DATABEHANDLERAFTALE
DATABEHANDLERAFTALE
Aftale omkring behandling af persondata December 2022 – Version 2.0
Udarbejdet af: Xxxxxxx Gruppen A/S på vegne af: Xxxxxxx EL A/S, CVR nr.: 73 28 93 19
Xxxxxxx Xxxxx A/S, CVR nr.: 74 78 36 19
Jansson Kommunikation A/S, CVR nr.: 23 45 27 15
IFACT A/S, CVR nr.: 42 07 38 06
AFTALEN
Denne databehandleraftale (Aftalen) er er et tillæg til den indgåede kontrakt mellem kunden (Dataansvarlig) og Jansson Gruppen A/S eller associeret selskab (Databehandler) og er gæl- dende for de i kontrakten beskrevne produkter og ydelser.
Databehandleraftalen definerer Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige og er i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyt- telses-forordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger
Dataansvarlig og Databehandler der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske per- soners grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 5
4. Databehandleren handler efter instruks 5
7. Anvendelse af underdatabehandlere 7
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 8
9. Bistand til den dataansvarlige 9
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden 10
11. Sletning og returnering af oplysninger 10
12. Revision, herunder inspektion 11
13. Parternes aftale om andre forhold 11
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren 12
Bilag A Oplysninger om behandlingen 13
Bilag B Underdatabehandlere 15
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 16
Bilag D Parternes regulering af andre forhold 19
1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af ydelser og tjenester behandler databehandleren per- sonoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Be- stemmelser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, her- under om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategori- erne af registrerede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af un- derdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.
10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandle- ren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlings- grundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
4. Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemssta- ternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvar- lige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Be- stemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbe- stemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
5. Fortrolighed
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktions- beføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbe- stemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødven- dig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
1 Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelse skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databe- handleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsom- kostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers ret- tigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og friheds- rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og ro- busthed af behandlingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personop- lysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effekti- viteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behand- lingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvar- lige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen ud- gør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes over- holdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren alle- rede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forord- ningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som da- tabehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
7. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesfor- ordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den data- ansvarlige.
Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underda- tabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om even- tuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehand- lere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede under- databehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke be- handlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
3. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehand- leren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databe- skyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som mi- nimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og data- beskyttelsesforordningen.
4. Underdatabehandleraftaler og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommer- cielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabe- handleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
5. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvar- lige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gæl- dende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af under- databehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandle- ren.
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisati- oner må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyt- telsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandle- ren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underret- ning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tred- jeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tred- jeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tred- jeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Be- stemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som om- handlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
9. Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltnin- ger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordnin- gens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registre- rede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den regi- strerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af person- oplysninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på au- tomatisk behandling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behand- lingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den da- taansvarlige med:
a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt se- nest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til Datatilsynet eller anden kompetente tilsynsmyn- dighed, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikker- heden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsret- tigheder
b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettighe- der
c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en ana- lyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre Datatilsynet eller anden kompe- tente tilsynsmyndighed, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i man- gel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltnin- ger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den data- ansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndig- hed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmel- delse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er mu- ligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt katego- rierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er rele- vant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
11. Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databe- handleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver op- bevaring af personoplysningerne.
2. Følgende regler i EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbeva- ring af personoplysningerne efter ophør af tjenesterne vedrørende behandling af per- sonoplysninger:
a. Vi er påkrævet til at opbevare oplysninger jf. logningsbekendtgørelsen og Bogføringsloven efter Databehandler aftalens ophør.
Databehandleren forpligter sig til alene at behandle personoplysningerne til de(t) for- mål, i den periode og under de betingelser, som disse regler foreskriver.
12. Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdel- sen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder in- spektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er be- myndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databe- handleren og underdatabehandlere er nærmer angivet i Bilag C.7.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lov- givningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehand- lerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
13. Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behand- ling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestem- melser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den re- gistreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databe- skyttelsesforordningen.
14. Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne er gældende mellem Parterne.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af person- oplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstem- melse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skrift- lig varsel af begge parter.
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.
2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.
