Driftsoverenskomst mellem

21. december 2011 Sagsbeh: MIMA02 Sagsnr.: 2011-57603

Dokumentnr.: 2011-691390

Kultur og Fritid

Serviceområdet

Driftsoverenskomst mellem

Frederiksberg Idræts Union (FIU) og

Frederiksberg Kommune

om administration af idrætsanlæg

§ 1 – Formål

Aftalen skal fremme udøvelse af idræt i Frederiksberg Kommune.

Inden for rammerne af denne aftale, kan administrationen af kommunalt ejede idrætsanlæg overdrages Frederiksberg Idræts Union (FIU) med henblik på, gennem en samlet administration af idrætsfaciliteterne på Frederiksberg, at opnå en effektiv udnyt- telse af faciliteterne, til gavn for idrætsforeninger og borgere på Frederiksberg. Aftalen omfatter desuden idrætsanlæg, som ejes af FIU og andre anlæg, som ejes af tredje- mand, men som administreres af FIU. Der henvises til Bilag A.

Aftalen skal understøtte Frederiksberg Kommunes løsning af de kommunale opgaver in- den for idræts- og fritidsområdet.

§ 2 – Aftalens omfang

For hvert af de i bilag A opførte anlæg, indgås en administrationsaftale der fastsætter de nærmere vilkår for overdragelse af administrationen, herunder drift og anvendelse af det enkelte anlæg. Administrationsaftalerne er optaget som Bilag B.

Stk. 2

Ejerforholdet for anlæg, der er omfattet af denne aftale, ændres ikke.

§ 3 – Anvendelse

Kommunen har vederlagsfrit adgang til brug af anlæg der er omfattet af aftalen, jf. ad- ministrationsaftalerne (Bilag B) for de enkelte anlæg. Anlæg, der er omfattet af aftalen, skal i henhold til Folkeoplysningsloven stilles til rådighed for de foreninger, der er god- kendte og hjemmehørende i kommunen. Adgang til anlæggene kan ikke gøres betinget af medlemskab af FIU.

Stk. 2

Tildeling af tid på anlæg, der er omfattet af aftalen, varetages af FIU efter principper, der godkendes af Frederiksberg Kommune. Principperne er anført i Bilag C. FIU skal sik- re den bedst mulige udnyttelse af anlæggene.

Stk. 3

Frederiksberg Kommune og brugerne varsles om eventuelle aflysninger efter de af kom- munalbestyrelsen godkendte lokaleudlånsregler.

Stk. 4

Anlæg der er omfattet af aftalen, skal registreres i Frederiksberg Kommunes lokalead- ministrationssystem (KMD Interbook) der giver brugerne en række selvbetjeningsmulig- heder, ligesom systemet forenkler administration af og kommunikation med brugerne. Systemet stilles vederlagsfrit til rådighed af Frederiksberg Kommune.

Stk. 5

FIU nedsætter brugergruppe for de enkelte anlæg jf. kapitel IX i FIU’s love.

FIU fastsætter nærmere regler om mødeindkaldelse, mødehyppighed, dagsordener, re- ferater m.v. Frederiksberg Kommune modtager indkaldelser og har ret til at overvære møderne.

Stk. 6

FIU indestår overfor Frederiksberg Kommune for, at driften af de anlæg der er omfattet af aftalen, på alle måder sker i overensstemmelse med lovgivningen.

Stk. 7

FIU medvirker til at opfylde kommunale målsætninger på fritids- og idrætsområdet som fastlægges af Idræts- og Fritidsudvalget og Kommunalbestyrelsen.

§ 4 – Anlæg

Alle væsentlige ændringer på anlæg, der er ejet af Frederiksberg Kommune og omfattet af aftalen skal godkendes af Frederiksberg Kommune.

Stk. 2

Ved væsentlige ændringer jf. stk. 1 forstås ændringer, der der forudsætter byggesags- behandling eller varigt ændrer lokalets anvendelse.

Stk. 3

Vedligeholdelsesarbejder m.v., der helt eller delvis udelukker benyttelsen af idrætsan- læggene i normalt omfang, skal fortrinsvis udføres i skoleferierne.

Stk. 4

Ved aftalens ophør er FIU forpligtet til at tilbagelevere alle anlæg der er ejet af Frede- riksberg Kommune og omfattet af aftalen i ordentlig stand (herunder anskaffelser for kommunale midler) under hensyntagen til vedligeholdelsespligten og uden anden forrin- gelse end den, der følger af normalt forsvarligt brug, slid og ælde.

