Aftale om sponsorat til [indsæt navn]:

Husk at opdaterer indholdsfortegnelsen samt referencer til bestemmelser i teksten, hvis punkter tilføjes eller fjernes. Derudover skal teksten opdateres, så hjælpetekst er fjernet, og rød og blå tekst er ændret til sort.

Det er også vigtigt at bilag indsættes og fremsendes hvis kontrakten skal gennemgås.

1. BAGGRUND OG FORMÅL ‌

1.1 Sorø Kommune har truffet beslutning om, at Sorø Kommune i [Indsæt år] indgår et sponsorat på [Indsæt beløb ekskl. moms] kr. i forbindelse med, at Aktøren afholder [indsæt projektnavn] i Sorø Kommune. Vilkårene for sponsoratet fremgår af denne aftale (herefter ”Aftalen”). Husk at Jura altid skal inddrages i dialog om lovlighed.‌

1.2 Formålet er [Indsæt tekst]. (Her skal formålet med sponsoratet uddybes, f.eks. at skabe positiv synlighed og omtale af Sorø for at tiltrække virksomheder, studerende eller arbejdskraft.)

2. AKTØRENS GENERELLE FORPLIGTELSER ‌

2.1 Ydelserne i Aftalen leveres med kvalitativt udgangspunkt i og i øvrigt som beskrevet i Aktørens sponsorkoncept 1gældende ved aftaleindgåelsen, jf. bilag [indsæt]. Såfremt en eller flere ydelser for det relevante sponsorniveau i aftaleperioden stiger i kvalitet eller omfang, skal dette også være gældende for de ydelser, som Sorø Kommune modtager.‌‌

2.2 Alternativ 1: (denne anvendes ved flerårige sponsoraftale.) Der afholdes hvert år, på Aktørens initiativ og ved afslutning af [sæsonen/årets event], et evalueringsmøde, hvor Aktøren afrapporterer sponsoratets ydelser og leverancer. Parterne vurderer i fællesskab disse og drøfter indhold og effekt af sponsoratet. Aktøren leverer i forbindelse med evalueringsmødet en kort skriftlig afrapportering, hvoraf det som minimum fremgår, hvorvidt de i bilag [indsæt] beskrevne ydelser er leveret. Indsæt eventuelle yderligere krav til indhold af evaluering. I forbindelse hermed kan sponsoraftalens indhold og ydelser evt. justeres inden for den økonomiske ramme af sponsoratet. Der udarbejdes i den forbindelse et ny sponsorkoncept, for det kommende aftaleår, hvoraf det kommende års ydelser fremgår.‌

Alternativ 2: (denne anvendes ved 1-årige sponsoraftaler.) Der afholdes efter [indsæt projektnavn], på Aktørens initiation, et evalueringsmøde, hvor Aktøren afrapporterer sponsoratets ydelser og leverancer. Aktøren leverer i forbindelse med evalueringsmødet en kort skriftlig afrapportering, hvoraf det som minimum fremgår, hvorvidt de i bilag [indsæt] beskrevne ydelser er leveret.

2.3 Sorø Kommunes ydelse er et sponsorat. Økonomiske forhold, ansvar og hæftelse i relation til etablering og afholdelse af [indsæt projektnavn] påhviler Aktøren alene, og er derfor Sorø Kommune uvedkommende i enhver henseende.

2.4 Aktøren overholder gældende lovgivning vedrørende etablering og drift af [indsæt projektnavn], og Aktøren har det fulde ansvar herfor, herunder for at indhente de offentlige godkendelser og tilladelser, der er påkrævet for at etablere og afholde [indsæt projektnavn].

2.5 (Det skal i alle aftaler overvejes, om alle forsikringerne i nedenstående er relevante.) Aktøren tegner og opretholder både lovpligtige forsikringer og sædvanlige forsikringer, herunder ansvars-, aflysnings-, erhvervs- og produktansvars-, arbejdsskade- og driftstabsforsikring. Både ansatte og frivillige medhjælpere skal være omfattet af forsikringsdækningen.

2.6 Aktøren sikrer, at der er et højt niveau for deltageres, frivilliges og medarbejderes sikkerheds- og sundhedsmæssige forhold. I forbindelse med indgåelse af aftaler med frivillige organisationer mv., der bidrager i forbindelse med afholdelse af [indsæt projektnavn], stiller Aktøren krav om, at organisationerne mv. tegner relevante forsikringer, herunder for deres frivillige.

1 En ydelsesbeskrivelse.

2.7 Aktøren giver uden ugrundet ophold Sorø Kommune besked om forhold af betydning for Aftalen, herunder særligt forhold, der kan påvirke Aktørens mulighed for at afholde [indsæt projektnavn]. Aktøren giver herudover Sorø Kommune en forudgående orientering om mere væsentlige pressemeddelelser mv. Sorø Kommune skal have mindst samme informationer og på senest samme tidspunkt som andre sponsorer.

