Kontrakt

Kapitel 3 – Kontrakt Rengøring og vinduespolering

Rudersdal Kommune 2018 – 2022/24

3.1 Kontraktgrundlag 5

3.2 Kontaktpersoner 5

3.3 Vederlag 6

3.4 Refusion og udvidelser 7

3.5 Personaleforhold 8

3.6 Straffeattest 9

3.7 Børneattest 9

3.8 Sikkerhedsgodkendelse 9

3.9 Instruktion 9

3.10 Meldepligt 10

3.11 Identifikation 10

3.12 Udskiftning af medarbejdere 11

3.13 Social ansvarlighed 11

3.14 Medarbejdere fra særlige grupper 12

3.15 Arbejdstagerrettigheder 14

3.16 Arbejdsklausul 15

3.17 Miljø 16

3.18 Underleverandør 16

3.19 Personalepolitik 17

3.20 Arbejdsmiljøpolitik 17

3.21 Arbejdsfastholdelsespolitik 18

3.22 Diverse data og informationer 18

3.23 Kvalitets- og Bodsbestemmelser 18

3.24 Opsigelse & ophør 19

3.25 Konkurs 20

3.26 Overdragelse 20

3.27 Erstatning & forsikring 21

3.28 Ophævelse 22

3.29 Xxxxxx og alarmer 23

3.30 Lovgivning 23

3.31 Force majeure 23

3.32 Fortrolighed 24

3.33 Tvister, lovvalg og værneting 24

3.34 Underskrift 25

Kontrakt

mellem

Rudersdal Kommune Xxxxxxxxx 0

2840 Holte

(herefter benævnt "ordregiveren") og

(herefter benævnt "leverandøren")

I fællesskab herefter betegnet "parterne" og hver for sig "part".

3.1 Kontraktgrundlag

Denne kontrakt med tilhørende bilag regulerer forholdet mellem ordregiveren og leverandøren i for- bindelse med leverandørens varetagelse af de ydelser, der er beskrevet i kontrakten (herefter beteg- net "ydelser(ne)").

Kontrakten er indgået efter afholdt udbud i henhold til Udbudsloven (Lov nr. 1564 af 15. december 2015.

Kontrakten indgås for perioden 1. januar 2018 til den 31. marts 2022 med option for ordregiveren på forlængelse i op til 2 x 1 år (herefter "optionen"). Ordregiveren meddeler senest 3 måneder før kon- traktens udløb, hvorvidt ordregiveren ønsker at gøre brug af optionen.

Såfremt optionen ønskes benyttet, vil kontrakten blive forlænget på uændrede vilkår. Såfremt optio- nen ikke ønskes benyttet, udløber kontrakten automatisk og uden yderligere varsel den 31. marts 2022.

Ændringer af kontrakten kan ikke foretages, medmindre dette måtte fremgå af de enkelte bestemmel- ser, eller der opnås enighed herom. Alle ændringer af kontrakten skal ske ved udarbejdelse af en al- longe til kontrakten, der underskrives af begge parter.

Parternes aftalegrundlag i prioriteret rækkefølge:

✓ Kapitel 3, Kontrakten

✓ Spørgsmål og svar udsendt til tilbudsgiverne

✓ Kapitel 2, Kravspecifikation inklusive bilag

✓ Kapitel 1, Generelle vilkår inklusive bilag

✓ Leverandørens tilbud, herunder bilag A, Tilbudslisten, samt øvrige bilag

Leverandøren forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten beskrevne ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser i bilag A, Tilbudslisten.

Leverandøren skal til enhver tid levere ydelserne uden fejl og mangler samt i overensstemmelse med kravene og beskrivelserne i kontrakten.

Ordregiveren forbeholder sig ret til at udvide eller indskrænke antallet af de forventede opgaver, så- fremt beslutninger om omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger foranlediger dette.

3.2 Kontaktpersoner

I forbindelse med kontraktens underskrivelse, aftaler parterne, hvem der er kontaktpersoner under kontrakten, og hvem der således varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. Såfremt der i kontraktens løbetid sker ændringer i det oplyste vedrørende kontaktpersoner, skal sådanne ændrin- ger hurtigst muligt meddeles den anden part.

3.3 Vederlag

Leverandøren er berettiget til vederlag i overensstemmelse med sit tilbud. Leverandøren er alene be- rettiget til betaling, såfremt ydelserne er udført i overensstemmelse med kontrakten. Alle priser er i danske kroner. I priserne er inkluderet de på aftaletidspunktet gældende afgifter m.v. eksklusiv moms.

Al fakturering skal foretages efter ordregiverens anvisning, og aftales i forbindelse med opstart af kon- trakten. Fakturering skal ske under overholdelse af lov om offentlige betalinger mv. (Lovbekendtgørel- se nr. 798 af 28. juni 2007).

Oplysninger om de fakturerede beløb (kontraktbeløb og ekstraydelser) skal månedligt og elektronisk fremsendes til kommunen i en samlet og akkumuleret årsoversigt (Excel regneark eller tilsvarende). Oversigten skal være opdelt i henholdsvis det faste månedlige vederlag og ekstraydelser. Det skal frem- gå, hvis og hvor der er ubetalte fakturaer.

Fakturaen skal være specificeret og opdelt på hver enkelt lokation omfattet af kontrakten og fremsen- des ultimo hver måned med 1/12 del af det årlige vederlag.

Fakturering af ekstraarbejder kan tidligst ske efter godkendt udførelse, ligesom der udelukkende ho- noreres for ekstraarbejder, hvis der foreligger en skriftlig accept fra ordregiveren.

Det skal være muligt i aftaleperioden at få opdelt en eller flere fakturaer i mindre enheder efter behov.

Betalingsbetingelserne er 30 dage netto med frigivende virkning fra ordregiverens modtagelse af en fyldestgørende faktura

Vederlagsregulering:

I kontraktens varighed kan leverandøren udelukkende regulere priserne én gang årligt.

