EU-UDBUD
EU-UDBUD
Varer Offentligt udbud
På levering af Urologiske hjælpemidler til KomUdbud
Oktober 2017
Indholdsfortegnelse
2.1 Volumen, kontraktudløb og tilslutningsstatus 4
6.1 Tilbudsgivers personlige forhold 7
6.2 Økonomisk og finansiel formåen 8
6.3 Teknisk og/eller faglig formåen 8
6.4 Vejledning til udfyldelse af ESPD i forbindelse med dette udbud: 8
6.6 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen 9
8. Tildelingskriterium og underkriterier 10
10.3 Ejendomsret og betaling for tilbud 12
11.1 Forbehold og konditionsmæssighed 13
11.2 Udelukkelse og egnethed 13
11.3 Tildelingskriterium og underkriterier 13
12. Orientering om resultatet af udbuddet 16
8. Priser og prisregulering 23
15. Leverandørens misligholdelse 29
17. Produktansvar og forsikring 34
Bilag 1 – Kravspecifikation 38
Bilag 3 – Kommunespecifikke oplysninger 43
Bilag 4 – E-handelssystemspecifikke bilag 59
Bilag 5 – Evaluering af kvalitative kriterier 60
Udbuddet vedrører levering af urologiske hjælpemidler til de medlemskommuner af KomUdbud, som har forpligtet sig til at benytte den herved udbudte rammeaftale (herefter benævnt ordregiver).
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. Udbudsloven (LOV nr. 1564 af 15.12.2015) hvilket betyder, at enhver har ret til at afgive tilbud.
Udbudsmaterialet består af:
• Udbudsbekendtgørelse
• Udbudsbetingelser, med ESPD, samt udbudsbilag
• Udkast til rammeaftale med bilag
Aftale med den vindende tilbudsgiver indgås på baggrund af udkastet til rammeaftale.
Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet.
Udbudsmaterialet er offentliggjort på KomUdbuds hjemmeside.
"KomUdbud" er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte medlemskommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer.
2.1 Volumen, kontraktudløb og tilslutningsstatus
Kommune: | Historisk volumen (2016) Bevilling | Historisk volumen (2016) Depot | Antal bevillinger pr. 7. juli 2017 | Deltagelse pr. (dato): |
Esbjerg (Fanø) | 4.164.306,72 | 110.911,88 | 933 | 1.4.2018 |
Fredericia | 1.661.802,35 | 26.127,44 | 294 | 1.4.2018 |
Herning | 1.684.230,28 | 55.135,86 | 498 | 1.4.2018 |
Holstebro | 1.770.765,45 | 9.669,52 | 535 | 1.4.2018 |
Ikast-Brande | 933.724,64 | 25.041,93 | 245 | 1.4.2018 |
Kolding | 2.951.371,10 | 166.810,55 | 471 | 1.4.2018 |
Lemvig | 588.175,37 | 7.178,35 | 154 | 1.4.2018 |
Middelfart | 1.243.398,31 | 20.482,92 | 223 | 1.4.2018 |
Odense | 6.031.439,24 | 113.166,19 | 999 | 1.4.2018 |
Randers | 3.306.672,43 | 73.493,79 | 608 | 1.4.2018 |
Silkeborg | 2.801.791,17 | 76.301,91 | 499 | 1.4.2018 |
Svendborg | 1.926.989,38 | 47.637,86 | 330 | 1.4.2018 |
Sønderborg | 1.740.046,79 | 30.390,41 | 467 | 1.4.2018 |
Vejle | 3.386.948,21 | 99.833,84 | 580 | 1.4.2018 |
I alt | 34.191.661,44 | 872.185,45 | 6.836 |
Kr. 35.063.846,89
Indmeldt årlig volumen i alt i 2016:
Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af xxx.xxxxxxxx.xx.
Specifikke oplysninger vedr. forhold hos ordregiver, eksempelvis leveringsadresser, kontaktoplysninger og lignende, fremgår af de kommunespecifikke oplysninger (Bilag 3 - Kommunespecifikke oplysninger).
KomUdbud ved Kolding Kommune, er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet.
Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af: KomUdbud v/Kolding Kommune
Nytorv 11,
6000 Kolding
Att.: Xxxxxxx Xxxxxxx
Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til afsnit 5.
Udbuddet vedrører indkøb af urologiske hjælpemidler bevilget efter Serviceloven §112 (herefter kaldet: indkøb til brugere), og i mindre omfang indkøb til ordregivers egne depoter til behandling efter Sundhedsloven (herefter kaldet: indkøb til depot). Udbuddet indeholder herudover krav om service (både til brugere og ordregivers ansatte), levering og bevillingssystem (at tilbudsgiver har bevillingssystem, der stilles til rådighed).
Urologiske hjælpemidler er hjælpemidler til brug ved inkontinens (katetre og andre engangshjælpemidler – ikke bleer).
Udbuddet skal omfatte hjælpemidler til både kvinder, mænd og børn. Målet er et passende bredt sortiment, der kan afhjælpe så mange som muligt. Ordregiver har fokus på, at brugere med det rette engangshjælpemiddel kan være selvhjulpne.
Brug af rammeaftalen foregår hovedsageligt ved at brugerne selv køber direkte ved leverandøren, ud fra udvalg fastlagt ved nærværende udbud (tilbudsliste), og varen sendes direkte hjem til brugeren.
Området er omfattet af Servicelovens bestemmelser om frit valg, hvorfor leverandøren skal være opmærksom på de særlige forhold, der gør sig gældende i denne forbindelse.
Udbuddet opdeles ikke i delaftaler, idet udbuddets omfang i forvejen er afgrænset til et specifik område indenfor engangshjælpemidler, der serviceres af få store leverandører. En opsplitning vil ikke give mulighed for andre og mindre leverandører. En opsplitning formodes at være økonomisk uhensigtsmæssigt både for ordregiver og leverandører.
For nærmere beskrivelse af de udbudte varer, herunder de mindstekrav varerne skal opfylde, henvises til Bilag 1 - Kravspecifikation og Bilag 2 - Tilbudsliste.
Den oplyste volumen er baseret på baggrund af tidligere forbrug/køb i 2016. Den oplyste volumen er ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten.
Resultat af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation og lovgivningsændringer kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig ikke ud over sit aktuelle behov/aktuelle antal bevillinger.
Den udbudte rammeaftale har en løbetid på 4 år, hvor rammeaftalen er uopsigelig de første 2 år. Opsigelsesvilkår fremgår af rammeaftalens pkt. 4.1 Opsigelse.
Offentliggørelse: | 13. oktober 2017 |
Spørgefrist: | 7. november 2017 |
Svarfrist: | 14. november 2017 |
Tilbudsfrist: | 20. november 2017 kl. 12.00 |
Offentliggørelse af resultatet af udbuddet: | Uge 50 |
Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter aftalen kan underskrives. | |
Implementering | 2. januar 2018 til 31. marts 2018 |
Leveringsstart: | 1. april 2018 |
Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt.
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og pr. mail sendes til den udbudsansvarlige tovholder - således Kolding Kommune, Xxxxxxx Xxxxxxx, E-mail: xxxxxxx@xxxxxxx.xx
Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist.
Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist.
Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via den udbudsansvarliges hjemmeside:
under xxxxx Xxxxxxx og Aktuelle udbud.
Den nedenfor angivne dokumentation danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave.
Tilbudsgiver skal vedlægge de i pkt. 6.1 til 6.3 krævede oplysninger til sit tilbud. Oplysninger skal gives ved at udfylde ESPD og vedlægge dette dokument til tilbuddet (elektronisk link).
6.1 Tilbudsgivers personlige forhold
Tilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 til 3 og § 136.
Der vil ske udelukkelse af tilbudsgiveren, såfremt tilbudsgiveren ved endelig dom er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for forhold, som fremgår af udbudslovens § 135, stk. 1 til 3 og § 136, herunder at der kan påvises en interessekonflikt, en konkurrencefordrejning som følge af forudgående inddragelse, eller at der er afgivet groft urigtige oplysninger, tilbageholdelse af oplysninger eller at tilbudsgiveren ikke er i stand til at fremsende supplerende dokumenter vedrørende udelukkelsesgrundene, herunder udbudsloven § 135, stk. 4.
Tilbudsgiver skal derudover bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af følgende udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137:
• At tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er hjemhørende,
• At tilbudsgiveren væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, kontrakt med en forsyningsvirksomhed eller koncessionskontrakt og misligholdelsen har medført den pågældende kontrakts ophævelse eller en lignende sanktion.
Dokumentation for ovenstående udelukkelsesgrunde må maksimalt være udstedt 6 måneder før tilbudsfristen.
6.2 Økonomisk og finansiel formåen
Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142:
• I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, skal virksomheden oplyse virksomhedens egenkapital i de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Egenkapitalen skal minimum være positiv i alle tre regnskabsår.
• I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, skal virksomheden oplyse tilbudsgivers årsomsætning i de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Årsomsætningen skal for produktgruppen minimum være på kr. 20.000.000.
• Ved kontrakt start have tegnet erhvervs- og produktansvarsforsikring med ansvarsdækning på min. 10.000.000 kr.
6.3 Teknisk og/eller faglig formåen
Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143:
• Referenceliste fra tilbudsgiver, over de betydeligste sammenlignelige ramme-/prisaftaler indgået af tilbudsgiver i løbet af de sidste 3 år. Krav om min. 3 sammenlignelige referencer. Sammenlignelige referencer er levering af urologiske hjælpemidler til kommuner. Ordregiver forbeholder sig ret til at efterprøve rigtigheden af de indsendte oplysninger.
6.4 Vejledning til udfyldelse af ESPD i forbindelse med dette udbud:
ESPD skal downloades fra KomUdbuds hjemmeside og gemmes på tilbudsgivers computer - Bemærk, at filen ikke skal åbnes.
Herefter åbnes følgende hjemmeside: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxx-xxxxxxxxx/xxxx/xxxxxxx
På hjemmesiden skal tilbudsgiver følge nedenstående fremgangsmåde for at kunne åbne og udfylde ESPD:
• Dansk
• ”Jeg er økonomisk aktør”
• ”Importere ESPD” – Tryk herefter på knappen ”Gennemse”
• Find filplaceringen på egen computer – ”ESPD” og tryk ”Åben”
• Vælg land og tryk ”Næste”
Herefter åbner filen, og tilbudsgiver kan udfylde de relevante informationer.
Når alle informationer er afgivet, trykkes på ”Eksporter”, og bilaget gemmes som en pdf-fil på tilbudsgivers egen computer. Denne fil underskrives og uploades sammen med det endelige tilbud. For ordregiver er det at foretrække, at filen sendes i pdf-format, men det er dog ikke et krav. Der er ikke krav til at pdf’en skal underskrives.
For uddybende vejledning i hvordan ESPD udfyldes, henvises til følgende vejledning, udarbejdet af Konkurrence og forbrugerstyrelsen: xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxx_xxxxxx_xxxxxx_xxx.xxx
Opmærksomheden skal henledes på, at det til enhver tid er tilbudsgivers eget ansvar, at ESPD er udfyldt med de relevante oplysninger, og derfor er det vigtigt, at tilbudsgiver anvender ovenstående vejledning.
Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 til 6.4 afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 6.2 til 6.4) være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagere, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives.
Der skal ikke udfyldes nogen konsortieerklæring, men alle deltagere i konsortiet skal udfylde og medsende en udfyldt ESPD ved tilbudsafgivelse, ligesom deltagerne skal krydse af, at der deltages sammen med andre i ESPD’ens del II A.
6.6 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen
Hvis tilbudsgiver – under henvisning til udbudsloves § 144, stk. 1 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal tilbudsgiver oplyse dette i ESPD’ens del II C. Dette godtgør, at tilbudsgiver uden begrænsning i hele aftaleperioden råder over den ressource, hvorpå tilbudsgiver baserer sit tilbud, og at ”den anden enhed” forpligtiger sig i forhold til ordregiver.
Tilbudsgiver skal samtidig vedlægge ESPD med de relevante oplysninger nævnt under pkt. 6.1 til 6.4 for den anden enhed.
Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle virksomheder i tilbudsgiverteamet, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal de enkelte deltageres ydelser/roller i tilbudsgiverteamet angives.
Før beslutning om tildeling af kontrakten skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD fremlægges fra vindende tilbudsgiver inden for en passende tidsfrist.
Ordregiver er desuden berettiget til, inden for en passende tidsfrist, at indhente dokumentation under udbudsproceduren, når dette er nødvendigt for, at proceduren gennemføres korrekt.
Følgende dokumentation skal indsendes:
• Kopi af serviceattest udstede af Erhversstyrelsen (attesten må maksimalt være 6 måneder gammel).
• Kopi af forsikringspolice for erhvervs og produktansvarsforsikring eller dokumentation for at forsikring er tegnet pr. 1.4.2018.
Den udbudte aftale er en rammeaftale, som forudsættes indgået med 1 leverandør. Der foretages køb direkte via udbuddets tilbudsliste. Ordregiver forpligter sig ved dette udbud ikke ud over tilbudslisten. Der kan forekomme behov som er udenfor det udbudte sortiment, men indenfor de tilbudte omfattede produktgrupper. Ordregiver forbeholder sig ret til at købe dette behov hos 3. part.
8. Tildelingskriterium og underkriterier
Rammeaftale vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris og kvalitet. Der anvendes følgende underkriterier:
Underkriterier | Vægtning |
1. Pris | 65% |
2. Kvalitet | 35 % |
Der foretages kvalitativ vurdering af følgende positioner fra tilbudslisten (se også bilag 5 – Evaluering af kvalitative kriterier):
Position 1: Hydrofil coatede katetre med integreret væske (vægtning 10)
Position 2: Hydrofil coatede katetre med integreret væske. Kompakt med indføringsgreb (vægtning 10)
Position 11: Kateterisationssæt til almindelig og subrapubisk KAD. Sterilt (vægtning 5)
Position 23: Xxxxxxxx med tilbageløbsventil til oppegående kørestolsbrugere med non-woven bagside med deje-vippe eller kryds en hånds betjent ventil (vægtning 5)
Position 30: Uridom, latex fri, selvklæbende (vægtning 5)
Se beskrivelse af tilbudsevaluering i afsnit 11. Tilbudsevaluering.
Tilbuddet skal afleveres i to papir eksemplarer og et elektronisk lagret på et USB stik. Papir eksemplaret har forrang for det elektronisk lagrede på USB stik.
ESPD skal ikke afleveres i papir, men udelukkende lagret elektronisk på USB stik.
Tilbud skal indeholde vareprøver som beskrevet i afsnit 10.6 Vareprøver og Bilag 2 - Tilbudslisten. Tilbud skal afleveres inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist på følgende adresse:
Kolding Kommune Indkøb og forsikring Xxxxxx 00
6000 Kolding
Att.: Xxxxxxx Xxxxxxx
Tilbud skal mærkes ”Udbud af urologiske hjælpemidler” og ”Tilbuddet må kun åbnes af Indkøb” Forsendelsen skal være lukket.
Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 6 måneder efter udløb af tilbudsfristen.
Tilbuddet skal indeholde følgende:
• Udfyldt ESPD, herunder også for eventuelle andre konsortiedeltager eller andre enheder, som tilbudsgiver baserer sin økonomiske eller tekniske formåen på, jf. pkt. 6.2 og 6.3.
• Udfyldt tilbudsliste
• Vareprøver
Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende.
Tilbuddet skal være på dansk.
Bilagsmateriale af generel karakter kan dog være på norsk, svensk, engelsk eller tysk. Ordregiver kan anmode tilbudsgiver om oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i givet fald for tilbudsgivers regning, og skal ske inden for 10 arbejdsdage.
10.3 Ejendomsret og betaling for tilbud
Tilbud og tilhørende bilagsmateriale (herunder vareprøver) er ordregivers ejendom, og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller vareprøver.
Der kan ikke afgives alternative tilbud.
Tilbudsgiver opfordres til at få eventuelle uklarheder afklaret i spørgsmål/svarrunden.
Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.
Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundliggende elementer i udbudsmaterialet samt forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes.
Til brug for vurdering af de kvalitative underkriterier skal tilbudsgiver levere vareprøver.
Vareprøver skal afleveres til den udbudsansvarlige sammen med det øvrige tilbudsmateriale. De ønskede vareprøver fremgår af Bilag 2 -Tilbudslisten (afmærket ved kryds i kolonne ud for positionsnummer). Samlet sæt af vareprøver består af 9 stk. af hvert afmærket varenummer.
Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte og være mærket med tilbudslistens positionsnummer samt tilbudsgivers varenummer. Der skal endvidere vedlægges produktdatablad sammen med vareprøven.
Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at indkalde flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for processen. Ordregiver afholder udgifterne hvis yderligere vareprøver indkaldes.
Afprøvningen forventes at finde sted i uge 4, og foretages af ordregivers faggruppe.
Ordregiver gemmer et sæt uåbnede vareprøver som reference. Eventuelle overskydende vareprøver destrueres af ordregiver.
Efter tilbudsfristens udløb, evalueres de rettidigt modtagne tilbud på følgende punkter:
11.1 Forbehold og konditionsmæssighed
Det vurderes, om tilbuddene indeholder forbehold overfor udbudsmaterialet mv. jf. udbudslovens § 159, stk. 2. Hvis et tilbud indeholder forbehold, behandles tilbuddet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af pkt. 10.5.
Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder de krævede oplysninger og den fornødne dokumentation, jf. pkt. 10. Såfremt dette ikke er tilfældet, vurderes det, om tilbuddet skal afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgivere, der har afgivet ukonditionsmæssigt tilbud, kan ikke tildeles aftalen.
Den enkelte tilbudsgivers egnethed til at løse opgaven vurderes på baggrund af den krævede dokumentation under pkt. 6. Inden tilbudsgiverne orienteres om den endelige tildelingsbeslutning, skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til dokumentere oplysningerne afgivet i ESPD, jf. udbudsloven § 159, stk. 2.
11.3 Tildelingskriterium og underkriterier
Tilbud, der ikke indeholder forbehold, er konditionelle, opfylder krav til egnethed og ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund, vurderes i forhold til de opsatte tildelingskriterier.
Tilbud vurderes på baggrund af tildelingskriterierne angivet i afsnit 8 Tildelingskriterier og underkriterier.
Ved vurderingen af tilbuddene anvender ordregiver ”pris-modellen” baseret på gennemsnitspriser, hvor point for kvalitet omregnes til ”pengeværdi”, der vægtes sammen med priserne i samlet evaluering, af det bedste forhold mellem pris og kvalitet (prismodellen er beskrevet i kapitel 4 i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning om ”Evalueringsmetoder – Praktisk vejledning til offentlige indkøbere”). Se eksempel nedenfor. Der benyttes to decimaler.
Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag samt eventuel afprøvning af de tilbudte produkter.
Ved manglende udfyldelse eller fejlbehæftede varelinjer (der accepteres op til 5 manglende eller fejlbehæftede varelinjer, jævnfør Bilag 2 – Tilbudslisten) indsættes (på stedet hvor der mangler oplysninger eller udfyldelsen er fejlbehæftet) højeste modtagne tilbudspris (pris fra konkurrende tilbudsgiver). Varelinje, der ved alle modtagne tilbud ikke er udfyldt, eller er fejlbehæftet ved alle modtagne tilbud, udgår af tilbudslisten.
Værdierne for de angivne underkriterier fremkommer som følgende:
Pris
Evalueringsteknisk pris fremgår som den samlede tilbudssum, som den bliver beregnet i tilbudslisten (enhedspriser ganges med angivet forbrug, som angivet i tilbudslisten, hvorefter den samlede tilbudssum, der er estimat for årligt forbrug, fremkommer).
Kvalitet
Kvalitet vurderes af faggruppe ved afprøvning (se bilag 5).
Point til underkriteriet kvalitet afgives som beskrevet i bilag 5. Point afgivet pr. delkriterie medtages i ”pris-modellen”.
Mulig score på de angivne kvalitative kriterier, herunder maks. score, fremgår af bilag 5.
Eksempel på tildeling
Tilbud fra tilbudsgiver A, B og C tildeles følgende point på del kriterierne til underkriteriet kvalitet.
Tilbudsgiver | A | B | C |
Pris | 16.000.000 | 17.000.000 | 18.000.000 |
Kvalitet | Point | Point | Point |
Position 1 | 60 | 50 | 40 |
Position 2 | 20 | 30 | 40 |
Position 11 | 10 | 20 | 30 |
Position 23 | 15 | 10 | 5 |
Position 30 | 25 | 10 | 25 |
Omregningsbeløb
Omregningsbeløbet fremkommer som gennemsnittet af delkriteriet ”Pris” divideret med maksimal numerisk score pr. underkriterie (fremgår af bilag 5).
Pointbeløb
Pointbeløb er den omregnede ”pengeværdi” for de kvalitative points.
Pointbeløb fremkommer ved at gange point på de kvalitative underkriterier med omregningsbeløb.
