Udvalget om Konstitutionelle Anliggender
Europa-Parlamentet
2019-2024
Udvalget om Konstitutionelle Anliggender
2020/2272(ACI)
1.2.2021
UDKAST TIL BETÆNKNING
om indgåelse af en interinstitutionel aftale mellem Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen om et obligatorisk åbenhedsregister
(2020/2272(ACI))
Udvalget om Konstitutionelle Anliggender Ordfører: Xxxxxx Xxxxx Xxxxxx
PR\1223067DA.docx PE680.718v01-00
DA Forenet i mangfoldighed DA
PR_ACI_IIA
INDHOLD
Side
FORSLAG TIL EUROPA-PARLAMENTETS AFGØRELSE 3
BILAG A: INTERINSTITUTIONEL AFTALE MELLEM EUROPA-PARLAMENTET, RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION OG EUROPA-KOMMISSIONEN OM ET OBLIGATORISK ÅBENHEDSREGISTER 9
BEGRUNDELSE 33
FORSLAG TIL EUROPA-PARLAMENTETS AFGØRELSE
om indgåelse af en interinstitutionel aftale mellem Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen om et obligatorisk åbenhedsregister (2020/2272(ACI))
Europa-Parlamentet,
– der henviser til Formandskonferencens afgørelse af 9. december 2020 om godkendelse af udkastet til en interinstitutionel aftale om oprettelse af et obligatorisk åbenhedsregister,
– der henviser til udkast til en interinstitutionel aftale mellem Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen om et obligatorisk åbenhedsregister (herefter benævnt "aftalen"),
– der henviser til artikel 11, stk. 1 og 2, i traktaten om Den Europæiske Union (TEU),
– der henviser til artikel 295 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
– der henviser til udkast til en politisk erklæring fra Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen i anledning af vedtagelsen af den interinstitutionelle aftale om et obligatorisk åbenhedsregister (herefter benævnt "den politiske erklæring"),
– der henviser til den interinstitutionelle aftale af 16. april 2014 mellem Europa- Parlamentet og Europa-Kommissionen om et åbenhedsregister for organisationer og selvstændige, der deltager i udformningen og gennemførelsen af EU's politikker (herefter benævnt "2014-aftalen")1,
– der henviser til Kommissionens forslag af 28. september 2016 til en interinstitutionel aftale om et obligatorisk åbenhedsregister (COM(2016)0627),
– der henviser til Europa-Parlamentets forhandlingsmandat vedrørende Kommissionens forslag af 28. september 2016 til en interinstitutionel aftale om et obligatorisk åbenhedsregister, der blev vedtaget af Formandskonferencen den 15. juni 2017,
– der henviser til sin beslutning af 14. september 2017 om gennemsigtighed, ansvarlighed og integritet i EU-institutionerne2,
– der henviser til den nye pakke med åbenhedsværktøjer til medlemmerne, som blev godkendt af Formandskonferencen den 27. juli 2018,
– der henviser til sin afgørelse af 31. januar 2019 om ændringer til Europa-Parlamentets forretningsorden, der vedrører kapitel 1 og 4 under afsnit I; kapitel 3 under afsnit V; kapitel 4 og 5 under afsnit VII; kapitel 1 under afsnit VIII; afsnit XII; afsnit XIV og
1 EUT L 277 af 19.9.2014, s. 11.
2 EUT C 337 af 20.9.2018, s. 120.
bilag II3, særlig artikel 11 og 35;
– der henviser til forretningsordenens artikel 148, stk. 1,
– der henviser til betænkning fra Udvalget om Konstitutionelle Anliggender (A9- 0000/2021),
A. der henviser til, at artikel 11, stk. 2, i TEU lyder som følger: "Institutionerne fører en åben, gennemsigtig og regelmæssig dialog med de repræsentative sammenslutninger og civilsamfundet";
B. der henviser til, at den sundhedsmæssige nødsituation i forbindelse med covid-19- pandemien har ført til nye former for samspil mellem interesserepræsentanter og beslutningstagere;
C. der henviser til, at Unionen i forskellige former vil udbetale hidtil usete mængder finansiel støtte til medlemsstaterne for at bekæmpe konsekvenserne af pandemien, og at enhver afgørelse i forbindelse hermed skal træffes med fuld gennemsigtighed;
D. der henviser til, at høje etiske standarder for interesserepræsentation understøtter borgernes tillid til EU-institutionerne;
E. der henviser til, at de enkelte institutionelle foranstaltninger, der har til formål at gennemføre aftalen, skal træffes i Europa-Parlamentet på forskellige niveauer og spænder fra gennemførelsesbestemmelser vedtaget af Præsidiet til ændring af forretningsordenen;
F. der henviser til, at hver af de tre underskrivende institutioner i aftalen erklærer sig rede til at vedtage individuelle afgørelser, der bemyndiger bestyrelsen og sekretariatet til at træffe afgørelser på dens vegne i overensstemmelse med aftalens artikel 9 og artikel 15, stk. 2;
Formål og anvendelsesområde
1. glæder sig over aftalen som et fremskridt i retning af at forbedre standarderne for etisk interesserepræsentation; minder ikke desto mindre om, at institutionerne i henhold til artikel 295 i TEUF kun kan aftale formerne for deres samarbejde og derfor skal benyttes sig af deres selvreguleringsbeføjelser for at skabe de facto-forpligtelser, der indebærer, at tredjeparter skal søge optagelse i registret; gentager sin langvarige præference for at oprette åbenhedsregistret ved hjælp af en retsakt, fordi dette er den eneste fremgangsmåde, der kan skabe retlige forpligtelser for tredjeparter;
2. kræver, at institutionerne i overensstemmelse med den politiske erklæring forpligter sig til en koordineret tilgang til styrkelse af den fælles åbenhedskultur med henblik på at forbedre og yderligere styrke den etiske interesserepræsentation; fremhæver deres forpligtelse i henhold til aftalen og i overensstemmelse med artikel 13, stk. 2, i TEU til at samarbejde loyalt med hinanden ved udformningen af ordningen, og fremhæver, at institutionerne derfor bør sigte mod det størst mulige engagement; understreger, at de foranstaltninger, der henvises til i aftalen, udgør et minimum, som bør udvides
3 Vedtagne tekster, P8_TA(2019)0046.
yderligere;
3. glæder sig over, at Rådet for Den Europæiske Union har ændret status fra observatør til formel part i aftalen; konstaterer ikke desto mindre, at dets deltagelse er begrænset til møder med de mest højtstående embedsmænd og, kun i henhold til frivillige ordninger, møder mellem de faste repræsentanter og de stedfortrædende faste repræsentanter under deres formandskab og seks måneder før; understreger, at alle faste repræsentationer af hensyn til ordningens troværdighed bør deltage aktivt i denne frivillige ordning, fortsætte med at anvende den efter afslutningen af deres formandskab og så vidt muligt udvide den til at omfatte andre embedsmænd;
4. påpeger, at Kommissionen under forhandlingsprocessen ikke har påtaget sig yderligere væsentlige forpligtelser i forhold til ordningen; beklager navnlig, at ordningen, for så vidt angår den omfattede personkreds, kun omfatter de overordnede medarbejdere i institutionerne; understreger, at enhver revision af konditionalitetsordningerne med hensyn til alle tre institutioner bør omfatte møder med andre medarbejdere i institutionerne, på kontorchefniveau og derover;
5. glæder sig over de tilsagn, som Parlamentet har givet i løbet af forhandlingsprocessen, om konditionalitet og supplerende åbenhedsforanstaltninger; mener, at ændringen af forretningsordenens artikel 11 og 35 har givet en stærk impuls i så henseende; glæder sig over, at aftalen bevarer medlemmernes konstitutionelle ret til frit at udøve deres mandat;
6. glæder sig over, at det bliver muligt at inddrage institutioner, organer, kontorer og agenturer på frivilligt grundlag; mener, at de underskrivende institutioner bør tilskynde til en sådan inddragelse i overensstemmelse med deres forpligtelse til at fremme anvendelsen af registret og gøre brug af registret i videst muligt omfang; understreger, at en sådan deltagelse vil kræve, at de underskrivende institutioner stiller yderligere ressourcer til rådighed for registret;
Aktiviteter, der er omfattet
7. fremhæver, at aftalen bygger på en aktivitetsbaseret tilgang, der omfatter indirekte lobbyvirksomhed; understreger, at det er vigtigt, at sådanne aktiviteter er omfattet, navnlig i forbindelse med fremkomsten af nye former for samspil mellem interesserepræsentanter og EU's beslutningstagere på baggrund af pandemien;
8. glæder sig over præciseringerne med hensyn til, hvilke aktiviteter der er omfattet, og hvilke aktiviteter der ikke er omfattet, herunder udelukkelsen af spontane møder og dækning af mellemmænd fra tredjelande uden diplomatisk status;
Konditionalitet, årsrapport og revision
9. mener, at gennemførelsen af konditionalitetsforanstaltningerne og andre supplerende åbenhedsforanstaltninger ved hjælp af individuelle afgørelser ikke blot er et middel til at respektere de tre underskrivende institutioners respektive interne organisatoriske beføjelser, men også giver mulighed for at styrke de respektive institutioners engagement i forhold til ordningen i hele gennemførelsesperioden; glæder sig i denne forbindelse over, at årsrapporten er blevet udvidet til at omfatte gennemførelsen af de foranstaltninger, der er vedtaget af de underskrivende institutioner;
