Ydelsesbeskrivelse - Grundejerforeningssekretariatet Ørestad
Ydelsesbeskrivelse - Grundejerforeningssekretariatet Ørestad
1. Basisydelser
1.1. Bestyrelsesbetjening
1.1.1. Indkaldelse til og afholdelse af generalforsamlinger
Sekretariatet indkalder efter aftale med bestyrelsen til ordinære og ekstraordinære ge- neralforsamlinger samt afholder disse ved ledelse af en repræsentant fra Sekretariatet som dirigent, medmindre andet aftales. Sekretariatet gennemgår derudover årsregn- skab samt budget på ordinære generalforsamlinger.
Sekretariatet udarbejder og fremlægger budget for bestyrelsen forud for ordinær gene- ralforsamling samt referat fra generalforsamlingen. Derudover afstemmer Sekretariatet dagsorden og ledelsesberetning med Grundejerforeningens bestyrelsesformand forud for generalforsamlingen.
1.1.2. Afholdelse af og deltagelse i bestyrelsesmøder
Sekretariatet bistår bestyrelsen i forberedelse og afholdelse af op til 6 bestyrelsesmø- der årligt á 2 timers varighed, herunder udarbejdelse af dagsorden og beslutningsop- læg. Sekretariatet deltager i bestyrelsesmøderne ved en repræsentant fra Sekretariatet, der redegør for status for igangværende sager, projekter mv., besvarer spørgsmål og efterfølgende udarbejder referat.
1.1.3. Dialog med bestyrelse
Sekretariatet har løbende dialog og sparring med Grundejerforeningens bestyrelse om dagsordener, projekter, verserende sager, henvendelser mv.
1.1.4. Dialog med økonomiadministrator om budgetter og regnskaber
Sekretariatet samarbejder med Grundejerforeningens økonomiadministrator om Grund- ejerforeningens budget og regnskab, således at økonomiadministrator håndterer op- krævninger af medlemsbidrag samt bogføring og betalinger. Sekretariatet godkender og konterer fakturaer forud for økonomiadministrators udbetalinger, og Sekretariatet udarbejder økonomirapporter til bestyrelsesmøder.
Økonomiadministrator står for udarbejdelse af årsrapport i samarbejde med Grundejer- foreningens revisor, og Sekretariatet modtager årsrapporten i udkast og gennemgår den forud for bestyrelsens godkendelse og fremlæggelse på generalforsamling.
1
1.1.5. Administration af digital postkasse
Sekretariatet administrerer Grundejerforeningens digitale postkasse og orienterer lø- bende bestyrelsen om relevante meddelelser.
1.1.6. Dialog med forsikringsmægler
Sekretariatet er løbende i dialog med forsikringsmægler om nye forsikringstilbud, som præsenteres for Grundejerforeningens bestyrelse. Derudover håndterer Sekretariatet forsikringssager ved anmeldelse til Grundejerforeningens forsikringsselskab.
1.1.7. Opdatering af medlemslister
Sekretariatet holder løbende Grundejerforeningens medlemsliste opdateret ved kontakt med de enkelte grundejere og videregiver opdateringer til økonomiadministrator.
1.1.8. Udarbejdelse af tilladelser til lån af foreningens arealer
Sekretariatet administrerer lån af grundejerforeningens arealer til medlemmer, beboere, virksomheder, studerende m.fl. i forbindelse med kortere tidsbegrænsede aktiviteter og arrangementer.
1.2. Planlægning af og tilsyn med drift og vedligeholdelse
1.2.1. Tilsyn med foreningens arealer
Sekretariatet fører tilsyn med Grundejerforeningens arealer og efterser behovet for ved- ligeholdelse af anlæg, installationer, beplantning mv. på arealerne.
1.2.2. Koordinering af pleje, renholdelse og snerydning
Sekretariatet varetager løbende dialog og koordinering af pleje, renholdelse og sneryd- ning med driftsoperatør, som står for drift og vedligeholdelse af Grundejerforeningens arealer. Herunder igangsættelse og godkendelse af driftsopgaver uden for kontrakt som f.eks. fjernelse af graffiti, udlægning af grus, reparationer mv.
Sekretariatet afholder driftsmøder med driftsoperatøren, arealgennemgange med driftsoperatøren og eventuelle faglige rådgivere samt samarbejdsmøder med driftsope- ratørens ledelse.
1.2.3. Udarbejdelse af driftsplaner
Sekretariatet udarbejder driftsplaner for fremtidig drift og vedligeholdelse af Grundejer- foreningens arealer, således disse fortsat vil fremstå af høj kvalitet. Sekretariatet bistås i nødvendigt omfang af eksterne rådgivere som landskabsarkitekter m.fl.
