Samarbejdsaftale/Samejeoverenskomst
Samarbejdsaftale/Samejeoverenskomst
mellem Kolding Kommune og Foreningen Vamdrup Kino
Indhold
5 Særligt om booking af lokaler 2
Foreningen Vamdrup Kino (FVK) og Kolding Kommune ejer i fællesskab ejendommen [adresse indsættes, når den er kendt], nedenfor benævnt som ”Vores Hus”.
Formålet med samarbejdsaftalen/samejeoverenskomsten er at sikre den overordnede organisatoriske og økonomiske ramme for Vores Hus, som skal være et velfungerende, attraktivt og alsidigt kulturtilbud i Vamdrup til glæde for særligt byens og nærområdets borgere og foreninger.
Aftaleparterne er Kolding Kommune og FVK.
2.1 Styregruppe
Parterne er enige om, at organisationen bag Vores Hus skal bestå af en styregruppe/bestyrelse, hvor begge parter indgår på lige fod. Ved lige fod forstås, at ved uenighed skal et foreslået tiltag ikke gennemføres. Hver part råder dog selvstændigt over de lokaler, som parterne har eksklusiv råden til, se afsnit 4.
Hver part har op til 2 repræsentanter i Styregruppen.
2.1 Brugerråd
Foruden Styregruppen ønsker parterne, at der stiftes et Brugerråd, eller at der på anden vis etableres en struktur for, hvordan husets brugere kan involveres i og præge de aktiviteter, der skal være i huset.
Strukturen fastlægges af Styregruppen, der ikke er bundet af en bestemt organisationsform og involveringen kan derfor ske i alle former, fx en fast struktur med en formaliseret gruppe med faste medlemmer eller en løsere struktur som fx et ”come as you are”-koncept.
Brugerrådet har ikke nogen selvstændig beslutningskraft, medmindre det besluttes af Styregruppen, at visse opgaver neddelegeres hertil. Det bemærkes hertil, at det ikke er muligt at neddelegere opgaver og beslutninger, som indeholder økonomiske forpligtelser for parterne, da sådanne beslutninger til enhver tid skal træffes af Styregruppen.
2.3 Andre grupper
Det er muligt for styregruppen at beslutte, at der skal oprettes en eller flere underliggende arbejdsgrupper/udvalg. Disse gruppers formål og beføjelser defineres af parterne i fællesskab, og deltagerkredsen kan eksempelvis bestå af foreningsmedlemmer eller andre brugere af huset. Styregruppen kan til enhver tid opløse disse grupper, og disse grupper har i lighed med Brugerrådet ikke nogen selvstændig beslutningskraft med de undtagelser, der følger af ovenstående om Brugerrådet.
3.1 Ejerandele
Kolding Kommune forventer at indskyde kr. 11.125.000, mens FVK samlet forventer at indskyde kr.
9.100.000. Dertil kommer værdien af FVK eksisterende bygning, som anslået udgør en værdi på kr. 1.575.000, og værdien af kommunens grund som anslået udgør en værdi på 92.000.
Den tinglysningsmæssige ejerandel for Kommune og FVK udgør derfor forventeligt hhv. 51,2 % (11.217.000) til Kommunen og 48,8 % (10.675.000) til FVK.
3.2 Brugsret
Parterne er enige om – uagtet ejerfordeling – at det er bestemmelserne i nærværende samarbejdsaftale inkl. Bilag, som er definerende for parternes brugsrettigheder, jf. afsnit 4, og stemmerettigheder, jf. afsnit 1, til Vores Hus.
Vores Hus udgøres bl.a. af en biografsal, en multisal, et åbent foyerområde med bibliotek samt møde- og foreningslokaler. Oversigt over den endelige lokale-sammensætning vedlægges samarbejdsaftale som bilag 1.
I lokaler med eksklusiv råden kan den rådende part lave ændringer uden at dette skal godkendes i Styregruppen, forudsat at initiativet ikke forringer den samlede værdi af ejendommen. Den rådende part hæfter desuden for vedligeholdelse, inventar m.v. for disse lokaler.
Ud over lokaler er der en række faciliteter, der naturligt hører til hver parts anvendelse, og som kun må betjenes af den pågældende part, medmindre andet er aftalt med den anden part. Det drejer sig fx om biografens udstyr (herunder i multisalen), maskiner, sliksalg m.v. og for Kolding Kommune drejer det sig om bogreoler, opstillede bøger m.v.