Priserne indeksreguleres med 70 % i forhold til udviklingen i Danmarks Statistiks sæsonkorrigerede lønindeks for den private sektor (ILON12: Lønindeks for virksomheder og organisationer (1. kvartal 2005 = 100), brancheindeks Rejsebureauer, rengøring og anden operationel service - sæsonkorrige- ret”) og med 30 % i forhold til udviklingen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks – (år 2015 = 100). Ved et fald i disse indeks skal priserne reduceres tilsvarende.

Første indeksregulering foretages baseret på udviklingen af de pågældende indeks fra 2. kvartal 2017 til 2. kvartal 2018.

Lønindekset offentliggøres af Danmarks Statistik to måneder efter kvartalet er afsluttet. Prisindeksreguleringen træder i kraft pr. d. 1. januar 2019, og er gældende til d. 31. december 2019. Prisindeksregulering for de efterfølgende år foregår efter samme model, som angivet ovenfor.

Prisreguleringer skal meddeles ordregiveren senest 30 dage før ikrafttræden. Varsel om prisregule- ringer skal sendes til ordregiveren, Rudersdal Kommune, Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxx.

Leverandøren kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstignin- ger, som bliver kendt, efter kontrakten er indgået, og som bliver pålagt leverandøren i forhold til ydel- serne, tillægges de aftalte priser. Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte af- giftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes.

3.4 Refusion og udvidelser

Leverandøren skal straks gøre ordregiveren opmærksom på konstaterede ændringer såvel i rengø- ringsarealer som andre forhold, der påvirker den samlede arbejdsindsats. Dette gælder uanset, om det er i op eller nedadgående retning.

Lukning af bygninger, etager eller lokaler, der meddeles af ordregiveren fordrer mulighed for refusi- onskrav i forholdet: 1/1.

Krav om refusion for lukkede eller nedlagte lokaler, skal skriftligt meddeles leverandøren snarest mu- ligt og senest 10 arbejdsdage før nedlukningen. I tilfælde af lukning eller nedlægning af lokaler skal denne vare mindst 5 arbejdsdage.

Permanente lukninger eller lukninger af mere end en måneds varighed skal meddeles senest 4 måne- der før nedlukning.

Ordregiveren kan i stedet for økonomisk refusion vælge, at leverandøren skal overføre den tilstedevæ- rende arbejdskraft til anden tilsvarende beskæftigelse inden for kontraktens område og inden for det planlagte arbejdstidsrum.

Reduktion og udvidelser opgøres proportionelt i forholdet 1 – 1.

En kortere nedlukning af lokaler, som ikke er omfattet af reduktionskrav, berettiger til enhver tid til, at ordregiveren kan overføre den planlagte arbejdstid til anden tilsvarende ydelse indenfor det planlagte arbejdstidsrum.

Refusion for aftalte eller konstaterede udeladelser opgøres af leverandøren månedsvist og fremsendes som kreditnota til ordregiveren sammen med fakturaen på vederlaget.

Ved udvidelser og reduktion af arealer, f.eks. en udvidelse af rengøring fra oprindelig udførelse en gang pr. dag til to gange pr. dag, eller i tilfælde, hvor der udgår eller tilkommer nye lokaler, som ikke kan betegnes som hele etager eller bygninger, anvendes de i Tilbudslisten tilbudte tider pr. kvadratme- ter pr. dag som reguleringsgrundlag.

3.5 Personaleforhold

Leverandørens personale skal under arbejdets udførelse være iført en identificerbar arbejdsbeklæd- ning med virksomhedens logo og synligt id-kort med angivelse af leverandørens navn og logo samt billede, navn og funktion på personalet. Personalet skal være ansat af leverandøren eller dennes un- derleverandør.

Leverandøren skal én gang om måneden fremsende en opdateret personaleliste, indeholdende navne og billeder på personale og ledelse inklusive afløsere med angivelse af på hvilke(n) institution(er), det pågældende personale udfører arbejde. Endvidere skal listen indeholde det planlagte tidspunkt for udførelsen af ydelsen. Listen mailes til ordregiverens overordnede kontaktperson.

Ordregiveren accepterer ikke, at der anvendes personale, som ikke fremgår af listen. Såfremt det und- tagelsesvist kan være nødvendigt at anvende personale, som ikke fremgår af listen, skal lokalitetens kontaktperson samt ordregiverens overordnede kontaktperson orienteres straks via e-mail, telefon og SMS.

Der må ikke opholde sig andre personer end leverandørens/underleverandørens ansatte personale på lokaliteterne.

Personalet skal kunne kommunikere på mundtligt dansk og læse almindelige beskeder. Undtaget her- fra er, når arbejdet tilrettelægges i teams, hvor mindst én af personalet i teamet opfylder kravet, og kan kommunikere med de øvrige i teamet, og samtidig foretage den nødvendige daglige kommunikati- on med ordregiveren.

Hvis medarbejdere, som ikke kan kommunikere på mundtligt dansk, ansættes i faste stillinger, forud- sættes det, at leverandøren udarbejder instruktions- og uddannelsesmateriale på den eller de pågæl- dende medarbejderes sprog, og at personalet instrueres heri, samt at personalet tilmeldes og gennem- fører danskundervisning.

Leverandøren skal på opfordring og inden for 2 arbejdsdage fremlægge ansættelsesbevis samt kvitte- ring fra E-indkomstsystemet på det personale, som færdes i ordregiverens ejendomme.

Leverandøren skal på opfordring udlevere det aktuelle instruktions- og uddannelsesniveau for det til enhver tid beskæftigede personale til ordregiveren.

Det er ikke tilladt for leverandøren at ryge indendørs eller indtage alkohol i forbindelse med udførelse af arbejdet på ordregiverens ejendomme. Dette er også gældende udendørs i det omfang, der forelig- ger stedlige regler herfor.

Medarbejderne skal være bekendt med og efterleve ordregiverens på lokationen gældende husorden og andre relevante regler, aftaler og anvisninger. Medarbejderne skal som led i leverancen slukke unødvendig belysning, lukke vinduer, slukke kaffemaskiner uden for arbejdstid etc.