Eksempel (fortsat)
Tilbudsgiver | A | B | C | I alt | Gennemsnit |
Pris | 16.000.000 | 17.000.000 | 18.000.000 | 51.000.000 | 17.000.000 |
Kvalitet | Point | Point | Point | Maks. score pr. kriterie | Omregningsbeløb |
Position 1 | 60 | 50 | 40 | 80 | 212.500 |
Position 2 | 20 | 30 | 40 | 70 | 242.857,14 |
Position 11 | 10 | 20 | 30 | 50 | 340.000 |
Position 23 | 15 | 10 | 5 | 20 | 850.000 |
Position 30 | 25 | 10 | 25 | 40 | 425.000 |
Kvalitet | Pointbeløb | Pointbeløb | Pointbeløb | ||
Position 1 | 14.571.428,00 | 00.000.000 | 0.000.000,6 | ||
Position 2 | 4.250.000 | 6.375.000 | 8.500.000 | ||
Position 11 | 3.400.000 | 6.800.000 | 10.200.000 | ||
Position 00 | 00.000.000 | 0.000.000 | 0.000.000 | ||
Position 00 | 00.000.000 | 0.000.000 | 00.000.000 |
Bedste forhold mellem pris og kvalitet
Tilbudsgiver | A | B | C | I alt | Gennemsnit |
Pris | 16.000.000 | 17.000.000 | 18.000.000 | 51.000.000 | 17.000.000 |
Kvalitet | Point | Point | Point | Maks. score pr. kriterie | Omregningsbeløb |
Position 1 | 60 | 30 | 40 | 70 | 242.857,14 |
Position 2 | 20 | 30 | 40 | 80 | 212.500 |
Position 11 | 10 | 20 | 30 | 50 | 340.000 |
Position 23 | 15 | 10 | 5 | 20 | 850.000 |
Position 30 | 25 | 10 | 25 | 40 | 425.000 |
Kvalitet | Pointbeløb | Pointbeløb | Pointbeløb | ||
Position 1 | 14.571.428,40 | 7.285.714,2 | 9.714.285,6 | ||
Position 2 | 4.250.000 | 6.375.000 | 8.500.000 | ||
Position 11 | 3.400.000 | 6.800.000 | 10.200.000 | ||
Position 00 | 00.000.000 | 0.000.000 | 0.000.000 | ||
Position 00 | 00.000.000 | 0.000.000 | 00.000.000 | ||
Vægtet værdier | Vægtning | ||||
Pris | 10.400.000 | 11.050.000 | 11.700.000 | 65 | |
Kvalitet | |||||
Position 1 | 1.457.142,84 | 728.571,42 | 971.428,56 | 10 | |
Position 2 | 425.000 | 637.500 | 850.000 | 10 | |
Position 11 | 170.000 | 340.000 | 510.000 | 5 | |
Position 23 | 637.500 | 425.000 | 212.500 | 5 | |
Position 30 | 531.250 | 212.500 | 531.250 | 5 | |
Evaluerings pris i alt | 13.620.892,8 | 13.393.571,4 | 14.775.178,6 |
Tilbudsgiver B har afgivet tilbud med bedste forhold mellem pris og kvalitet, og får tildelt kontrakt i eksemplet.
12. Orientering om resultatet af udbuddet
Alle tilbudsgivere vil pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. Lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (lov nr. 492 af 12/5 2010 med senere ændringer). Udbuddet er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter efter standstill-periodens udløb.
Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens og forvaltningslovens regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt.
Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. Det er dog altid alene ordregiver, der endeligt afgør hvad der udleveres ved en anmodning om aktindsigt.
Udkast til rammeaftale
på levering af urologiske hjælpemidler til KomUdbud
Oktober 2017
1. Parterne Mellem Ordregiver
Nedenstående medlemmer af KomUdbud:
Esbjerg Kommune (Fanø Kommune) Fredericia Kommune
Herning Kommune Holstebro Kommune Ikast-Brande Kommune Kolding Kommune Lemvig Kommune Middelfart Kommune Odense Kommune Randers Kommune Silkeborg Kommune Svendborg Kommune Sønderborg Kommune Vejle Kommune
(herefter kaldet ordregiver) og
Leverandør
[Indsæt navn på leverandør] [Indsæt adresse]
[Indsæt postnummer]
[Indsæt hovedtelefonnummer] [Indsæt hoved e-mailadresse] [Indsæt hjemmeside]
[Indsæt CVR-nr.]
(herefter kaldet leverandøren)
er der indgået aftale vedrørende levering af urologiske hjælpemidler til ordregiver. Kolding Kommune agerer som tovholder på aftalen.
Parterne er ligeværdige igennem aftaleperioden og enige om at samarbejde med en positiv, professionel og ansvarlig holdning, for at opnå det bedst mulige resultat.
Ud over opfyldelse af nærværende rammeaftale, bør begge parter i aftaleperioden have øje for udvikling
og optimering af aftaleområdet, såvel hvad angår processer, ydelser og produkter. Parterne accepterer, at saglighed og faglighed er hinandens gensidige forudsætninger og en nødvendighed for samarbejdet i aftaleperioden, samt for at skabe udvikling i og af ydelser, produkter og praksis.
Leverandøren er ud fra dennes samlede viden om produkterne, til en hver tid forpligtet til at rådgive om de mest hensigtsmæssige løsninger såvel funktionelt som økonomisk. Ordregiver stiller sig til rådighed for leverandøren om alle forhold der er relevante for nærværende rammeaftale.
Bestemmelserne omkring bod og misligholdelse forventes ikke anvendt, men opstår der mod forventning uhensigtsmæssig varetagelse af kontraktforpligtelserne fra leverandørens side, er instrumenterne at betragte som ordregivers mulighed for at mindske skaderne og imødegå gentagelser.
Begge parter forpligtiger sig til at stille nødvendige ressourcer til rådighed både i forbindelse med implementering og drift af rammeaftalen, således at rammeaftalen kan fungere hensigtsmæssigt i praksis, administrativt og økonomisk.
3.1 Rammeaftalens grundlag
Denne rammeaftale er indgået på baggrund af ordregivers udbud af [Dato, udbudsnavn og TED-nr.]
Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af følgende dokumenter:
1. Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet
2. Denne rammeaftale
3. Udbudsmateriale, herunder kravspecifikation og tilbudsliste
4. Leverandørens tilbud af [indsæt dato]
Hvis der er uoverensstemmelse mellem rammeaftalen og bilagene, går rammeaftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag.
3.2 Ændringer
Enhver ændring eller tilføjelse til rammeaftalen skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne rammeaftale som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser.
Rammeaftalen er gældende fra den 1.4.2018 til den 31.3.2022.
4.1 Opsigelse
Rammeaftalen er uopsigelig for leverandøren.
Rammeaftalen er uopsigelig for ordregiver indtil den 31.3.2020 (2 år efter kontraktstart). Ordregiver har efter 1.4.2020 ret til at opsige aftalen med 3 måneders varsel.
Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og ordregivers beslutning om at tildele leverandøren rammeaftalen annulleres, rammeaftalen erklæres for ”uden virkning” eller ordregiver i øvrigt pålægges at bringe rammeaftalen til ophør, kan rammeaftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned.
5.1 Omfang
Denne rammeaftale omfatter levering af urologiske hjælpemidler til ordregiver i forbindelse med bevillinger efter serviceloven og mindre indkøb til ordregiver selv til behandling efter sundhedsloven. Produkterne er nærmere beskrevet i Bilag 1 - Kravspecifikation, Bilag 2 - Tilbudsliste og udbudsbetingelsernes punkt 3. Udbuddets omfang.
Den forventede omsætning er angivet på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten.
Ordregiver vil i videst muligt omfang anvende den indgåede rammeaftale til at dække sit forbrug.
5.2 Sortimentsændringer og produktudvikling
Leverandøren er forpligtet til løbende at medvirke til vedligeholdelse af det tilbudte sortiment, og løbende at give ordregiver besked om ændringer i det tilbudte sortiment
Leverandøren må kun levere andre produkter end de produkter, der er omfattet af rammeaftalen, med forudgående godkendelse fra ordregiver og/eller tovholder.
Hvis et produkt fra tilbudslisten udgår som følge af produktudvikling, myndighedskrav eller ændringer i lovgivningen, skal leverandøren tilbyde ordregiver et produkt til erstatning for det udgåede produkt.
Leverandøren skal over for ordregiver/tovholder tilkendegive, at det nye produkt som minimum, lever op til krav fra udbudsmateriale for det produkt, der udskiftes.
Et nyt produkt lever op til specifikationerne når det opfylder stillede krav i det til aftalen tilknytte udbudsmateriale og tilbudsliste, og, hvis positionen har været del af kvalitativ evaluering ved tildeling, opnår samme score ved kvalitativ evaluering som produktet på positionsnummeret oprindeligt tilbudt på tilbudslisten (dokumentation efter kvalitativ evaluering udleveres til vindende tilbudsgiver til reference). Opleves tvivl om kvalitet på erstatningsprodukt, kan faggruppen til enhver tid foretager kvalitativ evaluering efter Bilag 5. Faggruppens kvalitative vurdering efter Bilag 5 kan omgøre tidligere godkendelse af produkt som erstatnings produkt.
Det nye produkt skal tilbydes ordregiver med samme rabat på listepris som det produkt det erstatter fra tilbudslisten, dog maksimalt til markedsprisen (pris som hovedparten af andre kommuner betaler).
Leverandøren er forpligtet til at dokumentere, at et erstatningsprodukt fuldt og helt lever op til samme standard som det produkt det erstatter.
På opfordring skal der fremsendes nyt datablad/varedeklaration.
Leverandøren er forpligtet til at oplyse ordregiver om nye produkter inden for aftaleområdet, som kan optimere ordregivers drift og/eller indkøb. På anmodning skal Leverandøren kunne dokumentere, hvordan eventuelle nye produkter kan optimere ordregivers drift og/eller indkøb.
Ordregiver medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse lever op til rammeaftalens minimumsbetingelser og kvalitative krav.
Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Leverandørens besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution.
Leverandøren skal optræde loyalt over for ordregiver og orientere sit personale om rammeaftalen i sin helhed. Leverandøren skal rådgive ordregiver omkring bestillinger samt yde loyal vejledning i forhold til ordregivers behov. Dette betyder bl.a., at såfremt ordregivers behov kan dækkes af tilbudslistens varer, skal leverandøren gøre ordregiver opmærksom herpå.
Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af dette, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse.
6.1 Sprog
Al kontakt mellem ordregiver og leverandøren, herunder dennes personale, skal foregå på dansk.
6.2 Udskiftning af medarbejdere
Leverandøren skal på ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder.
6.3 Statusmøder
Der afholdes statusmøde minimum én gang årligt med deltagelse af leverandøren, ordregiver og faggruppen.
Faste emner for statusmøder er:
- Status på samarbejdet
- Parternes aftaleoverholdelse – i forhold til solgte produkter indenfor/udenfor rammeaftalen.
- Gennemgang af indkøbsadfærd, måling på ordrefordeling og gennemsnitsordrer
- Leveringssikkerhed
- Antal hasteleveringer
- Øvrige temaer, som leverandøren eller ordregiver finder relevante.
Efter behov afholder ordregiver ligeledes statusmøder med leverandøren uden faggruppen. Leverandørens deltagelse sker uden beregning for ordregiver.
7.1 Generelt
De af rammeaftalen omfattede produkter skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen samt i aftalens løbetid således, at produkterne lovligt kan markedsføres, sælges og anvendes i Danmark.
Produkterne skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud i hele rammeaftalens løbetid.
Leverandøren skal på ordregivers anmodning give uddybende oplysninger og dokumentation for de af rammeaftalen omfattede produkter, herunder fremsende eventuelle produktdatablade. I det omfang, der foretages ændringer i produktdatablade, og dette medfører ændringer i forhold til anvendelse eller håndtering, skal leverandøren straks og på eget initiativ give besked til tovholder.
7.2 CE-mærkning mv.
Produkterne skal være mærket i overensstemmelse med gældende regler om EU-mærkning, herunder opfylde eventuelt krav om CE-mærkning og overholde relevante harmoniserede standarder.
