Særlige Betingelser for e-Boks
Særlige Betingelser for e-Boks
Nærværende Særlige Betingelser gælder for Post- Nord Strålfors’ service for leverancer til e-Boks.
Servicen for leverance til e-Boks består i, at Kunden som afsender får adgang til e-Boks’s digitale mail- box, hvor Modtagere kan modtage, administrere og arkivere elektroniske meddelelser og forsendelser fra virksomheder, myndigheder, organisationer m.fl.
Kundeforhold og vilkår
PostNord Strålfors er bemyndiget af e-Boks A/S til at distribuere services baseret på det af e-Boks A/S ejede system e-Boks.
Det er en forudsætning for adgang til PostNord Strålfors’ service for leverancer til e-Boks, at Kun- den har indgået en Kundeaftale herom med Post- Nord Strålfors.
Det er endvidere en forudsætning, at Kunden tiltræ- der e-Boks A/S’ Forretningsbetingelser for anven- delse af e-Boks’ service samt Databehandleraftale via xxxxx-xxxxxxxxxx.xxx. Invitation til onboarding processen tilsendes Kunden af PostNord Strålfors. For udvalgte kundegrupper implementeres de nød- vendige vilkår fra e-Boks A/S ikke via separat on- boarding proces – se nærmere i pkt. 3.5.
Kundens betaling for brugen af e-Boks services fak- tureres af PostNord Strålfors.
Definitioner
Afsender: Kunden (enten en virksomhed, organisa- tion eller en offentlige myndighed), som sender For- sendelser til sine kunder, ansatte eller handelspart- nere via PostNord Strålfors.
Data: Indholdet af Afsenderens elektroniske Forsen- delser, som PostNord Strålfors gør tilgængelig for Afsenderens Modtagere i e-Boks samt Tilmeldings- og kvitteringslister m.m.
Etablering: Levering af ydelsen via etablering af overførselse for datafil eller API forbindelse til Post- Nord Strålfors Omnichannel løsning for levering til e-Boks.
Forsendelser: De Data og Dokumenter, der sendes fra Afsender til Modtager.
Hverdag: Mandag til fredag, undtaget danske hel- ligdage, 5. juni, 24. og 31. december.
Implementering: Hændelsen og aktiviteterne som via et implementeringsprojekt og -plan sikrer Etab- lering og idriftsættelse af Forsendelser.
Mapping: Ved mapping forstås konvertering fra ét dataformat til et andet.
Modtager: Virksomhed, privatperson eller medar- bejder, som modtager post fra Afsender i e-Boks.
Nøgle: Unik identifikation af en Modtager som ud- veksles mellem Kunden, PostNord Strålfors og e- Boks A/S, f.eks. CPR-nummer, navn og adresse eller kundenummer.
Opgave Specifikation: Bilag til aftalen, som define- rer og uddyber Parternes opgaver og forpligtelser i henhold til Kundeaftalen.
PNSGB: De til enhver tid gældende PostNord Strål- fors Generelle Betingelser, som findes på www.stral- xxxx.xx.
Ændringsanmodning: Ændringer til den aftalte leve- rance beskrevet i Opgave Specifikationen skal ske skriftlig mellem Parterne. Anmodningen gennemfø- res når begge Parter skriftlig har bekræftet anmod- ningen over for Kunden.
1.0 Ydelsens omfang
Ydelsens omfang fremgår af Opgave Specifikatio- nen.
2.0 PostNord Strålfors’ for- pligtelser
PostNord Strålfors skal levere Ydelsen, sådan som den nærmere er beskrevet i Opgave Specifikationen i overensstemmelse med disse Særlige Betingelser og PNSGB.
