UDBUDSBETINGELSER

Nærværende skabelon er vejledende og ikke udtryk for, hvordan de konkrete udbud skal formuleres eller opbygges. Det er således altid nødvendigt at foretage en konkret vurdering af det indholdsmæssige i forhold til det aktuelle udbud!

Den grønne tekst i skabelonen er vejledende og skal slettes, inden udbudsmaterialet offentliggøres.

Den røde tekst i skabelonen markerer steder, hvor brugeren skal indsætte sine egne oplysninger eller tekst.

Den blå tekst i skabelonen markerer, at der er alternativer i skabelonen, som brugeren skal tage stilling til, inden udbudsmaterialet offentliggøres.

Når materialet offentliggøres, skal brugeren have foretaget alle de valg, der er markeret med farvet tekst, og det endelige udbudsmateriale skal derfor ikke indeholde farvet tekst.

1Indledning

Udbuddet vedrører indkøb og levering [indsæt udbuddets navn] til [indsæt ordregivers navn].

Udbuddet gennemføres som Vælg et element., jf. udbudsloven, LBK nr. 10 af 06/01/2023, Vælg hvem der kan give tilbud.

(Udbudsbetingelserne passer til et offentligt udbud, hvorfor de skal tilrettes, hvis der vælges en anden udbudsform efter udbudsloven).

Udbudsmaterialet består af:

Udbudsbekendtgørelse
Udbudsbetingelser
Rammeaftale med bilag [indsæt bilagsnumre]

Aftale(r) med vindende tilbudsgiver(e) skal indgås på baggrund af den vedlagte rammeaftale.

Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet.

Udbudsmaterialet er offentliggjort via ordregivers elektroniske udbudssystem: [indsæt navn på elektronisk udbudssystem] (i det følgende kaldet udbudssystemet).

Spørgsmål omkring funktionaliteten i udbudssystemet sendes til [kontaktdata til elektronisk udbudsværktøj].

2Ordregiver

Ordregiver er:

[Indsæt navn på ordregiver]

[(Alternativt, hvis udbuddet gennemføres i et indkøbsfællesskab) Udbuddet gennemføres af [indsæt navn på indkøbsansvarlig] på vegne af [indsæt navnet på indkøbsfællesskabet og de deltagende myndigheder].]

Ordregivers kontaktperson er: [Indsæt kontaktoplysninger]. (Dette kan slettes, hvis det f.eks. fremgår af udbudssystemet).

3Udbuddets omfang

3.1Produkter

Udbuddet vedrører indkøb og levering af [indsæt generel beskrivelse af de omfattede produkter og varegrupper] til ordregiver.

Undtaget fra udbuddet er [anfør de varegrupper, som er undtaget fra udbuddet], da disse er omfattet af andre aftaler. (Kun såfremt en eller flere varegrupper er undtaget fra udbuddet – ellers udgår afsnittet).

For nærmere beskrivelse af de udbudte produkter og varegrupper, herunder de krav varerne skal opfylde, henvises til kravspecifikation (bilag 2) og tilbudslisten (bilag 3) samt eventuelle rettelser og besvarelse af spørgsmål.

3.2Omfattede enheder og institutioner

De omfattede enheder og institutioner fremgår af aftalens pkt. 4.1.

3.3Aftalens værdi

(Der skal, ved udarbejdelsen af udbudsbekendtgørelsen angives den anslåede mængde eller den anslåede værdi af de varer, der skal leveres i henhold til den udbudte aftale. Forpligtelsen forbundet hermed, er opfyldt ved angivelse af ét samlet beløb for hele udbuddet.

Derudover, skal der i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsbetingelserne angives den maksimale mængde eller maksimale værdi af de varer, der skal leveres i henhold til den udbudte aftale.

Denne opdeling imellem anslået og maksimal, giver mulighed for:

at være reel i sine anslåede mængder/værdier, ud fra hvad der faktisk forventes at være behov for,
at indarbejde en buffer i den maksimale mængde/værdi, således at aftalen ikke får udtømt sin virkning før tid, skulle noget uforudset opstå i aftaleperioden.)

Den forventede omsætning på aftalen udgør: [indsæt den samlede anslåede mængde/værdi]. Det estimerede forbrug inden for de forskellige produkter fremgår af tilbudslisten.

Den forventede omsætning på aftalen er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet/forbrug og forventede aktivitets-/forbrugsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten.

Den samlede maksimale [mængde/værdi] for hele aftalens løbetid er beregnet ud fra ordregivers anslåede omsætning + [indsæt % værdi]. Dvs. den maksimale omsætning på aftalen er [indsæt den maksimale mængde/værdi].

I beregningen af den maksimale [mængde/værdi] er der særligt taget højde for [indsæt begrundelse, f.eks. prisudvikling, usikkerhed om behov, pandemier, politiske beslutninger, innovation, bæredygtighed].

3.4Ordregivers pligt til at anvende den udbudte aftale

Aftalen er [forpligtende/frivillig] at anvende for de omfattede enheder, jf. dog aftalens pkt. 4.1.

Aftalen medfører som udgangspunkt ikke pligt for ordregiver til at aftage en bestemt mængde af de produkter, der er omfattet af aftalen.

Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten.

3.5Delaftaler

[Alternativ 1: Udbuddet er opdelt i følgende delaftaler:

Delaftale 1: [indsæt beskrivelse af delaftale og de omfattede institutioner/varer (evt. opdelt i varegrupper) samt beskrivelse af eventuelle optioner.]

Anslået [mængde/værdi]: [indsæt forventet mængde/værdi].
Maksimal [mængde/værdi]: [indsæt maksimal mængde/værdi].
Forventede antal leverandører på delaftalen: [indsæt antal leverandører].

Delaftale 2: [indsæt beskrivelse af delaftale og de omfattede institutioner/varer (evt. opdelt i varegrupper) samt beskrivelse af eventuelle optioner.]

Anslået [mængde/værdi]: [indsæt forventet mængde/værdi].
Maksimal [mængde/værdi]: [indsæt maksimal mængde/værdi].
Forventede antal leverandører på delaftalen: [indsæt antal leverandører].

Delaftale 3: [indsæt beskrivelse af delaftale og de omfattede institutioner/varer (evt. opdelt i varegrupper) samt beskrivelse af eventuelle optioner.]

Anslået [mængde/værdi]: [indsæt forventet mængde/værdi].
Maksimal [mængde/værdi]: [indsæt maksimal mængde/værdi].
Forventede antal leverandører på delaftalen: [indsæt antal leverandører].

[…….]

Der kan afgives tilbud på [én/flere/alle] delaftaler.]

[Alternativ 2: Udbuddet er ikke opdelt i delaftaler. [indsæt forklaring på hvorfor udbuddet ikke er opdelt i delaftaler]. (Efter udbudslovens § 49 skal en ordregiver opdele udbuddet i delaftaler, eller forklare hvorfor dette ikke sker (følg eller forklar princippet). Årsager til manglende opdeling af aftalen kan være økonomiske eller markedsmæssige hensyn. Fx stordriftsfordele, manglende konkurrence på delaftaler hvis aftalen opdeles, for at begrænse aftaleadministration og udbudsomkostninger.)]

3.6Aftalens løbetid

Den udbudte aftale har en løbetid på [indsæt antal år]. Aftalen kan forlænges i [indsæt antal år]. (Sidste sætning slettes, hvis aftalen ikke indeholder option på forlængelse) Opsigelsesvilkår fremgår af aftalens pkt. 3.

3.7Tildeling af ordrer på rammeaftaler med flere leverandører

(Hvis den udbudte aftale er en rammeaftale med flere leverandører, tilføjes følgende, ellers slettes overskriften) [Tildeling af konkrete ordrer på (hver) aftale sker i henhold til aftalens pkt. 4.3 ved [direkte tildeling / miniudbud]].

(Husk at miniudbud skal gennemføres via elektronisk udbudssystem).

4Vejledende tidsplan

Afsendelse af udbudsbekendtgørelse til TED:	[indsæt dato]
Frist for tilmelding til informationsmøde:	[indsæt dato] og klokkeslæt
Informationsmøde: (slettes, hvis det ikke afholdes).	[indsæt dato] og klokkeslæt
Spørgefrist:	[indsæt dato] og klokkeslæt
Svarfrist: (6 dage før tilbudsfristen)	[indsæt dato] og klokkeslæt
Tilbudsfrist:	[indsæt dato] og klokkeslæt
Indlevering af vareprøver: (slettes, hvis det ikke er relevant).	[indsæt dato] og klokkeslæt
Indhentning af dokumentation: (KFST anbefaler min. 2½ uge til at indhente dokumentation for ESPD).	[indsæt antal uger]
Forventet offentliggørelse af resultatet af udbuddet:	Uge [indsæt uge-nr.]
Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter aftalen kan underskrives.
Leveringsstart:	[indsæt dato]

5Spørgsmål

5.1Informationsmøde

(Afsnittet slettes hvis der ikke afholdes informationsmøde).

Der vil blive afholdt informationsmøde på det tidspunkt, der er oplyst i tidsplanen. Mødet afholdes i [indsæt sted]. [Indsæt evt. dagsorden for mødet].

Tilmelding skal ske via udbudssystemet. Se fristen herfor under pkt. 4 tidsplan. Hvis der efter fristens udløb ikke er modtaget tilmeldinger, aflyses mødet.

Referat fra informationsmøde, herunder eventuelle spørgsmål der stilles på mødet, vil blive offentliggjort på samme måde som spørgsmål og svar, jf. pkt. 5.2

5.2Spørgsmål og svar

Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål løbende og hurtigst muligt, hvis tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i aftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt. Tilbudsgiver opfordres desuden til at gøre ordregiver opmærksom på eventuelle forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud.

Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og sendes via udbudssystemet.

Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb.

Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via udbudssystemet.

6Udelukkelse og egnethed

Det fremgår af udbudsloven, at en ordregiver skal kræve, at en tilbudsgiver udfylder det fælles europæiske udbudsdokument, i daglig tale ESPD, i forbindelse med tilbudsafgivelse.

ESPD’et er tilbudsgivers ”egen-erklæring”, der fungerer som foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde samt opfylder egnethedskravene til udbuddet. Udelukkelsesgrundene fremgår alene af ESPD’et.

Nærmere oplysning om ESPD kan findes på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/xxxxx/0000/00000000-xxxx-xxx-xxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxx/

Udfyldelse af ESPD’et sker direkte i udbudssystemet i forbindelse med tilbudsafgivelsen. (Tilpasses til processen i det enkelte udbudssystem, hvor der enten svares direkte i udbudssystemet eller via eksport/import af ESPD til/fra en xml-fil).

Opmærksomheden skal henledes på, at det til enhver tid er tilbudsgivers eget ansvar, at ESPD’et er udfyldt med de relevante oplysninger.

6.1Økonomisk og finansiel formåen

Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142:

[indsæt oplysning om minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, eksempelvis omsætning, egenkapital og soliditetsgrad, etc.].

Tilbudsgiver skal afgive oplysning herom i ESPD’ets afsnit: ”Udvælgelse”.

6.2Teknisk og/eller faglig formåen

Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143:

[indsæt oplysning om minimumskrav til teknisk og faglig formåen, f.eks. krav om referencer, uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer af medarbejdere samt tekniske foranstaltninger til kvalitetssikring, etc.].

(Hvis man stiller krav om referencer, skal ordregiver være specifik i, hvilke kriterier referencen skal opfylde og at der kun kan stilles krav om referencer for opgaver, der er igangværende eller afsluttet indenfor de sidste 3 år.)

Tilbudsgiver skal afgive oplysning herom i ESPD’ets afsnit: ”Udvælgelse”.

6.3Dokumentation for udelukkelse og egnethed

Før beslutning om tildeling af aftalen skal den tilbudsgiver, som tiltænkes tildeling af aftalen, fremsende dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i tilbuddet. Ordregiver vil give en passende frist for fremsendelsen.

I det tilfælde, hvor tilbudsgiver allerede har denne dokumentation, må det gerne sendes med allerede ved tilbudsafgivelse, men dette er ikke et krav.

