Udbudsbetingelser til offentligt udbud
Udbudsbetingelser til offentligt udbud
af
Kontrakt om om opsætning af vilreg-systemet på en ny procesplatform samt vedligeholdelse og udvikling af vilreg- og biotop systemerne
Miljø- og Fødevareministeriet Oktober 2015
3
1.2 Den ordregivende myndighed
3
3
4
1.4.2.1 Den juridiske person 4
1.4.2.2 Tilbud afgivet af konsortium 4
1.4.2.3 Anvendelse af underleverandører 5
1.4.2.4 Betingelser for at deltage 5
1.4.2.5 Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed 5
1.4.2.6 Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige egnethed 6
7
1.5.2 Minimumskrav til tilbuddets indhold, udformning m.v 8
1.5.6 Omkostninger ved deltagelse 9
10
1.7 Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt
10
11
11
Bilag 1: Tro og love erklæring om gæld til det offentlige
12
UDBUDSBETINGELSER
1.1 Indledning
Dette udbudsmateriale uddyber annoncen på xxx.xxxxx.xx, jf. bilag 2.
Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i henhold til bekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 med senere ændringer (”tilbudsloven”).
Alle interesserede opfordres herved til at afgive tilbud på udførelsen af projektet i overensstemmelse med specifikationerne i nærværende udbudsmateriale.
1.2 Den ordregivende myndighed
Den ordregivende myndighed under denne udbudsforretning er:
Miljø- og Fødevareministeriet
Naturstyrelsen Xxxxxxxxxxx 00
2100 København Ø
I nærværende udbudsbetingelser vil den ordregivende myndighed være benævnt ”ordregiver”. Kontaktperson: Xxxxx Xxxxx
Alle henvendelser skal ske skriftligt og skal være affattet på dansk. Opstår der uoverensstemmelser mellem ordregivers skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, gælder de skriftlige angivelser til enhver tid forud.
1.3 Beskrivelse af projektet
Nærværende udbud omfatter:
Kontrakt om opsætning af vilreg-systemet på en ny procesplatform samt vedligeholdelse og support af vilreg- og bioplansystemerne i 2016-2017 med option på forlængelse 2 x 12 mdr.
Selve beskrivelsen af og kravene til de udbudte ydelser fremgår af vedlagte kravspecifikation, jf. bilag 3 A med underbilag.
1.3.1 Delaftaler
De af kontrakten omfattende aktiviteter udbydes samlet og ønskes løst af én leverandør.
1.3.2 Optioner
Ordregiver har option på forlængelse af Kontrakten med 1 x 2 år. Kontrakten forlænges på uændrede betingelser.
1.3.3 Kontraktperioden
Opgaverne udføres i perioden 01.01.2016 – 31.12.2017. Nærmere bestemt ønskes den del af kontrakten, der vedrører flytning/opgradering af vilreg-systemet til en ny procesplatform løst i perioden 01.01.2016 til 29.02.2016, mens den del af kontrakten, som vedrører vedligeholdelse og support af vilreg- og biotop vil gælde fra 01.01.2016 til 31.12.2017.
1.4 Udbudsbetingelser
1.4.1 Udbudsprocedure
Ved et offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud vil ske i to faser: Udvælgelsesfasen og tildelingsfasen.
I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering af de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det hvilken tilbudsgiver, der skal have tildelt kontrakten. Tildelingen vil ske ud fra det angivne tildelingskriterium, der fremgår af pkt. 1.4.3.1, ”Tildelingskriterium”.
1.4.2 Udvælgelseskriterier
Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for ordregiver.
1.4.2.2 Tilbud afgivet af konsortium
Hvis tilbud afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå kontrakt med. Deltagerne hæfter solidarisk. Såfremt et konsortium får tildelt kontrakten, skal hvert medlem af konsortiet afgive skriftlig erklæring om solidarisk hæftelse for kontraktens opfyldelse.
At indgå i et konsortium vil sige, at flere virksomheder slutter sig sammen for i fællesskab at løse det udbudte projekt, som f.eks. ville have været for stor at løse enkeltvis. Anvendelse af underleverandører ved løsning af projektet er ikke et konsortium.
