UDB
Udbudsbetingelser, Midttrafiks . udbud
/XIWKDYQVUXWHUQH ; RJ ;
5. november 2018 - anden tilbudsrunde
UDB
UDSMATERI ALE
xxxxxxxxxx.xx
Indholdsfortegnelse
2. Væsentlige forhold i dette udbud 3
5. Udarbejdelse og aflevering af prækvalifikationsansøgning 7
6. Udvælgelse af tilbudsgivere 12
7. Udarbejdelse og aflevering af tilbud 12
10. Meddelelse af resultatet 22
Udbudsbetingelser
1. Indledning
Midttrafiks 52. udbud omfatter driften af lufthavnsruterne 912X til Billund Lufthavn og 925X til Aarhus Lufthavn. Udbudsbekendtgørelse er fremsendt til offentliggørelse i EU- tidende den 12. juli 2018.
Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling efter forsyningsvirksomhedsdirek- tivet1.
2. Væsentlige forhold i dette udbud
2.1. Opdateret A-Kontrakt
Midttrafik har foretaget en gennemgang af A-kontrakten, der således er blevet opdateret på nogle områder i forhold til de senest gennemførte udbud (til og med 50. udbud). Æn- dringerne har primært karakter af præciseringer og tydeliggørelse af hidtidige bestem- melser. Der er dog indført følgende ændringer af mere væsentlig betydning:
• Revideret betalingsmodel, hvor der er indført en ny afregningssats, der dækker over faste administrative omkostninger, der afregnes pr. måned.
• Kontraktgrundlaget indeholder ikke tomkørsel. Tomkørsel medregnes, hvis senere ændringer af kørslen medfører øget tomkørsel i vognløbene.
• Indførelse af bonusmodel for kundetilfredshed i alle A-kontrakter med mere end
15.000 køreplantimer.
2.2. Rute 925X til Aarhus Lufthavn
Køreplanlægning for rute 925X overgår til Midttrafik. Se nærmere beskrivelse af proces- sen i kontraktens bilag 13.
Kørslen til lufthavnen er meget afhængig af antal fly og passagergrundlag i lufthavnen. Dette betyder, at der kan være store udsving i timetallet fra år til år. Ændringsbestem- melserne er derfor ændret for pakke 2. Se nærmere i kontraktens afsnit 6.4 – 6.6.
2.3. Kombinationstilbud
De to ruter 912X (Aarhus – Billund Lufthavn) og 925X (Aarhus – Aarhus Lufthavn) udby- des som selvstændige kontrakter med mulighed for at afgive tilbud på begge kontrakter i kombination. Ved tilbud på kombinationen afgives selvstændige priser for hver pakke.
2.4. Tidsplan og kontaktoplysninger
Tidsplan for udbuddet | |
Informationsmøde | 15. august 2018 kl. 10.00 – tilmel- ding senest d. 13. august 2018 |
Frist for indsendelse af spørgsmål før prækvalifi- kation | |
Frist for besvarelse af spørgsmål før prækvalifi- kation | 27. august 2018 |
Ansøgningsfrist prækvalifikation | 3. september 2018, kl. 12.00 |
1 Europaparlament og rådsdirektiv 2014/25/EU af 26. februar 2014 om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand og energiforsyning, transport samt posttjenester og om ophævelse af direk- tiv 2004/14/EF.
Meddelelse om prækvalifikation | 6. september 2018 |
Frist for indsendelse af spørgsmål før 1. tilbud | |
Frist for besvarelse af spørgsmål før 1. tilbud | 21. september 2018 |
Tilbudsfrist, 1. tilbud | 28. september 2018, kl. 12.00 |
Forhandlingsmøder, 1. runde | |
Frist for indsendelse af spørgsmål før 2. tilbud | 13. november 2018, kl. 23.59 |
Frist for besvarelse af spørgsmål før 2. tilbud | 16. november 2018, kl. 12.00 |
Tilbudsfrist, 2. tilbud (forventet endeligt tilbud) | |
Forventet meddelelse om tildeling | Primo januar 2019 |
Frist for garantistillelse | Senest 14 dage efter meddelelse om kontrakttildeling |
Vedståelsesfrist | |
Kontraktstart | 28. september 2019 |
Henvendelser til Midttrafik under udbudsprocessen | |
Primær kontaktperson | Xxx Xxxxxxxxxxxx Mail: xxx@xxxxxxxxxx.xx Tlf.: 00 00 00 00 |
Sekundær kontaktperson (ved fravær) | Xxxxx Xxxx Xxxxxxxx Mail: xxx@xxxxxxxxxx.xx Tlf.: 00 00 00 00 |
Skriftlig henvendelse vedrørende dette udbud skal ske via udbudshjemmesi- den: | xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/000xxx0x- ec59-4cfa-ba41-69d322d5b08b/homepage |
3. Udbudsmateriale
3.1. Udbudsmaterialets omfang
Det samlede udbudsmateriale består af:
• Udbudsbetingelser inkl. bilag
o Bilag D - Garantierklæring
o Spørgsmål/svar (offentliggøres løbende)
• Udbudskontrakt med tilhørende bilag
• Nøgleoplysninger om den udbudte kørsel
• Pakkebeskrivelse
• Dokumenter til prækvalifikationsansøgning
o ESPD dokument
o Bilag E - Støtteerklæring
o Bilag F - Konsortieerklæring
• Dokumenter til tilbudsafgivelse
o Bilag A – Tilbudsskema (prisbilag)
o Bilag B – Busoplysningsskema
o Bilag C – Løsningsbeskrivelse vedr. tilbuddets kvalitative indhold
Udbudsbetingelserne anvendes i forbindelse med tilbudsgivning og efterfølgende indgåel- se af kontrakter og indeholder vejledninger og krav til tilbudsgiveren.
