SAMARBEJDSAFTALE
Dette er en samarbejdsaftale mellem DTU Sport og klubberne under DTU Sport.
Samarbejdsaftalen, der også fungerer som huske- og informationsoversigt, er et tillæg til klubbernes standardvedtægter.
Opdatering G. Godkendt på bestyrelsesmøde 9. november 2022.
DTU Sport er en selvstændig forening hjemmehørende på DTU. Foreningens formål er at fremme idrætsudøvelse inden for konkurrence- og motionsidræt for ansatte og studerende på DTU. DTU Sport varetager samarbejdet mellem DTU og DTU Sports klubber bl.a. ved at fordele DTU's støtte til sportsklubberne gennem fx lokale- faciliteter og økonomiske tilskud til større nyanskaffelser.
DTU Sport er en paraplyforening, hvorunder specialklubber kan oprettes og opnå støtte fra DTU, som er den overordnede juridiske enhed.
DTU Sport bygger bro mellem DTU og klubberne samt udstykker de overordnede retningslinjer for idrætsudøvelse.
DTU Sport varetager ikke klubbers drift, men støtter op om den. Således skal uafklarede sager/spørgsmål undersøges internt i klubben, inden der søges svar hos DTU Sport.
Indholdsfortegnelse
Sports Manager Xxxx Xxxxxxxx 4
Administrator Xxx-Xxxx Xxxxxxxx 4
Aktiv klub – hvad forventes der? 5
Service og hjælp af DTU Sport 5
Tilmelding til DTU Sports møder 6
Klubmodul – hjemmeside, betalings- og regnskabsmodul 7
Egenbetaling i forbindelse med drift, reparationer, rengøring og lignende 7
Generalforsamling – nyt år og ny bestyrelse 7
Ny bestyrelse, nye repræsentanter 7
Vedtægter mellem DTU Sport og klubben 8
Repræsentant i DTU Sports bestyrelse 9
Officiel repræsentant for DTU Sport (og DTU) 12
Foreningskonto, udbetaling af fx tilskud 13
Udgifter til leje af xxxxx xxxxxx til klubber på konkurrenceplan 13
ANDRE RETNINGSLINJER / INFORMATIONER 14
Grill og overnatning på DTU 14
Tildeling af haltider samt udnyttelse af disse tider, Lyngby Campus 14
Hallukninger, Lyngby Campus 14
Brug af hallen i weekender, helligdage og sommerferien 14
Unødig støj i sportshallen, Lyngby Campus 15
Mødelokale til klub-arrangementer 15
Turneringer inde og ude, Lyngby Campus 15
Udlån af (klubbens eller) DTU Sport ejendele – eller lokaler 16
Førstehjælps- og genoplivningskurser 16
Procedurer for henvendelser til DTU 16
Henvendelser fra journalister 16
Mail: xxxxxx@xxx.xx - Tlf.: 00 00 00 00
• Kontaktperson for klubberne
• Godkendelse af tryk på klub-tøj
• Adgangskort
• Generel drift, Lyngby og Risø
• Udendørs boldbane, Lyngby
• Sociale medier
• Medlemskaber
• Ansættelser
• Sekretær for DTU Sports bestyrelse
Administrator Xxx-Xxxx Xxxxxxxx
• Økonomi
• Ansættelser
• DTU designretningslinjer generelt
• Campus Services repræsentant i bestyrelsen for så vidt angår CAS´ interesser (projekter, samarbejdsform m.m.)
Med deadlines menes frist, hvilket skal overholdes!
1. marts: Bestyrelsen skal inden udgangen af februar måned afgive driftsregnskab for det foregående regnskabsår og status pr. 31. december til revisor.
1. april: Den ordinære generalforsamling skal afholdes hvert år inden udgangen af marts måned, her besluttes bl.a. ny bestyrelse.
14. april: Bestyrelsen konstituerer sig på et bestyrelsesmøde senest 14 dage efter generalforsamlingen.
15. april: En mail til Sports Manageren med oversigt over den nye bestyrelse med navne, mailadresser og angivelse af, hvilke to personer der skal repræsentere klubben i DTU Sports repræsentantskab (formand og næstformand, den ene af de to repræsentanter skal kunne dansk i skrift og tale, se evt. afsnit om brug af det danske sprog).