I det omfang tilbudsgiver er et konsortium, skal de nedenfor angivne erklæringer og oplysninger under pkt.1.4.2.4, ”Betingelser for at deltage”, pkt.1.4.2.5, ”Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed” og pkt.1.4.2.6, ”Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige egnethed” afleveres for samtlige konsortiedeltagere. Såfremt ordregiver efterspørger referencer under pkt.1.4.2.6, og ordregiver har fastsat et maksimalt antal herfor, kan konsortiet dog kun samlet set aflevere det maksimale antal.
Konsortiet skal dog blot samlet set leve op til mindstekravene i udbudsbetingelserne, såfremt der er fastsat mindstekrav. Som undtagelse hertil gælder dog, at hvor der er fastsat mindstekrav til forsikringsdækning, kan konsortiedeltagernes dækningssummer ikke lægges sammen med henblik på at opfylde mindstekravet. I disse tilfælde skal mindst én af deltagerne eller selve konsortiet kunne dokumentere opfyldelse af mindstekravet.
1.4.2.3 Anvendelse af underleverandører
Hvis tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af det udbudte projekt eller dele heraf, skal navnene på underleverandørerne angives klart og entydigt i tilbuddet, samt til hvilke dele af projektet disse anvendes.
De nedenfor angivne erklæringer og oplysninger skal ikke afleveres for underleverandører, da leverandøren er ansvarlig og hæfter for eventuelle underleverandørers arbejde.
1.4.2.4 Betingelser for at deltage
Ordregiver vil foretage en bedømmelse af tilbudsgivers egnethed til at opfylde den udbudte kontrakt. Egnethedsbedømmelsen vil omfatte tilbudsgivers egne forhold, økonomiske egnethed og tekniske egnethed.
Tilbudsgiver skal i henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldners muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger også udfylde og underskrive den i bilag 1 vedlagte tro og love erklæring.
1.4.2.5 Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed
Tilbudsgiver skal som dokumentation for den økonomiske egnethed vedlægge følgende:
1. Fremlæggelse af virksomhedens seneste balance eller uddrag heraf, såfremt tilbudsgiver er omfattet af krav i lovgivningen om offentliggørelse af balance.
2. Virksomhedens omsætning det seneste regnskabsår inden for det aktivitetsområde som kontrakten vedrører.
3. Dokumentation for, at tilbudsgiver har eller kan få den for kontrakten relevante erhvervsansvarsforsikring. Dokumentationen skal være i form af enten kopi af forsikringspolice, forsikringsbevis indeholdende dækningsområde samt dækningssummer udstedt af forsikringsselskab eller tilsagn fra anerkendt forsikringsselskab om tegning af erhvervsansvarsforsikring. Tilsagnet skal være gældende fra underskrivelse af kontrakten.
1.4.2.6 Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige egnethed
Tilbudsgiver skal som dokumentation for den tekniske og faglige egnethed vedlægge følgende:
1. Virksomhedens referencer. Der skal vedlægges maks. 5 referencer for projekter, som tilbudsgiver har udført inden for det udbudte område de seneste 3 år regnet fra datoen for offentliggørelsen af annoncen, jf. bilag 2. Referencelisten skal indeholde følgende oplysninger:
• Kort beskrivelse af projektet samt projektets relevans i forhold til det udbudte projekt;
• angivelse af hvilken virksomhed, der har opnået referencen (dette er kun et krav, såfremt referencen baseres på en underleverandør, eller referencen gives i forbindelse med et konsortium);
• kontaktperson hos den virksomhed/offentlige institution som projektet er udført for;
• kontraktperiode; og
• kontraktværdi.
2. Beskrivelse af tilbudsgivers organisation og antal fuldtidsansatte.
3. Beskrivelse af hvilke foranstaltninger tilbudsgiver har truffet til sikring af kvaliteten af relevans for kontraktens udførelse (eksempelvis ITIL e.l.).
Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer for at berigtige indholdet af de oplyste referencer.
1.4.3 Tilbudsvurdering
Tilbudsvurderingen vil ske på grundlag af det nedenfor angivne tildelingskriterium med henblik på at identificere det vindende tilbud.
Som grundlag for vurderingen indgår alle de efterspurgte oplysninger under pkt.1.4.3.2 ”Delkriterier”, der modtages fra tilbudsgiveren i forbindelse ved afgivelse af tilbuddet.