Leverandøren skal respektere og efterleve alle de miljø- og sikkerhedskrav, som ordregiveren stiller til egne medarbejdere.

3.6 Straffeattest

Den enkelte medarbejders straffeattest (§ 11 attest) må ikke indeholde forhold, som kan være proble- matiske i forhold til leverancen, baseret på en konkret vurdering af det enkelte forhold. Straffeattesten skal på opfordring forevises ordregiveren.

3.7 Børneattest

Medarbejdere, som leverer ydelsen på en børneinstitution (vuggestuer, børnehaver, skoler etc.) i åb- ningstiden, skal have en ren børneattest (§ 36 attest). Børneattesten skal på opfordring forevises or- dregiveren, og leverandøren skal sikre, at der i kontraktperioden mindst én gang følges op på dette forhold, og at der indhentes en ny børneattest, som ligeledes skal være ren.

3.8 Sikkerhedsgodkendelse

De af leverandøren og evt. underleverandører til leverancen allokerede medarbejdere, skal være i stand til at opnå og opretholde den af ordregiveren evt. krævede sikkerhedsgodkendelse.

3.9 Instruktion

Leverandøren skal sikre instruktion og oplæring af medarbejdere i generelle rengøringsmetoder, bru- gen af rengøringsmidler, miljøforhold samt om alle gældende krav i forbindelse med leverancen, blandt andet med henblik på egenkontrol.

Leverandøren skal sikre, at medarbejderne er uddannet i brugen af rengøringsmidler og metoder, af- faldshåndtering samt vandforbrugende, elforbrugende og sundheds- og miljømæssige aspekter af ren- gøringsaktiviteten.

Leverandøren skal sikre, at medarbejderne til enhver tid har en relevant uddannelse til at udføre op- gaverne på en sikkerheds- og kvalitetsmæssigt tilfredsstillende måde.

3.10 Meldepligt

Såfremt leverandøren får kendskab til uregelmæssigheder, så som vandskader, indbrud, dryppende vandhaner og lignende, skal dette straks meddeles til ordregiveren. Alt efter skadens omfang og alvor træffer leverandøren rimelige foranstaltninger for at begrænse skaden i videst muligt omfang.

Ved vinduespolering skal leverandøren straks efter vinduespoleringens udførelse give ordregiveren meddelelse om konstaterede defekter på glas, vinduesrammer etc.

3.11 Identifikation

Leverandøren indestår for, at der til skattemyndighederne sker indberetning af løn, samt foretages indeholdelse af skatter og bidrag, efter de regler, der er i Danmark eller andre lande, som påhviler ar- bejdsgiveren i forbindelse med det udførte arbejde.

Leverandøren skal på ordregiverens forlangende og inden for 7 dage fremlægge dokumentation for, at de medarbejdere, der er beskæftiget med udførelse af leverancen, har ret og tilladelse til at arbejde i Danmark.

Ordregiveren, eller en af ordregiveren dertil udpeget person, har uden varsel ret til at gøre sig bekendt med de fremmødte medarbejderes identitet (Identifikationskort), med henblik på efterfølgende at få fremlagt dokumentation for indberetning til skattemyndighederne.

Leverandøren skal træffe tilstrækkelige foranstaltninger til sikring af medarbejderens identitet forud for udstedelsen af identifikationskort.

Ordregiveren er berettiget til at få indsigt i leverandørens procedurer forud for udstedelsen af identi- fikationskort.

Leverandøren er ansvarlig for at være i besiddelse af godkendelser og attester i henhold til ovenståen- de for de udførende medarbejdere, uagtet at kontrakten helt eller delvist løses ved underleveran- dør(er).

Leverandøren er i denne forbindelse forpligtet til at iagttage reglerne i persondatalovgivningen.

3.12 Udskiftning af medarbejdere

Leverandøren skal i videst muligt omfang undgå udskiftning af medarbejdere, som er fast beskæftiget med udførelsen af leverancen.

Ordregiveren skal informeres om leverandørens udskiftning af medarbejdere, som er fast beskæftiget med leverancen.

Leverandøren skal på opfordring fra ordregiveren udskifte en medarbejder, såfremt ordregiverens anmodning herom er rimelig.

Udskiftning må ikke påføre ordregiveren omkostninger eller forsinkelser. Ordregiveren skal således eksempelvis ikke betale for, at en ny medarbejder opnår indsigt i leverancen svarende til det niveau, som den udskiftede medarbejder har.

3.13 Social ansvarlighed

Leverandøren skal i forbindelse med sin opfyldelse af kontrakten overholde den til hver tid gældende lovgivning, herunder de i Danmark gældende konventioner/erklæringer, der tager sigte på forbud mod forskelsbehandling på grund af race, religion eller tro, hudfarve, politisk anskuelse, seksuel orien- tering, alder, handicap eller national, social eller etnisk oprindelse, eller som tager sigte på at sikre etnisk ligebehandling.

Leverandøren skal i forbindelse med sin udførelse af kontrakten og for ydelser omfattet af kontrakten overholde følgende grundlæggende konventioner og erklæringer:

✓ Den Europæiske Menneskerettighedskonvention

✓ FN´s verdenserklæring om Menneskerettigheder (vedtaget den 10. december 1948)

Endvidere skal leverandøren i kontraktens varighed og for ydelser omfattet af kontrakten overholde gældende lovgivning, herunder følgende:

✓ Lov om forbud mod forskelsbehandling på arbejdsmarkedet m.v. (lovbekendtgørelse 1349 af 16. december 2008 med senere ændringer)

✓ Lov om etnisk ligebehandling (lovbekendtgørelse nr. 438 af 16. maj 2012 med senere ændringer)

✓ Bekendtgørelse af lov om forbud mod forskelsbehandling på grund af race m.v. (lovbekendtgørel- se nr. 626 af 29. september 1987 med senere ændringer til denne)

3.14 Medarbejdere fra særlige grupper

Leverandøren skal sikre, at der efter kontraktens første tre måneder på ethvert tidspunkt i kon- traktperioden besættes mindst 5 stillinger, der anvendes til at opfylde denne kontrakt med med- arbejdere fra særlige grupper.