Kontrakten med tilhørende bilag fastlægger de krav, der gælder for kørslens udførelse og angiver, hvordan forholdet mellem Midttrafik og busselskabet reguleres. Det er et bin- dende vilkår, at kørslen skal udføres på grundlag af kontrakten.
Nøgleoplysningerne indeholder summariske oplysninger om bl.a. kravene til busmateriel og øvrige krav samt vigtige datoer vedr. kontrakten. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem udbudsbetingelserne og Nøgleoplysningerne, har Nøgleoplysningerne forrang. Nøgleoplysningerne indsættes i kontrakten i forbindelse med kontraktindgåelsen. I Nøg- leoplysningerne vil indgå tilbudte priser og værdier på basis af tildelingen.
Pakkebeskrivelserne indeholder blandt andet foreløbige køreplaner, vognløb, kørselsom- fang, rutekort, samt oplysninger om det personale, der kan blive tale om at overtage, jf. pkt. 4.3. Herudover er der i beskrivelsen oplysning om andre forhold på ruterne.
På opfordring kan Midttrafik levere køreplaner og vognløb elektronisk i VDV-format.
3.2. Spørgsmål til udbudsmaterialet
Midttrafik opfordrer tilbudsgivere til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af kravene i udbudsmaterialet, eller der er forhold i udbudsmateria- let, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud.
Midttrafik opfordrer desuden tilbudsgivere til at rette skriftlig henvendelse til Midttrafik, såfremt der efter tilbudsgiverens opfattelse er forhold/krav i udbudsmaterialet, der gene- relt er fordyrende for den opgaveløsning, som tilbudsgiveren påtænker at tilbyde. Midt- trafik er som udgangspunkt interesseret i, at eventuelle uhensigtsmæssigheder og even- tuelt fordyrende krav rettes op inden tilbudsafgivelsen.
Mundtlige henvendelser vil, af hensyn til Midttrafiks forpligtelse til at behandle tilbudsgi- vere lige, blive afvist.
Alle spørgsmål og svar vil blive gjort tilgængelige for samtlige tilbudsgivere i anonymise- ret form på udbudshjemmesiden.
Eventuelle ændringer i udbudsmaterialet vil ligeledes blive meddelt via udbudshjemmesi- den.
3.2.1. Spørgsmål inden aflevering af ansøgning om prækvalifikation
Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet og/eller de udbudte opgaver, som ønskes be- svaret inden fristen for indlevering af ansøgning om prækvalifikation, skal stilles senest den 25. august 2018.
Henvendelser, der modtages efter denne dato, vil således ikke blive besvaret forud for fristen for at indlevere ansøgning om prækvalifikation.
Midttrafik gør opmærksom på, at der i perioden 13. juli – 29. juli 2018 ikke vil blive of- fentliggjort svar på indkomne spørgsmål grundet afholdelse af sommerferie.
3.2.2. Spørgsmål i tilbudsperioden
Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet og/eller de udbudte opgaver, som ønskes be- svaret inden fristen for aflevering af det første forhandlingstilbud, skal være stillet senest den 18. september 2018, kl. 12.00.
Henvendelser, der modtages efter denne dato, kan således ikke garanteres besvaret.
3.2.3. Spørgsmål inden frist for anden tilbudsrunde
Eventuelle spørgsmål til udbudsmaterialet og/eller de udbudte opgaver, som ønskes be- svaret inden fristen for aflevering af det andet forhandlingstilbud, skal være stillet senest den 13. november 2018. Spørgsmål der modtages efter denne dato, kan således ikke ga- ranteres besvaret.
