Aalborg Kommune og
Samarbejdsaftale mellem
Aalborg Kommune og
Aalborg Karneval
for perioden 01.04.2018 – 31.12.2021
Indholdsfortegnelse
2.1. Formål og profil for Aalborg Karneval 5
2.2. Kulturpolitiske mål i Aalborg Kommune 6
2.3. Strategiske målsætninger for aftalen 7
2.4. Aftalens individuelle udviklingsmål 7
3.1. Tilskuddets størrelse og udbetaling 8
3.5. Oplysningspligt, dialog og tilsyn 9
3.5.1. Ledelsesinformation og dokumentation 10
3.6. Sagsbehandling og borgerbetjening 11
Denne aftale er d.d. indgået mellem | ||
Aalborg Kommune, Sundheds- og Kulturforvaltningen, Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx Kommune XXX.XX. DK 29 18 94 20 | og | Aalborg Karneval Xxxxxxxxxxxx 00 9000 Aalborg CVR. NR. DK 74 42 85 17 |
1.2. Aftalens formål
Aftalen fungerer som et dialog- og styringsværktøj i samarbejdet mellem Aalborg Kommune og Institutionen samt internt for hhv. kommune og kulturaktør. Aftalen indgår i kommunens almindelige tilsyn. Når Aalborg Kommune yder tilskud til institutionen, har kommunen pligt til at føre tilsyn med, at tilskuddet anvendes til de formål, hvortil det er udbetalt.
Aftalen tager afsæt i Aalborg Kommunes Kulturpolitik for 2013-2018 og i Institutionens formål og opgave, jf. institutionens vedtægter.
Aftalen skal være med til at fremme og udvikle kulturlivet i Aalborg Kommune og understøtte Institutionens tilbud. Aftalen giver således Aalborg Kommune samt ledelse og bestyrelse i institutionen et fælles afsæt for strategisk planlægning, langsigtede beslutninger og målrettede indsatser på de områder, aftalen omfatter.
Indeværende aftale er en videreudvikling af et mangeårigt samarbejde mellem Aalborg Kommune og Aalborg Karneval
1.3. Den juridiske ramme
Aalborg Karneval er en forening støttet af Aalborg Kommune. Foreningen drives i overensstemmelse mad Aalborg Kommunes administrative forskrift nr. 26.
Aalborg Karneval bor vederlagsfrit til leje i ejendommen ”Sct. Xxxxxxxxxxxx”, Huset i Hasserisgade som er ejet af Aalborg Kommune
1.4. Aftaleperiode
Aftalen mellem Aalborg Kommune og Aalborg Karneval indgås for perioden 01.01.2018- 31.12.2021.
Nærværende aftale forelægges til politisk godkendelse i Aalborg Kommune og i Aalborg Karnevals bestyrelse. Aftalen kan først træde i kraft efter, at den politiske godkendelse foreligger.
Aftalen kan genforhandles, hvis der fx opstår konkrete forhold, som hverken institution eller Aalborg Kommune har indflydelse på. Eksempelvis ved ændringer i lovgivning eller andre bestemmelser eller ved påbud fra stat eller anden myndighed - denne opregning er ikke udtømmende.
Indeværende aftale genforhandles ordinært senest i 3. kvartal 2021.
1.5. Misligholdelse
I tilfælde af misligholdelse af aftalen fra institutionens side kan Aalborg Kommune beslutte at det kommunale tilskud bortfalder. Det betragtes altid som misligholdelse:
• hvis budget og regnskab efter anmodning ikke fremsendes til godkendelse
• hvis virksomhedsplan efter anmodning ikke fremsendes
I særlige tilfælde ved grov eller gentagen misligholdelse kan Aalborg Kommune kræve udbetalt tilskud tilbagebetalt.
2. Udvikling
2.1. Formål og profil for Aalborg Karneval
Aalborg Karnevals formål
Aalborg Karneval har et ideelt sigte og må ikke i sit virke styres af individuelle eller interesseorganisationsbundne økonomiske interesser.
Aalborg Karnevals formål er:
• At udbrede forståelsen af og kendskabet til karnevalets traditioner, historie, musik, universelle karakter og lokale forskelligheder.