Ved medarbejdere fra særlige grupper forstås arbejdstagere, der har været ledige i mere end 24 måneder i de sidste 3 år eller personer, som er kommet til nuværende opholdsland som flygtning eller familiesammenførte til flygtninge, som er i integrationsperioden.

Leverandøren kan vælge at besætte stillinger med medarbejdere fra særlige grupper med ar- bejdstagere fra andre EU-lande, som tilhører en persongruppe, der svarer til den ovennævnte.

Ordregiveren bistår gerne med rådgivning med videre i forbindelse med leverandørens opfyldel- se af den sociale klausul.

Leverandøren kan både opfylde sin forpligtelse ved at foretage ansættelser af medarbejdere fra særlige grupper ved at overføre medarbejdere, som ved kontraktens indgåelse allerede er ansat hos leverandøren på den udbudte kontrakt eller ved nyansættelser.

Såfremt leverandøren ikke på egen hånd kan ansætte medarbejdere fra særlige grupper, skal leverandøren rette henvendelse til Jobcenter Rudersdal, Beskæftigelse, på mail beskaeftigel- xx@xxxxxxxxx.xx med att. virksomhedskonsulent Xxxxxxx Xxxxxxxx og anmode om at få formidlet sådanne medarbejdere.

Hvis leverandøren kan påvise, at leverandøren ikke har kunnet besætte stillinger med medar- bejdere fra særlige grupper, og ikke kan få formidlet medarbejdere fra særlige grupper fra Job- center Rudersdal, bortfalder kravet.

Leverandøren skal 2 gange om året uopfordret fremsende dokumentation, i januar og juli måned, første gang i juli måned 2018. Dokumentationen fremsendes til ordregiverens centrale kontakt- person med overskriften ”Medarbejdere fra særlige grupper”. Af dokumentationen skal det fremgå, om kravet om ansættelse af medarbejdere fra særlige grupper er opfyldt og i hvilken

udstrækning. Leverandøren skal endvidere give meddelelse til ordregiverens overordnede kon- taktperson, hvis en stilling ikke har kunnet besættes i en periode på mere end 8 uger.

Hvis der opstår uenighed om, hvorvidt leverandørens manglende ansættelse af medarbejdere fra særlige grupper er berettiget, kan ordregiveren forlange en uddybende redegørelse fra leveran- døren. Redegørelsen skal fremsendes til ordregiveren seneste 5 hverdage efter ordregiverens anmodning om denne.

Hvis ordregiveren fortsat finder leverandørens handling uberettiget, kan ordregiveren meddele dette til leverandøren med samtidig tilkendegivelse af, at den manglende ansættelse af medar- bejdere betragtes som misligholdelse af kontrakten.

Tilsvarende gælder, hvis leverandøren ikke overholder forpligtigelsen til at dokumentere, at kravet om beskæftigelse af de ovenfor nævnte medarbejdere er opfyldt. Sker der fortsat mislig- holdelse fra leverandørens side, er ordregiveren berettiget til efter påkrav at kræve en bod på

3.500 kr. pr. påbegyndt uge, indtil leverandøren har dokumenteret, at kravet om beskæftigelse er opfyldt.

Leverandøren er forpligtet til i hele kontraktens løbetid og inden for 20 arbejdsdage fra ordregiverens skriftlige anmodning herom at fremskaffe og fremsende fyldestgørende dokumentation for overhol- delse af kravene. Ordregiveren har ret til at fastsætte formkrav for, hvordan dokumentationen skal fremsendes.

Fyldestgørende dokumentation kan foreligge ved:

✓ en beskrivelse af konkrete tiltag, hvor der beskrives tiltag, som leverandøren har gennemført med henblik på at sikre overholdelsen af kravene, f.eks. en beskrivelse af påtagne forpligtelser, imple- menterede systemer og andre iværksatte tiltag. Leverandøren er på ordregiverens anmodning til- lige forpligtet til at deltage i opfølgende møder.

✓ en beskrivelse af resultatmålinger. F.eks. kan standarder såsom Global Reporting Initiatives (GRI) Sustainability Reporting Guidelines anvendes, eller leverandøren kan udarbejde en såkaldt "Communication On Progress" (COP), der er offentliggjort på FN's Global Compact hjemmeside.

I alle tvivlstilfælde kan ordregiveren supplerende kræve yderligere dokumentation for, at leverandø- ren overholder bestemmelserne. Dokumentationen kan f.eks. være lønsedler, lønregnskab, opholds- og arbejdstilladelser og ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser, indberetninger til skattemyndig- heder og lignende. Dokumentationen omhandler alle personalegrupper beskæftiget med opgaven, herunder eventuelle underleverandører og dennes personale.

Procedure ved begrundet mistanke om manglende overholdelse af kontraktvilkårene:

Såfremt der opstår begrundet mistanke om, at en eller flere af de under punktet Social ansvarlighed nævnte krav ikke er overholdt, skal leverandøren efter ordregiverens skriftlige anmodning fremsende en skriftlig redegørelse for det konkrete forhold. I den forbindelse skal leverandøren dokumentere, under hvilke forhold og/eller metoder de varer og ydelser, der indgår til opfyldelsen af kontrakten, er tilvirket, samt fremsende fornøden dokumentation for hvilke materialer, der indgår i opfyldelsen af kontrakten.

Redegørelsen samt den nævnte dokumentation skal fremsendes til ordregiveren, således at redegørel- sen og dokumentationen er ordregiveren i hænde senest 14 arbejdsdage efter, at ordregiveren har fremsendt anmodning herom.

Leverandørens omkostninger ved udarbejdelse og fremsendelse af redegørelse og dokumentation er ordregiveren uvedkommende.

Såfremt leverandøren bliver bekendt med forhold ved leverandørens udførelse af kontrakten, som kan udgøre en overtrædelse af en eller flere af de nævnte love under punktet Social ansvarlighed, konven- tioner, erklæringer og/eller øvrige krav, skal leverandøren uden unødig ophold underrette ordregive- rens overordnede kontaktperson.

