Rammeaftale om medieindkøb Udbudsbetingelser
Rammeaftale om medieindkøb Udbudsbetingelser
Sundhedsstyrelsen
2. april 2014
Sags nr. 2014023528
Indholdsfortegnelse
1. Overordnede rammer for udbuddet 3
2. Den udbudte leverance 3
3. Udbudsmaterialet 3
3.1. Materialer, der anvendes ved gennemførsel af udbuddet og udarbejdelse af kontrakt 3
3.2. Tilgængelighed af materialer 4
4. Procedure og tidsplan for udbud 4
4.1. Tidsplan for udbudsforretningen 4
4.2. Henvendelser til Sundhedsstyrelsen 4
5. Tilbudsafgivelse 5
5.1. Form- og procedurekrav 5
5.2. Tilbuddets opbygning og indhold 5
5.3. Optioner 6
5.4. Forbehold 6
6. Evaluering af tilbud 7
6.1. Behandling af tilbud 7
6.2. Behandling af forbehold 7
6.3. Kriterier for tildeling 8
6.4. Vurdering af tilbud og vægtning af kriterier 8
6.4.1. Åbenhed omkring tildelingsvurderingen 8
7. Generelle rammer for udbudsforretningen 9
7.1. Overholdelse af EU-udbudsreglerne 9
7.2. Forhandling 9
7.3. Oplysning om skat, afgifter, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø 10
7.4. Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt 12
7.5. Annullation af udbudsforretningen 12
7.6. Underretning om resultatet 12
7.7. Indgåelse af kontrakt 12
1. Overordnede rammer for udbuddet
Nærværende udbudsbetingelser gælder for udbud af ” Rammeaftale om medieindkøb”.
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til udbudsbe- kendtgørelse med det interne referencenummer 2013-080826 som of- fentliggjort i supplement til den Europæiske Unions Tidende.
Ordregiver er:
Sundhedsstyrelsen Xxxx Xxxxxx Gade 1 2300 København S
2. Den udbudte leverance
Som oplyst i udbudsbekendtgørelsen omfatter den udbudte kontrakt en rammeaftale om evalueringer af Sundhedsstyrelsens kampagner. Se kontraktens Bilag 2 for nærmere information.
3. Udbudsmaterialet
De centrale dele af udbudsmaterialet består i kontraktudkast og udkast til bilag. Det er hensigten, at Tilbudsgiver besvarer og udfylder dette ma- teriale, herunder udarbejder de resterende bilag med udgangspunkt i de medsendte skabeloner, således at det færdige tilbud indeholder en komplet kontrakt, klar til underskrift.
3.1. Materialer, der anvendes ved gennemførsel af ud- buddet og udarbejdelse af kontrakt
Nedenstående dokumenter indgår i kontakten. Kontraktudkast og bilag skal anvendes som krævet i nærværende udbudsbetingelser.
• Rammeaftale
• Bilag 1 – Sundhedsstyrelsens Standardaftalevilkår
• Bilag 2 – Sundhedsstyrelsens kravspecifikation
• Bilag 3 – Leverandørens kravbesvarelse
• Bilag 4 – Skabelon til Delkontrakt
• Bilag 5 – Tro og love erklæringer
• Bilag 6 – Udbudsbekendtgørelse
• Bilag 7 – Udbudsbetingelser (nærværende dokument)
• Bilag 8 – Spørgsmål og svar notat
3.2. Tilgængelighed af materialer
Samtlige materialer i forbindelse med udbuddet vil blive publiceret på Sundhedsstyrelsens hjemmeside, på adressen:
xxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx
4. Procedure og tidsplan for udbud
4.1. Tidsplan for udbudsforretningen
Tidsfrist | Aktivitet |
2. april | Udsendelse af udbudsbekendtgørelse og - materiale |
9. april, kl. 11.00 | Tilmeldingsfrist til Informations- og spørgemø- de |
10. april, kl. 14.30 til 16.00 | Informations- og spørgemøde |
12. maj, kl. 12.00 | Frist for indsendelse af spørgsmål til udbuddet |
14. maj, kl. 15.00 | Sidste frist for opdatering af udbudsmaterialet |
21. maj, kl. 12.00 | Frist for aflevering af tilbud |
2. juni | Forventet meddelelse om tildeling |
13. juni | Forventet indgåelse af kontrakt |
Sundhedsstyrelsen tager forbehold for ændringer i tidsplanen.
