudsætninger, som betinges af til- deling af flere eller af samtlige delaftaler.
For hver delaftale ønskes tilbud på et fastlagt antal patienttransportenheder med de angivne drifts- tider, jf. nærmere nedenfor afsnit 2.8. For hver delaftale skal Tilbudsgiver angive priser for tre forskellige basis-aktivitetsniveauer for antal kilometer.
Hver delaftale indeholder endvidere optioner på frakøb/tilkøb af patienttransportenheder, samt frakøb/tilkøb af driftstimer for de enkelte beredskaber. Optionerne er nærmere beskrevet i afsnit
2.9. Udover de i afsnit 2.9 beskrevne optioner kan Regionen tilkøbe enheder/driftstimer til brug for øvelsesaktivitet og under aktivering af AMK i forbindelse med større hændelser.
Nærmere beskrivelse af opgavens indhold og omfang samt krav hertil fremgår af Kravspecifikati- onen.
1.4 Driftsperiode og option på forlængelse
Kontrakten træder i kraft ved underskrivelsen og løber i 5 år (60 måneder) fra tidspunktet for driftsstart. Desuden har Ordregiver option på forlængelse af kontrakten i yderligere 2 x 12 måne- der. Der gøres opmærksom på, at Ordregiver har ret, men ikke pligt til at anvende denne opti- onsadgang. Såfremt optionsadgangen bringes i anvendelse, vil dette meddeles Leverandøren senest 6 måneder inden den oprindelige kontrakts ophør.
Kontrakten vil i eventuelle optionsperioder fortsætte på uændrede vilkår.
1.5 Afgivelse af tilbud og sprogkrav
Tilbud skal affattes på dansk. Dog accepteres det, at tekniske specifikationer og dokumentation er affattet på engelsk, svensk eller norsk.
Med hensyn til afgivelse af tilbud i øvrigt henvises til afsnit 1.13.3.
Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler Tilbudsgiver.
1.6 Aflevering af tilbud
Tilbud skal afgives i ét fysisk og originalt eksemplar mærket ’Original’ indeholdende det samlede tilbud inklusiv eventuelle bilag. Eventuelle bilag bedes så vidt muligt udfærdiges på papir i A4- format.
Ordregiver ønsker endvidere, at tilbuddet afleveres i:
• 4 fysiske kopier af originaltilbuddet inklusiv eventuelle bilag mærket ”Kopi”. Kopierne bedes så vidt muligt være optrykt på papir i A4-format.
• En USB-nøgle (eller andet elektronisk medie) indeholdende det samlede tilbud inklusiv eventuelle bilag i pdf-format, bortset fra Tilbudsbilag 6, der ønskes vedlagt som MS Ex- cel-fil. Det elektroniske medie skal være mærket med tilbudsgivers navn samt teksten ”Tilbud på liggende patienttransport - Region Nordjylland”
Tilbuddet afgives i form af Tilbudsbilag 1 – 6 med eventuelt tilhørende bilag udfærdiget af Til- budsgiver. Tilbudsbilag 3-6, bestående af MS Word-filer og MS Excel-filer, skal anvendes.
Tilbudsgiver har ansvaret for, at indholdet på det elektroniske medie er korrekt og identisk med det skriftligt fremsendte originaltilbud. Er dette ikke tilfældet, vil papireksemplaret (original) være gældende og bindende for Tilbudsgiver.
Tilbud skal afleveres i lukket emballage, og kuverten/pakken indeholdende det samlede tilbuds- materiale (original, kopier samt USB-nøgle mm.) mærkes tydeligt med følgende tekst:
Tilbud på liggende patienttransport
Sagsnr. 2012-158888
Region Nordjylland FORTROLIGT
Må ikke poståbnes
Tilbud skal fremsendes eller afleveres personligt til:
Region Nordjylland
Præhospital- og Beredskabsenheden Søndre Skovvej 3E
DK-9000 Aalborg
Att.: Projektleder Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxx
Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse senest
mandag den 19. maj 2014 kl. 12.00 (”Tilbudsfristen”)
Der kan evt. træffes aftale om personlig aflevering. Kontakt projektlederen på e-mail xxxxx@xx.xx.
Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive udelukket fra vurdering. Det er Tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt.
Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail eller i øvrigt fremsendes elektronisk. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud.
Tilbud forbliver uåbnet indtil udløbet af Tilbudsfristen.
1.7 Tidsplan
Hovedaktiviteter og tidsplan for udbudsforretningen fremgår af nedenstående tabel. Aktiviteterne er oplistet kronologisk.
Dato (afslutning) | Aktivitet |
2. april 2014 | Elektronisk afsendelse af udbudsbekendtgørelse til EU-Tidende |
Uge 14-15/2014 | Forventet offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse i EU-Tidende |
Udbudsmaterialet udsendes efter offentliggørelse i EU-Tidende til de til- budsgivere, som anmoder herom | |
7. maj 2014 | Frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. afsnit 1.16 |
19. maj 2014 Kl. 12.00 | Frist for modtagelse af tilbud |
Maj - juni 2014 | Gennemgang af tilbud |
24. juni 2014 | Politisk behandling af indstilling om valg af leverandør |
26. juni 2014 | Forventet tilkendegivelse om tildeling af kontrakt henholdsvis afslag til til- budsgivere (start på stand still-perioden) |
Dato (afslutning) | Aktivitet |
August 2014 | Forventet kontraktindgåelse |
September 2014 | Forventet start på indkøringsperiode |
1. oktober 2014 | |
1.april 2015 | Driftsperiodens start |
Tidsplanen for de anførte aktiviteter er alene vejledende og kan ændres.
1.8 Fortrolighed
Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men Ordregivers fortrolighedstilsagn modifice- res i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand.
Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i nærværende udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. Det indgår bl.a. i bedømmelsen af om- fanget af ret til aktindsigt, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at dele af tilbud- det behandles fortroligt af forretningsmæssige årsager og specifikt har indikeret, hvilke oplysnin- ger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om. Det skal i denne forbindelse oplyses, at prisoplysnin- ger sjældent vil kunne undtages fra aktindsigt.
Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige årsager ønskes undtaget fra aktindsigt, opfordres Tilbudsgiver til at angive dette i sit tilbud, gerne ved benyttelse af Tilbudsbilag 1. Tilbudsgiver opfordres tillige til at anføre en konkret begrundelse for, hvorfor de angivne elementer skal undtages fra aktindsigt, herunder hvorfor det er af væ- sentlig økonomisk for Tilbudsgivers virksomhed, at der ikke meddeles aktindsigt.
Dette betyder dog ikke, at Tilbudsgiver er garanteret, at der ikke gives indsigt i disse oplysnin- ger, idet Ordregiver under alle omstændigheder vil være berettiget og forpligtet til at give aktind- sigt i det omfang, der følger af lovgivningen.
1.9 Vedståelsesfrist
Vedståelsesfristen for afgivne tilbud udløber den 1. oktober 2014 (inklusive). Tilbudsgiver accep- terer i kraft af tilbudsafgivelsen denne vedståelsesfrist.
Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud frem til vedståelsesfristens udløb, uanset om Ordregiver forin- den da har underskrevet kontrakt med den vindende tilbudsgiver. Orientering om tildelingsbe- slutning og kontraktindgåelse indebærer således ikke, at Tilbudsgiveren allerede fra dette til- budspunkt er frigjort fra sit tilbud.
1.10 Virksomhedsoverdragelse
Da der ikke i forbindelse med nærværende udbud forudsættes overdraget materiel eller personel til den leverandør, der tildeles kontrakten, finder lov om lønmodtageres retstilling ved virksom- hedsoverdragelse (”Virksomhedsoverdragelsesloven”) ikke anvendelse i retsforholdet mellem Ordregiver og Leverandøren.
Tilbudsgiverne skal dog være opmærksomme på, at Virksomhedsoverdragelsesloven kan finde anvendelse i forhold til den vindende tilbudsgiver i det omfang, den vindende tilbudsgiver overta- ger medarbejdere eller materiel fra Region Nordjyllands nuværende leverandør, og uanset om dette følger af en aftale mellem Region Nordjyllands nuværende leverandør og den vindende til- budsgiver.
Tilbudsgiverne opfordres således til at søge juridisk bistand til belysning af Virksomhedsoverdra- gelseslovens indvirkning på prissætning, organisering, kollektive overenskomster m.v. (ikke ud- tømmende), forinden tilbuddet afgives.
1.11 Arbejdsklausul
Opmærksomheden henledes på, at Kontrakten indeholder en arbejdsklausul.
1.12 Udvælgelseskriterier
I forhold til Ordregivers vurdering af Tilbudsgivers generelle egnethed til at løfte den udbudte op- gave, skal den/de dokumentation/beskrivelser, der er nævnt i de følgende afsnit, vedlægges Til- budsgivers tilbud.
Såfremt tilbuddet afgives af et konsortium, skal tilbuddet vedlægges en erklæring om direkte, ubegrænset og solidarisk hæftelse mellem alle deltagerne i konsortiet, samt en bemyndigelse til en deltager i konsortiet til ubegrænset at kunne forpligte de øvrige deltagere i konsortiet ved sin underskrift eller ved anden form for aftaleindgåelse.
Der stilles ikke særlige krav til konsortiets retlige form.
1.12.1 De økonomiske aktørers personlige forhold, herunder krav om opta- gelse i erhvervs- eller handelsregister
Tilbudsgivere, der befinder sig under omstændigheder som anført i udbudsdirektivets
(2004/18/EF) artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c og e-f, er udelukket fra at deltage i udbudsforret- ningen.
Tilbudsgivere med forfalden ubetalt gæld til det offentlige i strid med lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 er tillige udelukket fra at deltage i udbuddet.
Der skal fremsendes:
A. Oplysninger om firmanavn, CVR-nr. (for tilbudsgivere, der ikke har hjemsted i Danmark: Selskabs- eller virksomhedsnummer), adresse, telefonnummer og e-mailadresse på kon- taktperson. Den som Tilbudsbilag 1 vedlagte formular kan anvendes.
B. Generel virksomhedsprofil samt oplysninger om ejerforhold.
C. Som dokumentation for at tilbudsgiveren ikke er udelukket efter udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c og e-f, og lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997, skal Til- budsgiver med tilbuddet fremsende tro- og loveerklæring herom. Den som Tilbudsbilag 2 vedlagte formular kan anvendes.
Ordregiver forbeholder sig ret til inden aftaleindgåelse at forlange en Serviceattest fra Er- hvervsstyrelsen, max. 3 måneder gammel, eller anden fuldgyldig dokumentation for, at den vindende tilbudsgiver ikke befinder sig i en af de situationer, der er beskrevet i udbudsdirekti- vets (2004/18/EF) artikel 45, stk. 2, litra a-c og e-f.
1.12.2 Økonomisk og finansiel kapacitet
Tilbudsgiver skal gennem nedennævnte oplysninger sandsynliggøre overfor Ordregiver, at Til- budsgiver har den fornødne økonomiske og finansielle kapacitet til at udføre opgaven.
A. De seneste to (2) regnskabsårs reviderede og godkendte årsrapporter fra den juridiske enhed, der afgiver tilbud. Virksomheder, der endnu ikke har haft mulighed for at aflægge årsrapporter for to regnskabsår, må afgive oplysningerne i overensstemmelse hermed.
B. Såfremt Tilbudsgivers seneste regnskabsår er udløbet mere end 6 måneder før tilbudsfri- stens udløb, skal tilbuddet desuden vedlægges en erklæring om, i hvilket omfang der si- den seneste regnskabsårs udløb er indtrådt væsentlige ændringer i tilbudsgivers økono- miske situation (omsætning, resultat efter skat, balance, egenkapital eller overdragelser af væsentlige ejerandele). Erklæringen kan afgives af bank, revisor, virksomhedens ad- ministrerende direktør eller virksomhedens økonomichef under strafansvar efter straffelo- vens § 163. Erklæringen udstedes til dette udbud og skal derfor være dateret efter da- toen for udbudsmaterialets offentliggørelse. Erklæringen skal vedlægges, uanset om der er indtrådt ændringer i tilbudsgivers økonomiske situation eller ej siden seneste regn- skabsårs udløb.
C. Udfyldelse af den som Tilbudsbilag 3 vedlagte soliditetserklæring. Soliditetserklæringen udfyldes af virksomhedens bank, revisor, virksomhedens administrerende direktør eller virksomhedens økonomichef under strafansvar efter straffelovens § 163.
Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves:
Tilbudsgiver skal gennem de anførte oplysninger sandsynliggøre overfor Ordregiver, at Tilbuds- giver har økonomisk og finansiel kapacitet til at udføre den udbudte kontrakt.
1.12.3 Teknisk kapacitet
Tilbudsgiver skal gennem nedennævnte oplysninger sandsynliggøre overfor Ordregiver, at Til- budsgiver har den fornødne tekniske kapacitet og erfaring til at udføre opgaven.
A. Liste over betydeligste kontrakter eller aftaler om koordinerede vejtransportopgaver in- denfor de seneste tre (3) år, opdelt pr. kontrakt/kunde og med angivelse af nettoomsæt- ning pr. år, dato for kontraktindgåelse, kort beskrivelse af leverancen samt navn på kun- den. For hver leverance ønskes angivet, om Tilbudsgiver er hoved- eller underleveran- dør. Til alle referencer ønskes oplyst en kontaktperson hos kunden til brug for eventuel kontrol af de afgivne oplysninger. Virksomheder, der har eksisteret i mindre end 3 år, må afgive oplysninger i overensstemmelse hermed.
Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves:
Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver i en sammenhængende periode på minimum to (2) år in- denfor de seneste tre (3) år har drevet koordineret vejtransportvirksomhed, eksempelvis i form af taxivirksomhed, sygetransporter, kurérvirksomhed eller vognmandsforretning eller som leveran- dør af offentlig transport.
1.12.4 Øvrige krav
A. Såfremt Tilbudsgiver er et konsortium, skal dokumentationen angivet ovenfor under af- snit 1.12.1 (personlige forhold) og afsnit 1.12.2 (økonomisk kapacitet) vedlægges for samtlige konsortiedeltagere. Lister og beskrivelser som angivet ovenfor under afsnit
1.12.3 (teknisk kapacitet) vedlægges for hver konsortiedeltager i det omfang, konsortie- deltagerens tekniske kapacitet ønskes inddraget i vurderingen.
B. I det omfang Tilbudsgiver ønsker, at der skal lægges vægt på en underleverandørs øko- nomiske eller tekniske kapacitet for at opfylde udvælgelseskriterierne, skal tilbuddet des- uden vedlægges de i afsnit 1.12.2 (økonomisk kapacitet) og afsnit 1.12.3 (teknisk kapaci- tet) krævede oplysninger i det omfang, underleverandørens ressourcer ønskes inddraget i vurderingen. Tilbuddet skal desuden vedlægges en erklæring fra underleverandøren om, at underleverandøren stiller sine økonomiske eller tekniske ressourcer til rådighed for Tilbudsgiver i forbindende med kontraktens udførelse. Eksempel på en sådan ”Under- leverandørerklæring” kan hentes på udbuddets side på xxx.xx.xx
C. I det omfang Tilbudsgiver agter at lade dele af kontrakten udføre af underleverandører, skal Tilbudsgiver endvidere vedlægge sit tilbud oplysninger om
a. hvilke dele og hvor store dele af kontrakten, der agtes udført via underleverandø- rer, og
b. hvilke underleverandører, der agtes anvendt
D. Tilbudsgiver skal dokumentere, at der kan stilles den i kontraktens punkt 27, jf. Tilbudsbi- lag 4, krævede sikkerhed. Ved afgivelse af tilbud på to eller flere delaftaler skal Tilbudsgi- ver kunne stille sikkerhed for det akkumulerede beløb i forhold i de konkrete delaftaler, der afgives tilbud på, jf. nærmere Tilbudsbilag 4.
1.13 Kravspecifikation og tilbudsafgivelse
1.13.1 Kravspecifikationens opbygning
Kravspecifikationen er indeholdt i udbudsmaterialets Afdeling 2.
Kravspecifikationen beskriver de ydelser, der ønskes prissat og leveret af Tilbudsgiver. Kravspe- cifikationen indeholder, udover de faglige krav til ydelserne, tillige særlige juridiske betingelser for de enkelte ydelseskategorier. Generelle juridiske betingelser for Parternes samarbejde er in- deholdt i ”Kontrakt om liggende patienttransport”.
Kravspecifikationen indeholder tre typer af krav:
A. Brødtekst – mindstekrav
Størstedelen af kravene til de udbudte ydelser er beskrevet i ”brødtekst”. Al brødtekst er mindstekrav, og Tilbudsgiver kan således ikke tage forbehold heroverfor, jf. nærmere nedenfor afsnit 1.13.2.