1. maj: En samlet mail til Sports Manageren med følgende dokumenter, der er døbt med klubnavn og hvad det handler om (fx. DTU Volley, budget 2021):
a. Godkendt og underskrevet regnskab fra året før
b. Budget for det kommende år
c. Referat fra ordinær generalforsamling med dato for afholdelse
d. Medlemsliste med mindst navn og tilknytning til DTU
1. maj: Det er muligt at søge om økonomisk tilskud i perioden 1. januar til 1. oktober. Der gives tilskud til klubber, der har søgt efter ordningens betingelser og retningslinjer. Læs mere i beskrivelsen ”Tilskudsordning for DTU Sport”, som kan findes på DTU Sports hjemmeside.
Uge 18/19: DTU Sport afholder repræsentantskabsmøde, hvilke der indkaldes til senest 2 uger før.
Uge 20-25: Nye repræsentanter modtager en præsentation af DTU Sport og information om samarbejdet mellem forening og klub
Aktiv klub – hvad forventes der?
Som klub under DTU Sport forventes det at:
• Klubben har en aktivt arbejdende bestyrelse med mindst 3 bestyrelsesmedlemmer (en formand, en næstformand/kortadministrator, en kasserer samt yderligere 1-5 medlemmer).
• Klubbens bestyrelse har læst og forholdt sig til klubbens vedtægter (mellem DTU Sport og klub) samt denne samarbejdsaftale.
• Bestyrelsen og/eller de udpegede klub-repræsentanter er synlige, aktive og i løbende kontakt med DTU Sport. Mails, invitationer til begivenheder eller møder skal fx besvares.
• Diverse deadlines overholdes. Se afsnittet ”Årshjul og deadlines”.
• Klubben deltager i så mange af DTU Sports arrangementer som muligt (repræsentantskabsmøde o. lign.)
• Klubben bidrager i forbindelse med fælles markedsføring af sportsmuligheder på DTU. Læs mere om synliggørelse og promovering i dette dokument.
• God intern kommunikation i klubben. Information fra DTU Sport til de to udpegede repræsentanter videregives til andre relevante personer i klubben/bestyrelsen.
Hvis det er et tilbagevendende problem, at klubben ikke svarer tilbage på mails og indkaldelser/invitationer, vil DTU Sport indlede en undersøgelse om inaktivitet.
Klubben kan godt være aktiv internt, men inaktiv i forhold til DTU Sport.
Der kan være flere årsager til inaktivitet. Hvis det ikke er muligt at få vendt situationen, eller hvis klubben i øvrigt ikke er samarbejdsvillig, vil det blive taget op på et bestyrelsesmøde. DTU Sport kan godt lukke en klub på baggrund af inaktivitet, manglende sportslig optræden og/eller manglende samarbejde. Skulle det komme så vidt, vil det være en beslutning, der er taget ud fra et helhedsbillede af klubbens virke.
DTU Sports bestyrelse er beslutningsdygtig, når mindst 5 medlemmer er til stede. Afgørelse træffes ved simpelt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.
Løbende dialog med DTU Sport er vigtig. Det kunne bl.a. være meldinger om skift i repræsentantskabet, eller hvis nøglepersoner fx tager praktikophold og holder klub-pause. Det kan også være respons på henvendelser, overholdelse af deadlines, svar tilbage på indkaldelser/invitationer.
Mails til DTU Sport
• Sports Manager, Xxxx Xxxxxxxx xxxxxx@xxx.xx
• Xxxxxxxxxxxxx, Xxx-Xxxx Xxxxxxxx xxxxx@xxx.xx
Læs mere om foreningens kontaktpersoner og ansvarsområder under ”Kontakter” på DTU Sports hjemmeside.
DTU Sport har begrænsede ressourcer til at hjælpe, assistere og servicere klubberne og behovet herfor er blevet større med årene. Foreningen opfordrer klubberne til at videreinformere og dele viden internt i klubben samt til at bruge klub-vedtægterne og denne samarbejdsaftale som et opslagsværk inden en henvendelse til foreningen.
DTU Sport vil ved henvendelser af ressourcemæssige årsager tillade sig kun at henvise til samarbejdsaftalen, hvis svaret findes heri.
