Egnsteateraftale vedr. Teatret Møllen
Egnsteateraftale vedr. Teatret Møllen
1. Aftaleparter
Teatret Møllen (herefter kaldt teatret) og Haderslev Kommune (herefter kaldt kommunen)
2. Aftaleperiode
01.01.2021 – 31.12.2024
3. Lovgrundlag
Egnsteateraftalen er indgået i henhold til lov om scenekunst (jf. LBK nr. 30 af 14/01/2014) med tilhørende bekendtgørelse om egnsteatre (jf. BEK nr. 759 af 24/06/2014).
4. Aftalens formål og status
Formålet med egnsteateraftalen er at fastlægge rammerne for styring af egnsteatervirksomheden og for dialogen mellem aftaleparterne om den fortsatte udvikling af teatrets virksomhed.
Aftalen skal tilvejebringe et langsigtet og aftalt grundlag for teatrets strategi og økonomi, som hviler på lovgrundlaget samt de politiske og økonomiske forudsætninger, der eksisterer på tidspunktet for aftalens indgåelse.
Aftalen er en gensidig tilkendegivelse om den ønskede fremtidige udvikling i teatrets aktiviteter og de vilkår, der politisk og økonomisk gives herfor.
Væsentlige ændringer af strategi, aktiviteter eller institutionens bevillingsmæssige grundlag kan give anledning til en genforhandling af aftalen mellem aftaleparterne. En eventuel genforhandling af aftalen giver ikke mulighed for en ændring af det årlige refusionsgrundlag fra staten i aftaleperioden.
Gældende lovgivning og hjemmelskrav, budget- og bevillingsregler m.v. skal følges med mindre, der er tilvejebragt hjemmel til fravigelse.
Egnsteateraftalen er ikke en aftale i almindelig juridisk forstand.
5. Egnsteatrets formål
Teatret Møllen er et professionelt producerende teater, hvis primære opgave er at producere minimum 2 nye scenekunstforestillinger årligt.
Teatret Møllen udbyder scenekunstforestillinger hen over teatersæsonen.
Teatret Møllens virksomhed er primært stationær i kommunen. Turnevirksomhed kan indgå i egnsteatrets virksomhed, men en del af virksomheden skal være stationær. Teatret kan endvidere indgå i samproduktioner med andre teatre.
Teatret Møllen kan bidrage til at udvikle scenekunsten i lokalområde med aktiviteter, der ligger i umiddelbar tilknytning til teatrets primære opgave.
Teatrets faglige og kunstneriske niveau skal leve op til det generelle niveau hos landets øvrige egnsteatre.
Formål i øvrigt:
Teatret Møllens vedtægter § 2 (pr. 9/4 2019):
”Institutionens formål er at drive professionelt producerende teater udelukkende i overenstemmelse med bestemmelserne i kapitel 7 i Lov om Scenekunst (lbk nr. 526 af 4/6 2012), bestemmelserne i bekendtgørelse nr. 759 af 24/6 2014 om egnstearet, samt bestemmelserne i den mellem institutionen og Haderslev Kommune og evt. øvrige kommuner indgåede egnsteateraftale.
Institutionen skal således producere og opføre scenekunstforestillinger for børn, unge og voksne båda stationært og efter aftale turnei ind- og udland, samt bidrage til at udvikle scenekunsten i det lokalområde og lokale miljø, som instutionen er forankret i.”
6. Strategi og delmål
Teatret har som overordnet strategi for aftaleperioden 01.01.2021– 31.12.2024 at konsolidere og udvikle teatret som institution i kommunen/-erne i forlængelse af teatrets interne organisation og teatrets placering i feltet af professionelle egnsteatre i Danmark.
Konkret aftalte delmål:
• Teatret Møllen opfører hvert år mindst to egenproducerede forestillinger af professionel kvalitet, heraf skal en produktion være en nyopsætning.