B. Konkurrencekrav
Konkurrencekrav er krav, der ønskes besvaret af Tilbudsgiver. Kravbesvarelsen indgår i evalueringen af Tilbudsgivers tilbud, enten under underkriteriet ”Leveringssikkerhed/tek- nik” eller under underkriteriet ”Kvalitet”.
Konkurrencekrav er tydeligt markeret med en rød ”ramme” – på samme måde som an- givet her:
Konkurrencekrav | ||
Krav ID | Underkriterium | Beskrivelse |
Fortlø- bende numme- rering | Angiver under hvil- ket underkriterium, kravet evalueres | Titel på krav |
Kravtekst | ||
Konkurrencekravene er tillige oplistet i Tilbudsbilag 5, der skal anvendes af Tilbudsgiver ved besvarelsen af Konkurrencekravene.
C. Pris-infokrav
Pris-infokrav er forklarende tekst, der danner sammenhæng mellem krav og de priser, der ønskes oplyst af Tilbudsgiver. Pris-infokrav vil typisk være angivet efter en samling af krav (et eller flere afsnit) og vil angive, hvilke priser der skal oplyses og hvordan priserne skal oplyses.
Pris-infokrav er tydeligt markeret med en grøn ”ramme” – på samme måde som angivet herunder:
Pris-infokrav | |
Krav ID | Angivelse af priser |
Fortløbende nummere- ring | Angivelse af, hvilke priser der skal oplyses, og hvor i prisbilaget priserne skal anføres. |
Supplerende prisoplysninger: I denne rubrik angives eventuelle supplerende forhold, som Tilbudsgiver skal være op- mærksom på. Samtlige priser skal angives i prisbilaget. Priser angives inklusive pauser, jf. Kravspecifikationens afsnit 2.5.1. Alle priser skal afgives i 2015-priser, i DKK og ekskl. moms men inkl. alle øvrige skatter og afgifter. | |
Priser kan alene angives i Tilbudsbilag 6 (MS Excel-fil).
1.13.2 Forbehold og mindstekrav
Størstedelen af udbudsmaterialet, herunder størstedelen af Kravspecifikationen og hele indhol- det af ”Kontrakt om liggende patienttransport”, har karakter af kontraktbestemmelser.
Der kan derfor alene tages forbehold overfor de dele af udbudsmaterialet, der tydeligt er marke- ret som Konkurrencekrav, jf. ovenfor punkt 1.13.1.B.
Øvrige krav og øvrige dele af udbudsmaterialet skal betragtes som mindstekrav. Forbehold overfor sådanne øvrige krav og øvrige dele af udbudsmaterialet medfører, at Ordregiver er be- rettiget og forpligtet til at se bort fra tilbuddet som ukonditionsmæssigt.
I tilknytning til sådanne spørgsmål bedes Tilbudsgiver angive, hvilke konkrete formuleringer Til- budsgiver vil foreslå i stedet for.
Ordregiver vil på baggrund af de modtagne henvendelser herefter tage stilling til, om Ordregiver vil indarbejde de foreslåede ændringer i udbudsmaterialet, herunder i ”Kontrakt om liggende pa- tienttransport”. Ændringer vil under alle omstændigheder ikke blive foretaget, såfremt disse kan anses som væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller såfremt ændringerne kan medføre fare for konkurrenceforvridning eller forskelsbehandling.
1.13.3 Afgivelse af tilbud
Tilbud skal afgives separat for hver delaftale. Såfremt Tilbudsgiver afgiver tilbud på to eller flere delaftaler, kan Tilbudsgiver dog nøjes med at indgive ét tilbud for de dele af tilbuddet, der er fæl- les for alle delaftale, fx. dokumentation for opfyldelse af udvælgelseskriterier.
Såfremt Tilbudsbilag 5 (konkurrencekrav) udfyldes samlet for flere delaftaler, skal det tydeligt fremgå, hvilken del af besvarelsen, der vedrører hvilken delaftale.
Tilbudsgiverne skal angive tydeligt, hvilke delaftaler, der afgives tilbud på. Tilbud afgives ved udfyldelse af Tilbudsbilag 1 – 6.
Anvendelsen af Tilbudsbilag 3 – 6 er obligatorisk.
Tilbudsbilag 1 – 4 anvendes til dokumentation af opfyldelsen af udvælgelseskriterier.
Tilbudsbilag 5 – 6 anvendelse til besvarelse af konkurrencekrav og til angivelse af priser. Priser må alene anføres i Tilbudsbilag 6 (Prisbilag).
Opmærksomheden henledes på, at Tilbudsgiver i Tilbudsbilag 6 (Prisbilag) skal anføre prisen for garantistillelse for hver enkelt delaftale, jf. ovenfor punkt 1.12.4.D og ”Kontrakt om liggende pati- enttransport”, punkt 27.
1.14 Alternative tilbud og delbud
Der kan ikke afgives alternative tilbud jf. udbudsbekendtgørelsen.
Tilbudsgiverne har alene adgang til at afgive ét (1) tilbud pr. delaftale. Delbud vil ikke blive accepteret.
1.15 Tildelingskriterium med underkriterier
Tilbuddene for hver af de tre delaftaler vil blive evalueret separat.
Der kan ikke angives rabatter eller andre betingelser/forudsætninger, som betinges af til- deling af flere eller af samtlige delaftaler.
Tildeling af en delaftale vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet ”det økonomisk mest fordel- agtige tilbud” ud fra en vurdering af følgende underkriterier:
Underkriterier | Vægtning |
Økonomi | 70 % |
Kvalitet og leveringssikkerhed | 30 % |
En delaftale vil blive tildelt den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige til- bud i henhold til de ovenfor anførte underkriterier.
Ad underkriteriet ”Økonomi”
Underkriteriet ”økonomi” evalueres på baggrund af de i Tilbudsbilag 6 angivne priser. Alle priser skal afgives i 2015-priser, i DKK og eksklusive moms, men inklusive alle øvrige skatter og afgif- ter.
Til brug for evalueringen vil Ordregiver beregne en evalueringsteknisk årlig pris for delaftalen, inklusive optioner, sikkerhedsstillelse og øvrige priser. Forudsætningerne for prisevalueringen tager udgangspunkt i aktivitetsniveauet for 2013.
Prisevalueringen for hver delaftale vil blive beregnet på baggrund af den årlige pris for basis-en- heder, et valgt niveau for basis kilometer-aktivitet, samt tilkøb af både midlertidige og perma- nente driftstimer og enheder på et niveau, der er realistisk i forhold til det faktiske niveau i det nuværende beredskab. Forudsætningerne for prisevalueringen, herunder antal timer og enhe- der, der indgår i evalueringen af optioner, fremgår af fanen ”Evaluering” i Tilbudsbilag 6.
I evalueringen indgår tillige priserne for sikkerhedsstillelse med følgende fordeling:
Sikkerheds- stillelse | Kontrakt pkt. 27 | Pris for 12 måneder fra Driftsperiodens start: For delaftale Syd: • 3 måneder á DKK 4 mio. kr. • 9 måneder á DKK 2,8 mio. kr. For delaftale Nord og Vest: • 3 måneder á DKK 750.000 kr. • 9 måneder á DKK 500.000 kr. |
Ad underkriteriet ”Kvalitet og leveringssikkerhed”
Underkriteriet helhedsvurderes på baggrund af den til leverancen tilbudte kvalitet og leverings- sikkerhed, baseret på Tilbudsgivers besvarelser i Tilbudsbilag 5, med de deri angivne henvisnin- ger til Kravspecifikationen.
Underkriteriet indeholder to delkriterier:
• Kvalitet
• Leveringssikkerhed der internt vægter 50/50.
Der vil ved evalueringen af underkriteriet alene blive lagt vægt på ovennævnte Konkurrencekrav vedrørende Kvalitet og leveringssikkerhed.
Generelt vil det blive tillagt vægt, at Tilbudsgivers besvarelser er fyldestgørende samt indeholder en høj grad af kravopfyldelse.
Ved evalueringen lægges der væsentlig vægt på:
Delkriterium | Ad Krav ID | Der lægges væsentligt vægt på: |
Leveringssikkerhed | 01 | • at Tilbudsgiver i sit beredskab indregner et så højt antal reser- vekøretøjer som muligt til sikring af driften • at anskaffelsesplanen for nye køretøjer fremtræder som reali- stisk |
Leveringssikkerhed | 02 | • at Tilbudsgiver fremlægger rekrutterings- og uddannelsesplan, i.f.t. til opstillede uddannelseskrav, der fremtræder realistisk, og som skønnes at kunne sætte Tilbudsgiver i stand til rettidigt at påbegynd Driftsperioden og rettidigt at opfylde uddannel- seskravene |
Kvalitet | 03 | • At Tilbudsgiver, udover de stillede uddannelseskrav, tilbyder vedligeholdende uddannelse og supplerende uddannelse, der skønnes at tilføre opgavevaretagelsen yderligere relevant kva- litet |
Kvalitet | 04 | • Kvaliteten af den planlagte rengøringen af køretøjer |
Kvalitet | 05 | • Kvaliteten af den planlagte vedligeholdelse, kontrol og rengø- ringen af materiel |
Opfyldelsen af mindstekrav indgår ikke i bedømmelsen.
1.16 Spørgsmål
Ordregiver opfordrer Tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål, såfremt Tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav, bestemmelser i kontrakten eller i udbudsmaterialet i øvrigt.
Spørgsmål vedrørende udbudsmaterialet skal fremsættes skriftligt på dansk.
Ordregiver ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af det sted i udbudsma- terialet, som spørgsmålet vedrører.
Spørgsmål sendes til Ordregivers kontaktperson pr. e-mail, jf. afsnit 1.1.
Spørgsmål, der er Ordregiver i hænde senest onsdag den 7. maj 2014, vil under alle omstæn- digheder blive besvaret senest seks dage inden udløbet af Tilbudsfristen.
Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmå- lets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svar senest seks dage inden udlø- bet af Tilbudsfristen.
Spørgsmål, der modtages senere end seks dage inden udløbet af Tilbudsfristen, kan ikke for- ventes besvaret.
Alle spørgsmål og svar vil løbende blive fremsendt i anonymiseret form på e-mail til samtlige til- budsgivere, der har anmodet om udbudsmaterialet. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. Spørgsmål og svar vil blive fremsendt til den e-mailadresse, som Til- budsgiver ved anmodningen om udbudsmaterialet har oplyst til Ordregiver.
1.17 Orientering om resultatet af udbudsforretningen
Alle tilbudsgivere vil i overensstemmelse med Udbudsdirektivets artikel 41 og Håndhævelseslo- vens § 2 samtidigt og skriftligt modtage meddelelse om resultatet af udbudsforretningen.
Meddelelse sendes pr. e-mail til den af Tilbudsgiver angivne e-mailadresse. Bemærk, at medde- lelsen kun sendes elektronisk.
Meddelelsen til den vindende tilbudsgiver om resultatet af udbudsforretningen skal alene betrag- tes som en hensigtserklæring. Kontrakt anses først for indgået, når Kontrakten er underskrevet uden betingelser af begge parter. Kontrakten kan tidligst underskrives efter udløbet af standstill- perioden, jf. Håndhævelseslovens § 3.
Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i De Europæiske Fælles- skabers Tidende (EUT) i overensstemmelse med gældende regler. Opmærksomheden henledes på, at Ordregiver i bekendtgørelsen vil offentliggøre den forventede kontraktværdi.
1.18 Forhandling
Det skal fremhæves, at Ordregiver ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med leverandø- rerne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de rammer for kontraktaf- klaring, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i for- bindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994):
”Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende ele- menter i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansø- gere eller bydende, når dette sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver an- ledning til forskelsbehandling.”
Der vil ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, og tilbudsgiverne skal drage omsorg for, at de afgivne tilbud kan danne grundlag for direkte kontraktindgåelse med Ordregiver uden forudgående drøftelser mellem Ordregiver og tilbudsgiveren.
Det er derfor afgørende, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, in- deholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende.
1.19 Annullation af udbudsforretningen
Udbudsforretningen vil af Ordregiver kunne annulleres, såfremt Ordregiver finder, at der er sag- lig grund hertil, eksempelvis i tilfælde af fejl i udbudsmaterialet eller i form af manglende bevil- ling.
Ligeledes vil Ordregivers tildelingsbeslutning kunne omgøres, såfremt det i tilknytning til udbuds- forretningen konstateres, at Ordregivers tilbudsevaluering er behæftet med fejl.
1.20 Formuleringer
Det kan forekomme, at krav til de efterspurgte ydelser er udtrykt i form at en teknisk standard, eksempelvis en DS/EN-standard. Ordregiver har bestræbt sig på, at der til alle sådanne henvis- ninger er tilføjet ”eller tilsvarende”. Såfremt der enkelte steder mod forventning fortsat alene er henvist til en bestemt standard, skal enhver reference til sådanne tekniske standarder læses med tilføjelsen ”eller tilsvarende”.
Tilbudsgiveren skal anvende en sprogbrug, der egner sig til retlige forpligtelser. Anvendelse af formuleringer som eksempelvis ”vi har ofte med succes anvendt…”, ”man kunne også forestille sig, at…” eller ”det kunne søges løst ved at…” er ikke acceptabelt, og vil inden for rammerne af de anvendte underkriterier blive tillagt negativ betydning i tilbudsevalueringen. Anvendelse af de nævnte typer af formuleringer, der retter sig mod opfyldelsen af mindstekrav, kan endvidere medføre, at tilbuddet må betragtes som ukonditionsmæssigt.
2 Kravspecifikation
Læsevejledning:
Opmærksomheden henledes på, at Tilbudsgiverne ikke kan tage forbehold overfor Kravspeci- fikationen, bortset fra de krav, der tydeligt er markeret som Konkurrencekrav og angivet i en rød ”ramme”, jf. også ovenfor afsnit 1.13.1.
I Kravspecifikationen anvendes termen ”Leverandør” som synonym for ”Tilbudsgiver”. Ter- merne ”Ordregiver” og ”Regionen” anvendes som synonymer for den juridiske person ”Region Nordjylland”.
2.1 Indledning og formål
Nærværende udbudsmateriale vedrører liggende patienttransport (i det følgende også benævnt kørsel D).
Den liggende patienttransport er adskilt fra ambulancetjenesten*, der også benævnes kørsel ABC. Adskillelsen sker dels for at sikre patienter og sygehuse en høj grad af rettidighed, men også for at bidrage til at gøre området tilgængeligt for tilbudsgivere, der ikke nødvendigvis har kompetencer på ambulanceområdet.
De udbudte ydelser er omfattet af målsætningen for præhospital indsats i henhold til Bekendtgø- relse nr. 1150/2011 om planlægning af Sundhedsberedskabet og det præhospitale beredskab samt uddannelse af ambulancepersonale mv., hvoraf det fremgår at:
”Den præhospitale indsats, som er indsatsen inden ankomst til sygehus over for akut syge, tilskadekomne og fødende, har til formål at redde liv, forbedre helbredsudsigter, formind- ske smerter og andre symptomer, afkorte det samlede sygdomsforløb, yde omsorg og skabe tryghed”.
2.2 Region Nordjyllands 6 værdier på sundhedsområdet
De udbudte ydelser skal udføres under hensyntagen til Region Nordjyllands seks overordnede værdier på sundhedsområdet (jf. sundhedsplan for Region Nordjylland, Udbudsbilag 2):
1. Effekt, herunder fokus på sammenhængende patientforløb
2. Patientfokus, herunder fokus på kommunikation med patienten og patientinddragelse
3. Patientsikkerhed, herunder videreudvikling af sikkerhedskulturen
4. Lighed, herunder sikring af lige adgang for borgerne til sundhedsbehandling og nedbryd- ning af barrierer i forhold til sårbare grupper
5. Rettidighed, herunder fokus på at behandling gives i rette tid og ventetider
6. Omkostningseffektivitet, herunder fokus på prioritering og enhedsomkostninger
Det præhospitale beredskab er et regionalt myndighedsområde. Leverandøren skal i hele Kon- traktens varighed følge love og regler vedrørende materiel, udstyr og uddannelse af det perso- nale, der er beskæftiget med patientbefordring. Følgende love og regler er af særlig betydning for de udbudte opgaver:
• Sundhedsloven, Lov nr. 913 af 13. juli 2010 med senere ændringer
• Bekendtgørelse nr. 1150 af 9. december 2011 om planlægning af sundhedsbe- redskabet og det præhospitale beredskab samt uddannelse af ambulanceperso- nale m.v. med eventuelle senere ændringer (i det følgende benævnt Bekendtgø- relse 1150/2011)
• Bekendtgørelse nr. 1266 af 15. december 2012 om befordring eller befordrings- godtgørelse efter Sundhedsloven med eventuelle senere ændringer
• Lovbekendtgørelse nr. 107 af 30. januar 2013 om taxikørsel m.v. med eventuelle senere ændringer
• Bekendtgørelse nr. 405 af 8. maj 2012 om taxikørsel m.v. med eventuelle senere ændringer
• Bekendtgørelse nr. 399 af 4. maj 2006 om særlige krav til taxier mv. med eventu- elle senere ændringer
• EU-standard DS/EN 1789: 2010 om ambulancer og ambulanceudstyr
Der kan ses bort fra standardens krav til montering af udrykningshorn- og lys, da køretøjet ikke skal anvendes til udrykningskørsel
• EU-standard DS/EN 1865-1: 2010 om specifikationer for båre-, løfte- og bæreud- styr til brug i ambulancer
Se eksempelvis xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx for nærmere oplysninger om de enkelte love og be- kendtgørelser.