Valg af leverandører sker på baggrund af tildelingskriteriet: det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Vurderingen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil ske på baggrund af nedenstående kriterier med den angivne vægtning:
1. Pris 50 %.
2. Faglige kvalifikationer på de udførende it-konsulenter / CV´er 20 %.
3. Fremgangsmåde, metodebeskrivelse og planlægning af løbende vedligeholdelses- og supportopgaver (krav 2-8 i kravspecifikationen) (20 %).
4. Flytning/opgradering af vilreg til ny procesplatform (krav 1 i kravspecifikationen) (10 %).
Ad. 1: Pris (vægtning 50 %)
Følgende elementer indgår i vurderingen:
Timepris for de tilbudte it-konsulenter for henholdsvis Programmør og Planlægger samt et fast vederlag for flytningen af vilreg-systemet til en ny processplatform jf. Bilag 3 C.
Ad. 2: IT-konsulenternes faglige kvalifikationer (vægtning 20 %)
Leverandørens tilbudte it-konsulenter skal kunne dokumentere via vedhæftede CV’er, at de har et højt fagligt – og uddannelsesmæssigt niveau, så det kan forventes, at de af kravspecifikationens nærmere definerede ydelser, kan leveres. I vurderingen af konsulenternes kompetencer indgår desuden besvarelsen af kompetenceskemaet i bilag 3 B.
Ad. 3: Fremgangsmåde, metodebeskrivelse og planlægning af løbende vedligeholdelses- og supportopgaver (vægtning 20 %)
Det vægter positivt, at Leverandøren kan sandsynliggøre, at udførelsen af den løbende vedligeholdelse og support af hhv. vilreg og biotop som angivet i de af kravspecifikationen definerede behov (Bilag 3A krav 2-8) kan beskrives, planlægges, udføres og testes af de tilbudte it- konsulenter.
Ad 4: Flytning/opgradering af vilreg til ny procesplatform (Vægtning 10 %)
Det vægter positivt, at Leverandøren i forbindelse med besvarelsen af kravspecifikationen Bilag 3A, krav nr. 1 kan vise en detaljeret plan for it-konsulenternes flytning/opgradering og test af vilreg, der kan være gennemført senest 29. februar 2016.
1.5 Tilbudsbetingelser
Tilbudsgiver skal afgive tilbud på baggrund af nærværende udbudsmateriale. Endelig kontrakt indgås på baggrund af det vedlagte udkast til kontrakt, jf. bilag 4.
1.5.1 Tilbudsfrist m.v.
Tilbud skal være den ordregivende myndighed i hænde senest jf. tidsplanen pkt. 1.8 (se herunder).
Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning og vil blive returneret uåbnet.
Tilbud skal sendes eller indleveres til:
Miljø- Fødevareministeriet
Naturstyrelsen Xxxxxxxxxxx 00
2100 København Ø
Att.: Xxxxx Xxxxx
Tilbud kan ikke sendes elektronisk. Det samlede tilbud skal sendes eller indleveres til den ovenfor angivne adresse.
Tilbud mærkes:
Udbud af: Kontrakt om vedligeholdelse og udvikling af it-systermerne ”vilreg” og ”biotop” og med tydelig angivelse ”Må ikke åbnes i postmodtagelsen”.
Tilbud skal afleveres i 2 papireksemplarer samt en elektronisk udgave (USB stik) af hele det afleverede tilbudsmateriale.
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder regnet fra tilbudsfristens udløb.
Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakten, jf. bilag 4, er underskrevet. Uanset om kontrakten tildeles til en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiveren bundet af sit tilbud indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesperioden angivet ovenfor.
1.5.2 Minimumskrav til tilbuddets indhold, udformning m.v.
Ved fremsendelse af tilbud skal disse indeholde de nødvendige bilag og dokumentation som beskrevet i udbudsannoncen og nærværende udbudsbetingelser.
Tilbud skal indeholde følgende:
1. Følgebrev, hvoraf det entydigt fremgår, hvilken juridisk person eller sammenslutning der afgiver tilbud samt evt. anvendelse af underleverandører m.v., jf. pkt. 1.4.2.1, ”Den juridiske person”, pkt. 1.4.2.2, ”Tilbud afgivet af konsortium” og pkt. 1.4.2.3, ”Anvendelse af underleverandører”.