I tilfælde af, at Midttrafik finder det nødvendigt at foretage ændringer i udbudsmaterialet og/eller supplere oplysningerne i udbudsmaterialet, vil meddelelse herom blive givet skriftligt til samtlige tilbudsgivere i form af rettelsesblade.
Rettelsesblade indgår i udbudsmaterialet og offentliggøres på udbudshjemmesiden.
Tilbudsgivere gøres opmærksom på, at der kan blive foretaget potentielt væsentlige æn- dringer i udbudsmaterialet som led i forhandlingerne, idet Midttrafik forbeholder sig ret til at forhandle alle dele af udbudsmaterialet, med mindre det udtrykkeligt er angivet, at en del af udbudsmaterialet ikke vil blive gjort til genstand for forhandlinger.
3.4. Informationsmøde
Midttrafik afholder informationsmøde vedrørende udbuddet, hvor de væsentligste detaljer omkring udbuddet og ansøgning om prækvalifikation vil blive gennemgået.
Informationsmødet afholdes hos Midttrafik på den dato, der er angivet i tidsplanen for udbuddet, jf. pkt. 2.4. Tilmelding til informationsmødet skal ske til kontaktpersonen an- ført i pkt. 2.4.
4. Udbuddets omfang
4.1. Lufthavnsruterne
Udbuddet omfatter driften af lufthavnsruterne 912X og 925X. Disse omfatter ca. 24.000 køreplantimer om året fordelt på 9 kontraktbusser og 2 reservebusser.
Der kan afgives tilbud på de to kontrakter (pakker) enkeltvis og i kombination.
• Pakke 1: Rute 912X Aarhus – Billund Lufthavn
• Pakke 2: Rute 925X Aarhus – Aarhus Lufthavn (Tirstrup)
• Kombination A: Begge pakker i kombination
4.2. Kontraktens løbetid
Kontrakten omfattet af udbuddet er en tidsubegrænset kontrakt, hvor begge parter har mulighed for at opsige kontrakten til køreplanskifte med minimum 6 måneders varsel for Midttrafiks vedkommende og minimum 18 måneders varsel for busselskabets vedkom- mende. Kontrakten kan dog tidligst opsiges til ophør til den i Nøgleoplysningerne anførte dato. Kontrakten løber således indtil en af parterne opsiger den, jf. kontrakten pkt. 3.2.
4.3. Overdragelse af medarbejdere
4.4.1. Overdragelse jf. Virksomhedsoverdragelsesloven
Såfremt betingelserne for, at der er sket en virksomhedsoverdragelse i virksomheds- overdragelseslovens forstand, er opfyldt, skal reglerne i lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse, jf. LBK nr. 710 af 20. august 2002 følges.
Den tilbudsgiver, der opnår kontrakt og overtager kørslen fra den afgående kontraktha- ver, vil derfor være stillet som erhverver af en virksomhed i lovens forstand. Dette inde- bærer bl.a., at kontrakthaveren umiddelbart indtræder i de pligter, som påhvilede den tidligere kontrakthaver i henhold til (1) kollektiv overenskomst og aftale, (2) bestemmel- ser om løn- og personaleforhold, der er fastsat eller godkendt af offentlig myndighed, el- ler (3) individuel aftale om løn- og arbejdsforhold, jf. virksomhedsoverdragelseslovens § 2, stk. 1.
4.4.2. Overdragelse uden for Virksomhedsoverdragelsesloven
Såfremt betingelserne for, at der er sket en virksomhedsoverdragelse i virksomheds- overdragelseslovens forstand ikke er opfyldt, er den tilbudsgiver, der opnår kontrakt og overtager kørslen fra den afgående kontrakthaver, forpligtet til at ansætte de hos den tidligere kontrakthaver ansatte lønmodtagere på datoen for kontraktens ikrafttræden i det omfang, at de pågældende lønmodtagere i det væsentligste er tilknyttet den eller de af kontrakten omfattede busruter. Tilbudsgiveren er ligeledes forpligtet til at give de på- gældende lønmodtagere minimum samme vilkår, som påhvilede den tidligere kontrakt- haver i henhold til (1) kollektiv overenskomst og aftale, (2) bestemmelser om løn- og personaleforhold, der er fastsat eller godkendt af offentlig myndighed, eller (3) individuel aftale om løn- og arbejdsforhold.
