EU-UDBUD
EU-UDBUD
Tjenesteydelser Offentligt udbud
På levering af vintertjeneste
til Vejle Kommune
Marts 2023
Indholdsfortegnelse
4.1 Informationsmøde Fejl! Bogmærke er ikke defineret.
5.1 Udelukkelse pba. anden regulering end udbudsdirektivet 8
5.1.1 Udelukkelse pga. skattely 8
5.1.2 Udelukkelse pga. russisk ejerskab eller etablering 8
5.2 Økonomisk og finansiel formåen 8
5.3 Indhentning af dokumentation 9
5.5 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen 9
6. Tildelingskriterium og underkriterier 10
8.3 Ejendomsret og betaling for tilbud 11
9.1 Tildelingskriterium og underkriterier 11
9.2 Indhentning af dokumentation 13
10. Underretning om resultatet af udbuddet 13
5.1 Kontaktpersoner og udskiftning af medarbejdere 17
6.6 Opstart før beredskabsperioden 19
7. Priser og prisregulering 19
9. Leverandørens egenkontrol 22
13. Leverandørens misligholdelse 24
13.1 Væsentlig misligholdelse 24
19.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser 28
19.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og forpligtelser 29
21. Tavshedspligt og offentlighed 29
Bilag 1 – Kravspecifikation 31
1.1.2 Leverandørens ydelser 31
1.3.3 Leverandørens materiel 35
1.3.4 Chauffører / mandskab 35
2.1.4 Udkald til glatførebekæmpelse 38
3. Kombineret snerydning og glatførebekæmpelse 40
3.1.2 Udkald til kombikørsel 41
4.1.1 Lastbiler til ekstrahjælp 43
4.1.2 Traktorer til ekstrahjælp 43
4.1.4 Udkald til snerydning 43
5. Leje af Vejle Kommunes grej 45
Bilag 2 – Tilbudsliste (Bilag 2A-D) 46
Bilag 3 – Ruteoversigt med link til kort 47
Bilag 4 – Vejle Kommunes vinterregulativ 48
Bilag 6 – Køretøjsbeskrivelse 50
Bilag 7 – Vejledning til brug af kort inkl. link til kort 51
Bilag 8 – Tro- og loveerklæring om russisk ejerskab og etablering 52
Udbuddet vedrører levering af vintertjeneste til Vejle Kommune, herunder snerydning og glatførebekæmpelse på de ruter, der fremgår af nærværende materiale. Aftalen indgås som en obligatorisk kontrakt således at Vejle Kommune er forpligtet til at anvende aftalen ved udførelse af vintertjeneste omfattet af nærværende aftale.
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. Udbudsloven (LOV nr. 1564 af 15.12.2015) inkl. senere ændringer, hvilket betyder, at enhver har ret til at afgive tilbud.
Udbudsmaterialet består af:
• Udbudsbekendtgørelse
• ESPD (fælles europæisk udbudsdokument)
• Udbudsbetingelser med bilag, herunder
o Bilag 1 – Kravspecifikation (ligger i udbudsmaterialet)
o Bilag 2A-2D – Tilbudsliste
o Bilag 3 – Ruteoversigt med link til kort
o Bilag 4 – Vejle Kommunes vinterregulativ, med Bilag A
o Bilag 5 – Grejinstruks for vintertjeneste i Vejle Kommune
o Bilag 6 – Køretøjsbeskrivelse
o Bilag 7 – Vejledning til brug af kort inkl. link til kort
o Bilag 8 – Tro og loveerklæring om russisk ejerskab og etablering 2023
• Udkast til kontrakt (ligger i udbudsmaterialet)
Aftale med den vindende tilbudsgiver indgås på baggrund af udkastet til kontrakt.
Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der, inden for udbudslovens rammer, kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet.
Udbudsmaterialet er offentliggjort via det elektroniske udbudssystem Ethics. Spørgsmål omkring funktionaliteten i udbudssystemet rettes til Ethics på: 7022 7007.
Udbudsprocessen varetages af Udbud & Jura, Vejle Kommune. Al kommunikation med Vejle Kommune, i forbindelse med dette udbud, foregår via Ethics.
Udbuddet vedrører glatførebekæmpelse og snerydning på ca. 735 km veje og 33.381 m2 parkeringspladser af det overordnede vejnet i Vejle Kommune (kl.1 og 2-veje), og 238 km veje og 1.802 m2 parkeringspladser af det lavere prioriterede (kl. 3-veje). Derudover 155 km sti og adresseløse fortove samt 9.934 m2 parkeringspladser.
Vintertjenesten består af følgende arbejder på kørebaner, stier og fortove mm:
- Glatførebekæmpelse på kørebaner/færdselsarealer.
- Kombineret snerydning og glatførebekæmpelse på kørebaner/færdselsarealer.
- Snerydning på kørebaner/færdselsarealer.
(med færdselsarealer menes torvepladser, stier og adresseløse fortove mm).
Vintertjeneste skal kunne gennemføres på alle tider af døgnet – se detaljer for udkaldstidsrum i Vinterregulativet (bilag 4), og det kan normalt forventes, at en overvejende del af arbejdet vil skulle udføres uden for normal arbejdstid.
Estimerede antal udkald pr. rute fremgår af tilbudslisten, bilag 2A-D. Estimeret tidsforbrug pr. saltning pr. rute fremgår af ruteoversigten, bilag 3.
For nærmere beskrivelse af de udbudte ydelser, herunder de mindstekrav ydelserne skal opfylde, henvises til tilbudslisten (bilag 2A-D) og kravspecifikationen (bilag 1), samt eventuelle rettelser og besvarelse af spørgsmål.
Alle mængder (antal udkald, timer og enheder) er – med mindre andet er anført – skønnede svarende til en ”gennemsnitsvinters” ydelse. De reelle mængde kan således variere fra den ene beredskabsperiode til den næste.
Vintertjeneste gennemføres i et antal ruter, der udbydes som selvstændige delaftaler (rutepakker), og hvis udstrækning og beliggenhed er nærmere angivet i tilbudslisten samt ruteoversigten. Rutepakkerne tildeles 1 leverandør pr. rutepakke.
Der udbydes 23 rutepakker (31 ruter), som angivet i ruteoversigten, bilag 3. Rutepakkerne opdeles i 4 typer:
A. Klasse 1-veje (Lastbil, traktor eller trækker med trailer)
B. 2S-ruter inkl. klasse 2-veje samt 3-veje (Lastbil eller traktor m. vogn)
C. 2S-ruter inkl. klasse 2-veje samt 3-veje hovedsageligt i byer på stejle bakker (Traktorruter)
D. Fortovs- og stiruter (Ruter med små traktorer)
Der kan afgives tilbud på én eller flere rutepakker, idet de hertil svarende tilbudslister skal benyttes. Se nærmere herom i afsnit 9 Tilbudsevaluering.
Den udbudte kontrakt har en løbetid på 4 beredskabsperioder (se kontraktens pkt. 3.1 vedr. beredskabsperioden). Opsigelses- og forlængelsesvilkår fremgår af kontraktens pkt. 3.
Fremsendelse af bekendtgørelse til offentliggørelse i EU-Tidende: | 23. marts 2023 |
Spørgefrist: | 17. april 2023 |
Svarfrist: | 19. april 2023 |
Tilbudsfrist: | 26. april 2023 kl. 12:00 |
Indhentning af dokumentation: | Uge 18-19 |
Forventet offentliggørelse af resultatet af udbuddet: | Uge 20-21 |
Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter aftalen kan underskrives. | |
Forventet aftaleindgåelse: | Uge 23 |
Leveringsstart: | 15. september 2023 |
Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i kontrakten eller udbudsmaterialet i øvrigt.
Alle spørgsmål til udbudsmaterialet skal stilles skriftligt og på dansk via Ethics.
Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb.
Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist.
Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil blive offentliggjort i Ethics i anonymiseret form.
Det fremgår af udbudsloven, at en ordregiver skal kræve, at en tilbudsgiver udfylder det fælles europæiske udbudsdokument, i daglig tale ESPD, i forbindelse med tilbudsafgivelse.
ESPD’et er tilbudsgivers ”egen-erklæring”, der fungerer som foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde jf. udbudslovens § 135 og 136 samt opfylder egnethedskravene til udbuddet. Udelukkelsesgrundene fremgår af udbudsbekendtgørelsen og af ESPD’et.
Nærmere oplysning om ESPD, herunder videovejledning til udfyldelse af ESPD findes på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/.
Udfyldelse af ESPD’et sker direkte i udbudssystemet i forbindelse med tilbudsafgivelsen.
Opmærksomheden skal henledes på, at det til enhver tid er tilbudsgivers eget ansvar, at ESPD’et er udfyldt med de relevante oplysninger. Ordregiver forbeholder sig dog muligheden for at bringe reparationsreglen i § 159, stk. 5, i anvendelse, såfremt visse oplysninger mangler eller ikke er fyldestgørende.
Bekræftelse af, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde, skal ske ved at angive/svare ”nej” ud for de anførte udelukkelsesgrunde i ESPD’ets Del III, afsnit A, B og C. Er tilbudsgiver omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde, skal der angives/svares ”ja”.
5.1 Udelukkelse pba. anden regulering end udbudsdirektivet
5.1.1 Udelukkelse pga. skattely
Der kan ikke tildeles kontrakt til virksomheder, som er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikke-samarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO´s Government Procurement Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land, jf. udbudslovens § 134a.
5.1.2 Udelukkelse pga. russisk ejerskab eller etablering
Der kan ikke tildeles kontrakt til følgende virksomheder, jf. Rådets forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine:
a) russiske statsborgere eller fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der er etableret i Rusland
b) juridiske personer, enheder eller organer, hvoraf en enhed som omhandlet i nærværende stykkes litra a) direkte eller indirekte ejer over 50 %, eller
c) fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der handler på vegne af eller efter anvisning fra en enhed som omhandlet i nærværende stykkes litra a) eller b),
Ligeledes kan der ikke anvendes underleverandører eller støttende enheder, der er omfattet af ovenstående, hvis denne aktørs bidrag udgør mere end 10 % af kontraktværdien
5.2 Økonomisk og finansiel formåen
Tilbudsgiver skal opfylde følgende krav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142:
• Tilbudsgiver bedes oplyse egenkapital for de seneste 2 afsluttede regnskabsår. Egenkapitalen skal som minimum være positiv, for at tilbudsgiver kan komme i betragtning til udførelse af opgaven.
Tilbudsgiver skal anføre sin egenkapital for de sidste 2 afsluttede regnskabsår under ESPD’ets del IV, afsnit B, ”Finansielle nøgletal”. I feltet ”Nøgletal” anføres egenkapitalen og i feltet ”Beskrivelse” anføres (eksempelvis)
”Egenkapital 2021”.