• At stille rammer til rådighed for folkekulturel egenaktivitet for børn og unge gennem karneval og andre kulturarrangementer der relaterer sig til årets gang og folkelige traditioner.
• At foreningen gennem afholdelse af karneval skal skabe økonomiske muligheder for, at støtte det brede kulturliv i Aalborg
Aalborg Karnevals vision
Foreningen Aalborg Karneval har de seneste år formået at genetablere egenkapitalen, hvorfor bestyrelsen nu gerne vil arbejde med en ny vision frem mod 2030, som agerer rettesnor for både kommunikation, handlingsplan og arrangementer under Aalborg Karnevals aktiviteter.
Visionen frem mod 2030 er ganske enkel: ”Aalborg elsker Karneval”. Den er ikke et utopisk mål om, at alle skal elske alt ved Aalborg Karneval, men mere at alle elsker noget af karnevalet. De interessentgrupper Aalborg Karneval arbejder med er:
Karnevalisterne Turismeindustrien Aalborg Midtby
Aalborg Kommune & forvaltninger Frivillige og foreninger Erhvervslivet
Byens borgere
Alle interessenter har på hver deres måde en interesse i at der er karneval i Aalborg. Det kan være alt fra fællesskabet, kulturen, musikken, tilskuere, konceptet, karnevalisterne, services, markedsføringsværdien mm. Visionen er derfor et fantastisk redskab til at koble ”hvem” med ”hvad”, således at alle interessentgrupper på sigt får et tættere forhold til Aalborg Karneval og I langt højere grad føler, at karnevalet bidrager positivt i Aalborg.
Således fungerer visionen som rettesnor for handlingsplanen i årene fremover, samtidig med at den skaber en målrettethed i de handlinger, Aalborg Karneval foretager i samspil med interessenterne. For hverken vision eller handlingsplan handler udelukkende om Aalborg Karneval. Både vision og handlingsplan skaber en sammenhængskraft mellem interessenter og Aalborg Karneval, og dermed en platform, hvor vi sammen kan adressere både udfordringer og muligheder og nå længere i fællesskab, end vi hver især kan nå i dag.
Institutionens vedtægter vedlægges aftalen.
Aalborg Kommune skal godkende alle vedtægtsændringer i aftaleperioden.
2.2. Kulturpolitiske mål i Aalborg Kommune
Kulturpolitikken for Aalborg indeholder en række mål og indsatser til fremme af kulturlivet i Aalborg Kommune.
Aalborg Kommunes Kulturpolitik 2018-2022 | ||
Værdier og principper | Målsætninger | Indsatsområder |
- Vilje og vovemod Mangfoldighed - Kort vej - Synlighed - Midlertidighed - Kvalitet i kunst og kultur - Samarbejde - Tværæstetik - Samspil mellem kultur, fritid og sundhed - Talenter og vækstlag - Helhed og vækst | I Aalborg kan man møde alsidig og nyskabende kunst og kultur på højt nationalt og internationalt niveau. Flere skal bruge kulturlivet. Kulturlivet skal involvere flere i at skabe kunst og kultur. | - Åbne og inviterende tilbud - Nye kulturelle udtryk og samarbejder - Kulturlivet i lokale miljøer - Talenter - Vækst i erhvervslivet - Offensive fortællinger |
2.3. Strategiske målsætninger for aftalen
Aftalen mellem Aalborg Kommune og Aalborg Karneval tager afsæt i Aalborg Kommunes politiske mål og i Institutionens formål, og på denne baggrund bygger aftale på følgende fælles strategiske mål:
• Det er fortsat et mål at konsolidere økonomien, således at de kunstneriske aktiviteter kan udvikles og hovedparade kan få et visuelt løft, så publikum oplever andet og mere end ”en fest for unge”.
• Aalborg Karneval vil stadig fokusere på loyalitetsskabende initiativer som del af udviklingen.
• Samarbejdet med partnere, sponsorer og andre foreninger udvikles. Dels for at sikre økonomien og dels for at stimulere interessen for Aalborg Karneval.
• Samarbejdet med egne frivillige intensiveres. Det er en målsætning at mængden af medlemmer i karnevalsforeningen øges, og mængden af egne frivillige øges, så karnevalet i højere grad selv kan varetage diverse opgaver.