• Teatret Møllen administrerer fortsat Haderslev Kommunes skoleteaterordning. Ordningens kunstneriske og administrative ansvar evalueres i aftaleperioden.
• Teatret Møllen bidrager aktivt og synligt til Haderslev Kommunes kultur-og fritidspolitik. Med afsæt i personalets professionelle og kunstneriske kompetencer indgår teatret i relevante samarbejder både lokalt og i kommunens tværkommunale og grænseoverskridende samarbejdsflader.
• Teatret Møllen har et kontinuerligt fokus på publikumsudvikling. Målet er at skabe et mangfoldigt teater med lige adgang for alle borgere uanset baggrund og forudsætninger.
• Teatret Møllen iværksætter en undersøgelse for at belyse, hvordan teatret kan styrke både sin lokale forankring og sin landsdækkende kunstneriske position med stedbundne præg. Resultaterne indtænkes i teatrets fremtidige virke.
• Teatret Møllen øger sit fokus på mødet med kommunens borgere i de rammer, hvor fællesskabet mellem kommunens borgere dyrkes.
• Teatret Møllens teaterfaglige kompetencer kan indtænkes i relevante pædagogiske og didaktiske samarbejder med kommunens folkeskoler og uddannelsesinstitutioner, og teatret bidrager således til dannelsen af kommunens borgere og kulturbrugere.
7. Lokaler og husleje
Teatret har hjemsted i Haderslev. Teatrets faste spillested Møllepladsen 4, 6100 Haderslev.
Lejemålet omfatter lokaler til administration, prøvesal, værksteder, depoter, foyer, teatersal mv. For hele lejemålet Møllepladsen 4 svarer teatret en årlig leje på betaler 898.160 kr. årligt for leje af møllebygningen – 2020 niveau.
8. Økonomi
Driften finansieres af teatrets egne indtægter og af driftstilskud fra kommunen/-erne. Eventuelle kommunale tilskud ud over det aftalte tilskud kan ikke udløse statsrefusion.
Det kommunale tilskud udbetales halvårligt (eller kvartalsvist) forud ved overførsel til teatrets pengeinstitut.
Teatrets kommunale driftstilskud til hvert af tilskudsårene udgør i årets tal følgende beløb:
2021 | 2022 | 2023 | 2024 | |
Kr. | Kr. | Kr. | Kr. | |
Haderslev Kommune | 5.178.417 | 5.270.593 | 5.364.410 | 5.459.896 |
I alt | 5.178.417 | 5.270.593 | 5.364.410 | 5.459.896 |
Teatret Møllen modtager endvidere et særligt statsligt tilskud fra Slots- og Kulturstyrelsen. Slots- og Kulturstyrelsens beregning af det årlige særlige statslige tilskud til Teatret Møllen tager udgangspunkt i amtsbevillingen fra 2006. Amtets bevilling til Teatret Møllen udgjorde i 2006 1.417.270 kr. Det årlige statslige tilskud til teatret fremkommer ved en forholdsvis fordeling af rammen afsat på de årlige finanslove. Det faktiske tilskud udmeldes, når den årlige finanslov er vedtaget. Tilskuddet udbetales til teateret i kvartalsvise rater forud.
9. Vedtægter
Teatret er organiseret som en selvejende institution i henhold til vedtægterne. Vedtægterne skal godkendes af teatrets bestyrelse og af kommunen/-erne.
10. Ledelse og organisation
Teatrets bestyrelse ansætter og afskediger teaterledelsen.
Kommunens/-ernes kontakt til teatret er Haderslev Kommune, Børn og Kulturservice/Kultur og Fritid.
Der må ikke uden Kulturministerens godkendelse gøres indskrænkninger i teaterledelsens ret til frit og uafhængigt at træffe bestemmelser om repertoire, engagement og øvrige kunstneriske spørgsmål, jf. § 31, stk. 2 i lov om scenekunst.
