Standardvilkår ved køb af IT-løsninger

H jørring KommuneShape2 Shape3




Standardvilkår ved køb af IT-løsninger



































  1. ANVENDELSESOMRÅDE

    1. Nærværende Kommunale Standard Vilkår (”Vilkårene”) finder anvendelse ved alle leverancer af IT-ydelser, herunder services, drift, konsulentydelser, systemer og tilsvarende i forbindelse med kontraktindgåelse på (Kontraktens navn og årstal), indgået mellem Hjørring Kommune (CVR.: 68534917) og (leverandørnavn (CVR.: xxxxxxxx).

    2. Vilkårene gælder sideløbende med Leverandørens eventuelle leverancebetingelser, ydelsesbeskrivelse, kravspecifikation og lignende, der tilsammen udgør ”Aftalen”.

    3. Vilkårene nyder forrang, såfremt der mellem Vilkårene og Aftalens øvrige dokumenter i enkeltstående punkter eller Aftalens helhed er uoverensstemmelse eller fortolkningstvivl.

    4. Aftalen er undergivet dansk ret, og enhver tvist der ikke kan løses i mindelighed parterne i mellem, afgøres ved Kommunens hjemting.


  1. Samarbejde

    1. Leverandøren skal i aftaleperioden, samt i en eventuel udfasningsperiode, indgå i et loyalt, fleksibelt og smidigt samarbejde med Kommunen, og såvel Kommunen som Leverandøren er forpligtet til at informere hinanden om forhold, der skønnes at kunne vedrøre aftalen.

    2. Leverandøren skal i aftaleperioden være indstillet på en dialog med henblik på til enhver tid at sikre Kommunen optimering af driften.

    3. Leverandøren er i øvrigt pligtig til ved ophør af aftalen at samarbejde med Kommunen og en eventuel ny leverandør, som aftalen overdrages til, således at overgangen til den nye leverandør sker med mindst mulig gene for Kommunen.

    4. Parterne er i aftaleperioden forpligtede til, efter behov, at deltage i drifts- og statusmøder med henblik på at sikre, at eventuelle problemer løses hurtigst muligt.

    5. Overtrædelse af nærværende pkt. 2 vil kunne medføre ophævelse af Kontrakten, jf. pkt. 14.5.




  1. Tidsplan

    1. Leverandøren skal i samarbejde med ordregiver, som minimum udarbejde en overordnet

tidsplan for Leverancen. Herunder implementering og ved behov drift og overtagelsesprøve.

    1. Nedenstående skabelon kan anvendes ved udarbejdelse af tidsplan.


Aktivitet/Milepæl

Tidspunkt (dd.mm.åååå)

M01

Kontraktindgåelse

[Kommunen]

M02

Opstartsmøde

[Udfyldes af Leverandøren]

M03

Afklaringsfasen påbegyndes

[Udfyldes af Leverandøren]

M04

Godkendt afklaringsfase

[Udfyldes af Leverandøren]

M05

Transition Ind påbegyndes

[Udfyldes af Leverandøren]

M06

Transitionsdag

[Kommunen]

M07

Driftsprøve påbegyndes

[Udfyldes af Leverandøren.

M08

Driftsprøve godkendes

[Kommunen]



  1. Snitfladebeskrivelse.

    1. Leverandøren skal i aftalen lave en beskrivelse af de snitflader og integrationer:

      1. Som fagsystemet har til andre systemer

      2. Som fælleskommunale og fællesoffentlig data

      3. Som er til den fællesoffentlige og fælleskommunale infrastruktur (herunder ØiR)

      4. evt. yderligere integrationer

Der skal enten være en beskrivelse af integrationen i kontrakten eller en henvisning til det i et bilag.



  1. Krav om SLA

    1. Aftalen skal indeholde Leverandørens SLA. Herunder Leverandørens oppetid på systemet, kategorisering af fejlretning og minimumstidspunkt for afhjælpning af fejl.


  1. GENERELLE BESTEMMELSER

    1. Kommunen er berettiget til vederlagsfrit at lade tredjemand, herunder Kommunens advokat, revisor eller tilsvarende, anvende systemet, få adgang til dokumentation og hvad der i øvrigt tilkommer Kommunens egne brugere i medfør af Aftalen. Leverandøren kan i medfør af denne bestemmelse forlange, at der oprettes særlige adgange til systemet til brug for tredjemænd.

    2. Kommunen og hvis relevant Kommunens borgere får uden andre indskrænkninger end de der er angivet i denne Aftale fuld adgang til at bruge systemet som angivet i kravspecifikationen/ydelsesbeskrivelsen.