2.3 Terminologiliste
I Udbudsbilag 1 findes en terminologiliste, der indeholder korte definitioner på udtryk og begre- ber anvendt i Region Nordjyllands samlede præhospitale beredskab. Udtryk, der er indeholdt i terminologilisten, er markeret med * (stjerne) første gang de anvendes i Kravspecifikationen ne- denfor.
2.4 Kontrakten omfatter
Den samlede opgave udbydes i tre (3) delaftaler (kontrakter).
Kontrakterne omfatter ikke-behandlingskrævende liggende patienttransporter. Regionen benæv- ner denne kørselstype som opgavekategori D (herefter Kørsel D), eller samlet som ”Patient- transporttjenesten”.
Kørsel D omfatter transport af patienter, hvor der ikke er behov for sundhedsfaglig overvågning og/eller behandling under transporten. Transporterne vil som hovedregel foregå mellem patien- tens bopæl og behandlingssted eller mellem to behandlingssteder. Liggende transport indebæ- rer, at patienten skal kunne ligge ned på båre under kørslen og være forsvarligt fastspændt. I de fleste tilfælde indebærer det også, at patienten skal transporteres liggende eller siddende til og fra køretøjet.
Patienttransportenhederne skal varetage patienttransporter for Regionen.
De tre (3) delaftaler er opdelt på geografiske områder indenfor Region Nordjylland. Hver delaf- tale er at betragte som et enkeltstående udbud/enkeltstående kontrakt. Såfremt én Tilbudsgiver tildeles to eller flere delaftaler, indgås der alene én samlet kontrakt med den pågældende Til- budsgiver. Hver delaftale vil dog fortsat blive behandlet som selvstændige kontrakter, eksempel- vis i relation til beredskaber, honorering og optioner.
Der kan ikke angives rabatter eller andre betingelser/forudsætninger, som betinges af til- deling af flere eller samtlige delaftaler.
Leverandørens patienttransportenheder vil af regionens AMK-vagtcentral* blive disponeret i hele Regionens område (dvs. også uden for de enkelte delaftalers optageområder/geografiske områ- der) samt i mindre omfang også uden for Regionens område.
En patienttransportenhed skal være bemandet med to personer, der begge har erhvervskøre- kort. Yderligere uddannelseskrav til personalet fremgår af afsnit 2.10.2.3 (Tilladelser og uddan- nelse).
2.4.1 Optioner
Udover det i afsnit 2.8 specificerede antal patienttransportenheder skal Tilbudsgiverne afgive til- bud på option på frakøb og tilkøb af enkelte patienttransportenheder samt frakøb og tilkøb af driftstimer i hele Kontraktperioden, herunder ved Driftsperiodens start. Ved ”frakøb” forstås, at en patienttransportenhed (eller et antal driftstimer) udgår af beredskabet, hvorved Leverandø- rens honorar tilsvarende reduceres i overensstemmelse med de afgivne priser.
Optionerne er nærmere beskrevet i afsnit 2.9.
Udover de i afsnit 2.9 beskrevne optioner kan Regionen tilkøbe enheder/driftstimer til brug for øvelsesaktivitet og under aktivering af AMK i forbindelse med større hændelser.
2.4.2 Kontrakten omfatter ikke
• Ambulancekørsel forstået som transport af patienter med behov for medicinsk over- vågning og behandling
• Patienttransporttjeneste på Læsø, da patienttransporterne her varetages af ambulan- cetjenesten
• Vagtcentralfunktion til bestilling, planlægning og disponering af kørsler.
2.5 Beredskabet
Kørsel D-beredskabet består af et antal patienttransportenheder bemandet med to personer som beskrevet ovenfor. Køretøjerne står til rådighed for disponering i den aftalte driftstid.
2.5.1 Driftstid, beredskabstid og opgavetid
Driftstiden er den tid, hvor patienttransportenheden er til rådighed for AMK-vagtcentralens dispo- nering. Mandskabets pauser er ikke en del af driftstiden.
Beredskabstid er den del af driftstiden, hvor en patienttransportenhed ikke er tildelt en opgave.
Opgavetiden er den tid, hvor en patienttransportenhed er optaget af løsningen af en opgave, og regnes fra enheden har modtaget opgaven på mobilapplikationen* eller på en SINE*-håndtermi- nal, til enheden har afleveret patienten, og køretøjet er klargjort til ny tur.
For nedenstående driftstidsintervaller inkluderes følgende pauser pr. enhed:
Driftstid | Pauser |
Under 6 timer | Ingen pause |
6-8 timer | 30 minutter |
9-16 timer | 60 minutter |
Pauseafholdelse udover ovenstående indgår i den samlede bodsberegning, jf. afsnit 2.12, med- mindre at pausen i helt særlige tilfælde aftales indkørt/indhentet via yderligere driftstid. Dette vil i alle tilfælde kræve indgåelse af en særlig aftale med AMK.
Leverandøren har ansvaret for overholdelse af arbejdsmiljø- og overenskomstmæssige vilkår mv., jf. også Kontraktens punkt 5.1 og punkt 6 (Arbejdsklausul). Leverandøren og AMK-vagtcen- tralen skal samarbejde omkring fælles snitflader for den daglige drift, herunder fx hensigtsmæs- sige vagtskift, hensigtsmæssig afholdelse af pauser mv.
Leverandøren har ansvaret for overholdelse af arbejdsmiljø- og overenskomstmæssige vilkår mv. Leverandøren og AMK-vagtcentralen skal samarbejde omkring hensigtsmæssig afholdelse af pauser. Leverandøren indlægger pauseintervaller (3 timer) pr. enhed uden binding til geogra- fisk sted. Enheden kan indenfor dette pauseinterval af AMK-vagtcentralen disponeres til pause (30 minutter) efter afslutning af en opgave. Spisepause skal kunne holdes alle steder, dvs. ikke kun på Leverandørens matrikler, men også på sygehuse eller anden lokation, aftalt mellem AMK-vagtcentralen og personalet, hvor der er mulighed for adgang til faciliteter til afholdelse af spisepause, herunder adgang til toilet. Hvis AMK-vagtcentralen vurderer, at opgaver af hensyn
til patientens tilstand er nødvendige og hastende, vil disse have forrang for pauseafholdelse. Det tilstræbes, at pauseafholdelse i disse tilfælde sikres efter afslutning af den hastende opgave. For enheder med en driftstid på over 9 timer kan der indlægges 2 pauseintervaller á 30 minutters va- righed.
AMK-vagtcentralen vil tilstræbe, at enhederne kan afslutte igangværende opgaver indenfor driftstiden. De konkrete behov kan dog medføre, at patienttransportenhederne bliver disponeret i hele driftstiden, hvilket indebærer, at sidste opgave afsluttes udenfor driftstiden. Eksempelvis skal den igangværende opgave udføres, hvis driftstiden for en patienttransport er kl. 8.00 til kl.
18.00, og patienttransporten disponeres kl. 17.59. Der tages fra AMK-vagtcentralens side højde for hensyn til, at enheden kan afslutte opgave og returnere til sin garage indenfor 13 timer fra vagttids start.
Overarbejdstid regnes fra ordinær driftstids ophør (+15 minutter) til enheden er returneret til sin garage. Leverandøren skal anvende hurtigste rute. Se også afsnit 2.10.8 (Krav til garagering) vedr. overtid og kilometeropgørelse.
Overskridelse af vagtskifte, dvs. tilfælde, hvor en patienttransportenhed som følge af opgavens transporttid returnerer til basen efter udløbet af personalets normale vagttid, honoreres som overarbejde, jf. ovenfor.
2.5.2 Disponering af patientkøretøjer og tilgængelighed
AMK-vagtcentralen planlægger og disponerer alle patienttransportopgaver. AMK-vagtcentralen disponerer alle patienttransporter direkte. Dette vil sige, at den enkelte leverandør ikke selv må disponere eller ændre patienttransporter. Dette gælder ligeledes, hvis Leverandøren bruger un- derleverandører.
Alle patienttransportenheder i Regionen skal følge instrukserne fra AMK-vagtcentralen, og Leve- randørens patienttransportpersonale kan ikke gøre indsigelse mod AMK-vagtcentralens dispo- nering af en given opgave.
Uanset omfanget af de fastsatte krav til mobiliseringstid (jf. afsnit 2.5.5), servicemål (jf. afsnit 2.5.6) og bodsniveauer (jf. afsnit 2.12), er Leverandørens personale forpligtet til aktivt at løse de tildelte kørsler så hurtigt og så optimalt som muligt og med den efterspurgte kvalitet. Opgaverne skal udføres uden afbrydelser eller unødige forsinkelser. Leverandøren skal indrette sin virksom- hed og organisation, sådan at dette kan efterleves.
2.5.3 Opgavetildeling
Opgavekategori og prioritering af opgaverne inden for kategorierne ABC og D afgøres suverænt af AMK-vagtcentralen. Såfremt en patienttransportenhed ved ankomsten til en opgave eller un- der transporten får mistanke om, at opgaven ligger uden for patienttransporttjenestens kompe- tenceområde, skal AMK-vagtcentralen uopholdelig kontaktes med henblik på omvisitation eller assistance fra andre præhospitale enheder.
Kørslerne tildeles af AMK-vagtcentralen ud fra en helhedsvurdering, således at transportkapaci- teten forsøges udnyttet maksimalt.
Herudover forbeholder Regionen sig retten til at anvende ledig beredskabstid til andre transport- opgaver1. En sådan yderligere opgavevaretagelse giver ikke anledning til regulering af grundbe- taling, men indgår ved beregningen af afviklede kilometer.
Region Nordjylland lægger følgende kriterier til grund for tildeling af opgave for kørselskategori D:
• Som udgangspunkt tildeles opgaven til en enhed fra det delaftaleområde, hvor opgaven skal påbegyndes eller afsluttes. Hensynet til den samlede logistiske opgaveløsning kan dog betyde, at dette princip fraviges.
1 De opgaver der henvises til er de opgaver, der er omfattet af beskrivelsen i bekendtgørelse 405 af 8. maj 2012 § 1, stk. 3, jf. lovbekendtgørelse 107 § 12, stk. 1, nr. 3: ”Ved sygetransport forstås befordring af personer henvist til sundhedsfaglig behandling og personer, der på grund af sygdom eller han- dicap er afskåret fra eller kun med besvær kan benytte almindelige befordringsmidler, herunder taxi, samt hastende befordringer af blod- og orgando- norer i forbindelse med sygdoms- og ulykkestilfælde.
• Såfremt opgaven, ud fra de tidsmæssige krav til den samlede opgaveløsning i henhold til ovenstående, ikke kan løses af en enhed fra det relevante delaftaleområde, udpeger AMK-vagtcentralen den mest hensigtsmæssige enhed fra et andet delaftaleområde. .
Tildeling af opgaver til de enkelte patienttransportenheder sker direkte fra regionens AMK-vagt- central til køretøjet og/eller dettes mandskab. En opgavebeskrivelse vil typisk indeholde føl- gende elementer:
• Melding, dvs. kort beskrivelse af opgaven (fx transport af NN fra XX til YY)
• Éntydig identifikation af patienten
• Krav til opgavens løsning fx tidligste afhentnings - eller seneste afleveringstidspunkt,
• Adresserne hvor opgaven påbegyndes og afsluttes
• Evt. specielle forhold vedr. patienten, fx må eller må ikke støtte på benene, speciel lejring eller lign.
• Evt. specielle forhold vedr. opgaven (placering af nøgle, aftale med hjemmehjælp, speci- elle hjælpemidler eller ledsager, der skal medbringes).
2.5.4 Opgavestatus for patienttransportenhederne
Opgavestatus genereres på baggrund af dels opgavestyringen, dels statusmeldinger fra patient- transportenhederne.
Statusmeldingerne fra patienttransportenhederne skal omfatte:
• Opgave modtaget
• Afgang mod opgavested
• Ankomst til opgavested
• Afgang fra opgavested
• Ankomst til afleveringssted
• Enhed fri til ny opgave
• Ankomst til base såfremt ny opgave ikke er tildelt.
Ud over disse statusmeldinger skal patienttransportenhederne melde ”ude af drift” til AMK-vagt- centralen med angivelse af årsag. Grundende kan være fx behov for ekstra rengøring eller vogn- nedbrud.
Leverandørens personale er forpligtet til at afgive retvisende og tidstro statusmeldinger til AMK- vagtcentralen.
Regionen kan i Kontraktperioden, herunder i Implementeringsperioden, udvide antallet af kræ- vede statusmeldinger og anden dataopsamling, som Leverandøren vil være forpligtiget til at le- vere.
2.5.5 Krav til mobiliseringstid
Mobiliseringstid opgøres ved driftsstart (påbegyndelse af enhedens driftstid) og efter afholdelse af pauser. Mobiliseringstiden er bodspålagt, jf. nedenfor.
Mobiliseringstid er tidsrummet fra opgavemeldingen er modtaget på personalets mobilapplika- tion og SINE-håndterminal (evt. mobiltelefon ved manglende funktion af SINE-nettet), til perso- nalet melder ”afgang mod opgavested”. Dette tidsrum må højst være på 180 sekunder.
Mobiliseringstiden opgøres i sekunder, hvor den mindste tidsenhed er per påbegyndt 60 sekun- der. Overskridelse af mobiliseringstiden pålægges bod i henhold til afsnit 2.12.3 og Kontraktens punkt 31.
Ved opgørelsen af mobiliseringstider udgår af beregningen opgaver, hvor der er fejl i data, eller hvor andre forhold betyder, at det ikke er muligt at beregne en korrekt mobiliseringstid. Retnings- linjer for korrektion af mobiliseringstider aftales inden Driftsstart.
Mobiliseringstid kan udover ovenstående tidspunkter blive monitoreret i den øvrige del af drifts- perioden med henblik på optimering af driften.
2.5.6 Servicemål og maksimale afleverings-/afhentningstider
Region Nordjylland har følgende servicemål for kørselskategori D:
Kørsel D | Servicemål |
Afhentning på hospitalet | Senest 1½ time efter ønsket afhentning og tidligst på det øn- skede afhentningstidspunkt |
Aflevering på hospitalet | Tidligst 1 time før ønsket aflevering og senest på det øn- skede afleveringstidspunkt |
Servicemålene er udtryk for en målsætning om den højest acceptable ventetid pr. kørsel.
Hvis Leverandøren påbegynder en ny tur umiddelbart efter at en patient er afleveret, og uden at personalet returnerer til køretøjet, vil der være afsat tid til begge opgaver, dvs. at Leverandøren har 2 x 14minutter til de to opgaver.
Ved opgørelsen af afleverings- og afhentningstider udgår af beregningen opgaver, hvor der er fejl i data, eller hvor andre forhold betyder, at det ikke er muligt at beregne en korrekte afleve- rings- eller afhentningstider. Retningslinjer for korrektion af afleverings- og afhentningstider afta- les inden Driftsstart.
2.5.7 Øvelsesaktivitet
Leverandørens patienttransportenheder skal i enkelte tilfælde deltage i de af Regionen arrange- rede øvelser. Omfanget af disse øvelser vil være ca. 1 gang årligt, hvor Leverandøren skal stille
med 1 bemandet køretøj i 2 – 6 timer. Patienttransportens opgaver vil være de samme som un- der almindelig drift, og der bliver kun uddelegeret opgaver, som ligger indenfor personalets kom- petence.
Øvelsesaktivitet varsles overfor Leverandøren minimum 2 måneder i forvejen.