§ 5 – Personale

FIU ansætter, jf. kapitel XII i FIU’s love en idrætsinspektør, der har det overordnede an- svar for administrationen af anlæg, omfattet af denne aftale.

§ 6 – Økonomi

Frederiksberg Kommune yder FIU et samlet årligt tilskud. I 2012 udgør tilskuddet 16,9 mio. kr. inkl. moms. I tilskuddet er indeholdt det beløb FIU modtager til vedligeholdelse af kommunale og private haller men ikke det haltilskud, som udløses via Folkeoplys- ningsloven. Frederiksberg Kommune meddeler senest 1. december FIU størrelsen af til- skuddet for det følgende år.

Stk. 2

Tilskuddet reguleres årligt efter Kommunalbestyrelsens vedtagne budget.

Stk. 3

Tilskuddet, jf. stk. 1, udbetales kvartalsvis forud.

Stk. 4

FIU stiller, inden for rammerne af det årlige tilskud, anlæggene vederlagsfrit til rådighed for godkendte foreninger i Frederiksberg Kommune.

Stk. 5

Inden for tilskuddet dækker FIU alle udgifter forbundet med anlæggenes indvendige drift og vedligeholdelse herunder sædvanligt driftsmateriel, medmindre andet er sær-

skilt anført i administrationsaftalen for det respektive anlæg. I Bilag D er opgaver ved- rørende indvendig og udvendig vedligeholdelse specificeret.

Stk. 6

Revideret årsregnskab for FIU fremsendes til Frederiksberg Kommune senest 1. maj ef- ter regnskabsårets udløb.

Årsregnskabet skal indeholde en specifikation for hvert enkelt anlæg, som er optaget i bilag A. Årsregnskabet skal omfatte samtlige indtægter og udgifter. Kommunalt tilskud, lejeindtægter, entréindtægter, reklameindtægter, indtægter fra café- og kioskdrift m.v. specificeres særskilt.

Regnskabet revideres af en af kommunen godkendt revisor.

§ 7 – Oplysningspligt

FIU har oplysningspligt overfor kommunen i alle driftsmæssige og økonomiske forhold i relation til anlæg der er omfattet af aftalen.

Stk. 2

Frederiksberg Kommune orienterer FIU om relevante kontrakter og snitflader i forhold til FK Ejendom, FGV m.fl.

§ 8 – Overdragelse

FIU kan ikke uden Frederiksberg Kommunes skriftlige samtykke overdrage sine rettig- heder og/eller forpligtelser i medfør af denne aftale til tredjemand.

§ 9 – Ophør

Aftalen er gældende for perioden 1. januar 2009 til 31. december 2012.

Stk. 2

FIU eller Frederiksberg Kommune kan opsige aftalen helt med 12 måneders varsel til udløbet af et kalenderår.

Stk. 3

Der kan administrativt aftales ændringer i administrationsaftalerne jf. § 2 stk. 1 inden for rammerne af denne aftale.

Stk. 4

Ved væsentlig misligholdelse af aftalen fra FIU’s side, er kommunen berettiget til at bringe aftalen til ophør uden varsel. Kommunalbestyrelsen træffer beslutning herom ef- ter indstilling fra Idræts- og Fritidsudvalget.

Stk. 5

Ved væsentlige ændringer i de økonomiske forudsætninger, er FIU berettiget til at brin- ge aftalen til ophør med virkning fra et regnskabsårs begyndelse. Beslutning herom træffes i overensstemmelse med FIU’s love.

§ 10 – Andre forhold

Denne aftale underskrives i to eksemplarer. Hver part beholder ét eksemplar.

Indgåelsen af denne aftale, erstatter alle tidligere indgåede skriftlige aftaler mellem kommunen og FIU, der vedrører forhold reguleret af denne aftale.

§ 11 – Underskrifter

Den / - 2011 Den / - 2011

………………………………………………… ………………………………………………… Frederiksberg Kommune Frederiksberg Idræts Union

Bilag

Bilag A – Oversigt over anlæg jf. § 2 Bilag B – Administrationsaftaler

Bilag C - Retningslinier for fordeling af tid på anlæg

Bilag D – Opdeling i indvendig og udvendig vedligeholdelse