2
1.2.4. Overblik over arealer og grænsedragninger
Sekretariatet sikrer, at Grundejerforeningens arealer optegnes og opdateres i digitalt driftssystem og arkiverer overdragelsesdokumenter.
1.2.5. Løbende dialog med rådgivere
Sekretariatet varetager dialog og koordinering med blandt andet landskabsarkitekter, rådgivende ingeniører m.fl. om f.eks. drifts- og vedligeholdelsesplaner, biodiversitet, klimatilpasning mv.
1.2.6. Opfølgning på henvendelser og klager fra beboere m.fl.
Sekretariatet besvarer henvendelser og klager fra beboere m.fl., herunder vurderer be- hovet for inddragelse af driftsoperatør m.fl. samt igangsætning af driftsopgaver. Sekre- tariatet sørger herefter for opfølgning på driftsoperatørens arbejde samt varetage den fortsatte dialog.
1.3. Koordinering og besvarelse af henvendelser fra grundejerforeningens medlem- mer, beboere, brugere m.fl.
1.3.1. Besvarelse af henvendelser fra borgere, brugere, ejendomsmæglere, advokater m.fl. Sekretariatet besvarer henvendelser fra borgere, brugere, ejendomsmæglere, advokater m.fl. Vurderes henvendelsen at nødvendiggøre egentlig sagsbehandling hos Sekretari- atet, betragtes dette ikke som omfattet af Sekretariatets basisydelser. Arbejdet udføres i stedet som en særydelse med særskilt afregning efter aftale med Grundejerforenin- gens bestyrelse.
1.3.2. Besvarelse af pressehenvendelser
Sekretariatet besvarer pressehenvendelser på vegne af Grundejerforeningen og de samlede grundejerforeninger i Ørestad omkring emner og sager inden for grundejerfor- eningernes område. Sekretariatet deltager ikke i politiske diskussioner og debatter uden særskilt aftale med bestyrelsen.
Grundejerforeningens formand anses som udgangspunkt som talsperson for Grund- ejerforeningen. Sekretariatets medarbejdere udtaler sig kun som fagpersoner vedrø- rende faktuelle forhold omkring Sekretariatets område. Sekretariatets sekretariatsleder beslutter, hvem der skal udtale sig om en given sag eller emne.
1.3.3. Besvarelse af henvendelser fra myndigheder, samarbejdspartnere m.fl.
Sekretariatet besvarer henvendelser og vurderer, om henvendelsen kræver involvering af Grundejerforeningen, deltagelse eller andet. Henvendelser fra myndigheder (Børne- og Ungeforvaltningen, Kultur- og Fritidsforvaltningen eller Teknik- og Miljøforvaltningen
3
i Københavns Kommune), samarbejdspartnere m.fl. kan være i forbindelse med hørin- ger om lokalplan, trafikale tiltag eller udviklingsprojekter på tilstødende arealer, henven- delser fra kunstnere eller aktører, som vil bruge grundejerforeningernes arealer, forslag til samarbejder mv.
1.4. Kommunikationsopgaver
1.4.1. Vedligeholdelse og opdatering af Xxxxxxx.xxx
Sekretariatet udvikler og drifter xxxxxxx.xxx med oplysninger om initiativer, aktiviteter og nyheder i grundejerforeningernes områder samt opdatering af dokumentarkiv med vedtægter, generalforsamlings- og bestyrelsesmødereferater mv.
1.4.2. Udsendelse af nyhedsbreve og andet materiale til medlemmer, kontaktnetværk m.fl. Sekretariatet udarbejder nyhedsbreve om initiativer, aktiviteter og nyheder mv. i grund- ejerforeningernes område, som sendes til abonnenter.
1.4.3. Visuel identitet, logopakker mv.
Sekretariatet udvikler og vedligeholder en samlet visuel identitet på tværs af grundejer- foreningerne i Ørestad med plads til forskellighed for den enkelte grundejerforening.
1.4.4. Billedarkiv
Sekretariatet vedligeholder billedarkiv.
1.4.5. Sociale medier
Sekretariatet udarbejder indhold til sociale medier om initiativer, aktiviteter og nyheder i grundejerforeningernes område.
1.4.6. Annoncer i Ørestad Avis
Sekretariatet udarbejder profilerende annoncer med aktuelle kampagner og information for grundejerforeningerne i Ørestad til Ørestad Avis.
1.5. Bylivsskabende initiativer
1.5.1. Arbejde med initiativer, der fremmer byliv og udvikling af Ørestad
Sekretariatet modtager og behandler ansøgninger om bylivspuljer og sikrer, at de be- handles og vurderes af Grundejerforeningens bestyrelse. Derudover sørger Sekretaria- tet for den nødvendige dokumentation samt besked til bogholderi om udbetaling af mid- ler til godkendte ansøgninger.
