Indkøbskaskaden
Aftaler og leverandører i IndFak
April 2020
Samler leverandøraktivering, aftaleadministration, kataloggodkendelse og
varegruppehåndtering i ét modul.
• Rammeaftaler og Aftaler er opbygget som ”paraply-aftaler”
• ”Rammeaftalen” er den overordnede kontrakt
• ”Aftalen” kan tilknyttes en ”Rammeaftale”
• ”Aftalen” er typisk en delaftale og derfra hvor der e-handles (eller hvor der er e-katalog)
• ”Aftaler” som er underlagt en ”rammeaftale”, nedarver information fra rammeaftalen.
• For at handle korrekt, opfordrer Statens Indkøb til at indkøbere orienterer
sig i information på Rammeaftalen/Aftalen inden varer indkøbes.
• Det anbefales ikke at indhente lokale kataloger, som lægger op til køb af konkurrenceudsatte varer.
• IndFak forhindrer dig ikke i at handle i uoverensstemmelse med aftaler. Det er indkøbernes eget ansvar.
• Aftaler udstyres med Etiketter, som viser om aftalen fx er forpligtende.
Etiketter nedarves til varerne.
Indkøbskaskaden
* Læs mere her: xxxxx://xxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxx-xxxxxxxxx/x-xxxxxx-xxx-xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxx/
Aftaler i IndFak Den indholdsansvarlige sørger for at nødvendige aftaler er tilgængelige i IndFak
Statens Indkøb og SKI aftaler
SI og SKI
Aftaler m. katalog
IndFak Prod
Statens Indkøbs Program (SI)
Statslige ØSC institutioner
Statslige ikke ØSC institutioner
Selvejende Statsinstitutioner
Lokal
le ør
verand
Ministerområde 1
Fællesskab 1
Institution x
Institution a
Institution b
Institution y
Regnskab
Regnskab (Bogføringskreds)
1. SI/SKI håndteres på IndFak Prod niveau – og deles med indholdsansvarlige i underliggende organisationer
2. SI-aftaler deles på 2. niveau af Statens Indkøb
3. Indholdsansvarlige kan dele med brugere og evt. afgrænse yderligere på varegrupper
4. Først efter deling kan brugerne se aftalen og e-handle på den
5. Når en aftale er delt, vil opdateringer blive nedarvet
Lokale leverandører
1. Lokale aftaler oprettes af indholdsansvarlig på organisationsniveau – og deles med egne brugere
2. Katalog sendes til ”EAN-nummer” på organisationsniveau og tilknyttes aftalen
3. Katalog godkendes og deles ned i org.hierarki
4. Først efter deling kan brugerne se aftalen og e-handle på den
5. Når en aftale er delt, vil opdateringer blive nedarvet
• Det forventes at den indholdsansvarlige kender til Cirkulære om indkøb i staten, indkøbsaftaler og dermed indkøbskaskaden.
• En indholdsansvarlig kan se og redigere aftaler på det organisationsniveau, han/hun befinder sig på.
• Skal dele aftaler for at gøre aftaler og varekataloger tilgængelige for relevante rekvirenter og indkøbere.
• Kan oprette og dele varegrupper. Varegrupper benyttes til at dele afgrænsede sortimenter.
• Kan oprette lokale leverandører, lokale aftaler og
godkende lokale kataloger samt opdateringer til disse.
Advisering: Når et katalog/aftale opdateres modtager indholdsansvarlige, og de brugere aftalen er delt med, en mail.
Opdatering: Når opdateringer af priser og justeringer af sortimenter på eksisterende varekataloger/aftaler godkendes af Statens Indkøb/SKI, opdateres varer og priser automatisk i IndFak. Kataloget skal ikke deles på ny.
Vedligehold: Nye kataloger og ændringer i varesortiment på aftaler, kan påvirke favoritlister, varegrupper og standardkontering. Benytter I aktivt dette, skal I være opmærksomme på at det kræver vedligehold.
7
7
• Rammeaftaler i Aftalemodulet giver styring af aftaler, hvor der er flere underaftaler
• Rammeaftaleoversigten giver mulighed for filtrering og oprettelse af egne quickfiltre
• Der er mulighed for deling af læse-adgang eller redigeringsrettigheder til brugere eller grupper, men kun brugere med adgang til aftalemodulet (indholdsansvarlige/SI aftaleadgang) har adgang til at se rammeaftaler
• Information fra en rammeaftale nedarves til underliggende aftaler, aftaler deles med indkøbere og på den måde orienteres indkøbere om rammeaftalers indhold.