4.2. Henvendelser til Sundhedsstyrelsen
Alle henvendelser vedrørende nærværende udbudsforretning skal frem- sendes skriftligt, helst som e-mail eller som sædvanlig post til følgende adresse:
Sundhedsstyrelsen Xxxx Xxxxxx Gade 1 2300 København S Att. Xxxxxx Xxxxxxxx
Henvendelser pr e-mail sendes til xxx@xxxx.xx
Der vil blive afholdt et spørgemøde, hvor tilbudsgiverne har mulighed for at stille uddybende spørgsmål til Sundhedsstyrelsen. Se pkt. 4.1 for tidspunktet for mødets afholdelse. Deltagelse fordrer tilmelding før mø-
det ved henvendelse til ovennævnte emailadresse., inden fristen under pkt. 4.1.
Såfremt Tilbudsgiver derudover måtte have spørgsmål til nærværende udbudsforretning, skal disse stilles skriftligt på dansk. Såvel spørgsmål som svar vil i anonymiseret form løbende blive publiceret i et spørgsmål & svar notat, som løbende lægges op på Sundhedsstyrelsens hjemme- side, jf. pkt. 3.3. Tilbudsgiver bedes derfor holde jævnligt øje med denne side under tilbudsrunden.
5. Tilbudsafgivelse
Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsfor- retning er Sundhedsstyrelsen uvedkommende.
5.1. Form- og procedurekrav
Ved udarbejdelse af tilbuddet skal Tilbudsgiver nøje iagttage de form- og procedurekrav, der fremgår under nærværende punkt.
Tilbud skal således afgives i overensstemmelse med de grundlæggende krav, som er anført i udbudsbekendtgørelsen, udbudsbetingelserne, kravspecifikationen samt øvrige bilag.
Tilbudsfristen fremgår af pkt. 4.1 og tilbud skal indleveres på følgende adresse:
Sundhedsstyrelsen Xxxx Xxxxxx Gade 1 2300 København S Att.: Xxxxxx Xxxxxxxx
Det samlede tilbudsmateriale skal indleveres i en lukket kuvert mærket ”Rammeaftale om medieindkøb” og ”Må ikke åbnes af postomdeling”.
Tilbudsgiver kan, efter anmodning, få udleveret en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for afleveringen.
Tilbuddet skal afleveres i elektronisk format på en CD, DVD eller USB pind. Filerne skal være i Adobe pdf, MS Word, MS Excel format eller til- svarende kompatible formater. Det er udelukkende Tilbudsgivers ansvar at det afleverede materiale er læsbart. Tilbuddet skal afgives på dansk.
5.2. Tilbuddets opbygning og indhold
Sundhedsstyrelsen har vedlagt nærværende udbudsmateriale i elektro- nisk form. I materialet finder Tilbudsgiver skabelonerne til nedenstående
tilbudsdokumenter. De fleste af dokumenterne kræver en aktiv stil- lingstagen fra Tilbudsgiver. Dokumenter, som Tilbudsgiver ikke har æn- dringer til, anses for gældende i den form de indgår i udbudsmaterialet.