DTU Sports primærsprog er dansk, men vi bestræber os på at få oversat vigtige og relevante dokumenter til engelsk for at imødekommende den stigende internationalisering på DTU. Vi omfavner alle kulturer, men fakta er, at det er mere ressourcekrævende at køre en forening på et andet sprog!
Af den årsag, skal den ene af de to klubrepræsentanter beherske dansk på skrift og i tale.
Tilmelding til DTU Sports møder
Tilmelding til DTU Sports møder er bindende. Ved udeblivelse kan klubben blive pålagt et gebyr på 300 kr. til bl.a. at dække udgifter til fx forplejning. Er det et tilbagevendende problem at klubben ikke svarer tilbage på indkaldelser/invitationer, vil DTU Sport indlede en undersøgelse om inaktivitet.
Klubnavnene skal være internationale og forståelige på engelsk. Eventuelt tidligere danske klubnavne må altså ikke længere benyttes.
Klubmodul – hjemmeside, betalings- og regnskabsmodul
Alle klubber skal gøre brug af Klubmoduls hjemmeside, herunder tilmeldings- og regnskabsmodul. Oprettelse, hosting og vedligeholdelse er gratis. Kontakt administratoren for nærmere information.
Der er i samarbejde med DTU udarbejdet en hjemmeside-skabelon, som skal benyttes. Hvis der ændres i denne hjemmesideskabelon (´Gulddesign 6´, se pkt. for hjemmeside), så den ikke lever op til det aftalte, er det for klubbernes egen regning.
Klubmodul er klar over, at DTU Sport bruger ´Gulddesign 6´, men vil ikke nødvendigvis være opmærksom på at underrette klubben om dette.
Egenbetaling i forbindelse med drift, reparationer, rengøring og lignende
Driftsudgifter og udgifter til reparationer af sportstilbehør skal betales af klubberne. I visse tilfælde hvor der er tale om fællesbrug af fx badmintonnet betaler DTU Sport 50% af udgiften til udskiftning/reparation.
Mht. rengøring er DTU ansvarlig for dette, såfremt områderne er fremkommelige og der ikke er tale om ekstraordinære arrangementer eller lignende. Der kan dog være klubber, der selv skal betale for rengøring eller ekstra rengøring, hvis dette er nødvendigt.
Generalforsamling – nyt år og ny bestyrelse
Generalforsamlingen skal afholdes inden udgangen af marts måned med efterfølgende indberetninger til DTU Sport.
Hvert år inden 1. maj skal følgende indsendes i en samlet mail og med tydelig angivelse af klubnavn på alle dokumenter og i dokumentfilen:
a. Godkendt og underskrevet regnskab fra året før
b. Budget for det kommende år
c. Referat fra ordinær generalforsamling med dato for afholdelse, afholdt inden 1. april
d. Medlemsliste med mindst navn og tilknytning til DTU. Vær opmærksom på, at mindst 50 % af medlemmerne skal være studerende eller ansatte på DTU
Alle dokumenter skal være døbt med klubnavn og hvad det handler om (fx. DTU Ultimate Frisbee, budget 2021)
Ved formandsskifte skal der ske overlevering til ny formand (eller anden bestyrelsespost), herunder:
a. Hvad er DTU Sport?
b. Er der igangværende sager mellem klub og forening?
c. Arrangere et møde, hvor vedkommende kan hilse på DTU Sport (sports Manageren)
d. At sikre adgang til relevante dokumenter, som fx:
o Klubbens vedtægter (original aftale mellem klub og DTU Sport)
o Denne samarbejdsaftale (ligger også på hjemmesiden)
o Tilskudsordning for DTU Sport (ligger også på hjemmesiden)
o Korrespondance vedrørende igangværende sager eller tidligere henvendelser om ønsker eller mangler
Ny bestyrelse, nye repræsentanter
Hvert år skal der indsendes en samlet mail med oversigt over ny bestyrelse med navne, mailadresser og angivelse af hvilke to personer, der skal repræsentere klubben i DTU Sports repræsentantskab (formand og
næstformand). Den ene af de to repræsentanter skal kunne dansk i skrift og tale (se afsnit om brug af det danske sprog).
Deadline for dette er 15. april, hvorefter DTU Sport kan opdatere invitation til repræsentantskabsmøde (holdes i uge 18 eller 19)
Kontakt fra DTU Sport til klubberne foregår som udgangspunkt kun til de 2 repræsentanter.