11. Budget, aktivitetsplan, årsregnskab, årsberetning og tilsyn
Teatrets budget- og regnskabsår går fra 01.07. til 30.06. Teatret udarbejder årligt et budget og en aktivitetsplan.
Budget og aktivitetsplan skal tjene som informationsmateriale og styringsgrundlag såvel internt som i forhold til kommunen/-erne samt andre tilskudsgivere og samarbejdspartnere.
Budget og aktivitetsplan for den kommende teatersæson fremsendes hvert år til orientering til kommunen/-erne efter godkendelse i bestyrelsen senest den 30.06.
Budgettet skal på en overskuelig måde redegøre for forventede indtægter og udgifter, antal forestillinger, publikumsforventninger, ansættelser mv.
Aktivitetsplanen skal understøtte teatrets formål og udmønte teatrets virksomhed i operationelle, kvalitative og kvantitative mål, herunder med beskrivelse af aktuelle aktiviteter, planer, perspektiver og visioner.
Revideret regnskab, revisionsprotokollat og ledelsesberetning for det afsluttede regnskabsår fremsendes senest den 15.10 til godkendelse i kommunen/-erne efter godkendelse i bestyrelsen. Kommunen/-erne indsender det af kommunen/-erne skriftligt godkendte regnskab til Slots- og Kulturstyrelsen senest fem måneder efter regnskabsårets afslutning.
Årsregnskabet skal:
• følge den til enhver tid gældende kommunale regnskabsinstruks,
• revideres af en registreret eller statsautoriseret revisor,
• på en overskuelig og retvisende måde belyse teatrets drift og status,
• udarbejdes i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, og
• opstilles således, at der er direkte sammenlignelighed mellem budget og regnskab,
I forbindelse med revisionen af årsregnskabet skal revisor påse, at teatrets udgifter til husleje overholder bestemmelserne i den til enhver tid gældende egnsteaterbekendtgørelse – samt indhente en redegørelse fra teatret om hvordan huslejen er finansieret, hvis den overstiger 15
% af det samlede offentlige tilskud.
Ledelsesberetningen skal indeholde en beskrivelse af årets aktiviteter med udgangspunkt i aktivitetsplanen for samme periode. Det skal af beretningen fremgå, på hvilken måde og i
hvilket omfang de opstillede mål er opfyldt. Beretningen skal tillige indeholde økonomiske nøgletal samt opgørelse over antal forestillinger, arrangementer, besøgende mv. Opstillingen skal følge skabelon udarbejdet af Slots- og Kulturstyrelsen (skabelonen hentes på xxxx://xxx.xx/xxxxx.xxx?xxx00000).
Teatret Møllen underlagt tilsyn fra Haderslev Kommune, som er den offentlige hovedtilskudsyder.
12. Åbenhed og gennemsigtighed
Teatret Møllen kommunikerer åbent om sin virksomhed som egnsteater. Det sker blandt andet ved at egnsteateraftale, vedtægter, årsrapporter, aktivitetsplan, oplysninger om bestyrelse og daglig ledelse, evt. evaluering m.v. er tilgængeligt på teatrets hjemmeside.
13. Aftaleændring, genforhandling og ophør
Denne aftale gælder for hele aftaleperioden, dog med forbehold for konkrete forhold, som aftaleparterne ikke har indflydelse på, herunder f.eks. ændringer i lovgivningen eller påbud fra andre offentlige myndigheder.
Egnsteateraftalen udløber den 31.12.2024, hvorefter aftaleparterne er frit stillet. Det er dog aftalt, at der i foråret 2022 optages forhandling mellem parterne om en eventuel forlængelse af aftalen med henblik på, at forhandlingerne herom skal afsluttes senest 31.12.2022. Slots- og Kulturstyrelsen skal have udkast til forlængelse af aftalen i hænde senest den 1. april 2023.
I tilfælde af aftalens ophør skal evt. overskud anvendes i henhold til vedtægterne.