10. glæder sig over den rettidige og regelmæssige gennemgang af de gennemførelsesforanstaltninger, der er truffet i henhold til aftalens artikel 5, med henblik på at fremsætte henstillinger om forbedring og styrkelse af disse foranstaltninger;
11. fremhæver, at en klar og rettidig offentliggørelse af konditionalitetsforanstaltningerne og de supplerende åbenhedsforanstaltninger er afgørende for at sikre åbenhed for interesserepræsentanter og borgere, hvilket understøtter deres tillid til, at ordningen fungerer godt;
Europa-Parlamentets rolle
12. glæder sig over de tilsagn, som Parlamentet har givet under forhandlingerne, navnlig i forbindelse med forslaget om at lukke smuthullerne, altså Parlamentets forslag om konditionalitet ("Closing the loopholes – Parliament’s proposals on conditionality"), og understreger, at der er behov for fuldt ud at gennemføre og offentliggøre dem i overensstemmelse med aftalens artikel 5, stk. 3;
13. understreger, at det er nødvendigt at sikre, at der i Parlamentet er en høj grad af politisk ejerskab til gennemførelses- og revisionsprocessen; foreslår derfor, at der nedsættes en overvågningsgruppe inden for Udvalget om Konstitutionelle Anliggender; foreslår, at den revisionsproces, der er omhandlet i aftalens artikel 14, bliver belyst og udformet i nært samarbejde med Europa-Parlamentets næstformand med ansvar for åbenhed;
14. opfordrer særlig Præsidiet til at gennemføre følgende foranstaltninger:
a) at etablere en direkte forbindelse mellem offentliggørelsen af møder i henhold til forretningsordenens artikel 11, stk. 3, og åbenhedsregistret
b) at etablere en direkte forbindelse mellem det lovgivningsmæssige fodaftryk, der er omhandlet i artikel 4, stk. 6, i adfærdskodeksen for Europa-Parlamentets medlemmer vedrørende økonomiske interesser og interessekonflikter, jf. bilag I til Europa-Parlamentets forretningsorden, og åbenhedsregistret
c) at stille krav om registrering af deltagelse som taler i workshopper og delegationsmøder;
15. opfordrer Udvalget om Konstitutionelle Anliggender til i forbindelse med revisionen af Europa-Parlamentets forretningsorden at overveje, hvilke yderligere åbenhedsforanstaltninger der bør gennemføres for at styrke Parlamentets engagement i den fælles ordning;
Berettigelse til optagelse, adfærdskodeks, oplysninger fra de registrerede
16. bemærker, at overholdelse af adfærdskodeksen, jf. bilag III til aftalen, er en del af udvælgelseskriterierne, og at de registrerede skal tage hensyn til fortrolighedskrav og de regler, der gælder for tidligere medlemmer og ansatte i institutionerne, og som altså gælder for dem efter tjenesteperiodens ophør;
17. glæder sig over, at det er blevet præciseret, at de registrerede, når de delvis outsourcer deres aktiviteter til andre, ikke fritages for forpligtelsen til at sikre overholdelse af de
samme etiske standarder som dem, der gælder for dem selv;
18. glæder sig over, at de registrerede er forpligtet til at offentliggøre økonomiske oplysninger om både klienter og mellemmænd, og at der også kræves økonomiske oplysninger fra registrerede, som ikke repræsenterer kommercielle interesser;
19. fremhæver, at de registrerede nu er forpligtet til at give oplysninger om lovgivningsforslag, politikker eller initiativer, som de har interesseret sig for; mener, at dette bør bidrage til større åbenhed omkring de interesser, de repræsenterer;
Sekretariat og bestyrelse
20. glæder sig over tilsagnet om at øge ressourcerne til vedligeholdelse, udvikling og fremme af registret samt Rådets formelle bidrag til sekretariatet; mener, at sådanne forpligtelser i forhold til den fælles ordning bør øge sekretariatets mulighed for at yde rettidig vejledning til de registrerede og støtte dem ved registreringen og ajourføringen af de nødvendige data; understreger ikke desto mindre navnlig, at de menneskelige ressourcer er meget begrænsede i forhold til antallet af registrerede sammenlignet med tilsvarende nationale ordninger, og at denne begrænsning virker undergravende på registrets effektive drift;
21. mener, at lige vilkår for alle tre institutioner ved driften af sekretariatet og bestyrelsen bør sikre konsensus, udvikle fælles ejerskab til ordningen og fremme en fælles åbenhedskultur;
22. glæder sig over nedsættelsen af bestyrelsen og dens opgave med at føre tilsyn med den overordnede administrative gennemførelse af aftalen og fungere som kontrolorgan i forhold til de foranstaltninger, der træffes af sekretariatet; glæder sig over, at aftalen indeholder en solid administrativ procedure, der sikrer de registreredes proceduremæssige rettigheder;
Proceduremæssige bestemmelser
23. godkender indgåelsen af aftalen i bilag A til denne afgørelse;
24. godkender den politiske erklæring fra Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen i bilag B til denne afgørelse, som vil blive offentliggjort i L-udgaven af Den Europæiske Unions Tidende sammen med aftalen;
25. træffer afgørelse om, at bestyrelsen og sekretariatet i overensstemmelse med aftalens artikel 9 og artikel 15, stk. 2, fra aftalens ikrafttræden skal have beføjelse til på Europa- Parlamentets vegne at vedtage individuelle afgørelser vedrørende ansøgere og registrerede i overensstemmelse med aftalen;
26. pålægger sin formand at underskrive aftalen sammen med formanden for Rådet og formanden for Kommissionen og drage omsorg for, at den offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende;
27. pålægger sin formand at sende denne afgørelse med bilag til Rådet og Kommissionen til orientering.
BILAG A: INTERINSTITUTIONEL AFTALE MELLEM EUROPA-PARLAMENTET, RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION OG EUROPA-KOMMISSIONEN OM ET OBLIGATORISK ÅBENHEDSREGISTER
EUROPA-PARLAMENTET, RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION OG EUROPA- KOMMISSIONEN HAR —
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 295,
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab (Euratom), særlig artikel 106a,
ud fra følgende betragtninger:
(1) Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen ("de underskrivende institutioner") fører en åben, gennemsigtig og regelmæssig dialog med repræsentative sammenslutninger og civilsamfundet i overensstemmelse med traktaten om Den Europæiske Union (TEU), særlig artikel 11, stk. 1 og 2.
(2) Denne dialog gør det muligt for alle interessenter at fremlægge deres synspunkter om beslutninger, der kan berøre dem, og dermed bidrage effektivt til det grundlag, som politiske forslag bygger på. Kontakten med interessenter forbedrer kvaliteten af beslutningsprocessen ved at tilvejebringe kanaler for input udefra i form af synspunkter og ekspertise.
(3) Åbenhed og ansvarlighed er afgørende for at bevare EU-borgernes tillid til legitimiteten af Unionens politiske, lovgivningsmæssige og administrative processer.
(4) De underskrivende institutioner anerkender betydningen af at samordne deres tilgang for yderligere at fremme en åben og etisk interesserepræsentation gennem vedtagelse af en fælles ramme for deres samarbejde.
(5) Åbenhed i interesserepræsentationen er særligt vigtig for at give borgerne mulighed for at følge interesserepræsentanternes aktiviteter og potentielle indflydelse, herunder indflydelse gennem finansiel støtte og sponsorering. En sådan åbenhed sikres bedst ved hjælp af en adfærdskodeks, som indeholder de regler og principper, der skal overholdes af interesserepræsentanter, der tilmelder sig et åbenhedsregister ("register").
(6) I betragtning af de positive erfaringer med åbenhedsregistret for organisationer og selvstændige, der deltager i udformningen og gennemførelsen af EU's politikker, som blev oprettet ved aftalen mellem Europa-Parlamentet og Kommissionen af 16. april 20141 ("2014-aftalen"), mener de underskrivende institutioner, at denne aftale bør udvides.
(7) Det er nødvendigt at gøre registret obligatorisk ved gennem individuelle afgørelser,
1 Aftale mellem Europa-Parlamentet og Europa-Kommissionen om et åbenhedsregister for organisationer og selvstændige, der deltager i udformningen og gennemførelsen af EU's politikker (EUT L 277 af 19.9.2014, s. 11).
der er truffet af hver af de underskrivende institutioner, at indføre foranstaltninger med tilsvarende virkning, som gør det nødvendigt for interesserepræsentanterne at lade sig optage i registret for at kunne udføre visse former for interesserepræsentationsvirksomhed.