(Vær opmærksom på, at det i udbudsbekendtgørelsen skal oplyses, hvordan tilbudsgiverne endeligt skal dokumentere egnethedskriterierne).

6.3.1ESPD

I nærværende udbud vil følgende dokumentation være tilstrækkelig som dokumentation:

Tilbudsgivers personlige forhold: Serviceattest eller tilsvarende dokumentation for udenlandske tilbudsgivere. Denne må maksimalt være udstedt [indsæt antal måneder] før tilbudsfristen. (Konkurrence og Forbrugerstyrelsen anbefaler 6-12 måneder.).
[Tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen: Årsregnskab eller lign.].
[Teknisk eller faglig formåen: Relevante certifikater, eller lign.].

[Referencelisten fra ESPD’et betragtes som endelig dokumentation for teknisk og faglig formåen.]

6.3.2Særlig udelukkelse på baggrund af russisk ejerskab eller etablering

Der kan ikke tildeles kontrakt til virksomheder med russisk tilhørsforhold jf. Rådets forordning (EU) 2022/1269 af 21. juli 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014, om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine.

I forbindelse med fremsendelse af dokumentationen for de oplysninger der er afgivet i ESPD’et, skal tilbudsgiver derfor også fremsendte udfyldt tro- og loveerklæring herom. Erklæringen indgår som bilag til udbudsbetingelserne.

Ordregiver vil give en passende frist for fremsendelse af alle oplysningerne. I det tilfælde, hvor tilbudsgiver allerede har denne dokumentation, må det gerne sendes med allerede ved tilbudsafgivelse, men dette er ikke et krav.

6.4Konsortier

Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger afgives for hver deltager i konsortiet i særskilte ESPD for hver konsortiedeltager. Konsortiedeltagerne skal i ESPD’et angive, hvilken konsortiedeltager, der med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler med ordregiver. Desuden skal de enkelte deltageres ydelser/roller i konsortiet angives i ESPD’et.

Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være konsortiets samlede egnethed, der vurderes.

Krav vedrørende dokumentation i pkt. 6.3 gælder ligeledes for konsortiedeltagere.

6.5Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen

Hvis tilbudsgiver – under henvisning til udbudslovens § 144, stk. 1 ¬- i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal de krævede oplysninger afgives for samtlige enheder og det skal specificeres, hvor tilbuddet baserer sig på den anden enhed. Desuden skal de enkelte deltageres ydelser/roller i tilbudsgiverteamet angives.

Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være tilbudsgiverteamets samlede egnethed, der vurderes.

(Tilføjes eventuelt, hvis der indgår tjenesteydelser i den udbudte aftale): [Indgår der en tjenesteydelse som en del af den udbudte aftale, og baserer tilbudsgiver sig for tjenesteydelsen vedrørende teknisk og faglig formåen på kapacitet fra en anden enhed, skal den anden enhed udføre tjenesteydelsen, jf. udbudslovens § 144, stk. 3.]

Støttende enheder skal ligeledes udfylde ESPD. Krav vedrørende dokumentation i pkt. 6.3 gælder ligeledes for støttende enheder.

7Afgivelse af tilbud

7.1Tilbudsfrist

Tilbuddet skal uploades i udbudssystemet inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist.

Afgivelse af tilbud er ensbetydende med accept af udbudsbetingelser og aftalevilkår.

Tilbud modtaget på andre måder end gennem udbudssystemet vil ikke blive taget med i vurderingen.

Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.

7.2Vedståelsesfrist

Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil [indsæt antal] måneder efter udløb af tilbudsfristen.

Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået aftalen, dog senest indtil vedståelsesfristens udløb. Underretning om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at tilbudsgiver allerede på tidspunktet for underretningen er frigjort fra sit tilbud.

7.3Flere tilbud

[Alternativ 1:

Der kan ikke afgives mere end ét tilbud.]

[Alternativ 2:

Tilbudsgiver kan afgive op til [indsæt antal] tilbud.]

7.4Kombinationsbud

(Afsnittet slettes, hvis der ikke anvendes delaftaler).

[Alternativ 1:

Der kan tilbydes rabat, hvis tilbudsgiveren som minimum vinder et nærmere angivet antal delaftaler (kombinationsbud). Nærmere vejledning om, hvordan der skal afgives kombinationsbud, findes i tilbudslisten.] (Anvendes dette alternativ, skal ordregiver sikre, at vejledningen findes i tilbudslisten.)

[Alternativ 2:

Der kan ikke tilbydes en rabat, selvom tilbudsgiveren vinder flere delaftaler.]

7.5Sideordnede bud

(Afsnittet slettes, hvis der ikke kan afgives sideordnede bud).

Tilbudsgiver [kan/skal] afgive sideordnede tilbud på forskellige løsninger af den udbudte ydelse, som beskrevet i [kravspecifikationen/tilbudslisten].

Ordregiver vil vælge, hvilken løsning der foretrækkes af ordregiver, inden der fortages evaluering af tilbuddene på den valgte løsning efter tildelingskriteriet og underkriterierne hertil. (Vær opmærksom på, at det skal angives i udbudsbekendtgørelsen, hvis der anvendes sideordnede tilbud. Det skal derudover beskrives nøje, hvis der anvendes forskellige underkriterier til vurdering af de forskellige løsninger. Det skal efter lovbemærkningerne til udbudsloven § 53 beskrives, hvordan der vælges mellem flere sideordnede bud. Der kan maksimalt afgives otte sideordnede bud.)

7.6Alternative tilbud

[Alternativ 1:

Der kan ikke afgives alternative tilbud.]

[Alternativ 2:

Tilbudsgiver kan afgive op til [indsæt antal] alternative tilbud.]

(Evalueringsmodellen skal beskrives, hvis alternative tilbud tillades. Herunder hvordan et alternativt tilbud indgår i konkurrence med et overensstemmende tilbud.)

8Tilbuddets indhold

(Vær opmærksom på, at afsnittet skal tilpasses det konkrete udbud og udbudssystem, som anvendes).

8.1Tilbuddets indhold

Tilbuddet skal indeholde følgende:

Udfyldt ESPD herunder også for eventuelle andre konsortiedeltager og støttende enheder, jf. pkt. 6.
Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders kapacitet, jf. pkt. 6.5: Støtteerklæring underskrevet af støttende enheder
Udfyldt tilbudsliste
[Udfyldt kravspecifikation]
[Beskrivelse af service]
[…]

Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet som værende ukonditionsmæssigt.

Ordregiver forbeholder sig retten til at indhente supplerende oplysninger jf. udbudslovens § 159, stk. 5 i tilbudsgivers tilbud. Dette gælder både for udvælgelseskriterierne og det øvrige udbudsmateriale.

Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende, eller hvis tilbuddet ikke lovligt kan evalueres uden de manglende oplysninger.

8.2Sprog

Tilbuddet skal være på dansk.

Bilagsmateriale af generel karakter kan dog også være på [indsæt sprog]. Ordregiver kan anmode tilbudsgiver om oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i givet fald for tilbudsgivers regning.

8.3Ejendomsret og betaling for tilbud

Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud.

8.4Forbehold

Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.

Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes.

9Tilbudsevaluering

Efter tilbudsfristens udløb undersøges det, om tilbuddene indeholder de krævede oplysninger. Herefter evalueres konditionsmæssige tilbud.

9.1Tildelingskriterium og underkriterier

Tilbud vurderes på baggrund af det økonomisk mest fordelagtige tilbud, på baggrund af tildelingskriteriet [pris/omkostninger/bedste forhold mellem pris og kvalitet]. På denne baggrund træffes beslutning om tildeling af aftale.

[Alternativ 1, pris:

Ved tildelingskriteriet pris forstås følgende: [indsæt beskrivelse af, hvilke elementer der indgår i vurderingen af pris, eventuelt med henvisning til en samlet tilbudssum.]

[Alternativ 2, omkostninger:

Ved tildelingskriteriet omkostninger forstås følgende: [indsæt beskrivelse af omkostninger, samt beregning af disse, jf. udbudslovens § 166. - Alle former for omkostninger kan inddrages, herunder priser og livscyklusomkostninger.]

[Alternativ 3, bedste forhold mellem kvalitet og pris:

Ved tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet anvendes følgende underkriterier:]

Underkriterier	Vægtning
[pris/omkostninger]	[X] %
[2. underkriterium], herunder: 1. delkriterium 2. delkriterium	[X] %
[3. underkriterium]	[X] %
[………]

(Herunder indsættes en nærmere beskrivelse af de enkelte underkriterier, eller henvisning til, hvor beskrivelsen kan findes og oplysning om, hvilket materiale der kræves til vurdering af underkriterierne f.eks. udfyldt tilbudsliste og løsningsbeskrivelse. For eksempler på mulige underkriterier se udbudslovens § 162, stk. 3).

Ved underkriteriet [pris/omkostninger] forstås: [indsæt beskrivelse af, hvilke elementer der indgår i vurderingen af pris/omkostninger, eventuelt med henvisning til en samlet tilbudssum.]

Ved [2. underkriterium] forstås [indsæt nærmere beskrivelse af omfanget af underkriteriet, samt hvad kriteriet vurderes på baggrund af]. Det vægter positivt at [indsæt nærmere beskrivelse af hvad der vægter positivt.]

Ved [3. underkriterium] forstås [indsæt nærmere beskrivelse af omfanget af underkriteriet, samt hvad kriteriet vurderes på baggrund af]. Det vægter positivt at [indsæt nærmere beskrivelse af hvad der vægter positivt.]

[…]

9.2Evalueringsmodel

(Hvis tildelingskriteriet pris anvendes, slettes afsnittet, medmindre der vurderes på baggrund af andet end den samlede tilbudssum.

Indsæt beskrivelse af evalueringsmodel, jf. udbudslovens § 160, stk. 1. Nedenfor følger en beskrivelse af nogle af de mest anvendte evalueringsmodeller. Se evt. KFST vejledning: ”Evalueringsmodeller – Praktisk vejledning til offentlige indkøbere”).

(Forslag til beskrivelse af lineær model:)

Ordregiver anvender en lineær pointmodel.

Underkriteriet ”pris” vurderes på baggrund af den samlede evalueringstekniske sum. Hvert tilbud tildeles ud fra denne sum point på en skala fra 0-10 efter en lineær model. Tilbuddet med den laveste pris tildeles 10 point. Hvor den lineære models nulpunkt placeres, afhænger af spredning i tilbuddene:

Hvis den højeste pris ligger 30 % eller mindre over den laveste pris, gives 0 point til en pris, der er 30 % dyrere end den laveste,

hvis den højeste pris ligger mere end 30%, men mindre end 50 %, over den laveste pris, gives der 0 point til tilbuddet med den højeste pris,
Hvis den højeste pris ligger 50 % eller mere over den laveste pris, gives 0 point til en pris, der er 50 % højere end den laveste. Alle tilbud, der er mere end 50 % dyrere end det laveste, tildeles også 0 point.

(Hvis det ønskes, at tilbud der går ud over den maksimale gearing skal erklæres ukonditionsmæssige, anvendes nedenstående bullet i stedet for bullet 3 ovenfor.)

Tilbud hvis pris ligger mere end 50 % over laveste pris er ukonditionsmæssige, og udgår af evalueringen

Tilbuddene tildeles point i forhold til deres placering på den lineære skala ud fra følgende formel:

Tilbuddets samlede pointsum med decimaler fremkommer som en sum af de vægtede point med for de ovenfor angivne underkriterier. Tilbuddet med den højeste pointsum vil blive udpeget som vinder af udbuddet.

(Forslag til prismodel baseret på gennemsnitspris:)

Ordregiver anvender Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens ”Prismodel baseret på gennemsnitspriser”.

I prismodellen omregnes point for kvalitet til et pointbeløb (i kr.), som vægtes sammen med tilbudspriserne i evalueringen af, hvilket tilbud der har det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Der anvendes en omvendt skala, hvor 0 er bedste karakter.

Omregningsbeløb beregnes som gennemsnittet af tilbudsgivernes samlede tilbudspriser, som divideres med det højeste mulige antal point på pointskalaen. Der benyttes decimaler. Det tildelte point for de[t] kvalitative kriteri[um/er] ganges med omregningsbeløbet. På baggrund heraf fastsættes det, hvilket pointbeløb de indkomne tilbud udløser på de[t] kvalitative kriteri[um/er].

