Samarbejdsaftale for Det Sydslesvigske Samråd
Det Sydslesvigske
Samråd
SEKRETARIATET
Samarbejdsaftale for Det Sydslesvigske Samråd
Inden for det danske mindretal i Sydslesvig varetages det almene, praktiske og organisatoriske arbejde af selvstændige, ligeberettigede foreninger og institutioner.
Samarbejdet mellem foreninger og institutioner bygger på gensidig respekt og tillid.
For at drøfte og afklare spørgsmål af fælles interesse samt udadtil at kunne fremstå som helhed indgår nedenstående foreninger og institutioner denne aftale om samarbejde:
1. Deltagende foreninger og institutioner
• Dansk Centralbibliotek for Sydslesvig
• Dansk Kirke i Sydslesvig
• Dansk Skoleforening for Sydslesvig
• Dansk Sundhedstjeneste for Sydslesvig
• Flensborg Avis A/S
• Friisk Foriining
• Sydslesvigs danske Ungdomsforeninger
• Sydslesvigsk Forening
• Sydslesvigsk Forenings tilsluttede organisationer
• Sydslesvigsk Vælgerforening
2. Formål
• Samrådets parter har til opgave
• gensidigt at informere hinanden om de enkelte foreningers/institutioners aktiviteter
• gensidigt at informere hinanden rettidigt om alle væsentlige udviklinger og tiltag før endelige afgørelser træffes
• at koordinere de deltagende foreningers og institutioners aktiviteter og samarbejde, herunder også i forbindelse med ejendomme og større anlægsopgaver
• at danne rammen for drøftelser af spørgsmål, der har fælles interesse
• at drøfte og varetage det danske mindretals fælles interesser i bestemte overordnede mindretalsspørgsmål, f.eks. i forhold til danske og tyske myndigheder og i internationale mindretalspolitiske sammenhænge
Samrådets drøftelser er vejledende for de parter, hvis arbejde berøres af de enkelte spørgsmål. Det påhviler de deltagende foreninger og institutioner at træffe endelige beslutninger for hver deres arbejdsområde.
3. Samrådets sammensætning
Samrådet består af formanden eller næstformanden samt yderligere én repræsentant for hver af de i punkt 1. nævnte foreninger og institutioner med tale- og stemmeret, og af de administrative ledere med taleret.
Samrådets repræsentanter udpeges af foreningerne og institutionerne for to år ad gangen. Valget gælder fra 1. januar i det første år til 31. december i det følgende år.
Som medlem kan kun udpeges en person, der ikke samtidig repræsenterer sin forening eller institution i en af de under punkt 1. nævnte foreningers eller institutioners bestyrelse.
Der kan udpeges suppleanter, der skal opfylde de samme krav. De enkelte foreninger og institutioner kan udskifte deres toårige repræsentation i Samrådet.
4. Konstituering og formandskab
Formandsposten varetages på skift af formanden eller næstformanden for foreningerne: Sydslesvigsk Forening, Sydslesvigsk Vælgerforening, Sydslesvigs danske Ungdoms- foreninger, Dansk Kirke i Sydslesvig og Dansk Skoleforening for Sydslesvig i nævnte rækkefølge. Valget gælder for to år.
Samrådets formandskab konstituerer sig med formand og næstformand. Det anbefales, at næstformandsposten beklædes af formand eller næstformand for den forening, der efterfølger den siddende formand.
Formandskabet forbereder og efterbehandler Samrådets møder samt koordinerer varetagelsen af opgaver af fælles interesser mellem møderne.
Formandskabet konstituerer sig på et møde i januar.
5. Indkaldelse, dagsorden og udvalg
Formanden indkalder skriftligt med angivelse af en dagsorden til Samrådsmødet. Det sker mindst én uge før Samrådsmøderne. Samrådets medlemmer kan skriftligt og mindst to uger i forvejen foreslå punkter til dagsordenen. I særlige tilfælde kan dagsordenen ændres ved mødets begyndelse ved flertalsbeslutning. Forslagene sendes til formanden eller sekretæren. Ekstraordinære Samrådsmøder kan indkaldes med kortere varsel. Den endelige dagsorden godkendes på mødet.
Samrådsmøderne ledes af formanden eller næstformanden. Formandskabet kan foreslå en ordstyrer.
