MEDDELELSE OM DATABESKYTTELSE
MEDDELELSE OM DATABESKYTTELSE
Dette er en generisk databeskyttelseserklæring vedrørende behandling af personoplysninger i forbindelse med forvaltning af tildelingsprocedurer for udbud, tilskud og udvælgelse af eksperter og forvaltning af gennemførelsen af (udbud og eksperter) kontrakter og gennemførelsen af aftaler (tilskud).
Databehandling: Forvaltning af tildelingsprocedurer for udbud, tilskud og udvælgelse af eksperter og forvaltning af gennemførelsen af (udbud og eksperter) kontrakter og gennemførelsen af aftaler (tilskud).
Dataansvarlig: Europa-Parlamentet, nærmere bestemt den enhed, der er nævnt i bekendtgørelsen i EU-Tidende, opfordringen til at deltage eller opfordringen til at afgive tilbud vedrørende tildelingsproceduren, kontrakten eller aftalen
Indhold:
1. Introduktion
2. Formålet med behandlingen
3. På hvilket retsgrundlag behandler vi dine personoplysninger?
4. Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?
5. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
6. Hvor længe beskytter og sikrer vi dine personoplysninger?
7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?
8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan kan du udøve dem?
9. Kontaktoplysninger
10. Hvor kan jeg finde mere detaljerede oplysninger?
1. Introduktion
Europa-Parlamentet er forpligtet til at beskytte dine personoplysninger og respektere dit privatliv. Disse personoplysninger behandles i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger.
I denne databeskyttelseserklæring kan du læse om, hvorfor vi behandler dine personoplysninger, hvordan vi indsamler, håndterer og beskytter alle de personoplysninger, vi får adgang til, hvordan vi bruger oplysningerne, og hvilke rettigheder du har i forbindelse med dine personoplysninger. Du kan også finde kontaktoplysninger om den dataansvarlige, som du kan rette henvendelse til for at udøve dine rettigheder, databeskyttelsesrådgiveren og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse.
Denne databeskyttelseserklæring vedrører behandlingsaktiviteten "forvaltning af tildelingsprocedurer for udbud, tilskud og udvælgelse af eksperter og forvaltning af gennemførelsen af (udbud og eksperter) kontrakter og gennemførelsen af aftaler (tilskud)", der gennemføres af Parlamentet som beskrevet i det følgende.
2. Formålet med behandlingen
Europa-Parlamentets behandling af personoplysninger er nødvendig i forbindelse med forvaltningen af tildelingsprocedurerne (udbud, tilskud, eksperter) og forvaltningen af gennemførelsen af kontrakter (udbud, eksperter) og gennemførelsen af aftaler (tilskud), der indgås under procedurerne. Disse behandlingsaktiviteter henhører under Europa- Parlamentets ansvar som registeransvarlig med hensyn til indsamling og behandling af personoplysninger.
Den registrerede er forpligtet til at afgive personoplysninger med henblik på at deltage i den tilsvarende procedure, jf. artikel 15, stk. 2, litra e), i forordning (EU) 2018/1725.
Dine personoplysninger vil ikke blive brugt til automatisk beslutningstagning, herunder profilering.
Hvis du er en ekstern registreret, kan personoplysninger indsamles og behandles af Parlamentets tjenestegrene med henblik på at forvalte proceduren, kontrakten eller aftalen, når Parlamentet har modtaget oplysninger i forbindelse med en udbudsprocedure, en kontrakt eller en aftale (f.eks. ansøgningsdokument, kommunikation).
Hvis du er en intern registreret, kan personoplysninger indsamles og behandles af Parlamentets tjenestegrene i forbindelse med din anvendelse af det interne IT-system e- Submission, som understøtter forvaltningen af tildelingsprocedurer, gennemførelsen af kontrakter (udbud, eksperter) og gennemførelsen af aftaler (tilskud).
3. På hvilket retsgrundlag behandler vi dine personoplysninger?
Behandlingen af personoplysninger i forbindelse med udbud, tilskud og udvælgelse af eksperter og forvaltning af kontrakter og gennemførelse af aftaler er nødvendig og lovlig i henhold til artikel 5, stk. 1, litra a), b) og c), i forordning (EU) 2018/1725:
• Behandling er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave, der udføres i samfundets interesse, eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den eller det pågældende af Unionens institutioner eller organer har fået pålagt.
• Behandling er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige.
• Behandling er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt, som den registrerede er part i, eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt.
Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger er finansforordningen1, navnlig:
• Artikel 33 og 36 vedrørende principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning og præstation
• Artikel 160-179 vedrørende udbudsprocedurer
• Artikel 180-200 vedrørende ansøgninger om tilskud
• Artikel 237-238 vedrørende udvælgelse af eksperter.