5.3 Indhentning af dokumentation
Før beslutning om tildeling af aftalen skal den tilbudsgiver, som tiltænkes tildeling af kontrakten, fremsende dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD’et inden for en passende tidsfrist.
I nærværende udbud vil følgende dokumentation være tilstrækkelig som dokumentation:
• Serviceattest, som på tidspunktet for indlevering ikke er ældre end 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens udløb.
o Såfremt den vindende tilbudsgiver er en udenlandsk virksomhed, skal denne fremlægge tilsvarende dokumentation i den version og/eller fra de myndigheder, som er relevante i den vindende tilbudsgivers hjemland. En filial af en udenlandsk virksomhed betragtes som en udenlandsk virksomhed.
• Regnskaber for de seneste 2 regnskabsår
• Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders kapacitet jf. pkt. 5.5: Støtteerklæring underskrevet af støttende enheder
• Tro- og loveerklæring om, at virksomheden og dennes eventuelle underleverandører og støttende enheder ikke er omfattet af forordning 2022/576 som beskrevet i afsnit 5.1.2. Ordregiver kan kræve yderligere dokumentation i form af koncerndiagrammer, ejerskabsfortegnelser mv.
Ordregiver vil give en passende frist for fremsendelsen. I det tilfælde, hvor tilbudsgiver allerede har denne dokumentation, må det gerne sendes med allerede ved tilbudsafgivelse, men dette er ikke et krav.
Hvis tilbudsgiver skal fremsende dokumentation vedrørende ovenstående udelukkelsesgrunde, må denne dokumentation maksimalt være udstedt 6 mdr. før tilbudsfristen.
Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger afgives for hver deltager i konsortiet i særskilte ESPD for hver konsortiedeltager. Konsortiedeltagerne skal i ESPD’et angive, hvilken konsortiedeltager der med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå kontrakter med ordregiver. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives i ESPD’et.
Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Krav vedrørende dokumentation af ESPD i pkt. 5.3 gælder ligeledes for konsortiedeltagere.
5.5 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen
Hvis tilbudsgiver – under henvisning til udbudslovens § 144, stk. 1 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen, skal de krævede oplysninger afgives for samtlige enheder og det skal specificeres, hvor tilbuddet baserer sig på den anden enhed. Desuden skal de enkelte deltagere i tilbudsgiverteamet ydelser/roller angives.
Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være tilbudsgiverteamets samlede egnethed, der vurderes.
Støttende enheder skal ligeledes udfylde ESPD. Krav vedrørende dokumentation af ESPD i pkt. 5.3 gælder ligeledes for støttende enheder.
6. Tildelingskriterium og underkriterier
Hver delaftale/rutepakke vil blive tildelt den tilbudsgiver, der tilbyder den økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet Pris. Ved den økonomisk mest fordelagtige pris forstås den lavest afgivende pris på den respektive delaftale/rutepakke.
Ved vurdering af den laveste pris lægges tilbudssummen (nederst i tilbudslisten) for den pågældende rutepakke til grund.
Tilbuddet skal være uploadet i Ethics inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist.
Tilbud inkl. alle bilag skal afgives elektronisk og uploades i Ethics. Afgivelse af tilbud er ensbetydende med accept af udbudsbetingelser og aftalevilkår.
Det er vigtigt at tilbudsgiver besvarer alle punkter i tilbudsbesvarelsen, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag heraf.
Tilbud modtaget på andre måder end gennem udbudssystemet vil ikke blive taget med i vurderingen. Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.
Spørgsmål omkring funktionaliteten i Ethics sendes til Ethics support via løsningen eller på tlf. 0000 0000.
Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 6 måneder efter udløb af tilbudsfristen.
Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har underskrevet aftalerne, dog senest indtil vedståelsesfristens udløb. Underretning om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at tilbudsgiver allerede på tidspunktet for underretningen er frigjort fra sit tilbud.
Der kan ikke afgives mere end ét tilbud pr. delaftale/rutepakke.
Der kan ikke afgives alternative tilbud.
Tilbuddet skal indeholde følgende:
• Udfyldt ESPD, herunder også for eventuelle andre konsortiedeltagere eller støttende enheder, jf. pkt. 5.4-5.5.
• Udfyldt tilbudsliste pr. rutepakke der bydes på.
Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende, eller hvis tilbuddet ikke lovligt kan evalueres uden de manglende oplysninger.
Tilbuddet skal være på dansk.
8.3 Ejendomsret og betaling for tilbud
Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom, og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud.
Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold overfor udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.
Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes.
Efter tilbudsfristens udløb undersøges det, om tilbuddene indeholder de krævede oplysninger, jf. pkt.
8.1. Konditionsmæssige tilbud evalueres herefter på følgende punkter:
9.1 Tildelingskriterium og underkriterier
Tilbudsgiver skal udfylde den/de relevante tilbudsliste(r) i bilag 2A-2D med sine priser. De af tilbudsgiver angivne priser skal være i danske kroner og eksklusive moms. De angivne priser skal inkludere samtlige udgifter forbundet med levering af ydelserne.
Tilbuddene vurderes på baggrund af tildelingskriteriet Pris, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af kontrakt.
Pris vurderes på baggrund af den samlede tilbudssum, der fremgår nederst på tilbudslisten for den pågældende rutepakke. Kontrakt vil blive tildelt den tilbudsgiver, der tilbyder den laveste pris på den respektive delaftale/rutepakke.
Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag.
Mulighed for at byde på flere ruter
Tilbudsgiver kan afgive tilbud på én, flere eller alle delaftaler/rutepakker.
Tilbudsgiver kan i Tilbudslisterne (Bilag 2A-D) angive et maksimum for, hvor mange rutepakker, tilbudsgiver ønsker tildelt.
Hvis tilbudsgiver ikke har angivet et maksimum antal rutepakker, der ønskes tildelt,
vil tilbudsgiver blive tildelt samtlige rutepakker, som tilbudsgiver har afgivet tilbud på, såfremt tilbudsgiver har afgivet det/de økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Såfremt en tilbudsgiver står til at blive tildelt flere rutepakker end denne har kapacitet til, vil rutepakkerne blive tildelt efter hvad der er med økonomisk fordelagtigt for ordregiver.
Ved vurderingen af de mest fordelagtige tilbud, når tilbudsgiveren der har afgivet det laveste tilbud, ikke har kapacitet til rutepakken. Vil tilbudsgiveren, der har afgivet en samlet tilbudssum med mindst mulige margin til det laveste tilbud, blive tildelt rutepakken, såfremt rutepakken kan indeholdes i denne tilbudsgivers maksimale kapacitet.
Ifald tilbudsgiveren med den mindste margin til det laveste tilbud heller ikke har kapacitet til den pågældende rutepakke, vil denne tilbudsgivers rutepakker blive tildelt til den næste i rækken som har kapacitet og lavest mulig margin til laveste tilbudssum.
Derved kan en rutepakke blive tildelt til en tilbudsgiver, der – umiddelbart – ikke har afgivet det bedste tilbud på den pågældende rutepakke, blive tildelt rutepakken, hvis tilbudsgivere der har afgivet et bedre tilbud ikke har kapacitet til rutepakken.
Eksempel:
Samlet årlig pris pr. rutepakke Tilbudsgiver 1 har angivet en maksimal kapacitet på 2 rutepakker. Tilbudsgiver 2 har angivet en maksimal kapacitet på 2 rutepakker Forskel fra forskel fra billigste til næstbilligste Tildeles Tilbudsgiver 1 Tilbudsgiver 2 Tilbudsgiver 3 næstbilligste til 3. billigste kontrakt Rutepakke 1 100 130 30 Tilbudsgiver 1 | |||||
Rutepakke 2 | 000 | 000 | 000 | 20 | 5 Tilbudsgiver 2 |
Rutepakke 3 | 100 | 80 | 110 | 20 | 10 Tilbudsgiver 2 |
Rutepakke 4 | 130 | 120 | 140 | 10 | 10 Tilbudsgiver 3 |
Rutepakke 5 | 120 | 115 | 5 | Tilbudsgiver 3 | |
Rutepakke 6 | 80 | 95 | 15 | Tilbudsgiver 3 | |
Rutepakke 7 | 100 | 90 | 120 | 10 | 20 Tilbudsgiver 1 |
I tilfælde af, at mere end én tilbudsgiver har afgivet laveste pris på en rutepakke, og disse har kapacitet til rutepakken, foretager Ordregiver lodtrækning mellem disse. De pågældende tilbudsgivere inviteres til at overvære lodtrækningen.
Tildelingerne på baggrund af kapacitet, sker udelukkende inden for de samme rutetyper: (Bilag 2A hhv. 2B og 2D). De angivne maksimale kapaciteter sker altså på rutetypeniveau, og ikke på tværs af alle 23 rutepakker.
9.2 Indhentning af dokumentation
Inden tilbudsgiverne underrettes om den endelige tildelingsbeslutning, skal den tilbudsgiver som ifølge ordregiver har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud dokumentere oplysningerne afgivet i ESPD’et, jf. udbudsloven § 151, stk. 1. Det fremgår af pkt. 5.3 hvilken dokumentation, der skal fremsendes.
Indhentning af denne dokumentation er ikke underretning om tildeling, men udelukkende for at berigtige de oplysninger, der er afgivet i ESPD’et.
10. Underretning om resultatet af udbuddet
Alle tilbudsgivere vil via udbudssystemet blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. udbudslovens § 171. Udbuddet er ikke afsluttet, før kontrakten er underskrevet af begge parter efter stand still-periodens udløb.
Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt.
Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. Det er dog altid alene ordregiver, der endeligt afgør, hvad der udleveres ved en anmodning om aktindsigt.
Udkast til kontrakt
på levering af vintertjeneste
til Vejle Kommune
Marts 2023
(aftalen skal ikke udfyldes i forbindelse med tilbudsafgivning; Vejle Kommuner udfylder aftale i forbindelse med kontraktindgåelse)
Mellem
Ordregiver Vejle Kommune
Teknik og Miljø – Vej og Park Xxxxxxxxxxx 00
7100 Vejle
CVR: 29 18 99 00
og Leverandør
[Indsæt navn på leverandør]
[Indsæt adresse] [Indsæt postnummer] [Indsæt CVR-nr.]
(herefter kaldet leverandøren)
er der indgået aftale vedrørende levering af vintertjeneste, rutepakke [x] til ordregiver.
Denne kontrakt er indgået på baggrund af ordregivers udbud af [Dato, udbudsnavn og TED-nr.]. Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af følgende dokumenter:
1. Denne kontrakt
2. Udbudsmateriale, herunder kravspecifikation samt øvrige bilag
3. Offentliggjorte spørgsmål og svar samt evt. rettelsesblade
4. Leverandørens tilbud af [indsæt dato]
Hvis der er uoverensstemmelse mellem kontrakten og bilagene, går kontrakten forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag.