• Der arbejdes løbende med en offensiv og positiv fortællestrategi, således at Aalborg Karneval i stigende grad bliver kendt som en væsentlig kunstnerisk, involverende og værdifuld nordjysk event med international rækkevidde.
2.4. Aftalens individuelle udviklingsmål
Aftalens fælles strategiske mål er suppleret i følgende udviklingsmål for aftaleperioden 2018- 2021:
• Det er Aalborg Karnevals mål, at værditilbuddet i loyalitetsarmbåndet udvikles løbende, så der hele tiden kommer mere incitament til at købe loyalitetsarmbånd.
• Det er Aalborg Karnevals mål at 63% af deltagerne i karnevallet har købt et loyalitetsarmbånd når karnevallet afvikles i 2022.
• Konceptet for Kildeparken gentænkes og der udvikles og defineres nye, værdiskabende aktiviteter. Xxxxxxxxx arbejdes der for at udvikle og udvide de områder der tages i brug til det stigenden antal karnevalsdeltagere. Aalborg Karneval undersøger muligheden for at inddrage parkeringsplads og Parkeringshus ved AKKC, Aalborg Hallen, Græsplænen ved Rustenborg og måske Atletik Stadion.
• For at kunne imødekomme de stigende forventninger til egenindtjeningen går Aalborg Karneval i gang med at overveje ændringer i afviklingen af karnevalsugen.
• Det er en klar målsætning for Aalborg Karneval, økonomien omkring Aalborg Karneval løftes, så foreningen kan skabe en samlet omsætning på DKK 20 mio. i 2022, hvor 50% stammer fra de eksisterende arrangementer og resten stammer fra nye aktiviteter, som enten er egne eller andres.
• Børnekarnevalet er en central del af Aalborg Karnevals virke og vil kontinuerligt blive udviklet i samarbejde med lokale, regionale og nationale aktører og gennem et øget samarbejde med skoler og foreninger. Der arbejdes løbende med tiltag i lokale miljøer i form af workshops for lærere, karnevalstema i undervisningen og i DUS-ordninger mm.
• Der forsøges opstartet et nyt langvarigt initiativ i samarbejde med Kulturskolerne i Nordjylland, hvor der til Børnekarnevallet etableres en talentscene for kulturskolernes elever.
• I tæt dialog med Beredskab og Politi vil der løbende blive arbejdet på at styrke sikkerheden ved Aalborg Karnevals forskellige aktiviteter.
• De kunstneriske aktiviteter holdes under løbende udvikling, bl.a. med et nyt tema hvert år. I kontraktperioden er det endvidere et mål at udvikle og afprøve sideaktiviteter som en maskerade, et karnevalsløb, koncerter mm.
Status for udviklingsmålene oplyses i årsberetningerne og ved forespørgsel.
3. Drift
3.1. Tilskuddets størrelse og udbetaling
Byrådet i Aalborg Kommunes har besluttet at tildele institutionen et årligt tilskud for de kommende budgetår. Det kommunale tilskud fordeler sig således:
Aalborg Kommunes driftstilskud til Aalborg Karneval, eks. momsafløftning | |||
2018 | 2019 | 2020 | 2021 |
442.000 kr. | 442.000 kr. | 442.000 kr. | 442.000 kr. |
Det kommunale driftstilskud udmeldes fra Sundheds- og Kulturforvaltningen efter vedtagelse af Aalborg Kommunes flerårsbudget i oktober måned. Udbetalingen sker med opstart første følgende januar.
Aalborg Kommune tilsigter budgetgaranti i aftaleperioden, men Byrådet kan i forbindelse med den årlige budgetplanlægning ændre tilskuddet for kommende år. Dette vil i givet fald medføre en konsekvensrettelse af aftalen. Ændringer i tilskudsbevillingen kan også ske ved anden genforhandling af aftalen.
3.2. Budget og regnskab
Aalborg Karneval skal inden den 1. oktober hvert år indsende et, af minimum registreret revisor, revideret og bestyrelsesgodkendt regnskab til Sundheds- og Kulturforvaltningen. Regnskabet udarbejdes i overensstemmelse med god bogføringsskik.