Vedhæftede dokumenter
• Visning af aftalehierarki (Klik på stjerne-ikonet med grøn baggrund)
• Mulighed for filtrering (klik på) og oprettelse af egne quickfiltre (klik på )
• Det er fra aftaleoversigten at aftaler deles af indholdsansvarlige
• Ved at holde musen over e-handelsaftaler (varekataloger), kan du se et indkøbsvogn-ikon:
• Ved klik på dette, sendes du til Varesøgning, med en aktiv søgning, filtreret på den pågældende aftale:
• ”Nedarvning” af informationer fra en rammeaftale til underliggende aftaler 🡪 ret kun informationer ét sted og se det slå igennem på alle relevante aftaler
• Mulighed for opsætning af flere etiketter på samme aftale
• Etiketter nedarves til varerne på aftalen og fremgår dermed i varesøgningen og giver filtreringsmulighed på etiketter
På Aftaler fremgår:
• Leveringsinformationer
• Fragt og gebyrer
• Information til bestiller – popper op ved køb på pågældende aftale
• Etiketter - findes under ”Information om aftalen”
• Bilag - findes under ”clips”-ikonet Ligger aftalen under en rammeaftale, så arves bilag fra rammeaftalen
• Det er muligt at overvåge aftaler, så man får besked, når/hvis andre brugere ændrer i dem eller der kommer opdateringer, det sker ved at holde musen hen over en aftale og vælge ”klokke-ikonet”:
• Klikker man igen, slår man overvågningen fra
• Som udgangspunkt får ejeren af aftalen altid besked (på nær hvis det er ejeren selv, der laver rettelsen).
Oprettelse af lokale leverandører
der vil e-handles med
16
16
Introduktion til at handle med lokale leverandører i IndFak 1/2
Hvornår vil man have brug for en lokal leverandør?
• Hvis det jf. indkøbskaskaden ikke er hensigtsmæssigt at handle på en ”ikke- forpligtende aftale” (3. trin), men man gerne vil samle sine indkøb i IndFak for at få overblik og funktionaliteten med match ml. ordre og faktura i spil, så kan man aftale med sin leverandør at ordrerne kommer fra IndFak. Det vil i det følgende blive beskrevet hvordan I kommer i gang.
Introduktion til at handle med lokale leverandører i IndFak 2/2
Hvordan:
• Man kan e-handle på flere måder gennem IndFak. Den typiske er via varekataloger, som leverandøren indsender.
• En anden måde er ”fritekstordrer” –Her opretter man en leverandør og herefter en aftale af typen ”Fritekst”. En fritekstaftale giver jer mulighed for selv at skrive varelinjer på rekvisitioner, som kan sendes til pågældende leverandør. Det skal aftales på forhånd, hvordan man handler med sin leverandør gennem IndFak, og hvilke typer ordrer de vil modtage og hvordan de modtager dem.
• Flere leverandører handler allerede med kunder på IndFak, og så skal du blot aktivere dem i jeres organisation, og hvis der er tale om e-kataloger kan leverandøren herefter indsende kataloger til det EANnr som er registreret på jeres organisation i IndFak.
• Det er også muligt at sende ordrer til ”engangsleverandører”, denne type leverandører skal ikke aktiveres i IndFak. Denne type ordrer vil aldrig blive autogodkendt via en matchregel.
For at sikre at få de rette informationer, der skal bruges til den elektroniske samhandel, anbefaler vi følgende proces, når der skal handles med en ny leverandør.
Diagram over oprettelse af en lokal leverandør og fritekstaftale
• Leverandøroversigten (Aftaler 🡪 Leverandører) giver overblik gennem visning af alle leverandører, som den enkelte bruger kan se/redigere aftaler fra
• Hvis I vil e-handle med en leverandør lokalt gennem IndFak har I her mulighed for at aktivere dem ved klik på +. Husk at kontakte leverandøren, så de kan registrere sig og informere om hvordan ordrer skal leveres fra IndFak.
• For at oprette/aktivere en leverandør i din organisation skal du gøre følgende. For at en leverandør kan sende et katalog til jeres organisation skal denne proces følges:
• Gå til Aftaler – Leverandører. Undersøg først om leverandøren allerede er oprettet hos jer – Klik på Filter-ikonet og åben filteret ”Kunde” og vælg din organisation.
• Hvis leverandøren ikke findes på listen. Klik på +-ikonet for at oprette en ny leverandør og følg wizarden som åbnes.
• Søg på CVR nr. for at se om Leverandøren allerede findes i IndFak og dermed kan aktiveres i egen organisation
• Hvis leverandøren findes, klik da på det grønne link, så udfyldes kontaktinformationer
• Under fanen ”Dokumentintegration” vil det fremgå om IndFak allerede kender den måde hvorpå pågældende leverandør vil have ordrer leveret. Fremgår noget her, kan du klikke OK og leverandøren er oprettet.
