DEMOKRATI GARAGE RENTEMESTERVEJ 57
DEMOKRATI GARAGE XXXXXXXXXXXXXX 00
2400 KØBENHAVN NV
T x00 00 00 00 00
W xxxxxxxxxxxxx.xx
AFTALE VEDR. TREDJEPARTSSEKRETARIAT
Borgersamling om Lynetteholm 2021-2022
PARTERNE
Tredjepartsaftalen indgås mellem:
Udviklingsselskabet By & Havn I/S Nordre Toldbod 7
1259 København K (herefter ”opgavestiller”) og
WE DO DEMOCRACY ApS
Xxxxxxxxxxxxxx 00
2400 København Nordvest
CVR-nr.: 38750534
(herefter ”tredjepartssekretariat”)
Opgaven og rammen
Der er indgået aftale om at:
• Etablere rammerne for et uafhængigt tredjepartssekretariat i samarbejde med internationale ekspertrådgivere i deliberativt demokrati forud for gennemførelsen af en deliberativ Borgersamling om Lynetteholm
• Nedsætte en uafhængig ekspertgruppe udfra principper om armslængde·
• Designe, rekruttere og facilitere en uafhængig en borgersamling med opstart i 2021 og gennemførelse i 2022
• Sikre gennemførelsen af en deliberativ inddragelsesproces, der opfylder OECD’s retningslinjer for borgerinddragelse
• Involvere byens borgere og interessenter i opgaveløsningen
• Sikre mandat og kerneopgave, der er forankret hos opgavestiller og uafhængighed til borgersamlingens arbejde og resultater.
• Rådgive omkring realisering af Borgersamlingens anbefalinger ved processens afslutning.
Arbejdet foregår i tæt samspil mellem tredjepartsekretariatet, der ledes af We Do Democracy med tilknyttede underleverandører jf. rammeaftale og projektteamet hos opgavestiller.
Formålet med tredjepartsaftalen er:
• At tydeliggøre ansvar og roller i forhold til Borgersamlingens arbejde og kommunikation imellem opgavestiller, tredjepartssekretariat og omverden
• At sikre Borgersamlingens uafhængighed og legitimitet, hvorfor det er essentielt at tredjepartsekretariatet har ansvar for og bemyndigelse til at varetage og dermed træffe uafhængige beslutninger på de fem områder, der uddybet nedenfor:
Danmarks Statistik udsender gennem e-boks invitationer til borgerne. Opgavestiller kan ikke øve indflydelse på hverken udsendelser af invitationer eller den stratificerede lodtrækning af de repræsentativt udtrukne borgere. Lodtrækningen sker på baggrund af afstemte lodtrækningskritererier, der matcher Danmarks Statistisk befolkningsdata i København. Der vil blive udtrukket suppleanter, der matcher kriterierne for borgersamlingen.
Borgere, der udtrækkes til borgersamlingens arbejde, giver samtykke til at tredjepartssekretariatet må anvende oplysninger, der ligger til grund for lodtrækningen i forbindelse med borgersamlingens arbejde. Al datahåndtering ligger hos tredjepartssekretariatet og godkendte underleverandører. Der udarbejdes en særskilt databehandleraftale mellem parterne inden igangsættelse.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx vil i samarbejde med Danmarks Statistik og underrådgiver Analyse & Tal sikre kontaktinformationer på de ca. 60 udvalgte borgere, som kan bruges til at ringe de udvalgte borgere op og validere data, sende velkomstbrev og øvrig kommunikation borgersamlingens medlemmer – før, under og efter borgersamlingens arbejde.
Hvis opgavestiller ønsker kontaktinformationer på medlemmerne af borgersamlingen efter kontraktudløb, vil dette alene kunne ske med individuel accept fra borgersamlingens medlemmer.
2. Kommunikation med medlemmerne af borgersamlingen
Fra borgersamlingens start ved kick-off møde til aflevering af anbefalingerne til opgavestiller er det tredjepartssekretariatet, der står for den direkte kontakt med borgersamlingens medlemmer angående borgersamlingens arbejde. Det gælder formuleringer af fx arbejdsspørgsmål, udsendelse af invitationer og opfølgninger på baggrund af samlingerne. Det er også tredjepartssekretariatet, der står for koordination og håndtering af eventuel redaktørgruppe (en lille koordinerende gruppe af repræsentanter for medlemmerne af Borgersamlingen), samt indsamling af eventuelle minoritetsudtalelser
Tredjepartssekretariatet har ansvaret for kontakt med borgerne omhandlende borgersamlingen i den periode borgersamlingen løber – fra forud for kick-offmøde og op til overleveringsmødet.