    3. De almindelige forvaltningsretlige regler om aktindsigt gælder, uanset hvad der er aftalt om fortrolighed.

  2. KOMMUNENS ORGANISATION

    1. Ved Kommunens interne organisatoriske ændringer skal leverandøren acceptere dette, uanset om de er af personalemæssige karakter eller ved fysiske flytninger, er Leverandøren ikke berettiget til at kræve et mervederlag, med mindre det ligger udover aftalens genstand.

  3. ÆNDRINGER

    1. Hvis ikke andet er eksplicit angivet i Aftalens øvrige bestemmelser, kan Leverandøren ikke uden forudgående accept fra Kommunen ændrer aftalens betingelser, herunder bilag, betingelser, beskrivelser og vederlag. Ændringer skal aftales skriftligt og vedlægges som et tillæg til aftalen.


  1. ADGANG TIL DATA

    1. Rettigheder til data: Kommunen har råderet, adkomst, ejendomsret, ophavsret og enhver anden rettighed til Kommunens egne data, der indlæses i Systemet, og som på enhver måde behandles og/eller genereres i og af Systemet som led i brugen af Systemet, herunder metadata, logfiler, revisionsspor mv. Tilsvarende gælder for data der er bearbejdet på baggrund af Kommunens egne data.

    2. Udlevering af data i Aftalens løbetid: I det omfang Kommunen ikke selv kan foretage dataudtræk, kan Kommunen til enhver tid vederlagsfrit begære at få udleveret en kopi af alle eller dele af Kommunens data på et relevant it-læsbart medie i et standard dataformat uden transformeringer, der kan give datatab, med en af Kommunen fastsat frist, der står i et rimeligt forhold til de data, udleveringen omfatter.

    3. Udlevering af data ved Aftalens ophør: Ved Aftalens ophør er Kommunen berettiget til at kræve alle data og informationer, herunder alle logfiler, udleveret, idet udleveringen skal ske vederlagsfrit uanset årsagen til Aftalens ophør og uanset om udleveringen af data måtte kræve udvikling af nye snitflader eller lignende.

    4. Ingen tilbageholdsret: Leverandøren er ikke berettiget til på noget tidspunkt, at tilbageholde Kommunens data eller andre data, som måtte være kommet i Leverandørens besiddelse som led i Aftalen. Dette gælder, hvad enten Kommunen måtte have misligholdt sine forpligtelser i medfør af Aftalen, eller der mellem Parterne måtte være opstået anden form for tvist eller uoverensstemmelse.

    5. Besiddelse af data efter Aftalens ophør: Efter Aftalens ophør må Leverandøren ikke bevare eventuelle kopier af Kommunens data. Dette kan alene ske efter instruks i databehandleraftalen. Hvis Kommunen anmoder herom inden Aftalens ophør, har Leverandøren pligt til at opbevare en backup kopi af sådanne data i op til 3 måneder efter Aftalens ophør.

    6. Sletning af data efter Xxxxxxxx ophør: Sletning af data skal ske jf. databehandleraftale.

  2. LEVERANDØRENS BISTAND VED OPHØR

    1. Uanset årsagen til Aftalens ophør, skal Leverandøren uden yderligere vederlag og på god og forsvarlig vis medvirke til overgang af løsning af opgaverne omfattet af denne Aftale enten til Kommunen eller til en af Kommunen udpeget tredjemand og overdragelse af viden med henblik på at kunne gennemføre et genudbud.

    2. Ved kritisk system skal Leverandøren udarbejde en exit strategi. (Kan slettes ved behov)

  3. PERSONDATA

    1. Leverandørens behandling af personoplysninger skal følge den databehandleraftale og dertil hørende instruks der er indgået mellem Kommunen og Leverandøren

    2. Leverandørens behandling af personoplysninger på vegne af Kommunen sker udelukkende efter dokumenteret instruks, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som Leverandøren er underlagt; i så fald underretter Leverandøren Kommunen om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

    3. Leverandøren giver omgående besked til Kommunen, hvis en instruks efter Leverandørens vurdering er i strid med lovgivningen, eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

    4. Leverandøren skal én gang årligt vederlagsfrit til Kommunen fremsende en erklæring om overholdelse af Databehandleraftalen. Erklæringen skal udarbejdes i overensstemmelse med gældende, anerkendte branchestandarder på området og skal omfatte både Leverandørens og eventuelle underdatabehandleres databehandling. Den første erklæring skal foreligge [12] måneder efter Hovedaftalens indgåelse.