Pris-infokrav | |
Krav ID | Pris for deltagelse i øvelser |
1 | Øvelsesaktiviteten afregnes særskilt med en timepris pr. enhed svarende til timeprisen for midlertidige tilkøb af driftstimer, jf. afsnit 2.9.4. Se nær- mere Pris-infokrav nr. 4. |
Supplerende prisoplysninger: Der afregnes for kilometerforbrug under øvelsen efter retningslinjerne i afsnit 2.11.3. Kilo- meterforbruget beregnes fra placeringen af Leverandørens daglige garagering af køretøjet uden for driftstiden og retur. | |
2.6 Kommunikation
Kommunikation omfatter tale- og datakommunikationen vedr. opgavemelding, afhentnings- og afleveringsadresse, opgavebeskrivelse, opgavetildeling og positions- og statusmeldinger mellem patienttransportenhederne og AMK-vagtcentralen.
Udgifterne til uddannelse af personalet afholdes af Leverandøren.
2.6.1 Krav til kommunikationsudstyr
Alle køretøjer skal være forsynet med mobiltelefon monteret til håndfri betjening i førerkabinen (alle udgifter afholdes af Leverandøren).
Køretøjerne skal monteres med nedenstående udstyr, som stilles til rådighed af Regionen. Ud- gifter i forbindelse med montering, installation og afprøvning afholdes af Leverandøren.
• Mobilapplikation
Består af: PC, touch skærm monteret i førerkabinen, GSM antenne, GPS antenne
• SINE-mobilterminal – Sepura SRG 3500
Består af: Radioenhed, radiohoved monteret i førerkabinen, tagantenne
• En SINE-håndterminal (Sepura STP8000)
Leverandøren skal sikre, at Leverandørens personale betjener udstyret efter forskrifterne, herun- der at sikre sig at det fungerer efter hensigten. Fejlmelding skal uopholdeligt ske til en af Regio- nen udpeget serviceorganisation.
Udgifter vedrørende udstyret afholdes således:
Leverandøren afholder udgifter til
• Flytning af udstyr i forbindelse med udskiftning af køretøj
• Flytning af udstyr i forbindelse med at et køretøj skal flyttes til anden base
• Flytning af udstyr pga. skader efter trafikuheld eller andre skader på køretøjet eller udsty- ret, som ikke kan tilregnes Regionen
Regionen afholder udgifter til
• Udskiftning af udstyr grundet fejl og slitage
• Et ekstra batteri pr. håndterminal
• Ladestationer til håndterminaler og ekstrabatterier
• Service og vedligeholdelse
• Opdatering af software
Leverandøren udfører arbejder relateret til ovenstående, samt fakturerer ydelser og materiel overfor Regionen.
I forbindelse med kontraktindgåelsen udarbejder Leverandøren en indkøringsplan for installation af ovennævnte udstyr i Leverandørens køretøjer, jf. nærmere afsnit 2.13 (Indkøringsperiode).
2.7 Operative samarbejdsflader
I nærværende afsnit beskrives Region Nordjyllands sygehusorganisation, Region Nordjyllands sundhedsplan og en række samarbejdspartnere, som har relevans for Leverandøren. Det for- ventes, at Leverandøren indgår i et tæt og konstruktivt samarbejde med de forskellige samar- bejdsparter.
2.7.1 Region Nordjyllands sygehuse
En meget vigtig samarbejdspartner for Leverandøren er Ordregivers personale på de somatiske og psykiatriske sygehuse. En oversigt over somatiske og psykiatriske sygehuse i Region Nord- jylland kan findes på xxx.xx.xx under ”Find dit sygehus”.
Region Nordjylland har udarbejdet en plan for sygehuse og speciallægepraksis, der beskriver hvilke funktioner de enkelte hospitaler i regionen har.
Region Nordjylland har endvidere udarbejdet en psykiatriplan. Alle planer kan findes på regionens hjemmeside: xxx.xx.xx
2.7.2 AMK-vagtcentralen
Regionens AMK-vagtcentral er placeret fysisk i nær tilknytning til den fælles akutmodtagelse på Aalborg Universitetshospital. AMK-vagtcentralen ejes af Regionen. AMK-vagtcentralen har bl.a. ansvaret for ambulancedisponering (kørsel ABC), planlægning og disponering af kørsel D, inter- hospitale transporter, specialtransporter til udlandet, disponering af akutbiler*, paramedicinerbi- ler* og akutlægebiler* og Akut Medicinsk Koordination (AMK)*.
Planlægning og disponering af kørsel D varetages af disponenter, der er ansat af Regionen og som er specielt uddannet til opgaven. I relation til kørsel D indbefatter opgaverne:
• Modtagelse af bestilling og krav til opgaveløsning (fx ønske om afhentning/aflevering til bestemt tid). Bestillinger af kørsel D-opgaver modtages via telefon eller via et elektronisk bestillingssystem,
• Vurdering af om opgaven ligger inden for patienttransportens kompetenceniveau,
• Planlægning af kørslen i forhold til den samlede aktivitet,
• Disponering af opgaven til en konkret leverandør/enhed
AMK-vagtcentralen udgør en væsentlig funktion i forhold til de udbudte ydelser, og det forventes derfor, at Leverandøren indgår i et tæt og konstruktivt samarbejde med regionens AMK-vagtcen- tral.
2.7.3 Akut Medicinsk Koordination (AMK)
Ved alle større hændelser er det afgørende, at der etableres medicinsk ledelse og koordination på tværs af Region Nordjylland med henblik på at udnytte behandlingsressourcerne så optimalt som muligt. Dette kræver, at der sker en kvalificeret koordinering med mulighed for at give præhospitalt indsatte læger og ambulancetjenesten et grundlag for at sende tilskadekomne til relevante og disponible behandlingssteder.
Denne ledelses- og koordinationsfunktion i forbindelse med større hændelser varetages i Region Nordjylland af Akut Medicinsk Koordinationscenter (AMK).
Ved AMK funktionen forstås således den funktion, der i en region leder og koordinerer den sam- lede operative indsats i og for hele regionens sundhedsvæsen.
AMK-funktionen ledes af en specialuddannet læge. Den vagthavende AMK-ansvarlige læge be- nævnes AMK-lægen.
Den AMK-ansvarlige læge har under delegation fra direktøren for sundhedsområdet i Region Nordjylland kompetence til at tilvejebringe de ressourcer og den kapacitet, som den aktuelle hændelse kræver af Regionens sundhedsvæsen. Dette indebærer, at sygehusledelser, afde- lingsledelser og sundhedspersonalet i almindelighed på de somatiske sygehuse har pligt til at følge de anvisninger, som AMK måtte udmelde i situationer hvor AMK er aktiveret.
AMK aktiveres når der indtræder en katastrofe, større ulykke eller hvis der på anden måde er flere tilskadekomne end det sædvanlige beredskab kan klare. Det gælder f.eks. følgende situati- oner:
• Ulykker med mange tilskadekomne/katastrofesituationer
• Kemisk, biologisk, radiologisk eller nuklear hændelse
• Efter anmodning fra centrale myndigheder og andre regioner
• Andre hændelser, hvor sundhedsvæsenet almindelige beredskab ikke er tilstrækkeligt
Aktivering af AMK Region Nordjylland i forbindelse med større hændelser sker via en på forhånd fastlagt instruks, hvor kun udvalgte aktører i sundhedsberedskabet kan anmode om aktivering af AMK.
Patienttransporttjenesten fordres kun at deltage i helt ekstraordinære situationer, hvor regionens ambulancetjeneste ikke selv kan løse opgaven.
2.7.4 Krav til Leverandøren vedr. samarbejdet med AMK
• Patienttransporttjenesten deltager ved behov i Regionens samlede beredskab, dog såle- des, at den kun løser opgaver efter konkret anmodning fra AMK.
• Konkrete anvisninger fra AMK eller Indsatsleder SUNDHED* vedr. en opgaves løsning skal altid efterkommes. En eventuel vurdering af opgaveløsningen i forhold til kontraktu- elle forhold (fx driftstid) kan efterfølgende drøftes på ledelsesplan mellem Leverandøren og Regionen.
Pris-infokrav | |
Krav ID | Pris for deltagelse i større hændelser |
2 | Deltagelse i større hændelser efter anmodning fra AMK afregnes særskilt med en timepris pr. enhed svarende til timeprisen for midlertidige tilkøb af driftstimer, jf. afsnit 2.9.4. Se nærmere Pris-infokrav nr. 4. |
Supplerende prisoplysninger: Der afregnes for kilometerforbrug under indsættelsen efter retningslinjerne i afsnit 2.11.3. Kilometerforbruget beregnes fra placeringen af Leverandørens køretøj pr. indsættelses- tidspunktet og retur til garagen. | |
2.7.5 Region Nordjyllands Sundhedsplan
Regionsrådet er, jf. Sundhedslovens § 206, forpligtiget til at udarbejde og vedtage en samlet plan for tilrettelæggelsen af regionens virksomhed på sundhedsområdet.
Regionen har ligeledes udarbejdet ”Sundhedsberedskabsplan for Region Nordjylland”, som er en af flere delplaner til Sundhedsplanen. Sundhedsberedskabsplanen beskriver Regionens håndtering af større ulykker og katastrofer, hvor sundhedsfagligt personale, herunder det præhospitale personale, vil blive involveret.
Den pr. januar 2014 gældende Sundhedsplan og Sundhedsberedskabsplan i Region Nordjylland er vedlagt udbudsmaterialet som Udbudsbilag 2 og Udbudsbilag 3.
De nævnte planer har ikke direkte indflydelse på Leverandørens udførelse af Kontraktens ydel- ser.
De til enhver tid gældende planer kan tillige læses på xxx.xx.xx.
Leverandøren skal i Kontraktperioden være indforstået med, at der kan ske ændringer i Sund- hedsplan og dertilhørende delplaner.
2.8 Leverancen
Leverancen udbydes i 3 geografiske delaftaler (optageområder) bestående af: Delaftale Syd, Delaftale Vest og Delaftale Nord. Hver delaftale består af et antal patientkøretøjer med en speci- ficeret driftstid og placering.
2.10.3 (Krav til køretøjer).
Patientkøretøjerne skal have base i nær tilknytning til de sygehuse, der er nævnt under de tre delaftaler i afsnit 2.8.1-2.8.3 herunder. Ved ”base” forstås en placering tæt på det tilknyttede sy- gehus, hvor køretøjerne kan rengøres, have lagerfaciliteter o.l., og hvorfra køretøjet skal være tilgængeligt senest ved driftstidens begyndelse, medmindre køretøjet ved driftstidens begyn- delse er tildelt en opgave, der ikke påbegyndes ved basen.
Det er et krav, at basen ligger tæt på sygehuset. Leverandørens placering af basen skal senest 2 måneder Driftsperiodens start kunne godkendes af Regionen.
Kravet til basernes placering indebærer ikke et krav om, at garage skal placeres samme sted. Køretøjerne kan således være garageret i f.eks. en anden by, men skal være tilgængelige fra basen senest ved driftstidens begyndelse.
Leverandøren skal for hver delaftale tillige afgive tilbud på 3 forskellige basis-aktivitetsniveauer i form af forskellige antal årlige kilometer, jf. Pris-infokrav 5 nedenfor i afsnit 2.11.2. Aktivitet her- udover afregnes som beskrevet i afsnit 2.11.3.
For alle delaftaler gælder, at 24. december, 31. december, 1. maj og 5. juni alle betragtes som helligdage i forhold til nedenstående driftstider.
Oversigt over delaftaler (geografisk opdelt i kommuner) | ||
Delaftale Syd | Delaftale Vest | Delaftale Nord |
Aalborg Rebild Jammerbugt Mariagerfjord | Thisted Morsø | Hjørring Brønderslev Frederikshavn |
Vesthimmerland |
2.8.1 Delaftale Syd
Der skal på hverdage stilles 10 køretøjer til rådighed. På lørdage skal der stilles 3 køretøjer til rådighed og på søn- og helligdage skal der stilles 3 køretøjer til rådighed
DELAFTALE SYD | HVERDAGE | |||
Tilknyttet sygehus | Tidsinterval | Timer | Antal køretøjer | Timer i alt |
Aalborg Universitetshospital | 06:00-21:00 | 15 | 2 | 30 |
Aalborg Universitetshospital | 06:00-23:00 | 17 | 1 | 17 |
Aalborg Universitetshospital | 08:00-16:00 | 8 | 3 | 24 |
Aalborg Universitetshospital | 08:00-18:00 | 10 | 2 | 20 |
Aalborg Universitetshospital | 08:00-19:00 | 11 | 1 | 11 |
Hobro Sygehus | 08:00-17:00 | 9 | 1 | 9 |
DELAFTALE SYD | LØRDAGE | |||
Tilknyttet sygehus | Tidsinterval | Timer | Antal køretøjer | Timer i alt |
Aalborg Universitetshospital | 09:00-17:00 | 8 | 1 | 8 |
Aalborg Universitetshospital | 08:00-23:00 | 15 | 2 | 30 |
DELAFTALE SYD | SØN- OG HELLIGDAGE | |||
Tilknyttet sygehus | Tidsinterval | Timer | Antal køretøjer | Timer i alt |
Aalborg Universitetshospital | 10:00-17:00 | 7 | 1 | 7 |
Aalborg Universitetshospital | 08:00-23:00 | 15 | 1 | 15 |
Aalborg Universitetshospital | 10:00-23:00 | 13 | 1 | 13 |
Leverandøren skal herudover indregne et tilstrækkeligt antal reservekøretøjer.
2.8.2 Delaftale Nord
Der skal på hverdage stilles to køretøjer til rådighed, og på lørdage samt søn- og helligdage skal der stilles ét køretøj til rådighed.
DELAFTALE NORD | HVERDAGE | |||
Tilknyttet sygehus | Tidsinterval | Timer | Antal køretøjer | Timer i alt |
Sygehus Vendsyssel Hjørring | 08:00-16:00 | 8 | 1 | 8 |
Sygehus Vendsyssel Hjørring | 08:00-18:00 | 10 | 1 | 10 |
DELAFTALE NORD | LØRDAGE | |||
Tilknyttet sygehus | Tidsinterval | Timer | Antal køretøjer | Timer i alt |
Sygehus Vendsyssel Hjørring | 09:00-17:00 | 8 | 1 | 8 |
DELAFTALE NORD | SØN- OG HELLIGDAGE | |||
Tilknyttet sygehus | Tidsinterval | Timer | Antal køretøjer | Timer i alt |
Sygehus Vendsyssel Hjørring | 09:00-17:00 | 8 | 1 | 8 |
Leverandøren skal herudover indregne et tilstrækkeligt antal reservekøretøjer.
2.8.3 Delaftale Vest
Der skal på hverdage stilles to køretøjer til rådighed, og på lørdage samt søn- og helligdage skal der stilles ét køretøj til rådighed
DELAFTALE VEST | HVERDAGE | |||
Tilknyttet sygehus | Tidsinterval | Timer | Antal køretøjer | Timer i alt |
Sygehus Thy/Mors Thisted | 08:00-16:00 | 8 | 1 | 8 |
Sygehus Thy/Mors Thisted | 08:00-17:00 | 9 | 1 | 9 |
DELAFTALE VEST | LØRDAGE | |||
Tilknyttet sygehus | Tidsinterval | Timer | Antal køretøjer | Timer i alt |
Sygehus Thy/Mors Thisted | 09:00-17:00 | 8 | 1 | 8 |
DELAFTALE VEST | SØN- OG HELLIGDAGE | |||
Tilknyttet sygehus | Tidsinterval | Timer | Antal køretøjer | Timer i alt |
Sygehus Thy/Mors Thisted | 09:00-17:00 | 8 | 1 | 8 |
Leverandøren skal herudover indregne et tilstrækkeligt antal reservekøretøjer.
