Vilkår for statslige kunder
i private lejemål
Det er en af Bygningsstyrelsens hovedopgaver at levere funktionelle og attraktive samt omkostnings- og energieffektive kontorlokaler til kunderne.
Styrelsen løser denne opgave ved at udleje lokaler i statens ejendomme, gennem moderniseringer, nybyggeri og ved videreformidling af privatejede kontor- og arkivlejemål – i daglig tale ”private lejemål”.
Bygningsstyrelsens opgaver og ydelser er forskellige afhæn- gigt af, om kunden bor i en statsejendom eller et privat lejemål. Som ejendomsvirksomhed er det altid Bygningsstyrel- sens målsætning at levere lokaleløsninger, der skaber merværdi for kunden, så kunden kan koncentrere sig om sine kerneopgaver.
Her er et overblik over vilkårene for statslige kunder, der bor til leje i private lejemål.
Vilkårene for kunder i statsejendomme er beskrevet i
Kunden kan selv indgå aftaler om:
• Separate P-pladser
• Datacentre
• Midlertidige lejemål af helt kort varighed
• Kontorhoteller
• Blandede lejemål, hvor kontor/arkiv udgør en mindre del.
Bygningsstyrelsen indgår på statens vegne lejekontrakter med de private udlejere af kontor- og arkivejendomme i hele landet, idet Bygningsstyrelsen har de kompetencer, viden og erfaringer, som skal til for at forhandle optimale lejekontraktvilkår bl.a. i forhold til husleje, bindingsperio- der, vedligeholdelsesforpligtelser og lejeregulering.
Bygningsstyrelsen er således kontraktpart i forhold til den private udlejer og administrerer lejekontrakten på statens vegne. Kunden er bruger af lejemålet og indgår en brugeraftale med Bygningsstyrelsen. Vilkårene i brugeraftalen mellem Bygningsstyrelsen og den statslige bruger af lejemålet svarer til vilkårene i lejekontrakten mellem Bygningsstyrelsen og den private udlejer.
For at dække omkostningerne til administration af lejekontrakten opkræver Bygningsstyrelsen ud over lejen et administrationsgebyr hos kunden. Administrationsge- byret dækker både den løbende administration og bistand ved større opgaver i forbindelse med nylokalise- ringer og fraflytninger, men ikke omkostninger til eksterne rådgivere, så som tekniske rådgivere eller advokatbi- stand, jf. nedenfor.
Administrationsgebyr i private lejemål
Bygningsstyrelsen administrerer i alt ca. 1,3 mio. m2 i private lejemål og OPP-ejendomme, som anvendes af statslige brugere. Bygningsstyrelsen opkræver et administrationsgebyr, som afhænger af den til enhver tid gældende årsleje ud fra følgende systematik.
Basisbetaling i private lejemål (kr. årligt)
Basisbetalingen, som afhænger af den til enhver tid pr. 1. januar gældende årsleje, udgør:
0 - 24.999..............................................................1.260
25.000-99.999.......................................................3.780
100.000-249.999....................................................6.300
250.000-999.999..................................................18.900
1.000.000-2.499.999............................................31.500
2.500.000-9.999.999............................................63.000
Over 10.000.000 126.000
Ved opsigelse eller delvis opsigelse, nye lejemål eller tillæg til lejekontrakten samt ved væsentlige ændrin- ger i øvrigt foretages en forholdsmæssig beregning for året. Administrationsbidraget reguleres årligt hver
1. januar med udviklingen i forbrugerprisindekset. Bygningsstyrelsen modtager oplysning herom fra Fi- nansministeriet. Reguleringen meddeles ikke særskilt, men vil fremgå af huslejeopkrævningen fra Bygnings- styrelsen.
Gebyr beregnet af drifts- og forbrugsregnskaber
Ud over opkrævning af administrationsgebyr beregnet i henhold til basisbetalingen, opkræves 1,5 % i gebyr af beløb betalt på drifts- og forbrugsregnskaberne. Dette gebyr vil blive opkrævet i forbindelse med fakturering i henhold til det pågældende regnskab.
Kontraktforhandling
Når der skal indgås kontrakt om et privat lejemål, forhandler Bygningsstyrelsen i dialog med kunden lejekontraktvilkårene på plads med den private udlejer. Bygningsstyrelsen fremsætter endvidere krav til byg- ningens energimærke i henhold til cirkulære om energi- effektivisering i statens institutioner (energicirkulæret).