7.3 Miljø
Leverandøren opfordres til aktivt at medvirke til fortsatte forbedringer af miljø, teknologi og økonomi i forbindelse med rammeaftalen.
Leverandøren skal i videst mulig omfang mindske de miljømæssige påvirkninger, f.eks. med hensyn til emballagens udformning, materiale og vægt.
7.4 Garanti
Hvor intet andet er anført gælder Købelovens reklamations- og ansvarsregler.
7.5 Kvalitetssikring
Leverandøren er forpligtet til på ordregivers opfordring at fremsende oplysninger om reklamationer og eventuelle tilbagekaldelser, arten heraf, udledte mønstre og tendenser samt leverandørens afhjælpnings- og forebyggende tiltag.
Denne oversigt er ikke begrænset til alene at omfatte leverancer til ordregiver, men reklamationer fra andre kunder kan anonymiseres.
7.6 Emballage
Leverandøren er forpligtet til at emballere varen på en sådan måde, at der både tages miljøhensyn og sikres, at varen når frem i ubeskadiget stand med intakte egenskaber. Ved skader forårsaget af utilstrækkelig emballering forbeholder brugere/ordregiver sig ret til uden udgifter at returnere varen.
Emballagen skal i alle henseender være neutral og diskret, ligesom den skal være nem at åbne for brugere med nedsat håndfunktion.
8.1 Pris
Priserne for de produkter, der er omfattet af rammeaftalen, fremgår af tilbudsgivers tilbud (udfyldt Bilag 2 - Tilbudsliste).
Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter, tillæg, gebyrer etc., fx faktureringsgebyrer, forsikringsudgifter, service, support, forsendelse og emballage.
Såfremt leverandøren har en særlig kampagnepris, som er lavere end prisen efter denne rammeaftale, skal kampagneprisen automatisk være gældende.
8.2 Prisregulering
Priserne er faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der
ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning et år efter rammeaftalens start. Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Nettoprisindekset for oktober, november og december (gennemsnit for de 3 måneder). Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer.
Prisregulering sker på foranledning af den part der ønsker prisen reguleret, ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Regulering beregnes i forhold til den eksisterende pris således: (Pris * nyt index) / gammelt index).
Prisreguleringer skal meddeles til den anden part senest 60 dage før reguleringstidspunktet. Opdateret e-katalog skal være modtaget og godkendt, inden prisregulering kan træde i kraft. Varsles prisregulering ikke rettidigt, bortfalder reguleringsmuligheden for den pågældende periode.
Varsel om prisreguleringer skal sendes til xxxxxxx@xxxxxxx.xx
Sammen med varslet skal sendes en opdateret tilbudsliste i Excel–format. Efter godkendelse af prisreguleringen skal der fremsendes et opdateret e-katalog med de regulerede priser.
Den part, der modtager varsel om prisændring, skal senest 30 dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres.
8.3 Afgifter
Parterne kan til enhver tid kræve, at priserne reguleres på baggrund af ændringer i afgifter, som bliver kendt, efter rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt de af rammeaftalen omfattede produkter.
Bestilling skal kunne afgives via e-handelssystemer (se Bilag 4), e-mail, telefon, brev og leverandørens webportal, hvor ordregiver eller brugeren via eget log-in får adgang til at bestille, jf. ordregivers tilbudsliste.
Det er leverandørens ansvar, at leverandørens webportal til enhver tid er opdateret med hensyn til såvel produkter som priser. Resulterer leverandørens manglende opdatering af webportal i, at ordregiver køber urologiske hjælpemidler til en merudgift i forhold til tilbudslisten, skal leverandøren dække denne merudgift, hvorimod en besparelse for ordregiver, ikke skal tilbagebetales til leverandøren.
Ved e-handelsbestillinger skal leverandøren kunne håndtere ordrer, hvor der er afvigelse mellem faktura- og leveringsadresse, herunder afvigelse mellem EAN-nr. på faktura- og leveringsadresse. Endvidere skal leverandøren kunne håndtere e-handelsbestillinger, hvor der kun er EAN-nr. på fakturaadressen, dvs. hvor leveringsadressen ikke har et specifikt EAN-nr.
Såfremt ordregiver ønsker at begrænse brugen af forskellige bestillingsformer – eksempelvis udelukkende brug af ordregivers e-handelssystem og nedlukning af muligheden for at benytte alle andre bestillingsformer, herunder leverandørens webportal/hjemmeside – skal leverandøren mod et varsel på én måned kunne iværksætte dette.
10.1 E–handel
En del af de deltagende kommuner anvender e-handel og det e-handelssystem, som er beskrevet i det e- handelssystemspecifikke bilag på det udbudte område. Leverandøren skal således acceptere, at der anvendes elektronisk ordreafgivelse, fakturering og betaling, samt at der sker elektronisk udveksling af data i forbindelse hermed.
I forbindelse med aftaleindgåelsen vil tovholder over for leverandøren definere, hvilke aftaleprodukter der skal indgå i e-kataloget. Med mindre andet er aftalt, skal e-kataloget omfatte alle produkter på tilbudslisten. Ordregiver kan derudover vælge at få indlæst øvrigt sortiment i særskilt e-katalog.
Leverandøren skal udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog (e-katalog) til ordregivers e- handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt.
E-kataloget skal være godkendt og tilgængeligt for ordregiver 10 arbejdsdage før aftalens start. Såfremt et godkendt e-katalog ikke foreligger, kan leverandøren pålægges bod, efter bestemmelserne i henhold til rammeaftalens afsnit 15.5 Bod, indtil leverandøren er i stand til at levere et godkendt e- katalog uden fejl og mangler til ordregivers e-handelssystem.
10.2 Godkendelsesprocedure for e-kataloger ved aftalestart
Senest 10 arbejdsdage efter underskrift af rammeaftalen skal leverandøren:
• Fremsende excel-ark til tovholder indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn, pris med 2 decimaler inkl. afgifter, pris med 2 decimaler ekskl. afgifter, UNSPSC på commodity niveau (nyeste danske version) og enhedsbetegnelse på salgsenheden. Excel-arket skal danne grundlag for e-kataloget. Skabelon hertil kan rekvireres hos tovholder.
• Fremsende excel-ark til tovholder, indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt.
Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten.
Tovholder har 10 arbejdsdage til at gennemgå excel-arkene. Giver gennemgangen anledning til rettelser, skal leverandøren fremsende rettet excel-ark indenfor 5 arbejdsdage. Tovholder har 5 arbejdsdage til at gennemgå det rettede excel-ark.
Hvert enkelt produkts variant skal have et unikt varenummer. De fakturerede varenumre skal være fuldstændige identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af leverandørens e-katalog.
Når excel-arket er godkendt af tovholder, skal leverandøren indenfor 5 arbejdsdage uploade e-kataloget til alle ordregiveres e-handelssystemer med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i det godkendte excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog, kan kataloget blive afvist af ordregiver. Leverandøren skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e-katalog tilrettet efter ordregivers anvisninger, eller rette fejlene.
Medmindre andet er særskilt aftalt skal katalogformatet være OIOUBL.
Ud over varenummer, dækkende varenavn og pris med præcis 2 decimaler som i det godkendte excel- ark, skal e-kataloget for hver enkelt vare indeholde:
• Billede af produktet,
• Uddybende varebeskrivelse, herunder mærkenavn/indhold (f.eks. kg. og stk. pr. leveringsenhed),
• Krav til opbevaring/mål/materialer,
• Varekategori/varegruppe,
• Mindste bestillingsenhed,
• Nettoindhold,
• Søgeord/emneord, og
• UNSPSC-koder på commodity-niveau (nyeste danske version)
• Markering af varemærke, aftales individuelt med ordregivere
Der henvises til følgende UNSPSC hjemmeside: xxxx://xx0xxxxxxx.xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx.xxxx?XxxxXXx0
E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Ordregiver kan på forlangende få tilføjet eller ændret søgeord eller beskrivelse.
I felterne varenavn, uddybende varebeskrivelse og søgeord/emneord skal de vigtigste informationer stå først i feltet, da der i nogle systemer kun vises et begrænset antal karakterer.
10.3 Procedure ved ændringer i e-kataloger
Nye søgeord og ekstra varenumre skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra ordregiver. E-kataloget skal holdes opdateret. Leverandøren skal sørge for at udgåede varer slettes og at erstatningsvarer indlægges, så e-kataloget altid indeholder de varer, der reelt kan købes. Udskiftning af tilbudslistevarer skal altid godkendes af tovholder, som sender besked om godkendelsen til de deltagende kommuner forud for upload af nyt e-katalog. Xxxxxx leverandøren ikke for at opdatere e- kataloget, selvom ordregiver beder om det, kan der pålægges bod i henhold til afsnit 15.5 Bod.
Såfremt en vare ændrer varenummer, eller der accepteres erstatningsvarer, skal det ”gamle” varenummer indlæses som søgeord på det nye varenummer samtidig med, at e-kataloget med det nye varenummer uploades. Til de e-handelssystemer som har en funktion til håndtering af erstatningsvarer, skal denne funktion som minimum benyttes af leverandøren i forbindelse med erstatning af tilbudslistevarer.
Er leverandøren den samme som tidligere, og skal leverandøren i henhold til rammeaftalens levere substitution af tilbudslistevarenumre, skal leverandøren ligeledes benytte e-handelssystemets erstatningsvarefunktion til substitution af tilbudslistevarerne ved upload af e-katalog til det nye udbud.
Tilbuds- og kampagnepriser (lavere end priserne på tilbudslisten) skal – medmindre andet er aftalt – uploades i e-katalogerne, så de er tilgængelige i tilbuds-/kampagneperioden. Leverandøren opdaterer e- katalogerne, både når kampagnen starter og når den slutter.
Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første excel-ark og upload af det første e-katalog, jf. afsnit 10.2. Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt, skal ordrer faktureres efter det gældende e-katalog, indtil nyt e-katalog er godkendt. Reguleres priserne i nedadgående retning, og er der ikke fremsendt rettidigt/korrekt e-katalog, skal leverandøren ugentligt udstede kreditnota til de berørte EAN nr.
11.1 Leveringsbetingelser
Urologiske hjælpemidler skal leveres frit på en valgt adresse i Danmark. Leveringstid fra ordreafgivelse til endelig levering må maksimalt være 5 arbejdsdage.
Det skal være muligt i særlige tilfælde at få leveret fra dag til dag – hastelevering. Ved hastelevering skal bestilling foretages telefonisk inden kl. 12.00 (leveres den næste arbejdsdag). Hastelevering er til særlige akutte situationer for ordregivers sundhedspersonale.
Levering til kommunale enheder skal foretages på hverdage efter aftale mellem leverandøren og den bestillende enhed (ordregiver).
Produkter bestilt på samme ordre skal som hovedregel leveres samlet. Er samlet levering ikke muligt pga. eksempelvis restordre (kun delt ordre, hvis begrundelse for det), er ordregiver først forpligtet til at betale for den samlede levering i forbindelse med modtagelse af den sidste levering på bestillingen.
