Databehandleraftale
Gældende pr. 15. august 2023
Standardkontraktsbestemmelser
i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger
mellem
Virksomheden, jf. Hovedaftalen (Aftalebrevet)
herefter ”den dataansvarlige”
og
TimeVision Godkendt Revisionspartnerselskab Park Allé 000, 0000 Xxxxxxx
CVR. 38267132
herefter ”databehandleren”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
Parterne har aftalt følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder
Standardkontraktbestemmelser baseret på Datatilsynets skabelon pr. januar 2020
1 Indhold
3 Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 3
4 Databehandleren handler efter instruks 4
7 Anvendelse af underdatabehandlere 5
8 Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 6
9 Bistand til den dataansvarlige 7
10 Underretning om brud på persondatasikkerheden 8
11 Sletning og returnering af oplysninger 9
12 Revision, herunder inspektion 9
13 Parternes aftale om andre forhold 9
Bilag A Oplysninger om behandlingen 11
Bilag B Underdatabehandlere 14
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 15
Bilag D Parternes regulering af andre forhold 21
1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa- Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af tjenesten som omfattet af Hovedaftalen, jf. bilag D.1 behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.
10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3 Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
4 Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
7 Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 4 ugers varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n)
omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
8 Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren
underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
9 Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
10 Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 36 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren
skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
11 Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at tilbagelevere alle personoplysningerne og slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
12 Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmeret angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
13 Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift af Hovedaftalen, jf. bilag D.1.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.
Bilag A Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige Leverance af tjenester som beskrevet i Hovedaftalen, jf. bilag D.1
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Behandling af oplysninger om de registrerede finder sted i forbindelse med databehandlerens tjenester, der kan omfatte en eller flere af følgende ydelser:
• Bogholderi
• Budgetlægning
• Regnskab
• Rådgivning
• Lønadministration
• Udarbejdelse af skattemæssige opgørelser
• M.v.
I forbindelse med ydelser hvori det ikke er muligt for databehandleren, at arbejde under detaljeret instruks, vil databehandleren have særskilt dataansvar for de oplysninger der indhentes og behandles. Dette ses, bl.a., i forbindelse med ydelser omfattende afgivelse af revisorerklæring. Det kan også være tilfælde ved rådgivning eller andre ydelser, hvori anden lovgivning forhindre databehandleren i, at arbejde efter detaljeret instruks, såsom, men ikke begrænset til, Revisorloven og Hvidvaskloven. I tilfælde af, at der er særskilt dataansvar, henviser databehandleren til TimeGruppens Privatlivspolitik, for en nærmere beskrivelse af behandlingsaktiviteter.
Privatlivspolitikken kan findes her.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
• For oplysninger om den dataansvarliges personale, herunder eventuelt pårørende til personale, kan følgende oplysninger behandles:
▪ Personnummer
▪ Oplysninger om fagforeningsmæssige tilhørsforhold
▪ Oplysninger om helbredsmæssige forhold
▪ Navn
▪ Adresse
▪ Stilling
▪ Anciennitet
▪ Kontaktoplysninger
▪ Kontooplysninger
▪ Oplysninger om familiemæssige forhold
▪ Oplysninger om økonomiske forhold, herunder lønindkomst, pension, skattemæssige forhold m.v.
▪ Oplysninger om omfanget af sygefravær
▪ Oplysninger om omfanget af fravær grundet ferie, orlov m.v.
▪ Eventuelle andre almindelige kategorier af personoplysninger.
• For oplysninger om kontaktpersoner hos den dataansvarliges samarbejdspartnere, kunder og leverandører, kan følgende oplysninger behandles:
▪ Navn
▪ Stilling
▪ Kontaktoplysninger
▪ Eventuelle andre almindelige kategorier af personoplysninger.
• For oplysninger om andre kategorier af registrerede, når behandling er påkrævet af hensyn til at kunne levere tjenesterne som omfattet af Hovedaftalen (jf. bilag D.1), kan følgende oplysninger behandles:
▪ Personnummer
▪ Navn
▪ Adresse
▪ Kontaktoplysninger
▪ Oplysninger om økonomiske forhold, herunder lønindkomst, pension, skattemæssige forhold m.v.