Leverandøren skal forud for kontraktindgåelse fremsende udfyldt køretøjsbeskrivelse, jf. bilag 6, pr. rutepakke, der indgås kontrakt på.
Kontrakten er fra ordregivers side betinget af, at ovennævnte beskrivelse fremsendes og at beskrivelsen kan godkendes af ordregiver.
Kontrakten er gældende i 4 beredskabsperioder fra den 15. september 2023 til den 15. maj 2027 (beredskabsperioder se pkt. 3.1).
Kontrakten er uopsigelig for leverandøren. Kontrakten kan af ordregiver tidligst opsiges med virkning pr. den 15. april 2025 (efter 2 beredskabsperioder). Ordregiver skal varsle en eventuel opsigelse med 3. måneders varsel.
Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og ordregivers beslutning om at tildele leverandøren kontrakten annulleres, kontrakten erklæres for ”uden virkning” eller ordregiver i øvrigt pålægges at bringe kontrakten til ophør, kan kontrakten i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned.
Ordregiver kan desuden bringe kontrakten til ophør i overensstemmelse med udbudslovens § 185, stk. 1, med et varsel på 30 dage til den 1. i en måned.
Leverandøren har i tilfælde af kontraktens ophør i medfør af nærværende bestemmelse ikke krav på erstatning.
• Klasse 1-veje: 15. oktober til 15. april.
• 2S-veje inkl. kl. 2-veje: 1. november til 15. april
• Klasse 3-veje: 15. november til 15. marts
• Fortovsstier: 1. november til 15. april.
Denne kontrakt omfatter levering af vintertjeneste til ordregiver. Tjenesteydelserne er nærmere beskrevet i kravspecifikationen, Bilag 1, tilbudslisten, Bilag 2, udbudsbetingelsernes punkt 2 ”Udbuddets omfang” samt øvrige bilag.
De angivende mængder/antal udkald i tilbudslisten er baseret på tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. De angivende mængder/antal udkald er således ikke bindende for ordregiver.
Tilsynet med vintertjenestens udførelse varetages af: Vejle Kommune, Vej & Park
Kirketorvet 22
7100 Vejle
Tlf. 00 00 00 00
Herunder Vejle Kommunes vintervagt
5.1 Kontaktpersoner og udskiftning af medarbejdere
Parterne skal deltage loyalt i samarbejdet og parterne skal drage omsorg for, at kontraktens opfyldelse har den fornødne forankring i parternes respektive ledelser, således at det til stadighed er muligt at træffe de nødvendige beslutninger undervejs i forløbet med den hastighed omstændighederne kræver. Leverandøren skal herunder medvirke til, at ordregivers omkostninger vedrørende kontrakten bliver lavest mulige.
Parterne skal samarbejde med en positiv, professionel og ansvarlig holdning samt hver især yde en indsats for at opnå det bedst mulige resultat. Parterne skal herunder udvise den fleksibilitet, som må anses for rimelig og sædvanlig ved udførelsen af kontrakten.
Parterne udpeger, i forbindelse med aftaleindgåelsen, hver især de kontaktpersoner for samarbejdet, som varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten.
Parterne skal gensidigt orientere hinanden ved udskiftning af kontaktpersoner og ændringer i kontaktoplysninger.
Al kontakt mellem ordregiver og Leverandøren, herunder dennes personale, i aftaleperioden skal foregå på dansk.
Ordregiver indkalder til opstartsmøder hvert år forud for beredskabsperioden.
På hver af parternes initiativ kan der dog ved behov til enhver tid indkaldes til en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandøren og ordregiver.
Leverandørens deltagelse sker uden beregning for ordregiver.
Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører ved opfyldelsen af denne kontrakt.
Ansvaret for opfyldelse af kontrakten påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører.
Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes. Hvis der sker ændringer i anvendelsen af underleverandører i aftalens løbetid, skal ordregiver oplyses herom.
De af kontrakten omfattede tjenesteydelser skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, andre myndighedskrav samt branchenormer både på tidspunktet for indgåelse af kontrakten samt i aftalens løbetid.
Tjenesteydelserne skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud i hele kontraktens løbetid.
Leverandøren skal forud for beredskabsperioden (senest 15. september) hvert år meddele følgende oplysninger for hver rutepakke til Ordregiver:
• Oversigt over eget materiel med tilhørende data
• Oversigt over mandskab inkl. kontaktmail og mobilnumre
Ændringer i relation til ovenstående oversigter skal meddeles ordregiver straks. Meddelelse sendes til xxxxx@xxxxx.xx, cc. xxxxxxxxxx@xxxxx.xx.
Vintertjenesten på den enkelte rute skal udføres med det udleverede materiel, og kun undtagelsesvis, og efter ordregivers accept, med erstatningsmateriel. Såfremt godkendt materiel ikke er til rådighed skal dette straks meddeles vintervagten.
Udrykning skal efter ordregivers ordre straks finde sted inden for det relevante tidsrum i henhold til Vejle Kommunes gældende vinterregulativet (bilag nr. 4).
Der skal om nødvendigt køres uafbrudt dag og nat (kl. 1-veje). Det påhviler leverandøren ved kvalificeret afløsning at sikre en fortsat konditionsmæssig udførelse af aftalen. Det er til enhver tid leverandørens ansvar at overholde gældende køre- og hviletidsbestemmelser.
Ordregiver stiller følgende materiel til rådighed for leverandøren:
• Saltspredere
• Sneplove
Ordregivers materiel skal monteres og vedligeholdes på ordregivers værksted eller værksted anvist af ordregiver.
Bortset fra normal slitage skal alt materiel tilbageleveres til ordregiver i samme stand, som det er modtaget.
Skift af skær på sneplove påhviler leverandøren. Bestilling og skift foretages ifølge aftale med ordregivers vagt og værksted. Ved skift af gennemgående skær, kan ordregivers værksted hjælpe med skift. Ordregiver betaler da for værkstedsmanden og leverandøren for chaufføren.
Leverandøren er ansvarlig for skader forårsaget under arbejdet. Dvs. at ordregiver kun betaler for reparation af skader på udleveret materiel, der kan henføres til almindelig slitage, medens alle andre udgifter til reparation og ventetid i forbindelse hermed afholdes af leverandøren.
Leverandøren har ansvaret for, at materiellet er forsvarligt fastgjort. Ballast i forbindelse med snerydning leveres af leverandøren.
Alle udgifter til reparation af skader og slitage på leverandørens eget materiel skal være indeholdt i tilbuddet.
Skader på tredjemands ejendom erstattes af leverandøren, men leverandøren har dog pligt til straks at underrette ordregiver om disse skader. Leverandøren aftaler selv med den skadelidte, hvordan og hvornår skaden udbedres.
Materialer der leveres vederlagsfrit af ordregiver:
• Salt
• Saltlage
• Plovskær
• Væske til vask af ordregivers grej
Hver chauffør tilknyttet en rute, skal have gennemgået et af ordregiver godkendt kursus i glatførebekæmpelse og snerydning. Kun chauffører med gyldigt kursusbevis i glatførebekæmpelse må deltage i udførelsen af opgaverne.
Kursusbevis skal fremsendes til ordregiver forud for første beredskabsperiode. Tilsvarende skal beviser for nye chauffører fremsendes efterhånden, som disse overtager opgaven.
Vejle Kommune afholder kurser for eget personale. Leverandøren er velkommen til at tilmelde sig disse kurser.
Efter nærmere aftale, kan en erfaren chauffør, som er tilmeldt kurset, deltage.
6.6 Opstart før beredskabsperioden
Leverandøren skal forud for beredskabsperioden hvert år stille mandskab til rådighed for et opstartsmøde jf. kontraktens pkt. 5.3.
Derudover skal leverandøren stille mandskab og materiel til rådighed for gennemgang af materiel og gennemkørsel af ruten.
Forbrugt tid hertil er indeholdt i de tilbudte priser og kan ikke faktureres særskilt.
Priserne for de ydelser, der er omfattet af kontrakten, fremgår af tilbudslisten, Bilag 2A-D.
Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter og gebyrer, fx faktureringsgebyrer, forsikringsudgifter, service, support og kørsel.
Priserne er faste i første beredskabsperiode (2023-2024). Herefter reguleres priserne årligt. Første prisregulering sker med virkning fra 15.09.2024. Prisreguleringen svarer til den procentvise udvikling i Danmarks Statistiks reguleringsindeks: Lastvognskørsel – kvartal, med basisår for andet kvartal 2023. Tilsvarende reguleringsformel gælder for efterfølgende prisreguleringer.
Prisregulering sker på ordregivers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der foretages.
Den procentvise regulering beregnes således: (nyt indekstal – gammelt indekstal) * 100 / gammelt indekstal. Eksempel: ((180,1-178,23) * 100/178,23 = 0,01049 (1,049 %). Alle varelinjer i tilbudslisten reguleres med denne procentvise stigning.
Parterne kan til enhver tid kræve, at priserne reguleres på baggrund af ændringer i afgifter, som bliver kendt efter kontrakten er indgået, og som bliver pålagt de af kontrakten omfattede ydelser. Meddelelse og dokumentation herom skal sendes til ordregiver.
Levering skal foretages i overensstemmelse med kravspecifikationen (bilag 1) samt øvrige bilag (2-5).
Et udkald defineres som en opgave, der er bestilt af vintervagten på den enkelte rute.
Et konditionsmæssigt udkald starter ved, at leverandøren udkaldes til arbejdet via Chauffør App. Ruten betragtes som færdiggjort, jf. vagtens bestilling, når opgaven er gennemført og udkaldet er afsluttet i App’en.
Én måned før beredskabsperiodens start skal leverandøren kunne stille til montering af grej og justering af materiel. Ordregivers værksted indkalder med et varsel på mindst 10 arbejdsdage, medmindre leverandøren senest 2 måneder før beredskabsperiodens start, har lavet en aftale med værkstedet. En aftale bliver betragtet som et udkald, selvom det ikke er vintervagten der indkalder.
Varigheden ved nymontering og henstilling af materiel på bestemmelsesstedet vil normalt være ½ - 1 dag pr. køretøj, længst tid for lastbiler. Monteringshonorar udbetales efter materialet er påmonteret og kursusbeviser (jf. pkt. 6.5) er fremsendt.
Leverandøren skal sørge for, at værkstedet uhindret kan påmontere grej (at alt fungerer på det trækkende køretøj). Hvis leverandørens køretøj afvises, afbrydes montering og leverandøren får en ny tid, hvor køretøjet skal være i orden. Klargøring hertil sker på leverandørens regning. Leverandøren skal under alle omstændigheder være klar til beredskabsperiodens start jf. pkt. 3.1.
Vintertjeneste skal kunne påbegyndes senest ved beredskabsperiodens start hvert år. Hvis grejet ikke er påmonteret pr. ved beredskabsperiodens start, og der ikke er søgt og bevilget en skriftlig udsættelse, mistes retten til monteringshonorar for den pågældende rutepakke for den pågældende beredskabsperiode.