Af væsentlige økonomiske og øvrige lejevilkår, som søges optimeret, er bl.a.:
• lejens størrelse
• uopsigelighedslængde (bindingsperioden, hvori lejemålet ikke kan opsiges)
• størrelsen af en årlig lejeregulering
• vilkår for evt. markedslejevurdering
• fordelingen af vedligeholdelses- og fornyelsesfor-
pligtelsen i lejemålet
• arten af udgifter i driftsregnskabet mv.
• mulighed for partiel opsigelse og udvidelse af lejemålet
• forpligtelser i forbindelse med fraflytning.
Bygningsstyrelsen underskriver kun lejekontrakt efter aftale med og accept fra kunden. Er der behov for, at lejekontrakten forelægges Folketingets Finansudvalg, underskrives kontrakten med forbehold. Bygnings- styrelsen udarbejder aktstykket, indhenter kundens accept samt sørger for forelæggelsen.
I mange tilfælde vil der være behov for at foretage en større eller mindre ombygning, for at lejemålet opfylder kundens behov. Som udgangspunkt vil Bygningsstyrel- sen her anbefale, at kunden benytter en ekstern lejerrådgiver. Ofte vil der være mulighed for at trække på Bygningsstyrelsens rammeaftale, hvor ydelsen er konkurrenceudsat. Det er kunden selv, der er ansvarlig for at indgå aftalen med rådgiver.
Lejerrådgiveren vil, mod honorar betalt af kunden, hjælpe med at udarbejde en kravspecifikation, som forelægges udlejer. Når der foreligger en gennemarbejdet kravspeci- fikation som grundlag for ombygningen, er udlejer derigennem kontraktmæssigt forpligtet til at aflevere et ombygget lejemål, som opfylder kundens behov og ønsker.
Bygningsstyrelsen deltager i nødvendigt omfang i styregruppemøder i større/komplicerede sager samt sørger i samarbejde med lejerrådgiveren for, at eventu- elle uenigheder om kvaliteten af lejemålets afleverings- stand, økonomi og afleveringstidspunkt afklares med udlejer.
Bygningsstyrelsen deltager som udgangspunkt i afleveringsforretningen sammen med en evt. lejerrådgi- ver og udlejer for at sikre, at lejemålet overtages som aftalt, og at der er aftalt en proces for udbedring af eventuelle mangler. I mindre lejemål kan kunden i nogle tilfælde selv modtage lejemålet efter rådgivning og drøftelser med Bygningsstyrelsen.
Finansieringsmuligheder for ombygninger i private lejemål
Finansieringsmodellen for ombygninger i private lejemål fastlægges i forhandling med den private udlejer. Det endelige finansieringsmodel afhænger således af, hvad udlejer kan acceptere i det pågæl- dende lejemål, fx:
• huslejeforhøjelse
• tidsbegrænset tillæg til huslejen
• længere bindingsperiode (evt. suppleret af kontantfinansiering i tilfælde af fraflytning)
• kontantfinansiering (fx af særinstallationer).
Varetagelse af ret- tigheder og pligter
I lejemålets løbetid sørger Bygningsstyrelsen for, at kundens rettigheder og pligter overfor udlejer overhol- des, fx at der sker rettidig betaling af huslejen, og at kunden ikke betaler mere, end der er aftalt i kontrak- ten. Med udgangspunkt i lejekontraktens vilkår kontrollerer og kvalitetssikrer Bygningsstyrelsen først og fremmest:
• årlige huslejereguleringer
• evt. varsling af forbedringslejeforhøjelser
• regulering af depositum
• regulering af skatter og afgifter
• varmeregnskaber/forbrugsregnskaber
• driftsregnskaber.
Bygningsstyrelsen orienterer kunden, hvis der er forhold, der ikke kan godkendes og gør indsigelser over for udlejer.
Forhandling og gen- forhandling af vilkår og aftaler
I lejemålets løbetid kan der være behov for, at Bygnings- styrelsen i tæt dialog med kunden forhandler aftaler og vilkår på plads med udlejer. Det kan fx være i forbindelse med, at kunden får behov for mere eller mindre plads, og dette kan løses ved at opsige dele af lejemålet eller leje ekstra lokaler i samme ejendom.
Hvis kunden fx har ønske om at modernisere lokalerne eller opgradere lejemålets køkkenfaciliteter fra anretter- til produktionskøkken, skal arbejderne typisk finansieres af et huslejetillæg. I samråd med kunden varetager Bygningsstyrelsen forhandlingerne med udlejer og sikrer, at finansieringen sker på markedskonforme vilkår.