5 Særligt om booking af lokaler
Booking af lokaler, der ikke er eksklusiv råderet over, er som udgangspunkt åbent for alle brugere af huset, og det sker på lige fod med parterne i denne aftale, dog således at Kolding Kommune har ret til at lave op til 10 forhåndsbookinger om året, som FVK skal respektere, og FVK har derudover mulighed for inden frigivelsen
af dage i bookingsystemet at reservere tidsrum, således at multisalen inden for disse tidsrum ikke kan bookes af øvrige brugere af huset.
Forhåndsbookinger sker (senest) på et af parterne aftalt tidspunkt – efter dette tidspunkt bookes multisalen på lige fod med øvrige brugere.
Styregruppen beslutter under hvilke forudsætninger booking i øvrigt foregår. Det er i det henseende en forudsætning, at parterne under alle omstændigheder ikke kan beslutte ting, som Kolding Kommune som medejer af bygningen ikke lovligt kan beslutte.
6.1 Styregruppe
Styregruppemøder afholdes som udgangspunkt 4 gange årligt fra starten af samarbejdet. Parterne kan til enhver tid vælge at afholde flere eller færre møder.
På styregruppemøder forventer parterne at have dialog om de ting, der rører sig. Styregruppen vedtager på første styregruppemøde en forretningsorden for Styregruppen. Der udarbejdes referat fra møderne. Parterne forventer dog som minimum at berøre på et overordnet niveau, om samarbejdet går godt, hvad der evt. kan forbedres, og om der siden seneste møde er opstået tanker om nye potentielle arrangementer og/eller events i huset, herunder opfølgning og evaluering på ønsker fra Brugerrådet.
6.2 Brugerråd
Møder eller arrangementer for Brugerrådet afholdes så ofte, som Styregruppen indkalder hertil. Styregruppen har dog mulighed for at lade faste medlemmer af Brugerrådet (fx formænd fra foreningslivet eller lignende) stå for indkaldelse til og afholdelse af Brugerrådsmøder inden for nogle af Styregruppen nærmere fastsatte rammer.
Parterne er enige om, at styregruppen forestår den løbende vedligehold af bygningen. Udgifter til løbende vedligehold sker – hvis ikke andet er aftalt – i henhold til en af parterne godkendt fordelingsnøgle på 50/50. Vedligehold inden for rum med eksklusiv råderet sker dog som udgangspunkt for parternes egen regning.
Parterne kan dog aftale fordeling af løbende vedligehold på anden vis, fx ved at en part sikrer rengøring af bestemte dele af Vores Hus, mens den anden part sikrer rengøring af andre dele af bygningen.
Kolding Kommune, Intern Byg, forestår bygningstilsyn og planlagt vedligehold af hele bygningen som beskrevet i bilag 2.
I forhold til forbrugsafhængige og/eller faste udgifter såsom vand, el, varme, internet og renovation fordeles omkostningerne også i henhold til fordelingsnøglen, medmindre andet aftales i Styregruppen.
Styregruppen fastlægger også i hvilket omfang værdien af eget arbejde kan indgå ved fordelingen af udgifter. Udgangspunktet er, at eget arbejde, der reducerer en regning med x kr. vil medføre en tilsvarende reduktion i andel af omkostninger for en part.
Kolding Kommune afholder omkostninger til drift af udenomsarealer.
Parterne er enige om, at der ikke kan ske pantsætning af ejendommen hverken helt eller delvist, medmindre dette skriftligt er godkendt af FVK samt byrådet.
I forhold til tredjemand hæfter parterne kun pro rata i forhold til deres fordelingstal jf. afsnit 7. Medlemmer kan ikke gøres personligt ansvarlige for forpligtelser påtaget af parterne hverken for sig eller i fællesskab.
Såfremt en af parterne opgiver sine aktiviteter i huset, skal huset fortsat videreføres som et velfungerende, attraktivt og alsidigt kulturtilbud i Vamdrup.
Dette betyder, at Kolding Kommune ved et ophør af aktiviteterne i huset enten 1) fortsat skal afholde omkostninger i overensstemmelse med den i medfør af nærværende aftale fastsatte fordelingsnøgle, eller 2) kan frasælge sin ejerandel under forudsætning af, at køber vil anvende ejendommen til et kultur- og foreningstilbud, som understøtter husets samlede funktion, herunder FVKs anvendelse af bygningen til biografformål.