3.15 Arbejdstagerrettigheder

Ved opfyldelsen af kontrakten og for ydelser omfattet af kontrakten indestår leverandøren for, at grundlæggende arbejdstagerrettigheder, herunder følgende, overholdes:

✓ at løn- og arbejdsvilkår, såfremt arbejdsforhold af den i kontrakten omhandlede art ikke på den egn, hvor ydelserne udføres, er omfattet af kollektiv overenskomst, ikke jf. ILO 94 må være mindre gunstige end de vilkår, der inden for det fag eller den industri, i hvilken leverandøren har sin virk- somhed, i almindelighed bydes til under tilsvarende forhold. Ansvaret for, at denne bestemmelse overholdes, påhviler leverandøren. Det ovenfor anførte gælder tilsvarende for ydelser, der udføres af underleverandører eller af personer, der har fået overdraget dele af kontrakten til udførelse. I så tilfælde påhviler det leverandøren at påse, at denne bestemmelse overholdes.

✓ at det leverede og dele heraf ikke er produceret i strid med det generelle forbud imod tvangsar- bejde, ILO-konvention nr. 29 og 105.

✓ at det leverede og dele heraf ikke er produceret i strid med det generelle forbud imod diskrimina- tion i ansættelsesforhold, ILO konvention nr. 100 og 111.

✓ at det leverede og dele heraf ikke er produceret i strid med det generelle forbud imod anvendelse af børnearbejde, jf. ILO-konvention nr. 138 og 182.

✓ at det leverede og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til organisationsfrihed og retten til kollektive forhandlinger er sikret, jf. ILO-konvention nr. 87, 98 og 135.

✓ at det leverede og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til rimelig aflønning er overholdt, jf. ILO-konvention nr. 26 og 131 og FN´s verdenserklæring om Menneskerettigheder artikel 23, stk.3.

✓ at det leverede og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til rimelige arbejdstider er overholdt, jf. ILO-konvention nr. 1 og 30 samt FN´s verdenserklæring om Menneskerettigheder artikel 24.

✓ at det leverede og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til et sikkert og sundt arbejdsmiljø er overholdt, jf. ILO-konvention nr. 155.

✓ at leverandøren i kontraktens varighed opfylder de for kontrakten gældende arbejdsmiljøkrav samt den til enhver tid gældende arbejdsmiljølovgivning.

Såfremt leverandøren ikke overholder bestemmelserne, er ordregiveren berettiget til at udøve tilba- gehold i leverandørens tilgodehavende, svarende til de udgifter, der er forbundet med en opfyldelse af bestemmelserne.

3.16 Arbejdsklausul

Leverancen må ikke udføres af medarbejdere, der ikke har ansættelseskontrakt med leverandøren eller leverandørens underleverandør.

Leverandøren indestår for, at den til enhver tid gældende lovgivning for medarbejderne, herunder ansættelsesbevisloven og skattelovgivningen, er overholdt for samtlige medarbejdere beskæftiget med udførelse af leverancen.

Alle medarbejdere skal have ret og tilladelse til at arbejde i Danmark.

Leverandøren skal have nedskrevet en personalepolitik, der som minimum omfatter samtlige medar- bejdere.

3.17 MILJØ

Leverandøren garanterer, at denne i hele kontraktens varighed opfylder den til enhver tid gældende miljølovgivning.

Leverandøren skal sikre, at udførelse af ydelsen under hensyntagen til opgavens art, finder sted med mindst muligt vand- og elforbrug og med mindst mulig anvendelse af miljø- og sundhedsfarlige kemi- kalier.

Leverandøren skal sikre, at rengøringsmidler gulvplejemidler mv. anvendes i overensstemmelse med brugsanvisningen, herunder bl.a., at rengøringsmidler, gulvplejemidler mv. ikke overdoseres eksem- pelvis ved anvendelse af doseringsanordninger.

Leverandøren skal, såfremt det ønskes af ordregiveren, udarbejde præcise arbejdsinstruktioner ved- rørende miljøbeskyttelse i forbindelse med den konkrete opgaves udførelse.

Leverandøren skal, såfremt det ønskes af ordregiveren, dokumentere de anvendte rengøringsmidler med angivelse af adresse, produktnavn, mængde og datablad.

3.18 Underleverandør

Leverandøren er i forhold til sine forpligtelser berettiget til at anvende underleverandører i det om- fang, det fremgår af kontrakten, samt i øvrigt i den udstrækning, det er sædvanligt i branchen og for- venteligt for ordregiveren ved kontraktens indgåelse. Brug af underleverandører påvirker ikke leve- randørens ansvar over for ordregiveren, og underleverandøren skal efterleve alle kontraktens krav, herunder krav til arbejdets udførelse, kvalitetsstyring, miljøledelse, sikkerhed, socialt ansvar, mv.

Udskiftning af en eksisterende underleverandør kan ikke ske uden ordregiverens skriftlige samtykke. Ordregiveren kan ikke nægte et sådant samtykke uden rimelig grund.

Udskiftning af medarbejdere hos eventuelle underleverandører, reguleres på samme måde som ud- skiftning af leverandørens egne medarbejdere.

Såfremt leverandøren er en sammenslutning af juridiske enheder (et konsortium), hæfter de delta- gende juridiske enheder solidarisk for opfyldelsen af leveringsaftalen.

Leverandøren har i så fald inden leveringsaftalens indgåelse udpeget en fælles befuldmægtiget, til hvem ordregiveren er berettiget til at rette henvendelse om ethvert forhold i relation til leveringsafta- len, herunder for så vidt angår eventuelle påkrav.

3.19 Personalepolitik

Leverandøren skal i hele kontraktens varighed have indført en formuleret personalepolitik.