Hvert pointbeløb multipliceres med vægtningen for kriteriet. Det samme gøres for tilbudspriserne.

De vægtede beløb summeres, hvorved evalueringsbeløbet fremkommer, og den vindende tilbudsgiver er den med det laveste evalueringsbeløb.

Til illustration af evalueringsmetoden er lavet et fiktivt eksempel på anvendelsen af ovenstående prismodel:

Tilbudsgivere:	A	B	C
Samlet tilbudspris i kr.:	3.000.000	3.300.000	4.500.000
Point for [kriterium 1]:	8	4	2
Point for [kriterium 2]:	2	4	8

Omregningsbeløb 360.000
Pointbeløb i kroner for [kriterium 1]:	2.880.000	1.440.000	720.000
Pointbeløb i kroner for [kriterium 2]:	720.000	1.440.000	2.880.000

Vægtet tilbudspris i kr.:	1.800.000	1.980.000	2.700.000
Vægtet pointbeløb for [kriterium 1] (i kr.):	1.152.000	576.000	288.000
Vægtet pointbeløb for [kriterium 2] (i kr.):	288.000	576.000	1.152.000

Samlet evalueringsbeløb i kr.:	3.240.000	3.132.000	4.140.000
Placering:	2	1	3

Kvalitative underkriterier:

Ved vurderingen af tilbuddenes opfyldelse af de kvalitative underkriterier foretages en faglig vurdering i henhold til de i pkt. 9.1 angivne delkriterier. Tilbuddene gives point i hele tal efter en pointskala, der går fra [0-10 / 0-100], og som anvendes absolut. Præciser hvordan pointgivningen foregår ved flere deltagere i evalueringen, hvis det endelige point kan ende med ikke at være et helt tal. Skalaen beskrives som følger:

Opfyldelse af kriteriet	Point
Optimal	10
Glimrende	9
Meget tilfredsstillende	8
Tilfredsstillende	7
Over middel	6
Middel	5
Under middel	4
Mindre tilfredsstillende	3
Utilfredsstillende	2
Ringe	1
Slet ikke	0

(Vær opmærksom på, at skalaen skal passe til den evalueringsmodel der anvendes, i nogle tilfælde - eksempelvis ved prismodellen - skal skalaen vendes om.)

(Overvej at tilføje denne, hvis behov for at sikre et vist kvalitetsniveau for et eller flere kriterier, og hvis dette er vanskeligt at sikre sig gennem krav:)

[Ordregiver har brug for at sikre sig, at de tilbudte produkter er af en vis kvalitet. Derfor vil kun tilbud, der opnår [indsæt point] point eller mere for [indsæt kriterium], kunne tages i betragtning. Tilbud, der opnår mindre end [indsæt point] point for [indsæt kriterium], vil blive betragtet som ukonditionsmæssige.]

Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag.

9.3Vareprøver og afprøvning

(Afsnittet slettes, hvis der ikke foretages afprøvning).

Til brug for [vurdering af de kvalitative underkriterier og/eller konstatering af overholdelse af krav] af de indkomne tilbud, skal tilbudsgiver levere vareprøver.

Ordregiver vil efter endt egnethedsvurdering fremsende anmodning til egnede tilbudsgivere om levering af vareprøver. Der indhentes ikke vareprøver for ukonditionsmæssige tilbud.

Vareprøver skal leveres til [indsæt adresse] på det i tidsplanen oplyste tidspunkt.

De ønskede vareprøver fremgår af bilag [indsæt bilagsnr.].

Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte og være mærket med tilbudslistens positionsnummer samt tilbudsgivers varenummer. [Der skal endvidere vedlægges produktdatablad sammen med vareprøven.]

Afprøvningen finder sted i perioden [indsæt periode/dato] og foretages af ordregivers brugergruppe.

Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at indkalde flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for processen. Ordregiver afholder udgifterne til yderligere vareprøver, der forbruges.

Eventuelle overskydende vareprøver [indsæt beskrivelse af, hvordan vareprøver skal returneres].

9.4Indhentning af dokumentation

Inden tilbudsgiverne underrettes om den endelige tildelingsbeslutning, skal den tilbudsgiver som ifølge ordregiver har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud dokumentere oplysningerne afgivet i ESPD’et, jf. udbudsloven § 151, stk. 1. Det fremgår af pkt. 6.3 hvilken dokumentation, der skal fremsendes.

Indhentning af denne dokumentation er ikke underretning om tildeling, men udelukkende for at berigtige de oplysninger, der er afgivet i ESPD’et.

10Underretning om resultatet af udbuddet

Alle tilbudsgivere vil via udbudssystemet blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. udbudslovens § 171. Udbuddet er ikke afsluttet, før aftalen er underskrevet af begge parter efter standstill-periodens udløb.

11Ordregivers behandling af persondata

Ordregiver behandler almindelige personoplysninger i forbindelse med udbuddet, herunder kontaktoplysninger for en eller flere medarbejdere hos tilbudsgiver, evt. underleverandører, referencevirksomheder mv. Ved tilbudsgivers fremsendelse af tilbud, herunder evt. indeholdende referenceliste CV´er og øvrige virksomhedsoplysninger, modtager ordregiver således en række almindelige personoplysninger om medarbejdere hos eksempelvis tilbudsgiver.

På ordregivers hjemmeside kan tilbudsgiver finde yderligere oplysninger om, hvordan personoplysninger behandles. Tilbudsgiver bedes i forbindelse med fremsendelse af tilbud informere de relevante medarbejdere (både hos tilbudsgiver selv og hos eventuelle underleverandører eller støttende enheder) om videregivelsen af oplysningerne samt om ovennævnte hjemmeside.

12Aktindsigt

Ordregiver er forpligtet til at overholde gældende regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt.

Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt.

UDKAST TIL RAMMEAFTALE

På indkøb og levering af

[udbuddets navn]

til [ordregiver]

3.2 Omfattede enheder og institutioner 2

3.3 Aftalens værdi 2

3.4 Ordregivers pligt til at anvende den udbudte aftale 3

3.5 Delaftaler 3

3.6 Aftalens løbetid 4

3.7 Tildeling af ordrer på rammeaftaler med flere leverandører 4

4 Vejledende tidsplan 4

5 Spørgsmål 5

5.1 Informationsmøde 5

5.2 Spørgsmål og svar 5

6 Udelukkelse og egnethed 6

6.1 Økonomisk og finansiel formåen 6

6.2 Teknisk og/eller faglig formåen 6

6.3 Dokumentation for udelukkelse og egnethed 7

6.3.1 ESPD 7

6.3.2 Særlig udelukkelse på baggrund af russisk ejerskab eller etablering 7

6.4 Konsortier 8

6.5 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen 8

7 Afgivelse af tilbud 8

7.1 Tilbudsfrist 8

7.2 Vedståelsesfrist 9

7.3 Flere tilbud 9

7.4 Kombinationsbud 9

7.5 Sideordnede bud 9

7.6 Alternative tilbud 10

8 Tilbuddets indhold 10

8.1 Tilbuddets indhold 10

8.2 Sprog 11

8.3 Ejendomsret og betaling for tilbud 11

8.4 Forbehold 11

9 Tilbudsevaluering 11

9.1 Tildelingskriterium og underkriterier 11

9.2 Evalueringsmodel 13

9.3 Vareprøver og afprøvning 16

9.4 Indhentning af dokumentation 16

10 Underretning om resultatet af udbuddet 17

11 Ordregivers behandling af persondata 17

12 Aktindsigt 17

UDKAST TIL RAMMEAFTALE 18

1 Parterne 24

2 Aftalegrundlag 24

2.1 Aftalens grundlag 24

4.2 Sortimentsændringer 28

4.3 Tildeling af ordrer på parallelle aftaler 28

5 Samarbejde 30

5.1 Samarbejde generelt 30

5.2 Implementering 31

5.3 Statusmøder 31

5.4 Underleverandører 32

6 Kvalitet 32

6.1 Generelt 32

6.2 CE-mærkning mv. 33

6.3 Emballage 33

6.4 Garanti 33

6.5 Kvalitetssikring 33

7 Priser og prisregulering 34

7.1 Pris 34

7.2 Prisregulering 34

7.2.1 Prisregulering 36

7.2.2 Ekstraordinær prisregulering 38

7.3 Afgifter 40

7.4 Bonus og godtgørelse 40

8 Bestilling 40

9 E-handel 41

9.1 E-handel 41

9.2 Godkendelsesprocedure for nye e-kataloger 41

9.3 Procedure ved ændringer i e-kataloger 42

10 Levering 43

10.1 Leveringsbetingelser 43

12 Betalingsbetingelser 46

14.3 Forsinkelse af enkelte ordrer 47

14.4 Mangler 47

14.4.1 Faktiske mangler 47

14.4.2 Retlige mangler 48

14.4.3 Øvrige mangler 48

14.4.4 Afhjælpning og omlevering 48

14.4.5 Ophævelse af ordre 49

14.5 Dækningskøb 49

14.6 Bod 49

14.7 Væsentlig misligholdelse 50

14.8 Erstatningsansvar 51

14.9 Produktansvar 52

19.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser 54

19.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter 55

22 Lovvalg og værneting 56

23 Underskrifter 57

Bilag 1 – Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet 58

Bilag 2 – Kravspecifikation 59

Bilag 3 - Tilbudsliste 60

Bilag 4 – Støtteerklæring 61

Bilag 5 – Tro- og loveerklæring 63

Bilag 6 – Databehandleraftale 64

Bilag 7 – Systemspecifikt e-handelsbilag 65

Parterne

Mellem

[Indsæt navn på ordregiver]

[Indsæt adresse]

[Indsæt postnummer]

[Indsæt CVR-nr.]

(herefter kaldet ordregiver)

[Indsæt navn på leverandør]

[Indsæt adresse]

[Indsæt postnummer]

[Indsæt CVR-nr.]

(herefter kaldet leverandøren)

er der indgået rammeaftale (herefter kaldet aftale) vedrørende indkøb og levering [indsæt udbuddets navn] til ordregiver.

(Hvis tilbuddet er afgivet af et konsortium, tilføjes hver enkelt virksomhed med samme oplysninger som angivet ovenfor. Derudover tilføjes nedenstående afsnit.)

[Konsortiedeltagerne hæfter solidarisk, direkte og ubetinget overfor ordregiver for enhver forpligtelse i relation til konsortiets tilbud, herunder konsortiets opfyldelse af aftalen.]

(Hvis tilbuddet er afgivet med støttende enheder i forhold til økonomisk, finansiel, teknisk eller faglig formåen, anvendes følgende afsnit)

[Følgende enheder har erklæret at støtte leverandøren med økonomisk, finansiel, teknisk eller faglig i henhold til bilag 4 - Støtteerklæring.]

2Aftalegrundlag

2.1Aftalens grundlag

Denne aftale er indgået på baggrund af ordregivers udbud på indkøb og levering af [indsæt udbuddets navn].

Aftalegrundlaget består af følgende dokumenter:

Denne aftale,
Bilag 1 – spørgsmål, svar, supplerende oplysninger og ændringer til udbudsmaterialet,
Udbudsmaterialet inklusive bilag,
Leverandørens samlede tilbud af [indsæt dato]

Hvis der er uoverensstemmelse mellem dokumenterne, går det førstnævnte forud for et senere nævnt dokument.

2.2Betingelser

(Afsnittet er kun relevant hvor der kræves yderligere dokumentation end den, der kræves for ESPD’et inden tildeling).

Leverandøren skal, inden ikrafttræden af denne aftale, fremsende følgende til ordregiver:

(De oplysninger der kan kræves, i nedenstående må ikke vedrøre de punkter der er omhandlet i ESPD’et, da denne dokumentation skal foreligge inden tildeling).