Alle klubber skal have en medlemsliste, hvilken skal indsendes til DTU Sport sammen med diverse andre dokumenter inden 1. maj hvert år.
Data i medlemslisten til DTU Sport skal som minimum indeholde navn og tilknytning til DTU. Hvis adspurgt, skal klubben kunne fremkomme med adresse, mailadresse, køn og alder på de enkelte medlemmer.
Mindst 50% af medlemmerne skal være studerende eller ansatte på DTU, oprettet med deres DTU-mail og efter endt ansættelse/studie være beskrevet med tilknytning
Vedtægter mellem DTU Sport og klubben
Alle godkendte klubber har indgået en aftale med DTU Sport. Standardvedtægterne (”skabelonen”) kan findes på DTU Sports hjemmeside. Klubberne har eget underskrevet eksemplar, som i enkelte tilfælde kan afvige en smule fra skabelonen.
Som medlemsklub af DTU Sport er klubben forpligtet til at deltage i repræsentantskabsmøde, som ligger i første halvdel af maj (uge 18 eller 19).
På mødet vil følgende punkter forefindes på dagsordenen:
1. Bestyrelsens beretning for det forløbne år
2. Valg af 4 medlemmer til bestyrelsen og en suppleant
3. Forelæggelse af regnskab for DTU Sport for det forløbne år, samt budget for det kommende år til orientering og kommentar
4. Behandling af indkomne forslag
5. Eventuelt
Repræsentantskabet får en indkaldelse. Såfremt formand og/eller næstformand ikke selv deltager i mødet, kan denne sende et andet bestyrelsesmedlem, som skal medbringe en stemme-fuldmagt. Tilmelding skal ske senest 4 hverdage før af hensyn til forplejning. Tilmelding må betragtes som bindende, og der bestilles kun forplejning til de tilmeldte.
DTU Sport indkalder og faciliterer gerne ”temamøder” ved ønske fra en eller flere klubber. I givet fald, skal det betragtes som klubbernes eget møde, og er altså istandsat efter klubbernes eget ønske.
Deltagelsen i mødet er frivillig, og vil blive aflyst, hvis ikke der er tilmelding fra mindst halvdelen af klubberne. Hver klub kan være repræsenteret med to personer. Formålet med temamødet kan være et specifikt emne, sparring og vidensdeling klubberne imellem, men der kan ved samme lejlighed være enkelte punkter på dagsordenen fra DTU Sport.
Der vil blive taget referat af mødet i punktform. Referatet bør videresendes til andre relevante personer i klubben og/eller uploades på en fælles server.
Ønske om afholdelse af temamøde skal ske med mail til Sports Manageren med punkt/er til dagsordenen.
Repræsentant i DTU Sports bestyrelse
DTU Sports bestyrelse består af 9 medlemmer, og sammensættes således:
1 medlem udpeges af rektor
2 medlemmer udpeges af DTU’s centrale samarbejdsudvalg (repræsenterer ansatte) 2 medlemmer udpeges af DTU’s studenterorganisation (repræsenterer studerende)
4 medlemmer udpeges af DTU Sport repræsentantskab (repræsenterer idrætsklubberne ved DTU)
Ved det årlige repræsentantskabsmøde er der valg af 4 medlemmer til bestyrelsen samt 1 suppleant. De 4 medlemmer repræsenterer ikke egen klub, men alle klubber. Bestyrelsesposten er ikke lønnet, men DTU Sport inviterer til sommermiddag fredag i uge 24 hvert år.
Evt. suppleanter vil ikke automatisk få tilsendt bestyrelsesreferater, men kan få dem ved at sende en mail til DTU Sport.
DTU Sport skal indordne sig under DTU´s designretningslinjer. Logo, skrifttype, skabeloner, farver m.v. er derfor ikke at afvige fra.
Primærfarverne er sort, hvid og den velkendte DTU-røde farve. Der er en del sekundærfarver, som DTU Sport ikke i første omgang vil gøre brug af, og som ikke er en del af promoveringspakken.