2. Underskreven tro og love erklæring om gæld til det offentlige, jf. bilag 1.
3. Dokumentation for de efterspurgte oplysninger vedr. tilbudsgivers økonomiske egnethed, jf. pkt.1.4.2.5, ”Tilbudsgivers finansielle og økonomiske egnethed”.
4. Dokumentation for de efterspurgte oplysninger vedr. tilbudsgivers faglige og tekniske egnethed, jf. pkt. 1.4.2.6, ”Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige egnethed”.
5. Beskrivelser samt dokumentation for de angivne delkriterier i den specificerede form, jf. pkt. 1.4.3.2, ”Delkriterier”. Leverandørens udfyldte bilag 3A, 3B samt 3C samt CV’er vedhæftes.
6. Mærkning af forsendelsen, korrekt adressering og rettidig afsendelse, jf. pkt. 1.5.1, ”Tilbudsfrist m.v.”.
Det afleverede tilbud skal indeholde alle de efterspurgte oplysninger og dokumentation. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at berigtige eller afhjælpe formelle fejl og mangler ved de modtagne tilbud under iagttagelse af ligebehandlingsprincippet.
I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den underskrevne originale papirudgave og den elektroniske kopi, er den underskrevne originale papirudgave gældende. Dette afskærer dog ikke ordregiver fra at tage hensyn til oplysninger, dokumenter mv. der måtte mangle i den originale papirudgave, men som forefindes i det øvrige materiale indleveret med tilbuddet, herunder i den elektroniske kopi.
1.5.3 Sprog
Tilbuddet med tilhørende bilag, samt eventuelle skiftlige spørgsmål afgivet i udbudsperioden, skal være affattet på dansk. Det accepteres, at dokumentation for erhvervsansvarsforsikring foreligger på engelsk.
1.5.4 Kontraktgrundlag
Kontrakten indgås på baggrund af det vedlagte kontraktudkast jf. bilag 4.
Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med levering af de ydelser, der er omfattet af nærværende udbud. Det bemærkes, at kontraktudkastets grundlæggende vilkår ikke kan ændres.
Tilbudsgivers standardvilkår vil ikke være en del af kontraktgrundlaget. Dette gælder uanset om tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering m.v. vedlægger sine egne vilkår.
1.5.5 Annullation
Ordregiver forbeholder sig ret til, indtil udbudsforretningen er afsluttet med endelig indgåelse af kontrakt, at annullere udbuddet og herefter eventuelt gennemføre nyt udbud, såfremt der foreligger en ikke usaglig begrundelse for at annullere. En eventuel annullation vil blive ledsaget af et brev til alle tilbudsgiverne indeholdende årsagen til annullationen.
1.5.6 Omkostninger ved deltagelse
Deltagelse i udbudsforretningen sker for tilbudsgivers egen regning og risiko, og omkostninger eller tab, som tilbudsgiver måtte pådrage sig i forbindelse med deltagelse i udbudsforretningen, er ordregiver uvedkommende. Tilbudsmateriale vil ikke blive returneret til tilbudsgiver.
1.5.7 Alternative tilbud
Ordregiver modtager ikke alternative tilbud i forbindelse med udbud af denne kontrakt.
1.5.8 Forbehold
Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage væsentlige forbehold vedrørende grundlæggende elementer i det samlede udbudsmateriale. Forbeholdenes væsentlighed vurderes af ordregiver.
Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud, der indeholder væsentlige forbehold for grundlæggende elementer. Disse tilbud betragtes som ukonditionsmæssige. Forbehold vedrørende den afgivne pris, fastsatte tidsfrister, tidsplaner m.v. betragtes altid som væsentlige.
Eventuelle forbehold, som ikke vedrører grundlæggende elementer i det samlede udbudsmateriale, vil blive prissat af ordregiver og denne pris lagt til tilbudsgivers tilbudspris. Ordregiver har dog også ret til i stedet ikke at tage disse tilbud i betragtning.
Eventuelle forbehold skal tydeligt angives.