1 Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 2018/2012 af 18. juli 2018 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget (EUT L 193 af 26.10.2012, s. 1).
4. Hvilke personoplysninger indsamler og behandler vi?
Eksterne registrerede afgiver personoplysninger, når de:
• deltager i en tildelingsprocedure vedrørende udbud, tilskud eller udvælgelse af eksperter og
• gennemfører en kontrakt (udbud, ekspert) eller gennemfører en aftale (tilskud), som er blevet tildelt dem.
Interne registrerede afgiver personoplysninger, når de:
• forvalter en tildelingsprocedure vedrørende udbud, tilskud eller udvælgelse af eksperter
• forvalter gennemførelsen af en kontrakt (udbud, ekspert) eller gennemførelsen af en aftale (tilskud)
• udvikler, vedligeholder og støtter brugen af det interne IT-system e-Submission, som understøtter ovennævnte formål som led i forretningsprocesser, og
• får adgang til det interne IT-system eProcurement med henblik på anskaffelser via en udbudsprocedure eller en kontrakt eller med henblik på at udføre overvågnings-, revisions- eller inspektionsopgaver i henhold til EU-retten.
Kategorier af personoplysninger
Afhængigt af om den registrerede er ekstern eller intern i forhold til Parlamentet, kan forskellige oplysninger behandles, herunder:
Registreret uden for Parlamentet:
• Identifikationsoplysninger: fornavn, efternavn, pasnummer, id-nummer, IP-adresse, Funktion
• Kontaktoplysninger (e-mailadresse, erhvervstelefonnummer, mobiltelefonnummer, faxnummer, postadresse, firmanavn og afdeling, bopælsland, internetadresse)
• Attester for bidrag til sociale sikringsordninger og betalt skat, udskrift af strafferegisteroplysninger
• Finansielle data: bankkontonummer (IBAN- og BIC-koder), momsnummer
• Oplysninger til brug i forbindelse med vurdering af opfyldelsen af udvælgelseskriterier eller andre kriterier: ekspertise, tekniske færdigheder og sprog, uddannelsesmæssig baggrund, erhvervserfaring, herunder oplysninger om nuværende og tidligere beskæftigelse
• Tro og love-erklæring eller tilsvarende med hensyn til udelukkelseskriterier, udvælgelseskriterier og/eller kriterier for støtteberettigelse og
• Systemrelaterede data: Europa-Kommissionens autentificeringstjeneste (EU Login) loginnavn og password (kun lagret i EU Login), sikkerhedsdata/logfiler (for revisionsspor).
Registreret i Parlamentet:
• Identifikationsoplysninger: fornavn, efternavn, e-mailadresse, IP-adresse
• Organisatoriske data: organisation, direktorat, kontor osv.
• Proceduredata, Ordregivende myndighed
• Opgaver og rolle og
• Systemrelaterede data: Europa-Kommissionens autentificeringstjeneste (EU Login) loginnavn og password (kun lagret i EU Login), sikkerhedsdata/logfiler (for revisionsspor).
5. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
Dine personoplysninger opbevares i fem år fra den dato, hvor Europa-Parlamentet meddeler decharge for det regnskabsår, som dokumenterne vedrører. Efter opbevaringsperiodens udløb vil personoplysningerne blive slettet. Personoplysningerne kan anvendes til statistiske formål og vil i så fald blive fuldstændigt anonymiseret.
Uanset ovennævnte opbevaringsperiode skal det bemærkes, at:
• Som led i sin generelle praksis for dokumentforvaltning kan en sag i Europa- Parlamentet vedrørende en udbudsprocedure, en kontrakt eller en aftale, som indeholder data, udvælges eller udtages ved udløbet af opbevaringsperioden, således at visse data kan opbevares i Parlamentets historiske arkiver.
• Enhver lagring af data kan forlænges midlertidigt, hvis der pågår overvågning, revision af inspektionsopgaver i henhold til EU-retten (f.eks. interne revisioner, panelet til behandling af finansielle uregelmæssigheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 93, panelet om udelukkelse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 143, Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig — OLAF) og
• Enhver handling, der udføres i det interne IT-system eSubmission af registrerede under deres EU-login, registreres uden en nærmere fastsat opbevaringsperiode for at muliggøre forespørgsler om finansielle, kontraktmæssige og regnskabsmæssige spørgsmål samt til revisionssporformål.
6. Hvor længe beskytter og sikrer vi dine personoplysninger?
Hvis data er i elektronisk form, lagres de på Europa-Parlamentets servere. Sikkerhedskravene sikrer, at kun udpegede personer har mulighed for at få adgang til de oplysninger, der opbevares med henblik på at foretage behandlingen.