Samrådet kan invitere gæster, sagkyndige og særligt interesserede til drøftelse af specielle spørgsmål efter aftale med formanden henholdsvis formandskabet.
Samrådet kan nedsætte et budget- og anlægsudvalg samt ad hoc-udvalg.
Dagsordenen skal mindst omfatte følgende punkter:
• Spørgetid
• Protokol fra sidste møde
• Fastlæggelse af den endelige dagsorden
• Meddelelser
6. Offentlighed
Samrådets møder er åbne og bekendtgøres i Flensborg Avis. Der kan stilles spørgsmål forud for Samrådets møder. Spørgetiden er maks. 30 minutter.
Formandskabet eller et andet medlem af Samrådet kan få et emne behandlet som et lukket dagsordenspunkt.
7. Varetagelse af det danske mindretals interesser i overordnede mindretalsspørgsmål, herunder repræsentation:
Mindretalsrådet:
SSF og SSW varetager det danske mindretals interesser i mindretalsrådet.
Kontaktudvalget:
SSW og SSF varetager det danske mindretals interesser i kontaktudvalget.
DialogForum Norden:
SSF og SSW varetager det danske mindretals interesser i DialogForum Norden.
FUEV:
SSF repræsenterer det danske mindretal i FUEV som ordinært medlem. SSF stiller delegerede-pladser til rådighed for andre foreninger, der ønsker at varetage deres specielle interesser. Der stilles 2 permanente delegerede-pladser til rådighed for Skoleforeningen jf. en samarbejdsaftale. Det tilstræbes, at Samrådet orienteres forlods om mindretallets stillingtagen i fælles anliggender.
EFA:
SSW varetager det danske mindretals interesser i mindretalsspørgsmål i det europæiske samarbejde mellem andre mindretals- og regionalpartier. Det tilstræbes, at Samrådet orienteres forlods om mindretallets stillingtagen i fælles anliggender.
Europarådets rammekonvention for nationale mindretal:
En arbejdsgruppe bestående af repræsentanter for SSW, SSF og Skoleforeningen udarbejder mindretallets stillingtagen. Andre organisationer inddrages i forhold, der vedrører deres arbejdsområder. Det tilstræbes, at Samrådet orienteres om mindretallets stillingtagen, før den sendes til BMI i Berlin.
Europarådets sprogcharta:
En arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra SSW, SSF og Skoleforeningen udarbejder mindretallets stillingtagen. Andre organisationer inddrages i forhold, der vedrører deres arbejdsområder. Det tilstræbes, at Samrådet orienteres om mindretallets stillingtagen, før den sendes til BMI i Berlin.
8. Sekretariatet og dets opgaver:
Samrådets sekretariatsopgaver løftes af den forening, der udpeges af formanden.
Følgende opgaver for Samrådet og formandskabet udføres:
• Mødetilrettelæggelse og forberedelse af dagsordenspunkter
• Løbende information
• Opfølgning på møderne
• Samordning/koordinering
• Koordinering af oplæg til drøftelse og beslutning i Samrådet
• Protokol
Samrådets adresse er:
Flensborghus, Xxxxxxxxx. 76, 24939 Flensburg Postfach xxxx, D-24916 Flensburg,
Postboks xxxx, DK-6330 Padborg
Samrådet opretter internetdomænet xxx.xxxxxxxxx.xxx / e-mail: xxxx@xxxxxxxxx.xxx og i tilslutning hertil et intranet, hvor alle Samrådets deltagende organisationer er koblet op og har umiddelbar adgang til alle løbende informationer og korrespondancer.
Samrådet kan udpege en ekstern protokolfører uden tale- og stemmeret til varetagelse af opgaverne i forbindelse med gennemførelse af Samrådets møder. Protokollen over Samrådets møder offentliggøres på Samrådets hjemmeside. Opgaver af større omfang kan efter aftale i Samrådet fordeles blandt rådets foreninger og institutioner.
9. Ændring af Samarbejdsaftalen
Aftalen genforhandles når ét eller flere medlemmer af Samrådet ønsker det. Ændringer i Samarbejdsaftalen forudsætter et enigt Samråd.
Vedtaget på Samrådsmødet den 2. december 2009
Xxx Xxxxxxxx
Formand for Det Sydslesvigske Samråd