2.1 Tilslutning
PostNord Strålfors forpligter sig til at tilslutte kun- den til Ydelsen efter de tekniske forudsætninger og krav, som fremgår af Opgave Specifikationen. Ydel- sen leveres primært via PostNord Strålfors Connect platform for multikanal distribution. Ydelsen vil blive idriftsat, når de tekniske forudsætninger er opfyldt, og når det efter aftale i Opgave Specifikationen er testet, at ingen væsentlige fejl resterer.
Hvis der, efter PostNord Strålfors’ vurdering, mang- ler oplysninger eller foranstaltninger fra kundens side, som er nødvendige for tilslutningen, har Post- Nord Strålfors ret til at afbryde arbejdet med tilslut- ningen, til de nødvendige foranstaltninger eller tiltag foreligger.
PostNord Strålfors har ret til særskilt fakturering af kunden for den til tilslutningen brugte tid eller til forsinkelse, som beror på kunden, for eksempel sene leverancer, eller ved anden aktivitet eller hand- ling, som PostNord Strålfors udfører efter særskilt aftale med kunden. Faktureringen opgøres pr. time efter PostNord Strålfors’ til enhver tid gældende prisliste.
Hvis kunden ønsker foretaget ændringer, som inde- bærer, at tilslutningen helt eller delvist skal laves om, har PostNord Strålfors ret til særskilt fakture- ring efter timepris efter PostNord Strålfors’ til en- hver tid gældende prisliste. Ændringen skal skriftligt aftales mellem parterne som en Ændringsanmod- ning til Opgave Specifikationen.
2.2 Drift og service
2.2.1 Leveringstider og service levels
Dokumenter, som leveres til PostNord Strålfors in- den for de aftalte mængder og formater inden kl.
16.00 på Hverdage, vil være Modtageren i hænde
inden kl. 8.00 næste Hverdag – medmindre andet aftales.
Ekstraordinære volumen som adskiller sig markant fra sædvanligt forsendelsesmønster fra Kunden
skal meddeles PostNord Strålfors med minimum 14 dages notifikation. En ekstraordinær volumen kan eksempelvis bestå af mere end 500.000 dokumen- ter pr. dag.
Hvis en forsendelse ikke har kunnet gennemføres i henhold til ovenstående leveringstider, vil PostNord Strålfors straks igangsætte tiltag med henblik på at udbedre manglen. Igangsættelsen vil senest ske in- den for 4 timer på Hverdage i tidsrummet 8:00- 16:00.
Kunden vil blive orienteret om incidents, der kan på- virke Kundens kunder, eksempelvis en forsinket le- vering. Kunden vil blive orienteret senest kl. 8:00 førstkommende Hverdag.
Kunden vil blive orienteret om incidents, der kun kan rettes af Kunden, eksempelvis transaktioner der indeholder invalide CPR eller CVR numre eller ikke- identificerbart navn og adresse. Kunden vil senest blive orienteret kl. 8:00 førstkommende Hverdag.
PostNord Strålfors leverer en driftsstabilitet for ret- tidig levering af Forsendelser på 98% (op til 150 KB dokumenter).
PostNord Strålfors leverer en tilgængelighed til sy- stemet på 99%.
Ovenstående service levels er dog under forudsæt- ning om driftsstabilitet og systemtilgængelighed hos e-Boks, og PostNord Strålfors er ikke ansvarlig for driftsforstyrrelser hos e-Boks.
2.2.2 Kvittering for fremsendelse
Efter hver fremsendelse af Forsendelser sender PostNord Strålfors, afhængigt af den anvendte ser- vice platform, en elektronisk kvitteringsfil eller pub- licerer status for den gennemførte fremsendelse til Afsenderen. Levering af kvitteringsfil sker hurtigst muligt og senest 24 timer fra dokumentet er leveret til Modtageren. Kvitteringsfilen vil for hver forsen- delse indeholde identifikationsnøgle, information om den anvendte Kanal og tidspunkt for levering til Modtageren.