Promoveringspakkens indhold
o Banner, DTU-rød til hjemmeside (JPG)
o Banner, DTU-rød til Facebook (JPG)
o Klub-logo (rent klubnavn og DTU Sports officielle logo) i farverne sort, hvid og DTU-rød (RGB og CMYK)
o Samarbejds-logo (DTU Sport og klubnavn) i farverne sort, hvid og DTU-rød (RGB og CMYK)
o Klub-illustration (klubnavn og illustration på sport) i farverne sort, hvid og DTU-rød (RGB og CMYK, rød også i JPG)
o DTU logoér i farverne sort, hvid og DTU-rød (RGB og CMYK) Farver, farvekode og grafikoversigt
DTU´s primærfarver DTU´s sekundærfarver
Se DTU´s designplan her xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx Kontakt administratoren ved spørgsmål.
Alle klubber har fået et officielt DTU-logo. Enkelte klubber har valgt også at beholde deres gamle logo. Eksempel på DTU klub-logo:
DTU Sport har fået udarbejdet klub-illustrationer, som kan anvendes i stedet for det officielle klub-logo, hvor det er muligt og efter ønske. Klub-illustrationen indeholder en illustration med klubbens sportsaktivitet, se eksempel nedenfor.
Dette logo kan bruges ved tryk på klub- eller spillertøj, hvor der søges om tilskud fra DTU Sport. Eksempel på samarbejds-logo:
Klubben skal have en hjemmeside via Klubmodul. Der stilles følgende krav til hjemmesiden:
• Hjemmesideskabelonen hedder ´Gulddesign 6´
• DTU klub-banner er en del af hjemmeside-skabelonen
• Kontaktoplysninger til klubben skal fremgå i bunden af siden
• Siden skal være opdateret Kontakt administrator før og efter.
Såfremt der ændres i designet, så det afviger fra ´Gulddesign 6´, skal det rettes tilbage. Eventuelle udgifter til dette er på klubbens egen regning. Klubmodul er klar over, at DTU Sport bruger ´Gulddesign 6´, men vil ikke nødvendigvis være opmærksom på at underrette klubben om dette.
Forsidebanner, hjemmeside
Af flere årsager kan klubben med fordel have en Facebook-side (ud over hjemmesiden, som er obligatorisk). Vær opmærksom på følgende:
o Hvem og hvor mange har administratorrettigheder - siden må ikke gå i stå pga. manglende rettigheder
o Siden bør være præsentabel, opdateret og aktiv
o Navnet skal være sigende og stavet korrekt (fx Dtu = DTU)
o Hvis siden ikke længere bruges, bør det angives i navnet, at den ikke længere er aktiv Hvis det er en officiel Facebook-side, skal Facebook-banner benyttes, se eksempel nedenfor.
Hvis klubben har en hovedside og har ”synes godt om” DTU Sports egen Facebookside, har DTU Sport mulighed for at viderepublicere relevante klub-opslag.
Intern Facebook-gruppe ”DTU Sport Clubs”
DTU Sport har oprettet en intern Facebook-gruppe, hvor klubberne kan kommunikere med hinanden omkring fx fordeling af haltider og andet.
Forsidebanner, Facebook
Der kan søges om tilskud til klub/spiller-tøj, såfremt samarbejdslogoet og DTU’s logo påtrykkes tøjet og retningslinjerne i DTU´s designmanual overholdes. Der gives maks. 50% i tilskud pr. medlem, dog højst 500 kr. Tilskuddet er inkl. begge ovennævnte tryk samt evt. illustrations-logo eller nummerering men excl. andre selvvalgte tryk.
Læs evt. mere i Tilskudsordningen for DTU Sport her.
Samarbejde med leverandør
DTU Sport har indgået et leverandørsamarbejde vedrørende tøj og tryk. Se kontaktinformationer og rabatsats på xxxxx://xxxxxxxx.xx/xxxxxxx
Vær opmærksom på, at klubberne selv er ansvarlige for at tøj og tryk overholder DTU Sport retningslinjer og DTU Sport har ikke ansvar for eventuelle fejltryk eller fejlleveringer.
Tøj med tryk skal godkendes
Tøjet (med tryk) skal godkendes skriftligt af DTU Sport. Det sker enten ved evt. tilskudsansøgning via vedhæftede tegninger eller ved at kontakte Sports Manageren for dette. Godkendt tilskudsansøgning svarer til en godkendelse.