Det betyder endvidere, at FVK enten 1) fortsat skal afholde omkostninger i overensstemmelse med den i medfør af nærværende aftale fastsatte fordelingsnøgle, eller 2) kan frasælge sin ejerandel under forudsætning af, at køber vil anvende ejendommen til et kultur- og foreningstilbud, som understøtter husets samlede funktion, herunder kommunens anvendelse som bibliotek.
Hver part kan kræve, at denne aftale tinglyses. Såfremt kun dele heraf kan tinglyses, kan hver part kræve, at den pågældende del af aftalen tinglyses, uagtet at den resterende del af aftalen ikke kan.
Bilag 2 – Aftale om varetagelse og finansiering af planlagt vedligehold
Parterne er enige om
• at ansvaret for at gennemføre tilstandsvurderinger og for gennemførsel af planlagt bygningsvedligehold for hele bygningen Vores Hus påhviler Kolding Kommune, Intern Byg, (IB) indenfor den budgetramme, som Byrådet har afsat
• at ansvaret for løbende vedligehold og bygningsdrift påhviler Styregruppen, som beskrevet i Samarbejdsaftalen afsnit 7.
1. Definitioner
1.1 Løbende vedligehold
Den løbende vedligeholdelse omfatter udgifter til mindre daglige reparationer, herunder udskiftning af ruder, reparation af beslag på døre og vinduer, reparation af malede overflader, udskiftning af pakninger og lignende, der ikke kræver egentlig byggeteknisk viden for at gennemføres, og som er økonomisk overskuelige. Den løbende vedligeholdelse omfatter endvidere al vedligeholdelse af løst og fast inventar og udstyr.
1.2 Planlagt vedligehold
Den planlagte vedligeholdelse omfatter vedligeholdelse af befæstede udearealer, udvendig vedligeholdelse af klimaskærm, indvendig bygningsmæssig vedligeholdelse og vedligeholdelse af bygningsinstallationer.
Som en del af den planlagte vedligeholdelse indgår også energiledelse herunder gennemførelse af energimærkning. Ansvar for den planlagte vedligeholdelse påhviler IB i samarbejde med Styregruppen.
1.3 Større uforudsete udgifter
Større uforudsete udgifter omfatter større nødvendige akutte reparationer og eventuelle nødvendige afledte ombygninger. Budgetteringe af større uforudsete udgifter påhviler IB.
2 Proces og samarbejde
En gang årligt foretager IB en bygningsgennemgang sammen med medlemmer af Styregruppen eller personer udpeget af denne. Ved bygningsgennemgangen drøftes bygningens tilstand og Styregruppens ønsker. Prioriteringen af budget til planlagt vedligehold er en del af den samlede drift/anlægsbevilling, der baseres på tilstandsvurderinger og resulterer i den årlige bygningsrapport. Den planlagte vedligeholdelse finansieres af en drift-/anlægsbevilling, der vedtages af byrådet og delegeres til By- og Udviklingsdirektøren i Kolding Kommune. IB har herefter ansvaret for at gennemføre den planlagte vedligeholdelse indenfor den vedtagne bevilling og det afsatte rådighedsbeløb.
IB varetager bygherrefunktionen internt og eksternt og kan engagere rådgivere og entreprenører i overensstemmelse med Kolding Kommunes administrative retningslinjer.
2. Økonomi
Ifølge Molia Prisdata forventes det, at der årligt i bygningens levetid bør afsættes 139,80 kr. pr m2 til planlagt vedligehold til byggerier af samme type som Vores Hus.
Værdien af den planlagte vedligeholdelse for så vidt angår Vamdrup Kinos andel af Vores Hus andrager dermed 52.500, da fordelingsnøglen på udgifter jvf samarbejdsaftalens afsnit 7 er 50/50.
Værdien af den planlagte vedligehold for så vidt angår Vamdrup andel af Vores Hus anses som kommunal støtte til Vamdrup Kino. Kolding Kommune kan jf. Bekendtgørelse om kommunalt tilskud til biografvirksomhed, paragraf 2 yde dette tilskud til i overensstemmelse med Kommissionens forordning (EU) nr. 1407/2013.
Støtten behandles som de minimis-støtte, og Vamdrup Kino er forpligtet til at indlevere årsregnskab og beretning til Kolding Kommune, Kulturforvaltningen, første gang for året 2023.