(8) For yderligere at styrke den fælles ramme og bygge videre på de fremskridt, der er gjort med hensyn til at etablere en fælles åbenhedskultur, bør de underskrivende institutioner på registrets websted offentliggøre de betingelser for registrering og supplerende gennemsigtighedsforanstaltninger, som de har indført for at fremme registrering, såsom dedikerede maillister, anbefalinger om, at visse beslutningstagere kun mødes med registrerede interesserepræsentanter eller offentliggørelse af oplysninger om møder mellem visse beslutningstagere og interesserepræsentanter.
(9) For at fremme denne aftale ud over de underskrivende institutioner bør der indføres ordninger, der gør det muligt for andre EU-institutioner, -organer, -kontorer og - agenturer end de underskrivende institutioner, og medlemsstaternes faste repræsentationer, som på frivillig basis ønsker at anvende principperne i den fælles ramme, at få bistand fra registrets sekretariat og støtte fra dets helpdesk.
(10) For at undgå unødvendige administrative byrder og i overensstemmelse med gældende praksis med hensyn til registrering bør aktiviteter, der udføres af interesserepræsentanter udelukkende på vegne af en sammenslutning eller et netværk, som de er en del af, betragtes som aktiviteter i dette net eller denne sammenslutning.
(11) Aktiviteter udøvet af medlemsstaternes offentlige myndigheder, samt af enhver sammenslutning eller ethvert netværk af offentlige myndigheder, der handler på deres vegne på EU-plan, nationalt eller subnationalt plan, bør ikke være omfattet af denne aftale, selv om sammenslutninger og netværk af offentlige myndigheder på EU-plan, nationalt eller subnationalt plan, der deltager i aktiviteter i forbindelse med interesserepræsentation, bør kunne registreres.
(12) Praksis med at vedtage en årlig rapport om registrets drift bør opretholdes som et redskab til at sikre en passende synlighed for den koordinerede tilgang og til at styrke borgernes tillid. Indholdet af årsberetningen bør udvides til at omfatte betingelser og supplerende åbenhedsforanstaltninger, der iværksættes af de underskrivende institutioner.
(13) Registrets funktion må ikke berøre nogen af de underskrivende institutioners kompetenceområder eller påvirke deres respektive beføjelser i forbindelse med deres interne organisation.
(14) Under udøvelsen af deres respektive beføjelser inden for deres interne organisation bør de underskrivende institutioner i overensstemmelse med denne aftale uddelegere beføjelsen til at handle på deres vegne til registrets sekretariat og bestyrelse, hvad angår vedtagelse af individuelle afgørelser vedrørende ansøgere og registrerede. De underskrivende institutioner bør alle være sagsøgte i eventuelle retssager, der anlægges ved Den Europæiske Unions Domstol mod endelige afgørelser af bestyrelsen, som har en negativ indvirkning på ansøgere eller registrerede.
(15) De underskrivende institutioner skal handle i gensidigt og oprigtigt samarbejde om gennemførelsen af denne aftale.
(16) Enhver af de underskrivende institutioner bør kunne føre andre politikker for god ledelse og åbenhed uden for rammerne af denne aftale, i det omfang sådanne politikker ikke griber ind i gennemførelsen og de mål, der forfølges ved denne aftale.
(17) Denne aftale bør ikke gribe ind i udøvelsen af rettigheder i henhold til artikel 11, stk. 4, i TEU om det europæiske borgerinitiativ og artikel 227 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) om retten til at indgive andragender til Europa-Parlamentet -
INDGÅET FØLGENDE AFTALE:
Artikel 1
Formål og anvendelsesområde
Denne aftale fastlægger rammer og arbejdsprincipper for en koordineret indsats fra de underskrivende institutioners side med hensyn til åbenhed og etisk interesserepræsentation.
Via individuelle beslutninger, der træffes på grundlag af deres interne organisationsbeføjelser, er de underskrivende institutioner enige om at gennemføre den i første stykke omhandlede samordnede fremgangsmåde for så vidt angår de aktiviteter, der er omfattet af denne aftale ("omfattede aktiviteter"), og at fastlægge de aktiviteter, som de beslutter at gøre betinget af registrering i registret.
I denne aftale forstås ved:
Artikel 2
Definitioner
a) interesserepræsentant: enhver fysisk eller juridisk person eller formel eller uformel sammenslutning, forening eller netværk af sådanne, der deltager i omfattede aktiviteter
b) ansøger: enhver interesserepræsentant, der ansøger om optagelse i registret
c) registreret: enhver interesserepræsentant, der har ladet sig registrere i registret
d) klient: enhver interesserepræsentant, der har indgået en kontrakt med en mellemmand med henblik på at fremme denne interesserepræsentants interesser ved at udføre omfattede aktiviteter
e) mellemmand: enhver interesserepræsentant, der repræsenterer en klients interesser i forbindelse med udførelsen af omfattede aktiviteter
f) klient-mellemmand-forhold: ethvert kontraktforhold mellem en klient og en mellemmand vedrørende udførelsen af omfattede aktiviteter
g) personale: alle kategorier af personale, der er omfattet af vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og ansættelsesvilkårene for øvrige ansatte i Unionen, jf. Rådets forordning (EØF, Euratom, EKSF) nr. 259/682 og ansat i en af de
2 EFT L 56 af 4.3.1968, s. 1.
underskrivende institutioner
h) konditionalitet: det princip, at registrering i registret er en nødvendig forudsætning for, at interesserepræsentanter kan udføre visse omfattede aktiviteter.
Artikel 3
Omfattede aktiviteter
1. Denne aftale omfatter aktiviteter, der udføres af interesserepræsentanter med henblik på at påvirke udformningen eller gennemførelsen af politikker eller lovgivning eller beslutningsprocesserne i de underskrivende institutioner eller andre EU -institutioner,
-organer, -kontorer og -agenturer ("EU-institutionerne"), jf. dog artikel 4.
2. De omfattede aktiviteter kan navnlig omfatte:
− tilrettelæggelse eller deltagelse i møder, konferencer eller arrangementer samt deltagelse i lignende kontakter med Unionens institutioner
− bidrag til eller deltagelse i konsultationer, høringer eller andre lignende initiativer
− tilrettelæggelse af kommunikationskampagner, platforme, netværk og initiativer på græsrodsniveau
− udarbejdelse eller bestilling af politik- og positionspapirer, ændringsforslag, meningsmålinger og opinionsundersøgelser, åbne breve og andet kommunikations- eller informationsmateriale samt bestilling og gennemførelse af undersøgelser.
Artikel 4
Aktiviteter, der ikke er omfattet
1. Denne aftale finder ikke anvendelse på følgende aktiviteter:
a) ydelse af juridisk og anden faglig rådgivning som led i et klient-mellemmand- forhold, når:
i) den består i repræsentation af klienter i forbindelse med en forligs- eller mæglingsprocedure, der har til formål at forhindre, at en tvist bliver indbragt for domstolene eller en administrativ instans
ii) rådgivningen ydes til klienter med henblik på at hjælpe dem med at sikre, at deres aktiviteter overholder eksisterende juridiske rammer, eller
iii) den består i at repræsentere klienter og beskytte deres grundlæggende eller processuelle rettigheder såsom retten til at blive hørt, retten til en retfærdig rettergang og retten til forsvar i administrative sager og omfatter aktiviteter, der udføres af advokater eller af andre fagfolk, der er involveret i repræsentation af klienter, og beskyttelse af deres grundlæggende eller processuelle rettigheder
b) fremsættelse af anbringender som part eller tredjepart i forbindelse med en retlig eller administrativ procedure i henhold til EU-retten eller i henhold til international lovgivning, der finder anvendelse på Unionen, og anbringender, der er baseret på et kontraktforhold med en af de underskrivende institutioner eller på en tilskudsaftale finansieret af EU-midler
c) aktiviteter med deltagelse af arbejdsmarkedets parter i den sociale dialog i henhold til artikel 152 i TEUF
d) fremsættelse af anbringender som svar på direkte og specifikke anmodninger fra en af Unionens institutioner, deres repræsentanter eller ansatte om faktuelle oplysninger, data eller ekspertise
e) aktiviteter, der udføres af fysiske personer, der udelukkende repræsenterer sig selv, og som ikke handler sammen med andre personer
f) spontane møder, møder af rent privat eller social karakter og møder, der finder sted inden for rammerne af en administrativ procedure, der er fastlagt i TEU eller TEUF eller EU-retsakter.
2. Denne aftale omfatter ikke aktiviteter, der udføres af følgende organer:
a) offentlige myndigheder i medlemsstaterne, herunder deres faste repræsentationer og ambassader, på nationalt og subnationalt plan
b) sammenslutninger og netværk af offentlige myndigheder på EU-plan, nationalt eller subnationalt plan, forudsat at de udelukkende handler på vegne af de relevante offentlige organer
c) mellemstatslige organisationer, herunder agenturer og organer, der hører under disse
d) offentlige myndigheder i tredjelande, herunder deres diplomatiske missioner og ambassader med undtagelse af juridiske enheder, kontorer og netværk, der repræsenterer sådanne myndigheder uden diplomatisk status eller gennem en mellemmand
e) politisk partier, med undtagelse af organisationer, der er oprettet af eller tilknyttet politiske partier
f) kirker, religiøse sammenslutninger eller samfund samt filosofiske og konfessionsløse organisationer som omhandlet i artikel 17 i TEUF, med undtagelse af kontorer, juridiske enheder eller netværk, der er oprettet til at repræsentere kirker, religiøse samfund eller filosofiske og konfessionsløse organisationer i deres forbindelser med Unionens institutioner samt sammenslutninger af sådanne.