  4. PRISER

    1. Alle fakturerbare ydelser er defineret i aftalen, og Kommunen kan således ikke afkræves andre betalinger i medfør af denne Aftale.

    2. Som udgangspunkt faktureres alle vederlag månedligt bagud i kalendermåneden efter ydelsen som vederlaget vedrører er udført/leveret. Fakturering skal ledsages af en fuldstændig opgørelse over ydelsen, herunder tidsforbrug og hvem der har udført arbejdet, materialer og andre forhold afregningen angår. Kommunen er tidligst forpligtet til at betale 30 kalenderdage efter modtagelse af fyldestgørende faktura.

    3. Leverandøren skal fakturere sine ydelser senest 120 kalenderdage efter det tidspunkt, hvor ydelsen er leveret. Overskrides denne frist for en eller flere ydelser mister Leverandøren sin ret til at kræve de(n) pågældende ydelse(r) betalt.

    4. Hver af parterne kan én gang årligt, og tidligst et år efter kontraktens ikrafttræden, kræve regulering af timepriserne i Aftalen. Prisregulering sker ved en indeksering, der foretages på basis af udviklingen i Danmarks Statistiks nettoprisindeks med udgangspunkt i basismåneden 3 måneder inden kontraktindgåelse. Indekseringen har virkning for timebaserede ydelser erlagt fra dagen efter indekseringen.

    5. Øvrige prissatte ydelser angivet i Aftalen reguleres ikke.

  5. DEN KOMMUNALE RAMMEARKITEKTUR

    1. Leverandøren garanterer, at systemet kan integreres med de relevante komponenter i den kommunale rammearkitektur.

  6. MISLIGHOLDELSE OG ANSVAR

    1. Aftalen kan ophæves helt eller delvist, såfremt der foreligger væsentlig misligholdelse. Ophævelse kan både ske med virkning for nuværende og fremtidige ydelser (ex tunc og ex nunc).

    2. Det anses bl.a. for væsentlig misligholdelse, der berettiger Kommunen til at hæve Aftalen helt eller delvist, såfremt:

      1. Fristen for godkendelse af overtagelsesprøven eller driftsprøven overskrides med mere end 45 dage,

      2. Leverandøren standser arbejdet med implementering af systemet uden samtykke fra Kommunen.

      3. Leverandøren væsentligt misligholder vedligeholdelsesforpligtelserne i garantiperioden. Efter garantiperiodens udløb kan Leverandørens misligholdelse af sine vedligeholdelsesforpligtelser kun medføre en ophævelse for Kontraktens øvrige ydelser, såfremt vedligeholdelsen er af afgørende betydning for den fortsatte nytte af systemet, og Kommunen ikke kan få udført vedligeholdelse af tredjemand,

      4. Leverandøren går konkurs, kommer under rekonstruktionsbehandling (med forbehold for konkurslovens regler om indtrædelsesret),

      5. Leverandøren ophører med den virksomhed, Aftalen vedrører.

      6. Leverandøren bevidst eller ved grov uagtsomhed overtræder persondataloven eller databehandleraftalen.

    3. En parts ansvar er, uanset grundlaget herfor, begrænset til det af Kommunen faktisk betalte vederlag til Leverandøren i de forudgående tolv (12) måneder forud for den måned, hvori et tab opstår.

    4. Gentagen manglende overholdelse af pkt. 2 vedrørende samarbejde.




  1. Forsikring

    1. Leverandøren påtager sig produktansvaret efter dansk rets almindelige regler. Leverandøren er forpligtet til fra Transitionsdagen at opretholde produktansvarsforsikring med minimumsdækning på DKK [5.000.000].

    2. Leverandøren påtager sig endvidere at opretholde en generel ansvarsforsikring med en minimumsdækning på DKK [5.000.000].


  1. Tvister

    1. Opstår der tvister, herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkning af aftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse, skal disse så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgifter afholdes af parterne i fællesskab, medmindre at mægleren fastslår, at årsagen til tvisten hovedsageligt kan tillægges den ene part.

    2. Såfremt tvisten ikke kan løses gennem forhandling eller mægling, vil uenigheden være at henvise til afgørelse i henhold til dansk ret og ved ordregivers værneting.

  1. OPSIGELSE

    1. Hvis ikke andet er aftalt gælder det at Kommunen kan opsige kontrakten skriftligt med [3 måneders varsel].

    2. Leverandøren kan opsige kontrakten i overensstemmelse med punkt 14.


  1. FAKTURERING OG BETALINGSBETINGELSER

    1. Betaling sker netto 30 dage fra Leverandørens afsendelse af korrekt elektronisk faktura. Beregning af Leverandørens vederlag sker på baggrund af leverandørens tilbud og timepriser.