[Udfyldt databehandleraftale].
[Kopi af forsikringspolice for erhvervs- og produktansvarsforsikring eller dokumentation for, at forsikring er tegnet. Forsikringen skal opfylde kravene i pkt. 16]. (Punktet slettes, hvis der i forbindelse med udbuddet er stillet krav om, at leverandøren afleverer forsikringsoplysninger som en del af egnethedsvurderingen. Overvej om det er relevant at stille krav om minimumsdækning pr. år/sag.)
[Børneattester].
[Konverteringsliste i forhold til ordregivers tidligere aftale på samme område. Ordregiver fremsender liste over de ydelser, der skal fremgå af konverteringslisten].
[Øvrige bilag].

Aftalen er fra ordregivers side betinget af, at ovennævnte dokumentation fremsendes til ordregiver, og at dokumentationen kan godkendes af ordregiver.

3Aftaleperiode

3.1Aftaleperiode

[Alternativ 1:

Aftalen er gældende fra den [dd.mm.åååå] til den [dd.mm.åååå].

Aftalen er uopsigelig for leverandøren. Aftalen er fra ordregivers side uopsigelig indtil den [dd.mm.åååå]. Herefter kan aftalen opsiges af ordregiver med [indsæt antal] måneders varsel.]

[Alternativ 2:

Aftalen er gældende fra den [dd.mm.åååå] til den [dd.mm.åååå] og er uopsigelig for begge parter.

Ordregiver har option på at forlænge aftalen med [indsæt forlængelsesperiode] på uændrede vilkår. Aftalen er uopsigelig for begge parter i forlængelsesperioden.]

[Alternativ 3:

Aftalen er gældende fra den [dd.mm.åååå] til den [dd.mm.åååå].

Aftalen kan opsiges af begge parter med [indsæt antal] måneders varsel.

Den opsigende part betaler [XX] kr. til den ikke-opsigende part. Beløbet forfalder til

betaling 30 dage efter afgivelse af opsigelsen.]

(Overvej, at det kan have en økonomisk konsekvens, hvis opsigelsesvarslet er kort)

Bestemmelserne i nærværende aftale er også gældende for en eventuel implementeringsperiode.

3.2Aftaleophør

Leverandøren skal ved aftalens ophør, uanset årsagen hertil, samarbejde med ordregiver med henblik på at sikre en smidig overdragelse af den samlede opgave til eventuelt ny leverandør. Leverandøren er herunder forpligtet til at meddele ordregiver alle relevante oplysninger, som ordregiver kan have behov for ved kontraktens ophør, dette omfatter men er ikke begrænset til opdaterede enhedsoplysning, inkl. alle relevante oplysninger om den leverede ydelse. Eventuelle omkostninger som leverandøren har i forbindelse med aftaleophør er ordregiver uvedkommende.

Ordregiver kan bringe aftalen til ophør i de tilfælde, der er beskrevet i udbudslovens § 185, stk. 1 og 2, med et varsel på 30 dage eller med det varsel, som følger af endelig afgørelse eller dom.

Leverandøren kan ikke rejse krav af nogen art, herunder krav om erstatning og godtgørelse mod ordregiver i anledning af ophør af aftalen i medfør af denne bestemmelse.

4Aftalens omfang

4.1Omfang

[Her skal ordregiver indsætte aftalens omfang – der skal være sammenhæng med afsnittet om udbuddets omfang fra udbudsbetingelserne.]

Undtaget fra udbuddet er [anfør de ydelsesgrupper, som er undtaget fra udbuddet], da disse er omfattet af andre aftaler. (Kun hvis en eller flere ydelsesgrupper er undtaget fra udbuddet – ellers udgår afsnittet).

[Alternativ 1:

Samtlige af ordregivers enheder og institutioner er omfattet af aftalen.]

[Alternativ 2:

Samtlige af ordregivers enheder og institutioner er omfattet af aftalen, med undtagelse af følgende: [indsæt liste over de enheder og institutioner, der ikke er omfattet af aftalen]].

[Alternativ 3:

Følgende af ordregivers enheder og institutioner er omfattet af aftalen: [indsæt liste med de enheder og institutioner, der er omfattet af aftalen]].

(Hvis selvejende institutioner, der har driftskontrakter med ordregiver er omfattet af udbuddet, skal dette ligeledes beskrives her.)

Der tages forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser – og dermed aftagere på aftalen - f.eks. som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger.

Produkterne er nærmere beskrevet i Bilag 2 – Kravspecifikation og Bilag 3 - Tilbudsliste.

Aftalen medfører som udgangspunkt ikke pligt for ordregiver til at aftage en bestemt mængde af de produkter, der er omfattet af aftalen. Ordregiver forpligter sig således ikke udover sit faktiske behov.

[Alternativ 1:

Ordregiver er dog forpligtet til at anvende den/de indgåede aftale(r) til at dække sit forbrug. Ordregiver er dog berettiget til at anvende delydelsesreglen i udbudslovens § 8, stk. 2 og kan derfor indkøbe af op til 20 % af sit samlede forbrug ved andre leverandører.

I det omfang, et indkøb er en del af en bygge- og anlægsydelse, forbeholder ordregiver sig retten til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave.

Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, hvis et af aftalen omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver.]

[Alternativ 2:

Ordregiver vil i videst muligt omfang anvende den/de indgåede aftale(r) til at dække sit forbrug.]

[Alternativ 3:

Aftalen omfatter produkter, der underlagt reglerne for frit valg (servicelovens § 112, stk. 3). De borgere, der anvender produkterne, kan vælge en anden leverandør end leverandøren efter denne aftale, og leverandøren er derfor ikke garanteret omsætning efter denne aftale. Ikke tilskudsberettigede produkter kan frit leveres efter aftale med borgeren og for dennes regning].

4.2Sortimentsændringer

Leverandøren må ikke levere andre produkter end de produkter, der er omfattet af aftalen uden forudgående godkendelse fra ordregivers indkøbsafdeling.

Hvis et produkt fra tilbudslisten udgår som følge af produktudvikling, myndighedskrav eller ændringer i lovgivningen, skal leverandøren straks tilbyde ordregiver et andet produkt til erstatning for det udgåede produkt. Leverandøren skal over for ordregiver skriftligt dokumentere, at det nye produkt, som minimum lever op til specifikationerne for det produkt, der udskiftes. Det nye produkt skal tilbydes til den pris, leverandøren fastsætter overfor andre kunder dog maksimalt til samme pris, som det produkt der udskiftes.

4.3Tildeling af ordrer på parallelle aftaler

(Afsnittet slettes, hvis der ikke indgås parallelle aftaler)

Ordregiver har samtidig med indgåelsen af denne aftale indgået parallelle aftaler med [indsæt antal] andre leverandører vedrørende de samme produkter, som er omfattet af aftalen.

[Alternativ 1: (direkte tildeling)

Indkøb under aftalen vil således ske hos den leverandør, som afgav det økonomisk mest fordelagtige tilbud, forstået som [tilbuddet med den laveste pris/de laveste omkostninger/det bedste forhold mellem pris og kvalitet] i forbindelse med det oprindelige udbud. Hvis denne leverandør ikke kan levere, vil ordren blive placeret hos den leverandør, som afgav det økonomisk næstmest fordelagtige tilbud og så fremdeles.]

[Alternativ 2: (direkte tildeling)

Indkøb under aftalen vil blive placeret hos den leverandør, som i forbindelse med udbuddet har tilbudt den laveste samlede pris for det eller de produkter, som ordregiver har behov for. Ordregiver vil i den forbindelse vurdere, om det konkrete indkøb skal omfatte ét eller flere produkter.]

[Alternativ 3: (miniudbud)

Indkøb under aftalen vil således ske via miniudbud, dvs. fornyet konkurrence, for at afgøre, hvilken leverandør der tildeles den konkrete ordre. Kunden forventer at afholde ca. [indsæt antal] miniudbud årligt.]

(Herefter vælges én af nedenstående.)

[Alternativ 3a:

Indkøb under aftalen vil ske hos den leverandør, der efter den fornyede konkurrence har afgivet det vindende tilbud på grundlag af tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af tildelingskriteriet pris, forstået som [indsæt beskrivelse af, hvilke elementer der indgår i vurdering af pris, eventuelt med henvisning til en samlet tilbudssum]].

[Alternativ 3b:

Indkøb under aftalen vil ske hos den leverandør, der efter den fornyede konkurrence har afgivet det vindende tilbud på grundlag af tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af tildelingskriteriet omkostninger forstået som [indsæt beskrivelse af omkostninger, samt beregning af disse, jf. udbudslovens § 162, stk. 2 herunder evt. § 166]].

[Alternativ 3c:

Indkøb under aftalen vil ske hos den leverandør, der efter den fornyede konkurrence har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris og kvalitet”. Følgende underkriterier vil blive anvendt:

Underkriterier	Vægtning
XXXX
XXXX
XXXX

]

[Indsæt nærmere beskrivelse af de enkelte underkriterier] (Det skal nævnes, hvilke kriterier der ønskes anvendt, og der skal i udbudsmaterialet for det enkelte miniudbud gives en nærmere beskrivelse af, hvilket materiale der anvendes til vurdering af underkriterierne. Underkriterierne behøver ikke være de samme som underkriterierne i det oprindelige udbud af aftalerne, men hvis disse er forskellige, skal begge fremgå af udbudsmaterialet. Kriterierne skal overholde kravene i udbudslovens § 100 og § 162. Udgangspunktet må derfor være, at der skal angives en vægtning af kriterierne. Det må også antages, at evalueringsmodellen for miniudbuddene skal oplyses i det materiale, der anvendes til det enkelte miniudbud.)

[Alternativ 4: (Direkte tildeling under beløbsgrænse, miniudbud over beløbsgrænsen)

Indkøb med en skønnet værdi under [indsæt beløb] kr. vil blive placeret hos den leverandør, [indsæt tekst fra alternativ 1 eller 2]. Indkøb med en skønnet værdi over [indsæt beløb] kr. vil blive placeret ved den leverandør, [indsæt tekst fra alternativ 3a, 3b eller 3c]. ]

(Husk at miniudbud skal gennemføres via elektronisk udbudssystem)

5Samarbejde

5.1Samarbejde generelt

Leverandøren og ordregiver skal i forbindelse med opfyldelsen af aftalen optræde loyalt overfor hinanden.

Parterne er enige om, at der gennem samarbejdet skal søges optimering af ordregivers brug af aftalen. Leverandøren skal herunder medvirke til, at ordregivers omkostninger vedrørende aftalen bliver lavest mulige.

Leverandøren må alene tilbyde produkter, der er omfattet af tilbudslisten, medmindre andet er aftalt med ordregiver. (Skal tilrettes, hvis leverandørens øvrige sortiment også er omfattet af aftalen). Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af dette, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse, jf. pkt. 14.

Leverandørens personale skal agere professionelt og i overensstemmelse med aftalens vilkår, herunder også når leverandøren har kontakt til ordregivers medarbejdere.

Leverandørens besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution.

Parterne har udpeget følgende kontaktpersoner:

Ordregivers kontaktperson(er):

[Stilling og Navn]

[E-mail]

Tlf.: [indsæt telefonnummer]

Leverandørens kontaktperson(er):

[Stilling og Navn]

[E-mail]

Tlf.: [indsæt telefonnummer]

(Slettes hvis man ikke ønsker kontaktpersoner angivet i aftalen.)

Parterne skal gensidigt orientere hinanden ved udskiftning af kontaktpersoner og ændringer i kontaktoplysninger.

5.2Implementering

Ordregiver og leverandøren skal i fællesskab sikre, at aftalen implementeres hos ordregiver, og at aftalen kan anvendes af ordregivers medarbejdere ved aftalestart.

Parterne stiller nødvendige oplysninger til rådighed for hinanden, for at opnå en smidig implementering af aftalen.

(Specifikke krav i forbindelse med implementering indføres, f.eks. undervisning, konverteringslister mv.).

5.3Statusmøder

Der afholdes statusmøde minimum [hver X. måned/én gang årligt].

På hver af parternes initiativ kan der dog ved behov til enhver tid indkaldes til en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandøren og ordregiver.

Faste emner for statusmøder er: (tilpasses).

Status på samarbejdet
Parternes aftaleoverholdelse – i forhold til leverede ydelser indenfor/udenfor aftalen
Gennemgang af bestillingsmetode
Optimering af arbejdsgange i forhold til ydelserne
Leveringssikkerhed
Øvrige temaer, som leverandøren eller ordregiver finder relevante.