Brugerne kan ikke vælge/ønske flere leveringer af en ordre.
Levering i anbrud skal ske uden meromkostninger. Sterile produkter må ikke leveres i anbrud. Levering i anbrud defineres som levering i mindre enheder (stk. vis) end mindste bestillingsenhed, når mindste bestillingsenhed er større end 1. stk.
Leverandøren må pr. levering ikke levere mere end hvad der svarer til 3 måneders forbrug for den enkelte bruger. Levering svarende til 3 måneders forbrug må ikke leveres hyppigt efter hinanden.
Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers e-handelssystem, er leverandøren forpligtet til alene at benytte de informationer vedrørende leveringsadressen, der er oplyst på ordren.
11.2 Følgeseddel
Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel med følgende oplysninger:
• Bestiller
• Leveringsadresse
• Dato
• Xxxxx (stk, kg, liter mv.)
• Varenummer og navn
• Restordrer
11.4 Returvarer
Har ordregiver foretaget en fejlbestilling, kan denne returneres senest 30 dage efter levering, hvis produkterne og emballagen er intakt. Returnering sker for ordregivers regning. Leverandøren skal hurtigst muligt herefter sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver.
Hvis leverandøren har foretaget en fejllevering, eller den leverede vare er beskadiget, herunder at emballagen er brudt, skal leverandøren ombytte varen eller kreditere det fulde beløb. Leverandøren afholder omkostningerne herved.
I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0
Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold.
Ordrer, der er afgivet via ordregivers e-handelssystem, skal fremsendes således, at den elektroniske faktura kan modtages direkte i e-handelssystemet, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling.
Fakturaen skal indeholde:
• Udstedelsesdato (fakturadato)
• Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen)
• Leverandørens CVR/SE-nummer
• Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse
• Tydelige varenavne og éntydige varenumre
• Mængde og art af de leverede produkter/ydelser
• Pris pr. enhed eksklusiv moms
• Leveringsadresse
• Sidste rettidige betalingsdato
Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler.
Ordrer til ordregivers depot skal faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura.
Ordrer til brugere (området for serviceloven §112) skal faktureres efter aftale med ordregiver (den enkelte kommune). Der er som oftest ønske om månedsvise samlefakturaer, med forskellige opsætninger.
Varelinjerne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. de må ikke ligge i et vedhæftet dokument. CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammeaftalen.
Ordrenummer: Hvis ordregivers e-handelssystem er benyttet, skal ordregivers e-handelssystems ordrenummer bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen.
Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret, som skal angives identisk med ordren. Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum.
Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, der er aftalt, og som fremgår af leverandørens e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler.
Bestillingsenhed: Faktureringsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren og af leverandørens e-katalog.
Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder, dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.
Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er angivet i tilbudslisten, og som fremgår af leverandørens e-katalog.
Entydige varelinjer: Leverandøren må ikke indsætte ekstra varelinjer så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Vareteksten på fakturaen skal være identisk med vareteksten i e-kataloget, hvis der anvendes e-handel.
Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinjer.
Ved fejlbehæftede fakturaer kan ordregiver opkræve administrationsafgift på op til kr. 250,00 pr. fejlbehæftede faktura, som ikke skyldes fejl ved ordregiver.
Såfremt der under opfølgning af aftalen viser sig at være en tilgodehavende hos leverandøren, skal dette indbetales til det EAN-nummer, der fremgår af underretningsskrivelsen fra ordregiver. Vær opmærksom på, at dette ikke nødvendigvis er det samme EAN-nummer, som ydelsen er bestilt fra.
Betalingsbetingelserne er 30 dage netto efter afsendelse af korrekt faktura, jf. afsnit 12.
Xxxxxx sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag.
Leverandøren skal på anmodning, inden 14 dage, levere statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger om køb på aftalen og de tilknyttede bevillinger.
Statistikken skal på forlangende og hvor relevant kunne sondre mellem konventionelle varer/ydelser og miljøcertificerede ydelser og lignende. Materialet, skal kunne påvise om ordregiver opnår de miljømål som kommunen har tilsluttet sig.
Statistikken skal på forlangende kunne sondre mellem tilbudslistevarer og øvrigt sortiment (opdelt i køb efter bevilling eller til depot), ligesom ændringer af tilbudslistens varer skal være tydeligt angivet.
Ordregiver kan ikke anmode om statistik mere end fire gange om året.
Statistikken skal udarbejdes efter ordregivers anvisninger i Excel-format og skal fremsendes elektronisk til ordregiver.
Manglende indsendelse af efterspurgt statistik i forbindelse med aftalens udløb kan gøre leverandøren inhabil i genudbud af aftalen, da leverandøren kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige tilbudsgivere.
15. Leverandørens misligholdelse
15.1 Generelt
Dansk rets almindelige regler, herunder købelovens (lovbekendtgørelse nr. 140 af 17. februar 2014, med senere ændringer) regler, finder anvendelse ved leverandørers misligholdelse medmindre andet følger af denne rammeaftale.
15.2 Forsinkelse af enkelte ordrer
Såfremt leverandøren ikke leverer rettidigt, foreligger der forsinkelse. Dette gælder, uanset om det er hele ordren, der er forsinket, eller blot en del heraf.
Ordregiver skal reklamere inden for rimelig tid efter, at ordregiver har konstateret, at der er indtrådt forsinkelse, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.
Ordregiver er efter eget valg berettiget til at fastholde eller hæve den pågældende ordre helt eller delvist med øjeblikkelig virkning uanset forsinkelsens varighed. Hæves ordren helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.
Hvis leverandøren må forudse en forsinkelse, skal leverandøren straks give meddelelse til ordregiver herom. Leverandøren skal i meddelelsen oplyse årsag til forsinkelsen og forventet varighed af forsinkelsen. Der aftales ny leveringstermin på baggrund heraf, medmindre ordregiver vælger at ophæve ordren.
Forsinkelse kan maksimalt forekomme i 10 arbejdsdage efter forsinkelsen er konstateret. Efter 10 arbejdsdage overgår forsinkelsen til at være restordre. Er leverandøren når forsinkelsen konstateres bekendt med, at produktet ikke vil kunne leveres indenfor de 10 arbejdsdage, som en forsinkelse kan vare, skal leverandøren fra starten definere situationen som en restordre.
15.3 Restordre
Der foreligger restordre når et produkt ikke kan leveres, og der ikke er tale om en forsinkelse indenfor de 10 arbejdsdage.
Leverandøren skal straks meddele ordregiver/tovholder når der forekommer restordre.
Ordregiver skal reklamere inden for rimelig tid efter, at ordregiver har konstateret, at der er indtrådt restordre, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.
Ordregiver er efter eget valg berettiget til at fastholde eller hæve den pågældende ordre helt eller delvist med øjeblikkelig virkning uanset restordrens varighed. Hæves ordren helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.
Leverandøren er forpligtet til straks at stille erstatningsprodukt til rådighed for ordregiver ved restordre. Erstatningsprodukt er produkt, der opfylder stillede krav i kravspecifikationen, er af samme kvalitet og til samme pris som det produkt, det skal erstatte. Leverandøren skal dokumentere, at erstatningsproduktet lever op til krav i kravspecifikationen. Se afsnit 5.2 Sortimentsændringer og produktudvikling, hvoraf det fremgår hvordan det vurderes om produkt lever op til krav i kravspecifikationen.
Straks defineres i denne sammenhæng som senest 5 arbejdsdage efter det tidligste af følgende to tidspunkter:
- Ordregiver får oplyst at vare er i restordre, eller
- Leverandøren får oplyst at vare er i restordre.
15.4 Mangler
15.4.1 Generelt
Der foreligger en mangel ved en leverance, hvis det leverede eller dele heraf ikke opfylder de i rammeaftalen anførte krav, eller såfremt leverancen ikke svarer til, hvad ordregiver med rette kunne forvente. Dette gælder både med hensyn til krav til de bestilte produkter samt deres mærkning og emballering.
Ordregiver skal reklamere inden for rimelig tid efter, at ordregiver har konstateret, at det leverede er mangelfuldt, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.
Hvis ordregiver i en eller flere situationer undlader at påtale, at leverandøren misligholder rammeaftalen, medfører dette ikke, at ordregiver mister sine misligholdelsesbeføjelser ved lignende situationer for fremtiden.
15.4.2 Afhjælpning og omlevering
Leverandøren har i 24 måneder fra leveringstidspunktet ret og pligt til at yde vederlagsfri afhjælpning af mangler. Leverandørens afhjælpning skal være afsluttet inden 30 dage, medmindre andet er aftalt med ordregiver.
Leverandøren kan, i stedet for at foretage afhjælpning, vælge at levere andre tilsvarende varer til erstatning for de mangelfulde varer (omlevering). Leverandørens omlevering skal være afsluttet inden 30 dage, medmindre andet er aftalt med ordregiver.
Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpning og omlevering. Dette gælder også, såfremt ordregiveren og leverandøren bliver enige om at lade tredjemand foretage afhjælpningen. Hvis leverandøren tilkaldes til afhjælpning af mangler, der skyldes forhold, som ordregiver bærer risikoen for, afholder ordregiver dog alle omkostninger.
Undlader leverandøren, på trods af skriftlig opfordring hertil, at opfylde sine forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, kan ordregiver lade afhjælpning foretage af tredjemand for leverandørens regning, kræve forholdsmæssigt afslag eller foretage dækningskøb for leverandørens regning.
15.4.3 Ophævelse af ordre
Ordregiver kan helt eller delvist hæve en ordre i følgende tilfælde:
• Såfremt leverandøren ikke foretager fyldestgørende afhjælpning eller omlevering inden for fristen i afsnit 15.4.2.
• Såfremt der inden for 24 måneder fra leveringen konstateres en eller flere væsentlige mangler ved leverancen. Ved væsentlige mangler har leverandøren kun ret til at forsøge afhjælpning, jf. afsnit 15.4.2, såfremt ordregiver accepterer dette.
• Hvis leverandøren i øvrigt væsentligt misligholder sine forpligtelser i medfør af rammeaftalen i forhold til én bestemt ordre.
Hæves en ordre helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.
15.4.4 Ophævelse af rammeaftalen
Ordregiver kan ophæve rammeaftalen, hvis leverandøren misligholder den i væsentligt omfang. Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til helt eller delvist at ophæve rammeaftalen med virkning for fremtiden:
• Ved gentagne forsinkelser af leverancer. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over forsinkelserne og har givet leverandøren meddelelse om, at rammeaftalen vil blive ophævet helt eller delvist ved ny forsinkelse.
• Ved gentagne leveringer af mangelfulde produkter. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over manglerne, og at ordregiver har meddelt leverandøren, at rammeaftalen vil blive ophævet, hvis der igen leveres mangelfulde produkter. Tilsvarende gælder, hvis leverandøren gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering.
• Manglende overholdelse af de etiske krav i pkt. 18.
• Hvis leverandøren erklæres konkurs, der indledes rekonstruktion for leverandøren eller leverandørens forhold i øvrigt viser sig at være således, at leverandøren må anses for at være ude af stand til at opfylde rammeaftalen. Ophævelse af rammeaftalen kan dog alene ske i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.