4.4.3. Oplysninger om medarbejdere
Oplysninger vedrørende de medarbejdere, der skal overtages, er angivet under den en- kelte pakkebeskrivelse. Oplysningerne er givet af det nuværende busselskab og oplyses uden ansvar for Midttrafik. En efterfølgende uenighed mellem de to busselskaber og/eller lønmodtageren eller dennes organisation er Midttrafik uvedkommende.
5. Udarbejdelse og aflevering af prækvalifikationsansøgning
5.1. Sprog
Ansøgning om prækvalifikation skal afgives skriftligt på dansk.
5.2. Mindstekrav
Ansøgere skal opfylde følgende mindstekrav for at kunne blive prækvalificeret:
5.2.1. Egnethed
Tilbudsgiver skal have autorisation for udøvelse af hvervet i form af enten en tilladelse efter buslovens § 1, stk. 1 (grundtilladelse), og tilladelse for det nødvendige antal busser.
5.2.2. Økonomisk og finansiel kapacitet
• Ansøger skal i de to seneste disponible regnskabsår have haft en positiv egenka- pital.
Seneste disponible regnskab defineres som det seneste generalforsamlings-godkendte årsregnskab.
5.2.3. Teknisk og faglig formåen
• Ansøger skal kunne dokumentere minimum to referencer med udførelse af bus- kørsel i Danmark inden for de seneste tre år. Den udførte kørsel skal minimum have et omfang, der er sammenligneligt med den udbudte kørsel.
5.3. Udformning af ansøgning om prækvalifikation – ESPD
5.3.1. Udfyldelse af ESPD
Tilbudsgiver skal i forbindelse med ansøgning om prækvalifikation aflevere udfyldt ESPD med følgende oplysninger:
a) Navn, adresse, kontaktdata m.v.
Oplysningerne skal afgives i ESPD del II, afsnit A. Følgende dele skal dog ikke udfyldes:
”Kun i forbindelse med en reserveret kontrakt”
”Hvis det er relevant, angives den eller de delkontrakter, som den økonomiske aktør øn- sker at afgive tilbud på.”
b) Ansøgers repræsentanter
Oplysning skal gives i ESPD del II, afsnit B.
c) Udnyttelse af andre enheders kapacitet
Ansøger skal oplyse, om ansøger baserer sig på underleverandører eller andre enheder for at kunne opfylde mindstekrav til egnethed, jf. punkt 5.2.1, eller udvælgelseskriterier- ne, jf. pkt. 5.2.2 og 5.2.3.
Oplysning skal afgives i ESPD del II, afsnit C.
Såfremt ansøger baserer sig på underleverandører eller andre enheders kapacitet i for- hold til den økonomiske og finansielle formåen eller den tekniske formåen, herunder i forhold til opfyldelse af mindstekrav, jf. pkt. 5.2, skal ansøger vedlægge sin ansøgning om prækvalifikation et særskilt ESPD udfyldt af underleverandøren (eller den/de andre enheder) med de oplysninger, der anmodes om i ESPD del II, afsnit A og B samt ESPD del III og del IV.
Desuden skal ansøger udfylde ESPD del V.
d) Udelukkelsesgrunde
Ansøgere, der befinder sig i en eller flere af de nedenfor anførte udelukkelsesgrunde, ri- sikerer at blive udelukket fra udbudsproceduren.
Udbudsloven § 135, stk. 1 og stk. 2:
• handlinger begået som led i en kriminel organisation
• bestikkelse
• svig
• terrorhandlinger elle strafbare handlinger med forbindelse til terroraktiviteter
• hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme
• børnearbejde og andre former for menneskehandel
Udbudsloven § 135, stk. 3:
• Ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på mere end 100.000 kr.
Udbudsloven § 136 og § 137, nr. 1-5:
• en interessekonflikt som følge af deltagelse i udbuddet
• direkte eller indirekte involvering i forberedelsen af udbuddet
• afgivelse af groft urigtige oplysninger, tilbageholdelse af oplysninger samt mang- lende fremsendelse af supplerende oplysninger i forhold til øvrige udelukkelses- grunde samt udvælgelseskriterier
• tilsidesættelse af gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller arbejds- retlige område
• konkurs, under insolvens- eller likvidationsbehandling, under tvangsakkord eller en situation, der i henhold til national ret svare til konkurs
• alvorlige forsømmelser i forbindelse med udøvelsen af erhvervet
• plausible indikationer på aftale med henblik på konkurrencefordrejning
• misligholdelse af tidligere offentlig kontrakt
• uretmæssig påvirkning af ordregivers beslutningsproces, besiddelse af fortrolige oplysninger der giver uretmæssige fordele i forbindelse med udbuddet, groft uagt- somt afgivelse af vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på ordregivers beslutninger i udbuddet
Ansøger skal derfor erklære, at ansøger ikke befinder sig i en eller flere af de anførte udelukkelsesgrunde. Erklæringen afgives ved at udfylde ESPD del III, afsnit A, B og C.
e) Økonomisk og finansiel formåen
Ansøger skal oplyse om ansøgers egenkapital. Egenkapitalen skal angives for de to sene- ste disponible regnskabsår. Oplysningerne afgives ved at udfylde ESPD del IV, afsnit B.