Følgende struktur skal anvendes ved Tilbudsgivers udformning af tilbud:
Tilbudsgiver skal udfylde, besvare, udarbejde eller selv vedlægge føl- gende dokumenter:
Dokumenter der skal indgå i tilbuddet | |
Liste over samtlige forbehold i til- buddet | Skal kun udarbejdes og vedlægges i tilfælde af forbehold. |
Rammeaftale | Udfyldes af tilbudsgiver og returne- res i redigerbart format. |
Bilag 4 – Leverandørens kravbe- svarelse | Udarbejdes af Tilbudsgiver |
Bilag 6 – Tro og love erklæringer | Udarbejdes af Tilbudsgiver. Ved- lagte skabelon er frivillig at anven- de. |
Erklæringer om teknisk og finan- siel kapacitet, jf. Udbudsbekendt- gørelsen | Udarbejdes af Tilbudsgiver |
Alle øvrige bilag er enten udarbejdet af Sundhedsstyrelsen eller vil bli- ve udarbejdet ved kontraktindgåelse. | |
Om adgangen til at tage forbehold overfor udbudsmaterialet, se pkt. 5.4
5.3. Optioner
Der indgår ingen optioner i udbuddet.
5.4. Forbehold
Tilbudsgiver kan tage forbehold over for indholdet af i udbudsmaterialet.
Tilbudsgiver er berettiget til at tage forbehold over for dele af udbudsma- terialet forudsat, at dette ikke er tale om forbehold overfor væsentlige elementer.
Eventuelle forbehold skal specificeres klart og præcist i det enkelte bilag med korrekturmarkering hvor der ændres i teksten. Forbeholdet skal endvidere fremgå af en særskilt forbeholdsliste, der skal vedlægges til- buddet. Forbeholdslisten skal have følgende opbygning:
Punkt i bilag | Tilbudsgivers forbehold | Begrundelse |
Konkret henvis- ning til punktet i bilaget | Kort og præcis redegø- relse af forbeholdet. En specifik alternativ for- mulering skal angives. | En kort begrundelse for forbeholdet skal angives |
Tilbudsgiver må ikke tage forbehold vedrørende grundlæggende ud- budsbetingelser, hvis tilsidesættelse vil bevirke, at Sundhedsstyrelsen indgår kontrakt om en ydelse, der adskiller sig væsentligt fra den udbud- te ydelse.
I tilfælde af usikkerhed, om hvorvidt et forbehold vil medføre kassation af tilbuddet i henhold til dette punkt, opfordres Tilbudsgiver til at stille af- klarende spørgsmål til udbudsmaterialet.
Spørgsmål skal i givet fald udformes således, at de så vidt muligt alene refererer til det punkt i udbudsmaterialet, som forbeholdet vedrører, og dermed kun i absolut nødvendige tilfælde redegør for forbeholdets kon- krete indhold.
Denne foranstaltning skyldes hensynet til det udbudsretlige forhand- lingsforbud under offentlige og begrænsede udbud.
6. Evaluering af tilbud
6.1. Behandling af tilbud
Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.
Alle dokumenter, som fremsendes af Tilbudsgiver, betragtes som Sund- hedsstyrelsens ejendom og vil ikke blive returneret til Tilbudsgiverne.
6.2. Behandling af forbehold
Tilbud med forbehold over for grundlæggende udbudsbetingelser vil bli- ve kasseret som ikke-konditionsmæssige.
Tilbudsgivers forbehold overfor vilkår eller krav, der ikke relaterer sig di- rekte til de anvendte tildelingskriterier (jf. afsnit 6.3) vil blive kapitaliseret af Sundhedsstyrelsen, dog ikke forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav, jf. ovenfor.
Såfremt Sundhedsstyrelsen ikke er i stand til at kapitalisere Tilbudsgi- vers forbehold på en sikker og saglig vis, og dette vanskeliggør tilbuds- sammenligning, er Sundhedsstyrelsen berettiget til at kassere tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt.
6.3. Kriterier for tildeling
Tildeling sker på grundlag af kriteriet ”økonomisk mest fordelagtige til- bud”. Ved vurderingen af dette anvendes et antal vægtede underkriterier til dette.