• Hvis leverandøren kræves opløst af relevante offentlige myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen.
• Hvis leverandøren groft eller gentagne gange overtræder relevant lovgivning, eller leverandøren dømmes under civilretlig dag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed.
• Gentagen manglende fremsendelse af statistik eller faktura i henhold til denne aftale.
• Ved forhold, som ikke i sig selv er væsentlige, men som ved deres antal eller karakter svækker tillidsforholdet mellem parterne.
• Indtræden af andre omstændigheder, der bringer rammeaftalens opfyldelse i alvorlig fare.
Opregningen er ikke udtømmende.
Ophævelse skal ske ved skriftlig meddelelse til leverandøren.
15.5 Bod
Såfremt der ved aftalens ikrafttræden ikke foreligger et godkendt e-katalog, jf. afsnit 10, skal leverandøren betale en bod på kr. 500,00 pr. kalenderdag til de deltagende kommuner, indtil godkendt e-katalog foreligger. Dette gælder ikke såfremt ordregiver er årsag til problemet.
Efterfølgende e-kataloger i aftaleperioden, der ikke fremsendes i henhold til afsnit 10, kan pålægges en bod på kr. 500,00 pr. kalenderdag, indtil godkendt e-katalog foreligger. Dette gælder ikke, såfremt ordregiver er årsag til problemet.
Når bodsbeløbet pr. kommune andrager kr. 7.500,00, betragtes forsinkelsen som væsentlig, og der vil være mulighed for at hæve ordren helt eller delvist.
Betaling af bod fritager ikke leverandøren for pligten til at opfylde rammeaftalen. Xxxxxxxx af bod medfører således ikke, at ordregiver er afskåret fra at gøre andre misligholdelsesbeføjelser gældende.
15.6 Erstatning
Leverandøren er erstatningsansvarlig over for ordregiver efter dansk rets almindelige regler om erstatning.
Leverandøren er ikke ansvarlig for manglende overholdelse af rammeaftalen på grund af force majeure.
I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser, så længe force majeure er til stede og i det omfang, force majeure er til hinder for partens opfyldelse af sine forpligtelser.
Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af rammeaftalen er umulig, og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset f.eks. krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer leverandørens virksomhed.
Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet.
Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive:
• Årsagen til force majeure situationen
• Forventet varighed af force majeure situationen
• Indsats fra leverandørens side for at genoptage leveringen.
Er force majeure isoleret til leverandørens virksomhed, eller områder leverandøren bærer risikoen for, kan ordregiver kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede.
Force majeure kan kun påberåbes, hvis den pågældende part har givet meddelelse herom til den anden part senest 5 hverdage efter, at force majeure er indtrådt.
Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal hverdage, som force majeure varer.
Hvis opfyldelsen af rammeaftalen helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan ordregiver vælge at ophæve rammeaftalen.
Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt rammeaftalen ophæves på grund af force majeure.
17. Produktansvar og forsikring
Leverandøren er, i overensstemmelse med produktansvarsloven (og dansk rets almindelige regler), ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller leverandøren påfører ordregivers ejendom, personale eller brugere.
Leverandøren er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller leverandørens skadevoldende adfærd.
Leverandøren er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 10 mio. kr. pr. år. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang.
Ordregiver forudsætter, at leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILO- konventioner:
• Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
• Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
• Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
• Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt
• Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning.
Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.
Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde rammeaftalen med et tilsvarende produkt, som opfylder rammeaftalens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed, er ordregiver uvedkommende.
19.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser
Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne rammeaftale uden forudgående skriftligt samtykke fra ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.
Leverandøren kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer efter denne rammeaftale, i det omfang, dette er sædvanligt. Leverandørens overdragelse af rettigheder efter denne rammeaftale må dog ikke hindre leverandørens opfyldelse af rammeaftalen.
19.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter
Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne rammeaftale til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler.
Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører ved opfyldelsen af denne rammeaftale. Ansvaret for opfyldelse af rammeaftalen påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører. Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes. Hvis der sker ændringer i anvendelsen af underleverandører i aftalens løbetid, skal ordregiver oplyses herom.
Omsætningen som følge af nærværende rammeaftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand.
Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere.
Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers, brugeres eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen.
Leverandøren må bruge ordregiver som almindelig reference, men må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om rammeaftalen eller offentliggøre rammeaftalens indhold. Leverandøren må ikke anvende ordregiver i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke.
Tavshedspligten er også gældende efter rammeaftalens ophør.
Ordregiver er berettiget til at dele oplysninger om priser efter aftalen i forbindelse med samarbejde med andre offentlige myndigheder samt indkøbscentraler i forbindelse med benchmarking. Ordregiver skal sikre, at de oplysninger, der deles, bliver anonymiseret inden offentliggørelse af resultatet af en benchmarking.
Ordregiver er i denne kontrakt dataansvarlig og leverandøren er databehandler. Aftaleindgåelse er betinget af indgået databehandleraftale.
Databehandleren handler alene efter instruks fra den dataansvarlige. Databehandleren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt imod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. Kræver Datatilsynet eller andre relevante myndigheder andre betingelser og vilkår, skal leverandøren overholde disse.
Databehandleren skal på den dataansvarliges anmodning give den dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet.
Reglerne i sikkerhedsbekendtgørelsen - nuværende "BEK nr. 528 af 15/06/2000 Bekendtgørelse om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning" - gælder også for behandlingen ved databehandleren.
Leverandøren skal opfylde databeskyttelsesforordningens regler, når de træder i kraft i 2018 (Europa- Parlamentet og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016).
Der indgås individuelle databehandleraftaler med hver enkelt deltagerkommune (eksempel på databehandleraftale er vedlagt som separate bilag). Aftalerne udarbejdes/udfyldes i samarbejde mellem leverandøren og den enkelte kommune og indgås i forbindelse med kontraktstart – alternativt i forbindelse med databeskyttelsesforordningens ikrafttræden (for nogle kommuners vedkommende, kan der blive tale om, at der skal indgås en opdateret databehandleraftale i forbindelse med databeskyttelsesforordningens ikrafttræden).
Rammeaftalen er underlagt dansk lovgivning. CISG (den internationale købelov) finder ikke anvendelse på rammeaftalen.
Uoverensstemmelser om rammeaftalen søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab.
Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved ordregivers værneting.
For ordregiver For leverandøren
Dato og underskrift Dato og underskrift
Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver
De angivne krav i udbudsmateriale, kravspecifikation og tilbudsliste er minimumskrav. Tilbudsgiver indestår ved aflevering af tilbud for opfyldelse af minimumskrav. Dokumentation for opfyldelse skal kunne forelægges ordregiver på forlangende.
1. Sortiment
Nærværende udbud vedr. urologiske hjælpemidler, som det er defineret ovenfor, og som det fremgår af tilbudslisten.
Tilbudsgiver skal ved udarbejdelse af tilbud sammensætte et sortiment med høj kvalitet og kendetegnende ved, at de tilbudte produkter er godkendt til det danske marked ved tilbudsafgivelsen, og mulige af afprøve, hvis de er en del af evalueringen af de kvalitative kriterier. Nuværende forbrug fra 2016 fremgår af bilag 6.
Tilbudte produkter skal passe sammen, således at de skal kunne bruges sammen, hvis det er del af deres funktion.
Hvis der er viden om - hos tilbudsgiver eller i markedet, at et produkt udgår af markedet indenfor det kommende år, må der ikke bydes ind med produktet (tilbudsgiver har bevisbyrden).
De tilbudte hjælpemidler må ikke indeholde allergifremkaldende elementer, der på den ene eller anden måde under brug kan være sundhedsskadelige for brugere og sundhedspersonale.
Tilbudsgiver skal på forlangende kunne udlevere dokumentation for:
• Produkternes indholdsstoffer samt anvendelse, herunder dokumentation for allergitest.
• Afprøvningsrapporter eller evidensbaserede artikler/rapporter, hvor disse forefindes.
Produkterne skal have tydelig angivelse af navn, varenummer, ”størrelse”, LOT nummer, ref. Nummer, angivelse af liggetid, restholdbarhed og relevante mærkninger (CE, ftalater osv.).
Restholdbarheden i uåbnet emballage skal være min. 6 måneder fra levering. Begrænset holdbarhed skal fremgå af emballagen.
Varedeklaration til de tilbudte produkter skal være på dansk. Varedeklaration skal indeholde oplysninger om varens indhold, bortskaffelse m.m., som kan være af betydning for brugere.
Der skal foreligge brugervejledning til de tilbudte produkter. Brugervejledningen skal indeholde oplysninger og anbefalinger om korrekt brug af produkterne, herunder beskrivelse af hvordan disse skal håndtere og opbevares efter åbning. Vejledning skal være på dansk. Hvis behov opstår for brugervejledning på andre sprog end dansk, skal tilbudsgiver være behjælpelig med at tilvejebringe disse.
2. Bevilling
Ordregiver har bevillingskompetencen. Det betyder, at der altid skal foreligge en bevilling fra en af ordregivers medarbejdere før tilbudsgiver må levere urologiske hjælpemidler til en bruger. Tilbudsgiver må kun udlevere urologiske hjælpemidler i henhold til specifikationerne fra bevillingen, samt det aftalte sortiment (tilbudslisten).
Ved behov for ændring af bevilling skal tilbudsgiveren henvise brugerne til bevillingsmyndigheden ved den aktuelle kommune.
Udformningen af, og detalje niveauet på bevillingerne vil være forskellig fra kommune til kommune. Tilbudsgiver skal kunne håndtere disse forskelligheder. Det forventes at tilbudsgiver ved aftalestart holder opstartsmøde med hver enkelt kommune, og her aftaler de nærmere detaljer.
Som en del af aftalen skal tilbudsgiver stille et elektronisk bevillingssystem til rådighed. Bevillingssystemet skal være et web-baseret system, som skal kunne tilgås af ordregivers bevillingsmyndigheden i forbindelse med oprettelse og redigering af bevillinger.
Det elektroniske bevillingssystem skal indeholde funktioner til håndtering af bevillinger, herunder indeholde mulighed for at danne oversigter over brugernes forbrug, have mulighed for at indsætte bevillingsregler ol.
Benytter en af de deltagende kommuner sig af fastsat bevillingsniveau skal tilbudsgiver kunne forbrugsstyre forbruget på bevillingen. Tilbudsgiver skal selv opkræve betaling hos brugerne for produkter udleveret ud over det fastsatte bevillingsniveau.
Ordregiver/brugerne skal i forbindelse med afprøvning af produkter (ved opstart eller ændring af bevilling) kunne få stillet gratis produkter til en uges afprøvning til rådighed.
3. Bestilling
Bestilling skal kunne afgives via E-handelssystem (kommunalt system), web-baseret netbutik (tilbudsgivers), e-mail, telefon og brev.
Brev bestilling sker via bestillingsseddel (frankeret) vedlagt alle leveringer. Brev bestilling er aktuelt i forbindelse med bestilling fra brugere med bevilling efter serviceloven §112. Af bestillingsseddel fremgår hvad brugeren er bevilget efter serviceloven §112.