Pris-infokrav | |
Krav ID | Priser for patienttransportenheder |
3 | Leverandøren skal for hver delaftale angive • Årlig pris pr. patienttransportenhed med de ovenfor angivne driftstider. Priserne angives i Tilbudsbilag 6 for hver af de delaftaler, der ønskes afgivet til- bud på. |
Supplerende prisoplysninger: Priserne er inklusive de pauser, som er angivet i punkt 2.5.1. Leverandøren skal, som særskilt bilag, vedlægge en beskrivelse af, hvilke kalkulationer, der ligger bag priserne for de enkelte basis-aktivitetsniveauer. Den årlige grundbetaling udgøres af 2 (to) priser: • Årlig pris for det samlede faste antal patienttransportenheder under delaftalen, jf. Pris-in- fokrav 3 • Årlig pris for det valgte basis-aktivitetsniveau (antal km) for delaftalen, jf. Pris-infokrav 5 | |
Konkurrencekrav | ||
Krav ID | Delkriterium | Beskrivelse |
01 | Leveringssikkerhed | Køretøjer i leverancen |
Det er et krav, at Leverandøren for hver delaftale udarbejder, og i Kontraktperioden vedlige- holder, oversigter over disponible køretøjer. Materialet skal minimum have nedennævnte ind- hold. Tekniske krav til køretøjerne fremgår af afsnit 2.10.3. Leverandøren skal vedlægge sit tilbud: a. En oversigt over forventet antal køretøjer og reservekøretøjer pr. Kontraktstart. Beskri- velsen skal indeholde tekniske specifikationer på køretøjer, der vil blive anvendt til op- gaven, herunder bl.a. antal køretøjer, antal reservekøretøjer samt en vedligeholdelses- og udskiftningsplan for vognparken. Oversigten skal vedlægges for hver af de ud- budte delaftaler, jf. ovenfor afsnit 2.8. Efter Driftsperiodens start skal oversigterne tillige udfyldes med oplysninger om køretøjernes alder og kilometerstand. b. Såfremt Leverandøren vil anskaffe nye køretøjer til udførelse af opgaven, skal tilbud- det vedlægges en anskaffelsesplan bl.a. indeholdende en teknisk beskrivelse af de kø- retøjer, der vil blive anskaffet til varetagelse af opgaven. Det vægtes positivt, hvis de udarbejdede oversigter, beskrivelser, planer og retningslinjer m.fl. fremtræder som realistiske, er fyldestgørende samt fremtræder overskuelige. Det vægtes positivt, hvis det i køretøjerne er muligt at montere musikafspilningsudstyr i båre- rummet til brug for afspilning af beroligende musik for patienterne. | ||
Det vægtes positivt, hvis køretøjerne er miljøvenlige og af nyere årgang.
2.9 Optioner: Ændringer i dimensioneringen
Idet behovet i forhold til de angivne basisaktivitetsniveauer kan variere i Kontraktperioden, både permanent og midlertidigt, har Ordregiver behov for fleksibilitet i Kontrakten.
Ordregiver har i Kontraktperioden mulighed for at frakøbe eller tilkøbe hele patienttransportenhe- der og driftstimer, både permanent og på midlertidig basis. Permanent frakøb eller tilkøb af pati- enttransportenheder kan med nedenstående varsler tillige ske i Indkøringsperioden til virkning i Driftsperioden.
Optionerne kan grundlæggende opdeles således:
Option | Afsnit | Honorering |
Enheder | ||
Frakøb/tilkøb af enheder – Permanent | Forøgelse/reduktion af grundbetaling | |
Frakøb/tilkøb af enheder – Midlertidigt | Afregning med timepris for midlertidigt frakøb/til- køb | |
Driftstimer | ||
Frakøb/tilkøb af driftstimer – Perma- nent | Forøgelse/reduktion af grundbetaling med time- pris for permanent frakøb/tilkøb | |
Frakøb/tilkøb af driftstimer - Midlertidigt | Afregning med timepris for midlertidigt frakøb/til- køb | |
Leverandøren er forpligtet til at levere eller reducere beredskaber og/eller driftstider i forhold til de beskrevne optioner, jf. dog nedenfor afsnit 2.9.2 (vedr. midlertidigt frakøb/tilkøb af enheder).
Såfremt Leverandøren ikke kan levere yderligere patienttransportenheder eller driftstimer i hen- hold til Regionens bestilling, har Regionen ret til at søge behovet dækket hos anden leverandør, jf. også Kontraktens punkt 1.4. Leverandøren er i så fald forpligtet til loyalt og aktivt at samar- bejde med denne leverandør.
For så vidt angår anvendelse af patienttransportenheder under øvelsesaktiviteter, se afsnit
2.5.7. For så vidt angår anvendelse af patienttransportenheder under aktivering af AMK, se af- snit 2.7.4. De nedenfor i Pris-infokrav nr. 4 anførte priser gælder tillige for disse aktiviteter.
2.9.1 Frakøb/tilkøb af patienttransportenheder - permanent
Ordregiver kan frakøbe eller tilkøbe patienttransportenheder i forhold til de i afsnit 2.8 beskrevne basisniveauer.
Udnyttelse af optionen kan ske med minimum tre (3) måneders varsel + løbende måned.
Der er ingen begrænsninger i udnyttelsen af optionen. Ordregiver kan således frakøbe eller til- købe det nødvendige antal enheder.
Det forventes dog, at permanente frakøb af patienttransportenheder alene vil komme på tale i f.eks. tilfælde af ændringer i sygehusstrukturen eller ved grundlæggende ændringer i patient- transportstrategien, samt at permanente frakøb i så fald alene vil relatere sig til max. ét (1) køre- tøj pr. delaftale.
Ved permanent frakøb/tilkøb af enheder reduceres/forøges grundbetalingen i forhold til prisen pr. aktuel enhed, jf. nedenfor Pris-infokrav nr. 4.
2.9.2 Frakøb/tilkøb af patienttransportenheder – midlertidigt
Ved ”midlertidigt” forstås perioder i op til 30 dage.
Ordregiver kan på midlertidig basis tilkøbe eller frakøbe enkelte patienttransportenheder. Midler- tidige tilkøb kan eksempelvis være aktuelle ved større hændelser (karneval, festivaler m.v.), til afhjælpning af midlertidige ”pukler” eller ved midlertidige overflytning af ressourcer mellem syge- huse.
Udnyttelse af optionen kan ske med minimum 24 timers varsel, dog til kortere varsel efter aftale med Leverandøren. Ved frakøb af mere end én (1) enhed er varslet minimum 48 timer for enhed nr. to og yderligere enheder. Ved tilkøb af mere end én (1) enhed er varslet minimum tre (3) må- neder + løbende måned, dog til kortere varsel efter aftale med Leverandøren.
Leverandøren er ikke forpligtet til at levere mere end én (1) enhed som midlertidigt tilkøb.
Ved midlertidigt frakøb/tilkøb af enheder honoreres Leverandøren i forhold til de aftalte timepri- ser.
2.9.3 Frakøb/tilkøb af driftstimer - permanent
Ordregiver kan i Kontraktperioden permanent ændre driftstiderne for de enkelte patienttransport- enheder, dog med maksimalt 4 timer pr. enhed i forhold til de i afsnit 2.8 beskrevne basisni- veauer. Starttidspunktet for den enkelte enhed kan ikke ændres til tidligere end kl. 06.
Udnyttelsen af optionen kan ske med minimum tre (3) måneders varsel, medmindre kortere var- sel aftales med Leverandøren.
Ved permanent frakøb/tilkøb af driftstimer reduceres/forøges grundbetalingen med den timepris for permanente frakøb/tilkøb af driftstimer ganget med antallet af dage det aktuelle tilkøb vedrø- rer på årsbasis, der er angivet i Tilbudsbilag 6, jf. nedenfor Pris-infokrav nr. 3.
Eksempel: Regionen ønsker driftstiden for Beredskab X på hverdage øget fra 8:00-16:00 til 8:00 til 18:00. Dette er to ekstra timer på hverdage. Grundbetalingen øges dermed med 252 hver- dage x 2 timer x timepris for permanent tilkøb. Se også nedenfor Pris-infokrav nr. 4.
2.9.4 Frakøb/tilkøb af driftstimer – midlertidigt
Ved midlertidigt forstås perioder i op til 30 dage.
Ordregiver kan i Kontraktperioden have behov for midlertidigt at ændre driftstiderne for enkelte patienttransportenheder, eksempelvis (med ikke udelukkende) i ugerne op til ferier, pga. syg- dom, strejker eller aflysninger, eller i tilfælde af større hændelser eller midlertidig overflytning af ressourcer mellem sygehuse.
Starttidspunktet for den enkelte enhed kan ikke ændres til tidligere end kl. 06.
Meddelelse om frakøb af driftstimer kan ske frem til kl. 18 på dagen før den dag, hvor ændringen træder i kraft. Tilkøb kan ske i indtil to (2) timer før ændringen træder i kraft. Ordregiver er dog altid forpligtet til at bestille ændringerne snarest muligt efter, at Ordregiver bliver be-kendt med de omstændigheder, der nødvendiggøre ændringen af driftstiden.
Ved midlertidigt frakøb/tilkøb af driftstimer honoreres Leverandøren i forhold til de timepriser for midlertidigt frakøb/tilkøb af driftstimer, der er angivet i Tilbudsbilag 6, jf. nedenfor Pris-infokrav nr. 4.
Pris-infokrav | |
Krav ID | Priser for optioner – ændringer i dimensioneringen |
4 | Leverandøren skal for hver delaftale angive priser for Jf. afsnit Beskrivelse 2.9.1 Pris pr. enhed ved permanent frakøb/tilkøb af patienttranspor- tenheder. Priserne angives i forhold de angivne basisaktivitets- niveauer. 2.9.2 Timepriser pr. enhed ved midlertidigt frakøb/tilkøb af patient- transportenheder. 2.9.3 Timerpriser pr. enhed ved permanent frakøb/tilkøb af driftstimer (anvendes til reduktion/forøgelse af grundbetaling) 2.9.4 Timerpriser pr. enhed ved midlertidigt frakøb/tilkøb af driftstimer Priserne angives i Tilbudsbilag 6 for hver af de delaftaler, der ønskes afgivet tilbud på. |
Supplerende prisoplysninger: De i afsnit 2.9.4 anførte timepriser (midlertidig tilkøb af driftstimer) anvendes tillige som ve- derlag ved øvelsesaktiviteter, jf. afsnit 2.5.7, og ved deltagelse i større hændelser, jf. afsnit 2.7.4. Se tillige ovenfor Pris-infokrav nr. 1 og 2. Ved permanent frakøb/tilkøb af driftstimer regnes på årsbasis med følgende antal dage: 252 hverdage, 52 lørdage og 61 søn- og helligdage. | |
2.10 Krav til opgaveløsning
2.10.1 Generelle krav
Transporterne vil som hovedregel foregå mellem patientens bopæl og behandlingsstedet eller mellem to behandlingssteder. Hovedparten af befordringerne sker til/fra et af sygehusene i Re- gion Nordjylland, og på tværs af delaftalernes områder (optageområder).
Region Nordjyllands sygehusvæsen samarbejder med sygehuse i andre regioner. Derfor omfat- ter patientbefordringen også befordringer til/fra sygehuse udenfor regionen, jf. også ovenfor af- snit 2.5.2. Transporterne kan endvidere være kørsler til private samarbejdssygehuse, øvrige pri- vathospitaler, privatpraktiserende læger og klinikker mv.
Kørsel udenfor Region Nordjylland medregnes i aktivitetsopgørelsen på samme måde som kør- sel indenfor regionen.
Liggende patienttransport indebærer, at patienten skal kunne ligge ned på båre under kørslen og være forsvarligt fastspændt. I de fleste tilfælde indebærer det også, at patienten skal trans- porteres liggende eller siddende til og fra køretøjet.
Leverandøren skal følge nedenstående retningslinjer:
• Alle medarbejdere skal aktivt medvirke til overholdelse af Kontraktens kvalitetskrav
• Uopholdelig tilbagemelding til AMK-vagtcentralen, såfremt patienttransportpersonalet ikke mener, at den tildelte opgave ligger indenfor deres kompetenceområde, eller så- fremt der under transporten optræder uventede komplikationer i forhold til patientens til- stand eller transportens afvikling
• Patienttransporten indebærer foruden selve kørslen, at patienten afhentes/afleveres på afdelingen, på klinikken eller i boligen
• Patienttransportpersonalet sikrer sig, at afleverings-/afhentningssted er det rette og at der er fornøden kontakt med det stedlige personale eller anden udpeget kontaktperson
• Betjeningen af patienten skal ske på en forsvarlig og høflig måde og med udøvelse af den fornødne respekt overfor patienten
• Regionen forventer, at opfølgning på patientbetjeningen sker i et tæt samarbejde mellem Regionen og Leverandøren, herunder i den nedsatte følgegruppe, jf. Kontraktens punkt 8
• Patienten kan medtage håndbagage i form af en lille kuffert, sportstaske, el.lign. og en håndtaske samt overtøj
• Patienten skal herudover kunne medbringe ét nødvendigt ganghjælpemiddel udover krykker/stok. Hjælpemidlet skal fastspændes under kørslen
• Mulighed for medtagning af rask ledsager, pårørende eller tilsvarende
• Ud over patienten og evt. en rask ledsager må der ikke transporteres andre personer i køretøjet. Der kan dog efter aftale med Regionen dispenseres fra dette i forbindelse med uddannelse, kvalitetsudvikling, forskning eller lignende.
Leverandøren skal tage højde for, at ovenstående retningslinjer i Kontraktperioden kan ændres eller suppleres.
Andre opgaver som Leverandørens organisation måtte løse for egen organisation eller i henhold til andre kontrakter er Regionen uvedkommende og må ikke påvirke Leverandørens opfyldelse af Kontraktens ydelser.
2.10.2 Krav til Leverandørens personale
2.10.2.1 Krav til den driftsmæssige ansvarlige
Det er væsentligt for Regionen at have en stabil samarbejdsflade, hvorfor der stilles krav om en éntydig indgang til en driftsansvarlig kontaktperson i Leverandørens organisation. Den driftsan- svarlige kontaktperson skal i hele driftstiden være tilgængelig til løsning af ad hoc problemer, herunder eksempelvis kommunikations- eller samarbejdsproblemer.
Leverandørens driftsansvarlige skal tillige stå til rådighed for løbende drøftelser om eksempelvis kørselskvalitet og samarbejdet med andre leverandører. Omfanget af dette vurderes at have et omfang af ca. 3 timer per måned.
Leverandøren skal herudover løbende deltage i samarbejdet med Regionen og Regionens sam- arbejdspartnere og deltage i Regionens følgegruppe i henhold til Kontraktens punkt 7 (Samar- bejdspligt) og punkt 8 (Følgegruppe).
Patienttransporterne skal være bemandet med to personer (to chauffører, herefter benævnt ”personalet” eller i ental ”medarbejder” eller ”chauffør”), der begge skal besidde de krævede tilla- delser og uddannelsesniveau.
Personalet skal helbredsmæssigt være i stand til at udføre de pålagte opgaver. Leverandøren har ansvaret for, at chauffører, der ikke besidder det fornødne helbred til at løse de pålagte op- gaver, øjeblikkeligt tages ud af beredskabet. Dette gælder tillige, såfremt der sker sådanne æn- dringer i en chaufførs helbredsmæssige tilstand, at chaufføren ikke kan, eller ikke må forventes at kunne, generhverve kørekort til erhvervsmæssig personbefordring, såfremt dette blev aktuelt.
Leverandøren er ansvarlig for, at personalet, der anvendes til patienttransporter, ved uddan- nelse eller instruktion er i stand til at betjene det udstyr, der findes i vognen og kender kontrak- tens bestemmelser for transport af patienter, herunder bære- og løfteteknikker i forbindelse med håndtering af liggende patienter.
Leverandøren er endvidere ansvarlig for, at personalet har det nødvendige geografiske kend- skab og de nødvendige opslagskort til rådighed i køretøjet.
Personalet skal være velsoigneret, optræde venligt og kunne forstå og tale dansk, samt være i stand til at hjælpe og yde omsorg for patienterne i tilstrækkeligt omfang.
Personalet er underlagt tavshedspligt i henhold til Kontraktens punkt 23.
Personalet skal i arbejdstiden være ædru uden påviselige mængder alkohol i blodet og må heller ikke være under indflydelse af euforiserende stoffer eller medicin, der påvirker trafiksikkerheden eller evnen til at udføre arbejdet. Regionen kan, på mistanke om påvirkning, stille krav om uvars- let teste for alkohol eller medicin. Politiet vil være den udførende myndighed, såfremt personalet skal testes for alkohol eller medicin. Nægtelse af en sådan undersøgelse medfører øjeblikkelig bortvisning. Ved bortvisning skal Leverandøren stille med erstatningspersonale i henhold til kra- vene til overholdelse af driftstid.
Udbyder stiller følgende krav vedrørende rygning:
• Der må ikke ryges, mens enheden er tildelt en opgave
• Der må ikke ryges i eller omkring alle typer af præhospitale enheder (patienttransporter, ambulancer, akutlægebiler m.fl.) eller på Region Nordjyllands matrikler
• Der må ikke ryges i situationer med patientkontakt
Leverandør skal sikre, at personalet har kendskab til og efterlever Regionens sundhedsfremme- og forebyggelsespolitik vedr. rygning og rusmidler (Udbudsbilag 4) de steder, hvor personalet befinder sig i tjenesten.
