Indledning
Indkøbsfællesskabet Mercantec |
Tilbudsindhening |
Mercantec Februar 2022
Indledning
Indkøbsfællesskabet Mercantec inviterer hermed på vegne af Xxxxx Xxxxx, Den Jydske Haandværkerskole og Mercantec tilbudsgivere til at give tilbud på levering af forbrugsartikler.
Dette er et genudbud.
Ordregiver
Ordregiver af nærværende udbud er:
Indkøbsfællesskabet Mercantec
H.C. Andersens Vej 9 8800 Viborg
Kontaktperson:
Xxxxxxxx Xxxxxxx Indkøbsansvarlig
Opgavebeskrivelse
Mercantec udbyder rammeaftaler på levering af forbrugsartikler jfr. Bilag A. Se listen over de deltagende uddannelsesinstitutioner i Bilag B.
Der indgås en rammeaftale med hver enkelt uddannelsesinstitution.
Det er vigtigt for de deltagende skoler aktivt at leve op til FN’s verdensmål. Produkterne skal således i højest mulig grad være bæredygtige eller miljøskånsomme.
Kontraktstart er 1. januar 2022
Kontraktens længde er 2 år med mulighed for i alt 12 måneders forlængelse, således at den samlede aftalelængde maksimalt kan blive 36 måneder.
Værdien af de enkelte rammeaftaler er anslået i Bilag B.
Udbudsmateriale
Udbudsmaterialet består af:
- Nærværende udbudsmateriale
- Bilag A forbrugsoversigt
- Bilag B Oversigt over deltagende institutioner
- Bilag C Rammeaftale
- Bilag D tilbudsliste
- Bilag E Tro og Love erklæring
- Bilag F Sociale Klausuler
Spørgsmål
Tilbudsgiver opfordres til at stille spørgsmål, såfremt der er tvivl om forståelsen af krav eller til udbudsmaterialet i øvrigt.
Alle henvendelser og spørgsmål vedr. tilbuddet skal ske skriftligt pr. e-mail til: Xxxxxxxx Xxxxxxx
Med emnet: ”Spørgsmål – Rammeaftale Forbrugsartikler”
Spørgsmål modtaget senest den 25. februar 2022 kl. 12.00 vil blive besvaret senest 04-03-2022. Spørgsmål modtaget efter dette tidspunkt vil ikke blive besvaret.
Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form løbende blive tilsendt tilbudsgivere. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet.
Betingelser for deltagelse i udbuddet
Tilbudsgiver bedes fremsende nedenstående materiale sammen med tilbuddet:
- Udfyldt og underskrevet Xxx og Love erklæring om, at virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til offentlige jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af maj 1997 (Bilag E)
- Udfyldt og underskrevet erklæring om, hvorvidt tilbudsgiver har eller vil ansætte elever/erhvervsuddannelsespraktikanter, evt. i delaftale (Bilag F Sociale klausuler)
Det er et krav, at tilbudsgiver har ansat eller vil ansætte elever/erhvervsuddannelsespraktikanter, evt. i delaftale. En uddannelsesaftale i delaftale vil sige, at der kan laves en uddannelsesaftale for et antal måneder.
Mercantec forbeholder sig ret til at afvise tilbud, som ikke er vedlagt ovenstående materiale.
Tildelingskriterier
Tildelingskriteriet er ”pris og kvalitet”.
Kontrakt vil blive indgået med den leverandør der leverer det økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet nedenstående underkriterier med angivelse af vægtning lægges til grund for tilbudsvurderingen.
Pris 60%
kvalitet 40%
Underkriterier:
Tilbuddene vil i samråd med indkøbsfællesskabets brugergrupper blive vurderet på baggrund af den samlede score i forhold til nedenstående underkriterier.
Underkriteriet Pris:
Tilbudsgiver skal angive sine priser i bilag D – Tilbudslisten. Indkomne bud gives point efter en en retlinet interpolartion.
Dvs. at billigste pris gives 10 point og næstbilligste gives point efter følgende formel (Billigste ganges med næstbilligste divideret med 10)
Hvis der i tilbudslisten er angivet en reference til et mærke, skyldes det, at det ikke er muligt for Ordregiver på anden måde at beskrive varens egenskaber. Brug af referencen er derfor alene af beskrivende karakter, hvorfor der kan afgives tilbud med det nævnte mærke eller andre mærker med tilsvarende egenskaber.