Leverandørens deltagelse sker uden beregning for ordregiver.

5.4Underleverandører

Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører ved opfyldelsen af denne aftale.

Ordregiver er dog berettiget til at kræve, at en underleverandør udskiftes, såfremt ordregiver har saglige indvendinger mod anvendelse af den pågældende underleverandør.

Ansvaret for opfyldelse af aftalen påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører.

Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører, der anvendes.

6Kvalitet

6.1Generelt

De af aftalen omfattede produkter skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav på tidspunktet for indgåelse af aftalen samt i aftalens løbetid således, at produkterne lovligt kan markedsføres, sælges og anvendes i Danmark.

Produkterne [herunder eventuelt øvrigt sortiment] skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud i hele aftalens løbetid.

Leverandøren skal på ordregivers anmodning give uddybende oplysninger og dokumentation for de af aftalen omfattede produkter, herunder fremsende eventuelle produktdatablade. I det omfang, der foretages ændringer i allerede efterspurgte produktdatablade, skal leverandøren straks og på eget initiativ fremsende disse til ordregiver.

(Sidste afsnit slettes, såfremt produktdatablade ikke er relevant for det pågældende udbud.)

6.2CE-mærkning mv.

Produkterne skal være mærket i overensstemmelse med gældende regler om EU-mærkning, herunder opfylde eventuelt krav om CE-mærkning og overholde relevante harmoniserede standarder.

[Indsæt eventuelle krav til andre mærkninger, f.eks. vedr. medicin, fødevarer, holdbarhed, mv.]

(Vær opmærksom på om der findes andre standarder på det pågældende område, som er relevante for det udbudte område.)

6.3Emballage

Leverandøren skal i videst muligt omfang afhjælpe miljøproblemer, f.eks. med hensyn til emballagens udformning, materiale og vægt samt medvirke til, at mængden af emballage mindskes mest muligt.

Leverandøren er ansvarlig for, at alle leverancer er forsvarligt og hensigtsmæssigt emballeret under hensyntagen til produkternes art, beskaffenhed og transportmåde.

(Overvej om der skal stilles øvrige krav til emballagens beskaffenhed, f.eks. at den anvendte emballage skal være fri for PVC og anden klorbaseret plast).

6.4Garanti

Hvor der ikke er aftalt andet, gælder leverandørens sædvanlige garantibestemmelser på produktniveau.

[Indsæt eventuelle oplysninger om, hvilken garanti der kræves eller er tilbudt af leverandøren.]

(Overvej nøje, om der er behov for garanti, da det kan være et fordyrende element.)

6.5Kvalitetssikring

Leverandøren skal uden ugrundet ophold fremsende oplysninger om produkter omfattet af aftalen, som er genstand for tilbagekaldelse eller generelle fejl og mangler samt leverandørens afhjælpnings- og forebyggende tiltag.

Leverandøren har ansvaret for at informere institutioner/enheder, hvis et produkt tilbagekaldes. Ved kontakt til institutionen/enheden aftales det også om produktet skal sendes retur til leverandøren eller om produktet blot skal bortskaffes. Hvis produktet skal sendes retur, afholder leverandøren udgiften hertil.

Ved tilbagekaldelse af produkter, skal leverandøren tilbyde en erstatningsvare.

7Priser og prisregulering

7.1Pris

Priserne for de produkter, der er omfattet af aftalen, fremgår af leverandørens tilbud.

Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter, gebyrer, forsikringsudgifter, service, support og emballage.

[Alternativ 1:

Priserne er inkl. omkostninger til levering.]

[Alternativ 2:

Priserne er inkl. omkostninger til levering, dog undtaget ordrer under [indsæt antal] kr. der kan pålægges et leveringsgebyr på [indsæt antal] kr.]

(Nedenstående slettes, hvis det ikke fungerer med det aktuelle område og e-handel.)

[Såfremt leverandøren har en særlig kampagnepris, som er lavere end prisen efter denne aftale, skal kampagneprisen automatisk være gældende.]

7.2Prisregulering

(Ordregiver bør være opmærksom på følgende, når prisreguleringsmekanismen udformes:

Valg af indeks

Vælg det mest specifikke indeks. Nettoprisindekset er sjældent tilstrækkeligt.
Kombinér om nødvendigt flere forskellige indeks, eller regulér forskellige priser efter forskellige indeks.
Hvis en stor del af leverandørens omkostninger er til løn, kan man regulere efter udviklingen i den overenskomstmæssige løn (i stedet for indeks).
Vær varsom med råvareindeks, da de kan svinge rigtig meget, hvilket kan være svært at rumme i budgetterne.
Som udgangspunkt bør regulering hægtes op på et (objektivt) indeks og ikke leverandørens (dokumenterede) omkostningsstigninger, da sidstnævnte er tungt at administrere.
Hvis der findes reelle listepriser, vil disse ”regulere sig selv” og dermed er der ikke behov for prisregulering. Det er dog ganske få områder, hvor der findes egentlige listepriser.

Tidspunktet for regulering

Overvej frekvens for regulering, fx hvert år, hvert halve år eller hvert kvartal. Visse forhold kan dog besværliggøre hyppig prisregulering, herunder fx mange varelinjer, e-handelskataloger og områder med frit valg. I sådanne tilfælde er der meget administration forbundet med en prisregulering, og det skal derfor overvejes, hvor hyppig en prisregulering der giver mening i praksis. Derudover kan hyppig regulering være problematisk i forhold til budgetsikkerhed.
Det bør overvejes, om der er behov for at tillade ekstraordinære prisreguleringer i det tilfælde, at indeksudviklingen overstiger en på forhånd fastlagt procentsats. Det er særligt relevant, hvis der kun reguleres årligt eller halvårligt. Ved ekstraordinær prisregulering skal det overvejes, dels hvor stor/lille en udvikling, der skal kunne udløse regulering, dels om regulering kun skal ske for den andel af indeksudviklingen, der ligger over den fastlagte grænse eller også for udviklingen under, når grænsen overstiges. For sidstnævnte løsning taler, at vi som udgangspunkt skal stræbe efter en regulering, der bringer os tæt på ”realtidspriser”.
Der kan være behov for regulering allerede ved aftalestart, særligt hvis der går lang tid fra tilbudsfrist til aftalestart.
Nogle indeks udgives kun kvartalsvist og ikke månedsvist. Det skal indtænkes i det reguleringstidspunkt, der vælges.
Reguleringstidspunktet skal times, så det ikke karambolerer med ferier eller andre lukkeperioder.

Indeksperioden

Der bør reguleres efter så nyt et indekstal som muligt.
Kravet til varsling af regulering skal samtænkes med den valgte indeksperiode. Hvis man ønsker at regulere efter det nyest mulige indeks (udvikling frem til en måned før reguleringstidspunkt), så skal der fastsættes et kort varsel på 7-10 dage, for at det kan lade sig gøre i praksis.

Hvem skal foretage reguleringen?

Det bør overvejes, hvor forpligtelsen til at foretage reguleringen skal ligge. Som udgangspunkt vil det være mest naturligt, at den part, der ønsker regulering, skal varsle den. Dermed vil vi selv skulle varsle, hvis der skal foretages en nedadgående indeksregulering. Det skal i den konkrete situation overvejes, hvordan vi sikrer, at vi ikke glemmer en sådan regulering. Alternativt kan man lægge forpligtelsen til at foretage også nedadgående regulering over på leverandør og bodspålægge manglende regulering i vores favør (for at sikre incitament til at foretage reguleringen).]

7.2.1Prisregulering

Priserne reguleres efter følgende indeks:

[indsæt navn(e)].
[hvis flere indeks, defineres det, hvilke priser der følger hvilke indeks].

Hvis det/de valgte indeks ophører, reguleres efter et tilsvarende indeks.

[Priserne kan reguleres første gang i forbindelse med aftalens start. Priserne reguleres her på baggrund af udviklingen i indekset i perioden fra [indsæt måned for tilbudsfrist] til [måned, 3 måneder før aftalestart].

Priserne kan i aftaleperioden reguleres [kvartalsvist/halvårligt/én gang årligt]. Regulering sker med virkning pr. [indsat dato og måned – fx 1. april og 1. oktober, hvis halvårlig regulering].

Prisregulering beregnes på baggrund af den procentvise udvikling i indekset i perioden [1/2/3] måneder før reguleringstidspunktet og et [kvartal/halvt år/år] bagud.

Prisregulering foretages således på følgende måde:

Reguleringstidspunkt	Indeksperiode
1. [måned]	[måned] – [måned]
1. [måned]	[måned] – [måned]
1. [måned]	[måned] – [måned]
1. [måned]	[måned] – [måned]

(Skemaet tager udgangspunkt i kvartalsvise reguleringer, ved halvårlig eller årlig regulering fjernes henholdsvis 2 og 3 rækker.)

(Eksempel med udvikling i indekset i perioden 2 måneder før reguleringstidspunkt og et kvartal bagud:)

Reguleringstidspunkt	Indeksperiode
1. januar	august – november
1. april	november – februar
1. juli	februar – maj
1. oktober	maj – august

Indeksperioden er fast og kan ikke forskydes.

Prisregulering beregnes på grundlag af den procentvise udvikling i indekset efter følgende formel:

Begge parter har ret til at kræve prisregulering. Den part, som ønsker prisen reguleret, skal varsle den anden part herom. Varslet skal indeholde en beregning af den procentvise regulering, der ønskes, et link til de relevante indekstal samt en opdateret tilbudsliste i Excel-format. Hvis ordregiver varsler prisregulering, skal leverandøren medvirkede til at udarbejde den opdaterede tilbudsliste.

Prisreguleringer skal meddeles til den anden part senest [indsæt antal] dage før reguleringstidspunktet. Varsel om prisreguleringer skal sendes til [indsæt e-mail]. Den part, der modtager varsel om prisændring, skal senest [indsæt antal] dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres.

Eksempel:

Prisregulering kan foretages halvårligt med virkning pr. 1. april og 1. oktober. Regulering pr. 1. xxxxx foretages på baggrund af indeksudviklingen i perioden juli til januar, mens regulering pr. 1. oktober foretages på baggrund af indeksudviklingen i perioden januar til juli. Prisregulering skal varsles med minimum 30 dage.

Reguleringstidspunkt	Indeksperiode	Senest varsel
1. april 2023	juli 2022 - januar 2023	1. marts 2023
1. oktober 2023	januar 2023 - juli 2023	1. september 2023
…

Hvis varsel om prisregulering fremsættes for sent, eller hvis prisregulering for en periode slet ikke har været foretaget, kan der ikke kræves prisregulering med bagudrettet effekt. Hver part kan dog kræve prisregulering fremadrettet med et varsel på [indsæt antal – samme som i foregående afsnit] til den første i en måned. Der beregnes fortsat på baggrund af de relevante indeksperioder, men reguleringstidspunktet forskydes til udløbet varslet til den første i en måned.

Eksempel, for sent varsel:

Leverandøren varsler den 10. marts 2023 prisregulering pr. 1. april 2023. Ordregiver meddeler, at prisregulering er varslet for sent og derfor først kan få virkning fra 1. maj 2023. Regulering sker dog fortsat på baggrund af indeksudviklingen i perioden juli 2022 til januar 2023.

Eksempel, ingen bagudrettet effekt:

Leverandøren foretager på grund af en forglemmelse ikke prisregulering pr. 1. oktober 2023. Medio februar 2024 varsler leverandøren derfor prisregulering pr. 1. oktober 2023 (med bagudrettet effekt) og pr. 1. april 2024. Ordregiver afslår reguleringen med bagudrettet effekt og meddeler i stedet, at regulering med virkning pr. 1. april 2024 kan ske på baggrund af udviklingen i indekset i perioden januar 2023 til januar 2024.

7.2.2Ekstraordinær prisregulering

(Afsnittet slettes helt, hvis ikke der ønskes en mulighed for ekstraordinær prisregulering indskrevet i aftalen.)