Da Aalborg Kommune har øremærket en væsentlig del af tilskuddet til børnekarnevalet, ønskes der i det samlede regnskab en tydelig markering af udgifter og indtægter til disse projekter.
Institutionens bogføring og regnskab skal ske under hensyn til institutionens art og foretages i overensstemmelse med god regnskabsskik. Institutionen skal sikre betryggende regnskabs- og kassefunktioner.
Der henvises til Administrativ Forskrift nr. 26.
3.3. Ledelse og bestyrelse
Institutionens daglige leder har ansvaret for den ledelsesmæssige, kulturfaglige og administrative drift af institutionen.
3.4. Personaleforhold
Udgifter til løn, pension og personale omfattes af tilskudsbevillingen og administreres af institutionens daglige ledelse.
Der er ikke fra kommunen fastlagt personalenormering, og antallet og finansieringen af ansatte er alene et forhold mellem institutionens ledelse og bestyrelse, hvis en sådan er tilknyttet institutionen. Øvrige personaleforhold er alene et anliggende for institutionens ledelse og evt. bestyrelse.
3.5. Oplysningspligt, dialog og tilsyn
Aalborg Kommune skal have de informationer fra institutionen, som muliggør, at kommunen kan føre tilsyn med, at tilskuddet er anvendt til formålet, samt information til brug for bevilling af fremtidige tilskud.
Følgende informationer er påkrævet:
• Årsregnskab og årsberetning, skal være Aalborg Kommune i hænde senest den 1. oktober hvert år i aftaleperioden.
• Virksomhedsplan, skal fremsendes til Aalborg Kommune i forbindelse med godkendelse af aftale.
Årsregnskabet skal være revideret og godkendt af bestyrelsen, og årsberetningen skal tage udgangspunkt i regnskabet, virksomhedsplanen og i samarbejdsaftalen med kommunen. Det skal fremgå af årsberetningen, hvor langt institutionen er nået med virksomhedsplanens mål, og hvorvidt vilkårene for kommunens tilskud er opfyldt samt det økonomiske resultat (herunder status, evt. budgetoverførelser, bemærkninger mm.). Årsberetningen danner grundlag for temadrøftelse i Sundheds- og Kulturudvalget samt for forhandling af aftalen.
Institutionen skal fremsende en virksomhedsplan i forbindelse med politisk behandling af denne aftale. Virksomhedsplanen skal understøtter foreningens formål og redegøre for aktuelle og konkrete tiltag, fremtidsplaner og visioner mm. Virksomhedsplanen skal foreligge inden politisk godkendelse af samarbejdsaftalen.
Herudover kan Aalborg Kommune - til enhver tid - anmode institutionen om alle de oplysninger, som er nødvendige efter Aalborg kommunes vurdering.
3.5.1. Ledelsesinformation og dokumentation
Institutionen skal i årsberetningen oplyse institutionens nøgletal for udvikling i egne aktiviteter og besøgstal.
3.5.2. Kontaktperson
Sundheds- og Kulturforvaltningen udpeger en kontaktperson, hvortil institutionen altid kan rette henvendelse vedr. dialog, sparring, rådgivning mm.
Kontaktpersonen varetager også den almindelige opfølgning på aftalen samt det kommunale tilsyn af det kommunale driftstilskud.
Der er formaliserede møder mellem repræsentanter fra Sundheds- og Kulturforvaltningens ledelse og institutionens ledelse.
Institutionen er i dialog med Sundheds- og Kulturudvalget efter aftale – fx ved temamøder, ved forhandling af aftale eller ved behov.
3.6. Sagsbehandling og borgerbetjening
Institutionen skal følge god forvaltningsskik ved sagsbehandling og i relation til brugere og borgere.
4. Underskrift
Aftalen er indgået og underskrevet den 2018 af:
For Aalborg Karneval: | For Aalborg Kommune: | |
Bestyrelsesformand Xxxxx Xxxxx | Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxx | |
Daglig leder Xxxxxxx Xxxxxxx | Direktør Xxxxx Xxxxxxxxx |
Bilag
Alle aftaler vedlægges:
• Aalborg Kommunes Administrative forskrift nr. 26.
• Aalborg Karnevals Handlingsplan
• Institutionens vedtægter