3. DATAINDSAMLING ‌

(Overvej om dataindsamling er relevant i den enkelte aftale. Er det ikke relevant slettes hele pkt. 3. Uanset skal der inden indgåelse af aftale laves en konkret aftale om, hvordan sikre en tilstrækkelig opfølgning på effekten, målepunkter, etc. Jura skal i den forbindelse inddrages.)

3.1 Sorø Kommune følger op på alle indgåede sponsorater i Sorø Kommune. Aktøren forpligtiger sig til at stille data til rådighed i fortrolighed og overlevere dette til Sorø Kommune, når det er tilgængeligt. Data overleveres som rådata. Data er fx publikumsantal, demografiske data forbundet med billetsalget, omsætningstal, samt tal for markedsføring og eksponering. Persondata er undtaget.

3.2 Metoden for opgørelse af publikumsantal skal aftales med Sorø Kommune. Alle målinger af publikumsantal sker på foranledning af Aktøren og for dennes regning.

3.3 På baggrund af dataene udarbejder Sorø Kommunes en effektmålingsrapport, som beskriver i hvilken grad [indsæt projektnavn] har bidraget til at indfri de mål og forventninger, som Sorø Kommune har fastsat i forbindelse med indgåelse af sponsoratet. Effektmålingsrapporten måler fx på deltagersammensætning, bopæl, overnatninger, den af Eventet direkte genererede meromsætning i næringslivet, medieovervågning af Eventet, osv.

4. SPONSORAT ‌

4.1 Sorø Kommune indtræder som sponsor af [indsæt projektnavn], som Aktøren afholder i [Indsæt perioden] i Sorø Kommune.

4.2 (denne kan tilrettes med f.eks. ”hovedsponsor”, hvis det er relevant). Som led i sponsoratet sikrer Aktøren at, Sorø Kommune som led i sponsoratet bliver omtalt som ”sponsor” af [indsæt projektnavn]. Derved har Sorø Kommune ret til at omtale sig som "sponsor" på egen web og ved øvrig kommunikation.

4.3 Aktøren stiller en række hospitality-, aktiverings- og eksponeringsydelser, og dertil knyttede serviceydelser i forbindelse med anvendelsen af disse, til rådighed for Sorø Kommune som en del af sponsoratet, jf. bilag [indsæt nummer].

4.4 Aktøren kan indgå andre sponsoraftaler. Indholdet af Sorø Kommunes sponsoraftale og betalingen herfor skal samlet set og forholdsmæssigt stå mål med indholdet i forhold til indholdet af andre sponsorers aftaler og der betalinger herfor.

4.5 Sponsorat efter pkt. 1.1 udbetales til Aktøren som følger:‌

Her indsættes en oplistning af udbetalingsrater. Vi anbefaler, at en del af tilskuddet først gives ved godkendt årsregnskab/ledelseserklæring.

Udbetalingsrate	Beløb
Eksempel: ”[dato + evt. årstal]” og ”Efter godkendt skriftlig evaluering”	[indsæt beløb ekskl. moms] kr.

Alle beløb er eksklusive moms

4.6 Udbetalinger forudsætter endvidere, at Aktøren fremsender elektronisk faktura til Sorø Kommune, som forfalder til betaling senest 14 dage efter modtagelsen.

4.7 Sorø Kommune kan alene købe sponsorater i det omfang, det er i overensstemmelse med lovgivningen, herunder kommunalfuldmagtsreglerne og statsstøttereglerne. Dette indebærer bl.a., at købet ikke må udgøre en indirekte støtte til Aktøren. Værdien af sponsoratet skal derfor kunne fastslås, så det sikres, at Sorø Kommune ikke betaler mere, end sponsoratet er værd.

4.8 Sorø Kommune udarbejder eller indhenter en værdiansættelse forud for indgåelse af sponsoratet af [indsæt projektnavn]. Ved udarbejdelse af værdiansættelsen skal der tages udgangspunkt i overskrifterne og principperne i notatet fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen. Notat er alene til internt brug og skal ikke vedlægges aftalen.‌

4.9 Hvis forudsætningerne i punkt 2.1 og 2.2 ændrer sig, kan Sorø Kommune udarbejde eller indhente en ny værdiansættelse af sponsoratet.‌

4.10 Måtte værdiansættelserne i punkt 4.8 eller 4.9 vise, at værdien er lavere end sponsoratets anførte værdi, har Aktøren mulighed for, for egen regning, at indhente en vurdering fra en anden sagkyndig og uvildig tredjemand. Måtte værdien også ifølge denne vurdering være lavere end det anførte, kan Aktøren tilbyde supplerende tiltag og aktiviteter som en del af sponsoratet, hvorefter der for Parternes fælles regning indhentes eller udarbejdes en fornyet vurdering af værdien af sponsoratet. Alternativt tilbagebetaler Aktøren differencen mellem det udbetalte beløb og sponsoratets værdi til Sorø Kommune.