14. Evaluering
I tilfælde af at Statens Kunstfond, jf. § 19 i bekendtgørelse om egnsteatre, beslutter at iværksætte en evaluering af Teatret Møllen, skal teatret og kommunen indgå i dialog med den eksterne evaluator udpeget af Statens Kunstfond. Evalueringen finansieres af Statens Kunstfond.
Dato og underskrift
For Teatret Møllen for kommunen/-erne
xx xx
Bilag
Udkast til egnsteateraftalen skal være vedlagt følgende bilagsmateriale vedrørende:
1. Teatrets driftsbudget
• 1.a. Vedlæg estimeret grundbudget for ét år (se nedenstående skabelon til bilag 1)
• 1b. Oplys link til hjemmeside hvor teatrets årsrapporter kan læses
2. Teatrets organisation
• 2a: Beskriv teatrets nuværende organisation, evt. som et organisationsdiagram eller med udgangspunkt i eksisterende præsentationer af organisationen (evt. fra teatrets hjemmeside). Inkluder i beskrivelsen en kort oplistning af bestyrelsesmedlemmer (faglig baggrund, hvem er de udpeget af) samt kernemedarbejdere (faste medarbejdere og evt. i begrænset omfang løst tilknyttede kunstnerisk personale, som teatret arbejder regelmæssigt sammen med) (maks. 2 A4-sider)
• 2b: Vedlæg teatrets vedtægter (gældende vedtægter godkendt af bestyrelse og kommune)
3. Teatrets strategiplan i aftaleperioden
• Indsend teatrets strategi som dækker aftaleperioden. Indsend enten eksisterende strategi eller skriv maks. 2 A4-sider om strategien i aftaleperioden.
Strategiplanen kan indeholde temaer som:
Vision og mission
Teatrets forhold til omverden Kunstnerisk profil
Målgruppe m.m.
4. Teatrets plan for kunstneriske aktiviteter
• Indsend maks. 2 A4-sider. Udgangspunktet er planerne, som de ligger på nuværende tidspunkt. Det forventes ikke, at der ligger konkrete planer for hele perioden. Planen kan indeholde oplysninger som:
Konkrete kunstneriske produktioner i den/de første sæsoner (teatrets primære opgave), herunder hvilke kunstnere, der planlægges tilknyttet, målgruppefokus, genrefokus o. lign
Forventede øvrige aktiviteter i tæt tilknytning til teatrets primære opgave. Det kunne være formidlingsaktiviteter, workshops med børn og unge, Outreach-projekter, lokale samarbejder, præsentation af gæstespil m.m.
5. Teatrets fysiske rammer
• Vedlæg dokumentation for teatrets huslejeudgifter (underskrevet lejeaftale eller lign. dokumentation)
6. Evt. anmodning om dispensation
• Hvis der anmodes om dispensation i forhold kravet om minimum 2 årlige produktioner, en husleje over 15 % af den samlede offentlige tilskud eller i forhold til at aktiviteter, som ikke ligger i umiddelbar tilknytning til egnsteatrets primære opgave, skal der indsendes begrundet ansøgning.
Skabelon til bilag 1
Estimeret grundbudget for ét år
Indtægter
Kr. | |
Egenomsætning i alt | x |
Salg af forestillinger/produktioner | x |
Entreindtægter | x |
Indtægt på øvrige aktiviteter | x |
Kommunale tilskud (excl. særligt statsligt driftstilskud) | x |
Statslige tilskud (excl. kommunalt driftstilskud) | x |
Private sponsorer, fonde o. lign. | x |
Offentlige driftstilskud i alt | x |
Kommunalt driftstilskud (jf. egnsteateraftale) | x |
Særligt statsligt tilskud (det tidl. amtstilskud) | x |
Omsætning i alt | x |
Udgifter
Kr. | |
Husleje | x |
Produktion | x |
Turnéomkostninger | x |
Løn (faste og eksterne) | x |
Øvrige omkostninger | x |
Omkostninger i alt | x |
Resultat | x |