Hvis en af Leverandørens ansatte giver anledning til gentagen eller alvorlig kritik, kan Regionen kræve den pågældende medarbejder fjernet, jf. Kontraktens punkt 19.
Samtlige krav der stilles til Leverandørens personale, herunder nedenstående krav til tilladelser og uddannelse/kurser, gælder tillige for personale, der er ansat hos Leverandørens underleve- randører.
2.10.2.3 Tilladelser og uddannelse
2.10.2.3.1 Tilladelser
Personalets uddannelsesniveau skal til enhver tid opfylde gældende lovkrav vedr. erhvervsmæs- sig personbefordring. Personalet skal have et gyldigt kørekort til denne transportkategori (kate- gori B), og skal desuden have en tilladelse i henhold til Lovbekendtgørelse nr. 107 af 30. januar 2013 om taxikørsel m.v. samt Bekendtgørelse nr. 405 af 8. maj 2012 om taxikørsel m.v.
2.10.2.3.2 Førstehjælp
Alt personale skal inden påbegyndelse af tjeneste i patienttransporten (dvs. inden 1. arbejdsdag) have gennemgået et 12 timers førstehjælpskursus. Kurset skal indeholde hjertelungeredning og brugen af en hjertestarter. Ved påbegyndelse af tjeneste i patienttransporten skal medarbejde- ren være i besiddelse af en gyldig kursusopdatering inden for det seneste kalenderår, regnet fra
1. tjenestedag. Kurset skal herefter opdateres minimum hvert andet år og dokumentation herfor skal kunne forevises på forlangende af Regionen, jf. også Kontraktens punkt 12.
2.10.2.3.3 Kursus i ikke-behandlingskrævende liggende patientbefordring
Alt personale i de patienttransportenheder, der kører i de til enhver tid aftalte basisberedskaber, jf. afsnit 2.8, skal senest seks (6) måneder efter påbegyndelse af tjeneste i patienttransporten
have gennemført et særligt kursus målrettet ikke-behandlingskrævende liggende patientbefor- dring. Kurset skal have en varighed af (minimum) 20 dage.
Kurset skal have et indhold svarende til den beskrivelse, der fremgår af Udbudsbilag 8.
Kursuskravet gælder for både fastansat personale og ved systematisk anvendelse af vikarer el- ler tidsbegrænsede ansættelser.
Ved kontraktstart skal kravet være opfyldt senest seks (6) måneder efter Driftsperiodens start.
Ved ”de til enhver tid aftalte basisberedskaber” forstås tillige beredskaber, der iht. optioner er permanent justeret.
Leverandøren er forpligtet til på ethvert tidspunkt at dokumentere, at uddannelseskravet er op- fyldt. Såfremt Leverandøren ved tilmelding af medarbejdere til et kursus er (eller bør være) i tvivl om, hvorvidt kurset opfylder den i Udbudsbilag 8 anførte kursusbeskrivelse, skal Regionen kon- sulteres. Regionen er forpligtet til på forlangende at forhåndsgodkende en kursusbeskrivelse.
Personale, der har gennemgået uddannelsen til ambulanceassistent, jf. Bekendtgørelse 1150/2011 § 22, eller tilsvarende, anses for at have gennemført ovennævnte kursus.
2.10.2.3.4 Udgifter til tilladelser og uddannelse
Udgifter til nødvendige tilladelser og uddannelse, herunder løn, tillæg og godtgørelser m.v. un- der uddannelsen, afholdes af Leverandøren.
Konkurrencekrav | ||
Krav ID | Delkriterium | Beskrivelse |
02 | Leveringssikkerhed | Rekruttering, fastholdelse og uddannelse af perso- nale |
Leverandøren skal vedlægge sit tilbud: a. Plan for rekruttering af personale b. Plan for fastholdelse af personale c. Plan for uddannelse af personalet i forhold til de opstillede uddannelseskrav, herunder foreløbig plan for gennemførelse af de enkelte uddannelser d. Præsentation af en plan for løbende uddannelse nyansat personale, der sikrer en sta- bil arbejdsstyrke, herunder hvilken årlig afgangsrate, der er kalkuleret ud fra. Det tillægges ved evalueringen væsentlig vægt, at Tilbudsgiver er i stand til at fremlægge en rekrutterings- og uddannelsesplan, der fremtræder som realistiske og skønnes at kunne sætte Tilbudsgiver i stand til rettidigt at påbegynde Driftsperioden. | ||
Konkurrencekrav | ||
Krav ID | Delkriterium | Beskrivelse |
03 | Kvalitet | Vedligeholdende uddannelse |
Leverandør skal vedlægge sit tilbud: a. Beskrivelse af plan for vedligeholdende uddannelse af personalet (hvis dette tilbydes) b. Plan for eventuelle supplerende uddannelsestiltag c. Planer/retningslinjer for kontrol af personalets kompetencer Det vægtes positivt, hvis materialet fremtræder som fyldestgørende og af Ordregiver skønnes at kunne fremme sikringen af, og kvaliteten af, personalets kompetencer. | ||
2.10.2.4 Krav til uniformering
Leverandøren skal bekoste og udlevere uniform og fodtøj til ambulancepersonalet. Leverandørens personale altid skal være iklædt uniform under tjenesten. Uniform og fodtøj skal være fremstillet i almindeligt anerkendt standard og snit for arbejdstøj til denne type arbejde.
Herudover gælder følgende:
• Uniformeringen skal leve op til sikkerhedsmæssige krav og standarder
• Alle uniformer skal have tydelig mærkning med Region Nordjyllands logo
• Alle uniformer skal have tydelig mærkning af den ansattes tilhørsforhold til Leverandøren
• Personalet skal i øvrigt bære et tydeligt identifikationskort med navn og/eller tjeneste- nummer
• Der må ikke bæres ure, ringe eller andre smykker i tjenestetiden For uniformen gælder endvidere:
• Uniformen skal overholde DS/EN 471 + A1:2008 ”Beskyttelsesbeklædning – Tydeligt synlig advarselsbeklædning til professionel brug - Prøvningsmetoder og krav” samt se- nere versioner af denne eller tilsvarende
• Uniformen skal godkendes af regionen inden driftsstart
2.10.3 Krav til køretøjet
Såfremt krav til køretøj ikke opfyldes på et hvilket som helst tidspunkt i Kontraktperioden, kan Regionen kræve, at den pågældende enhed udelukkes fra patienttransport indtil forholdene er bragt i orden.
Køretøjerne, der udfører patienttransport for Region Nordjylland, skal til enhver tid opfylde gæl- dende lovgivning om indretning og færdselssikkerhed herunder minimum EU standard DS/EN 1789:2010 type A1 eller tilsvarende og være godkendt og registreret til patienttransport i henhold til lovbekendtgørelse nr. 107 af 30. januar 2013 om taxikørsel m.v. og bekendtgørelse nr. 399 af
4. maj 2006 om særlige krav til taxier m.v.
Da patienten ikke skal behandles under transporten stilles der ikke krav om ilt, medicinske gas- ser og defibrillator, Men der skal være en hjertestarter, som stilles til rådighed af regionen, og som personalet skal være oplært i at bruge. Der stilles ikke krav til montering af udrykningshorn- og lys, da køretøjet ikke skal anvendes til udrykningskørsel.
Køretøjerne skal fremstå præsentable og velegnede til patienttransport, hvilket vil sige, at køre- tøjer til enhver tid:
• Skal være bemandet i henhold til gældende love og regler
• Skal være i forskriftsmæssig og driftssikker stand
• Skal være vedligeholdt og rengjort inden påbegyndelse af en opgave
• Skal være indrettet således, at ind- og udladning kan foregå ubesværet
• Skal være forsynet med opdateret udstyr i henhold til gældende lovgivning
Personalet, der bemander bilen skal dagligt ved påbegyndt vagt udføre funktionskontrol af køre- tøjet og dokumentere, at kontrollen har fundet sted. Regionen kan når som helst udføre eller få udført kontrol af køretøjer og materiel.
Krav til udseende for patienttransportkøretøjer fremgår af vedlagte Udbudsbilag 5.
Køretøjet skal ud over føreren kunne transportere minimum tre personer, hvoraf én er på båre.
Køretøjet skal være indrettet således, at samtlige personer kan fastspændes og sidde/ligge komfortabelt.
Leverandøren skal sørge for regelmæssige eftersyn og reparation af køretøjer. Ved vognned- brud under transport af patient vil AMK-vagtcentralen sørge for disponering af køretøj til videre- transport af patienten. Leverandøren er selv ansvarlig for transport og reparation af køretøj.
Supplerende krav til klargøring og rengøring af køretøjerne fremgår nedenfor i afsnit
2.10.7. Supplerende krav til serviceeftersyn fremgår nedenfor i afsnit 2.10.9.
Konkurrencekrav | ||
Krav ID | Delkriterium | Beskrivelse |
04 | Kvalitet | Krav til klargøring, rengøring og eftersyn af køretøjer |
Det er et krav, at Leverandøren udarbejder, og i Kontraktperioden vedligeholder, en plan/ret- ningslinjer for klargøring, rengøring og eftersyn af køretøjerne. Leverandøren skal vedlægge sit tilbud: a. En plan/retningslinjer for klargøring, rengøring og eftersyn af køretøjer Plan/retningslinjer skal tage højde for de i afsnit 2.10.7 og afsnit 2.10.9 supplerende krav til klargøring, rengøring og serviceeftersyn af køretøjer. | ||
Det vægtes positivt, hvis plan/retningslinjer fremtræder som realistiske, er fyldestgørende samt fremtræder overskuelige.
2.10.4 Krav til udstyr
Køretøjet skal som minimum være forsynet med følgende udstyr til transport af patienter:
• Hovedbåre med understel til transport både i liggende og siddende stilling med fast- spændingsseler
• Båremadras
• Bærestol til transport af patienten til og fra køretøjet, hvor båren ikke kan anvendes
• Glidelagen til skånsom flytning af patient
• En madras, der tager hensyn til tryktruede patienter (tryksår) og som kan monteres på båren ved behov.
• En hjertestarter som personalet er uddannet i brugen af (stilles til rådighed af regionen)
• Køretøjerne skal være forberedt til installation af udstyr til afspilning af musik i bårerum- met. Udstyret stilles til rådighed af regionen
Ovennævnte båreudstyr skal som minimum overholde gældende standard, DS/EN 1865-1:2010 om specifikationer for almindeligt båre- og patienthåndteringsudstyr, eller tilsvarende. Mindre af- vigelser i ydre mål af ovennævnte udstyr i forhold til standarden er dog acceptabelt.
Personalet skal dagligt ved påbegyndt vagt udføre almindelig funktionskontrol af udstyret, samt dokumentere, at kontrollen har fundet sted.
I det omfang, at der er krav om teknisk eftersyn af udstyret, skal dette udføres og dokumenteres i overensstemmelse med forskrifterne.
Køretøjet skal indeholde nødvendigt udstyr, såsom førstehjælpskasse og brandslukker. Ligele- des skal Leverandøren have bæreudstyr i form af trappetjenere mv., da der er tale om afhent- ning og aflevering af patienter i eget hjem. Sådan udstyr skal der være plads til i køretøjerne samt fastspænding af dette.
Leverandøren er forpligtet til på ethvert tidspunkt af have funktionsdueligt, rent og velholdt udstyr til rådighed i køretøjerne.
Såfremt kravene til udstyr ikke opfyldes på et hvilket som helst tidspunkt i Kontraktperioden, kan Regionen kræve, at køretøjet udelukkes fra kørsler i henhold til Kontrakten.
Patienter (f.eks. med rygerlunger) kan desuden medbringe ilt i såkaldte iltbomber (2.5 l. ilt fla- sker). Leverandøren skal sikre, at køretøjet er indrettet således, at disse iltflasker kan fastspæn- des under kørslen. Fastspændingen skal ske i umiddelbar nærhed af patienten, således at denne har mulighed for at få den medbragte ilt under kørslen. Der stilles ingen krav om, at Leve- randøren skal medbringe ilt i køretøjerne, ligesom ansvaret for iltbehandlingen ligger hos patien- ten.
Konkurrencekrav | ||
Krav ID | Delkriterium | Beskrivelse |
05 | Kvalitet | Krav til vedligeholdelse, kontrol og rengøring af mate- riel |
Det er et krav, at Leverandøren udarbejder, og i Kontraktperioden vedligeholder, en plan/ret- ningslinjer for vedligeholdelse, kontrol og rengøring af materiel i de køretøjer, der anvendes til udførelse af Kontrakten. Leverandøren skal vedlægge sit tilbud: a. En plan/retningslinjer for vedligeholdelse samt kontrol og rengøring af materiel. Det vægtes positivt, at den udarbejdede plan/retningslinjer er fyldestgørende samt fremtræder som praktisk anvendelige og overskuelige. | ||
2.10.5 Krav til utensilier
Leverandøren skal udstyre køretøjet med de fornødne utensilier til servicering af patienten og beskyttelse af personalet. I Udbudsbilag 6 er anført de utensilier, der som minimum skal forefin- des. Forbrug af utensilier sker for Leverandørens regning.
2.10.6 Tæpper og lagner
Leverandøren skal i alle køretøjer anvende de af Regionens sygehuse eller anden institution ud- leverede tæpper og lagner, samt returnere disse på en af Regions sygehus- eller institutions- adresser. Supplering sker på de enkelte sygehuse/institutioner uden udgift for Leverandøren.
2.10.7 Krav til klargøring og rengøring af køretøjer
Klargøring og rengøring af køretøjer skal som udgangspunkt foregå på basen, men vil ofte kunne foregå i ambulanceporten ved sygehusene, og således umiddelbart efter aflevering af pa- tient. I særlige tilfælde, hvor der kræves ekstra rengøring skal patienttransportpersonalet kon- takte AMK-vagtcentralen. Ekstra rengøring og klargøring skal i disse særlige tilfælde som ud- gangspunkt ske udenfor sygehusområdet, fx ved Leverandørens base.
Alle baser skal være udstyret med tilstrækkelige remedier til rengøring, klargøring og opfyldning af patienttransportkøretøjet. Dette er Leverandørens ansvar.
2.10.8 Krav til garagering
Eventuelle garager til køretøjerne tilvejebringes af Leverandøren. Region Nordjylland stiller ikke specielle krav til garagering. Opmærksomheden henledes på, at køretøjerne ved driftstidens
Ved driftstidens start skal temperaturen i bårerummet skal være passende til patienttransport.
Ved arbejdstids ophør indgår kørsel til garage ikke i kilometeropgørelsen. Såfremt driftstiden af- sluttes uden for Region Nordjyllands område, indgår kørsel frem til regionsgrænsen i kilometer- opgørelsen.
2.10.9 Krav til serviceeftersyn af køretøjer
Serviceeftersyn af køretøjer skal planlægges i samarbejde med Regionen, og Leverandøren skal stille et reservekøretøj til rådighed, når et køretøj er til serviceeftersyn.
2.10.10 Kvalitetssikring
2.10.10.1 Krav til utilsigtede hændelser og patientsikkerhed
Leverandøren er forpligtet til at efterleve den til enhver tid gældende lovgivning om patientsikker- hed og rapportering af utilsigtede hændelser, jf. Sundhedsloven og bekendtgørelse nr. 1 af 3. januar 2011 om rapportering af utilsigtede hændelser i sundhedsvæsenet m.v.
Leverandøren skal
• Sikre, at ledere og medarbejdere kender gældende lovgivning og retningslinjer for utilsig- tede hændelser
• Medvirke til at etablere og videreføre en kultur i organisationen, som understøtter at or- ganisationens medarbejdere rapporterer og åbent kan drøfte og analysere utilsigtede hændelser
• Sikre at der i organisationen foretages analyse og klassifikation af rapporterede utilsig- tede hændelser, og at der drages læring heraf. Dette skal ske i henhold til gældende lov- givning vedrørende håndtering af rapporterede utilsigtede hændelser
Leverandøren skal målrettet arbejde på at forebygge utilsigtede hændelser gennem en proaktiv indsats.
Leverandøren skal hvert år deltage i og bidrage til at udarbejde en patientsikkerhedsrapport med fokus på arbejdet med patientsikkerhed og utilsigtede hændelser i det forløbne år.