5. IMMATERIELLE RETTIGHEDER ‌

5.1 Aktøren træffer sædvanlige foranstaltninger til beskyttelse af immaterielle rettigheder ved registrering og håndhævelse af varemærker og domænenavne, og goodwill samt andre rettigheder knyttet dertil eller afledt heraf. Enhver registrering af rettigheder til varemærker og domænenavne

o.l. skal ske i Aktørens navn eller skal overdrages til Aktøren.

5.2 Aktøren påser og indestår for, at Aktøren ved markedsføring af [indsæt projektnavn], herunder bl.a. registrering og brug af navnet [indsæt projektnavn] som betegnelse for eventet, ikke krænker tredjemands rettigheder.

6. BÆREDYGTIGHED ‌

6.1 Aktøren vil i videst muligt omfang indtænke bæredygtige løsninger i udførelsen af [indsæt projekt]. Indsæt eventuelt nærmere beskrivelse. Aktøren kan blandt andet [indsæt beskrivelse]. Kom med forslag til, hvordan Aktøren i det konkrete tilfælde kan anvende bæredygtige løsninger. Det kan for eksempel være anvendelsen af sparepære ved belysning, miljøvenligt papir ved reklame eller anvendelsen af genbrugsplastik ved merchandise. Udviklingskonsulent(er) i Teknik, Miljø og Drift med ansvar for klima og grøn omstilling kan inddrages ved behov.

7. IKRAFTTRÆDEN, OPHØR OG ÆNDRINGER ‌

7.1 Aftalen træder i kraft ved underskrivelse af nærværende aftale.

7.2 Aftalen er gældende til og med [indsæt dato eller afsluttende begivenhed f.eks. tilfredsstillende evaluering]. Aftalen er uopsigelig fra begge Parters side, medmindre en af Parterne bringer Aftalen til ophør i henhold til Aftalens pkt. 7.4.

7.3 Enhver ændring eller tilføjelse til Aftalen kræver enighed mellem Parterne, og ændringerne eller tilføjelserne skal vedlægges Aftalen som tillæg og underskrives af begge Parter.

7.4 I tilfælde af at danske eller udenlandske myndigheder eller domstole måtte fastslå, at Aftalen indebærer ulovlig statsstøtte til Aktøren, skal Parterne sikre, at Aftalen ændres eller ophæves i overensstemmelse med myndighedens krav.‌

7.5 Inden aftalens ophør evaluerer parterne aftalen

8. MISLIGHOLDELSE ‌

8.1 Aftalen ophører i sin helhed med øjeblikkelig virkning efter skriftlig meddelelse herom fra Sorø Kommune, hvis en af følgende omstændigheder indtræffer:

8.1.1 At Aktøren væsentligt misligholder sine forpligtelser ifølge Xxxxxxx. Er der tale om misligholdelse, som med rimelighed kan afhjælpes, er Sorø Kommune dog forpligtet til at give Aktøren skriftligt påkrav med en frist på 14 dage til at afhjælpe misligholdelsen. Sker afhjælpning ikke inden for fristen, kan Sorø Kommune ophæve Aftalen uden yderligere varsel. Som væsentlig misligholdelse anses bl.a. følgende forhold:

- Aktørens manglende afholdelse af [indsæt projektnavn], med mindre dette skyldes forhold, der ligger uden for aktørens kontrol, og som Aktøren ikke burde have taget i betragtning ved Aftalens underskrift, samt force majeure begivenheder så som lynnedslag, oversvømmelse, ildebrand, krig, oprør, strejke o.l. Aktøren skal – hvis et sådant forhold gør sig gældende – omgående skriftligt underrette Sorø Kommune om forholdet, og Aktøren har pligt til at foretage rimelige afværge-og begrænsningsforanstaltninger for at søge at sikre afholdelse af [indsæt projektnavn]. Forhold udløst af Covid-19 udgør ikke force majeure.

- Kravene til sponsoratet, jf. pkt. 4 ikke imødekommes,

- Aktørens konkurs eller rekonstruktionsbehandling, i det omfang konkurslovens regler ikke er til hinder for ophævelse.

- Overvej, om andre forhold er af så væsentlig betydning, at manglende opfyldelse af dem skal begrunde ophævelse.

8.1.2 Aktøren er berettiget til at bringe aftalen til ophør, hvis Sorø Kommunes betaling af sponsoratet ikke sker i overensstemmelse med pkt. 4.5. Aktøren skal dog give Sorø Kommune skriftligt påkrav med en frist på 14 dage til at afhjælpe misligholdelsen.

8.2 Hvis Aftalen ophører før tid, uanset årsag, er Aktøren forpligtet til at tilbagebetale allerede udbetalte sponsorbetalinger, som er knyttet til endnu ikke afviklede aktiviteter.