1.6 Spørgsmål og rettelser
Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille uddybende skriftlige spørgsmål. Spørgsmål stiles til Xxxxx Xxxxx, og sendes via mail til xxxxx@xxx.xx.
Ordregiver skal som følge af ligebehandlingsprincippet behandle alle tilbudsgivere lige. Dette indebærer bl.a., at ordregiver skal give alle tilbudsgivere samme informationer under udbudsforretningen.
Ordregivers skriftlige svar på de skriftligt modtagne spørgsmål samt evt. rettelser til udbudsmaterialet uploades løbende til ordregivers hjemmeside xxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxx/xxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xx-xx-xxxxxxxxxx-xxx- vildtregulering-og-biotopplaner/
Det er tilbudsgivers ansvar, at spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade er modtaget, idet ansvar for eventuelt mangelfuldt tilbud som følge af manglende rettelsesblade alene påhviler tilbudsgiver.
Alle spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret, medmindre spørgsmålene er uvæsentlige og ikke angår projektets udførelse.
1.7 Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt
Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, der måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med tilbudsgivning.
Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder de indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af lovgivning vedrørende adgang til aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om.
Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud.
Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.
1.8 Tidsplan
Udbudsforretningen forventes gennemført i overensstemmelse med følgende tidsplan:
19.10.2015 | Annoncering på xxx.xxxxx.xx. |
18.11.2015 | Spørgsmål, jf. pkt. 1.6, der modtages senere end denne dato, vil ikke blive besvaret, med mindre spørgsmålene er uvæsentlige og ikke angår projektets udførelse. |
23.11.2015 kl. 12:00 | Tilbudsfrist. |
30.11.2015 | Forventet udsendelse af tildelingsbeslutning. |
01.01.2015 | Kontraktens ikrafttræden. |
1.9 Udbudsmateriale
Det samlede udbudsmateriale består af nærværende udbudsbetingelser samt følgende bilag:
Bilag 1: Tro og love erklæring om gæld til det offentlige Bilag 2: Annoncen på xxx.xxxxx.xx, jf. pkt. 1.1
Bilag 3A: Kravspecifikation
Bilag 3A.1 Vilreg-kravspecifikation Bilag 3A.2 Vilreg-systemdokumentation Bilag 3A.3 Biotop-designbeskrivelse Bilag 3A.4 Biotop-systemdokumentation Bilag 3A.5 Statens It driftsvejledning Bilag 3B: Leverandørens konsulenter Bilag 3C: Priser
Bilag 4: Kontraktudkast inkl. bilag 3A-C og underbilag.
Bilag 1: Tro og love erklæring om gæld til det offentlige
I henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love (effektivisering af inddrivelsen af restancer til det offentlige), skal offentlige myndigheder ved udbud af bygge- og anlægsarbejder samt indkøb af varer og tjenesteydelser kræve, at enhver tilbudsgiver samtidig med afgivelsen af sit tilbud afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret.
I overensstemmelse med den ovenfor nævnte lovs bestemmelser afgiver undertegnede herved på tro og love nedenstående erklæring.
Virksomhedens navn, adresse, telefon og CVR nr.:
Oplysninger om gæld til det offentlige (sæt kryds):
1 | ❑ Virksomheden har ikke ubetalt, forfalden gæld til det offentlige | |||
2 | ❑ Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld overstiger ikke 100.000 kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta). | |||
3 | ❑ Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, og denne gæld overstiger 100.000 kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta). | |||
Efterstående punkt 4 eller 5 og 6 udfyldes kun, hvis der er sat kryds i punkt 3 | ||||
4 | ❑ Der er over for inddrivningsmyndigheden stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger 100.000 kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta) ❑ Der vil over for inddrivningsmyndigheden blive stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger 100.000 kroner (eller tilsvarende beløb i anden valuta) | |||
5 | ❑ Der er med inddrivningsmyndigheden indgået en afdragsordning vedrørende ubetalt, forfalden gæld, og denne ordning er overholdt. | |||
6 | Dato for sikkerhed/ordningens etablering: | År: | Måned: | Dag: |
Inddrivningsmyndighed | Navn | |
Gade/vej: | ||
Post nr: | By: | |
Underskrift: | Dato: | Xxxxxxxxxxxxx ledelses underskrift samt firmastempel: |