DTU Sport forbeholder sig ret til at trække tilskuddet og/eller godkendelsen tilbage, såfremt de originale DTU- farver ikke er autentiske eller der er andet der ikke lever op til DTU og DTU Sports krav (se punktet DTU´s design- retningslinjer).
Eksempel: tryk på T-shirt.
Hvis klubben gør brug af sponsorer og sponsoratet skal synliggøres på hjemmesiden, er der et afsnit til dette, som et led i hjemmeside-skabelonen. Kontakt evt. Klubmodul for at få sat sponsor-logoet ind på hjemmesiden.
Officiel repræsentant for DTU Sport (og DTU)
Hvis klubben er ude til officielle arrangementer som turneringer, kampe, sejlsportskonkurrence og lignende, hvor man repræsenterer ikke kun klubben, men også DTU Sport (og dermed også DTU), bør alle være:
1. Velforberedte
2. Imødekommende og positive
3. Hjælpsomme
4. Omstillingsparate
5. Påpasselige med alkoholindtag
6. Respektfulde og ydmyg
På dette grundlag danner vi rammerne for et godt ry udadtil. Man kan altid stille op til stævner som privatperson tilhørende klubben, her vil dette ikke gælde i samme grad.
• Der må KUN opsættes plakater på opslagstavler. Max. størrelse A3.
• For større opslag skal der indhentes tilladelse i Campus Service Servicecenter.
• Alle plakater skal påføres nedtagningsdato.
• Plakater må maksimalt hænge én måned.
• For plakater med tidsbestemte arrangementer er nedtagningsdatoen dagen efter den påførte dato.
• Der må ikke opsættes flere ens plakater på samme opslagstavle.
• Alle opslag skal være DTU relaterede.
• Gældende for bygning 101: Tavler tilhørende Administrationen må ikke benyttes Kontakt Campus Service, Servicecentret, for evt. spørgsmål, XXX-Xxxxxxx@xxx.xxx.xx
Regnskabsåret skal følge kalenderåret.
Der kan være klubber der af en særlig årsag kører med forskudte medlemskontingenter eller andet. Afvigelser skal godkendes af DTU Sports bestyrelse.
Det er muligt at søge om økonomisk tilskud. Der gives kun tilskud til klubber, der har søgt efter ordningens betingelser og retningslinjer.
Der kan søges tilskud i perioden 1. januar til 1. oktober. Der er særskilte krav til tilskuds ansøgningen.
Læs mere i beskrivelsen ”Tilskudsordning for DTU Sport”, som kan findes på DTU Sports hjemmeside.
Foreningskonto, udbetaling af fx tilskud
DTU Sport udbetaler kun penge til klubberne såfremt det er en foreningskonto (som kan kræve et CVR-nummer, se nedenfor). I forbindelse med opstart af en klub betaler DTU Sport udgifterne til en foreningskonto (1000 kr. plus) til nyoprettede klubber for at undgå privatudlæg.
Brug følgende link til at oprette et CVR-nummer til en frivillig forening. Følg de 4 trin på hjemmesiden. Det er gratis og ganske simpelt (kræver Nem ID): xxxxx://xxxxxxxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxx/XXXX/Xxxxxxxxxx_xxxxxxxxxx
Efter gennemførsel af de 4 trin fremsendes CVR-nummeret til den oplyste mailadresse.
Fordele ved at have CVR-nummer er bl.a.:
• Oprettelse af bankkonto i klubbens navn (og således ikke i privat regi)
• Erhvervelse af børneattest
• Eventuelle tilskud fra kommunen
Adressen på klubben skal registreres med klubnavn, Xxxxx Xxxxxxxxx Xxx 000x, xx., Xxxxxx (drop down – ikke selvvalgt).
Læs om postforsendelse under ”post og pakkeforsendelser”.
Udgifter til leje af xxxxx xxxxxx til klubber på konkurrenceplan
Enkelte klubber vælger at leje haltid ude i byen, hvis hallen er lukket til anden DTU-aktivitet.
DTU Sport kan i særlige tilfælde give kompensation eller betale for lejen, såfremt det er berettiget, fx ved hallukning med kort varsel.
Klubberne kan søge via mail til Sports Manageren med reference til dato og tid, begrundelse og dokumentation for anden hal-leje.