Der udbetales ét monteringshonorar pr. rutepakke pr. beredskabsperiode (pr. år). Honoraret udbetales primo november.
Ved udsættelse af påmontage pga. eks. græsklipning, skal der indhentes skriftelig aftale fra ordregiver.
Værkstedsudgifter til montering af saltspreder samt hjælp til førstegangs montering og demontering af sneplove afholdes af ordregiver.
Udkaldstiden for hhv. glatførebekæmpelse, kombikørsel og snerydning defineres som den tid, der går fra leverandøren er udkaldt til denne starter på den udkaldte rute.
Følgende maksimale udkaldstider skal overholdes af leverandøren:
• 45 minutter for glatførebekæmpelse, kombi og snerydning for det køretøj, som er tilmeldt ruten. Undtaget er udkald til saltning på klasse 3-ruter i forlængelse af andet udkald. Da denne rute først skal startes, når første udkald er færdigmeldt.
• 60 minutter for ekstra indkaldt hjælp på egen rute.
• 120 minutter for ekstra indkaldt hjælp på anden rute.
Hvis vagten ved at klasse 3 skal udkaldes til saltning, udkaldes den sammen med klasse 2.
Kan leverandøren, på trods af sine kontraktlige forpligtigelser, undtagelsesvis ikke opfylde de angivne udkaldstider, skal han straks meddele dette til vintervagten. Vagten beslutter derefter, om man kan vente på leverandøren eller om der skal udkaldes andre til at udføre opgaven for leverandørens regning.
Kontrakten løber mindst frem til 15. maj 2027. Dog ophører selve beredskabsperioden senest den 15. april, jf. pkt. 3.1.
Senest en måned efter beredskabsperiodens afslutning hvert år, skal leverandøren efter anvisning fra ordregivers værksted, have tømt saltspredere for salt og lage og foretage en total vask samt fragte saltspredere og sneplove til anvist plads. Xxxxxxx, vask og aflevering skal godkendes af ordregivers værksted.
Ordregivers værksted indkalder med et varsel på mindst 10 arbejdsdage, medmindre leverandøren senest én måned inden beredskabsperiodens afslutning, har lavet en aftale med værkstedet. En aftale bliver betragtet som et udkald, selvom det ikke er vintervagten der indkalder.
Aflevering af øvrigt materiel, som er stillet til rådighed af ordregiver, skal ske senest én måned efter beredskabsperiodens afslutning jf. pkt. 3.1. ved udløb af kontrakten.
Ved overskridelse af færdiggørelsesfrister vil leverandøren miste sit beredskabshonorar for pågældende rutepakke.
Der udbetales ét beredskabshonorar pr. rutepakke pr. beredskabsperiode (pr. år). Honoraret udbetales ultimo maj efter hver beredskabsperiode.
Leverandøren skal løbende gennemføre egenkontrol af gennemført arbejde – køres der på den rigtige rute, jf. opdateret kort, den rigtige mængde salt mm.
Tilbagemelding til vintervagten over konstaterede uregelmæssigheder, betragtes som en del af egenkontrollen.
Ordregiver fremsender fakturagrundlag for den kørte rute for den forudgående måned, med de evt. rettelser, der har været, jf. de af Vinterman fremsendte dagsedler. Efter godkendelse fremsender leverandøren faktura til ordregiver.
Ved tvivlsspørgsmål benyttes tracking (Chauffør App) som dokumentation. Det er leverandørens ansvar, at gps på telefonen er slået til.
I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0.
Fakturaer fremsendes pr. måned for den forudgående måned. Fakturaer fremsendes til EAN: 5798 0063 63032
Fakturaen skal indeholde:
• Udstedelsesdato (fakturadato)
• Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen)
• Leverandørens CVR/SE-nummer
• Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse
• Rutenr., periode, beløb pr. rute
• Sidste rettidige betalingsdato
Betalingsinstrukser som fremsendes sammen fakturagrundlag skal følges.
Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler.
Varelinjerne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. de må ikke ligge i et vedhæftet dokument.
CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af kontrakten.
Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er identiske med de priser, der er aftalt. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i de tilbudte priser).
Leverandøren må ikke indsætte ekstra varelinjer så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinjer.
Hvis leverandøren er enig med fremsendte fakturagrundlag, kan leverandøren blot godkende på et link i den fremsendte mail. Ved at benytte linket modtager leverandøren sit tilgodehavende ca. 10 dage tidligere end ved manuel fremsendelse af faktura.
Betalingsbetingelserne er 30 kalenderdage efter afsendelse af korrekt faktura, jf. pkt. 10.
Xxxxxx sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag.
Ved reparation af ordregivers materiel betales for køretid og ventetid på værkstedet. Der betales ikke for pauser og der er ingen minimums tid. Der afregnes efter sats fra tilbudslisten ”Ventetid” for det pågældende køretøj.
Glatførebekæmpelse og kombikørsel
Hvor glatførebekæmpelse af ruten ikke er færdiggjort, men skiftes til kombi- eller snekørsel af vintervagten, afregnes dette efter timepris. Det betyder, at når vagten f.eks. ændrer et udkald fra salt til kombi inden saltturen er slut, er det timeløn fra start af salttur til slut kombitur. Der afregnes efter pris fra tilbudslisten ”Kombikørsel alle ruter (saltning og sneplovning samtidig) samt ”saltspredning ekstra udkald pletsaltning o. lign.” for det pågældende køretøj.
Medgået tid regnes pr. påbegyndt halve time. Der regnes fra det tidspunkt, hvor køretøjet (vogn 1) starter på ruten første gang efter udkaldet, til saltsprederen igen er læsset med salt og saltlage, rengjort og ophængt i galgen og ruten er afsluttet på App umiddelbart efter. Såfremt leverandøren glemmer at afslutte, vil vintervagten afslutte udkaldet efter kontakt med chaufføren og tiden vil blive rettet til i henhold til GPS-trackingen.
Ved udkald til pletsaltning (broer m.v.) afregnes med min. 3 timer pr. udkald, såfremt det ikke sker i direkte forlængelse af andre forudgående udkald.
Snerydning
Medgået tid regnes pr. påbegyndt halve time. Der regnes fra det tidspunkt, hvor sneploven er påmonteret lastvognen, og er klar til udkørsel fra leverandørens holdeplads til det tidspunkt, hvor
sneploven igen er afmonteret og ruten er afsluttet på App. Der afregnes efter sats fra tilbudslisten ” Snerydning” for det pågældende køretøj
Ved udkald til snerydning afregnes med min. 3 timer pr. udkald, såfremt det ikke sker i direkte forlængelse af andre forudgående udkald.
13. Leverandørens misligholdelse
Dansk rets almindelige regler, herunder købelovens (lovbekendtgørelse nr. 140 af 17. februar 2014) regler, finder anvendelse ved leverandørers misligholdelse, medmindre andet følger denne kontrakt.
Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af leverandørens forpligtelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv.
Foreligger der misligholdelse, skal leverandøren uden ugrundet ophold give ordregiver meddelelse herom. Leverandøren skal underrette ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad leverandøren vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelse indtræder i fremtiden.
I øvrigt gælder danske rets almindelige regler om misligholdelse herunder de almindelige regler om forsinket eller udebleven levering. Såfremt ordregiver, som følge af forsinkelse, vælger at hæve en ordre helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning. Evt. merudgifter i forbindelse med dækningskøb kan modregnes i enhver fordring mod leverandøren.
Der foreligger altid en mangel ved leverandørens ydelse, såfremt ydelsen ikke opfylder denne aftale med tilhørende bilag eller ydelsen ikke er som ordregiver med føje kunne forvente.
Leverandøren har på ordregivers anmodning pligt til at afhjælpe påpegede mangler hurtigst muligt. Såfremt afhjælpning ikke er mulig, eller leverandøren forgæves har forsøgt at afhjælpe en mangel gentagne gange, kan ordregiver vælge i stedet at kræve et forholdsmæssigt afslag i betalingen til leverandøren. Det forholdsmæssige afslag fastsættes under hensyn til manglens omfang og karakter, men kan ikke overstige betalingen for leverancen.
Overskrides max hastighederne, jf. kravspecifikationen, gives en advarsel. Overskrides hastigheden igen efter 3. advarsel, kan leverandøren miste sin ret til betaling for den aktuelle tur. Resten af sæsonen mister leverandøren sin ret til betaling hver gang hastigheden overskrides på den pågældende rute.
Væsentlig misligholdelse af leverandørens forpligtelser efter aftalen eller underliggende aftaler berettiger ordregiver til hel eller delvis ophævelse af kontrakten uden varsel.
Ved bedømmelsen af om der foreligger en væsentlig misligholdelse, tages der hensyn til misligholdelsens karakter (antal og omfang), risiko for gentagelse efter allerede indtruffen misligholdelse mv.
Nedenfor er anført en ikke-udtømmende liste over situationer, der er at betragte som væsentlig misligholdelse:
▪ Forhold, der er omfattet af udbudslovens § 185, stk. 1, nr. 2.
▪ Hvis leverandøren i aftaleperioden dømmes for forhold, der er omfattet af udbudslovens § 135 og leverandøren ikke indenfor en passende frist kan dokumentere sin pålidelighed, jf. udbudslovens § 138.
▪ Leverandørens ydelser overholder, trods én fornyet skriftlig reklamation fra ordregiver, ikke kvalitetskravene i denne aftale, herunder afvigelser fra de givne instrukser fra vintervagten.
▪ Leverandøren foretager ikke, på trods af én fornyet reklamation, den nødvendige afhjælpning af eventuelle misligholdelser.
▪ Enhver forsinkelse.
▪ Hvis leverandøren groft eller gentagne gange overtræder relevant lovgivning eller leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed.
▪ Der indtræder rekonstruktion, konkurs eller i øvrigt væsentligt forringede forhold.
▪ Leverandørens ophør med den virksomhed, som aftalen vedrører.
▪ Indtræden af andre omstændigheder der bringer aftalens opfyldelse i alvorlig fare.
▪ Manglende overholdelse af bestemmelsen om fakturering, jf. afsnit 10.
▪ Manglende overholdelse af bestemmelsen om forsikring, jf. afsnit 16.
▪ Manglende overholdelse af tavshedsbestemmelsen, jf. afsnit 21.
▪ Ved forhold, som ikke i sig selv er væsentlige, men som ved deres antal eller karakter svækker tillidsforholdet mellem parterne.
▪ Manglende indrapportering af skader, jf. afsnit 16.