Artikel 5
Konditionalitet og supplerende åbenhedsforanstaltninger
1. De underskrivende institutioner forpligter sig til at overholde
konditionalitetsprincippet, som de gennemfører ved individuelle afgørelser på grundlag af deres interne organisationsbeføjelser.
2. Når de underskrivende institutioner indfører konditionalitet eller supplerende åbenhedsforanstaltninger for at fremme registreringen og styrke den fælles ramme, sikrer de, at sådanne foranstaltninger er i overensstemmelse med denne aftale, og at de styrker målet for den koordinerede tilgang, nemlig at fastsætte en høj standard for en gennemsigtig og etisk interesserepræsentation på EU-plan.
3. Konditionaliteten og de supplerende åbenhedsforanstaltninger indført af de underskrivende institutioner offentliggøres på registrets websted, som regelmæssigt ajourføres.
Artikel 6
Berettigelse til optagelse og adfærdskodeks
1. Ansøgere, der indgiver en fuldstændig registrering, har ret til optagelse i registret, hvis de udfører omfattede aktiviteter og overholder adfærdskodeksen i bilag II ("adfærdskodeks").
2. Ved indgivelsen af en ansøgning om registrering skal ansøgere afgive de i bilag I anførte oplysninger. Ansøgerne accepterer, at oplysningerne gøres offentligt tilgængelige.
3. Ansøgerne kan blive bedt om at dokumentere, at de er berettigede til at blive optaget i registret, og at de oplysninger, de har indsendt, er korrekte.
4. Registrets sekretariat ("sekretariatet") aktiverer en ansøgers registrering, når ansøgerens berettigelse er fastslået, og registreringen anses for at opfylde kravene i bilag I.
5. Når en ansøgers registrering er blevet aktiveret, kan ansøgeren betragte sig som registreret.
6. Sekretariatet overvåger registreringerne og vurderer de registreredes fortsatte berettigelse og overholdelse af adfærdskodeksen i overensstemmelse med procedurerne i bilag III.
7. Sekretariatet kan foretage undersøgelser på grundlag af en klage, hvori det hævdes, at en registreret ikke har overholdt adfærdskodeksen, samt på eget initiativ på grundlag af oplysninger om, at den registrerede måske ikke længere kan opfylde kravene til berettigelse i henhold til stk. 1.
8. I forbindelse med sekretariatets overvågning eller undersøgelse skal de registrerede navnlig:
a) om nødvendigt fremlægge dokumentation for, at oplysningerne afgivet ved registreringen fortsat er korrekte samt
b) samarbejde oprigtigt og konstruktivt i overensstemmelse med procedurerne i bilag III.
Artikel 7
Bestyrelsen
1. Registrets bestyrelse ("bestyrelsen") består af generalsekretærerne for de underskrivende institutioner, som varetager formandskabet på skift i et år.
2. Bestyrelsen:
a) overvåger den overordnede gennemførelse af denne aftale
b) fastlægger de årlige prioriteter for registret samt budgetoverslagene og den andel, der er nødvendig for gennemførelsen af disse prioriteter
c) giver sekretariatet generelle instrukser
d) xxxxxxxxx årsrapporten omhandlet i artikel 13
e) undersøger og træffer afgørelse om begrundede anmodninger om gennemgang af sekretariatets afgørelser i overensstemmelse med bilag III.
3. Bestyrelsen træder sammen mindst én gang om året på formandens initiativ. Den kan ligeledes mødes efter anmodning fra én i medlemskredsen.
4. Bestyrelsen træffer afgørelse ved konsensus.
Artikel 8
Sekretariat
1. Sekretariatet er en fælles operationel struktur, der er oprettet for at styre registrets funktion. Det består af kontorcheferne eller andre, som er ansvarlige for åbenhedsspørgsmål i hver af de underskrivende institutioner ("kontorchefer"), og det respektive personale.
2. En af kontorcheferne udpeges af bestyrelsen til at fungere som "koordinator" for en periode på et år, der kan forlænges. Sekretariatet fungerer inden for rammerne af den koordinering, der forestås af koordinatoren.
Koordinatoren repræsenterer sekretariatet og fører tilsyn med det daglige arbejde i de underskrivende institutioners fælles interesse.
3. Sekretariatet:
a) aflægger beretning til bestyrelsen, forbereder dennes møder og bistår den i dens opgaver
b) fastlægger retningslinjer for de registrerede for at sikre en konsekvent anvendelse af denne aftale
c) overvåger registrets data og afgør ansøgernes berettigelse som registrerede med henblik på at opnå så høj en datakvalitet i registret som muligt, underforstået at
de registrerede i sidste ende er ansvarlige for nøjagtigheden af de oplysninger, de har afgivet
d) yder helpdesk-support til ansøgere og registrerede
e) foretager undersøgelser og iværksætter foranstaltninger i overensstemmelse med xxxxx XXX
f) påtager sig kommunikations- og oplysningsforanstaltninger rettet mod berørte parter
g) udarbejder udkast til årsrapporten omhandlet i artikel 13
h) er ansvarligt for IT-udvikling og vedligeholdelse af registret
i) udveksler bedste praksis og erfaringer med lignende organer om åbenhed i repræsentationen af interesser
j) udfører alle andre aktiviteter, der er nødvendige for gennemførelsen af denne aftale.
4. Sekretariatet træffer afgørelse ved konsensus blandt kontorcheferne.
Artikel 9
Bemyndigelse
Bestyrelsen og sekretariatet varetager de opgaver, der er pålagt dem i henhold til artikel 7 og 8, og er i forbindelse med udførelsen af disse opgaver bemyndiget til at træffe afgørelser på de underskrivende institutioners vegne.
Artikel 10
Ressourcer
1. De underskrivende institutioner sikrer, at de nødvendige menneskelige, administrative, tekniske og finansielle ressourcer stilles til rådighed, herunder tilstrækkeligt personale til sekretariatet, der sikrer effektiv gennemførelse af denne aftale.
2. Med forbehold af artikel 7, stk. 2, litra b), og under behørig hensyntagen til institutionernes forskellige stillingsfortegnelser træffer de underskrivende institutioner de nødvendige foranstaltninger til finansiering af vedligeholdelse, udvikling og fremme af registret.
Artikel 11
Frivillig deltagelse af andre EU-institutioner, -organer, -kontorer og -agenturer end de underskrivende institutioner
1. Andre EU-institutioner, -organer, -kontorer og -agenturer end de underskrivende institutioner kan underrette bestyrelsen om de foranstaltninger, gennem hvilke de beslutter at udføre visse aktiviteter betinget af registrering i registret eller af eventuelle
supplerende åbenhedsforanstaltninger.
2. Hvis bestyrelsen finder, at de i stk. 1 omhandlede foranstaltninger er i overensstemmelse med de mål, der forfølges ved denne aftale, kan den aftale med den/det pågældende institution, organ, kontor eller agentur, på hvilke betingelser institutionen, organet, kontoret eller agenturet kan få bistand fra sekretariatet og helpdesk-support. Sådanne meddelte foranstaltninger offentliggøres på registrets hjemmeside.
Artikel 12
Xxxxxxxxx deltagelse af medlemsstaternes faste repræsentationer
Medlemsstaterne kan indgive meddelelse til bestyrelsen om foranstaltninger truffet i henhold til deres nationale lovgivning, hvorved de har gjort visse aktiviteter, der retter sig mod deres faste repræsentationer, betinget af optagelse i registret, eller om supplerende åbenhedsforanstaltninger. Sådanne meddelte foranstaltninger offentliggøres på registrets hjemmeside.
Artikel 13
Årsberetning
1. Bestyrelsen vedtager en årlig beretning om registrets virksomhed i det foregående år.
2. Årsberetningen omfatter:
a) et kapitel om de faktiske oplysninger i registret, dets indhold og eventuelle ændringer vedrørende registret
b) et kapitel om den i artikel 5 omhandlede konditionalitet og supplerende åbenhedsforanstaltninger.
3. Bestyrelsen forelægger hvert år sin beretning for de underskrivende institutioner og sikrer, at den offentliggøres på registrets hjemmeside.
Artikel 14
Revision
1. De underskrivende institutioner vurderer gennemførelsen af foranstaltninger, der er iværksat i henhold til artikel 5, et år efter [OJ: please insert the date of entry into force of this Agreement] og derefter regelmæssigt med henblik på, hvor det er relevant, at fremsætte henstillinger om forbedring og styrkelse af sådanne foranstaltninger.