Personalepolitikken skal afspejle det ansvar, som en moderne virksomhed kan forventes at have over- for sine medarbejdere i forhold til:

✓ Sundhedspolitik

✓ Ligestillingspolitik

✓ Politik for alkohol og andre rusmidler

✓ Medarbejderudviklingssamtaler

✓ Uddannelse og kompetenceudvikling

✓ Mobning og chikane

✓ Rygepolitik

✓ Retningslinjer for tillidsvalgtes vilkår

Leverandøren skal på ordregiverens anmodning dokumentere, at ovenstående krav er opfyldt.

Leverandøren er forpligtet til at overholde alle love og regler, som er gældende i ordregiverens institu- tioner, ligesom leverandøren selv er forpligtet til at holde sig ajour om ændringer i disse.

3.20 Arbejdsmiljøpolitik

Leverandøren skal i hele kontraktens varighed have indført en formuleret arbejdsmiljøpolitik, og leve- randøren skal på ordregiverens anmodning dokumentere, at kravene er opfyldt.

Leverandøren skal sikre, at alle ydelser leveres i overensstemmelse med Arbejdsmiljøloven.

Alle rengøringsydelser skal leveres under hensyntagen til de til enhver tid gældende vejledninger og krav fra myndigheder og branchesikkerhedsråd mv.

Leverandøren skal sikre sig, at alle sikkerhedsmæssige forholdsregler iagttages under udførelsen af rengøringsydelsen. Leverandørens medarbejdere er forpligtet til at overholde alle eventuelle stedlige sikkerhedsbestemmelser.

3.21 Arbejdsfastholdelsespolitik

Såfremt leverandøren har mere end 20 ansatte i sin virksomhed, skal leverandøren i hele kontraktens varighed have indført en formuleret arbejdsfastholdelsespolitik. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning dokumentere, at kravene er opfyldt.

3.22 Diverse data og informationer

Inden for kontraktens og lovgivningens rammer har leverandøren brugsret til diverse data og informa- tioner, så længe leverandøren udfører ydelserne. Materialet må alene anvendes i forbindelse med le- verandørens opfyldelse af kontrakten.

3.23 Kvalitets- og Bodsbestemmelser

Leverandøren skal sikre et højt kvalitets- og serviceniveau i ydelserne. Derudover skal leverandøren til en hver tid leve op til den kvalitetssikring, som fremgår af leverandørens tilbud.

Ordregiveren vil foretage løbende kvalitetsvurdering af de leverede ydelser i hele kontraktperioden. Kvalitetsvurderingen vil tage udgangspunkt i den aftalte kvalitet.

Kontroller udføres af en intern eller ekstern controller hos ordregiveren. Leverandøren har pligt til at deltage i kvalitetskontrollerne uden beregning.

Hvis en forudsat aktivitet eller kvalitet i henhold til kravspecifikationen eller efter særskilt aftale med ordregiveren ikke er gennemført eller leveret, eller hvis det personale, der udfører ydelsen, ikke opfyl- der de fastsatte krav, er ordregiveren berettiget til kompensation[B&B1] og til samtidig at pålægge leve- randøren at afhjælpe manglerne.

Ordregiveren kan opkræve kompensation (bod), hvis leverandøren ikke bringer misligholdelse til op- hør indenfor 8 kalenderdage fra den dato, hvor ordregiveren skriftligt har gjort leverandøren op- mærksom på forholdet. Bod beregnes pr. påbegyndt dag udover de 8 kalenderdage (dagen for anmel- delsen medregnet heri) og udgør kr. 5.000,- pr. påbegyndt kalenderdag.

Ordregiveren er berettiget til at modregne kompensationen[B&B2] i de løbende betalinger til leverandø- ren.

3.24 Opsigelse & ophør

Ordregiveren har i kontraktens varighed ret til at opsige kontrakten med 6 måneders varsel, såfremt der foreligger en domstols/klagenævns afgørelse, en politisk beslutning eller en myndighedsafgørelse, der forhindrer ordregiveren i at anvende kontrakten som forudsat.

Desuden kan ordregiveren i de første seks måneder af kontraktperioden opsige kontrakten med en måneds varsel til udløbet af en kalendermåned.

Leverandøren er i forbindelse med kontraktens ophør, uanset ophørsgrund, forpligtet til vederlagsfrit at overdrage ordregiveren eller en af ordregiveren udpeget tredjemand alle skriftlige materialer, som leverandøren har haft anvendt i forbindelse med opgaveudførelsen hos ordregiveren, f.eks. arealfor- tegnelser, opmålinger, plantegninger, arbejdsinstruktioner eller andre skriftlige hjælpeværktøjer.

Ved hel eller delvis ophævelse af kontrakten er leverandøren, uanset om leverandøren anerkender eller bestrider ophævelsen, indtil ordregiverens etablering af samarbejde med tredjemand i en perio- de på op til 6 måneder efter ophørstidspunktet forpligtet til at fortsætte udførelsen af kontraktens omfattede ydelser på uændret vilkår.

De ovenfor anførte bestemmelser finder også anvendelse ved leverandørens ophævelse uanset årsa- gen hertil, dog forudsat at ordregiveren fortsat honorerer de aftalte ydelser.

Leverandøren er forpligtet til at opdatere data for de omhandlede lokationer og videregive disse til ordregiveren.

Endvidere er leverandøren forpligtet til på ordregiverens anmodning at fremkomme med alle relevan- te oplysninger om medarbejdere beskæftiget med leveringsaftalen til brug for evt. virksomhedsover- dragelse i forbindelse med den indkøbsprocedure, som ordregiveren måtte etablere til afløsning for nærværende leveringsaftale. Leverandøren er forpligtet til under ansvar at indestå for de oplysninger, som ordregiveren skal bruge i forbindelse med evt. virksomhedsoverdragelse af medarbejdere.

Leverandøren iagttager persondataloven i forbindelse med afgivelse af medarbejderoplysninger.

Ordregiverens misligholdelse

Der foreligger bl.a. en misligholdelse fra ordregiverens side i følgende tilfælde:

✓ Ordregiverens manglende rettidige betaling

Såfremt ordregiveren misligholder sine betalingsforpligtelser, er leverandøren for den forsinkede del af ordregiverens betaling berettiget til rente i overensstemmelse med rentelovens til enhver tid gæl- dende regler.

