Digital underskrift af aftaler i e-Boks
e-Boks A/S Tel.: x00 0000 0000
Digital underskrift af aftaler i e-Boks
De fleste kunderelationer bygger på aftaler eller kon- trakter. Kontrakter er fundamentet for mange orga- nisationers virke, men de er også besværlige og administrativt tunge at håndtere, fordi de skal sendes fysisk rundt mellem parterne for at blive underskre- vet. Arbejdsgangene omkring kontraktindgåelse er derfor ofte komplicerede og kræver mange ressour- cer i sagsbehandlingen.
Gør underskrifterne digitale og spar penge Digitale underskrifter i e-Boks sikrer et effektivt kom- munikationsflow. Din organisation sparer ikke alene penge på porto. I frigør også betydelige ressourcer, som tidligere var bundet i administrative procedurer. Sagsbehandlingen bliver langt hurtigere, og I kan indhente underskrifter på alle tidspunkter af døgnet. I forbedrer jeres kundeservice, idet underskriverens kopi af aftalen automatisk ligger i e-Boks. Desuden er digitale underskrifter papirbesparende og dermed en miljøvenlig løsning.
Norske erfaringer viser, at digitaliseringen af under- skrifter nedbringer sagsbehandlingstiden fra 17 til blot 1-2 arbejdsdage.
Sådan fungerer løsningen
Løsningen kan sammenfattes i fem lette trin.
1. Virksomheden eller organisationen sender kontrakten eller aftalen til e-Boks, når den er klar til underskrift.
2. e-Boks meddeler underskriveren via e-mail,
at der nu ligger et dokument klar til underskrift.
3. Underskriveren åbner e-Boks, hvorfra der
er adgang til dokumentet, som underskrives ved hjælp af NemID. Underskriveren har også mulighed for at afvise underskrift af dokumentet.
4. Det underskrevne dokument arkiveres i e- Boks, hvor underskriver altid kan finde det.
5. Når dokumentet er underskrevet eller afvist, modtager afsenderen en kvittering fra e-Boks. e-Boks tilbyder at opbevare underskrevne dokumenter i et særskilt arkiv eller returnere dem til virksomheden via de eksisterende snitflader.
AFSENDER
UNDERSKRIVER
1
5
• Afsender modtager kvittering for underskrift
• Det underskrevne dokument sendes tilbage til afsender via eksisterende snitflader
• Adgang til underskrevne dokumenter via portal
2
Det underskrevne dokument arkiveres i underskriverens e-Boks
Underskriveren skriver dokumentet under i e- Boks med NemID
4
3
KONTRAKTEN
Mulighederne er mange
Anvendelsesmulighederne for at underskrive kon- trakter og andre aftaler digitalt i e-Boks er mange.
Få effektive arbejdsgange i forbindelse med f.eks.:
• Låneaftaler
• Leverandøraftaler
• Ansættelseskontrakter
• Lejekontrakter
Plug ’n play
Når din organisation vælger at tilbyde digital under- skrift i e-Boks, betaler I et oprettelsesgebyr, et årligt abonnement samt en pris pr. underskrevet dokument. Den samlede omkostning vil for de fleste organisa- tioner være markant lavere end alternativet i form af fysiske dokumenter og manuel administration.
For at blive klar til at bruge digital underskrift i e- Boks skal din organisation tilrettelægge de interne administrative processer for underskrift af doku- menter, så de passer til det nye flow. Hvis I allerede leverer dokumenter til e-Boks, er snitfladerne etableret, hvilket næsten gør digital underskrift af dokumenter i e-Boks til en ’plug ’n play’ løsning, der er hurtig at komme i gang med.
Fordele for afsender
• Besparelse på forsendelse på mere end 80 % i forhold til fysisk post
• Markant effektivisering af administrative procedurer
• Hurtig responstid og sikkerhed for levering til underskriver
• Forbedret kundeservice og kundeoplevelse
• Mulighed for arkiv for afsenders kopi af underskrevne dokumenter
• Minimal integrationsopgave