2. Denne aftale revideres senest den [OJ: please insert the date four years after entry into force].
Artikel 15
Afsluttende bestemmelser og overgangsbestemmelser
1. Denne aftale er bindende for de underskrivende institutioner.
2. Med henblik på anvendelsen af artikel 9 forpligter hver af de underskrivende institutioner sig til at træffe en afgørelse med følgende ordlyd:
"Bestyrelsen og sekretariatet er bemyndiget til på vegne af [indsæt: institutionens navn] at træffe individuelle afgørelser vedrørende ansøgere og registrerede i overensstemmelse med den interinstitutionelle aftale af [indsæt: dato og reference] på et obligatorisk åbenhedsregister.".
Disse afgørelser træder i kraft på samme dag som denne aftale.
3. Denne aftale træder i stedet for 2014-aftalen, hvis virkninger ophører med at gælde på datoen for denne aftales ikrafttræden.
4. Denne aftale træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
5. Registrerede på datoen for denne aftales ikrafttræden har i en periode på seks måneder fra denne dato ret til at ændre deres registrering for at opfylde de nye krav til at være registreret, der følger af denne aftale.
6. Undersøgelser, der er indledt efter indberetninger eller klager, og som udføres i henhold til 2014-aftalen, udføres i overensstemmelse med proceduren fastlagt i denne aftale.
Udfærdiget i [sted], [dato]
BILAG I
OPLYSNINGER, DER SKAL OPFØRES I REGISTRET
I dette bilag fastsættes de oplysninger, der skal være tilgængelige i registret. De registrerede skal afgive de pågældende oplysninger, medmindre de er opført automatisk.
I. GENERELLE OPLYSNINGER
a) enhedens navn adresse på hovedkontoret og i kontoradresse i Unionen, hvis den er forskellig fra hovedkontoret telefonnummer e-mailadresse3 hjemmeside.
b) enhedens retlige form
c) repræsenterede interesser
d) bekræftelse af, at ansøgeren overholder adfærdskodeksen
e) navnet på den person, der er juridisk ansvarlig for enheden, og på den person, der er ansvarlig for forbindelserne med Unionen
f) et årligt skøn over fuldtidsækvivalenter for alle personer, der deltager i de omfattede aktiviteter, i henhold til følgende procentdele af en fuldtidsaktivitet: 10 %, 25 %, 50 %, 75 % eller 100 %
g) mål, kompetencer, interesseområder og geografisk område dækket
h) organisationer, som den registrerede er medlem af, og enheder, som den registrerede er tilknyttet
i) den registreredes medlemskab af eller tilknytning til relevante netværk og sammenslutninger.
II. FORBINDELSER TIL UNIONENS INSTITUTIONER
a) EU 's lovgivningsforslag, -politikker eller -initiativer, der er målrettet de omfattede aktiviteter
b) medlemskab af Kommissionens ekspertgrupper4 og andre fora og platforme, der støttes af Unionen.
c) medlemskab af eller støtte til eller deltagelse i tværpolitiske grupper og andre uofficielle gruppeaktiviteter, der organiseres i Europa-Parlamentets lokaler
d) navnene på de personer, der har fået udstedt adgangstilladelse til Europa-Parlamentets
3 Den oplyste e-mailadresse vil ikke blive offentliggjort.
4 Medlemskab af ekspertgrupper opføres automatisk i registret. Registrering giver ikke automatisk ret til et sådant medlemskab.
bygninger5
III. ØKONOMISKE OPLYSNINGER
Alle registrerede, herunder mellemmænd, skal angive størrelsen af og kilden til eventuelle EU- tilskud, der bidrager til deres driftsomkostninger. Alle beløb skal angives i euro.
a) Alle registrerede, der fremmer deres egne eller deres samlede medlemmers interesser over for en af de underskrivende institutioner, skal fremlægge et ajourført skøn over de årlige omkostninger i forbindelse med omfattede aktiviteter i henhold til nedenstående skema. Overslaget over de årlige omkostninger skal dække et fuldt forretningsår og vedrøre det senest afsluttede regnskabsår på datoen for registreringen eller for den årlige ajourføring af registreringsoplysningerne.
Trin i årlige omkostninger i euro:
< 10 000
10 000 – 24 999
25 000 – 49 999
50 000 – 99 999
100 000 – 199 999
200 000 – 299 999
300 000 – 399 999
400 000 – 499 999
500 000 – 599 999
600 000 – 699 999
700 000 – 799 999
800 000 – 899 999
900 000 – 999 999
1 000 000 – 1 249 999
1 250 000 – 1 499 999
5 De registrerede kan anmode om adgangstilladelse til Europa-Parlamentets bygninger ved afslutningen af registreringsproceduren. Navnene på de personer, der får adgangskort til Europa-Parlamentets bygninger, opføres automatisk i registret. Registrering giver ikke automatisk ret til et adgangskort.
1 500 000 – 1 749 000
1 750 000 – 1 999 999
2 000 000 – 2 249 999
2 250 000 – 2 499 999
2 500 000 – 2 749 000
2 750 000 – 2 999 999
3 000 000 – 3 499 999
3 500 000 – 3 999 999
4 000 000 – 4 499 999
4 500 000 – 4 999 999
5 000 000 – 5 499 999
5 500 000 – 5 999 999
6 000 000 – 6 499 999
6 500 000 – 6 999 999
7 000 000 – 7 999 999
8 000 000 – 8 999 999
9 000 000 – 9 999 999
> 10 000 000
Kunderne skal anmelde alle mellemmænd, der udfører omfattede aktiviteter på deres vegne, og omkostningerne for hver enkelt mellemmand i henhold til nedenstående skema. Overslaget over de årlige omkostninger skal dække et fuldt forretningsår og vedrøre det senest afsluttede regnskabsår på datoen for registreringen eller for den årlige ajourføring af registreringsoplysningerne
nuværende mellemmænd, der ikke er omfattet af det seneste afsluttede regnskabsår, skal angives særskilt ved navn.
Trin i repræsentationsomkostningerne pr. mellemmand i euro:
< 10 000
10 000 – 24 999
25 000 – 49 999
50 000 – 99 999
100 000 – 199 999
200 000 – 299 999
300 000 – 399 999
400 000 – 499 999
500 000 – 599 999
600 000 – 699 999
700 000 – 799 999
800 000 – 899 999
900 000 – 1 000 000
> 1 000 000
b) Mellemmændene skal oplyse de anslåede samlede årlige indtægter, der kan henføres til omfattede aktiviteter, i henhold til nedenstående skema. Den anslåede samlede årlige opnåede indtægt skal dække et fuldt forretningsår og angå det senest afsluttede regnskabsår på datoen for registreringen eller for den årlige ajourføring af registreringsoplysningerne.
Indtægter fra individuelle klienter for omfattede aktiviteter anføres også i overensstemmelse med nedenstående skema sammen med en angivelse af EU- lovgivningsforslag, -politikker eller -initiativer, som de omfattede aktiviteter var rettet mod:
Trin i indtægter genereret pr. klient i euro:
< 10 000
10 000 – 24 999
25 000 – 49 999
50 000 – 99 999
100 000 – 199 999
200 000 – 299 999
300 000 – 399 999
400 000 – 499 999
500 000 – 599 999
600 000 – 699 999
700 000 – 799 999
800 000 – 899 999
900 000 – 999 999
> 1 000 000
Den anslåede samlede årlige opnåede indtægt pr. klient for omfattede aktiviteter beregnes automatisk af registreringssystemet på grundlag af den samlede anslåede indtægt pr. klient.
Mellemmænd skal i registret oplyse alle de klienter, for hvilke de omfattede aktiviteter udføres.
Alle nuværende mellemmænd, der ikke er omfattet af det seneste afsluttede regnskabsår, skal angives særskilt i registret ved navn.
c) Registrerede, der ikke repræsenterer kommercielle interesser, skal give følgende økonomiske oplysninger:
i) deres samlede budget for det seneste afsluttede regnskabsår
ii) deres vigtigste indtægtskilder efter kategori: EU-finansiering, offentlig finansiering, tilskud, donationer, medlemsbidrag osv.
iii) det bidrag, de har modtaget, og som overstiger 10 % af deres samlede budget, hvis bidragene er over 10 000 EUR, samt navnet på bidragsyderen.