Som led i genforhandlinger afsøger Bygningsstyrelsen mulighederne for energieffektivisering, jf. energicirkulæ- ret, herunder konvertering af olie og gas til anden opvarmningskilde, hvor det er muligt.
Forhandling i forbindelse med markedsleje-
regulering
Hvis erhvervslejemarkedet og lejeniveauet udvikler sig i nedadgående retning, tager Bygningsstyrelsen initiativ til at forhandle en eventuel nedregulering af lejen med udlejer. Xxxxxxx udlejer lejestigning, indleder Bygningsstyrelsen forhandlinger med udlejer for så vidt muligt at sikre, at den varslede leje er rimelig, og at lejevilkårene i øvrigt afspejler markedet.
Hvis en sag om huslejenedsættelse eller -stigning indbringes for Boligretten, afholder kunden udgifterne til sagens førelse, herunder advokatsa- lær og evt. øvrige sagsomkostninger.
Betaling af husleje i private lejemål
Den private udlejer fremsender faktura, som bliver kontrolleret af Bygningsstyrelsen iht. kontraktgrund- lag. Bygningsstyrelsen udsteder løbende faktura på baggrund af kontraktgrundlaget til lejer.
Lejen bliver reguleret hvert år i henhold til lejekon- trakt, som hovedregel efter nettoprisindekset.
Såfremt kunden oplever tekniske eller driftsmæssige udfordringer med lejemålet, som udlejer ikke vil påtage sig ansvaret for at udbedre, selvom kunden mener, at det er udlejers forpligtelse, kan kunden kontakte Bygningsstyrelsen via Bygningsstyrelsens Serviceportal. Bygningsstyrelsen bistår da med at vurdere, hvem der ifølge lejekontrakten har forpligtelsen til at foretage udbedring – udlejer eller lejer selv.
Såfremt Bygningsstyrelsen vurderer, at det er udlejers forpligtelse, tager Bygningsstyrelsen kontakt til udlejer med henblik på at få afdækket problemstillingen og etablere et samarbejde omkring løsning af udfordrin- gerne.
Bygningsstyrelsen sikrer, at bestemmelserne vedrørende de private lejemål i Cirkulære om energieffektivisering i statens institutioner (energicirkulæret) overholdes og forhandler med udlejer om energioptimering af lejemålet. Dette gælder i forbindelse med indgåelse, forlængelse og genforhandling af lejekontrakter såvel som i lejemå- lets løbetid. I lejemålets løbetid indsamler Bygningsstyrel- sen energimærker for de lejemål, hvor udlejer er forpligtet til at udarbejde et revideret energimærke.
Bygningsstyrelsen er ligeledes behjælpelig med at afdække eventuelle kompensationsmuligheder for gener, som kunden oplever i forbindelse med udfordringerne. Ved omfattende problemer vurderer Bygningsstyrelsen i samarbejde med kunden, om der er behov for ekstern bistand fra en lejerrådgiver.
Såfremt forpligtelsen til at udbedre udfordringerne ligger hos lejer selv, er det kundens lokale aftaleforhold, som afgør, hvordan udbedringerne foretages. Dette kan fx ske gennem Statens Facility Management løsning, hvis kunden er omfattet af denne.
Bygningsstyrelsen arbejder løbende på at indgå aftaler med private udlejere og kunder om at overvåge energi- forbruget via fjernaflæsning. Denne overvågning kan styrke dialogen med udlejere om potentialer ved energioptimeringer – både ift. bygningens drift og mere omfattende renoveringer. Overvågning af energiforbruget muliggør desuden en hurtig reaktion på afvigende forbrug og giver Bygningsstyrelsen et værktøj til rådgiv- ning af kunderne om energibesparende adfærd.
Cirkulære om energieffektivisering i statens institutioner
Regler og krav til energioptimeringstiltag i både stats- og privatejede ejendomme er fastlagt
i Cirkulære om energieffektivisering i statens institutioner. Cirkulærets formål er at fremme energieffektiv adfærd i statslige institutioner og at sikre en energieffektiv drift og vedligehold- else af de bygninger, som staten ejer og lejer.
Særligt relevant er §7 stk. 2, hvor der er fastsat et krav til energibesparelser på mindst 10 pct.
i 2030, set i forhold til energiforbruget i 2020, hvilket blandt andet gælder for alle statens private lejemål.