▪ Eventuelle andre almindelige, følsomme og fortrolige kategorier af personoplysninger.
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
Der kan i forbindelse med tjenesterne som omfattet af Hovedaftalen (jf. bilag D.1) behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede:
• den dataansvarliges personale, herunder eventuelt pårørende til personale,
• kontaktpersoner hos den dataansvarliges samarbejdspartnere og leverandører,
• andre kategorier af registrerede, når behandling er påkrævet af hensyn til at kunne levere tjenesterne som omfattet af Hovedaftalen (jf. bilag D.1).
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed
Behandlingen af personoplysningerne ophører, når disse Bestemmelser opsiges i overensstemmelse med Bestemmelse 14.
Sletning af oplysninger kan desuden ske efter skriftlig anmodning fra den dataansvarlige.
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere:
Overblik over underdatabehandlere kan til enhver tid tilgås via følgende link: xxxxx://xxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/XXXX-xxxxxxxxxxxxx.
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.
B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere
Såfremt den dataansvarlige ønsker at gøre indsigelser mod planlagte ændringer vedrørelse tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere, skal indsigelsen være databehandleren i hænde senest 10 kalenderdage efter, at underretningen er modtaget af den dataansvarlige.
Indsigelsen skal indgives skriftligt til databehandleren og indeholde rimelige og konkrete årsager til indsigelsen.
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
Databehandlerens tjenester kan omfatte en eller flere af følgende ydelser, hvor der i forbindelse med ydelsen behandles personoplysninger om de registrerede:
• Bogholderi
• Budgetlægning
• Regnskab
• Rådgivning
• Lønadministration
• Udarbejdelse af skattemæssige opgørelser
• M.v.
Det er en forudsætning, at ingen af ovennævnte ydelser omfatter afgivelse af revisorerklæring. I forbindelse med ydelser, hvor der afgives revisorerklæring, er disse ydelser ikke omfattet af disse Bestemmelser.
C.2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle, at behandlingen som beskrevet i disse Bestemmelser omfatter:
• En større mængde personoplysninger i form af personnumre (CPR-numre),
• En større mængde personoplysninger i form af oplysninger om fagforeningsmæssige tilhørsforhold samt helbredsmæssige forhold som omfattet af Databeskyttelsesforordningens artikel 9 om ”særlige kategorier af personoplysninger”,
• En større mængde personoplysninger, der skal behandles fortroligt, idet der er tale om private oplysninger om økonomiske og arbejdsrelaterede forhold.
Der skal derfor etableres et højt sikkerhedsniveau.
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:
Organisering af informationssikkerhed:
• Databehandleren har fastlagte beskrevne procedurer og politikker, der sikrer formel organisering af et passende (”højt”) niveau for informationssikkerhed.
• Databehandleren har foretaget risikovurderinger af behandlingsaktiviteter. Disse danner grundlag for fastsættelse af passende sikkerhedsforanstaltninger.
Fysisk og miljømæssig beskyttelse af aktiver:
• Databehandleren sikrer, at informationsaktiver er beskyttet af adgangsbegrænsning, herunder også fysisk adgangssikkerhed.
• Databehandleren sikrer, at fysiske informationsaktiver er beskyttet mod miljømæssige negative påvirkninger (oversvømmelse, brand, strømsvigt, kulde-/varmepåvirkninger m.v.).
• Databehandleren sikrer, at bortskaffelse og destruktion af informationsaktiver samt sletning af personoplysninger sker efter fastlagte procedurer.
• Databehandleren sikrer, at der sker inddragelse af informationsaktiver, nøgler/nøglekort m.v., når databehandlerens medarbejdere fratræder deres stilling eller på anden vis ikke længere har et arbejdsbetinget behov for adgang til informationsaktiver og databehandlerens lokationer.
Gendannelse af personoplysninger:
• Databehandleren sikrer, at der foretages rutinemæssig sikkerhedskopiering med henblik på gendannelse af personoplysninger i tilfælde af en sikkerhedshændelse. Kopierne opbevares adskilt og forsvarligt.