Egenkapitalen angives under ”Finansielle nøgletal”, hvor der i ”Beskrivelse” angives både navn på nøgletallet (egenkapital) og årstal for regnskabsåret.
Såfremt ansøger ikke har rådighed over de krævede nøgletal inden for de krævede regn- skabsår, skal ansøger oplyse, hvornår ansøger blev etableret. Dette gøres ved at udfylde feltet ”Etablering af virksomhed”.
Er tilbudsgiver etableret inden for de seneste 3 år, skal tilbudsgiver alene have haft en positiv egenkapital i afsluttede og reviderede regnskabsår.
Har tilbudsgiver endnu ikke afsluttet det første regnskabsår, skal tilbudsgiver på tilbuds- afgivelsestidspunktet have en positiv egenkapital.
Erklæring om, i hvilken grad der er sket væsentlige ændringer i tilbudsgiverens finansiel- le/økonomiske situation siden det senest afsluttede regnskabsår:
Denne erklæring skal være udstedt af tilbudsgiverens revisor, administrerende direktør eller økonomichef under strafansvar efter straffelovens § 163. Erklæringen skal forholde sig til tilbudsgiverens finansielle forhold i perioden fra det senest afsluttede og reviderede regnskabsår og frem til datoen for udstedelsen af erklæringen. Erklæringen skal være udstedt specifikt til dette udbud og skal derfor være dateret efter datoen for udbuddets offentliggørelse.
Erklæringen skal afgives, selv om der ikke er sket væsentlige ændringer i tilbudsgive- rens finansielle/økonomiske situation siden det senest afsluttede regnskabsår.
f) Teknisk og faglig formåen
Ansøger skal beskrive ansøgers væsentligste referencer vedrørende udførelse af buskør- sel i Danmark inden for de seneste tre år.
Såfremt muligt, skal ansøger beskrive ansøgers væsentligste referencer vedrørende ud- førelse af kollektiv trafik, hvor ansøgeren har deltaget i projekter med indførelse af nye tiltag, ex indførelse af nyt alternativ drivmiddel eller indførelse af andre nyskabende tek- nologiske tiltag.
Oplysningerne afgives ved at udfylde ESPD del IV, afsnit C.
g) Udvælgelse af tilbudsgivere
Ansøger skal angive, hvorledes ansøger opfylder udvælgelseskriterierne, jf. pkt. 5.2.
Oplysningerne skal afgives i ESPD del V ved at svare ”Ja” samt beskrive, hvorledes ansø- ger opfylder udvælgelseskriterierne.
Beskrivelsen kan ske ved at henvise til oplysningerne i ESPD del IV, afsnit B og C samt eventuelle underleverandører.
h) Afsluttende erklæringer
Ansøger skal erklære, at de oplysninger, der er angivet i ESPD er nøjagtige og korrekte.
Dette sker ved at udfylde ESPD del VI.
5.3.2. ESPD fra andre end ansøgeren selv
Såfremt ansøgningen afgives af et konsortium, skal alle konsortiedeltagere aflevere et særskilt udfyldt ESPD.
Såfremt ansøger baserer sig på underleverandører eller andre enheders kapacitet i for- hold til den økonomiske og finansielle formåen eller den tekniske formåen, herunder i forhold til opfyldelse af mindstekrav, jf. pkt. 5.2, skal ansøger aflevere et særskilt ESPD
udfyldt af underleverandøren med de oplysninger, der anmodes om i ESPD del II, afsnit A og B samt ESPD del III og del IV.
5.3.3. Vejledning til Udfyldelse af ESPD
ESPD er udarbejdet af Europa-Kommissionen og udfyldes på udbudshjemmesiden. ESPD udfyldes/besvares på følgende måde:
1. klik på "Besvar ESPD"
2. Udfyld relevante felter under alle faner
3. klik på "Gem ESPD"
ESPD'et kan efterfølgende tilpasses frem til tilbudsfristen ved klik på "Rediger ESPD".