Ud over ovenstående indeksreguleringer kan der foretages ekstraordinær prisregulering, såfremt der er sket en indeksudvikling på minimum [5 % / 7,5 % / 10 %] siden seneste ordinære eller ekstraordinære prisregulering (eller siden tilbudsfristen, hvis der endnu ikke er foretage ordinær prisregulering).

[Alternativ 1:

Regulering foretages i så fald for den fulde indeksudvikling og altså også for udviklingen under den fastlagte grænse.

Ekstraordinær prisregulering kan maksimalt foretages [1/2/3] gange i hver periode mellem de ordinære prisreguleringer.

Eksempel:

Der er i en aftale mulighed for årlig prisregulering med virkning pr. 1. april og for ekstraordinær prisregulering, hvis indeksudviklingen svarer til 10 % eller mere siden sidste prisregulering. Den 1. april 2023 reguleres priserne ordinært på baggrund af en indeksudvikling fra 95 til 100. Medio juli 2023 konstaterer leverandøren, at indekset er steget til 112 og anmoder derfor om ekstraordinær prisregulering pr. 1. august 2023. Dette imødekommer ordregiver og regulerer derfor priserne pr. 1. august 2023 med 12 %. Medio oktober 2023 konstaterer leverandøren, at indekset nu er steget til 118 og anmoder derfor på ny om ekstraordinær prisregulering. Dette afslår ordregiver med henvisning til, at indekset siden sidste regulering kun er steget med 5,36 %. Primo 2024 konstateres det, at indekset har stabiliseret sig på 121, svarende til en udvikling på 8,04 % siden sidste regulering (indeks 112). Leverandøren anmoder derfor om, at priserne pr. 1. april 2024 reguleres med 8,04 %, og dette imødekommer ordregiver.

Forespørgsel om regulering	Indeksperiode	Indeks	Udvikling siden sidste regulering	Prisudvikling
Ordinær: 1. april ’23	Jan. 2022 – jan. 2023	95 - 100	5,26%	95 kr. - 100 kr.
Ekstraordinær: 1. aug. ’23	Jan. 2023 – juli 2023	100 - 112	12,00%	100 kr. - 112 kr.
Ekstraordinær: okt. ’23	Juli 2023 – okt. 2023	112 - 118	5,36%	Ingen regulering
Ordinær - 1. apr. ’24	Juli 2023 – jan. 2024	112 - 121	8,04%	112 kr. - 121 kr.

]

[Alternativ 2:

Regulering foretages ikke for den fulde indeksregulering, men kun for udviklingen over den fastlagte grænse.

Ekstraordinær prisregulering kan maksimalt foretages [1/2/3] gange i hver periode mellem de ordinære prisreguleringer. Ekstraordinær regulering ud over den første, foretages for den fulde indeksudvikling fra indekset fra den foregående ekstraordinære prisregulering.

Ekstraordinær prisregulering skal varsles skriftligt med minimum 10 dages varsel til [den første i en måned / det næstkommende kvartal], hvorfra reguleringen får virkning. Den part, der modtager varslet, skal senest 5 dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres.

Eksempel:

Der er i en aftale mulighed for årlig prisregulering med virkning pr. 1. april og for ekstraordinær prisregulering, hvis indeksudviklingen svarer til 10 % eller mere siden sidste prisregulering. Den 1. april 2023 reguleres priserne ordinært på baggrund af en indeksudvikling fra 95 til 100. Medio juli 2023 konstaterer leverandøren, at indekset er steget til 112 og anmoder derfor om ekstraordinær prisregulering pr. 1. august 2023. Dette imødekommer ordregiver og regulerer derfor priserne pr. 1. august 2023 med 2 %. Medio oktober 2023 konstaterer leverandøren, at indekset nu er steget til 118 og anmoder derfor på ny om ekstraordinær prisregulering. Dette afslår ordregiver med henvisning til, at indekset siden sidste regulering kun er steget med 5,36 %. Primo 2024 konstateres det, at indekset har stabiliseret sig på 121, svarende til en udvikling på 21 % siden sidste ordinære regulering. Leverandøren anmoder derfor om, at priserne pr. 1. april 2024 reguleres med 21 % fra seneste ordinære regulering, og dette imødekommer ordregiver.

Forespørgsel om regulering	Indeksperiode	Indeks	Udvikling siden sidste regulering	Prisudvikling
Ordinær: 1. april ’23	Jan. 2022 – jan. 2023	95 - 100	5,26%	95 kr. - 100 kr.
Ekstraordinær: 1. aug. ’23	Jan. 2023 – juli 2023	100 - 112	12,00%	100 kr. - 102 kr.
Ekstraordinær: okt. ’23	Juli 2023 – okt. 2023	112 - 118	5,36%	Ingen regulering
Ordinær - 1. apr. ’24	Juli 2023 – jan. 2024	112 - 121	21%	102 kr. - 121 kr.¹

]

7.3Afgifter

Parterne kan til enhver tid kræve, at priserne reguleres på baggrund af ændringer i afgifter, som bliver kendt efter aftalen er indgået, og som bliver pålagt de af aftalen omfattede ydelser. Meddelelse og dokumentation herom skal sendes til [indsæt e-mailadresse] sammen med opdateret tilbudsliste.

7.4Bonus og godtgørelse

Omsætningen som følge af nærværende aftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand.

Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere.

8Bestilling

Bestilling skal kunne afgives via [e-handelssystem/e-mail/telefon/egen webportal, hvor ordregiver via eget log-in får adgang til egen tilbudsliste, der alene omfatter samtlige varer, jf. ordregivers tilbudsliste. Det er leverandørens ansvar, at denne liste til enhver tid er opdateret med hensyn til såvel produkter som priser].

[Alternativt tilføjes:

Når leverandøren har modtaget bestilling fra ordregiver, skal leverandøren fremsende ordrebekræftelse, der indeholder følgende oplysninger: Reference, EAN-lokationsnummer, leveringsadresse, antal (stk., kg., liter mv.), xxxxxxxxxx, navn og pris].

9E-handel

9.1E-handel

Ordregiver anvender e-handelssystemet [indsæt navn på e-handelssystem] på det udbudte område. Leverandøren skal således acceptere, at der anvendes elektronisk ordreafgivelse, fakturering og betaling samt at der sker elektronisk udveksling af data i forbindelse hermed.

E-kataloget skal omfatte alle produkter på tilbudslisten, medmindre ordregiver definerer andet. Ordregiver kan derudover vælge at få indlæst øvrigt sortiment i særskilt e-katalog.

Leverandøren skal udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog (e-katalog) til ordregivers e-handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt. E-kataloget skal til enhver tid leve op til kravene i ordregivers e-handelssystem, jf. Bilag 7 – Systemspecifikt e-handelsbilag.

E-kataloget skal være godkendt og tilgængeligt i ordregivers e-handelssystem ved aftaleperiodens begyndelse, jf. pkt. 3.1.

9.2Godkendelsesprocedure for nye e-kataloger

Senest 10 arbejdsdage efter underskrift af aftalen skal leverandøren:

Fremsende excel-ark til ordregiver indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn, pris med 2 decimaler inkl. afgifter, pris med 2 decimaler ekskl. afgifter, UNSPSC på commodity niveau (nyeste danske version) og enhedsbetegnelse på salgsenheden. Excel-arket skal danne grundlag for e-kataloget.
Fremsende excel-ark til ordregiver, indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt.

Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten. Er der enkelte ændringer, skal det fremgå tydeligt af excel-arket, hvilket varenummer der erstatter hvilket andet varenummer.

Hvert enkelt produkts variant skal have et unikt varenummer (eksempelvis, hvis et produkt findes i flere farver eller størrelser, skal hver farve/størrelse have et unikt varenummer). De fakturerede varenumre skal være fuldstændige identiske med de varenumre, der er aftalt i aftalen, og som fremgår af leverandørens e-katalog.

Når excel-arket er godkendt af ordregiver, skal leverandøren indenfor [indsæt antal arbejdsdage] arbejdsdage uploade e-kataloget til ordregivers e-handelssystem med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i det godkendte excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog, vil kataloget blive afvist af ordregiver. Leverandøren skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e-katalog tilrettet efter ordregivers anvisninger.

Medmindre andet er særskilt aftalt skal katalogformatet være OIOUBL.

Ud over varenummer, dækkende varenavn og pris med præcis 2 decimaler som i det godkendte excel-ark, skal e-kataloget for hver enkelt vare indeholde (indsæt yderligere krav fra eget e-handelssystem):

billede
uddybende varebeskrivelse, herunder mærkenavn/indhold (eks. kg. og stk. pr. leveringsenhed)
krav til opbevaring/mål/materialer
varekategori/varegruppe,
mindste bestillingsenhed,
nettoindhold,
søgeord/emneord
Varebeskrivelse (tilbudsliste/øvrigt sortiment)
UNSPSC-koder på commodity-niveau (nyeste danske version)

Der henvises til følgende UNSPSC hjemmeside: xxxx://xxxxxx.xx0.xx

E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Ordregiver kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord.

9.3Procedure ved ændringer i e-kataloger

Nye søgeord og ekstra varenumre skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra ordregiver.

Såfremt en vare ændrer varenummer eller der accepteres erstatningsvarer, skal det ”gamle” varenummer indlæses som søgeord på det nye varenummer samtidig med, at e-kataloget med det nye varenummer uploades. Til de e-handelssystemer som har en funktion til håndtering af erstatningsvarer, skal denne funktion som minimum benyttes af leverandøren i forbindelse med erstatning af tilbudslistevarer.

Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første excel-ark og upload af det første e-katalog, jf. pkt. 9.2. Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt, skal ordrer faktureres efter det gældende e-katalog, indtil nyt e-katalog er godkendt. Reguleres priserne i nedadgående retning og er der ikke fremsendt rettidigt / korrekt e-katalog, skal leverandøren ugentligt udstede kreditnota til de berørte EAN nr.

10Levering

10.1Leveringsbetingelser

Levering skal foretages i overensstemmelse med [indsæt henvisning til kravspecifikation/leveringsbilag eller andet].

(Beskriv, hvis der er specielle krav til leveringsstedet, f.eks. ”bæres ind’” eller ”afsætning ved kantsten”.)

[Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers e-handelssystem, er leverandøren forpligtet til alene at benytte de informationer vedrørende leveringsadressen, der er oplyst på ordren.]

10.2Følgeseddel

Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel med følgende oplysninger:

Reference
EAN-lokationsnummer
Leveringsadresse
Dato
Xxxxx (stk., kg., liter mv.)
Varenummer og navn
Restordrer, der ikke er leveret
[evt. yderligere oplysninger]

10.3Returvarer

Har ordregiver foretaget en fejlbestilling, kan denne returneres senest 30 dage efter levering, hvis produkterne og emballagen er intakt. Returnering sker for ordregivers regning. Leverandøren skal hurtigst muligt herefter sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver.

Hvis leverandøren har foretaget en fejllevering, eller den leverede vare er beskadiget, skal leverandøren erstatte varen eller kreditere det fulde beløb. Leverandøren afholder omkostningerne herved. Hvis emballagen er brudt, og dette har betydning for varens beskaffenhed, er leverandøren forpligtet til at betale et forholdsmæssigt afslag.

11Fakturering

(Afsnittet tilrettes, hvis der ikke anvendes e-handel)

Fakturering skal ske i henhold til de til enhver tid gældende regler om elektronisk afregning med offentlige myndigheder. Yderligere oplysninger om elektronisk faktura findes på xxxx.xx.

Fakturaer sendes elektronisk og gebyrfrit til rekvirerende afdeling/institution.

Fakturaen skal indeholde:

Udstedelsesdato (fakturadato)
Ordrenummer
Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen)
Leverandørens CVR/SE-nummer
Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse
Varenavn
Varenummer
Positionsnummer på tilbudslisten
Mængde
Pris pr. enhed eksklusive moms
Rekvirent hos ordregiver
Rekvisitionsnummer
Leveringsadresse
Sidste rettidige betalingsdato
[indsæt eventuelle yderligere krav, herunder evt. krav der ønskes pga. ordregivers indkøbsanalysesystem].

[Ordrer, der er afgivet via ordregivers e-handelssystem, skal fremsendes således, at den elektroniske faktura kan modtages direkte i e-handelssystemet, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling.]