Det betragtes endvidere som væsentlig misligholdelse, hvis Leverandøren i forbindelse med deltagelse i udbudsproceduren eller i aftaleperioden var eller er omfattet af følgende forhold, som beskrevet i Rådets forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, hvorefter det er forbudt at tildele eller fortsætte gennemførelse af offentlige kontrakter til eller med:
a) russiske statsborgere eller fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der er etableret i Rusland
b) juridiske personer, enheder eller organer, hvoraf en enhed som omhandlet i nærværende stykkes litra a) direkte eller indirekte ejer over 50 %, eller
c) fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der handler på vegne af eller efter anvisning fra en enhed som omhandlet i nærværende stykkes litra a) eller b).
herunder, hvis Leverandøren anvender underleverandører eller støttende enheder, der er omfattet af ovenstående, hvis denne aktørs bidrag udgør mere end 10 % af kontraktværdien.
I tilfælde af, at de i forordningen beskrevne vilkår måtte blive ophævet helt eller delvist, vil ovennævnte bestemmelse om væsentlig misligholdelse bortfalde i det samme omfang.
Ovenstående punkter er ikke udtømmende.
Ved ordregivers konstatering af en væsentlig misligholdelse, kan ordregiver rette skriftlig henvendelse til leverandøren med meddelelse om, at kontrakten ophæves straks samt baggrunden herfor.
Leverandøren er erstatningsansvarlig overfor ordregiver efter dansk rets almindelige regler om erstatning for tab, som leverandøren måtte påføre ordregiver ved ansvarspådragende handlinger eller undladelser.
Ved for sen start/overskredet frist for udkaldstid, kan ordregiver lægge en bod på 250 kr. pr. påbegyndt kvarter. Ved tvivlsspørgsmål benyttes tracking (Chauffør App/spredes track) som dokumentation. Det er leverandørens ansvar, at gps på telefonen er slået til og at App’en kører i baggrunden under arbejdet, samt at der er strøm på telefonen.
Hvis leverandøren ikke bruger saksekæder, hvor det er påkrævet, pålægges bod; første gang på 1000 kr. Hvis det sker igen, stiger boden op til prisen for en salttur for ruten.
Betaling af bod fritager ikke leverandøren for pligten til at opfylde kontrakten. Xxxxxxxx af bod medfører heller ikke, at ordregiver er afskåret fra at gøre andre misligholdelsesbeføjelser gældende.
Hverken leverandøren eller ordregiver er ansvarlig for manglende overholdelse af kontrakten på grund af force majeure over for den anden part.
Force majeure beror altid på en konkret vurdering, og foreligger når korrekt opfyldelse af kontrakten eller dele heraf er umulig og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset. Det er en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer leverandørens virksomhed. Forhold hos en underleverandør anses kun som force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som underleverandøren ikke burde have undgået eller overvundet.
Force majeure skal påberåbes straks og senest 5 hverdage efter, at force majeure er indtrådt. Sker påberåbelsen senere, kan force majeure kun gøres gældende fra dette tidspunkt, og reglerne om misligholdelse vil derfor finde anvendelse for denne periode.
Hvis opfyldelsen af kontrakten helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan ordregiver vælge at ophæve kontrakten.
Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt kontrakten ophæves på grund af force majeure.
I force majeure situationer forpligter parterne sig til i situationen at gøre hvad der er muligt for at begrænse såvel ordregivers som leverandørens mulige tab.
Leverandøren er i hele kontraktens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervsansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 10 mio. kr. pr. år.
Dertil er leverandøren i hele kontraktens løbetid forpligtet til at opretholde samtlige nødvendige og lovpligtige forsikringer for de af leverandøren anvendte køretøjer. Forsikringen skal også omfatte det materiel, ordregiver har stillet til rådighed.
Leverandøren bærer det fulde ansvar for enhver person- og tingskade, der forvoldes med det materiel, der er udleveret af ordregiver.
Værdien af saltspredere er kr. 80.000 - 300.000 pr. stk. og af sneplove kr. 70.000 - 150.000 pr. stk. Priserne er fra det mindste fortovsgrej til det største på klasse 1-veje. Beløbene er ekskl. moms. (Forsikringsværdierne er angivet i bilag 3)
Leverandørens forsikring skal omfatte tyveri og enhver skade på ordregivers materiel, som er i leverandørens varetægt.
Leverandøren skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringernes eksistens og omfang ved fremsendelse af kopi af policer.
Såfremt leverandøren foranlediger skader på vejen eller på vejens udstyr, samt tilstødende lodsejeres ejendom skal dette omgående rapporteres til vintervagten.
Leverandøren og ordregiver er hver især ansvarlige for deres overholdelse af persondataforordningen (forordning nr. 679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF) og de til enhver tid gældende regler om persondata, herunder databeskyttelsesloven med senere ændringer.
Ordregiver er arbejdsmiljøcertificeret efter standarden ISO45001 og har i relation hertil øget fokus på, at leverandører til ordregiver også overholder lovgivningen på området. Således forpligter leverandøren sig til at overholde den til enhver tid gældende arbejdsmiljølovgivning. Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage kontrol heraf.
Ordregiver forudsætter, at leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til følgende grundlæggende ILO- konventioner:
• Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
• Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
• Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
• Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt
• Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning.
Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.
Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde kontrakten med en tilsvarende tjenesteydelse, som opfylder kontraktens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed er ordregiver uvedkommende.
Ordregiver opfordrer leverandøren til at arbejde efter UN Global Compact’s principper vedrørende miljø. Herunder opfordres leverandøren til, at:
• støtte en forsigtighedstilgang til miljømæssige udfordringer
• tage initiativ til at fremme større miljømæssig ansvarlighed
• opfordre til udvikling og spredning af miljøvenlige teknologier
19.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser
Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne kontrakt uden forudgående skriftligt samtykke fra ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.
Leverandøren kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer efter denne kontrakt i det omfang, dette er sædvanligt. Leverandørens overdragelse af rettigheder efter denne kontrakt må dog ikke hindre leverandørens opfyldelse af kontrakten.
19.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og forpligtelser
Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne kontrakt til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler.
Enhver ændring eller tilføjelse til kontrakten skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne kontrakt som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser.
Ordregiver forbeholder sig ret til at reducere eller udvide udstrækningen af de enkelte ruter i løbet af aftaleperioden. Eventuelle ændringer fremsendes skriftligt til leverandøren.
Såfremt leverandøren ønsker at få omlagt dele af ruter der grænser op til hinanden, indgår ordregiver i dialog med leverandøren herom. Det er til enhver tid ordregivers beslutning, om leverandørens ruter kan omlægges.
21. Tavshedspligt og offentlighed
Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af kontrakten.
Leverandøren må bruge ordregiver som almindelig reference, men må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om kontrakten eller offentliggøre kontraktens indhold. Leverandøren må ikke anvende ordregiver i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke.
Tavshedspligten er også gældende efter kontraktens ophør.
Ordregiver er underlagt reglerne om aktindsigt, og leverandøren må derfor tåle, at ordregiver i henhold til gældende ret kan være forpligtet til at meddele tredjemand aktindsigt i kontrakten eller oplysninger og korrespondance relateret hertil.
Kontrakten er underlagt dansk lovgivning.
Uoverensstemmelser om kontrakten søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab.
Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved ordregivers værneting.
For ordregiver For leverandøren
Dato og underskrift Dato og underskrift
Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver
Vintertjeneste er opdelt i følgende arbejder:
• Glatførebekæmpelse
• Kombineret snerydning og glatførebekæmpelse
• Snerydning
Enkelte punkter i dette dokument er kun relevant for nogle tilbudsgivere.
Udover nærværende kravspecifikation, skal ydelsen udføres i overensstemmelse med Vejle Kommunes vinterregulativ (bilag 4) samt øvrige bilag til udbudsmaterialet.
Vintertjenesten er opdelt på ruter. Omfanget af de enkelte rutepakker fremgår af bilag 3, Ruteoversigt med link til NetGis.
På tilbudslisten er anført det forventede omfang (/antal) af vintertjeneste på de enkelte ydelser i en ”gennemsnitsvinter”.
I NetGis er:
• Klasse 1-veje markeret med rød linje (101-106-ruter)
• Klasse 2-veje markeret med blå linje (200-ruter)
• Busruterne på ikke klasse 2-veje markeret med blåstiplede linjer på siden af vejens normale klassefarve (2S-ruter). Disse køres på skoledage i stedet for kl. 2-veje, da ruten består af kl. 2- veje inkl. de evt. ekstra vejstykker markeret med 2S-rutenr.
• Klasse 3-veje markeret med mørkegrøn linje (300-ruter). Køres oftest efter 2S-ruter, hvis de bliver kaldt ud.
• Grusveje markeret med grå fed linje
• Stier markeret med turkis linje (stiruter)
• Adresseløse fortove markeret med limegrøn linje (fortovsruter)
• Fortov- og stiruter er ofte med på samme rute for at spare spildkørsel (500-ruter)
I NetGis vises desuden andre temaer; for forklaring henvises til signaturforklaring i NetGis.
Leverandøren skal gennemføre alle de beskrevne ydelser i forbindelse med vintertjenesten og har pligt til at sørge for, at chauffører og evt. underleverandører er bekendt med den aktuelle rute, har fået og forstået informationen i dette udbudsmateriale samt info sendt fra ordregiver.
De mest befærdede områder skal prioriteres først (aftales nærmere med vintervagten). Udkald til vintertjeneste vil kunne ske på alle tider af døgnet gennem Vinterman.
Vinterman er en database, som bruges af de fleste kommuner samt Vejdirektoratet.
Flg. data lægges ind i databasen:
• Alle personer som er med i Vejle Kommunes vinterberedskab med relevante oplysninger, typisk navn, telefonnummer, firmanavn mm.
• Alle plove og spredere lægges også ind med samme nummer som tydeligt er malet på grejet (fire tal) eks. 2159.
• Ruter med navn og kort
• Priser fra de enkelte leverandører mm
Alle disse data kædes sammen, så når der kaldes ud på en opgave, vises der;
• hvem der har kaldt ud
• hvem der er kaldt ud,
• hvornår er udkaldet accepteret
• hvornår er der startet
• hvor længe der er kørt,
• hvornår er ruten afsluttet
• hvor der er kørt. Dette er en stor hjælp, når borgerne klager. Oftest behøver vi ikke tage fat i leverandøren, fordi vi kan se, at alt er, som det skal være.
• i nogle tilfælde, hvor meget salt, der er spredt ud
• har vagten sat en på pause og hvor længe.
Dem som er sat op til det (pt. 2 pers.), kan desuden:
• Se hvad det har kostet pr. tur
• Sende fakturaer ud til leverandøren
Samtlige leverandørens chauffører, som deltager i vintertjeneste, skal være udstyret med mobiltelefon med uændret telefonnummer for en sæson. Disse telefoner skal have installeret den aktuelle VINTERMAN Chauffør App (herefter blot Chauffør App) og til enhver tid sikre sig, at GPS er slået til, jf. installationsanvisningerne fra Vinterman og at den kører i baggrunden, når der køres for Vejle Kommune. Såfremt det ikke kan ses i Vinterman, kan leverandøren sendes afsted igen for egen regning på de strækninger, hvor der ikke er kørt, jf. Chauffør App. Derfor er det vigtigt, at chaufførerne besvarer prøveudkaldene inden sæsonstart. Disse udkald udføres i starten af oktober inden den 15. Det er leverandørens pligt at sikre sig, at det virker til sæsonstart.