• Databehandleren sikrer, at data, der slettes efter instruks fra den dataansvarlige eller grundet aftaleophør, også slettes fra sikkerhedskopier. Er dette ikke teknisk muligt, sikrer databehandleren, at disse data fjernes, hvis der skulle opstå behov for genetablering fra tidligere sikkerhedskopi.
Personalesikkerhed:
• Databehandlerens medarbejdere er underlagt krav om fortrolighed under og efter ansættelsen.
• Databehandleren sikrer, at alt personale, der behandler eller har adgang til personoplysninger modtager passende medarbejderinstruks.
• Databehandleren sikrer, at alt personale, der behandler eller har adgang til personoplysninger, modtager passende awarenes træning vedrørende informationssikkerhed.
• Databehandleren sikrer passende efterprøvning af nye medarbejdere i rekrutteringsprocessen (fx indhentelse af referencer, straffeattest, uddannelsesbevis m.v.).
• Databehandleren sikrer adgang til personoplysninger gennem formel brugeradgangsstyring, således at adgang til personoplysninger udelukkende er muligt for medarbejdere med et arbejdsbetinget behov for adgang.
• Databehandleren sikrer, at medarbejdere er underlagt samme sikkerhedsrutiner og -instrukser på hjemmearbejdspladser, som på arbejdspladsen.
• Databehandleren sikrer anvendelse af to-faktor-autentifikation mekanismer ved fjernadgang til personoplysninger, når medarbejderen anvender anden computer end virksomhedens computere.
Fortrolighed, tilgængelighed og integritet:
• Databehandleren sikrer, at transmitterede oplysninger er beskyttet af passende kryptering. Oplysninger i mailkommunikation er som minimum beskyttet af protokollen TLS 1.2.
• Databehandleren sikrer, at oplysninger, der opbevares på servere, er beskyttet af kryptering.
• Databehandleren sikrer passende procedurer for passwordbeskyttelse, herunder krav til kompleksitet og fornyelse.
• Databehandleren sikrer, at servere, systemer og databaser er tilstrækkeligt beskyttet mod malware.
• Databehandleren sikrer, at der anvendes firewall med henblik på at beskytte systemer og databaser mod uautoriseret adgang.
C.3 Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
• Databehandleren fører fortegnelser over behandlingsaktiviteter med henblik på overblik over processer og systemer, hvori der behandles personoplysninger
• Databehandleren har fastlagte beskrevne procedurer, der beskriver, hvordan bistand skal ydes til den dataansvarlige i forbindelse med den dataansvarliges overholdelse af de registreredes rettigheder, jf. databeskyttelsesforordningens kapitel III.
• Databehandleren har fastlagte beskrevne procedurer, der beskriver, hvordan bistand skal ydes til den dataansvarlige i forbindelse med brud på persondatasikkerheden (databrud)
• Databehandleren sikrer, at den dataansvarlige underrettes skriftligt om brud på persondatasikkerheden (databrud) i overensstemmelse med Bestemmelse 10. Underretning sker direkte til den dataansvarliges udpegede kontaktperson eller ledelse.
Underretningen skal om muligt indeholde følgende informationer:
▪ Tidspunkt og varighed for bruddet,
▪ De faktiske omstændigheder for bruddet,
▪ Om bruddet er hændt hos databehandleren eller hos dennes underdatabehandlere,
▪ Kategorier og antallet af berørte registrerede personer,
▪ Kategorier og antallet af omfattede personoplysninger,
▪ Hvilken type af databrud, der er tale om (brud på fortrolighed, brud på tilgængelighed, brud på integritet),
▪ Hvilke handlinger, der er gjort med henblik på at standse eller begrænse bruddet,
▪ Anbefalinger til eventuelle mitigerende handlinger, som foreslås foretaget af de registrerede.
Hvis det ikke er muligt for databehandleren at tilvejebringe samtlige disse oplysninger indenfor den fastsatte tidsfrist, skal de væsentligste informationer gives indenfor tidsfristen, hvorefter supplerende informationer skal følge snarest herefter.