4
Sekretariatet tager derudover initiativ til afholdelse af bylivsfremmende arrangementer, der afholdes efter aftale med Grundejerforeningen som særydelse.
1.5.2. Udvikling og videreudvikling af foreningens arealer
Sekretariatet arbejder for en fortsat udvikling af Grundejerforeningens arealer i sam- menhæng med de øvrige grundejerforeninger i Ørestad, således at Ørestad er et godt sted for alle, der bor, arbejder og studerer i bydelen.
1.5.3. Deltagelse i projekter og initiativer på vegne af Grundejerforeningen
Sekretariatet deltager på vegne af Grundejerforeningen i relevante projekter og initiati- ver i Ørestad, f.eks. via Amager Vest Lokaludvalg, Miljøpunkt Amager, Naturparkrådet mv.
2. Særydelser
2.1. Enkeltstående opgaver
2.1.1. Byggepladssager
Sekretariatet håndterer Grundejerforeningens byggepladssager, der omfatter forhand- ling og indgåelse areallejekontrakter. Grundejerforeningen underskriver særskilt fuld- magt, således Sekretariatet eller eksterne rådgivere på vegne af Sekretariatet kan del- tage i overleveringforretning og underskrive afleveringsprotokoller.
Sekretariatet opkræver særskilt beløb for udarbejdelse af lejeaftale fra ansøgeren.
2.1.2. Deltagelse i overdragelsesforretninger mv.
Sekretariatet deltager i overdragelsesforretninger, gennemgår overdragelsesdokumen- ter og indhenter relevante dokumenter og tegninger samt drift- og vedligeholdelsespla- ner fra By & Havn. Sekretariatet antager efter aftale nødvendig ekstern juridisk og tek- nisk rådgivning. Grundejerforeningen underskriver særskilt fuldmagt, således Sekreta- riatet eller eksterne rådgivere på vegne af Sekretariatet kan deltage i overleveringsfor- retninger og underskrive afleveringsprotokoller.
Sekretariatet estimerer, at opgaven kan varetages inden for nedenstående budget. Arealgennemgang 6 timer á 650,00 kr./time
Kommunikation 2 timer á 550,00 kr./time
Sagsbehandling 10 timer á 650,00 kr./time
Tilsyn 6 timer á 450,00 kr./time
5
Samlet 12.400 kr.
2.1.3. Udlejning af arealer til arrangementer
Sekretariatet håndterer udlejning af Grundejerforeningens arealer, herunder modta- gelse af henvendelser fra lejere, udarbejdelse og forhandling af lejekontrakter samt di- alog og opfølgning med lejere. Sekretariatet antager efter aftale nødvendig ekstern ju- ridisk rådgivning.
Sekretariatet opkræver særskilt beløb for udarbejdelse af lejeaftale fra ansøgeren.
2.1.4. Indgåelse af aftaler med tilstødende grundejere samt tinglysning af deklarationer
Sekretariatet varetager dialog med tilstødende grundejere og vurderer behov for ting- lysning af brugsret mv. i forbindelse med f.eks. kantzoner, cykelstativer, brandveje mv. Sekretariatet antager efter aftale med Grundejerforeningen nødvendig ekstern juridisk bistand for aftalen og involvering af Grundejerforeningen.
Sekretariatet vurderer, hvorvidt sagens omfang giver anledning til at opkræve særskilt beløb fra ansøgeren på vegne af Grundejerforeningen.
Sekretariatets budget afstemmes med Grundejerforeningen efter omstændighederne i den konkrete sag.
2.1.5. Borgermøder og repræsentation ved eksterne arrangementer mv.
Sekretariatet deltager i borgermøder mv. for Grundejerforeningen. Deltagelse sker en- ten som repræsentant eller observatør.
Sekretariatets mødedeltagelse og evt. forberedelse afregnes med 650 kr. per medgået time.
2.1.6. Administration af kunstgræsbaner
Sekretariatet administrerer kunstgræsbaner i Ørestad. Arbejdet omfatter udarbejdelse af spilleplaner for kunstgræsbanerne to gange årligt efter afholdelse af ansøgningsrun- der og vurdering af ansøgninger samt løbende koordinering.
Sekretariatet estimerer, at administrationen af Grundejerforeningens kunstgræsbaner kan afvikles inden for nedenstående budget. Det konkrete budget afstemmes i samar- bejde med Grundejerforeningen inden igangsættelse.
Projektledelse 20-30 timer á 650,00 kr./time
Kommunikation 5-15 timer á 550,00 kr./time
6
Samlet mellem 15.750 - 27.750 kr.