Kontaktoplysninger for den Dataansvarlige:
De til enhver tid gældende kontaktinformationer,, som er modtaget ved indgåelse af kontrakten og gennem løbende sammenarbejde.
Kontaktoplysninger for Databehandler Navn Xxxxxxx Xxxxxx
Stilling Økonomichef, Jansson Gruppen A/S Telefonnummer x00 00000000
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
Følgende formål ligger til grund for Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige:
a) Databehandleren videresælger cloudstorage, -hosting, storage og backup til den Dataan- svarlige samt tilbyder løsninger inden for , IT services, BI, overvågning og adgangskontrol samt CTS løsninger af ejendomme.
Levering af en eller flere af følgende tjenester
- Mobiltelefoni
- IP telefoni
- Internet adgang
- MPLS
- PBX funktionalitet
- Integration mellem interne systemer og Telefoni
- Firewall og Sikkerhed
- Call center løsninger
- Voice recording
- Mødefunktionalitet online / telefonisk
- Videoovervågning med dertilhørende hosting
- Databaseudtræk til brug for BI løsninger
- Relaterede services til ovenstående områder
Ovenstående er de væsentligste ydelser leveret af Jansson Gruppen og associerede selska- ber hvor der kan være personfølsomme data. Herudover dækker nærværende aftale også øvrige tjenester og ydelser hvor der vil være personfølsomme data.
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvar- lige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
1. Databehandleren bruger data fra den dataansvarlige for at kunne levere de ønsked services. Eksempelvis for at gøre det muligt at søge kollegaer frem i telefoni systemet (PBX) for at kunne se om kollegaen er ledig, eller for at muliggøre en ønsket integra- tion.
Databehandleren gemmer de nødvendige oplysninger for at kunne supportere data- ansvarlig i forhold til købte ydelser og tjenester.
2. Herudover gemmes data jf. anden lovgivning, fx. logningsbekendtgørelsen.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
1. Navn, telefonnummer, e-mail, adresse, IP-adresse, varierende personoplysninger, som kunden og kundens kunder afgiver eller registrere uden organisationens aktive behandling og identificering heraf, varierende personoplysninger, som registreres i forbindelse med levering af ydelsen, hvor disse ikke kan defineres præcist, bruger-
deomaterialer (live og arkiveret), oplysninger om brugerens anvendte device, varie- rende oplysninger på kunders systemer som der gives adgang til.
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
Nuværende ansatte, tidligere ansatte, kunders ansatte samt kunders tidligere ansatte. Herud- over personer registreret i kunders data.
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvar- lige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har føl- gende varighed
Personoplysningerne behandles indtil ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, hvorefter personoplysningerne slettes eller returneres i overensstemmelse med afsnit 11. Behandlingen foretages således så længe den eller de bagvedliggende kommercielle aftaler består
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende un- derdatabehandlere
NAVN | CVR | ADRESSE | BESKRIVELSE AF BE- HANDLING |
Microsoft Coorpora- tion | 13612870 | Xxx Xxxxxxxxx Xxx, Xxxxxxx, XX 00000-0000, XXX | Microsoft behandler data for Jansson Gruppen ved anven- delse af O365,MS Teams samt Azure |
Curanet A/S | 29412006 | Højvangen 4, 8660 Skanderborg | Ekstern Hosting center |
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden under- databehandler til denne behandlingsaktivitet.
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
Levering af Jansson Gruppen A/S og associeret virksomheders ydelser til den Dataanasvar- lige.
C.2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle:
Databehandleren skal etablere et passende sikkerhedsniveau under hensyntagen til behand- lingens karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nød- vendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre føl- gende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:
Teknisk sikkerhed: Tilgængelighed og robusthed
Databehandleren gennemfører følgende tekniske sikkerhedsforanstaltninger vedrørende tilgængelighed og robusthed:
a. Kun autoriserede medarbejdere har adgang til Databehandlerens eventuelle egneservere.
a) Serverrum har røgalarm.
b) Serverrum har airconditionssystem.
c) Der er regler og retningslinjer for backup af data.
d) Der er regler og retningslinjer for genskabelse af data fra backup.
e) Der foretages regelmæssig backup (enten egen eller hos leverandør).
f) Der anvendes uafbrudt strømforsyning (UPS).
b. Databehandlerens har procedurebeskrivelse(r) for brud på persondatasik- kerheden, der minimum tages op til revidering årligt.
c. Aktiv alarmering ved forsøg på uautoriseret adgang til serverrum og/eller be- handlingssystemer og data.