Leverandøren er berettiget til at ophæve leveringsaftalen helt eller delvist, såfremt leverandøren over- for ordregiveren skriftligt har afgivet påkrav om, dels at ordregiveren på nærmere specificeret måde har misligholdt sine betalingsforpligtelser, dels at manglende betaling inden en fastsat frist, der ikke kan være mindre end 20 Arbejdsdage, vil medføre ophævelse, såfremt ordregiveren ikke har opfyldt sine betalingsforpligtelser inden den fastsatte påkravsfrists udløb.

3.25 Konkurs

I det omfang konkurslovens regler ikke er til hinder herfor, kan ordregiveren hæve kontraktforholdet eller kræve fornøden sikkerhedsstillelse, såfremt leverandøren går konkurs, undergår rekonstrukti- onsbehandling, standser sine betalinger, eller leverandørens formueforhold i øvrigt viser sig at være sådanne, at leverandøren må antages ikke at kunne opfylde kontrakten. Det samme gælder, såfremt leverandøren ophører med den virksomhed, som kontrakten vedrører, eller der indtræffer andre om- stændigheder, der bringer kontraktens opfyldelse i fare.

Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens regler, skal boet efter fore- spørgsel inden for en frist på 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt det vil indtræde.

Såfremt leverandøren kræves opløst af Erhvervsstyrelsen, kan ordregiveren hæve kontrakten. Be- stemmelsen finder ikke anvendelse, såfremt leverandøren inden 10 arbejdsdage fra dokumenteret afsendelse af påkravet fra ordregiveren dokumenterer, at betingelserne for selskabets opløsning ikke er til stede.

3.26 Overdragelse

Ordregiveren har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne kontrakt til tredje- mand, herunder - men ikke begrænset til - en anden almen boligorganisation eller offentlig institution eller en institution eller virksomhed, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offent- lige midler.

Leverandøren kan kun med ordregiverens skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og for- pligtelser til tredjemand.

Såfremt leverandøren ønsker at overdrage leveringsaftalen til en ny leverandør, skal leverandøren fremsende en redegørelse til ordregiveren, der beskriver baggrunden for ønsket om overdragelse,

identiteten på den virksomhed, leveringsaftalen ønskes overdraget til, samt oplysning om ejerforhold for den nye virksomhed. Endvidere skal redegørelsen indeholde dokumentation for, at den nye leve- randør kan leve op til de krav, som måtte være stillet i forbindelse med ordregiverens tildeling af leve- ringsaftalen. Leverandøren skal herudover oplyse om alle andre forhold omkring overdragelsen, som ordregiveren måtte kræve.

Til brug for ordregiverens vurdering af, om overdragelse af leveringsaftalen kan ske til en ny leveran- dør, kan ordregiveren kræve, at leverandøren for egen regning foranlediger en juridisk vurdering af, om overdragelsen kan ske under iagttagelse af de på overdragelsestidspunktet gældende udbudsreg- ler udarbejdet af en advokat. Vurderingen tilstiles Ordregiveren. Vurderingen skal indeholde en rede- gørelse for sagens faktum, en beskrivelse af de gældende retsregler og praksis samt advokatens vurde- ring af, om overdragelsen kan ske under iagttagelse af de på overdragelsestidspunktet gældende ud- budsregler. Ordregiveren kan kræve, at redegørelsen uddybes, såfremt ordregiveren vurderer, at der er behov herfor.

Uanset advokatens vurdering tilkommer det endeligt ordregiveren at beslutte, om overdragelsen kan godkendes.

Det er en forudsætning for ordregiverens samtykke, at leverandøren, og den virksomhed leveringsaf- talen overdrages til, påtager sig at friholde ordregiveren for ethvert tab, der måtte opstå som følge af overdragelsen, herunder fordi overdragelsen ikke måtte være sket under iagttagelse af de på overdra- gelsestidspunktet gældende udbudsregler.

3.27 Erstatning & forsikring

Parterne er ansvarlige efter dansk rets almindelige erstatningsregler.

Leverandøren er ansvarlig for skader, der indtræder på ting tilhørende ordregiveren, og som er for- voldt af leverandøren eller dennes underleverandør.

Såfremt leverandøren eller dennes underleverandør ved en culpøs handling og i forbindelse med udfø- relsen af sin leverance under kontrakten har påført 3. mand en skade, der medfører at 3. mand rejser et erstatningskrav overfor ordregiveren, friholder leverandøren ordregiveren for et sådant krav. Leve- randøren kan imidlertid aldrig blive ansvarlig for at erstatte krav på over DKK 5 00.000 miokr. pr. skade pr. år.

Det påhviler leverandøren på opfordring fra ordregiveren at dokumentere gennemførelsen af nødven- dige initiativer for afklaring af ansvarsfordeling i tilfælde af skader. Leverandøren gøres erstatnings- ansvarlig i henhold til dansk rets almindelige regler, dog i et omfang, hvor leverandøren ikke kan blive gjort erstatningsansvarlig for driftstab, avancetab og andre indirekte tab, der overstiger DKK 5 mio. pr. skade pr. kalenderår.

Leverandøren skal i enhver henseende skadesløsholde ordregiveren for eventuelle krav fra leverandø- rens personale.

Ordregiveren forudsætter med underskrivelsen af kontrakten, at leverandøren og dennes eventuelle underleverandører har erhvervet forsikringsmæssig dækning af deres oplyste produkt-, person- og erhvervsansvar i forsikringsselskabet, XXXXXXXX på policenummer XXX XXX XXX, dækkende mini- mum kr. 2 mio. pr. skadebegivenhed eller 5 mio. pr. år for erhvervsansvarsforsikring.

Leverandøren og dennes eventuelle underleverandører er forpligtet til i hele kontraktens varighed at opretholde denne forsikringsdækning, og ordregiveren forbeholder sig ret til under kontraktens løbe- tid at afkræve leverandøren og dennes eventuelle underleverandør dokumentation herfor.