Der anvendes følgende underkriterier:
1. Caseopgave
2. Tilknyttede medarbejdere
Ved vurderingen vægtes underkriterierne som anført nedenfor.
6.4. Vurdering af tilbud og vægtning af kriterier Vurderingen sker på grundlag af tilbuds opfyldelse af kontraktvilkår samt besvarelse af krav, som disse er opført i udbudsmaterialets kontraktbi-
lag.
Evt. manglende opfyldelse af kontraktvilkår håndteres ved kapitalisering af forbeholdet. Hvis dette ikke er muligt, eller hvis der er forbehold over- for væsentlige eller grundlæggende vilkår, kasseres tilbuddet.
Mht. opfyldelse af krav anlægges en samlet pointmæssig vurdering in- den for hvert underkriterium. Point vil for alle underkriterier blive afgræn- set til intervallet 0 til 10.
0 point gives for den helt uantagelige besvarelse, 5 point gives for den tilfredsstillende besvarelse, som opfylder de fleste krav og forventninger hos Sundhedsstyrelsen og 10 point gives for den optimale besvarelse der overgår alle krav og forventninger.
Underkriterium | Vægt | Beskrivelse |
Caseopgave | 60 % | Vurderes subjektivt ud fra de opstillede krav. |
Tilknyttede medar- bejdere | 40 % | Vurderes subjektivt ud fra de opstillede krav. |
6.4.1. Åbenhed omkring tildelingsvurderingen
Af hensyn til at skabe bedst mulig gennemsigtighed omkring tildelings- vurderingen, vil alle tilbudsgiverne modtage en kopi af tildelingsnotatet og det tilhørende evalueringsskema. Evalueringsskemaet vil som mini- mum indeholde pointscorer for underkriterierne for de forskellige til- budsgivere.
7. Generelle rammer for udbudsforretningen
Dette kapitel præciserer nogle overordnede rammer for udbudsforret- ningen, som Tilbudsgiver bør være opmærksom på.
7.1. Overholdelse af EU-udbudsreglerne Udbudsforretningen gennemføres efter reglerne om offentligt udbud i udbudsdirektivet (direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004).
Dette medfører, at Sundhedsstyrelsen er forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med udbudsforretningen. I den forbindelse ønsker Sundhedsstyrelsen at henlede Tilbudsgivers opmærksomhed på,
- at Sundhedsstyrelsen er berettiget og forpligtet til at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, bl.a. hvis det ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det indeholder forbehold for grundlæggende udbudsbetingelser, jf. pkt. 5.3;
- at Sundhedsstyrelsen er forpligtet til at se bort fra tilbud eller æn- dringer til tilbud, som modtages efter tilbudsfristens udløb, og
- at det er Tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsma- teriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra Tilbudsgiver påhviler udelukkende Tilbudsgiver.
7.2. Forhandling
Der er ikke adgang til at forhandle om de afgivne tilbud, idet Sundheds- styrelsen er underlagt det udbudsretlige forhandlingsforbud, som gælder for begrænsede udbud under Udbudsdirektivet.
I forbindelse med vedtagelsen af bygge- og anlægsdirektivet og forsy- ningsvirksomhedsdirektivet i 1993 vedtog Ministerrådet og Kommissio- nen en erklæring med følgende ordlyd:
”Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkur- rencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser. Der må kun finde drøftelser sted med ansøgere og bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af
deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det om- fang dette ikke giver anledning til forskelsbehandling.”
Direktiverne er siden blevet revideret, men forhandlingsforbuddet anses fortsat for at være gældende.
Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger i forbindelse dette udbud. Tilbudsgiverne skal drage omsorg for, at de- res tilbud er udformet således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem Tilbudsgiver og Sundhedsstyrel- sen.
Det er alene tilladt at korrigere åbenlyse fejl samt at foretage præcise- ringer eller suppleringer, hvor dette måtte være påkrævet. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, herun- der navnlig angiver samtlige priser (inkl. rabatter o. lign.), og at tilbudde- ne er præcise i enhver henseende.