Ligeledes er der i § 15 skt. 1 fastsat et krav om, at staten i forbindelse med indgåelse, forlængelse eller genforhandling af lejekontrakter i privatejede bygninger eller dele af privatejede bygninger, skal stille krav om, at bygningen som minimum opfylder de mindstekrav til energimæssig ydeevne, der følger af Bygningsreglements krav til renovering- sklasse 2 – hvilket svarer til et energimærke B.
Udfasning af olie- og gasfyr
Regeringen har besluttet, at individuelle olie- og gasfyr udfases hurtigst muligt, og at det offentlige skal gå forrest.
For private lejemål, som benyttes af statslige institutioner, afsøges muligheden for udfasning af fossil opvarmning i dialog med udlejer, men en beslutning om udfasning af et evt. olie- el- ler gasfyr, kan først besluttes efter en konkret forhandling med den private udlejer.
Bygningsstyrelsen har lagt en plan for, hvordan dialogen med udlejerne af de ejendomme, der er opvarmet med olie eller gas, skal gennemføres. Når de konkrete konverteringer er forhandlet på plads med de private udlejere, vil et tillæg til lejekontrak- ten skulle godkendes af bygningens bruger. Kon- verteringen vil forventeligt være forbundet med en længere bindingsperiode eller en huslejestigning.
Hvis kunden ønsker helt eller delvist at opsige sit lejemål, sørger Bygningsstyrelsen for at koordinere sagen i forhold til udlejer. Som kontraktholder opsiger Bygnings- styrelsen lejemålet efter at have modtaget rettidig anmodning fra kunden. Medmindre andet er aftalt i brugeraftalen, skal opsigelse være Bygningsstyrelsen i hænde senest 5 arbejdsdage før opsigelsesvarslet i lejekontrakten med den private udlejer.
Hvis kunden ønsker en delvis opsigelse, afklarer Bygningsstyrelsen, om det er muligt – enten i følge kontraktvilkårene eller efter konkret forhandling med udlejer. I givet fald indgår Bygningsstyrelsen aftale med udlejer og sørger for, at kontraktforholdene formelt bringes på plads ved et tillæg til lejekontrakten.
Aflevering af lejemålet
Alt afhængigt af kontraktens vilkår vurderes det fra sag til sag, hvordan fraflytningen bør håndteres. Fx kan det i nogle tilfælde være gavnligt at afholde et før-flyttesyn sammen med udlejer for at forventningsafstemme og aftale, hvilke tiltag der er nødvendige for at aflevere lejemålet i overensstemmelse med kontrakten. Byg- ningsstyrelsen deltager sammen med kunden og udlejer i et eventuelt før-flyttesyn og i det endelige flyttesyn.
Bygningsstyrelsen kontrollerer og vurderer rimeligheden af udlejers efterfølgende flytteopgørelse i forhold til de kontraktlige forpligtelser og forhandler pris og evt. uenigheder med udlejer. Hvis en evt. tvist om udlejers krav ved fraflytning ikke kan løses uden en domstols medvirken, afholder kunden udgifterne til sagens førelse, herunder advokatsalær og evt. øvrige sagsomkostninger.
Aflæsning og afmelding af forsyning
Målere aflæses under flyttesyn, hvor det er muligt. Når kunden selv har indgået tilslutningsaftaler med forsy- ningsselskaber (el, vand og varme og lign.), er det kundens eget ansvar at aflæse forbrugsmålere og afmelde forsyningsaftalerne samt at opsige eventuelle andre servicekontrakter vedr. lejemålet, som kunden måtte have indgået.
I flerbrugerejendomme, hvor forbrugsudgifter fordeles ud fra en fordelingsnøgle, opgøres forbruget på flyttedatoen og afregnes i henhold til den aftalte fordelingsnøgle.
Afregning af depositum samt drifts- og forbrus- regnskaber
Efter afregning af flytteopgørelsen afregner Bygningssty- relsen depositum med udlejer og returnerer et evt. restbeløb til kunden. Udlejer kan i nogle tilfælde tilbage- holde et beløb til evt. efterbetaling af forbrugs- og driftsregnskab. Der kan gå op til 1,5 år, før afregning af forbrugs- og driftsregnskab er afsluttet på grund af afslutning af forskellige regnskabsår.
Kontakt
Opsigelser af brugeraftaler i privatejede lejemål
XxxxxXXX-xxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx
Øvrige henvendelser Xxxxx@xxxxx.xx T 4170 1000
København
Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxx 00 0000 Xxxxxxxxx V
Skanderborg
Xxxxxx Xxxxxxxx Vej 9A
8660 Skanderborg November 2023