Alle chauffører skal forstå og tale dansk.
Hvert køretøj, som kører for Vejle kommune, skal som minimum have gps-track med Chauffør App.
Ved skader på ordregivers materiel/grej skal leverandøren straks kontakte vintervagten. Vintervagten rekvirerer Vejle Kommunes værksted for reparationer af alle skader på ordregivers materiel.
Bilag 5, grejinstruks til spredere og plove, skal følges.
Ordregiver leverer elektronisk kortmateriale over alle ruter, som kan ses på tablet/Ipad eller telefon. Kortene opdateres 1 gang i døgnet, så evt. rettelser ses dagen efter rettelsen. Eventuelle rettelser sendes direkte til leverandøren.
Ordregiver har i beredskabsperioden følgende organisation til varetagelse af Ordregivers opgaver:
Vintervagten (4 personer på Materielgården)
I hele beredskabsperioden fra 15. oktober til 15. april gør vagten følgende:
• Følger vejrsituationen i området
• Xxxxxx ud til præventiv glatførebekæmpelse.
• Kalder ud til glatførebekæmpelse
• Kalder ud til snerydning.
• Fører tilsyn med glatførebekæmpelse og snerydning i marken.
• Vejleder chaufførerne med udførelse af glatførebekæmpelse og snerydning.
• Koordinerer med værksteder ved nedbrud og skader af Vejle Kommunes materiale
• Opretter rekvisitioner vedr. ventetider ifm. værkstedsbesøg. Såfremt der ikke ligger en rekvisition udbetales ingen refusion for ventetiden.
Værkstedsvagten (4 personer på Materielgården)
I hele beredskabsperioden fra 15. oktober til 15. april gør værkstedsvagten følgende vedr. Ordregivers grej:
• Står til rådighed, når de af vintervagten bliver bestilt til akut reparation
• Almindelig reparation og vedligehold
• Svar på tekniske spørgsmål
Salthaller:
Ved alle salthaller læsser leverandøren selv, hvis læssemaskinen ikke er bemandet. Der er salthaller på flg. adresser:
Give Salthal
Xxxxxxx 0
7323 Give
Ødsted Salthal Xxxxxxxxxxxx 00 A Ødsted
7100 Vejle
Vejle Xxxxxxx Xxxxxxxx 000 Xxxxxxxxx 0000 Xxxxx
Leverandøren kan, hvis dette findes hensigtsmæssigt, opbevare salt på egen matrikel. Leverandøren afholder selv alle udgifter til afhentning og opbevaring af salt på egen matrikel. Salt kan efter skriftlig aftale afhentes hos ordregiver. Salt opbevaret på leverandørens matrikel, skal afleveres hos ordregiver ved kontraktens ophør. Salten skal i så fald afleveres efter beredskabsperiodens afslutning, senest inden ordregivers materiel er afleveret. Der gives besked til ordregiver, når opbevaret salt er afleveret.
Materialer, der leveres af ordregiver, vil være placeret på de anførte salthaller, hvorfra leverandøren skal afhente dem.
Salthallerne i Give, Ødsted og Vejle er forsynet med udendørs vaskeplads og vand. Leverandøren kan vederlagsfrit benytte disse faciliteter til rengøring af ordregivers vintermateriel. Leverandøren skal søge for at efterlade plads og faciliteter rydeligt samt melde fejl og mangler til vintervagten. Såfremt det er nødvendigt at rydde op mm. efter leverandøren og ordregiver kender synderen, udføres dette af ordregiver for leverandørens regning.
Leverance samt på- og aflæsning af evt. ballast i forbindelse med snerydning påhviler leverandøren.
Der stilles følgende krav til arbejdets udførelse og kvalitet:
• Ved glatførebekæmpelse er ordregivers kvalitetsniveau opfyldt, når der inden for den berammede tid, er udspredt den aftalte mængde salt på det færdselsareal, der er omfattet af aftalen til den forskrevne hastighed, som er beskrevet for ruten/køretøjet.
• Ved snerydning er ordregivers kvalitetsniveau opfyldt, når færdselsarealerne omfattet af aftalen er frigjort for den mængde sne, som lader sig fjerne med det pågældende redskab, eller når rydningen er godkendt af vintervagten.
• Ved snerydning med kost er ordregivers kvalitetsniveau opfyldt, når færdselsarealerne er fri for løst materiale, når køretøjet har været forbi. I fastkørt sne skal der være børstemærker, så det er tydeligt, at fastkørt sne er forsøgt fjernet.
Vedr. adresseløse fortov ligger der flg. retningslinjer:
• Der køres, kun på de fortove, som er tegnet på ruten.
• Der køres væk fra fortovet, så snart det er muligt, dvs. senest nærmeste nedkørsel.
• Hvis kørsel på fortov, ordregiver ikke skal rydde, er nødvendigt og der er sne, skal leverandøren fjerne sneen. Sneen må ikke køres fast.
Leverandøren skal udføre glatførebekæmpelse og snerydning på kommuneveje, pladser, -stier og - fortove, fortrinsvis i Vejle Kommune. Der kan ved kommunegrænsen forekomme strækninger af ruten i nabokommuner ligesom leverandører fra nabokommuner kan køre strækninger i Vejle Kommune.
Glatførebekæmpelse udføres efter det til enhver tid gældende kortgrundlag, som ligger i Chauffør App og NetGis mm.
Glatførebekæmpelse, kombikørsel og snerydning udføres i samme færdselsretning som den øvrige trafik, medmindre politiet anmoder om andet i specielle tilfælde.
Ordregiver forbeholder sig dog ret til, under særlige forhold, at indsætte mandskab og materiel efter behov et hvilket som helst sted, herunder også i tilgrænsende nabokommuner, såfremt dette skønnes nødvendigt.
Endvidere kan ordregiver til enhver tid bestemme, at læsning af salt i kortere perioder skal finde sted fra en anden salthal end den forudsatte ved eks. nedbrud på læssemaskine eller blandeanlæg, svigtet saltleverance. Der er ikke planer om lukning af de nævnte salthaller.
I forbindelse med arbejdets udførelse skal der anvendes arbejdstøj, som overholder de til enhver tid gældende regler for arbejdstøj ved vejarbejder. Det er leverandørens pligt at være opdateret om reglerne.
Ved nedbrud på ordregivers materiel kan leverandøren ikke stille krav om erstatning på evt. skader på leverandørens køretøj. ordregiver vil sædvanligvis anvise reservemateriel, hvis værkstedsvagten vurderer, at der er brug for det.
Såfremt leverandøren konstaterer hærværk eller skader på ordregivers materiel eller anden uregelmæssighed ved materiellets drifts- og vedligeholdelsestilstand, skal dette omgående rapporteres til vintervagten.
Leverandørens materiel skal opfylde gældende lovgivning og vejregler, blandt andet miljøkrav tilkøretøjet, montering, etablering og vedligeholdelse af ekstra lys, blink o.l.
Færdselslovens krav til maksimalt akseltryk og totallast skal være overholdt.
Til hver rute skal det samme materiel (både ordregivers og leverandørens) benyttes hver gang, bortset fra ved nedbrud eller lignende. Reservemateriel må kun indsættes efter aftale med vintervagten.
Leverandøren skal levere, montere og vedligeholde ekstra lygter/lygtebro og roterende blink på køretøjet.
Til sti- og fortovsruter leverer leverandøren desuden kost. Der er en særskilt pris for kombikørsel med kost, som skal afspejle leverandørens omkostninger, når der køres med kost.
Såfremt traktorer skal specialforstærkes, er det leverandørens eget ansvar og omkostning.
Når der i udbuddet benævnes lastbil kan det også være tilladt at stille med trækker m. trailer eller traktor
m. vogn, hvis det er nævnt i ruteoversigten (bilag 3) og såfremt de overholder gældende lovgivning. De skal så overholde samme krav, som er nævnt for lastbiler, og det skal tydelig fremgå af tilbudslisten, om det er lastbil, trækker med trailer eller traktor med vogn. Hvis der bruges trækker med trailer eller traktor med vogn skal der bruges saksekæder, som sikrer, at trailer/vogn ikke kommer længere om end max 75 grader, når der køres på offentlig vej.
Af hensyn til arbejdets gennemførelse er det en fordel for alle parter, at der er faste chauffører på de enkelte rutepakker.
Chaufføren skal sikre, at mobiltelefon altid er åben og operationel under indsats.
Chaufføren skal løbende meddele vintervagten om ændringer i vej- og vejrsituationen og efter aftale med vintervagten foretage de nødvendige ændringer af indsatsen.
Leverandøren skal sikre, at alle, som kan blive kaldt ud i løbet af beredskabsperioden, har installeret Chauffør App og at den er aktiveret før beredskabsperioden. Koder fås ved henvendelse til ordregiver.
Leverandøren vil blive udkaldt af robot via Vinterman fra Vejle Kommunes vintervagt. Udkald vil kunne ske på alle tider af døgnet. Ved udkald vil leverandøren maksimalt modtage 2 opkald inden for et tidsrum på maks. 5 minutter. Såfremt der ikke bliver svaret på ét af disse opkald forbeholder ordregiver sig ret til at indkalde erstatningskøretøj til gennemførelse af arbejdet for leverandørens regning.
Leverandøren skal kunne kontaktes på to telefonlinjer, med hver sin internetudbyder. Xxxxxx xxxxxxxx via Chauffør App. Det er også gennem Chauffør App, hvor han skal starte og afslutte ruten.
Leverandørens skal i hele beredskabsperioden jf. pkt. 3.1 i Udbudsbetingelserne kunne træffes på de aftalte telefonnumre.
Ordregiver udkalder alene til de tlf. nr. som leverandøren har givet til ordregiver.
Ved al kørsel for Vejle Kommunes vintertjeneste skal bruges Chauffør App (tracking) eller anden af ordregiver anvist App. Såfremt Chauffør App ikke er aktiveret under kørslen, vil leverandøren kunne blive sendt på udkald på kørslen igen, uden beregning, på den del hvor Chauffør App’en ikke var aktiveret.
Saltsprederne er udstyret med GPS overvågning og det skal sikres, at denne er aktiveret ved kørslen. Bortkomst af SIM-kort og ”styreplader” vil medføre erstatningspligt.
For hvert udkald fra vintervagten sendes en dagseddel. Rettelser til dagsedlen skal meldes skriftlig til ordregiver indenfor 5 arbejdsdage, ellers mistes retten for ændringer fra leverandørens side.