[Alternativt tilføjes:

Ved e-ordre skal alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura.]

11.1Ordrenummer:

[Alternativ 1:

Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen.]

[Alternativ 2:

Ordrenummeret skal svare til ordrenummeret på leverandørens ordrebekræftelse.]

Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret, som skal angives identisk med ordren. Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum.

Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, der er aftalt, og som fremgår af leverandørens e-katalog. (Dvs. ingen rabatter eller afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler.

Varenavn: Varenavnet på fakturaen skal være entydig og identisk med varenavnet i tilbudslisten, alternativt i e-kataloget, hvis der anvendes e-handel.

Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i aftalen, og som fremgår af leverandørens e-katalog, hvis der anvendes e-handel.

Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder, dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.

Leverandøren må ikke indsætte ekstra varelinjer så som afgifter, gebyr, tillæg eller fradrag/rabatter, medmindre andet er aftalt. Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinjer.

Det er leverandørens ansvar at sikre, at der faktureres i overensstemmelse med aftalen. Hvis leverandøren er i tvivl om udformningen af faktura og/eller hvad der kan faktureres for, opfordres leverandøren til at rette henvendelse til ordregiver. Ordregiver medvirker desuden gerne til kvalitetssikring af test-faktura inden aftalestart.

Ordregiver anvender i stort omfang automatiseret betaling, hvorfor leverandøren ikke kan betragte ordregivers betaling af en faktura som ordregivers bekræftelse af fakturaens korrekthed og berettigelse.

Ordregiver forbeholder sig retten til for hele aftaleperioden at tilbagekræve beløb, som leverandøren ikke har haft ret til at fakturere ordregiver.

Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen eller afvise fakturaen, hvis denne ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler.

12Betalingsbetingelser

Betalingsbetingelserne er 30 kalenderdage efter afsendelse af korrekt faktura, jf. pkt. 11.

Xxxxxx sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag.

Leverandøren kan ved forsinket betaling alene opkræve morarente i henhold til LBK nr. 459 af 13/05/2014 bekendtgørelse af lov om renter og andre forhold ved forsinket betaling (renteloven) med eventuelle senere ændringer. Rykkergebyr m.m. kan derfor ikke opkræves.

Betalingsfristen forudsætter, at ordregiver har modtaget de af fakturaen omfattede produkter. Såfremt leverandøren fremsender faktura, der omfatter produkter, som endnu ikke er leveret, gælder betalingsfristen fra det tidspunkt, leverandøren har leveret produkterne.

13Statistik

Leverandøren skal på anmodning, inden 30 dage, levere statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger om [Tilpasses efter behov: varenavn, varenummer, mængde, enhed, pris, bestillende institution (EAN nr.), omfanget af miljøcertificerede ydelser e-ordrer genereret i ordregivers e-handelssystem og andre bestillingsmetoder]. Ordregiver kan ikke anmode om statistik mere end [indsæt antal] gange om året.

Statistikken skal udarbejdes efter ordregivers anvisninger, i Excel-format og skal fremsendes elektronisk til ordregiver.

Manglende indsendelse af efterspurgt statistik i forbindelse med aftalens udløb kan gøre leverandøren inhabil i genudbud af aftalen, da leverandøren kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige tilbudsgivere.

14Misligholdelse

14.1Generelt

Dansk rets almindelige regler, herunder købelovens (lovbekendtgørelse nr. 1853 af 24/09/2021) regler, finder anvendelse ved leverandørers misligholdelse medmindre andet følger denne aftale.

14.2Reklamation

Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation indenfor rimelig tid, efter ordregiver har konstateret, at der er indtrådt en misligholdelse, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.

14.3Forsinkelse af enkelte ordrer

Såfremt leverandøren ikke leverer rettidigt, foreligger der forsinkelse. Dette gælder, uanset om det er hele ordren, der er forsinket, eller blot en del heraf.

Hvis leverandøren må forudse en forsinkelse, skal leverandøren straks give meddelelse til bestiller herom. Leverandøren skal i meddelelsen oplyse årsag til forsinkelsen og forventet varighed af forsinkelsen. Der aftales ny leveringstermin på baggrund heraf, medmindre ordregiver vælger at ophæve ordren. Ordregiver er ligeledes berettiget til at få tilbudt et erstatningsprodukt, der som minimum opfylder de samme krav som det bestilte produkt, og til det bestilte produkts pris.

Ordregiver er efter eget valg berettiget til at fastholde eller hæve den pågældende ordre helt eller delvist med øjeblikkelig virkning, uanset forsinkelsens varighed. Hæves ordren helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning (den reelle merpris).

14.4Mangler

14.4.1Faktiske mangler

Der foreligger en mangel ved en leverance, hvis det leverede eller dele heraf ikke opfylder de i aftalen anførte krav, eller såfremt leverancen ikke svarer til, hvad ordregiver med rette kunne forvente. Dette gælder både med hensyn til krav til de bestilte produkter samt deres mærkning og emballering.

Hvis ordregiver i en eller flere situationer undlader at påtale, at leverandøren misligholder aftalen, medfører dette ikke, at ordregiver mister sine misligholdelsesbeføjelser ved lignende situationer for fremtiden.

14.4.2Retlige mangler

Leverandøren indestår for, at leverandørens ydelser ikke krænker tredjemands rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder.

Xxxxxx tredjemand krav mod ordregiver med påstand om retskrænkelse, skal ordregiver give leverandøren skriftlig meddelelse herom. Leverandøren overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger. Leverandøren er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs.

Hvis tredjemands rettigheder hindrer leverandørens opfyldelse af aftalen i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for ordregiver, er ordregiver efter forudgående skriftligt varsel berettiget til at hæve aftalen med omgående virkning, og leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse.

14.4.3Øvrige mangler

(Slettes hvis ikke relevant)

Der foreligger misligholdelse, såfremt Leverandøren ikke loyalt søger forbruget placeret på tilbudslisten.

Ligeledes foreligger der misligholdelse, hvis e-katalog ikke fremsendes i korrekt format eller ikke stemmer overens med Leverandørens tilbud.

14.4.4Afhjælpning og omlevering

Leverandøren har i [XX] måneder fra leveringstidspunktet ret og pligt til at yde vederlagsfri afhjælpning af mangler. Leverandørens afhjælpning skal være afsluttet senest [indsæt antal] dage efter modtagelse af ordregivers reklamation.

Leverandøren kan, i stedet for at foretage afhjælpning, vælge at levere andre tilsvarende varer til erstatning for de mangelfulde varer (omlevering). Omlevering skal foretages senest [indsæt antal] dage efter, at ordregivers reklamation er modtaget af leverandøren.

Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpning og omlevering. Dette gælder også, såfremt ordregiveren og leverandøren bliver enige om at lade tredjemand foretage afhjælpningen. Hvis leverandøren tilkaldes til afhjælpning af mangler, der skyldes forhold, som ordregiver bærer risikoen for, afholder ordregiver dog alle omkostninger.

Undlader leverandøren, på trods af skriftlig opfordring hertil, at opfylde sine forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, kan ordregiver lade afhjælpning foretage af tredjemand for leverandørens regning, kræve forholdsmæssigt afslag eller foretage dækningskøb for leverandørens regning.

14.4.5Ophævelse af ordre

Ordregiver kan helt eller delvist hæve en ordre i følgende tilfælde:

Såfremt leverandøren ikke foretager fyldestgørende afhjælpning eller omlevering inden for fristen i pkt. 14.3.4.
Såfremt der inden for 24 måneder fra leveringen konstateres en eller flere væsentlige mangler ved leverancen. Ved væsentlige mangler har leverandøren kun ret til at forsøge afhjælpning, jf. pkt. 14.3.4, såfremt ordregiver accepterer dette.
Hvis leverandøren i øvrigt væsentligt misligholder sine forpligtelser i medfør af aftalen i forhold til én bestemt ordre.

Hæves en ordre helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.

14.5Dækningskøb

Hvor ordregiver er berettiget til at foretage dækningskøb, kan denne erhverve et identisk produkt, alternativt et produkt af samme art og beskaffenhed, som det produkt, der ydes dækning for.

Foretager ordregiver dækningskøb på forsvarlig måde og inden for rimelig tid, er leverandøren forpligtet til at betale merudgiften for dækningskøbet.

14.6Bod

(Punktet slettes, hvis der ikke anvendes bod)

(Overvej nøje, om der skal anvendes bod, da det typisk vil være et fordyrende element. Derudover kræves der mange administrative ressourcer for at håndhæve en bodsbestemmelse.

Hvis der anvendes bodsbestemmelse, skal den som minimum indeholde følgende punkter:

Nøjagtig beskrivelse af, hvilke fejl der udløser bod (forsinkelse af enkelte ordrer, fejlfakturering, manglende afhjælpning, manglende e-katalog inden fristen, manglende opdatering af e-katalog)
Nøjagtig beskrivelse af, hvordan boden beregnes og eventuelt et minimusbeløb og evt. maksimumbeløb for boden
Beskrivelse af om der kan kræves erstatning udover bod
Beskrivelse af hvor lang tid der kan kræves bod (indtil ophævelse af ordre, indtil afhjælpning

Følgende er et eksempel på formulering af en bodsbestemmelse vedrørende forsinkelse:

”Ordregiver har ret til bod, hvis en ordre er forsinket. Boden udgør [indsæt antal] % af prisen for den forsinkede ordre pr. påbegyndt [arbejds-/kalender] dag efter det aftalte leveringstidspunkt. Dette gælder, selvom det kun er en del af ordren, der er forsinket.

Boden kan dog ikke udgøre mere end [indsæt antal] % af prisen for den pågældende ordre, og der kan kun kræves bod indtil evt. ophævelse af ordren.

Påløben bod opgøres månedsvis. Det er ikke en betingelse for leverandørens forpligtelse til at betale bod, at ordregiver afgiver påkrav for hver forsinkelse.”)

14.7Væsentlig misligholdelse

Væsentlig misligholdelse berettiger til hel eller delvis ophævelse af aftalen uden varsel.

Ved bedømmelsen af om der foreligger en væsentlig misligholdelse, skal der tages hensyn til misligholdelsens karakter (antal og omfang), risiko for gentagelse efter allerede indtruffen misligholdelse mv.

Nedenfor er anført en ikke udtømmende liste over mulige situationer, der er at betragte som væsentlig misligholdelse:

Ved gentagne forsinkelser af leverancer. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over forsinkelserne og har givet leverandøren meddelelse om, at aftalen vil blive ophævet helt eller delvist ved en ny forsinkelse.
Ved gentagne leveringer af mangelfulde produkter. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over manglerne, og at ordregiver har meddelt leverandøren, at aftalen vil blive ophævet, hvis der igen leveres mangelfulde produkter. Tilsvarende gælder, hvis leverandøren gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering.
Manglende overholdelse af de etiske krav i pkt. 18.
[Manglende overholdelse af de sociale hensyn i pkt./bilag x]
[Manglende overholdelse af databehandleraftalen]
Hvis leverandøren erklæres konkurs, der indledes rekonstruktion for leverandøren eller leverandørens forhold i øvrigt viser sig at være således, at leverandøren må anses for at være ude af stand til at opfylde aftalen. Ophævelse af aftalen kan dog alene ske i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.
Hvis leverandøren kræves opløst af relevante offentlige myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen.
Hvis leverandøren groft eller gentagne gange overtræder relevant lovgivning, således at der kan rejses tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed eller integritet.
Hvis leverandøren tilbageholder eller afgiver urigtige oplysninger om, hvorvidt leverandøren er omfattet af en udelukkelsesgrund.
Hvis leverandøren bliver omfattet af den i Forordning 2022/1269² nævnte tilknytning til russiske statsborgere eller fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der er etableret i Rusland.
Hvis leverandøren bliver omfattet af udelukkelsesgrunden i Udbudslovens § 134 a
Gentagen manglende fremsendelse af statistik eller faktura i henhold til denne aftale.
Indtræden af andre omstændigheder der bringer aftalens opfyldelse i alvorlig fare.

Ovenstående punkter er ikke udtømmende.