• Databehandleren vil ved henvendelser, anmodninger m.v. fra de registrerede eller tredjemand henvise til den dataansvarlige, hvis henvendelsen drejer sig om forespørgsler, som den dataansvarlige retmæssigt har ansvaret for at besvare.
• I tilfælde af at den dataansvarlige har behov for bistand fra databehandleren i overensstemmelse med disse Bestemmelser, skal anmodning om bistand i øvrigt fremføres skriftligt overfor databehandleren.
C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine
Personoplysninger opbevares indtil ophøret af disse Bestemmelser, hvorefter de slettes eller tilbageleveres i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1, medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarlige oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.
Sletning af oplysninger kan inden ophøret af disse Bestemmelser desuden ske efter skriftlig anmodning fra den dataansvarlige
C.5 Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
• Adresser tilhørende databehandleren:
▪ Xxxx Xxxx 000, 0. xxx, 0000 Xxxxxxx
▪ Falkonér Allé 1, 6. sal, 2000 Frederiksberg
• Adresser tilhørende databehandlerens medarbejdere (i tilfælde af hjemmearbejde)
• Adresser tilhørende databehandlerens underdatabehandlere, jf. bilag B.1
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Den dataansvarlige instruerer databehandleren i at foretage overførsel af oplysninger til tredjelande, under forudsætning af, at behandlingen er nødvendig af hensyn til levering af tjenesterne som omfattet af disse Bestemmelser, og at modtageren af personoplysningerne er en godkendt underdatabehandler, jf. bilag B.
Enhver overførsel af personoplysninger til et tredjeland skal være underlagt de til enhver tid gældende regler, som følger af Databeskyttelsesforordningen.
Afhængigt af det pågældende tredjeland kan overførslen ske på baggrund af følgende overførselsgrundlag:
▪ EU Kommissionens afgørelse om et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, jf. databeskyttelsesforordningens art. 45
o Herunder EU-U.S. Data Privacy Framework ( EU-U.S. DPF), som alene kan anvendes til at overføre personoplysninger til virksomheder/organisationen fra USA der er certificeret igennem EU-U.S. DPF, listen over de certificerede organisationer kan findes her.
▪ Fornødne garantier baseret på EU Kommissionens standardkontraktbestemmelser, jf. databeskyttelsesforordningens art. 46, stk. 2, litra c).
Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Den dataansvarlige (eller dennes repræsentant) er berettiget til at foretage skriftlige og/eller fysiske inspektioner med databehandlerens faciliteter og sikkerhedsforanstaltninger med henblik på at kontrollere, at behandlingen af personoplysninger, der er overladt til databehandleren, sker i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
Følgende revisioner, herunder inspektioner, kan gennemføres:
• Den dataansvarlige kan til enhver tid rekvirere den seneste erklæring fra databehandlerens direktion, som erklærer overholdelse af disse Bestemmelser. Denne direktionserklæring er baseret på en omfattende egenkontrol, som databehandleren udfører årligt. Erklæringen udarbejdes én gang årligt af databehandleren og offentliggøres på databehandlerens hjemmeside. Erklæringen kan til enhver tid tilgås via følgende link: xxxxx://xxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/XXXX-xxxxxxxxxxxxx.
• Databehandleren kan på den dataansvarliges anmodning indhente en inspektionsrapport fra en uafhængig tredjepart vedrørende databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser. Såfremt den dataansvarlige kræver en sådan inspektionsrapport, afholder den dataansvarlige omkostningerne hertil.
• Den dataansvarlige (eller dennes repræsentant) kan efter aftale med databehandleren foretage fysiske inspektioner med databehandlerens faciliteter og sikkerhedsforanstaltninger, der er direkte relaterede til behandlingen af personoplysninger under disse Bestemmelser.
Fysiske inspektioner kan gennemføres af den dataansvarlige (eller dennes repræsentant), såfremt databehandleren har modtaget skriftligt varsel herom senest 21 dage forinden, medmindre andet er påkrævet af en tilsynsmyndighed.