    2. Priserne angives eksklusiv moms og er inklusiv samtlige omkostninger, medmindre andet er eksplicit aftalt forud for afholdelse af udgifterne.

    3. Afregning sker månedsvist bagud.

    4. Fakturering skal ske i henhold til lbkg. nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger m.v., og de til enhver tid gældende bekendtgørelser udstedt i medfør heraf, herunder bkg. nr. 206 af 11. marts 2011 om elektronisk afregning med offentlige myndigheder samt bkg. nr. 354 af 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder.


Faktura skal overholde standarden i OIOUBL og skal sendes til den af den rekvirerende institution anviste modtager med angivelse af ordrenumre samt eventuelle andre referencer, som er nødvendige for Kunden for en effektiv fakturabehandling.

Fakturaen skal som minimum indeholde:


  • Fakturadato (udstedelsesdato)

  • Fakturanummer

  • Leverandørens CVR/SE nr.

  • Leverandørens og Hjørring Kommunes navne og adresser

  • Leverancebeskrivelse

  • Leveringsdato (hvis fakturadato er forskellig fra leveringsdato)

  • Priserne skal altid være udspecificeret

  • Er der rabat eller aftalte fradrag m.v. skal disse fremgå særskilt af fakturaen.

  • Mængde, ID fra kontrakten og art af de leverede ydelser (varebeskrivelse samt antal)

  • Pris pr. enhed eksklusiv moms

  • Rekvirent hos Hjørring Kommune samt EAN-nummer

  • Ordrenummer

  • UNSPSC kode på commodity niveau



Ved fejl i fakturaen skal der fremsendes en kreditnota på hele den fejlbehæftede faktura samtidig med, at der fremsendes en ny faktura.

Fremsendes en faktura, der ikke overholder kravene i Kontraktens pkt. Error: Reference source not found, kan Ordregiver udskyde betalingen af den pågældende faktura. Ordregiver underretter i så fald Leverandøren om, at fakturaen ikke kan betales. Betaling gennemføres, i henhold til pkt. Error: Reference source not found1. efter modtagelse af kreditnota og ny faktura, der opfylder kravene.

Hvis der sker ændringer i den lovgivning, der danner grundlag for elektronisk fakturering, eller der i øvrigt sker ændringer i anvisninger eller anbefalinger for anvendelse af disse, er Leverandøren forpligtiget til at acceptere ændrede krav som følge af sådanne ændringer.


  1. Bod

Driftsprøve

    1. Såfremt Leverandøren ikke har bestået driftsprøven inden det aftalte tidspunkt, jf. X(Error: Reference source not found), og dette ikke skyldes Xxxxxx, ifalder Leverandøren bod på [0,5] % af vederlaget for opstartsydelser pr. påbegyndt Arbejdsdag, Forsinkelsen varer. I relation til bod for Forsinkelse af driftsprøven kan boden ikke overstige [20 %] af vederlaget for opstartsydelser. (Kan slettes ved behov)


Servicemål

    1. Den samlede bod pr. måned for manglende opfyldelse af Servicemål for en given Løbende Ydelse kan ikke overstige [15] % af vederlaget for den pågældende Løbende Ydelse for den måned, hvor Servicemålene overskrides. Leverandøren kan dog i en periode på [tre] måneder fra [Transitionsdagen] maksimalt ifalde en bod på [10] % af vederlaget for den pågældende Løbende Ydelse for den pågældende måned. (Kan slettes ved behov)


    1. Den samme hændelse kan kun føre til én bod for manglende overholdelse af et Servicemål, idet Leverandøren i så fald pålægges den størst mulige bod. (Kan slettes ved behov)



  1. Mangler

    1. En part skal give begrundet meddelelse til den anden part uden ugrundet ophold, såfremt der konstateres en mangel.

    2. Såfremt mangler ikke inden for rimelig tid er afhjulpet, og manglen bevirker en værdiforringelse, har kunden ret til forholdsmæssigt afslag. Ved beregning af den relevante værdiforringelse, der udgør afslaget, skal der tages hensyn til den nytteværdi, som Kunden ikke kan udnytte som følge af manglen.

    3. Om kundens øvrige beføjelser i anledning af mangler gælder dansk rets almindelige regler i anledning af mangler.







For Hjørring Kommune For leverandøren

Dato Dato



__________________________________ ______________________________________

Underskrift Underskrift




___________________________________ _______________________________________

Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver


Document Metadata

Filed: May 9th, 2022