C.3 Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
1. Hvis den Dataansvarlige vil have hjælp til at besvare en anmodning fra en registreret person, skal den Dataansvarlige sende skriftlig anmodning herom til Databehandle-
kumentation hurtigst muligt og senest 7 kalenderdage efter modtagelse af anmodning herom.
2. Hvis Databehandleren modtager en anmodning om udøvelsen af personers rettighe- der efter gældende databeskyttelseslovgivning fra andre end den Dataansvarlige, og anmodningen vedrører personoplysninger behandlet på vegne af den Dataansvarlige, skal Databehandleren uden unødvendig forsinkelse videresende anmodningen til den Dataansvarlige.
C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine
Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten slette eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1, medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af aftalen – har ændret den dataan- svarlige oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.”
C.5 Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den data- ansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
Hos Databehandlerens egne lokationer og på hovedkontorerne for godkendte underdatabe- handlere.
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
1. Personoplysningerne behandles kun af Databehandleren på de lokationer, som er beskrevet i Xxxxxxxxxxx X.0. Databehandleren overfører som led i opfyldelse af Ho- vedaftalen Personoplysningerne til følgende lande: USA (Microsoft).
2. Når Personoplysninger i forbindelse med disse Bestemmelser, og den underliggende aftale, overføres til tredjelande som ikke har været genstand for en afgørelse om til- strækkelig sikkerhed efter Artikel 45 i GDPR, skal det lovlige overførselsgrundlang være standardkontraktsbestemmelser efter Artikel 46(1) og 46(2)(c) i GDPR.
3. Hvis den Dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en doku- menteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er Da- tabehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at fore- tage sådanne overførsler.
4. Overførsel af personoplysninger må i alle tilfælde kun ske som foreskrevet i Bestem- melserne, på den Dataansvarliges instruks, og i det omfang det er tilladt i medfør af databeskyttelseslovgivningen.
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behand- lingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Databehandleren skal årligt for egen regning indhente en revisorerklæring fra en uafhængig tredjepart vedrørende databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, data- beskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Be- stemmelser.
Der er enighed mellem parterne om, at følgende typer af revisorerklæring kan anvendes i overensstemmelse med disse Bestemmelser:
ISAE 3000 som udarbejdet af FSR-danske revisorer og Datatilsynet.
Revisorerklæringen fremsendes uden unødig forsinkelse til den dataansvarlige på anmodning, eller kan downloades via xxx.xxxxxxx.xx
Baseret på resultaterne af erklæringen, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gen- nemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyt- telsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes na- tionale ret og disse Bestemmelser.
Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandle- ren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den dataansvarlige finder det nødvendigt.”
Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsa- geligt den tid), der er nødvendig(e) for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.
C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplys- ninger, som er overladt til underdatabehandlere
Der henvises til underdatabehandleres praksis omkring fysiks tilsyn af datacentre.
1. Opdatering af Databehandleraftalen
a. Det er altid den nyeste version af databehandleraftalen, der er gældende imellem parterne, se xxx.xxxxxxx.xx. Databehandleren forbeholder sig ret- ten til løbende at foretage ændringer i, herunder præciseringer af, aftalen. Disse ændringer vil typisk være et resultat af nye anbefalinger fra f.eks. Da- tatilsynet eller EU-Kommissionen samt ændringer i praksis og lovgivning på området. Den Dataansvarlige opfordres derfor til løbende og minimum 1 gang årligt at ajourføre sig med nærværende aftale. Nærværende bestem- melse gælder ikke for så vidt angår ændringer i brugen af underdatabe- handlere, som er reguleret i aftalens afsnit 7.