Der må ikke opkræves nogen form for gebyr, tillæg eller afgift ved bestilling.
Når tilbudsgiver har modtaget bestilling skal tilbudsgiver fremsende ordrebekræftelse (dog ikke i forbindelse med brev bestilling).
Såfremt ordregiver ønsker at begrænse brugen af forskellige bestillingsformer, skal tilbudsgiver mod et varsel på en måned kunne iværksætte dette.
4. Service
Tilbudsgiver skal sikre, at alle tilbudsgivers medarbejdere som servicerer ordregiver, kender den indgåede kontrakt, således at de kan agere i henhold til den, herunder kun tilbyder varer som er omfattet af aftalen.
Tilbudsgiver skal have personer med sundhedsfaglig viden og erfaring indenfor urologi området tilknyttet det service team, som ordregiver eller brugerne møder ved henvendelse til tilbudsgiver. Tilbudsgiver skal yde kundeservice i form af telefonisk rådgivning og vejledning i bestilling og brug af hjælpemidlerne.
Det forventes, at tilbudsgiver opretholder en god kommunikation med ordregiver, således at afvigelser foranlediget af fejl, mangler og misforståelser kan undgås.
Ordregiver og brugerne skal på alle hverdage kunne komme i telefonisk kontakt med tilbudsgiver. Det skal som minimum være muligt at kontakte tilbudsgiver i tidsrummene:
- Mandag – torsdag kl. 8.00 – 16.00 og
- Fredag kl. 8.00 – 14.00.
Ordregiver skal have direkte telefonnummer til kundeservice udenom brugernes telefon kø og dermed undgå ventetid.
Tilbudsgiver skal generelt have lave ventetider ved telefonisk henvendelse. Lave ventetider defineres som gennemsnitligt under 3 minutters ventetid inden kontakt med ordregivers medarbejdere opnås.
Tilbudsgiver skal kunne kontaktes via e-mail. Spørgsmål modtaget via e-mail skal som hovedregel besvares indenfor 1-2 hverdage.
Det skal være muligt for tilbudsgiver at sende og modtage sikre e-mails. Tilbudsgiver’ repræsentanter skal ved personligt fremmøde kunne legitimere sig.
5. Konsulentbistand
Tilbudsgiver skal tilbyde konsulentbistand. Konsulenten skal have specialviden indenfor urologiområdet, og være sundhedsfagligt uddannet. Konsulenten skal have specifik viden om produkter i eget sortiment. Konsulenten skal kunne yde rådgivning og vejledning vedr. de tilbudte produkter og anvendelsen af de tilbudte produkter. Konsulenten skal vejlede neutralt i forhold til produkter på markedet.
Ordregiver skal have direkte telefonnummer til konsulenterne.
Konsulenter skal efter behov besøge de enkelte kommuner med henblik på bl.a.:
• Opdatering af sundhedspersonalets viden om produkterne.
• Hjælp med råd og vejledning i situationer, hvor et ønsket produkt ikke findes i det tilbudte sortiment.
• Konsulenten skal i samarbejde med de enkelte kommuner hjælpe med at sammensætte et standardsortiment, herunder sammensætte et sortiment bestående af primære og sekundære produkter, såfremt dette ønskes.
Herudover skal konsulenten stå til rådighed en dag om året pr. kommune (8 timer – kan deles op), til eventuelle arrangementer i samarbejde med kommunerne, samt deltage i afholdelse af statusmøder, jævnfør kontraktens punkt 6.3.
6. Implementering af aftale
Tilbudsgiver skal stå for implementering i samarbejde med ordregiver.
Implementering skal bestå af
• Udarbejdelse af implementeringsplan (godkendes af aftaleansvarlig),
• Udarbejde og udsende informationsmateriale ved aftalestart,
• Opstartsmøde med hver deltagende kommune,
• Oprette bevillinger i bevillingssystem.
Tilbudsgiver får efter indgåelse af aftalen udleveret data på bevillingshaverne fra tidligere leverandør eller den aktuelle kommune. Tilbudsgiver udarbejder i samarbejde med ordregiver information om leverandørskift.
Tilbudsgiver skal på baggrund af de overdragne data oprette bevillingshaverne i eget bevillingssystem i henhold til den foretagne om visiteringer.
7. Reklame og andet skriftligt materiale fra tilbudsgiver
Tilbudsgiver får ikke med denne aftale fri ret til at sende reklame og/eller andet skriftligt materiale til brugerne vedr. aftalens produktområde eller tilbudsgivers andre produktområder. Brugerne af denne aftale må ikke tilsendes materiale, vareprøver, skrivelser o.l. i markedsføringsøjemed uden godkendelse fra aftaleansvarlig.
Aftaleansvarlig skal informeres om og godkende eventuel nyhedsinformation, reklame og andet skriftligt materiale for det aftalte produktområde, inden dette sendes ud til brugere og kommunale enheder. Dette gælder uanset udsendelsesform.
Aftaleansvarlig skal inden offentliggørelse informeres om udtalelser til pressen vedr. denne kontrakt. Brug af ordregiver i markedsføringsøjemed og/eller som reference, må kun ske efter forudgående godkendelse fra aftaleansvarlig.
Tilbudsgiver må ikke efter afslutning af aftalen kontakte brugerne.
8. Afslutning af aftalen
Afslutning af aftalen skal ske professionelt og fleksibelt, og med mindst mulig gene for brugerne.
Tilbudsgiver skal ved afslutning af aftalen uden omkostninger for ordregiver levere data af enhver form i en tilgængelig elektronisk version vedr. eksisterende aftale og bevillinger til deltagere af indkøbsfællesskabet.
Når aftalen er afsluttet og deltagere af indkøbsfællesskabet har modtaget de oplysninger, der skal bruges for at fortsætte aftale skal tilbudsgiver slette oplysninger i henhold til persondataloven.
Data vedr. ordregivers brugere, som opbevares i tilbudsgivers bevillingssystem, skal være tilgængelig for ordregiver i tilfælde af at tilbudsgiver går i betalingsstandsning eller konkurs. Som det fremgår af afsnit om Databehandler aftale er ordregiver dataansvarlig og ejer af data i henhold til persondataloven.
Se Excel bilag.
Bilag 3 – Kommunespecifikke oplysninger
Esbjerg:
Kommune: Esbjerg Kommune Fanø kommune |
Adresse: Esbjerg: Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx Fanø: Xxxxxxxx 0-0, 0000 Xxxx |
Hoved xxx.xx.: Esbjerg: 00000000 Fanø: 76660660 |
Aftaleansvarlig: Esbjerg: Xxxxxx Xxxxxxxxx, xxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx Tlf.: 00000000 Fanø: Xxxx Xxxxx xx@xxxxx.xx tlf.: 00000000 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Der er ca. 370 institutioner, afdelinger mv. i Esbjerg Kommune. Da der leveres til det enkelte forbrugssted, må der således påregnes op til ca. 370 mulige leveringsadresser. En fortegnelse over kommunens institutioner, afdelinger mv. udleveres i forbindelse med kontraktindgåelse, kan også ses på kommunens hjemmeside. Følgende selvejende institutioner med driftsoverenskomst er forpligtet af nærværende aftale: Center for Socialt Udsatte Skjoldbo, ETAC Rehabiliteringscenter samt Esbjerg Krise- og Aktivitetscenter. Andre selvejende institutioner har ikke ret til at anvende nærværende aftale. |
Eventuelle særlige forhold: |
E-handelsansvarlig: Esbjerg: Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx xxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx 76161446 |
Faglig ansvarlig: Esbjerg: Xxxxx Xxxxxx xxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx 76165601 |
Fredericia:
Kommune: Fredericia Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 0000 0000 |
Aftaleansvarlig: Contract Manager Xxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Tlf.: 0000 0000 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Fredericia Kommune, herunder Hjælpemidler og Kommunikation |
Eventuelle særlige forhold: Har vedhæftet arbejdsklausul for Fredericia Kommune |
E-handelsansvarlig: Xxxx Xxxxxxxx Xxx. 0000 0000 |
Faglig ansvarlig: Xxxx Xxxxxxxxx Xxxx Mai-Xxxxx Xxxxxxxxx Tlf: 0000 0000 Tlf: 0000 0000 Mail: xxxx.xxxx@xxxxxxxxxx.xx Mail: xxx-xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx |
Herning:
Kommune: Herning Kommune |
Adresse: Xxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 00000000 |
Aftaleansvarlig: Xxxx Xxxxxx |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Alle med driftsoverenskomst med Herning Kommune |
Eventuelle særlige forhold: |
E-handelsansvarlig: Xxxxx Xxxxxxxxxx |
Faglig ansvarlig: Xxxxx Xxxxxxx |
Holstebro:
Kommune: Holstebro Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 00 00 00 00 |
Aftaleansvarlig: Xxxxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx 96 11 70 44 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: |
Eventuelle særlige forhold: Bonusstruktur Ved aftaleindgåelse med Holstebro Kommune pålægges priserne bonus på 2,04 %. Pr. 1. februar hvert år udbetales der til Indkøbskontoret bonus på 2,00 % af den totale omsætning, der har været med Holstebro Kommune i det pågældende år med den valgte leverandør. |
E-handelsansvarlig: Controller/e-handelskoordinator Xxxxx Xxxxxxxxx 96 11 70 67 |
Faglig ansvarlig: |
Ikast-Brande:
Kommune: Ikast-Brande Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Ikast |
Hoved xxx.xx.: 0000 0000 |
Aftaleansvarlig: Udbudskonsulent, Xxxxxx Xxxxxxx Direkte telefonnr.: 9960 4078 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Alle institutioner/afdelinger under Ikast-Brande Kommune er omfattet af udbuddet. |
Eventuelle særlige forhold: |
E-handelsansvarlig: Xxxx Xxx |
Faglig ansvarlig: Administrativ Sagsbehandler, Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx Direkte telefonnr.: 9960 3119 |
Kolding:
Kommune: Kolding Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxx 0 0000 Xxxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 00000000 |
Aftaleansvarlig: Xxxxxxx Xxxxxxx E-mail: xxxx@xxxxxxx.xx, tlf. 00000000 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Alle afdelinger og institutioner under Kolding Kommune, inkl. selvejende institutioner med driftsoverenskomst med kommunen. Gældende EAN nummer oversigt findes på Kolding Kommunes hjemme side. |
Eventuelle særlige forhold: |
E-handelsansvarlig: Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx E-mail: xxxx@xxxxxxx.xx, tlf. 00000000 |
Faglig ansvarlig: Xxxx Xxxx Xxxxxxxxxx E-mail: xxxx@xxxxxxx.xx, tlf. 00000000 |
Lemvig:
Kommune: Lemvig Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxxx 0 0000 Xxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 00 00 00 00 |
Aftaleansvarlig: Indkøbskoordinator Xxxx Xxxxxx Bale Mail: xxxx.xxxxxx.xxxx@xxxxxx.xx Tlf.: 00 00 00 00 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Alle afdelinger og institutioner, inkl. selvejende institutioner med driftsoverenskomst med kommunen. |