BILAG II ADFÆRDSKODEKS
Registrerede skal handle i overensstemmelse med de regler og principper, der er fastsat i dette bilag. De registrerede:
a) skal navnlig i deres forbindelser med en af de underskrivende institutioner og andre EU- institutioner, -organer, -kontorer eller -agenturer ("EU-institutioner") altid identificere sig selv ved navn, registreringsnummer og den eller de enheder, de arbejder for eller repræsenterer
b) skal navnlig oplyse de interesser og mål, de fremmer, og angive de klienter eller medlemmer, de repræsenterer, samt i givet fald disse klienters eller medlemmers registreringsnummer
c) må navnlig ikke på uhæderlig vis eller ved hjælp af upassende pression eller utilbørlig optræden forsøge at indhente oplysninger eller indvirke på beslutninger
d) må navnlig ikke misbruge deres registrering med henblik på kommerciel gevinst eller at fordreje eller forvanske virkningen af registreringen
e) må navnlig ikke skade registrets eller nogen af EU-institutionernes omdømme eller anvende deres logoer uden udtrykkelig tilladelse
f) skal navnlig sikre, at de oplysninger, de giver ved registreringen og derefter administrerer inden for rammerne af deres omfattede aktiviteter, er fuldstændige, ajourførte, nøjagtige og ikke vildledende, og acceptere, at disse oplysninger stilles til rådighed i offentligheden
g) skal navnlig respektere, og undgå enhver hindring for, gennemførelsen og anvendelsen af alle relevante offentligt tilgængelige regler, kodekser og retningslinjer, som er fastlagt af EU -institutionerne
h) må navnlig ikke foranledige medlemmer af Europa-Parlamentet, medlemmer af Kommissionen eller ansatte i nogen af Unionens institutioner til at overtræde de regler og normer for adfærd, der gælder for dem
i) skal navnlig, hvis der ansættes tidligere medlemmer af Europa-Parlamentet, medlemmer af Kommissionen eller ansatte i en af Unionens institutioner, tage behørigt hensyn til de fortrolighedskrav, der gælder for disse personer, efter at de har forladt den pågældende institution, med henblik på at forebygge interessekonflikter
j) skal navnlig, hvis der er tale om et klient-mellemmand-forhold: i) sikre, at alle parter i et sådant forhold registreres i registret, og ii) som klienter eller mellemmænd sikre, at de relevante oplysninger om den forbindelse, der er opført i registret i henhold til bilag I, offentliggøres
k) skal sikre, når de med henblik på at udføre omfattede aktiviteter outsourcer visse opgaver til tredjepart, som ikke selv er registreret, og skal sikre, at sådanne enheder overholder etiske standarder, der mindst svarer til dem, der gælder for dem selv
l) skal forelægge sekretariatet understøttende materiale, der viser, at de er berettigede til
registrering, og at de indsendte oplysninger er korrekte, og skal samarbejde oprigtigt og konstruktivt med sekretariatet
m) skal anerkende, at de kan underkastes de undersøgelsesprocedurer, og i givet fald foranstaltninger, der er fastsat i bilag III
n) skal tage passende skridt til at sikre, at alle deres medarbejdere, der beskæftiger sig med omfattede aktiviteter, bliver informeret om deres forpligtelse som registrerede til at overholde denne adfærdskodeks
o) skal underrette om, hvem de måtte repræsentere inden for rammerne af de omfattede aktiviteter, om deres forpligtelse til at overholde denne adfærdskodeks
p) skal respektere, og undgå enhver hindring af, de særlige adgangsregler og -ordninger, som de underskrivende institutioner har indført.
BILAG III
OVERVÅGNING, UNDERSØGELSER OG FORANSTALTNINGER
1. Generelle principper
1.1. Sekretariatet kan indlede en undersøgelse på grundlag af en klage, hvori det hævdes, at en registreret ikke har overholdt adfærdskodeksen ("manglende overholdelse"), samt på eget initiativ på baggrund af oplysninger om, at den registrerede ikke er berettiget til registrering.
1.2. En undersøgelse er en administrativ procedure, der involverer sekretariatet og de berørte registrerede, samt, hvis undersøgelsen ikke blev indledt på sekretariatets eget initiativ, den tredjemand, der indgav klagen ("klageren").
1.3. Når der er indledt en undersøgelse, kan sekretariatet som en sikkerhedsforanstaltning midlertidigt suspendere den pågældende registrering. Sekretariatet underretter straks den pågældende registrerede og giver en begrundelse for sin afgørelse.
2. Antagelse af klager
2.1. Enhver fysisk eller juridisk person kan indgive klage til sekretariatet over en registrerets påståede manglende overholdelse. Klager skal indgives skriftligt. For at kunne antages skal klagen:
a) identificere den pågældende registrerede og klart angive klagens indhold
b) indeholde klagerens navn og kontaktoplysninger
c) indgives senest et år efter den påståede manglende overholdelse
d) være ledsaget af dokumentation, der godtgør, at der er rimelig sandsynlighed for manglende overholdelse.
2.2. Hvis en klage ikke kan antages, underretter sekretariatet klageren og giver en begrundelse for sin afgørelse.
3. Klageprocedure
3.1. Efter modtagelsen af en klage, der kan antages, indleder sekretariatet en undersøgelse og underretter klageren og den pågældende registrerede.
3.2. Den pågældende registrerede modtager en kopi af klagen, herunder eventuelle bilag, og anmodes om at give et begrundet svar inden for 20 arbejdsdage.
3.3. Efter modtagelsen af det begrundede svar indsamler sekretariatet alle relevante oplysninger og udarbejder en rapport, der indeholder resultaterne heraf.
3.4. Hvis rapporten fastslår, at den pågældende registrerede ikke har overholdt adfærdskodeksen, meddeler sekretariatet den registrerede dette. Denne meddelelse kan også indeholde:
a) anvisninger til afhjælpning af manglende overholdelse inden for 20 arbejdsdage samt
b) en formel advarsel om, at der kan træffes foranstaltninger, hvis den manglende overholdelse ikke afhjælpes eller genoprettes.
3.5. Sekretariatet erklærer de pågældende registrerede for berettigede til at forblive i registret og afslutter undersøgelsen, hvis:
a) den påståede manglende overholdelse primært vedrører litra d) i adfærdskodeksen og afhjælpes inden for 20 arbejdsdage, efter at den registrerede har modtaget meddelelse i henhold til punkt 3.1
b) rapporten fastslår, at den registrerede har overholdt adfærdskodeksen
c) den registrerede afhjælper den manglende overholdelse efter at have fået meddelelse herom i henhold til punkt 3.4 eller
d) en formel advarsel i henhold til punkt 3.4 anses for værende tilstrækkelig.
3.6. Sekretariatet erklærer den pågældende registrerede for ikke berettiget og afslutter undersøgelsen, hvis det i rapporten konstateres, at den registrerede ikke har overholdt adfærdskodeksen, og:
a) den registrerede ikke har afhjulpet den manglende overholdelse efter at have fået meddelelse herom i henhold til punkt 3.4 eller
b) en formel advarsel i henhold til punkt 3.4 ikke anses for værende tilstrækkelig.
3.7. Hvis sekretariatet har udarbejdet en rapport, skal det efter anmodning give den pågældende registrerede en kopi af rapporten.
4. Overvågning og undersøgelser på eget initiativ
4.1. Sekretariatet kan anmode registrerede om at ændre deres registreringer, hvis det har grund til at antage, at disse registreringer ikke er fyldestgørende i henhold til bilag I.
4.2. Når der er fremsat en anmodning i henhold til punkt 4, kan sekretariatet som en sikkerhedsforanstaltning midlertidigt suspendere den pågældende registrering.
4.3. Hvis den pågældende registrerede ikke samarbejder oprigtigt og konstruktivt, kan sekretariatet fjerne en registrering fra registret, der er genstand for en anmodning i henhold til punkt 4.1.
4.4. Sekretariatet kan på eget initiativ indlede en undersøgelse, hvis det har grund til at antage, at en registreret ikke er berettiget til at være registreret.
4.5. Hvis sekretariatet indleder en undersøgelse på eget initiativ, meddeler det den pågældende registrerede dette og anmoder den registrerede om at give et begrundet svar inden for 20 arbejdsdage.
4.6. Efter modtagelsen af det begrundede svar indsamler sekretariatet alle relevante
oplysninger og udarbejder en rapport, der indeholder resultaterne heraf.
4.7. Hvis rapporten fastslår, at den pågældende registrerede ikke er berettiget til registrering, meddeler sekretariatet den registrerede dette. Denne meddelelse kan også indeholde:
a) anvisninger til afhjælpning af den manglende berettigelse inden for 20 arbejdsdage samt
b) en formel advarsel om, at der kan træffes foranstaltninger, hvis årsagen til den manglende berettigelse ikke afhjælpes eller genoprettes.
4.8. Sekretariatet erklærer den pågældende registrerede for berettiget til at forblive i registret og afslutter undersøgelsen, hvis:
a) undersøgelsen hovedsagelig vedrørte en mistanke om, at der ikke indgik omfattede aktiviteter, og den pågældende registrerede godtgør, at der udføres omfattede aktiviteter, inden for 20 arbejdsdage efter at have modtaget meddelelsen i henhold til punkt 4.5.
b) rapporten fastslår, at den registrerede er berettiget
c) den registrerede afhjælper den manglende berettigelse efter at have fået meddelelse herom i henhold til punkt 4.7. eller
d) en formel advarsel i henhold til punkt 4.7 anses for værende tilstrækkelig.
4.9. Sekretariatet erklærer den pågældende registrerede for uberettiget til registrering og lukker undersøgelsen, hvis undersøgelsen hovedsageligt vedrørte en mistanke om, at der ikke indgik omfattede aktiviteter, og den pågældende registrerede ikke godtgør, at der udføres omfattede aktiviteter inden for 20 arbejdsdage efter at have modtaget meddelelsen i henhold til punkt 4.5.