ANDRE RETNINGSLINJER / INFORMATIONER
Grill og/eller overnatning på DTU i forbindelse med fx turneringer eller lignende skal godkendes af Campus Service, herunder Park & Vej og Servicecentret. Henvendelse skal ske via Sports Manageren med efterfølgende accept.
Tildeling af haltider samt udnyttelse af disse tider, Lyngby Campus
Fordeling af haltider planlægges et år forud og på et møde mellem de klubber der anvender sportshallen samt Sports Manageren.
Det er et krav, at klubberne udnytter 90% af de tildelte træningstider i hallen. Såfremt dette ikke opfyldes, frafalder tiden til DTU Sport, som kan disponere over tiden og tildele den til en anden klub.
Information om hallukninger, der kommer til at berøre sportsaktiviteter i hallen, DTU Fitness Lyngby, DTU Climbing samt omklædningsrummene i kælderen bygning 101b, annonceres på DTU Sports hjemmeside og Facebook.
CAS Servicecenter, som står for arrangementerne i hallen og lukninger, er bevidst om at holde lukningerne nede på et minimum af tid.
Brug af hallen i weekender, helligdage og sommerferien
Denne information henvender sig til de klubber, der er brugere af hallen og spiller på konkurrenceniveau. Hallen skal være låst i weekender, helligdage, når DTU er lukket, mellem jul og nytår) samt juli og august. Klubberne har adgang via nøgle og alarmkort (kode 2800#) og skal altid låse efter sig.
Såfremt der ikke er DTU-arrangementer i juli og august, hvor hallen er lukket for sommerferie, kan de klubber, der dyrker konkurrenceidræt bruge hallen.
Lukninger kan ses på forsiden af DTU Sports hjemmeside.
Der er regler der skal følges og hensyn der skal tages ifbm afspilning af musik.
Musik i sportshal/DTU Fitness Lyngby og DTU Climbing – Lyngby Campus
På grund af akustikken i sportshallen, må der ikke spilles musik i og omkring hallen. Der kan dog ved særlige anledninger gives dispensation i et kortere tidsrum:
Ved officielle kampe i selve sportshallen kan der spilles musik svarende til ca. 30 minutter ad gangen – til opvarmning og i pausen. Klubben skal sætte et opslag op samme dag (og tage det ned igen – samme dag) med information om, hvilken kamp der spilles og i hvilket tidsrum, der kan blive spillet musik. Sports Manageren skal orienteres via mail 1 uge forinden, og opslaget skal være vedhæftet.
Ved andre arrangementer i hallen, DTU Fitness Lyngby, DTU Climbing eller sportscafeen skal der sendes en ansøgning til Sports Manageren med angivelse af arrangementets art, begrundelse (hvorfor er der behov for at spille musik), dato samt tid og forslag til opslag skal vedhæftes. Der skal gives skriftlig accept til at spille musik i hallen.
Musik i klubber og fitnesscentre på alle 3 campi
Musik kan være for højt og for lavt. Det kan være motiverende og demotiverende og vi er ikke ens om at synes, hvad der er for lavt og hvad der er motiverende.
Der skal generelt tages hensyn til andre brugere ved afspilning af musik i lokalerne.
Unødig støj i sportshallen, Lyngby Campus
Det er ikke tilladt at bruge tågehorn og støje unødigt i sportshallen. Alle klubber der benytter sportshallen er ansvarlige for god ro og orden i forbindelse med afvikling af kamp, turneringer og lignende.
Ved overtrædelser skal DTU Sports ansattes anvisninger følges til enhver tid.
Mødelokale til klub-arrangementer
Klubberne får mulighed for at låne et mødelokale/auditorie 1-2 gange årligt til generalforsamling, bestyrelsesmøder o. lign. faglige arrangementer med afholdelse i perioden mellem kl. 17.00 – 22.30.
Bookningen skal ske via DTU Sports Manager, som får informationer om formål og forventet antal deltagere. Manageren kontakter efterfølgende CAS Servicecenter på xxx-xxxxxxx@xxx.xx
Adgangen til auditoriet kan ske via de studerendes adgangskort. Adgangskort til mødecentret udleveres i Servicecentret samme dag inden kl. 15.00.
Lokalet afleveres i opryddelig tilstand. Rygning og indtagelse af alkohol ikke er tilladt i lokalerne.