Ved ordregivers konstatering af en væsentlig misligholdelse, kan ordregiver rette skriftlig henvendelse til leverandøren med meddelelse om, at aftalen ophæves straks samt baggrunden herfor.

14.8Erstatningsansvar

Leverandøren er erstatningsansvarlig overfor ordregiver efter dansk rets almindelige regler om erstatning.

[For forhold der udløser betaling af bod, kan erstatning kun kræves i det omfang, ordregiver kan dokumentere et tab ud over bodsbeløbet.]

(Ordregiver skal nøje overveje, om der skal indsættes begrænsninger i omfanget af erstatningsansvar.)

14.9Produktansvar

Leverandøren er, i overensstemmelse med lov om produktansvar (lovbekendtgørelse nr. 261 af 20. marts 2007 med senere ændringer) og dansk rets almindelige regler, ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller leverandøren påfører ordregivers ejendom, personale eller borgere/kunder.

Leverandøren er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller leverandørens skadevoldende adfærd.

15Force majeure

Hverken leverandøren eller ordregiver er ansvarlig for manglende overholdelse af aftalen på grund af force majeure over for den anden part.

Force majeure beror altid på en konkret vurdering, og foreligger når korrekt opfyldelse af aftalen eller dele heraf er umulig og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset. Det er en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer leverandørens virksomhed. Forhold hos en underleverandør anses kun som force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som underleverandøren ikke burde have undgået eller overvundet.

Force majeure skal påberåbes straks og senest 5 hverdage efter, at force majeure er indtrådt. Sker påberåbelsen senere, kan force majeure kun gøres gældende fra dette tidspunkt, og reglerne om misligholdelse vil derfor finde anvendelse for denne periode.

Hvis opfyldelsen af aftalen helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan ordregiver vælge at ophæve aftalen.

Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt aftalen ophæves på grund af force majeure.

I force majeure situationer forpligter parterne sig til i situationen at gøre hvad der er muligt for at begrænse såvel ordregivers som leverandørens mulige tab.

16Forsikring

Leverandøren er i hele aftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum [indsæt beløb] mio. kr. pr. år. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. (Overvej, hvilken dækningssum og typer af dækning der skal kræves på en produktansvarsforsikring).

17Persondata

Leverandøren og ordregiver er hver især ansvarlige for deres overholdelse af persondataforordningen (forordning nr. 679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF) og de til enhver tid gældende regler om persondata, herunder databeskyttelsesloven med senere ændringer.

[Alternativ 1:

I forbindelse med opfyldelse af aftalen, modtager leverandøren personoplysninger, som leverandøren bliver selvstændig dataansvarlig for.]

[Vurder om, der skal laves fortrolighedsaftale med leverandøren, hvis leverandøren modtager persondata i forbindelse med opfyldelsen af aftalen.]

[Alternativ 2:

I forbindelse med opfyldelse af aftalen, modtager leverandøren personoplysninger på ordregivers borgere, som leverandøren bliver databehandler for. Der indgås derfor databehandleraftale mellem parterne. Databehandleraftalen er vedlagt denne aftale som bilag 6.]

18Etik og miljø

18.1Etik

Ordregiver forudsætter, at leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILO-konventioner:

Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt
Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning.

Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.

Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde aftalen med et tilsvarende produkt, som opfylder aftalens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed, er ordregiver uvedkommende.

18.2Miljø

Ordregiver opfordrer leverandøren til at arbejde efter UN Global Compact’s principper vedrørende miljø. Herunder opfordres leverandøren til, at:

støtte en forsigtighedstilgang til miljømæssige udfordringer
tage initiativ til at fremme større miljømæssig ansvarlighed
opfordre til udvikling og spredning af miljøvenlige teknologier

(Hvis aftalen/udbuddet skal indeholde konkrete krav til miljø og ansvarlighed skal dette beskrives i kravspecifikationen).

19Overdragelse

19.1Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser

Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne aftale uden forudgående skriftligt samtykke fra ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.

Leverandøren kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer efter denne aftale i det omfang dette er sædvanligt. Leverandørens overdragelse af rettigheder efter denne aftale må dog ikke hindre leverandørens opfyldelse af aftalen.

19.2Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter

Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne aftale til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler.

20Ændringer

Enhver ændring eller tilføjelse til aftalen skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne aftale som et tillæg.

(Overvej om der er behov for en konkret ændringsklausul, da den udvider rammerne væsentligt for hvilke ændringer, der kan foretages i aftalens løbetid. Hvis man indsætter en ændringsklausul, skal den være klar og præcis og indeholde en beskrivelse af, hvad der udløser ændringen, og hvad ændringen medfører.)

Leverandøren har således kun krav på merbetaling som følge af en ændring, hvis der foreligger et skriftligt tillæg til aftale herom.

Ved hel eller delvis nedlukning af ordregivers afdelinger og institutioner som følge af et påbud fra statslige, regionale eller lokale myndigheder, forbeholder ordregiver sig ret til i fornødent omfang at suspendere aftalen i forhold til de ydelser der vedrører de pågældende afdelinger og institutioner indtil påbuddet ophører.

(Overvej om det skal fremgå hvad der skal ske i suspensionsperioden, f.eks. betaling for leverandørens opretholdelse af et beredskab, indtil levering skal genoptages).

Hvor påbud fra statslige, regionale eller lokale myndigheder medfører et ændret behov for ordregiver, kan aftalens omfang midlertidigt reguleres indtil påbuddet ophører.

21Tavshedspligt

21.1Leverandøren

Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af aftalen.

Leverandøren må bruge ordregiver som almindelig reference, men må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om aftalen eller offentliggøre aftalens indhold. Leverandøren må ikke anvende ordregiver i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke.

Tavshedspligten er også gældende efter aftalens ophør.

21.2Ordregiver

Ordregiver har ret til at udtale sig offentligt om aftalen og leverandørens opfyldelse heraf, dog med respekt for grænserne i forvaltningslovens § 27, stk. 1, nr. 2. Aftalen kan blive genstand for politisk behandling, og i så fald må leverandøren tåle, at sagen behandles for åbne døre i det omfang, at betingelser for dørlukning ikke er til stede.

Ordregiver er underlagt reglerne om aktindsigt, og leverandøren må derfor tåle, at ordregiver i henhold til gældende ret kan være forpligtet til at meddele tredjemand aktindsigt i aftalen eller oplysninger og korrespondance relateret hertil.

Ordregiver er berettiget til at dele oplysninger om aftalepriser i forbindelse med samarbejde med andre offentlige myndigheder samt indkøbscentraler i forbindelse med benchmarking. Ordregiver skal sikre, at de oplysninger, der deles, bliver anonymiseret inden offentliggørelse af resultatet af en benchmarking.

Ordregiver er endvidere berettiget til at dele oplysninger om leverandøren, der er relevante i forhold til de i udbudsloven indeholdte udelukkelsesgrunde, med andre ordregivende myndigheder.

Ordregiver forbeholder sig retten til at dele oplysninger om priser og løsningsforslag efter aftalen med andre offentlige myndigheder, som ordregiver samarbejder med. (Overvej, om der kan være ”forretningsmæssige” problemer i at dele oplysninger om priser)

(Hvis aftale på frit valgs-området tilføjes nedenstående:)

[Ordregiver er i henhold til servicelovens § 112 forpligtet til at oplyse borgeren om den pris, som produktet kan indkøbes til på aftalen, da dette beløb kan ydes som støtte, hvis borgeren vælger en anden leverandør. Leverandøren accepterer derfor, at ordregiver udleverer prisoplysninger til borgerne.]

22Lovvalg og værneting

Aftalen er underlagt dansk lovgivning. CISG finder derfor ikke anvendelse på aftalen.

Uoverensstemmelser om aftalen søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab.

Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved ordregivers værneting.

23Underskrifter

For ordregiver For leverandøren

Dato: / - Dato: / -

__________________________________ __________________________________

Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver

(Tilføj eventuelle konsortiedeltageres underskrifter)

Bilag 1 – Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet

Bilag 2 – Kravspecifikation

Bilag 3 - Tilbudsliste

Bilag 4 – Støtteerklæring

(Erklæring om at stille ressourcer til rådighed for tilbudsgiver)

Nedenstående virksomhed:

Virksomhedsnavn:	[indsæt navn] (herefter benævnt ”Støttende Enhed”)
XXX.xx.:	[indsæt xxx.xx.]
Adresse:	[indsæt adresse]
Postnummer og By:	[indsæt postnr og by]
E-mail og tlf.:	[indsæt e-mail og telefonnummer]

erklærer herved, at [indsæt den bydende virksomheds navn og CVR-nr.] (herefter benævnt ”Tilbudsgiver”), der afgiver tilbud på [ordregiver]s udbud af [angiv aftalens genstand], kan basere sig på den Støttende Enheds ressourcer, for så vidt angår:

☐(sæt kryds)

Økonomiske og finansielle ressourcer i overensstemmelse med det i det fælles europæiske udbudsdokument angivne, jf. udbudslovens § 144, stk. 2.

Den Støttende Enhed og Tilbudsgiver hæfter i så fald direkte og solidarisk overfor ordregiver for opfyldelse af aftalen.

☐(sæt kryds)

Tekniske og faglige ressourcer i overensstemmelse med det i det fælles europæiske udbudsdokument angivne, jf. udbudslovens § 144, stk. 2.

Dette gælder følgende ressourcer:

[Den Støttende Enhed skal skrive de ressourcer, der bydes ind med]

Den Støttende Enhed erklærer i så fald, at Tilbudsgiver har virkelig og reel råderet over disse ressourcer i hele aftalens løbetid. Hvis Tilbudsgiver baserer sig på den Støttende Enheds faglige erfaring, erklærer den Støttende Enhed, at relevant arbejde under aftalen, vil blive udført af den Støttende Enhed.

Ved sin underskrift bekræfter den Støttende Enhed, at virksomheden har påtaget sig en juridisk forpligtelse over for Tilbudsgiver til at stille ressourcer og/eller formåen til rådighed som ovenfor nævnt.

_____/_____-__________ ____________________________________________________________

Dato Titel og underskrift

Bilag 5 – Tro- og loveerklæring

,om fravær af den i Forordning 2022/1269 nævnte tilknytning til russiske statsborgere eller fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der er etableret i Rusland.

Virksomhedsnavn:	[indsæt navn]
XXX.xx.:	[indsæt xxx.xx.]
Adresse:	[indsæt adresse]
Postnummer og By:	[indsæt postnr og by]

Vedrørende Forordning 2022/1269, artikel 5 k:

Undertegnede erklærer på tro og love, at virksomheden ikke er:

russiske statsborgere, fysiske personer, der er bosiddende i Rusland eller juridiske personer, enheder eller organer, der er etableret i Rusland,
juridiske personer, enheder eller organer, hvoraf en enhed som omhandlet i litra a) direkte eller indirekte ejer over 50 % eller,
fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der handler på vegne af eller efter anvisning fra en enhed som omhandlet i litra a) eller b),

og at virksomheden i forbindelse med opfyldelsen af den aktuelle aftale ikke anvender underleverandører eller støttende enheder omfattet af ovenstående litra a-c, som tegner sig for mere end 10% af aftalens værdi.

Undertegnede erklærer desuden, at virksomheden straks vil give ordregiver skriftlig meddelelse, hvis virksomheden i aftaleperioden bliver bekendt med, at virksomheden eller dennes underleverandører er eller vil blive omfattet af ovenstående.

Underskriftsforhold

Erklæringen afgives af nedenstående person, som med sin underskrift:

bekræfter at være bemyndiget til at afgive erklæringen, og
bekræfter på tro og love korrektheden af oplysningerne i erklæringen

Dato: / -

__________________________________ __________________________________

Titel og navn på underskriver Underskrift

Bilag 6 – Databehandleraftale

Bilag 7 – Systemspecifikt e-handelsbilag

1 Ordinære prisreguleringer beregnes på baggrund af seneste ordinære prisregulering, således leverandøren ikke får reguleret dobbelt.

2 Rådets forordning (EU) 2022/1269 af 21. juli 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine.

Document Metadata

Table of Contents

UDBUDSBETINGELSER

Document Metadata