4.10. Sekretariatet erklærer den pågældende registrerede for ikke berettiget og afslutter undersøgelsen, hvis det i rapporten konstateres, at den registrerede ikke er berettiget, og:
a) den registrerede ikke afhjælper den manglende berettigelse efter at have fået meddelelse herom i henhold til punkt 4.7 eller
b) en formel advarsel i henhold til punkt 4.7 ikke anses for værende tilstrækkelig.
4.11. Hvis sekretariatet har udarbejdet en rapport, skal det efter anmodning give den pågældende registrerede en kopi af rapporten.
5. Samarbejde med sekretariatet under undersøgelser
5.1. Sekretariatet anmoder om nødvendigt de berørte parter om inden for en frist på 20 arbejdsdage at fremlægge oplysninger, der er relevante for en undersøgelse. De berørte parter kan angive, hvilke af de oplysninger, de skal afgive, der bør betragtes som følsomme.
5.2. Sekretariatet kan beslutte at høre parterne i en undersøgelse.
5.3. Sekretariatet kan beslutte at forlænge de frister, der er fastsat i overensstemmelse med dette bilag, hvis de registrerede anmoder herom, og hvis det er rimeligt begrundet. Denne afgørelse kan også indebære, at den pågældende registrering suspenderes, så længe undersøgelsen varer.
5.4. Hvis sekretariatet finder, at den pågældende registrerede ikke samarbejder oprigtigt og konstruktivt i en undersøgelse, kan det efter at have givet den registrerede mulighed for at tilkendegive sit synspunkt skriftligt, afslutte undersøgelsen og fjerne den pågældende registrering fra registret.
6. Høringsret
Den registrerede skal have mulighed for at tilkendegive sin egen mening skriftligt, inden der træffes afgørelse om, at en person ikke er berettiget til registrering.
7. Beslutning
7.1. Sekretariatet afslutter en undersøgelse med en begrundet afgørelse. Sekretariatet underretter skriftligt de berørte parter om denne afgørelse. Afgørelsen skal anføre, om og hvilken form for manglende berettigelse, der er konstateret, og i givet fald, hvilke foranstaltninger sekretariatet har truffet, samt hvilke retsmidler der er relevante.
7.2 Hvis sekretariatet konstaterer, at en registreret ikke er berettiget i henhold til punkt 7.1, fjerner det den pågældende registrering fra registret.
7.3 Sekretariatet kan behandle en anmodning om genoptagelse af en undersøgelse senest 20 arbejdsdage efter, at de berørte parter har fået meddelelse om dets afgørelse.
7.4 En undersøgelse kan kun genoptages, hvis oplysninger, der var til rådighed, før sekretariatet traf sin afgørelse, ikke var blevet behandlet af den part, der fremsatte anmodningen i henhold til punkt 7.3, da sekretariatet traf sin afgørelse.
8. Foranstaltninger
8.1. Hvis sekretariatet fjerner en registrering i henhold til punkt 7.2, fordi det har fastslået, at den manglende berettigelse vedrører manglende overholdelse, kan det i givet fald også på baggrund af alvoren af den manglende overholdelse:
a) forbyde den pågældende interesserepræsentant at registrere sig igen i en periode på mellem 20 arbejdsdage og to år, og
b) offentliggøre alle foranstaltninger, der er truffet, på registrets hjemmeside.
8.2. Når sekretariatet træffer afgørelse om, hvor alvorlig den foranstaltning, der er truffet i henhold til punkt 8.1, skal være, tager det behørigt hensyn til alle relevante omstændigheder i forbindelse med en undersøgelse på baggrund af de mål, der forfølges ved denne aftale.
8.3. Interesserepræsentanter, der er omfattet af foranstaltninger i henhold til punkt 8.1, litra a), kan først registreres igen, når perioden for fjernelsen er udløbet, og den registrerede
på tilfredsstillende vis har afhjulpet de årsager, der førte til fjernelsen.
9. Gennemgang
9.1. Registrerede, der var omfattet af foranstaltninger truffet i henhold til punkt 8.1, kan indgive en begrundet anmodning til bestyrelsen om at få foretaget en gennemgang af undersøgelsen.
9.2. Anmodningen om en gennemgang sendes til sekretariatet senest 20 arbejdsdage efter modtagelsen af meddelelsen om foranstaltningen.
9.3. Anmodninger om gennemgang, der indgives i henhold til punkt 9.1 og 9.2, fremsendes til formanden for bestyrelsen, som kan forelægge sagen for den samlede bestyrelse, hvis det er relevant, eller hvis et af de andre medlemmer af bestyrelsen anmoder herom.
9.4. En anmodning om gennemgang må ikke suspendere den foranstaltning, som sekretariatet har truffet, medmindre bestyrelsen træffer anden afgørelse på grundlag af særlige grunde, der er anført i anmodningen om revision.
9.5. Formanden for bestyrelsen underretter den pågældende registrerede om bestyrelsens beslutning om gennemgangen inden for 40 arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen om gennemgang.
10. Klageadgang og domstolsprøvelse
Registrerede, der ikke er tilfredse med bestyrelsens afgørelse, kan indbringe sagen for Domstolen i overensstemmelse med artikel 263 i TEUF eller indgive en klage til Den Europæiske Ombudsmand i overensstemmelse med artikel 228 i TEUF.
BILAG B: POLITISK ERKLÆRING FRA EUROPA-PARLAMENTET, RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION OG EUROPA-KOMMISSIONEN I FORBINDELSE MED VEDTAGELSEN AF DEN INTERINSTITUTIONELLE AFTALE OM ET OBLIGATORISK ÅBENHEDSREGISTER
Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen anerkender betydningen af konditionalitetsprincippet som en hjørnesten i den koordinerede tilgang, som de tre institutioner har valgt med henblik på at styrke en fælles gennemsigtighedskultur og samtidig fastsætte høje standarder for en gennemsigtig og etisk repræsentation af interesser på EU-plan.
Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen anerkender, at følgende eksisterende konditionaliteter og supplerende gennemsigtighedsforanstaltninger er i overensstemmelse med den interinstitutionelle aftale om et obligatorisk åbenhedsregister, styrker målet om den koordinerede tilgang og udgør et solidt grundlag for fortsat at opbygge og forbedre denne tilgang og yderligere styrke en etisk repræsentation af interesser på EU-plan:
− møder mellem beslutningstagere med registrerede interesserepræsentanter, hvor det er relevant6
− offentliggørelse af møder med interesserepræsentanter, hvor det er relevant7
− ansattes møder, navnlig på højt plan, med registrerede interesserepræsentanter8
− indlæg under offentlige høringer i Parlamentet9
− medlemskab af Kommissionens ekspertgrupper og deltagelse i visse arrangementer, fora eller briefingmøder10
− adgang til institutionernes bygninger11
6 Artikel 11, stk. 2, i Europa-Parlamentets forretningsorden, artikel 7 i Kommissionens afgørelse af 31. januar 2018 om en adfærdskodeks for medlemmer af Europa-Kommissionen og punkt V i Kommissionens arbejdsmetoder.
7 Artikel 11, stk. 3, i Europa-Parlamentets forretningsorden, Kommissionens afgørelse af
25. november 2014 om offentliggørelse af oplysninger om møder mellem medlemmer af Kommissionen og organisationer eller selvstændige og Kommissionens afgørelse af 25. november 2014 om offentliggørelse af oplysninger om møder mellem Kommissionens generaldirektører og organisationer eller selvstændige.
8 Artikel 3 i Rådets afgørelse om regulering af samarbejdet mellem tjenestemænd i Generalsekretariatet for Rådet og interesserepræsentanter og punkt V i Europa- Kommissionens arbejdsmetoder.
9 Artikel 7 i Europa-Parlamentets Præsidiums afgørelse af 18. juni 2003 om regler for offentlige høringer, senest ændret den 16. januar 2017.
10 Artikel 35 i Europa-Parlamentets forretningsorden, artikel 8 i Kommissionens afgørelse af 30. maj 2016 om horisontale regler for oprettelse af Kommissionens ekspertgrupper og deres funktion og artikel 4 i Rådets afgørelse om regulering af samarbejdet mellem tjenestemænd i Generalsekretariatet for Rådet og interesserepræsentanter.
11 Artikel 123 i Europa-Parlamentets forretningsorden sammenholdt med generalsekretærens afgørelse af 13. december 2013 om bestemmelserne om adgangskort og - tilladelser til Parlamentets lokaler og artikel 6 i Rådets afgørelse om regulering af samarbejdet mellem tjenestemænd i Generalsekretariatet for Rådet og interesserepræsentanter.
− protektion for arrangementer for registrerede interesserepræsentanter, hvor det er relevant
− medlemsstaternes politiske erklæring om i overensstemmelse med national lovgivning og kompetence frivilligt at anvende konditionalitetsprincippet på møder mellem deres faste repræsentant og deres stedfortrædende faste repræsentant med interesserepræsentanter under deres formandskab for Rådet og inden for de seneste seks måneder, og eventuelle yderligere frivillige foranstaltninger truffet af de enkelte medlemsstater i overensstemmelse med national lovgivning og kompetencer, som begge ligeledes noteres.