Eventuelle særlige forhold: Lemvig Kommunes aftalepriser tillægges 3,09 %, således at der hvert år udbetales 3 % af den totale omsætning på aftalen til Lemvig Kommunes Indkøbskontor ved overførsel til kommunens bankkonto. Omsætningsstatistik/bonusberegning fremsendes samtidig pr. mail til den aftaleansvarlige. |
E-handelsansvarlig: Ingen e-handel. |
Faglig ansvarlig: |
Middelfart:
Kommune: Middelfart Kommune |
Adresse: Xxxxxx 0 0000 Xxxxxxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 00 00 00 00 |
Aftaleansvarlig: Xxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxx.xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx 88 88 50 31 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Hele Middelfart Kommune |
Eventuelle særlige forhold: |
E-handelsansvarlig: Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx 88 88 50 39 |
Faglig ansvarlig: Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx 88 88 46 17 |
Odense:
Kommune: Odense Kommune | |
Adresse: Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx C | |
Hoved xxx.xx.: 00000000 | |
Aftaleansvarlig: Xxxxxxx Xxxxxxxx xxx@xxxxxx.xx Tlf.: 00000000 | |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Alle | |
Eventuelle særlige forhold: | |
E-handelsansvarlig: Xxxxxxx Xxxxxxxx xxx@xxxxxx.xx Tlf.: 00000000 | |
Faglig ansvarlig: Sygeplejerske | Myndighed |
Randers:
Kommune: Randers Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx X |
Hoved xxx.xx.: 0000 0000 |
Aftaleansvarlig: Udbudskonsulent Xxxxxx Xxxxxx Xxx: 0000 0000 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Randers Kommune, herunder Kontinensklinikken og depotsygeplejerskerne |
Eventuelle særlige forhold: Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: Randers Kommune foretager fakturakontrol for at påse, at kontrakthaver leverer og fakturerer i henhold til det aftalte og bestilte. Ved afgivelse af ordre via Randers Kommunes e-handelssystem sammenlignes fakturaen automatisk, når den indkommer i Randers Kommunes økonomisystem, med den modsvarende indkøbsordre vha. ordrenummer. Findes der uoverensstemmelser, f.eks. uoverensstemmelser mellem totalbeløb eller bestillingsenhed, vil fakturaen ”fejl-matche” og skal efterfølgende behandles manuelt. Hvis fejlmatchet ikke skyldes forhold, som Randers Kommune er ansvarlig for, pålægges kontrakthaver at betale en bod på 200 kr. ekskl. moms pr. fejlmatchet faktura. Kontrakthaver skal fremsende en kreditnota på eventuelle prisdifferencer. Ordrer, som ikke afgives via e-handel, betales så vidt som muligt inden for den aftalte betalingsfrist. Betaling af faktura kan dog ikke ses som Randers Kommunes accept af det fakturerede beløb, men udspringer udelukkende af et mål om at betale rettidigt. Der foretages efterfølgende en kontrol af de fakturerede beløb. Xxxxxx disse ikke at være i overensstemmelse med det aftalte, og skyldes dette ikke forhold hos Randers Kommune, er kontrakthaver forpligtet til at tilbagebetale det overfakturerede beløb samt betale en bod på 200 kr. ekskl. moms pr. faktura med fejl. |
Betalingsfristen er 30 dage efter påkrav, hvorefter der pålægges renter i henhold til Bekendtgørelse af lov om renter ved forsinket betaling m.v. Randers Kommune forpligter sig udelukkende til at aftage de på tilbudslisten oplistede produkter. Har Randers Kommune behov for andre produkter, er kommunen frit stillet til at købe til anden side. |
E-handelsansvarlig: Udbudskonsulent Xxxxxx Xxxxxx Xxx: 0000 0000 |
Faglig ansvarlig: Xxxxx Xxxx Xxxxx Kontinenssygeplejerske Xxxxx.Xxxx.Xxxxx0@xxxxxxx.xx 8915 2915 |
Silkeborg:
Kommune: Silkeborg Kommune |
Adresse: Xxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 00 00 00 00 |
Aftaleansvarlig: Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx.xxxxx@xxxxxxxxx.xx 89 70 16 19 20 13 55 89 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: |
Eventuelle særlige forhold: |
E-handelsansvarlig: |
Faglig ansvarlig: Xxxxx Xxxxxxxxxxx xxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx 89 70 50 53 |
Svendborg:
Kommune: Svendborg Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxxx 0 0000 Xxxxxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 0000 0000 |
Aftaleansvarlig: Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Mail: Xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx Tlf.: 0000 0000 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Svendborg Kommune |
Eventuelle særlige forhold: |
E-handelsansvarlig: Xxxxx Xxxxxx Mail: xxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxx.xx Tlf.: 0000 0000 |
Faglig ansvarlig: Xxxxxxx X. Xxxxxx |
Sønderborg:
Kommune: Sønderborg Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 00 00 00 00 |
Aftaleansvarlig: Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Tværgående i kommunen |
Eventuelle særlige forhold: |
E-handelsansvarlig: Xxxxx Xxxx Xxxxxx Xxxx xxxx@xxxxxxxxxx.xx |
Faglig ansvarlig: Xxxxxxxx Xxxxxxx xxxx@xxxxxxxxxx.xx |
Vejle:
Kommune: Vejle Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxx |
Hoved xxx.xx.: 00000000 |
Aftaleansvarlig: Xxxx Xxxxx xxxxx@xxxxx.xx Tlf.: 00000000 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Alle afdelinger og institutioner under Vejle Kommune er omfattet af aftalen. Gældende EAN-liste findes på Vejle Kommunes hjemmeside. |
Eventuelle særlige forhold: |
E-handelsansvarlig: Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx xxxxx@xxxxx.xx Tlf.: 00000000 |
Faglig ansvarlig: Leder af hjælpemiddelteam (Myndighedsafdelingen), Xxxxxx Xxxxxx xxxxx@xxxxx.xx |
Bilag 4 – E-handelssystemspecifikke bilag
E-handelsspecifikke bilag forefindes særskilt som Bilag 4A-4D.
Bilag 5 – Evaluering af kvalitative kriterier
Nedenstående indeholder beskrivelse af processen omkring afprøvning, pointskala og skema over udsagn, der lægges til grund ved kvalitativ vurdering.
Beskrivelse af processen
Afprøvning bliver foretaget af faggruppen, der har været med til at udarbejde udbudsmaterialet. Faggruppen består af sundhedsfagligt personale fra de deltagende kommuner.
Hver fagperson foretager afprøvning og afgiver point for hvert produkt, der skal afprøves. Point, der indgår i vægtning, er gennemsnit af de foretagne evalueringer.
Pointskala
10 point | Dårlig opfyldelse af kriteriet |
5 point | Xxxxxx opfyldelse af kriteriet |
0 point | God opfyldelse af kriteriet |
Point fra pointskala gives til hvert udsagn.
Kvalitative kriterier
Position 1: Hydrofil coatede katetre med integreret væske (vægtning 10)
Udsagn | Point | |||
0 | 5 | 10 | ||
Emballage | Udformning af emballagen (åbning af emballage – der lægges vægt på enkel åbning af emballagen) | |||
Håndtering (ophængs funktionen – der lægges vægt på god klæbeevne) | ||||
Hvordan emballagen kan håndteres med nedsat hånd- eller fingerfunktion eller synshandicap (faglig vurdering) | ||||
Bortskaffelse efter brug (der lægges vægt på, at det kan pakkes tæt sammen, og ikke lægger væsker) | ||||
Håndtering – ved katerisation | Generelt (faglig vurdering af håndteringen) | |||
Hvordan non-touch teknik fungerer i forhold til personer med nedsat hånd- eller fingerfunktion eller synshandicap (der lægges vægt på non-touch funktionens funktionalitet) | ||||
Kateterhuller | Udformning af kateterhuller (der lægges vægt på store huller uden skarpe kanter) | |||
Totalsum (maksimum = 0, minimum = 70) | ||||
Position 2: Hydrofil coatede katetre med integreret væske. Kompakt med indføringsgreb (vægtning 10)
Udsagn | Point | |||
0 | 5 | 10 | ||
Emballage | Udformning af emballagen (åbning af emballage – der lægges vægt på enkel åbning af emballagen) | |||
Håndtering (ophængs funktionen – der lægges vægt på god klæbeevne) | ||||
Hvordan emballagen kan håndteres med nedsat hånd- eller fingerfunktion eller synshandicap (faglig vurdering) | ||||
Emballagens/katetrets evne til at stå/ligge (der lægges vægt på, at det kan stå/ligge uden at der løber væske ud) | ||||
Bortskaffelse efter brug (der lægges vægt på, at det kan pakkes tæt sammen, og ikke lægger væsker) | ||||
Håndtering – ved katerisation | Generelt (faglig vurdering af håndteringen) | |||
Hvordan non-touch teknik fungerer i forhold til personer med nedsat hånd- eller fingerfunktion eller synshandicap (der lægges vægt på non-touch funktionens funktionalitet) | ||||
Kateterhuller | Udformning af kateterhuller (der lægges vægt på store huller uden skarpe kanter) | |||
Totalsum (maksimum = 0, minimum = 80) | ||||
Position 11: Kateterisationssæt til almindelig og subrapubisk KAD. Sterilt (vægtning 5)
Udsagn | Point | |||
0 | 5 | 10 | ||
Emballage | Udformning af emballagen (åbning af emballage – der lægges vægt på enkel åbning af emballagen) | |||
Håndtering | Generelt (faglig vurdering af håndteringen) | |||
Pakningen (udpakning, der lægges vægt på en enkel udpakning) | ||||
Indhold | Sprøjterne (stemplerne, der lægges vægt på at stemplerne glider ubesværet) | |||
Handskerne (kvaliteten af handskerne testes, der lægges vægt på, at de ikke går i stykker) | ||||
Totalsum (maksimum = 0, minimum = 50) |
Position 23: Xxxxxxxx med tilbageløbsventil til oppegående kørestolsbrugere med non-woven bagside med dreje-vippe eller kryds-en hånds betjent ventil (vægtning 5)
Udsagn | Point | |||
0 | 5 | 10 | ||
Håndtering | Kobling til kateter og til natpose (der lægges vægt på at koblingen er brugervenlig og slutter tæt) | |||
Ventiler (der lægges vægt på at ventilerne er brugervenlige og slutter tæt) | ||||
Totalsum (maksimum = 0, minimum = 20) | ||||
Position 30: Uridom, latex fri, selvklæbende (vægtning 5)
Udsagn | Point | |||
0 | 5 | 10 | ||
Håndtering | Udrulningsstrippen (fastgørelsen, der lægges vægt på, at den udrulningsstrippen ikke falder af under påføringen) | |||
Klæb (klæbeevne vurderes, der lægges vægt på god klæbeevne) | ||||
Aftagning (hvordan aftagning kan udføres, der lægges vægt på en brugervenlig aftagning) | ||||
Kinkfri i studsen (vurdering af studsen, der lægges vægt på at det er kinkfri i studsen) | ||||
Totalsum (maksimum = 0, minimum = 40) | ||||
Maksimal numerisk score = 260 (summen af alle totalsummerne).
Se Excel bilag.