5.3.4. Yderligere oplysninger
Ud over udfyldt ESPD, herunder eventuel ESPD for underleverandører/andre enheder og/eller konsortiedeltagere, jf. pkt. 5.3.2, skal ansøgningen vedlægges følgende materia- le:
a) Konsortieerklæring
Såfremt ansøgning om prækvalifikation afgives af et konsortium, skal ansøgningen ved- lægges en erklæring om, at alle deltagere i konsortiet hæfter direkte, ubegrænset og so- lidarisk for kontraktens udførelse og med angivelse af en konsortiedeltager, med hvem Midttrafik kan indgå bindende aftaler på konsortiets vegne.
Midttrafik henstiller til, at ansøger benytter Bilag F - Konsortieerklæring, såfremt ansøger er et konsortium.
b) Støtteerklæring
Såfremt ansøger baserer sig på underleverandører eller andre enheders kapacitet, skal ansøgningen vedlægges en erklæring om, at underleverandøren/enheden stiller sine res- sourcer til rådighed for Midttrafik i forbindelse med opgaven.
Opmærksomheden henledes på, at såfremt ansøger baserer sin økonomiske og finansiel- le formåen på en underleverandør eller andre enheders kapacitet, skal den pågældende underleverandør/anden enhed hæfte solidarisk for kontraktens opfyldelse.
Opmærksomheden henledes desuden på, at såfremt ansøger baserer sin tekniske og fag- lige formåen på underleverandører eller andre enheders kapacitet, skal den/de pågæl- dende underleverandører/enheder udføre den del af kontrakten, som underleverandø- rens/enhedens kapacitet relaterer sig til.
Midttrafik henstiller til, at ansøger benytter Bilag E - Støtteerklæringen, såfremt ansøger baserer sig på underleverandører/andre enheder, jf. ovenstående.
c) Såfremt ovennævnte oplysninger under litra a) og b) ikke vedlægges ansøgningen, eller såfremt der ikke vedlægges ESPD for eventuelle underleverandører/andre enheder og/eller konsortiedeltagere, vil ansøgningen ikke være ukonditionsmæssig, men vurde-
ringen af ansøgningen vil således alene ske på baggrunden af ansøgers kompetencer og de oplysninger, der fremgår af det af ansøger udfyldte ESPD. Midttrafik forbeholder sig dog retten til at indhente supplerende og/eller manglende oplysninger i det omfang ud- budsreglerne giver mulighed for det.
5.4. Aflevering af ansøgning om prækvalifikation
Udbuddet afvikles elektronisk, og ansøgning skal derfor afgives elektronisk. Xxxxx former for ansøgning accepteres ikke.
Ansøgningen afgives elektronisk via udbudshjemmesiden ved at uploade de udfyldte bi- lag og anden relevant dokumentation sammen med følgebrevet. Der er først afgivet an- søgning, når følgebrevet er underskrevet (signeret elektronisk).
Det anbefales, at ansøgerne navngiver bilagene/dokumenterne på en logisk og genken- delig måde, således at det er muligt at identificere dokumenterne, efter de er uploadede til udbudshjemmesiden.
6. Udvælgelse af tilbudsgivere
6.1. Antallet af tilbudsgivere
Midttrafik vil prækvalificere 3-5 egnede ansøgere, der efterfølgende vil blive inviteret til at afgive tilbud på de betingelser, der i øvrigt følger af udbudsmaterialet.
6.2. Proceduren for udvælgelse
Såfremt der er flere konditionsmæssige og egnede ansøgere, end ordregiver har angivet at ville prækvalificere, vil ordregiver på baggrund af en saglig og objektiv vurdering af de modtagne ansøgeres egnethed udvælge de ansøgere, der vil blive inviteret til at afgive tilbud.
Udvælgelsen sker på baggrund af de oplysninger, ansøgerne har afgivet i medfør af punkt 5, og udvælgelsen vil således ske på baggrund af følgende (oplistet i prioriteret rækkefølge):
• De anførte referencer for udførelse af buskørsel i Danmark. Der lægges vægt på, at kørselsomfanget som minimum har et omfang tilsvarende de udbudte ruter samlet.
• Referencer for erfaringer med kundevendte servicetiltag, som fremmer kundens oplevelse af kvalitet og service på rejsen.
• Eventuelle referencer vedrørende udførelse af kollektiv trafik, hvor ansøgeren har deltaget i projekter med indførelse af nye tiltag.
• Ansøgerens finansielle og økonomiske kapacitet.
7. Udarbejdelse og aflevering af tilbud
Midttrafik gør opmærksom på, at såfremt et tilbud ikke er vedlagt de krævede oplysnin- ger og dokumenter, vil Midttrafik være berettiget til og i de tilfælde, hvor manglende op- lysninger ikke lovligt kan indhentes efterfølgende, forpligtet til at afvise tilbuddet i sin helhed. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiveren følger nedenstående anvisninger og ved- lægger de ønskede oplysninger og dokumenter i tilbuddet.