• Nu har leverandøren mulighed for at fremsende kataloger til jeres organisation, eller I kan oprette fx en fritekstaftale under Aftaler.
• Info: Administratorer kan også se hvor ordrer leveres (end points) i Dataadministration -
23 Dokumentintegration
• Hvis en leverandør ikke er kendt, når der søges på CVRnr, så skal alle felter med * udfyldes.
• Kontaktoplysninger er ikke obligatoriske, men her er det muligt at give leverandøren adgang til leverandørportalen i IndFak, hvorfra de har adgang til at oploade kataloger. Derfor anbefales det at have aftalt på forhånd med leverandøren, hvem som skal oprettes her.
• Under fanen Dokumentintegration, skal angives hvordan/hvortil ordren skal sendes til leverandøren. Der er flere muligheder fx i OIOUBL-format, eller e-mail – HTML/PDF. Den information skal du have fra leverandøren. Det er muligt at tilføje flere leverings-end points
• Husk at klikke på ”+” for at tilføje dokumentintegrationen.
• Når al obligatorisk information er udfyldt kan du klikke på ”Opret” som er blevet aktivt
og godkend kataloger
26
26
• Du skal sikre at leverandør er oprettet (se mere under leverandøraktivering)
• Gå herefter til Aftaler og klik på +
• Udfyld de obligatoriske felter med *. Id kan overskrives, hvis det ønskes.
Det er vigtigt at aftaletype og undertype er korrekt, da den ikke kan redigeres efter oprettelse
• Klik på opret for at tilføje yderligere informationer i aftaleskabelonen
• Udfyld valgte skabelon - Tilføj evt. etiketter 🡪 klik Gem Herefter kan aftalen deles
• Tricom deler SI og SKI e-handelskataloger med alle Indholdsansvarlige
Den Indholdsansvarlige kan herefter dele aftalen til egen institution/brugere
– Hold musen over aftalen og vælg hvordan du ønsker at dele aftalen
Del aftale
Tildel redigerings- rettigheder
•
– Vælg Brugere, Grupper (roller), Organisationer, du ønsker at dele med. Klik OK. Jo mere specifik i delingen, des mere vedligehold ved fx organisationsændringer.
– Brugere har nu adgang til aftalen. Er der tale om et katalog, vil brugere med rekvirent, indkøber og disponentrolle nu have adgang til at se varerne under Varesøgning.
– Det er også muligt at ekskludere brugere på aftaler – Ekskludering vægter højere end inkludering.
Så hvis en aftale er delt med en rolle, og en bruger med pågældende rolle ekskluderes, så har brugeren
IKKE adgang til aftalen!
• Når et katalog er modtaget fra en lokal leverandør (indsendes til organisationens EAN-nummer) vil brugere med rollen indholdsansvarlig få en e-mail med besked om, at der er et katalog som kræver godkendelse.
• SKI-kataloger er opsat til automatisk at blive godkendt.
• Kataloggodkendelse foretages under Aftaler 🡪 Kataloggodkendelse. Her søges automatisk på afventende kataloger
• Der er herfra muligt at godkende hele eller dele af kataloget. Først efter godkendelse vil kataloget/opdateringerne kunne ses i varesøgningen.
31
31
Varegrupper – del specifikke sortimenter
• Det er muligt at samle og dele specifikke varesortimenter via Varegrupper. Varegrupper kan oprettes lokalt og deles ligesom aftaler af den indholdsansvarlige.
• Sortimentet i en varegruppe kan kombineres på tværs af alle aftaler og leverandører som den indholdsansvarlige har adgang til.
• Hvis man har fået delt en varegruppe med sig, er det muligt at filtrere på den i varesøgningenOpret en Varegruppe
– Gå til Aftaler – Varegrupper 🡪 Klik på +
– Navngiv og tilføj varer 🡪 Klik OK
– Del varegruppen ligesom en aftale deles
32
33
33
Tip: Hjælp til selvhjælp
Der er hjælp at hente ved at klikke på spørgsmålstegnet oppe til højre i IndFak.
• Vejledninger til oprettelse af lokale leverandører: xxxxx://xxxxxx0.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx
• Vejledninger til leverandører: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/x-xxxxxxxx/#xxx-xx-0
• Cirkulære om indkøb i staten: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/Xxxxx/X0000.xxxx?xxx000000
• Opleves der fejl eller opstår der spørgsmål omkring brug, så skriv til SAMs serviceportal:
xxxxx://xxxxxxxxxxxxx.xxxxxxx-xxx.xx/xxx/xxxxxx/xxxxx/xxxx
• Hvis der er fejl i aftaler/kataloger fra SKI/Statens Indkøb kan SKI og Statens Indkøb kontaktes direkte – se kontaktinformation på aftalen. Er du i tvivl, så skriv til SAMs serviceportal.
34