Konkurrencekrav | ||
Krav ID | Delkriterium | Beskrivelse |
06 | Kvalitet | Utilsigtede hændelser |
Leverandøren skal • Vedlægge en beskrivelse af, hvorledes Leverandøren vil sikre, at alle medarbejdere rapporterer utilsigtede hændelser • Vedlægge en plan for, hvorledes Leverandøren påtænker at håndtere rapporterede utilsigtede hændelser • Vedlægge en plan for, hvorledes Leverandøren påtænker at forebygge utilsigtede hændelser gennem en proaktiv indsats Det tillægges vægt, at det udarbejdede materiale er fyldestgørende og af Ordregiver skønnes effektivt at kunne fremme de konkrete formål med materialet. | ||
2.10.10.2 Krav til klagesagsbehandling
Klager over den præhospitale indsats indkommer enten direkte fra klager til Leverandøren, di- rekte til Regionen eller til Regionen via patientombuddet. Uanset hvorledes klagen modtages, vil Leverandøren blive inddraget i sagsbehandlingen af klagen. Eksempelvis vil Leverandøren blive bedt om at udarbejde en skriftlig redegørelse for den hændelse, der er indgivet en klage over.
Region Nordjylland har ansvaret for afgørelser af sundhedsfaglige klager, der ikke er omfattet af Patientklagenævnets regler.
Leverandøren behandler klager vedrørende Leverandørens personales adfærd, information og kommunikation samt sikkerhed og funktion af teknisk udstyr, køretøjer m.v.
Hvis en patient eller pårørende til en patient klager til Regionen over patienttransporttjenestens indsats, vil patient/pårørende blive tilbudt en dialogsamtale med personalet eller ledelsen for den ansvarlige hospitalsenhed, som er tilknyttet patienten. Leverandøren vil kunne blive inddraget i sådanne dialogsamtaler.
Regionens præhospitale leder skal orienteres om indkomne klagesager, patientforsikringssager og sager, hvor der gives aktindsigt. Desuden skal den præhospitale leder orienteres om Leve- randørens håndtering og behandling af disse sager.
Leverandøren skal følge gældende retningslinjer for det præhospitale område vedrørende:
• ”Patientklager og patientforsikringssager" (Udbudsbilag 7).
Konkurrencekrav | ||
Krav ID | Delkriterium | Beskrivelse |
07 | Kvalitet | Håndtering af klagesager |
Leverandøren skal • Vedlægge en intern plan for håndtering af klagesager, der har til formål at sikre, at Re- gion Nordjyllands retningslinjer efterleves. Det tillægges vægt, at det udarbejdede materiale er fyldestgørende og af Ordregiver skønnes effektivt at kunne fremme formålet med materialet. | ||
2.11 Afregning
2.11.1 Grundbetaling
I delaftalerne er der angivet et antal patienttransportenheder, hvilket svarer til de ønskede basis- niveauer, jf. ovenfor afsnit 2.8. Prisen herfor er beskrevet ovenfor i Pris-infokrav 3. Til hver delaf- tale ønskes herudover en pris for 3 forskellige basis-aktivitetsniveauer for antal kilometer, med udgangspunkt i aktiviteten i 2013, jf. nærmere nedenfor afsnit 2.11.2.
Den årlige grundbetaling udgøres således af 2 (to) priser:
• Årlig pris for det samlede faste antal patienttransportenheder under delaftalen, jf. Pris-info- krav 3
• Årlig pris for det valgte basis-aktivitetsniveau (antal km) for delaftalen, jf. Pris-infokrav 5
Grundbetaling indeholder betaling for køretøj, udstyr, reservekøretøj(er), mandskab som stilles til rådighed i driftstiden og basisaktivitet (kilometer), og indeholder samtlige direkte og indirekte omkostninger ved udførelse af opgaven. Leverandøren kan således ikke kræve betaling herud- over, medmindre andet er specifikt angivet i Kontrakten. Dokumenterede udgifter til bro og færge afregnes særskilt.
2.11.2 Basis-aktivitetsniveau - kilometer
Forud for Driftsperiodens start vælger Regionen det ønskede årlige basis-aktivitetsniveau for an- tal kilometer for den enkelte delaftale.
Det valgte basis-aktivitetsniveau gælder for samtlige kørsler under den enkelte delaftale, herun- der for kilometer kørt som supplerende driftstimer eller som tilkøbte enheder. Det årlige antal ki- lometer beregnes fra og med Driftsperiodens start, jf. Kontraktens punkt 10.
Det faktiske kilometerforbrug opgøres én gang årligt pr. 31. marts, første gang pr. 31. marts 2016.
Regionen kan i Kontraktperioden ændre niveauet basis-aktivitetsniveauet i både opad- og ned- adgående retning i forbindelse med den årlige opgørelse. Ændringen meddeles Leverandøren senest 1 måned efter udløbet af seneste opgørelsesperiode, dvs. som udgangspunkt senest pr.
30. april.
Kilometerantallet for faktisk afviklet kørsel baseres på beregnet hurtigste rute via et CAD3*’s ru- teberegningsmotor.
Pris-infokrav | |
Krav ID | Pris for basisaktivitet |
5 | Der skal for hver delaftale, jf. afsnit 2.8, afgives tilbud på følgende basis-aktivi- tetsniveauer: Delaftale Syd Årlig pris for et basis-aktivitetsniveau (antal kilometer) på • 915.000 km årligt • 930.000 km årligt • 945.000 km årligt Delaftale Nord Årlig pris for et basis-aktivitetsniveau (antal kilometer) på • 135.000 km årligt • 140.000 km årligt • 145.000 km årligt Delaftale Vest Årlig pris for et basis-aktivitetsniveau (antal kilometer) på • 140.000 km årligt • 145.000 km årligt • 150.000 km årligt |
Supplerende prisoplysninger: Den årlige grundbetaling udgøres af 2 (to) priser: • Årlig pris for det samlede faste antal patienttransportenheder under delaftalen, jf. Pris- infokrav 3 • Årlig pris for det valgte basis-aktivitetsniveau (antal km) for delaftalen, jf. Pris-infokrav 5 | |
2.11.3 Aktivitetsbetaling: Kilometerafregning
Aktivitetsreguleringen for kilometerafregning udover basis-aktivitetsniveauet sker ved at benytte Statens laveste takst for befordring pr. kilomenter.
Såfremt antallet af afviklede kilometer er lavere end i det valgte basis-aktivitetsniveau, reduceres grundbetalingen med Statens laveste takst for befordring gange antallet af km, der er kørt min- dre end basis-aktivitetsniveauet. Såfremt antallet af afviklede kilometer er højere end i det valgte basis-aktivitetsniveau, øges grundbetalingen med Statens laveste takst for befordring gange an- tallet af kilometer, der er kørt mere end basis-aktivitetsniveauet. Grundbetalingen kan maksimalt reduceres med 5 %, mens der ikke er noget øvre loft for aktivitetsreguleringen.
2.11.4 Aktivitetsbetaling: Overtidsbetaling
Overarbejdstid regnes fra ordinær driftstids ophør (+15 minutter) til enheden er returneret til sin garage. Leverandøren skal anvende hurtigste rute. Se også afsnit 2.10.8 (Krav til garagering) vedr. overtid og kilometeropgørelse.
2.11.5 Prisregulering
Samtlige priser er gældende frem til første prisregulering, jf. nedenfor.
Alle beløbsangivelser er i 2015-priser, i DKK og ekskl. moms, men inkl. alle øvrige skatter og af- gifter, jf. Kontraktens punkt 14.1.
Samtlige priser, herunder faste årlige grundbetalinger, tillægspriser og overtidsbetaling, m.v. re- guleres årligt på baggrund af forventningen til prisreguleringen vedr. ”øvrige tjenesteydelser” jf. Danske Regioners økonomiske vejledning.
Første regulering finder sted 1. januar 2016. Der reguleres herefter én gang årligt pr. 1. januar med den årlige udvikling (procentvis) i det angivne indeks.
2.11.6 Betaling for liggende patienttransport
Leverandøren udsteder månedsvis bagud en elektronisk faktura på den faste grundbetaling (1/12 af den faste årlige grundbetaling).
Leverandøren udsteder kvartalsvis bagud en elektronisk faktura på for overtidsbetaling og sup- plerende midlertidige tilkøb.
Permanente frakøb/tilkøb reguleres i den månedlige grundbetaling fra og med den måned, hvori reguleringen træder i kraft.
Fakturaen skal være påført EAN nr. og personreference. Nærmere detaljer om fakturaens ud- formning og eventuelt nødvendig dokumentation aftales mellem ordregiver og Leverandøren forud for driftsstart.
Betalingsbetingelserne er 30 dage fra fakturadato under forudsætning af, at ordregiver har mod- taget fyldestgørende faktura.
Såfremt det efter kontraktens indgåelse findes hensigtsmæssigt at ændre ovennævnte beta- lingsprocedure, forpligter Leverandøren sig til at foretage disse ændringer uden beregning efter nærmere aftale med ordregiver.
Den aktivitetsafhængige betaling afregnes bagudrettet en gang årligt.
2.11.7 Data
Alle data vedr. patienttransporttjenestens funktion ejes af Regionen.
Udover de data, der er nødvendige for Leverandørens afregning, og som frit stilles til rådighed for Leverandøren, vil Leverandøren i rimeligt omfang, efter konkret aftale og under hensyntagen til reglerne i Persondataloven, kunne få adgang til supplerende rådata til brug for intern kvalitets- sikring.
Leverandøren vil forud for udveksling af data være forpligtet til at indgå databehandleraftale, jf. Kontraktens punkt 23.3.
Om rettigheder til data og skriftligt materiale i øvrigt, se Kontraktens punkt 25.
2.12 Bodsbestemmelser
Bodsbestemmelser relateret til kørsel D er beskrevet nedenfor i afsnit 2.12.1 – 2.12.3.
Generelle bestemmelser om bod og maksimal bod, samt for afregning af bod m.v., fremgår af Kontraktens punkt 31.
Enhver overskridelse af en frist eller et givet interval betragtes som en overskridelse. En over- skridelse på eksempelvis 0,1 sekund betragtes således også som en overskridelse på trods af den minimale margin. Nedenfor er dette angivet med tegnet ”>” (større end).
2.12.1 Bod ved lang afleverings- og afhentningstid på hospitalerne
Som angivet ovenfor i afsnit 2.5.6 (Servicemål og maksimale afleverings-/afhentningstider) skal Leverandøren sikre, at dennes enheder i gennemsnit forlader Kundens hospitaler efter afleve- ring eller afhentning af en patient efter senest 14 minutter. Dette angives via statustryk på enhe- dens mobilapplikation. Gennemsnittet er fælles for afleveringer og afhentninger. Hvis gennem-
snittet er over 14 minutter pr. kalendermåned, udløses bod. Det kan oplyses, at patienttranspor- tenhederne historisk har ligget på et gennemsnitligt tidsforbrug ved aflevering og afhentning på hospitalerne på maks. 14 minutter.
Boden opgøres pr. kalendermåned pr. delaftale. For hvert påbegyndt minut Leverandørens gen- nemsnitlige tidsforbrug i en kalendermåned ved aflevering eller afhentning på Regionens hospi- taler har ligget over 14 minutter, afregnes en bod på 50.000 kroner. Driftsperiodens første 6 må- neder regnes som en indkøringsperiode, og bodsberegningen vil derfor først finde sted fra og med 3. kvartal 2015.
2.12.2 Bod for manglende enheder
Krav til driftstider er beskrevet i afsnit 2.8. Leverandøren skal stille det aftalte antal enheder til rådighed i de angivne driftstidsrum.
Såfremt det aftalte antal enheder ikke stilles til rådighed i driftstiden, beregnes bod efter føl- gende retningslinjer:
1. Hvis Leverandøren ikke stiller en enhed til rådighed i den aftalte driftstid, tildeles Leve- randøren et point pr. påbegyndt halve time, enheden ikke er til rådighed. Pointene opgø- res pr. kalendermåned, og bod, jf. punkt 2 og 3, beregnes pr. kalendermåned.
2. Hvis der for en given måned er registreret mere end 10 point, betales en bod på 2.000 kr. pr. overskydende point op til og med 15 point. For eventuelle point derudover betales kr.
4.000 pr. point.
3. Hvis der i 2 på hinanden følgende måneder registreres mere end 10 point pr. måned, for- dobles de i pkt. 2 nævnte bodtakster for de efterfølgende måneder, der ligger i direkte forlængelse heraf.
Boden akkumuleres ikke med den i Kontraktens punkt 10.3 fastsatte bod for forsinket Driftsperi- ode2. Nærværende bodsbestemmelser træder således først i kraft, når det aftalte beredskab (det aftalte antal enheder) er i drift, jf. afsnit 2.8.
I følgende tilfælde, hvor en enhed er meldt ”ude af drift” indgår den manglende driftstid (dvs. den tid, hvor køretøjet ikke er fri til ny opgave) ikke i bodsopgørelsen:
• Ekstra rengøring, som følge af hændelser foregået under dagens kørsler, fx opkast m.v., og som ikke kan tilregnes Leverandøren
• Opfyldning af utensilier, tæpper m.v., nødvendiggjort som følge af dagens kørsler
2.12.3 Bod for overskridelse af mobiliseringstid
Krav til mobiliseringstid er beskrevet i afsnit 2.5.5. Mobiliseringstiden er 180 sekunder ved drifts- start (påbegyndelse af enhedens driftstid) og efter afholdelse af pauser.
2 Opmærksomheden henledes tillige på Kontraktens punkt 10.4, der fastslår, at Regionen ikke skal betale grundvederlag for enheder, der endnu ikke er sat i drift. Derimod ifalder Leverandøren bod for sådanne forsinkelser, jf. punkt 10.3.
1. Såfremt Leverandøren er mere end 180 sekunder om at påbegynde en patienttransport, som fra driftsstart eller efter afholdelse af pause er til umiddelbar afvikling, tildeles Leve- randøren ét point pr. påbegyndt 60 sekunders overskridelse.
2. Pointene opgøres pr. kalendermåned, og bod, jf. pkt., 3 og 4, beregnes pr. kalendermå- ned.
3. Hvis der for en given måned er registreret mere end 2 point, betales en bod på 500 kr. pr. overskydende point.
4. Hvis der i 2 på hinanden følgende måneder registreres mere end 10 point pr. måned, for- dobles de i pkt. 2 nævnte bodtakster for de efterfølgende måned, der ligger i direkte for- længelse heraf.
2.13 Indkøringsperiode
Region Nordjylland står i passende omfang til rådighed fra Kontraktens indgåelse og tre måne- der frem for en introduktion til Leverandøren. Det ønskes, at Leverandøren får den tilstrækkelige viden særligt med henblik på:
• Viden om Region Nordjyllands virksomhed
• Region Nordjyllands sygehusplan, især akutbetjening, præhospital indsats og sundheds- beredskab
• Region Nordjyllands organisation, især på det præhospitale område
• Region Nordjyllands AMK-vagtcentral
• Gældende planer, instrukser, standarder og retningslinjer
• Fælles akutmodtagelse
• Lægevagten
• Relevante kliniske besøg og præsentationer
• IT-set-up
• m.m.
Desuden skal Leverandøren senest en måned efter Kontraktens indgåelse udarbejde en indkø- ringsplan, der tager højde for forløb og tidsforbrug. Indkøringsplanen skal således på nogle ker- neområder, bl.a. sikring af tilstrækkeligt personale, sikring af køretøjer/materiel og indførelse af nyt kommunikationssystem, beskrive, hvorledes Leverandøren vil blive klar til idriftsættelse. Det forventes, at installation af kommunikationsudstyr kan gennemføres på i alt 2 arbejdsdage per køretøj, og der ydes ikke særskilt honorar til Leverandøren for at stille køretøjerne til rådighed.
Indkøringsplanen skal godkendes af Region Nordjylland.
Foruden indkøringsplanen skal Region Nordjylland senest 3 måneder inden Driftsperiodens start godkende en række milepælsplaner, som bl.a. indeholder status for ansættelse/uddannelse af personale, status for anskaffelse/klargøring af udstyr og status arbejde med indsættelse af nyt kommunikationsudstyr.