7.1. Antal tilbud og alternative tilbud
Tilbudsgiver skal aflevere mindst ét tilbud på en af pakkerne. Alternative tilbud accepteres ikke.
7.2. Forudsætninger for tilbudsafgivelsen
7.2.1. Sprog og tilbudsfrist
7.2.2. Vedståelsesfrist
Indledende tilbud skal være bindende indtil nyt tilbud afgives under forhandlingsproces- sen. Det endelige tilbud skal være bindende indtil 1. maj 2019. Dette gælder også ved Midttrafiks underskrivelse af kontrakten med en anden tilbudsgiver.
7.2.3. Køreplanændringer og evt. reduktion i forhold til den udbudte kørsel
Tilbuddet skal baseres på køreplanerne oplyst i udbudsmaterialet inkl. eventuelle æn- dringer heraf i løbet af udbudsprocessen.
Køreplanerne inkl. eventuelle ændringer heraf vil være udgangspunktet for beregning af ændringer i kørselsomfanget, jf. kontraktens bestemmelser om reduktion i kørselsom- fang, og eventuelle ændringer i forhold til de endelige køreplaner vil eventuelt kunne ud- løse regulering efter kontraktens bestemmelser herom.
7.2.4. Oplysninger om vejforhold og andre forhold på ruterne
Oplysninger om vejforhold og andre forhold på ruterne, jf. pakkebeskrivelsen, er afgivet af det nuværende busselskab på baggrund af det nuværende rutenet. Det er tilbudsgive- rens ansvar, at tilbuddet tager højde for alle forhold på ruten. Midttrafik opfordrer derfor alle tilbudsgivere til selv at køre ruterne igennem med henblik på at identificere forhold, der kan være relevante i forhold til tilbuddet.
7.3. Pris/tilbudsblanketten – Bilag A
Tilbudsgiveren skal udfylde alle grå felter på tilbudsblanketten.
Delpriserne angives som betalingen pr. køreplantime for 1) variable chaufføromkostnin- ger og 2) variable busomkostninger, betalingen 3) pr. kontraktbus pr. måned for faste busomkostninger, samt betalingen 4) pr. måned for faste administrative omkostninger. De specificerede priser refererer til betalingsmodellen i kontraktens pkt. 18.
Priserne skal afgives i danske kroner, inkl. eventuel moms og afgifter.
7.4. Kvalitative underkriterier
Til brug for vurdering af underkriterierne ”driftskvalitet”, ”buskvalitet”, ”arbejdsmiljø” og ”ekstra kundeservice” skal tilbudsgiver udarbejde og vedlægge beskrivelse af de tilbudte løsninger, jf. pkt. 9.3, 9.4, 9.5 og 9.6.
7.5. Forbehold
Forbehold over for udbudsmaterialet skal anføres på tilbudsblanketten.
Midttrafik accepterer ikke forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsbetingel- serne, herunder, men ikke begrænset til, vilkår for overdragelse af personale eller Midt- trafiks videregivelse af nøgleoplysninger om den udbudte kørsel. Sådanne forbehold be- tyder, at tilbuddet vil være ukonditionsmæssigt.
7.5.1. Forbehold i det endelige tilbud
I tilbudsgiverens endelige tilbud efter forhandlingsforløbets afslutning, må der ikke være taget forbehold for grundlæggende elementer i udbuddet. Tilbud indeholdende forbehold for grundlæggende elementer i udbuddet vil blive udelukket.
Ordregiver er berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold. Såfremt ordregiver vælger at acceptere et forbehold, vil ordregiver prissætte dette i forbindelse med evalue- ringen.
Tilbudsgiver opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbuds- materialet afklaret ved at stille spørgsmål, jf. pkt. 3.2, således at forbehold i videst mu- ligt omfang undgås.
7.5.2. Forudsætninger for tilbudsafgivelsen
Tilbudsgiver opfordres desuden til at angive, hvilke forudsætninger der er lagt til grund for tilbuddet, herunder hvis der er punkter i udbudsmaterialet, der forekommer uklare. Sådanne forudsætninger skal angives i tilbuddet under overskriften ”Forudsætninger”.
7.6. Yderligere oplysninger/dokumentation
Det endelige tilbud skal vedlægges dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD-dokumentet i forbindelse med prækvalifikationen.