Rådgiver sikrer datahåndtering og at alle personfølsomme oplysninger og kontaktinfo slettes efter gennemført borgersamling jf. GDPR-aftale
Kommunikation mellem opgavestiller og borgersamlingens medlemmer kan alene ske ved tredjepartssekretariatet forudgående accept – typisk ved afklaring af fx praktiske eller logistiske spørgsmål.
Tredjepartsekretariatet forpligter sig til at varetage kommunikationsopgaven med borgersamlingens medlemmer loyalt og professionelt inden for opgavens rammer
3. Kommunikation med ekspertgruppen
Tredjepartssekretariatet understøtter den uafhængige ekspertgruppes arbejde. Herunder sikre at borgersamlingens spørgsmål og behov for belysning af udfordringer indenfor den stillede kerneopgave og spørgsmål i øvrigt bringes op i ekspertgruppen. Ekspertgruppen har beføjelse til at udpege og kvalitetssikre ekspertoplæg og viden, der skal bringes med ind i borgersamlingens arbejde.
Tredjepartssekretariatet har til opgave at sikre at ekspertviden uhindret bringes videre til borgersamlingens deliberative rådslagning og opgavestiller vil sikre at viden, som opgavestiller måtte ligge inde med kan bringes uhindret videre til borgersamlingen.
4. Kommunikation med offentligheden
Tredjepartsekretariat har lov til og mulighed for at formidle spørgsmål fra borgersamlingen til offentligheden undervejs på projektets deltagelsplatform, samt hertil gøre brug af eventuelle sociale medieplatforme.
Til det offentlige møde er det tredjepartsekretariatet, der inviterer de borgere, der meldte sig til lodtrækningen, men ikke blev udtrukket som deltagere i Borgersamlingen. Opgavestiller inviterer den brede offentlighed og projektets interessenter fra egne kanaler.
Tredjepartsekretariat har i samarbejde med opgavestillers projektteam et delt ansvar for at lave referater og sikre, at alle offentlige dokumenter og materialer fra Borgersamlingen gøres tilgængelige på projektets deltagelsesplatform, samt på opgavestillers platforme, samt bliver korrekturlæst. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx har ret til at tage de løbende kommunikationsbeslutninger der vedrører dette.
Det er tredjepartsekretariat, der efter aftale med opgavestillers projektteam og kommunikationsansvarlige, beslutter i hvilket tempo, form og kanal, at resultaterne fra Borgersamlingen kan deles offentligt undervejs i borgersamligens arbejde.
Det er tredjepartsekretariat, der træffer de endelige beslutninger i tvivlsspørgsmål vedrørende offentliggørelse af borgersamlingens arbejde og anbefalinger, herunder ved løbende offentliggørelse og formidling direkte fra borgersamlingens møder og fx håndtere hvilke af borgersamlingens medlemmer, der ønsker at stå frem til eventuelle interviews til offentligheden
Opgavestiller må på egne vegne gerne omtale og formidle projektet ”Borgersamling om Lynetteholm” til offentligheden i hele projektperiode, men kan ikke kommunikere på borgersamlingens vegne.
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx er forpligtet til at påpege og korrigere i offentligheden, hvis dette skulle ske.
Tredjepartssekretariatet er forpligtet til at udføre kommunikationsopgaven til offentligheden neutralt og loyalt på vegne af borgersamlingens medlemmer.
5. Anbefalinger fra borgersamlingen
I udarbejdelsen af den endelige anbefaling er det tredjepartsekretariat, der har det endelige ansvar for, at anbefalinger fra borgersamlingens medlemmer er formuleret af borgerne selv og på egne vegne.
Opgavestiller har indflydelse på formidlingen af kerneopgaven og mandatet for borgersamlingen, men ikke på det endelige indhold, udfald af anbefalinger eller offentliggørelsen heraf.