I det omfang den dataansvarlige ønsker at gennemføre sådanne fysiske inspektioner, er den dataansvarlige forpligtet til at vederlægge databehandleren for den herved anvendte (medgåede) tid med de af databehandleren til enhver tid anvendte timesatser.
Baseret på resultaterne af den/de gennemførte inspektioner, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere
Databehandleren foretager skriftlige og/eller fysiske inspektioner med underdatabehandleres faciliteter og sikkerhedsforanstaltninger med henblik på at kontrollere, at behandlingen af personoplysninger, der er overladt til underdatabehandlere, sker i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
Databehandleren kan indhente revisionserklæringer, inspektionsrapporter eller anden skriftlig erklæring fra underdatabehandlere, der dokumenterer, at behandlingen af personoplysninger, der er overladt til underdatabehandlere, sker i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
Såfremt den dataansvarlige stiller krav om indhentelse af en specifik type erklæring eller inspektion rapport, er den dataansvarlige forpligtet til at afholde eventuelle meromkostninger forbundet med databehandlerens indhentelse af den krævede erklæring eller inspektionsrapport.
Såfremt en skriftlig erklæring eller inspektionsrapport ikke tilvejebringer tilfredsstillende resultater, kan databehandleren foretage fysiske inspektioner af underdatabehandleres faciliteter og sikkerhedsforanstaltninger.
Såfremt den dataansvarlige stiller krav om, at databehandleren skal gennemføre fysiske inspektioner hos dennes underdatabehandler, er den dataansvarlige forpligtet til at vederlægge databehandleren for den herved anvendte (medgåede) tid med de af databehandleren til enhver tid anvendte timesatser.
Den dataansvarlige er berettiget til at anmode om dokumentation for databehandlerens inspektion(-er) med underdatabehandlere. Baseret på resultaterne af den/de gennemførte inspektioner, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Bilag D Parternes regulering af andre forhold
D.1 Hovedaftale
Aftalen er reguleret af Hovedaftalen i form af parternes samarbejdsaftale om revisorydelser mellem:
Virksomheden jf. samarbejdsaftale om revisorydelser | og | TimeVision Godkendt Revisionspartnerselskab Park Allé 000, 0000 Xxxxxxx CVR. 38267132 |
D. 2 Begunstiget tredjemand
Der ses bort fra Bestemmelse 7.6: ”Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.”.
Ovenstående formulering er således ikke en del af disse Bestemmelser.
Det er ikke muligt at indføje den dataansvarlige som specifikt begunstiget tredjemand overfor samtlige af databehandlerens underdatabehandlere. Databehandleren vil dog gøre sig bestræbelser på at dette indføjes, hvor det kan lade sig gøre.
I tilfælde af databehandlerens konkurs vil personoplysninger, der behandles af underdatabehandlere på databehandlerens vegne, i alle tilfælde blive slettet eller tilbageleveret i overensstemmelse med databehandleraftalen indgået mellem disse parter, idet en konkurs vil medføre ophør af databehandleraftalen.
D.3 Visse underdatabehandleres standardvilkår
For specifikke behandlingsaktiviteter, der af databehandleren overlades til behandling hos visse underdatabehandlere, aftales det, at disse specifikke behandlingsaktiviteter underlægges underdatabehandlerens standardvilkår for databeskyttelse.
Ovenstående er gældende, når det ikke er muligt for databehandleren at indgå anden databehandleraftale med disse underdatabehandlere, end underdatabehandlerens standardvilkår for databeskyttelse.
Det er en forudsætning, at underdatabehandleren ikke tilbyder et databeskyttelsesniveau, der er ringere end niveauet, som aftalt i disse Bestemmelser. Underdatabehandleren kan således i sine standardvilkår tilbyde andre typer af databeskyttelsesvilkår, herunder vilkår, der vedrører mindstekrav til sikkerhedsstandarder, krav om særlig auditadgang eller udlevering af revisionsrapporter, vilkår for adgang til brug af underdatabehandlere, adgang til dataeksport m.v., men uden at det af databehandleren vurderes at medføre et ringere databeskyttelsesniveau end niveauet, som aftalt i disse Bestemmelser.