Indkøringsplan for Kørselskategori D | ||
Leverance | Indhold | Deadline |
Indkørings- plan | • Med henblik på idriftsættelse af kontrakt den 1. april 2015 skal Leverandøren udarbejde en indkøringsplan, der detalje- ret beskriver forløbet frem til idriftsættelse • Som et minimum skal indkøringsplanen tage højde for forløb og tidsforbrug, samt inkludere en beskrivelse af, hvorledes nedenstående milepæle søges realiseret | 1 måned efter kontraktunder- skrivelse |
Milepælsplan for personale | • Beskrivelse af ansættelsessituationen og rekrutteringsplan i forhold til det nødvendige personale. • Beskrivelsen skal godkendes af Region Nordjylland i forhold til, om det virker realistisk, at der er personale til at bemande de aftalte patienttransportenheder ved kontraktstart | 3 måneder før Driftsperio- dens start |
Milepælsplan for Udstyr | • Beskrivelse af status og videre plan vedr. anskaffelse/ klar- gøring af køretøjer, herunder installation af Region Nordjyl- lands kommunikationsudstyr m.m. • Beskrivelsen skal godkendes af Region Nordjylland i forhold til, om det virker realistisk, at der er køretøjer til det aftalte beredskab ved kontraktstart. | 3 måneder før Driftsperio- dens start |
Milepælsplan for køretøjer | Beskrivelse af og kvittering for konkrete køretøjer, der stilles til rådighed med angivelse af vogn-id, registreringsnummer, vogntype, årgang. | 3 måneder før Driftsperio- dens start |
Med denne introduktion og indkøringsplan vil ordregiver sikre sig, at Leverandøren har opnået tilstrækkelig viden på området, og at sandsynligheden for en driftssikker start er så høj som mu- lig. Leverandøren skal senest 2 måneder inden Driftsperiodens start fremsende stamoplysninger på personel, som forventes at indgå i driften. Ved udskiftning af personale og materiel under Driftsperioden forpligter Leverandøren sig til at angive disse oplysninger til Regionen med mini- mum 14 dages varsel. Regionen vil senest 3 måneder inden Driftsperiodens start specificere de nødvendige oplysninger.
Konkurrencekrav | ||
Krav ID | Delkriterium | Beskrivelse |
08 | Leveringssikkerhed | Indkøringsperiode |
Leverandøren skal vedlægge tilbuddet en beskrivelse af, og om muligt, en specificering af sine behov for introduktion af hensyn til Regionens tilrettelæggelse af Indkøringsperioden. | ||
Det tillægges vægt, at Leverandøren er i stand til at konkretisere sine behov og sine krav til Regionens ressourcer, herunder foretage en passende afvejning mellem behov og ressour- cer.
3 Tilbudsvejledning/disposition
Dokumenter til brug for opfyldelse af udvælgelseskriterier, jf. afsnit 1.12, vedlægges i den kræ- vede form.
Tilbud afgives herudover ved udfyldelse af Tilbudsbilag 1 - 6.
Hvert Tilbudsbilag er, udover nedenstående visning, udarbejdet i separat fil i MS Word-format eller i MS Excel. Bemærk at anvendelsen af Tilbudsbilag 3 - 6 er obligatorisk, men at besvarel- serne i Tilbudsbilagene kan suppleres ved anvendelse af underbilag i det omfang, dette er på- krævet.
Tilbudsgiver anmodes ved tilbudsafgivelsen om at følge nedenstående disposition. Tilbudsgiver opfordres til at være særlig opmærksom på de bemærkninger, der angivet nedenfor til hvert do- kument. Der tages forbehold for, at dispositionen ikke er udtømmende.
Tilbudsgiver opfordres til at være særlig påpasselig med, at indholdet i de udfyldte til- budsbilag ikke strider mod indholdet i kontrakten eller mod Kravspecifikationens mind- stekrav, hvilket vil sige alle krav, der ikke er beskrevet i en rød ramme.
DISPOSITION | ||
Dokument | Indhold, kommentarer | Check |
Tilbudsbrev | Introduktion af Tilbudsgiver Generel virksomhedsprofil Oplysninger om, i hvilket omfang tilbuddet afgives af et konsor- tium eller med underleverandører. I bekræftende fald vedlæg- ges tilbuddet tillige henholdsvis konsortieoplysninger og/eller underleverandøroplysninger, jf. nedenfor. Kortfattet beskrivelse af tilbuddets indhold (resumé) Øvrige oplysninger, som Tilbudsgiver måtte finde relevante | |
Konsortieoplysninger (hvis relevant) | Konsortieerklæring, jf. afsnit 1.12 Husk underskrift. Se endvidere krav i afsnit 1.12.4 A. | |
Underleverandør-op- lysninger (hvis relevant) | Underleverandørerklæring. Findes på xxx.xx.xx. Husk dato og underskrift. Se endvidere krav i afsnit 1.12.4 B og C | |
DISPOSITION | ||
Dokument | Indhold, kommentarer | Check |
Årsrapporter | Se krav i punkt 1.12.2.A | |
Erklæring om æn- dringer i økonomisk situation | Erklæringen vedlægges, såfremt Tilbudsgivers regnskabsår er udløbet mere end 6 måneder før tilbudsfristens udløb. Se krav i 1.12.2.B Husk dato og underskrift. | |
Referenceliste vedr. ”koordineret vej- transportvirksom- hed” | ||
Tilbudsbilag 1 | Generelle oplysninger | |
Tilbudsbilag 2 | Tro- og loveerklæring. Husk dato og underskrift. Husk endvidere at vedlægge fornøden dokumentation, såfremt Tilbudsgiver har forfalden gæld til det offentlige. | |
Tilbudsbilag 3 | Soliditetserklæring Husk dato og underskrift. | |
Tilbudsbilag 4 | Vilkår for sikkerhedsstillelse Hvis der alene stilles garanti for indgåelse af én eller flere kon- krete delaftaler, skal dette oplyses af garantistiller. Husk dato og underskrift fra pengeinstitut eller kautionsfor- sikringsselskab. | |
Tilbudsbilag 5 | Konkurrencekrav Husk tydelig henvisning til underbilag | |
Tilbudsbilag 6 | Prisbilag | |
Supplerende prisop- lysninger | Se Pris-info nr. 3 (kalkulationer bag prisen for den del af grund- betalingen, der vedrører delaftalens faste antal patienttranspor- tenheder ) | |
AFDELING 3
Tilbudsbilag
4.1 Tilbudsbilag 1 - Generelle oplysninger
Tilbudsgiver bedes udfylde nedenstående skema, også selvom der tillige kan henvises til medle- veret datablad og tilbud i øvrigt.
1 | Generelle oplysninger | Leverandørs besvarelser |
1.1 | Eventuelt internt referencenummer/til- budsnummer, der ønskes anvendt i for- bindelse med nærværende udbud. | |
1.2 | Firmanavn, CVR-nr., adresse og telefon- nummer. Oplysninger om ejerforhold | |
1.3 | Kontaktperson for dette udbud. Kontakt- persons direkte telefonnummer og e- mail. Bemærk at Ordregiver efter tilbuddets modtagelse vil kommunikere med til- budsgiver via e-mail, og at den her an- givne e-mailadresse vil blive anvendt. | |
1.4 | Oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige årsager ønskes undtaget fra aktindsigt, jf. Ud- budsbetingelsernes afsnit 1.9. |
4.2 Tilbudsbilag 2 - Tro og loveerklæring vedrørende ude- lukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45 og for- falden ubetalt gæld til det offentlige
Udfyldes og underskrives
ARTIKEL 45
Undertegnede tilbudsgiver erklærer hermed på tro og love ikke at være omfattet af udelukkel- sesgrundene i henhold til direktiv nr. 2004/18/EF (Udbudsdirektivet) artikel 45, stk. 1, og stk. 2, litra a, b, c, e og f.
Mod undertegnede ansøger/tilbudsgiver er således ikke afsagt en endelig dom om:
a) deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles ak- tion 98/773/RIA;
b) bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 og arti- kel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA;
c) svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fælles- skabers finansielle interesser;
d) hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvid- vaskning af penge.
Undertegnede ansøger/tilbudsgiver er ligeledes ikke omfattet af følgende omstændigheder:
a) at virksomhedens bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for kon- kurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning;
b) at virksomhedens bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning;
c) at virksomheden ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en straf- bar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed;
e) at virksomheden ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til so- ciale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land;
f) at virksomheden ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land
FORFALDEN UBETALT GÆLD TIL DET OFFENTLIGE
I henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldners muligheder for at kunne deltage i offentlige udbudsforretninger erklærer undertegnede tilbudsgiver hermed på tro og love, i hvilket omfang virksomheden har ubetalt forfalden gæld til det offentlige i hen- hold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor virksomheden er etableret.
Ved gæld til det offentlige forstås skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger.
Ved det offentlige forstås offentlige myndigheder i Danmark eller i det land, hvor virksomheden er etableret.
Oplysning om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige
Det erklæres hermed, at virksomhedens ubetalte, forfaldne gæld til det offentlige på tilbudstids- punktet udgør DKK: [ ]
Supplerende oplysninger ved gæld over DKK 100.000
Der er stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger DKK 100.000
Ja | Nej |
Hvis Ja: Dokumentation herfor er vedlagt erklæringen, som bilag [ ].
Der er den [ ]indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om en afviklingsordning, og denne ordning er overholdt på tilbudstidspunktet.
Ja | Nej |
Hvis Ja: Dokumentation herfor er vedlagt erklæringen, som bilag: [ ].
Erklæringen afgives på vegne af virksomheden af nedenstående person, som med sin under- skrift:
1. bekræfter at være bemyndiget til at afgive erklæringen;
2. på tro og love bekræfter korrektheden af oplysningerne i erklæringen; og
3. giver samtykke til, at Ordregiver må kontrollere oplysningerne i erklæringen hos de relevante myndigheder
Dato | |
Firmanavn Tilbudsgiver | |
Underskrift | |
Evt. stem- pel |
4.3 Tilbudsbilag 3 - Soliditetserklæring
Erklæringen udfyldes af virksomhedens bank, revisor, virksomhedens administrerende direktør eller virksomhedens økonomichef under strafansvar efter straffelovens § 163.
Virksomhedens navn | |
CVR-nr. | |
Etableringsår |
Erklæring om soliditet | |
Har virksomheden indenfor de seneste 24 måneder været i stand til at overholde sine forpligtelser (besvares med ja eller nej)? Hvis nej, bedes dette uddybet i særskilt dokument. | |
Har virksomheden indenfor de seneste 24 måneder iværksat tiltag med henblik på at opnå en samlet ordning med virk- somhedens kreditorer, fx frivillige akkord- ordninger, eller iværksat tiltag med hen- blik på rekonstruktion efter Konkurslo- vens regler? Hvis ja, bedes dette uddybet i særskilt do- kument. | |
Dato:
Stillingsbetegnelse:
Navn [blokbogstaver]:
Virksomhed:
Underskrift:
Firmastempel:
4.4 Tilbudsbilag 4 - Vilkår for sikkerhedsstillelse
Udfyldes og underskrives
VILKÅR FOR SIKKERHEDSSTILLELSE
På foranledning af [Leverandøren], CVR-nr. indestår [pengeinstitut/kautionsforsikringssel- skab] overfor Region Nordjylland, CVR-nr. 29190941, som garant for betaling af nedenstående beløb som sikkerhed for [Leverandørens] opfyldelse af sine forpligtelser, herunder for eventuelle krav om afslag, erstatning eller tilbagebetaling af kontraktsummen for endnu ikke erlagte ydel- ser, i henhold til kontrakt mellem [Leverandøren] og Region Nordjylland om levering af liggende patienttransport i Region Nordjylland med eventuelle senere ændringer og tilføjelser vedtaget mellem Parterne.
Der indestås for følgende beløb pr. indgået delaftale:
Delaftale | Sikkerhedsstillelse ved kontraktindgåelse DKK | Nedskrives til DKK |
Syd | 4.000.000 | 2.800.000 |
Nord | 750.000 | 500.000 |
Vest | 750.000 | 500.000 |
Sikkerhedsstillelserne akkumuleres i forhold til antallet af konkret indgåede delaftaler, og stilles til sikkerhed for [Leverandørens] samlede forpligtelser overfor Region Nordjylland i henhold til den/de indgåede delaftaler, jf. ovenfor. De stillede sikkerheder er således ikke begrænset til den/de enkelte delaftaler, for hvilke sikkerheden er stillet, eller en forholdsmæssig del heraf, lige- som Region Nordjylland vil kunne kræve sig fyldestgjort i den samlede akkumulerede sikker- hedsstillelse for ethvert krav, der opstår i tilknytning til Parternes kontraktforhold.
Udbetaling på sikkerhedsstillelsen kan ske, når [Leverandørens] betalingspligt over for Region Nordjylland er fastslået ved forlig, voldgiftskendelse, endelig dom eller ved Leverandørens er- kendelse.
Sikkerhedsstillelsen nedskrives til de i kolonnen ”Nedskrives til DKK” angivne beløb efter udløbet af 90 Dage efter Driftsperiodens start henhold til Kontraktens bestemmelser, med mindre Region Nordjylland forinden overfor [Leverandøren] og/eller garantistiller har rejst krav mod [Leverandø- ren] med krav om dækning under garantien. Garantien nedskrives herefter først efter anmodning fra Region Nordjylland eller ved dokumentation af forlig, voldgiftskendelse eller endelig dom der fastslår, at [Leverandøren]ikke er betalingspligtig i forhold til det påberåbte forhold.
Sikkerhedsstillelsen løber i øvrigt indtil udløbet af kontraktperioden, og frigives på [Leverandø- rens] anmodning, der tidligst kan fremsættes 3 måneder efter kontraktens ophør. Enhver an- modning om frigivelse skal være påført Region Nordjyllands accept.
Tvister med relation til denne sikkerhedsstillelse, herunder indsigelser fra [Leverandøren] eller [pengeinstitut/kautionsforsikringsselskab] om tilbagesøgning, afgøres efter dansk ret ved dom- stolene.
ERKLÆRING FRA BANK ELLER KAUTIONSFORSIKRINGSSELSKAB
Undertegnede [pengeinstitut/kautionsforsikringsselskab]erklærer hermed uigenkaldeligt over for Region Nordjylland, at vi forpligter os til at udstede garanti til fordel for Region Nordjylland på de ovennævnte vilkår for sikkerhedsstillelse.
Sikkerheden stilles senest 20 dage efter, at Parterne har underskrevet kontrakt om levering af liggende patienttransport i Region Nordjylland.
Nærværende erklæring er fra [pengeinstitut/kautionsforsikringsselskab] alene betinget af, at [Le- verandøren] tildeles ovennævnte delaftaler. Hvis denne betingelse ikke opfyldes, bortfalder denne erklæring. Hvis garantistiller alene stiller garanti i forhold til indgåelse af én eller flere kon- krete delaftaler, skal oplyses.
Nærværende erklæring er underlagt dansk ret. Tvister med relation til erklæringen, herunder tvi- ster vedrørende erklæringens eksistens eller gyldighed, skal afgøres ved domstolene efter dansk ret.
, den 2014
4.5 Tilbudsbilag 5 - Redegørelser/dokumentation i forhold til konkurrencekrav
Vejledning
Som beskrevet i afsnit 1.13.1 skal Tilbudsgiver i dette tilbudsbilag redegøre for opfyldelsen af de opstillede konkurrencekrav. Konkurrencekrav er i Kravspecifikationen tydeligt indrammet med en rød ”klamme” på samme måde, som angivet her:
Konkurrencekrav | ||
Krav ID | Underkriterium | Beskrivelse |
Fortlø- bende numme- rering | Angiver under hvil- ket underkriterium, kravet evalueres | Titel på krav |
Kravtekst | ||
Tilbudsgiver angiver nedenfor i kolonnen ”Kravbesvarelse”, eller alternativt, angiver, hvor i tilbud- det (bilag) besvarelsen af kravet er anført.
Såfremt Tilbudsgiver vælger at afgive sin besvarelse, eller dele heraf, i et separat bilag, bedes besvarelserne være fortløbende i forhold til Krav ID, på samme måde som angivet nedenfor.
I afsnit 2 har Tilbudsgiver mulighed for at vedlægge yderligere beskrivelser eller dokumentation, der ikke er direkte knyttet op på konkurrencekrav.
Tilbudsgiver opfordres til at være særlig opmærksom på at sikre, at elementer i kravbesvarelsen
ikke er i strid med opstillede mindstekrav, jf. også afsnit 1.13.2.
Obligatoriske redegørelser/dokumentation | |||
Delkriterium: Leveringssikkerhed | |||
Krav ID | Afsnit | Krav | Kravbesvarelse/anført i bilag |
01 | 2.8 | Køretøjer i leverancen | |
02 | 2.10.2 | Rekruttering, fastholdelse og ud- dannelse af personale | |
08 | 2.13 | Indkøringsperiode | |
Delkriterium: Kvalitet | |||
Krav ID | Afsnit | Krav | Kravbesvarelse/anført i bilag |
03 | 2.10.2 | Vedligeholdende uddannelse | |
04 | 2.10.3 | Krav til klargøring, rengøring og eftersyn af køretøjer | |
05 | 2.10.4 | Krav til vedligeholdelse, kontrol og rengøring af materiel | |
06 | 2.10.10 | Utilsigtede hændelser | |
07 | 2.10.10 | Håndtering af klagesager | |
Afsnit 2 Yderligere relevant redegørelse/dokumentation
Kort beskrivelse af den vedlagte redegørelse/ dokumenta- tion | Anført i bilag |