Turneringer inde og ude, Lyngby Campus
Sports Manageren skal orienteres om alle turneringer på DTU, Lyngby Campus.
Hallen
Klubberne kan låne deres hal-tid ud til de andreklubber i tilfælde af turneringer. Klubberne aftaler selv indbyrdes og orienterer Sports Manageren.
Det er IKKE muligt at få væggen mellem de to haller fjernet.
Udendørs boldbane, b. 230
Booking af baneområdet skal ske via kontakt til sports Manageren på xxxxx@xxx.xx. Til enkelt stående begivenheder kan boldbanen bookes via xxx.xxxxxxxx.xx under timebooking.
Sammenfald af store turneringer accepteres kun, hvis klubberne kan blive enige om dagsordenen. Store turneringer (100 personer eller derover) eller sammenfald af turneringer skal anmeldes til Sports Manageren, og der skal senest 2 måneder før anmodes om evt. opsætning af ekstra toiletter eller andre mangler og/eller ønsker.
Udgiften til lejen af toiletter ligger hos klubben/klubberne, men der kan søges om tilskud. Her henvises der til DTU Sports tilskudsordning.
Udlån af (klubbens eller) DTU Sport ejendele – eller lokaler
Selvom DTU Sport gerne vil være hjælpsomme og samarbejdsvillige, så kan vi af bl.a. forsikringsmæssige årsager ikke tilbyde udlån/leje af ejendele eller lokaler. Hvis klubben udlåner en ting i eget klub-regi som uheldigvis beskadiges i udlånsperioden, kan DTU Sport ikke garantere, at der efterfølgende kan gives tilskud til nyerhvervelse eller reparation.
Førstehjælps- og genoplivningskurser
Der henvises til gratis-kurser hos xxx.xxxxxxxx.xx, der udover førstehjælpskurser også har mange andre spændende og relevante kurser.
Kaisport/IHR får p.t. offentlig støtte til diverse sportsrelevante kurser, og kan derfor tilbyde alle idrætsledere i Region Hovedstaden gratis deltagelse.
Ved spørgsmål omkring alder på medlemmerne, kontakt Sports Manageren. Som udgangspunkt skal medlemmer i klubberne på DTU være min. 18 år og derved myndige, hvis aktiviteterne foregår på DTU´s område.
Klubberne kan bruge DTU Sports adresse i forbindelse med brevpost. Adressen er Anker Xxxxxxxxx Xxx 0, xxxxxxx 000x, Xxxxxx (i Xxxx.xx til CVR nummer er adressen Xxxxx Xxxxxxxxx Xxx 000x, xx., Xxxxxx).
Afhentning kan ske i halkontorets åbningstid, læs mere her. DTU Sport sender en mail til repræsentanterne, når der er post. Foreningen vil ikke drages til ansvar for ikke afhentet post.
DTU Sport kan ikke tage imod pakkepost for klubberne. Der er for stor usikkerhed om leveringstidspunkt og om der er nogen til at tage imod pakken.
Procedurer for henvendelser til DTU
Generelt skal al kommunikation til DTU (fx Campus Service, Afdelingen for Policy og Kommunikation o.lign.) foregå via DTU Sport. Kontakt Sports Manageren eller administratoren ved tvivl.
Hvis klubben bliver kontaktet af en journalist, er det vigtigt at klubben gør sig klar, hvorvidt en udtalelse eller et svar kan skade foreningen eller DTU eller misforstås på nogen måde.
Drejer henvendelsen sig om sportsresultater eller lignende, ser vi ikke umiddelbart, at det skal gå gennem foreningen.
Alle klubber er blevet optaget som medlemmer af DGI pr. 31.12.2017.
Klubberne er ansvarlige for indberetning af medlemstal til CFR registret samt at holde deres kontaktinformationer opdateret i denne database.
DGI kan hjælpe klubberne med mange problemstillinger. Fordele:
• Adgang til idrætskonsulenter med faglig sparring omkring særlige tiltag
• Foreningsbesøg af tilknyttede foreningskonsulenter med mulighed for udviklingsforløb
• Forsikringer (se detaljer på XXX.xx)
• Hjælp til fondsansøgning
• Mulighed for køb af regnskabshjælp
• Diverse kursus muligheder (bestyrelseskurser, idrætskurser, lederuddannelser etc.)