Såfremt leverandøren ikke er registreret i Danmark, skal leverandøren over for ordregiveren udstede en garanti for, at leverandøren er omfattet af den forsikringsdækning, som er angivet ovenfor, og at leverandøren i tilfælde af, at forsikringen opsiges eller bortfalder, forpligter sig til straks at informere ordregiveren herom.

3.28 Ophævelse

Leverandøren og ordregiveren er berettiget til at ophæve kontrakten helt eller delvist, såfremt en part væsentligt misligholder sine forpligtelser, herunder bl.a. i tilfælde af gentagen misligholdelse fra leve- randørens side, jf. punktet Misligholdelse & væsentlig misligholdelse.

Ved ophævelse af kontrakten skal den part, hvis misligholdelse er årsag til ophævelsen, erstatte mod- parten dennes dokumenterede og direkte tab.

I tilfælde af misligholdelse skal den anden part inden 4 uger efter, at misligholdelsen er eller burde være kommet til dennes kundskab, meddele den misligholdende part, at den anden part vil påberå- be sig misligholdelsen. I modsat fald anses den pågældende for at have frafaldet sin ret til at sanktio- nere den pågældende misligholdelse.

Såfremt ordregiveren vælger ikke at benytte sin ret til ophævelse, har dette ingen indflydelse på ret til erstatning.

Manglende påberåbelse af en misligholdelse medfører dog ikke, at ordregiveren mister sin ret til at påberåbe sig en lignende misligholdelse i fremtiden. I alle tilfælde sker ophævelse dog ikke med virk- ning for ydelser, som leverandøren allerede har præsteret, og som opfylder samtlige kontraktens krav og bestemmelser.

I tilfælde af en parts misligholdelse af kontrakten, er den anden part – udover det i kontrakten i øvrigt anførte – berettiget til at kræve erstatning af den misligholdende part efter dansk rets almindelige reg- ler xxxxx.

Ingen af parterne er dog på nogen måde ansvarlig for modpartens følgetab, herunder driftstab, tabt avance samt andet indirekte tab, idet det dog skal gøres gældende, at parterne er forpligtet til i videst muligt omfang at medvirke til tilvejebringelse af nødvendige oplysninger for modparten og dennes forsikringsselskab.

3.29 Xxxxxx og alarmer

Leverandøren skal sikre, at nøgler og kort, som anvendes i forbindelse med ydelsens udførelse, opbe- vares forsvarligt uden angivelse af hvilken lokalitet, de hører til og med et af leverandøren påsat finde- lønsskilt. Lister med angivelse af, hvor nøgler hører til, må under ingen omstændigheder opbevares sam- men med nøgler.

Leverandøren skal øjeblikkeligt give meddelelse til ordregiverens kontaktperson, såfremt nøgler eller adgangskort bortkommer eller beskadiges.

Leverandøren bærer selv ansvaret for de af ordregiveren udleverede nøgler. Såfremt sådanne bort- kommer, kan ordregiveren, hvis dette er nødvendigt af sikkerhedsmæssige årsager, træffe beslutning om udskiftning eller omstilling af låsesystemer, og de hermed forbundne udgifter påhviler leverandø- ren, dog maksimeret til kr. 50.000 pr. tilfælde.

Leverandøren er ligeledes ansvarlig for, at eventuelle alarmer håndteres korrekt. I tilfælde af, at en aktiveret alarm skyldes leverandørens ukorrekte håndtering af denne, pålægges leverandøren alle medgåede omkostninger herved.

3.30 Lovgivning

Leverandøren indestår for, at leverandøren og dennes underleverandører i alle henseender overhol- der gældende lovgivning, samt relevante myndighedsforskrifter.

3.31 Force majeure

I tilfælde af force majeure, herunder strejke, sympatistrejke eller lockout (såvel lovlig som overens- komststridig) eller andre omstændigheder, leverandøren eller ordregiveren ikke umiddelbart er herre over, suspenderes ydelsens modtagelses-/leveringsforpligtelse i det tidsrum, force majeure situatio- nen varer. Den part, der vil påberåbe sig force majeure, er forpligtet til straks at meddele årsag samt forventet varighed til den anden part.

Ordregiveren er i sådanne tilfælde berettiget til at kræve et forholdsmæssigt afslag i vederlaget.

3.32 Fortrolighed

Leverandøren, dennes medarbejdere samt underleverandører og disses medarbejdere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregiverens eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med denne leveringsaftale.

Ordregiveren kan forlange, at hver enkelt medarbejder skal underskrive sædvanlige tavshedserklæ- ringer i relation til leveringsaftalen.

For ordregiveren gælder reglerne for ansatte i den offentlige forvaltning. Hvis ordregiveren ikke er en del af den offentlige forvaltning, gælder 1. afsnit tilsvarende for ordregiveren.

Denne tavshedspligt er også gældende efter leveringsaftalens ophør uanset ophørsgrunden.

Leverandøren kan på en simpel referenceliste medtage ordregiveren, men må ikke derudover uden ordregiverens forudgående samtykke udsende offentlig meddelelse om leveringsaftalen, offentliggøre noget om indholdet heraf eller anvende ordregiveren eller ordregiverens navn i leverandørens mar- kedsføring.

3.33 Tvister, lovvalg og værneting

Leveringsaftalen er underlagt dansk ret.

Ved tvister mellem parterne i forbindelse med leveringsaftalen, skal parterne med en positiv, samar- bejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. Om nød- vendigt skal forhandlingerne søges løftet op på højeste plan i parternes organisationer.

Såfremt sådanne forhandlinger ikke har ført til et resultat inden for 10 Arbejdsdage, står det hver af parterne frit for at anlægge sag ved domstolene.

3.34 Underskrift

Nærværende kontrakt er udarbejdet og underskrevet i 2 eksemplarer, hvoraf hver part besidder et.

Holte den xxxx 2017 Holte den xxxx 2017

Navn: Navn:

Rudersdal Kommune

------------------------------ ------------------------------

Underskrift Underskrift