BEGRUNDELSE
Forhandlingsprocessen
Kommissionen vedtog sit forslag til en interinstitutionel aftale om et obligatorisk åbenhedsregister den 28. september 2016. Den 27. oktober 2016 udnævnte Europa- Parlamentets Formandskonference sine to forhandlere: Xxxxxx Xxxxxxxxx i hendes egenskab af næstformand i Europa-Parlamentet med ansvar for åbenhed og Xxxxxx Xxxxxx i hendes egenskab af formand for Udvalget om Konstitutionelle Anliggender. Den 15. juni 2016 godkendte Formandskonferencen det mandat, som de to forhandlere havde udarbejdet i samarbejde med kontaktgruppen. Xxxxxxx fastlagde sin holdning den 6. december 2017.
Under forhandlingsprocessen godkendte Europa-Parlamentets Formandskonference også et nyt sæt foranstaltninger med nye åbenhedsværktøjer til medlemmerne af Europa-Parlamentet for at lukke smuthullerne ("New transparency tools for Members of the European Parliament
– Closing the loopholes"), som blev foreslået af Parlamentets to forhandlere til støtte for deres forhandlingsposition. Selv om der blev gennemført tre politiske forhandlingsrunder i løbet af den 8. valgperiode, lykkedes det ikke at få afsluttet processen. Den 2. april 2020 udnævnte Formandskonferencen et nyt forhandlingsteam, nemlig Xxxxxxxx Xxxxxx i hendes egenskab af næstformand i Europa-Parlamentet og Xxxxxx Xxxxxx som repræsentant for Udvalget om Konstitutionelle Anliggender, og bekræftede deres mandat. Forhandlingsprocessen blev genoptaget, og det første politiske møde i den nye valgperiode fandt sted den 16. juni 2020.
Alle institutioner gav udtryk for deres klare ønske om at afslutte forhandlingerne hurtigt. Denne målbevidsthed gjorde det muligt for dem at nå frem til en aftale den 7. december 2020, hvorefter alle tre parter formelt godkendte aftalen den 15. december 2020.
Grænserne for det valgte retsgrundlag
I sin seneste betænkning om ændring af den interinstitutionelle aftale om åbenhedsregistret (2014/2010 (ACI)) krævede Parlamentet, at Kommissionen inden udgangen af 2016 skulle foreslå et obligatorisk register på grundlag af artikel 352 i TEUF. Parlamentet efterlyste også
– inden for rammerne af forslagene om en omfattende reform af traktaterne – indførelse af et særligt retsgrundlag for åbenhedsregistret efter den almindelige lovgivningsprocedure.
Kommissionen fremsatte i sidste ende sit forslag i september 2016 på grundlag af artikel 295 i TEUF – igen i form af en ny interinstitutionel aftale. Et sådant retsgrundlag indebærer visse begrænsninger, eftersom det kun giver institutionerne mulighed for at tilrettelægge deres samarbejde, men ikke indeholder særlig hjemmel til at forpligte tredjeparter, dvs. interesserepræsentanterne selv. Anvendelsen af en sådan ordning på grundlag af artikel 295 i TEUF følger af den beføjelse, som hver enkelt institution har til selvstændigt at organisere sig, og som via begrænsningerne i deres interne organisation gør det muligt at indføre en de facto-forpligtelse for interesserepræsentanterne til at registrere sig for at få adgang til beslutningstagerne. Hver institution er imidlertid underlagt særlige begrænsninger med hensyn til denne fremgangsmåde.
På den ene side er der store variationer mellem de tre underskrivende institutioner hvad angår antallet af ansatte og antallet af folkevalgte medlemmer med et politisk mandat. På den anden side er de underlagt særlige begrænsninger af juridisk karakter. Selv om formanden for Kommissionen i henhold til Lissabontraktatens artikel 17 har udstrakt myndighed over Kommissionens medlemmer, findes der eksempelvis ingen tilsvarende bestemmelser i politiske organer som Parlamentet eller Rådet. Parlamentet insisterede på, at aftalen fuldt ud skulle respektere den konstitutionelle frihed, der er forbundet med medlemmernes mandat.
For at håndtere disse særlige juridiske begrænsninger besluttede forhandlerne derfor at give hver institution mulighed for at forpligte sig til specifikke konditionalitets- og andre åbenhedsforanstaltninger på grundlag af individuelle institutionelle afgørelser, der træffes under fuld overholdelse af deres interne procedurer og de demokratiske processer, der understøtter dem.
Konditionalitet og individuelle afgørelser
Som konsekvens af denne tilgang er aftalen derfor ledsaget af en politisk erklæring, hvori det anerkendes, at de eksisterende konditionalitetsforanstaltninger og supplerende åbenhedsforanstaltninger styrker målet om den koordinerede tilgang og udgør et solidt grundlag for "fortsat at opbygge og forbedre" denne tilgang og yderligere styrke en etisk repræsentation af interesser på EU-plan. De foranstaltninger, der vedtages af hver enkelt institution i deres individuelle afgørelser, bør derfor ses som et grundlag for deres engagement, som de kan bygge videre på. Artikel 14 i aftalen indeholder bestemmelser om en særskilt regelmæssig gennemgang af de gældende konditionalitetsforanstaltninger og et særskilt kapitel i årsberetningen med hensyn til deres anvendelse, hvilket bør gøre det muligt for hver institution at støtte en yderligere udvidelse af sit engagement.
Behov for et stærkt politisk tilsyn
For at sikre en stærk følelse af politisk ejerskab i Parlamentet i forhold til de åbenhedsforanstaltninger, som det vedtager for at gennemføre aftalen, og for at sætte skub i deres udvikling mener ordføreren, at en effektiv gennemførelse af aftalen vil blive fremmet ved et politisk tilsyn fra Parlamentets side. Dette tilsyn bør tage udgangspunkt i de erfaringer, som Udvalget om Konstitutionelle Anliggender har gjort, og dette udvalg bør nedsætte en overvågningsgruppe. Den revisionsproces, der er omhandlet i aftalens artikel 14, kan udformes i nært samarbejde med den næstformand i Europa-Parlamentet, der er ansvarlig for åbenhed.
Et yderligere engagement fra de underskrivende institutioners side
Det skal bemærkes, at målet om en videreudbygning af ordningen i lige høj grad gælder for alle de tre underskrivende institutioner, og at Parlamentet også bør insistere på, at de engagerer sig yderligere og bidrager til udviklingen af registret gennem indførelse af supplerende åbenhedsforanstaltninger. Begge de andre institutioner bør øge deres engagement, f.eks. ved at udvide anvendelsesområdet for konditionalitetsforanstaltningerne til at omfatte supplerende kategorier af tjenestemænd. Parlamentet har under forhandlingerne udvidet sit mandat ved at tilbyde at indføre supplerende åbenhedsforanstaltninger, som skal gennemføres korrekt. Ikke desto mindre må det konstateres, at dette er en kompliceret gennemførelsesproces, fordi ansvaret er placeret hos flere forskellige EP-organer – adskillige gennemførelsesbestemmelser skal vedtages af Præsidiet, mens andre kræver en afgørelse fra ansættelsesmyndigheden, og atter andre i fremtiden muligvis vil kræve en ændring af Europa- Parlamentets forretningsorden.
Supplerende oplysninger fra de registrerede
Den nye aftale præciserer også en række forpligtelser, der påhviler de registrerede for at forebygge interessekonflikter: en forpligtelse til at tage hensyn til de krav og regler, der finder anvendelse på tidligere medlemmer og medarbejdere i institutionerne, en forpligtelse til at offentliggøre økonomiske oplysninger både om klienter og mellemmænd samt specifikke
økonomiske oplysninger, der også kræves af de registrerede, og som ikke repræsenterer kommercielle interesser. En supplerende foranstaltning har til formål at skabe større åbenhed omkring de interesser, som de registrerede forsøger at tilgodese – det drejer sig om den forpligtelse, der påhviler de registrerede til at give flere oplysninger om lovgivningsforslag, politikker og initiativer, som de har interesseret sig for.
Styrkelse af sekretariatet
Med deltagelse af Rådet og generel enighed om finansieringsmekanismen bør sekretariatet have adgang til yderligere ressourcer til at udføre sine opgaver, sikre kvaliteten af de oplysninger, som de registrerede fremlægger, støtte dem i registreringsprocessen og ved ajourføring, gennemgå registreringerne, foretage undersøgelser og yde støtte til de deltagende institutioner. Sammenlignet med nationale ordninger, der forfølger samme mål (f.eks.
HATVP i Frankrig, Register of Lobbying i Irland, Office of the Commissioner of Lobbying i Canada), er sekretariatets ressourcer dog fortsat begrænsede. Såfremt andre institutioner, organer eller agenturer ønsker at tilslutte sig ordningen, hvilket de opmuntres til at gøre, vil dette sandsynligvis medføre et øget pres på ressourcerne.