2.2.3 Support og hotline
PostNord Strålfors yder support over for Kunden på hverdage, mandag til fredag fra kl. 8:00-16:00. Henvendelser angående driftsrelaterede forhold kan ske til følgende:
PostNord Strålfors A/X Xxxxxxxxxxxxx 00
2300 København S
Xxx.xx.: 0000 0000, tast 4
Mail-adresse: xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
CVR nr. 10068657 Side 1 af 3
3.0 Kundens forpligtelser
Kunden skal udføre de forpligtelser, som fremgår af disse Særlige Betingelser, samt andre forpligtelser end heri anført, som kan påhvile kunden, og som fremgår af for eksempel Opgave Specifikationen el- ler PNSGB.
3.1 Obligatoriske forsendelser i e-Boks
Ved brug af obligatorisk fremsendelse bærer Kun- den det fulde ansvar for altid at have det korrekte juridiske grundlag for overførsel af personoplysnin- ger til e-Boks. PostNord Strålfors og e-Boks påtager sig intet ansvar for dette.
Kunden er desuden ansvarlig for på behørig vis at orientere sin kunde, bruger eller medarbejder om, at det er dennes eget ansvar at aktivere sin e-Boks, hvilket er en betingelse for at kunne læse den digi- tale forsendelse.
Kunden kan først påbegynde brugen af Ydelsen, når en komplet, underskrevet aftale er modtaget hos PostNord Strålfors, og aftalte tests er udført og god- kendt.
Hvis kunden ikke overholder sine forpligtelser efter planen for produktionsidriftsætning, har PostNord Strålfors ret til fakturering for forbrugt tid opgjort pr. time efter PostNord Strålfors’ til enhver tid gæl- dende prisliste.
3.2 Produktionsgrundlag
Kunden skal levere produktionsgrundlaget på den måde, som særskilt er aftalt i Opgave Specifikatio- nen og i øvrig dokumentation, som PostNord Strål- fors leverer. Kunden er endvidere ansvarlig for, at produktionsgrundlaget er fuldstændigt og korrekt samt leveret til den aftalte tid.
Kunden bærer ansvaret og risikoen for, at produkti- onsgrundlaget når frem til PostNord Strålfors.
Hvis produktionsgrundlaget er så ufuldstændigt el- ler fejlagtigt, at PostNord Strålfors vurderer, at pro- duktionen ikke er mulig, skal PostNord Strålfors kontakte kunden for at give denne mulighed for at levere et komplet grundlag eller levere et nyt. Hvis en brist i produktionsgrundlaget efter PostNord Strålfors’ vurdering kan rettes af PostNord Strålfors, har PostNord Strålfors ret men ikke pligt til at gøre dette mod betaling efter PostNord Strålfors’ til en- hver tid gældende prisliste. I et sådant tilfælde bæ- rer PostNord Strålfors ikke ansvaret for de forsinkel- ser eller fejlagtigheder, som kan opstå.
3.3 Opgave Specifikation
De opgaver, som omfattes af aftalen, fremgår af Op- gave Specifikationen bilagt aftalen. Ønsker kunden at supplere med en ny Opgave Specifikation, mens aftalen løber, som indebærer ændringer, som efter PostNord Strålfors’ vurdering påvirker beregningen af aftalens pris og betingelser, skal justeringen heraf ske igennem skriftlig tillægsaftale.
Kunden kan anmode om ændring af Opgave Speci- fikationen som en Ændringsanmodning med hensyn til Ydelsen eller Tilvalg og i overensstemmelse med bestemmelserne i den relevante Opgave Specifika- tion. PostNord Strålfors debiterer kunden for Æn- dringsanmodningen efter PostNord Strålfors’ til en- hver tid gældende prisliste. Ændringsanmodningen skal aftales skriftligt mellem parterne gennem op- rettelse af en ny Opgave Specifikation, hvis parterne eller ændringernes omfang kræver dette. PostNord Strålfors bekræfter ændringen ved, at ændringen faktisk sker og ved meddelelse til kunden.