Tilbudsgiverne opfordres i den forbindelse til, i tilfælde af tvivl, at benytte sig af muligheden for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet.
7.3. Oplysning om skat, afgifter, miljøbeskyttelse og ar- bejdsmiljø
I henhold til artikel 27 i Udbudsdirektivet skal Sundhedsstyrelsen oplyse om de relevante organer, hvor Tilbudsgiver kan få oplysninger om gæl- dende forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø:
Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om skatter:
Officielt navn: SKAT | ||
Adresse: | ||
By: | Postnummer: | Land: Xxx- xxxx |
Kontaktperson(er): Att.: | Telefon: + 00 00 00 00 | |
E-mail: | Fax: + 00 00 00 00 | |
Internetadresse (URL): xxxx://xxxx.xx/XXXX.xxxx?xXxxxxxxxxx
Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om miljøbeskyttelse:
Officielt navn: Miljøstyrelsen | ||
Adresse: Xxxxxxxxxx 00 | ||
By: København K | Postnummer: 1401 | Land: Xxx- xxxx |
Kontaktperson(er): Att.: | Telefon: + 00 00 00 00 00 | |
E-mail: | Fax: + 00 00 00 00 00 | |
Internetadresse (URL): | ||
Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om sikkerhed på arbejds- pladsen og arbejdsvilkår:
Officielt navn: Arbejdstilsynet | ||
Adresse: Postboks 1228 | ||
By: København C | Postnummer: 0900 | Land: Dan- mark |
Kontaktperson(er): Att.: | Telefon: + 00 00 00 00 00 | |
E-mail: | Fax: + 00 00 00 00 00 | |
Internetadresse (URL): | ||
7.4. Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt Tilbudsgivernes spørgsmål til udbudsmaterialet og deres tilbud bliver behandlet anonymt og fortroligt af Sundhedsstyrelsen.
Sundhedsstyrelsen vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysnin- ger i Tilbudsgiverens tilbud, som angår Tilbudsgiverens fortrolige forret- ningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Sundhedsstyrelsen til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning, hvor Tilbudsgi- ver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes det- te tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvor- efter Sundhedsstyrelsen vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives.
Det er et krav fra Sundhedsstyrelsen, at Tilbudsgiverne iagttager ube- tinget tavshed over for tredjemand vedrørende forhold, som måtte komme til Tilbudsgivers kendskab i forbindelse med udbudsforretningen.
7.5. Annullation af udbudsforretningen
Indtil udbudsforretningen er afsluttet med indgåelse af en endelig kon- trakt, vil udbudsforretningen kunne annulleres af den ordregivende myndighed, såfremt Sundhedsstyrelsen finder, at der er saglig grund hertil.
7.6. Underretning om resultatet
Alle deltagere i udbudsforretningen vil i overensstemmelse med ud- budsdirektivets artikel 41 og Lov om håndhævelse af udbudsreglerne mm. samtidigt og skriftligt blive underrettet om resultatet af udbudsfor- retningen.
Underretning til den vindende Tilbudsgiver om, at Tilbudsgiverens tilbud er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med Tilbudsgiveren. Der er ingen kon- trakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af Sund- hedsstyrelsen og den valgte Tilbudsgiver.
Resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler i udbudsdirektivet.
7.7. Indgåelse af kontrakt
Kontrakt vil tidligst blive indgået efter udløbet af den stand-still periode, som jf. bekendtgørelse nr. 712 af 15/06/2011 er fastsat til 10 dage efter afsendelse af underretningen.
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud indtil seks måneder efter tilbudsfristen.
Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af Tilbudsgivere, skal delta- gerne påtage sig at hæfte solidarisk, direkte og ubegrænset for tilbuddet og opfyldelsen af den tildelte kontrakt samt udpege en fælles befuld- mægtiget.
8. Ændringslog
…