Hvis oplysningerne opbevares i papirformat, opbevares de i Europa-Parlamentets kompetente tjenestegrenes lokaler. Adgangen til lokalerne og inde i lokalerne kontrolleres.
7. Hvem har adgang til dine personoplysninger, og hvem videregives de til?
Med henblik på ovennævnte formål gives der adgang til dine personoplysninger til følgende personer, uden at dette berører muligheden for videregivelse til de organer, der er ansvarlige for en overvågnings- eller kontrolopgave i overensstemmelse med EU-retten:
• Parlamentets ansatte og i tilfælde af interinstitutionelle procedurer også ansatte i andre involverede institutioner, agenturer og organer samt eksterne eksperter og kontrahenter, der arbejder på Parlamentets vegne med henblik på:
1) forvaltning af tildelingsprocedurer for udbud, tilskud og udvælgelse af eksperter
2) forvaltning af gennemførelsen af kontrakter (udbud og eksperter) og gennemførelsen af tilskudsaftaler
3) udvikling, vedligeholdelse og støtte til brug af det interne IT-system eSubmission
• For så vidt angår kontrakter, der tildeles som led i en udbudsprocedure, kan Parlamentets personale anvende kontrakten eller anvende oplysningerne (undtagen personoplysninger) vedrørende kontrakten udelukkende med henblik på fremtidige udbudsprocedurer
• Organer, der har til opgave at udføre overvågnings-, revisions- eller inspektionsopgaver i henhold til EU-retten
• Medlemmer af offentligheden, der modtager oplysninger om kontrahenter eller modtagere, som offentliggøres i overensstemmelse med finansforordningen, navnlig artikel 38, stk. 2, og artikel og 163. Dataene offentliggøres på Europa-Parlamentets relevante websted. Yderligere oplysninger om oprettelsen af dette register findes i registret hos den databeskyttelsesansvarlige.
I forbindelse med intern finansiel kontrol kan modtagerne af personoplysningerne sammenligne oplysningerne med alle oplysninger, der er tilgængelige i offentlige kilder, herunder på sociale medier.
8. Hvilke rettigheder har du, og hvordan kan du udøve dem?
Du har særlige rettigheder som "registreret" i henhold til kapitel III (artikel 14-25) i forordning (EU) 2018/1725, navnlig retten til indsigt i, berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger og retten til at begrænse behandlingen af dine personoplysninger.
Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, som udføres lovligt, af grunde, der vedrører din særlige situation.
Der gøres særlig opmærksom på konsekvenserne af en anmodning om sletning, da dette kan føre til en ændring af udbudsbetingelserne og føre til afvisning i overensstemmelse med finansforordningens artikel 151 og 141.
Du kan udøve dine rettigheder ved at rette henvendelse til den dataansvarlige eller, i tilfælde af uoverensstemmelser, databeskyttelsesrådgiveren. Om nødvendigt kan du også rette henvendelse til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. Kontaktoplysningerne findes under nedenstående punkt 9.
9. Kontaktoplysninger
- Den dataansvarlige
Hvis du ønsker at udøve dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725, hvis du har kommentarer, spørgsmål eller betænkeligheder, eller hvis du ønsker at indgive en klage vedrørende indsamlingen og anvendelsen af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte den dataansvarlige ved hjælp af de kontaktoplysninger, der er nævnt i f.eks. en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, opfordringen til at deltage eller opfordringen til at afgive tilbud vedrørende tildelingsproceduren, kontrakten eller aftalen og med udtrykkelig angivelse af din anmodning.
- Europa-Parlamentets databeskyttelsesansvarlige
De registrerede kan rette spørgsmål om behandling af personoplysninger til den dataansvarlige. De kan også kontakte Europa-Parlamentets databeskyttelsesansvarlige med hensyn til spørgsmål vedrørende behandlingen af deres personoplysninger i henhold til forordning (EU) 2018/1725 på: European Parliament, KAD 06A001, Plateau du Kirchberg, L- 2929 Luxembourg, tlf.: x000 0000 00000, e-mail: xxxx-xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx.
- Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (EDPS)
Du har ret til at klage (dvs. du kan indgive en klage) til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse på xxxx@xxxx.xxxxxx.xx, hvis du mener, at dine rettigheder i henhold til forordning (EU) 2018/1725 er blevet krænket som følge af den dataansvarliges behandling af dine personoplysninger, her: Xxx Xxxxxx 00, X-0000 Xxxxxxxxx, xxx.: x00 0 0000000, e-mail: xxxx@xxxx.xxxxxx.xx.