Lastbiler til brug ved glatførebekæmpelse skal have en lasteevne på minimum 11.500 kg. Indvendig ladlængde skal minimum være 6 m, og ladhøjden over terræn må være 1,3 - 1,75 m.
Lastbilen skal være forsynet med særskilt stikdåse til elforsyning af sprederens styresystem, ligesom den skal være monteret med nødvendige ekstra lys og rotorblink.
Ved spredning af befugtet salt skal der køres efter forholdene, dog max 50 km/t.
Traktorer som anvendes til glatførebekæmpelse hovedsageligt på bygader, stejle bakker, p-pladser samt stier og adresseløse fortov skal overholde flg. krav til traktoren
På bygader, xxxxxx xxxxxx, p-pladser:
• Maks. bredde: 250 cm
• Maks. højde: Se ruteoversigt (bilag 3)
• Maks. egenvægt: 8.000 kg
• Hydraulik mængde gennem lynkobling: 30-45 l/min ved 120 bar
• Min. løftekapacitet: 2.500 kg
• Stik vedr. hastighedsimpulser: 7 polet DIN/ISO redskabsstik På fortove og stier:
• Maks. bredde: 140 cm
• Maks. højde: Se ruteoversigt (bilag 3)
• Maks. egenvægt: 2.500 kg
• Hydraulik mængde gennem lynkobling: 30-45 l/min ved 120 bar
• Min. løftekapacitet: 1.000 kg
Ved spredning af ikke befugtet salt skal der køres efter forholdene, dog max 30 km/t. Hvis sti og adresseløst fortov ligger i samme niveau, må begge saltes i en gennemkørsel.
Der skal køres efter flg. retningslinjer:
• Vi kører, kun på de fortove, som er tegnet på ruten.
• Vi skal køre væk fra fortovet, så snart det er muligt, dvs. senest nærmeste nedkørsel.
• Hvis vi er nødt til at køre på fortov, vi ikke skal rydde, og der er sne, skal vi fjerne sneen. Vi må ikke køre den fast.
På alle ruter med tilknyttet lastbil anvender ordregiver befugtningsspredere til montering på almindeligt lastbillad. På de resterende ruter anvendes påhængsspredere til traktorer uden befugtning.
Ordregiver udfører normalt servicering, excl. rengøring, af saltsprederne, medens de er ophængt på saltpladser. Leverandøren skal efter ordregivers anmodning aflevere saltsprederne på værksted i Vejle (Knabberup, Xxxxxxxx 000, 0000 Xxxxx) eller ved saltlagrene på Xxxxxxx 0 i Give og Amitsbølsvej 35D i Ødsted.
Leverandøren skal sørge for almindelig rengøring af saltsprederne, jf. grejinstrukser – se bilag 5. Derudover skal leverandøren vaske saltsprederne minimum 3 og maksimum 6 gange pr. vintersæson efter ordre fra ordregiver. En total vask omfatter tømning for salt samt renspuling af valse og bånd (bånd skal løsnes før rengøring). Leverandøren skal meddele vintervagten, når der er foretaget total vask, samt fremsende brugbar billeddokumentation, som sendes til xxxxx@xxxxx.xx og cc til xxxxxxxxxx@xxxxx.xx. Sprederen skal fremstå ren, uden salt og billeddokumentation skal vise dette, inkl. grejnr. Dette skal være indeholdt i prisen for ”første udkald”, jf. tilbudslisten.
Ifm. med temperaturer under nul i dagtimerne og under 5 graders frost om natten, skal sprederne tømmes og rengøres efter hver tur. De første 6 gange går som under almindelig rengøring og er med i den faste pris for saltning. Efter 6. totalvask anvendes prisen herfor (”totalvask”), jf. tilbudslisten.
Ordregiver foretager indsåninger af saltspredere med jævne mellemrum. Leverandøren skal jævnligt kontrollere, at materiellet udspreder den ønskede mængde. Hvis der konstateres afvigelser, skal dette straks meddeles til vintervagten.
2.1.4 Udkald til glatførebekæmpelse
Det er kun vintervagten, som kalder ud til glatførebekæmpelse. Udkaldstider er anført i kontraktens punkt 8.2.
Ved udkald vil vagten oplyse den saltmængde, der skal udspredes pr. m².
Inden spredningen
Såfremt der før arbejdets udførelse konstateres uregelmæssigheder, såsom nedbrud af køretøj eller andre fejl på materiellet, skal leverandøren straks meddele dette til vagten.
Chaufføren skal inden hver kørsel med saltspreder sikre sig, at denne er spændt ordentligt fast til vognen med kæde, samt at spredetallerken og drivhjul har den rette højde og hældning i forhold til kørebanen. Se flere detaljer i Grejinstruks bilag 5.
Chaufføren skal umiddelbart inden saltning påbegyndes opstarte datalogningen på sprederen og sikre, at GPS-overvågningen er aktiveret, såfremt en sådan findes på sprederen. Det er leverandørens ansvar at have undersøgt, hvorvidt det findes på den aktuelle spreder. Gps’en på mobilen er naturligvis tændt under hele udkaldet af hensyn til Chauffør App.
Under spredningen
Såfremt der under arbejdets udførelse sker uregelmæssigheder, såsom nedbrud af køretøj eller andre fejl på materiellet, skal leverandøren straks meddele dette til vagten.
Under spredningen skal det gule blinklys være tændt og synligt hele vejen rundt.
Der skal spredes med den saltdosering, der er beordret af vagten, og i den bredde og asymmetriske spreder-indstilling, som den aktuelle vejstrækning og vindforhold kræver. Der må kun spredes salt på belagte arealer, og der må således ikke spredes salt ind over græs eller beplantede arealer. Evt. skader som flg. af salt på beplantning udbedres af leverandøren.
Under spredearbejdet skal chaufføren løbende kontrollere kvaliteten af arbejdet, herunder om den beordrede saltmængde bør korrigeres. Saltet skal være jævnt fordelt og dække kørebanearealet. Ved sidevindspåvirkning skal chaufføren korrigere herfor.
Busholdepladser og vigepladser skal saltes undervejs.
Efter spredningen
Leverandøren skal sørge for den almindelige rengøring, herunder afbørstning og, hvis temperaturen tillader det – dvs. temperaturer over 5 graders frost: Afskylning af saltskakt, spredeskive og drivhjul efter hver saltning. Ved temperaturer under 5 graders frost skal der kun bruges børste.
Hvis strøerne skal stå ude under 5 grades frost, skal de tømmes helt. Se pkt. 2.1.2
Sprederne skal derefter læsses med salt og påfyldes befugtningsvæske og ophænges i de dertil indrettede saltsprederophæng, klar til nyt udkald. Først herefter kan chaufføren afslutte ruten på app’en.
Chaufføren skal på salthallen være behjælpelig med henholdsvis deltage i læsning af både salt og saltlage, således at arbejdet kan afvikles så smidigt og effektivt som muligt.
På de ubemandede salthaller forestår chaufføren selv læsningen.
Chaufføren skal for hver saltning, også hvis der er tale om flere saltninger i forlængelse af hinanden, afslutte og opstarte ny rute i Chauffør Appen, samt oplyse forbrug af salt og evt. lage. Disse indmeldinger ligger til grund for afregning.
3. Kombineret snerydning og glatførebekæmpelse
Kombineret snerydning og glatførebekæmpelse iværksættes kun efter aftale med vintervagten.
Lastbiler til brug ved glatførebekæmpelse skal og have en lasteevne på min. 11.500 kg. Indvendig ladlængde skal minimum være 6 m, og ladhøjden over terræn må være 1,30 – 1,75 m.
Lastbilen skal være forsynet med særskilt stikdåse til elforsyning af sprederens styresystem, ligesom den skal være monteret med nødvendige ekstra lys og rotorblink.
Lastbiler til brug ved snerydning skal have en lasteevne på min. 8.000 kg. Alle lastbiler skal før udkørsel til snerydning, såfremt de kun kører med sneplov, skal have ballast på, så de står godt fast.
Lastbilen skal være monteret DIN frontplade og monteret med 24 v flad standart DIN-stik (min. 2*25 mm2), som vist på disse billeder:
Til overkant af DIN-plade skal der være 90-95 cm målt fra plant fast underlag, så det passer til plovbeslaget.
Ved spredning skal følgende kørehastigheder overholdes:
- ved spredning af befugtet salt: max. 50 km/t
Traktorer som anvendes til kombineret snerydning og glatførebekæmpelse hovedsageligt på bygader, stejle bakker, p-pladser samt stier og adresseløse fortov skal overholde flg. krav til traktoren
På bygader, xxxxxx xxxxxx, p-pladser:
• Maks. bredde: 250 cm
• Maks. højde: Se ruteoversigt (bilag 3)
• Maks. egenvægt: 8.000 kg
• Hydraulik mængde gennem lynkobling: 30-45 l/min ved 120 bar
• Min. løftekapacitet: 2.500 kg
• Stik vedr. hastighedsimpulser: 7 polet DIN/ISO redskabsstik På fortove og stier:
• Maks. bredde: 140 cm
• Maks. højde: Se ruteoversigt (bilag 3)
• Maks. egenvægt: 2.500 kg
• Hydraulik mængde gennem lynkobling: 30-45 l/min ved 120 bar
• Min. løftekapacitet: 1.000 kg
Ved spredning af ikke befugtet salt skal der køres efter forholdene, dog max 30 km/t. Hvis sti og adresseløst fortov ligger i samme niveau, må begge saltes i en gennemkørsel.
Der skal køres efter flg. retningslinjer:
• Vi kører, kun på de fortove, som er tegnet på ruten.
• Vi skal køre væk fra fortovet, så snart det er muligt, dvs. senest nærmeste nedkørsel.
• Hvis vi er nødt til at køre på fortov, vi ikke skal rydde, og der er sne, skal vi fjerne sneen. Vi må ikke køre den fast.
Det er kun vintervagten, som kalder ud til kombineret snerydning og glatførebekæmpelse. Udkaldstider er anført i kontraktens pkt. 8.2.
Ved udkald vil vintervagten oplyse den saltmængde, der skal udspredes pr. m².
Inden kombikørsel
Såfremt der før arbejdets udførelse konstateres uregelmæssigheder, såsom nedbrud af køretøj eller andre fejl på materiellet, skal leverandøren straks meddele dette til vintervagten.
Leverandøren klargør og monterer selv ploven og leverer selv eventuelt nødvendigt hjælpemandskab til monteringen.
Chaufføren skal inden hver kombikørsel sikrer sig, at materiellet er spændt ordentligt fast til vognen med kæde, at spredetallerken og drivhjul på saltsprederen har den rette højde og hældning i forhold til kørebanen og at skær, slæbesko og/eller hjul på plove er justeret efter de af ordregiver givne instrukser. Se flere detaljer i Grejinstruks bilag 5.