PostNord Strålfors forbeholder sig retten til, efter at kunden er adviseret herom, at ændre driftsmetoder, tekniske specifikationer, system, åbningstider, struktur m.v. Meddelelser om sådanne ændringer skal sendes til kunden inden for rimelig tid med hen- syn til ændringens art.
3.4 Kontaktperson
Kunden skal udpege en ansvarlig, som skal fungere som kontaktperson for PostNord Strålfors. Hvis kon- taktpersonen skiftes ud med en anden, skal dette hurtigst muligt meddeles PostNord Strålfors.
3.5 Særligt for ”Din Arbejdsgiver”-kunder
Xxxxxx, der anvender løsningen ”Din Arbejdsgiver”, skal ikke indgå i et direkte aftaleforhold med e-Boks A/S.
Dog gælder e-Boks A/S’ ’General Terms and Condi- tions for Sending Customers’ use of the e-Boks Ser- vices’ direkte over for kunder, der benytter ”Din Ar- bejdsgiver” løsningen. Den til enhver tid gældende version kan findes på e-Boks A/S’s hjemmeside cor- xxxxxx.x-xxxx.xxx/xx/x-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxx-xx- reement/. Ændringer foretaget af e-Boks A/S vil få direkte virkning over for Kunden uden yderligere varsel.
I relation til ”Din Arbejdsgiver”-kunder er e-Boks A/S under-databehandler for PostNord Strålfors, hvorfor punkt 10, 2. afsnit i e-Boks’ ’General Terms and Conditions for Sending Customers’ use of the e- Boks Services’ ikke er gældende for ”Din Arbejdsgi- ver”-kunder.
4.0 Driftsstop
PostNord Strålfors har ret til at lukke produktions- systemet ned i forbindelse med service og opgrade- ringer, hvilket så vidt muligt skal ske på tidspunkter, som ikke påvirker anvendelsen af Ydelsen. Kunden skal så vidt muligt gives besked om planlagte drifts- stop, forinden disse foretages.
Kunden er gjort bekendt med, at Ydelsen, fra tid til anden, kan gøres utilgængelig i anledning af plan- lagte og/eller ikke planlagte driftsstop i forbindelse med nødvendig service og vedligeholdelse af Ydel- serne og/eller af PostNord Strålfors’ system.
PostNord Strålfors bærer ikke ansvaret for fejl eller forsinkelse under sådanne driftsstop.
I det omfang kundens brug af Ydelsen skulle forår- sage tekniske eller andre ulemper for PostNord Strålfors eller andre kunder, forbeholder PostNord Strålfors sig retten til at begrænse anvendelsen, al- ternativt lukke Ydelsen med umiddelbar virkning.
5.0 Databehandling
I henhold til PNSGB art. 20.2 oprettes følgende in- struktion mellem Kunden og PostNord Strålfors. PostNord Strålfors behandler alene de overførte per- sonoplysninger på baggrund af Kundens instruks, medmindre anden behandling påkræves i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, i hvilket tilfælde PostNord Strålfors underretter Kun- den om dette retlige krav inden behandling, med- mindre den pågældende ret forbyder en sådan un- derretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
5.1 Instruktion og Formål
Kundens instruks består i at behandle de personop- lysninger, som Xxxxxx overfører til PostNord Strål- fors for opfyldelse af formålet af databehandlingen.
Formålet med databehandlingen er videreforsen- delse af kundens Forsendelser til e-Boks for digital distribution til modtageren samt eventuelt retursvar fra e-Boks herunder signeringsoplysninger og gen- nemført betaling. PostNord Strålfors er ikke beretti- get til at behandle indholdet af en Forsendelse, an- det end til at opfylde formålet angivet foroven, med mindre der er indgået særskilt skriftligt aftale med Kunden om andet.