Underkriteriet kvalitet
Den bedste vurdering opnås såfremt tilbudsgiver udelukkende byder med certificerede produkter, der afspejler tilbudsgivers ønske om at være bæredygtig ansvarlig.
Det vægter positivt at tilbudsgivers produktvalg afspejler den overordnede strategi, som ordregiver har for mest mulig bæredygtighed. Dette indebærer mest mulig genbrug af eksisterende beholdere og dispensere.
Det vægter ligeledes positivt, at tilbudsgiver tilbydes incitamenter for reduktion i leveringer. Redegør venligst kort for valget af tilbudte produkter, herunder hvilken certificering der benyttes.
Det vægtes positivt, at der tilbydes konsulentbesøg samt udvikling/udskiftning af produkter, der medfører reduktion i omkostningerne.
Fleksibilitet i levering – redegør venligst for logistik setup.
Ordregiver er indstillet på at arbejde på færre antal leveringer, hvis der tilbydes et incitament herfor. Ordregiver er ikke forpligtet til at indgå kontrakt, på baggrund af de indkomne tilbud.
Forbehold
Tilbud skal afleveres uden forbehold
Lovgivning og påbud
Leverandøren skal i forbindelse med alt arbejde for Mercantec overholde gældende lovgivning, herunder men ikke begrænset til miljølove og Arbejdsmiljøloven. Leverandøren skal endvidere efterkomme evt. påbud, henstillinger og/eller anvisninger fra Arbejdstilsynet.
Ansvar
Leverandøren skal holde Mercantec skadesfri for ethvert krav, som hidrører fra leverandørens misligholdelse af kontrakten eller leverandørens ansvarspådragende handlinger i øvrigt. Leverandøren hæfter fuldt ud for dets medarbejdere og evt. underleverandører.
Leverandøren skal svare erstatning for alle skader, som leverandøren eller dets medarbejdere og evt. underleverandører måtte forvolde på personer samt privat eller offentlig ejendom under arbejdets udførelse.
Forsikring
Leverandøren er forpligtet til at være dækket af forsikring i relation til de under ovenstående Ansvar anførte situationer, f.eks. i form af en erhvervs- og produktansvarsforsikring. Derudover skal leverandøren have tegnet lovpligtig arbejdsskadeforsikring.
Leverandøren skal holde biler og materiel behørigt forsikret. Leverandøren bedes vedlægge kopi af forsikringen.
Aflevering af tilbud
Tilbud skal afleveres i 2 eksemplarer, hvoraf et tilbud skal være underskrevet originaleksemplar.
Tilbud bedes afleveret i lukket emballage indeholdende det samlede tilbud (original, kopi, mm.) og mærkes tydeligt med flg. tekst:
Mercantec
att.: Xxxxxxxx Xxxxxxx Indkøbsansvarlig
H.C. Andersens Vej 9 8800 Viborg
Mærket: ”Tilbud på rammeaftale forbrugsartikler– Må ikke åbnes”
Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse eller pr mail senest den 18-03-2022 kl. 12.00.
Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil blive udelukket fra vurdering. Det er alene tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt.
Indholdet af tilbuddet forbliver uåbnet og fortroligt indtil udløbet af den fastsatte frist. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud.
Vederlag, betaling og fakturering
Tilbudspriser skal afgives i DKK inkl. samtlige afgifter og gebyrer, dog eksl. moms
Regulering af vederlag kan finde sted 1 år efter kontraktstart.
Vederlag reguleres i henhold til Danmarks statistiks Producentprisindeks for tjenester.
Betalingsbetingelsen er løbende måned + 30 dage efter korrekt modtaget faktura. Mercantec modtager alene elektroniske fakturaer.
Mercantec udbeder sig faktura på månedsbasis.
Vedståelsesfrist
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud 3 mdr. fra tilbudsfristen.
Tidsplan
Forbrugsartikler, indkøbsfællesskabet Merccantec | |
Tidsplan | |
11-02-2022 | Offentliggørelse af udbud |
25-02-2022 | Frist for spørgsmål |
04-03-2022 | Svar på indkomne spørgsmål |
18-03-2022 | Frist for indlevering af tilbud |
25-03-2022 | Tildeling |
14-04-2022 | Underskrift af aftale |