2.1.7. Udbud af drifts- og vedligeholdelsesopgaven til ekstern driftsoperatør
Sekretariatet bistår med udarbejdelse af udbudsmateriale, indhentelse og vurdering af tilbud, udarbejdelse af beslutningsoplæg til bestyrelsen samt kontraktindgåelse med den valgte driftsoperatør.
Sekretariatets bistand afregnes med 650 kr. per medgået time.
2.2. Udviklingsprojekter
2.2.1. Strategier og helhedsplaner
Sekretariatet bistår grundejerforeningen med at fastlægge rammer og retning for udvik- lingsarbejdet. Alt efter opgavens omfang og grundejerforeningens ønsker indhentes ekstern bistand. Sekretariatet har dialog med potentielle leverandører, indhenter og vur- derer tilbud og udarbejder beslutningsoplæg til bestyrelsen.
Sekretariatet estimerer, at opstart af en strategiproces eller helhedsplan kan afvikles inden for nedenstående budget. Det konkrete budget afstemmes i samarbejde med Grundejerforeningen inden igangsættelse af Sekretariatets arbejde.
Projektledelse 30-40 timer á 650,00 kr./time
Samlet mellem 19.500 - 26.000 kr.
2.2.2. Kunsttiltag
Sekretariatet koordinerer med ekstern kurator, indkalder og afholder møder med ar- bejdsgruppen samt sikrer, at sager behandles i bestyrelsen.
Sekretariatet estimerer, at projektet kan afvikles inden for nedenstående budget. Det konkrete budget afstemmes i samarbejde med Grundejerforeningen inden igangsæt- telse af Sekretariatets arbejde.
Projektledelse 20-30 timer á 650,00 kr./time
Kommunikation 5-15 timer á 550,00 kr./time
Samlet mellem 15.750 – 27.750 kr.
7
2.2.3. Arrangementer
Sekretariatet planlægger og afvikler arrangementer for Grundejerforeningen efter af- tale, f.eks. julearrangement, Søfest, Sankthans og Naturdag.
Sekretariatet estimerer, at projektet kan afvikles inden for nedenstående budget. Det konkrete budget afstemmes i samarbejde med Grundejerforeningen inden igangsæt- telse af Sekretariatets arbejde.
Julearrangement
Projektledelse 30-50 timer á 650,00 kr./time
Kommunikation 5-10 timer á 550,00 kr./time
Tilsyn 5-10 timer á 450,00 kr./time
Samlet mellem 24.500 – 42.500 kr. Indvielser
Projektledelse 25-50 timer á 650,00 kr./time
Kommunikation 5-10 timer á 550,00 kr./time
Tilsyn 5-10 timer á 450,00 kr./time
Samlet mellem 21.250 – 42.500 kr. Sankthans
Projektledelse 50-60 timer 650,00 kr./time
Kommunikation 5-10 timer 550,00 kr./time
Tilsyn 10-15 timer 450,00 kr./time
Samlet mellem 39.750 – 51.250 kr. Naturdag
Projektledelse 35-45 timer á 650,00 kr./time
Kommunikation 5-10 timer á 550,00 kr./time
Tilsyn 5-10 timer á 450,00 kr./time
Samlet mellem 27.750 – 39.250 kr.
8
Søfest | ||
Projektledelse | 80-100 timer á 650,00 | kr./time |
Kommunikation | 5-10 timer á 550,00 | kr./time |
Tilsyn | 5-10 timer á 450,00 | kr./time |
Samlet mellem 57.000 – 75.000 kr.
2.2.4. Julebelysning
Sekretariatet bistår Grundejerforeningen ved indgåelse af aftale om julebelysning, der opsættes i november måned og nedtages inden udgangen af marts. Derudover kan Se- kretariatet afsøge mulighederne for udvikling/udvidelse af julebelysningen, indhente til- bud, indgå udvidede aftaler mv.
Sekretariatet estimerer, at projektet kan afvikles inden for nedenstående budget. Det konkrete budget afstemmes i samarbejde med Grundejerforeningen inden igangsæt- telse af Sekretariatets arbejde.
Projektledelse 10-15 timer á 650,00 kr./time
Tilsyn 15-20 timer á 450,00 kr./time
Samlet mellem 13.250 – 18.750 kr.
2.2.5. Administration af parkeringspladsarealer
Sekretariatet sørger for privat parkeringskontrol af Grundejerforeningens parkerings- arealer ved indgåelse af aftale med Apcoa Parking Danmark A/S. Herudover foretager Sekretariatet godkendelse af skilteplaner, opfølgning på myndighedsgodkendelser, be- handling af forespørgsler om handicapparkeringspladser, gennemgang af parkerings- afgifter mv.
Sekretariatets arbejde afregnes over for Grundejerforeningen med 10 procent af Grund- ejerforeningens indtægter fra parkeringsarealerne.
9