5.2 Kategorier af behandlingsaktiviteter og data
PostNord Strålfors’ behandling af personoplysninger på vegne af Kunden i forbindelse med levering af Ydelsen, omfatter følgende kategorier af behand- lingsaktiviteter:
• Modtagelse af data
• Behandling, herunder formatering af fil- formater, generering af dokumenter mm. (i henhold til kundeaftale)
• Midlertidig opbevaring
• Videregivelse til e-Boks A/S
• Sletning
Kategorier af registrerede personer, som PostNord Strålfors behandler personoplysninger om, er be- stemt af Kunden. Forsendelser indeholder fritekst, som ikke er bestemt af, eller kendt af, PostNord Strålfors, og som kan indeholde en række person- oplysninger. De registrerede personer kan kategori- seres, f.eks. som Kundens ansatte, tidligere an- satte, ansøgere, kunder, medlemmer, ejere mv., el- ler andre som måtte blive nævnt (i fritekst) i indhol- det af Forsendelser.
Kategorier af personoplysninger, som anvendes af PostNord Strålfors til at levere tjenesten:
• CPR-nummer eller
• Navn, adresse, postnummer og by.
Indholdet i Forsendelser som overdrages til Post- Nord Strålfors er bestemt af Kunden. Forsendelser indeholder fritekst, som ikke er bestemt af, eller kendt af, PostNord Strålfors, og som kan indeholde en række personoplysninger. PostNord Strålfors’ be- handling af data kan dermed bl.a. omfatte følgende typer af personoplysninger i fritekst:
• Oplysninger om strafbare forhold
• Særlige følsomme personoplysninger, så- som oplysninger om racemæssig eller et- nisk baggrund, politisk overbevisning, re- ligiøs overbevisning, filosofisk overbevis- ning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold, helbredsoplysninger, herunder genetiske og biometriske data, samt oplysninger om seksuelle forhold eller seksualitet.
5.3 Int. Overførsel, tavshedspligt, sikker- hedsforanstaltninger, under-databe- handler samt bistand og tilsyn til da- taansvarlig
PostNord Strålfors er ikke berettiget til at overføre data til 3. lande eller internationale organisationer medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som PostNord Strålfors er underlagt. I så fald underretter PostNord Strålfors Kunden om dette retlige krav inden be- handling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige sam- fundsmæssige interesser.
PostNord Strålfors er forpligtet til at sikre at alle per- soner, som er autoriseret til at behandle personop- lysninger ifm. formålet for databehandlingen, er un- derlagt passende fortrolighed.
PostNord Strålfors er berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organi- satoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gen- nemføres for at etablere det nødvendige sikkerheds- niveau.
PostNord Strålfors er forpligtet og berettiget til at opretholde informationssikkerhed baseret på lovgiv- ningens krav, standarder på området og god data- behandlingsskik. Formålet hermed er at sikre ved- varende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og
robusthed af behandlingssystemer og tjenester, for at sikre, at personoplysninger ikke mistes eller bli- ver tilgængelige for uautoriseret, samt for at hindre skadevirkninger for registrerede personer.
De specifikke sikkerhedsforanstaltningerne skal, som minimum, være som angivet i Databeskyttel- sesforordningens artikel 32. PostNord Strålfors har Kundens generelle godkendelse til at anvende un- der-databehandler til databehandlingen, såfremt det er nødvendigt for at opfylde formålet i behand- lingen.
I henhold til Databeskyttelsesforordningens artikel 28.2, er kommende og eksisterende kunder beretti- get til at anmode om en liste af underdatabehand- ler(e) anvendt til at behandle personoplysninger, så- ledes at kunden kan udøve dennes mulighed til at gøre indsigelse mod underdatabehandler.
PostNord Strålfors er forpligtet til at bistå Xxxxxx som påkrævet i Databeskyttelsesforordningen kapi- tel III, samt bistå Kunden med at sikre overholdelse af Kundens forpligtelser i Databeskyttelsesforord- ningens artikel 32-36 under hensyntagen til be- handlingens karakter og de oplysninger, der er til- gængelige for PostNord Strålfors.