Under kombikørsel
Såfremt der under arbejdets udførelse sker uregelmæssigheder, såsom nedbrud af køretøj eller andre fejl på materiellet, herunder nødvendig udskiftning af plovskær, skal leverandøren straks meddele dette til vintervagten.
Under kombikørsel skal det gule blinklys og de for sneplovskørsel særligt monterede lygter (projektører) være tændte.
Der skal spredes med den saltdosering, der er beordret af vintervagten, og i den bredde og asymmetriske spreder-indstilling, som den aktuelle vejstrækning og vindforhold kræver. Der må kun spredes salt på belagte arealer, og der må således ikke spredes salt ind over græs eller beplantede arealer. Evt. skader som flg. af salt på beplantning udbedres af leverandøren.
Under spredearbejdet skal chaufføren løbende kontrollere kvaliteten af arbejdet, herunder om den beordrede saltmængde bør korrigeres. Saltet skal være jævnt fordelt og dække kørebanearealet. Ved sidevindspåvirkning skal chaufføren korrigere herfor.
Busholdepladser og vigepladser skal saltes undervejs.
Kørebaner ryddes først for sne (ud til asfaltkant). Vigepladser, buslommer og rastepladser ryddes, når acceptabel tilstand er opnået på kørebanen.
Det skal tilstræbes, at der ikke kastes urimeligt store mængder sne ind på tilgrænsende stier, fortove og tætliggende bygninger.
Kørehastigheden skal afpasses efter forholdene. Specielt skal der tages hensyn ved broer over andre veje, og bygninger beliggende tæt på vejen. Ved gentagende tilsvining af bygninger rengør leverandøren selv herefter
Ved passage af jernbaneoverkørsler og brofuger skal der udvises særlig forsigtighed. Ploven skal om nødvendigt løftes en anelse.
Under arbejdets udførelse skal der endvidere udvises det fornødne hensyn overfor parkerede biler og vejmyndighedens udstyr, herunder kantsten, renovationsstativer, færdselstavler, kantafmærkninger m.v.
Vintervagten meddeler, når kombikørslen skal indstilles. Såfremt leverandøren finder, at kombikørslen bør indstilles - endeligt eller midlertidigt - skal dette meddeles til vintervagten
Efter kombikørsel
Leverandøren skal sørge for den almindelige rengøring, herunder afbørstning og, hvis temperaturen tillader det, afskylning af saltskakt, spredeskive og drivhjul efter hver saltning.
Sprederne skal derefter læsses med salt og påfyldes befugtningsvæske og ophænges i de dertil indrettede saltsprederophæng, klar til nyt udkald.
Chaufføren skal på salthallen være behjælpelig med henholdsvis deltage i læsning af både salt og saltlage, således at arbejdet kan afvikles så smidigt og effektivt som muligt.
Inden henstilling af ploven skal chaufføren kontrollere plovskærets tilstand og skifte den såfremt den er i utilfredsstillende tilstand. Endvidere skal ploven rengøres.
Plovene skal efter brug henstilles på fast underlag.
Chaufføren skal for hver gennemført kombikørsel, også hvis der er tale om flere udkald i forlængelse af hinanden, afslutte og opstarte ny rute i Chauffør App’en. Dette gælder også, når der er ekstra køretøjer på samme rute. Disse indmeldinger ligger til grund for afregning.
Ud over de i TBL anførte lastbiler og traktorer, til brug ved normal glatførebekæmpelse og snerydning på ruten, kan der ved kraftigt snefald være nødvendigt ekstraordinær at vintervagten indkalder yderligere hjælp fra køretøjer på andre ruter i kommunen. Der afregnes efter den timesats nævnt i TBL.
Sneplove indsættes kun efter aftale med vintervagten. Vintervagten laver et udkald for hvert køretøj. Chaufføren i kombikøretøjet (den som plejer at blive kaldt ud på ruten), hjælper de andre med installation og brug af app.
Leverandøren aftaler med vintervagten, hvilken vej snerydningen skal påbegyndes, hvorefter arbejdet udføres efter vintervagtens ordrer. Vintervagten kan midlertidig videregive styringen af ekstrahjælp på en rute til føreren af saltsprederen på ruten. Men omfanget af indsatsen besluttes kun af vintervagten.
4.1.1 Lastbiler til ekstrahjælp
Lastbiler til brug ved snerydning skal have en lasteevne på min. 8.000 kg. Alle lastbiler skal før udkørsel til snerydning, såfremt de kun kører med sneplov, være læsset med min. 3 ton ballast.
Lastbilen skal være forsynet med særskilt stikdåse til elforsyning af plovens styresystem, ligesom den skal være monteret med nødvendige ekstra lys og rotorblink.
Lastbilen skal være monteret DIN frontplade og monteret med 24 v flad standart DIN-stik (min. 2*25 mm2). (se billede under pkt. 3.1.1)
4.1.2 Traktorer til ekstrahjælp
Traktorer til brug ved snerydning på veje med tilhørende pladser skal have 100-200 HK, have 4 hjulstræk, 3 hydraulikudtag i front og bag samt front- og hæklift.
Leverandøren skal løbende kontrollere slid på skær og foretage udskiftning inden, der sker skade på ploven.
Udbedring af skader på ploven pga., at skærende ikke er skiftet i tide påhviler leverandøren. Sneplove til ekstra lastbil/traktor skal i beredskabsperioden opbevares på leverandørens plads.
Det er kun vintervagten, som kalder ud til snerydning. Udkaldstider er anført i kontraktens pkt. 8.2.
Snerydning foretages, når snefald/snelag er af et sådant omfang, at fremkommeligheden for trafikanterne ikke er acceptabel. Dette vurderes af vintervagten.
Inden snerydning
Såfremt der før arbejdets udførelse konstateres uregelmæssigheder, såsom nedbrud af køretøj eller andre fejl på materiellet, skal leverandøren straks meddele dette til vintervagten.
Leverandøren klargør og monterer selv ploven og leverer selv eventuelt nødvendigt hjælpemandskab til monteringen. Ordregivers værksted er behjælpelig ved påmontering til første sæson i udbuds perioden.
Chaufføren skal inden kørsel med sneploven sikre sig, at denne er spændt ordentligt fast til køretøjet, samt at skær, slæbesko og/eller hjul er justeret efter de af ordregiver givne instrukser. Se flere detaljer i Grejinstruks bilag 5.
Umiddelbart inden snerydning påbegyndes skal chaufføren acceptere udkaldet givet af vintervagten gennem Vinterman. Se flere detaljer under pkt. 1.1.3
Under snerydning
Såfremt der under arbejdets udførelse sker uregelmæssigheder, såsom nedbrud af køretøj eller andre fejl på materiellet, herunder nødvendig udskiftning af plovskær, skal leverandøren straks meddele dette til vintervagten. Alle pauser (nedbrud på grej eller køretøj eller andet) skal registreres i Chauffør App.
Under snerydning skal der føres gult blinklys og de for sneplovskørsel særligt monterede lygter (projektører) være tændt.
I særlige tilfælde, som afgøres af vintervagten, kan snerydning udføres i form af kolonnekørsel, dvs. plovene kører forskudt sidevejs for hinanden.
For at aftale mødested kontakter føreren af saltsprederen for den pågældende rute, der skal køres, de øvrige vogne til samkørsel. Det sker kun efter forudgående aftale med vintervagten.
Først ryddes kørebaner for sne (ud til asfaltkant). Vigepladser, buslommer og rastepladser ryddes, når acceptabel tilstand er opnået på kørebanen.
Det skal tilstræbes, at der ikke kastes sne ind på tilgrænsende stier, fortove og tætliggende bygninger.
Kørehastigheden skal afpasses efter forholdene. Specielt skal der tages hensyn ved broer over andre veje, og bygninger beliggende tæt på vejen. Ved tilsvining af bygninger rengør leverandøren selv herefter, såfremt der kommer klager fra borgerne om dette.
Ved passage af jernbaneoverkørsler og brofuger skal der udvises særlig forsigtighed. Ploven skal om nødvendigt løftes en anelse.
Under arbejdets udførelse skal der endvidere udvises det fornødne hensyn overfor parkerede biler og vejmyndighedens udstyr, herunder kantsten, renovationsstativer, færdselstavler, kantafmærkninger m.v.
Vintervagten meddeler, når snerydning skal indstilles. Såfremt leverandøren finder, at snerydning bør indstilles - endeligt eller midlertidigt - skal dette drøftes med vintervagten, som tager beslutningen.
Efter snerydning
Inden henstilling af ploven skal chaufføren kontrollere plovskærets tilstand og skifte det – husk at melde dette til vintervagten, såfremt det er i utilfredsstillende tilstand. Endvidere skal ploven rengøres.
Plovene skal efter brug henstilles på fast underlag.
Chaufføren skal for hver gennemført snerydning, også hvis der er tale om flere udkald i forlængelse af hinanden, afslutte og opstarte ny rute i Chauffør App’en. Dette gælder også, når der er ekstra køretøjer på samme rute. Disse indmeldinger ligger til grund for afregning.
5. Leje af Vejle Kommunes grej
Det er tilladt at leje ordregivers grej samt medfølgende salt til glatførebekæmpelse, kombikørsel og snerydning på områder, der tilhører Vejle Kommune (ej vejmatrikel) (fx skoler, institutioner o.lign.) og som ikke er med i ordregivers rutebestilling. For dette betales følgende leje til ordregiver:
Saltning:
• Fortovstraktor: 347 kr./time
• Stitraktor: 364 kr./time Kombikørsel:
• Fortovstraktor: 375 kr./time
• Stitraktor: 397 kr./time
Der betales leje fra den af ordregiver bestilte rute forlades, til man er tilbage på ruten igen, jf. track. Lejen og den medgåede tid fratrækkes i det fremsendte fakturagrundlag. Der er i lejen taget hensyn at der sandsynligvis ikke saltes under hele fraværet fra ruten.
Vær opmærksom på, at ordregivers ruter har 1. prioritet og skal være færdig til tiden. Kan dette ikke nås, skal der findes en anden måde at ordne andres områder på.
Bilag 2 – Tilbudsliste (Bilag 2A-D)
Forefindes som særskilt Excel-fil.
Bilag 3 – Ruteoversigt med link til kort
Forefindes som særskilt Excel-fil.
Bilag 4 – Vejle Kommunes vinterregulativ
Forefindes som særskilt PDF-fil.
Bilag 5 forefindes som særskilt PDF-fil.
Køretøjsbeskrivelse forefindes som særskilt Word-dokument.
Dokumentet skal ikke afleveres sammen med tilbuddet men udfyldes, afleveres og godkendes af ordregiver i forbindelse med kontraktindgåelse.
Bilag 7 – Vejledning til brug af kort inkl. link til kort
Bilag 7 forefindes som særskilt PDF-fil.
Bilag 8 – Tro- og loveerklæring om russisk ejerskab og etablering
Bilag 8 forefindes som særskilt PDF-fil.