Kunden er berettiget til på anmodning at få veder- lagsfrit fremsendt en revisionserklæring udført af en uafhængig tredjepart for PostNord Strålfors’ over- holdelse af informationssikkerhed og relevant data- beskyttelseslovgivning. Erklæringen udarbejdes år- ligt.
Kunden er berettiget til på anmodning at få veder- lagsfrit fremsendt en erklæring fra PostNord Strål- fors’ databeskyttelsesrådgiver for PostNord Strål- fors’ underdatabehandleres overholdelse af infor- mationssikkerhed.
6.0 Ansvar
I PNSGB findes gældende ansvarsbetingelser.
Ved fejl, mangel eller forsinkelse i forbindelse med Ydelsens udførelse er PostNord Strålfors’ ansvar be- grænset til erstatning for den enkelte ordre med det beløb, som kunden iflg. prislisten har erlagt til Post- Nord Strålfors for Ydelsen i den faktureringsperiode, hvori kunden blev ramt af fejlen, manglen eller for- sinkelsen.
PostNord Strålfors’ ansvar vedrørende Ydelsen træ- der i kraft, når PostNord Strålfors har modtaget Pro- duktionsgrundlaget og meddelt godkendelse heraf til kunden. PostNord Strålfors’ ansvar vedrørende Ydelsen ophører, når forsendelsen, leveret i det i Op- gave Specifikation fastsatte format, er overdraget til e-Boks, der skal varetage at Forsendelsen gøres til- gængelig for Modtageren.
6.1 Ret til afhjælpning af fejl
Hvis opgaven ikke udføres i overensstemmelse med Opgave Specifikationen, og dette skyldes fejl i Ydel- sen, som er forvoldt af PostNord Strålfors, har Post- Nord Strålfors ret til, efter at kunden har påpeget dette og efter eget valg, at afhjælpe fejlen.
Hvis PostNord Strålfors af en eller anden grund ikke retter en fejl, er kunden berettiget til et nedslag i prisen for Ydelsen svarende til betalingen for de fejl- behæftede dokumenter. Hvis PostNord Strålfors af- hjælper en fejl, og dette fører til en forsinkelse af dokumentet, er bestemmelserne i punkt 6.2 om For- sinkelse nedenfor ikke gældende.
Har kunden anmeldt fejl, og det viser sig, at der ikke foreligger nogen fejl, som PostNord Strålfors bærer ansvaret for, forbeholder PostNord Strålfors sig ret til i visse tilfælde at beregne sig et gebyr efter Post- Nord Strålfors’ til enhver tid gældende prisliste for udført ydelse.
6.2 Forsinkelse
I tilfælde af afvigelser fra aftalt afleveringstidspunkt (forsinket levering), der kan henføres til PostNord Strålfors, er kunden berettiget til et nedslag i prisen for Ydelsen, der svarer til betalingen for de forsin- kede dokumenter. Afslaget i prisen kan dog kun gø- res gældende, hvor forsinkelsen kan skønnes at være til signifikant gene for kunden, og forudsat, at kunden ikke allerede har fået afslag i prisen i hen- hold til ovenstående afsnit 6.1.
7.0 Publicering af ydelsesrela- terede dokumenter inklu- sive Kundebetingelser
På nedenfor angivne hjemmeside publiceres det re- spektive lands til enhver tid gældende tekniske håndbøger og andre Ydelsesrelaterede dokumenter samt Kundebetingelser, dvs. enhver individuel Ydel- ses Særlige Betingelser og PNSGB. Ydelsesrelate- rede dokumenter og kundebetingelser, publiceret i henhold til nedenstående liste, er anvendelige i det land, hvor Ydelsen leveres af PostNord Strålfors på det sprog, i hvilket aftalen er oprettet.