Nødvendig dokumentation for oplysninger om udelukkelsesgrunde, jf. pkt. 5.3, kan for danske tilbudsgivere bestå i en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, der maksimalt er 6 måneder gammel (målt i forhold til tilbudsfristen), hvorfor en sådan anbefales rekvireret hurtigst muligt. Erhvervsstyrelsen har en ekspeditionstid på ca. 2 uger, fra modtagelsen af en korrekt udfyldt anmodning.
Som dokumentation for at tilbudsgiver opfylder de økonomiske mindstekrav, jf. afsnit 5.2, kan tilbudsgiver fremlægge tilbudsgivers seneste regnskab eller en revisorerklæring med angivelse af de pågældende nøgletal.
Som dokumentation for erfaring med tilsvarende eller sammenlignelige ydelser, kan til- budsgiver fremlægge en referenceliste underskrevet af de enkelte anførte referencer, hvorefter Midttrafik forbeholder sig ret til at kontakte de anførte referencer med henblik på bekræftelse af oplysningernes rigtighed.
7.7. Aflevering og åbning af tilbud
Tilbuddet afgives elektronisk via udbudshjemmesiden ved at uploade de udfyldte bilag og anden relevant dokumentation til udbudshjemmesiden. Der er først afgivet tilbud, når følgebrevet er underskrevet (signeret elektronisk).
Det anbefales, at tilbudsgiverne navngiver bilagene/dokumenterne på en logisk og gen- kendelig måde, således at det er muligt at identificere dokumenterne, efter de er uploa- dede.
Der vil ikke være offentlig adgang i forbindelse med åbning af tilbuddene.
7.8. Fortrolighed
Midttrafik vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold.
Fortrolighedstilsagnet fraviges i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand.
Ordregiver vil oplyse den vindende tilbudsgivers samlede evalueringssum samt give en overordnet beskrivelse af det vindende tilbuds karakteristika og relative fordele til de øv- rige tilbudsgivere. Den vindende tilbudsgivers pris vil endvidere fremgå af EU-Tidende i forbindelse med offentliggørelsen af bekendtgørelse om indgåede kontrakter.
Hvis tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives.
Tilbudsgivere samt deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ube- tinget tavshed med hensyn til enhver oplysning om ordregiver, der kommer til deres kendskab i forbindelse med udbuddet.
8. Forhandlingsforløbet
8.1. Forhandlingstilbud
Midttrafik vil forud for tildelingen af kontrakten føre forhandlinger med tilbudsgiverne. Forhandlingerne forventes i forhold til de afgivne tilbud yderligere at kunne afdække og udvikle den samlede kvalitet i den tilbudte opgaveløsning.
8.2. Strukturen i forhandlingsforløbet
Strukturen i forhandlingsforløbet fremgår af punkterne 8.3.1 – 8.3.3. Midttrafik skal i den sammenhæng præcisere, at det beskrevne forhandlingsforløb udelukkende udgør Midt- trafiks forventninger til forhandlingsforløbet på udbudstidspunktet.
Midttrafik forbeholder sig således ret til at gennemføre flere forhandlingsrunder, evt. med udskillelse undervejs. Ligeledes forbeholder Midttrafik sig ret til at gennemføre forhand- linger på andre måder end fysiske møder, ex ved Skype-møder, telefonmøder eller skrift- lig forhandling. Såfremt Midttrafik vælger at ændre på forhandlingsforløbet orienteres samtlige tilbudsgivere herom med angivelse af det reviderede forløb for forhandlingsfor- løbet.
8.3. Indledende gennemgang af forhandlingstilbud
De indledende tilbud vil blive gennemgået, og den enkelte tilbudsgiver vil modtage et indledende brev med angivelser af forhold i tilbuddet, som Midttrafik enten ønsker præci- seret/ uddybet eller tilbudsgiverens stillingtagen til.
Midttrafik ønsker:
• at give tilbudsgiver mulighed for at afgive et bedre tilbud i anden runde ved
o at påpege steder, hvor tilbuddet efter Midttrafiks opfattelse kan forbedres,
o at forklare og tydeliggøre hvad Midttrafik lægger vægt på ved vurderingen af til- buddet,
o at skitsere, hvor tilbudsgivers tilbud placerer sig prismæssigt,
o at give tilbudsgiver mulighed for, at påpege eventuelle uhensigtsmæssigheder i udbudskravene,
o at drøfte og forstå de ændringer, som Midttrafik påtænker inden udsendelse af revideret udbudsmateriale.
Der afholdes første forhandlingsmøde med samtlige tilbudsgivere i perioden 22. – 24. ok- tober 2018. Dato samt tidspunkt for hver enkelt tilbudsgiver oplyses samtidig med med- delelsen om prækvalifikation.
På forhandlingsmødet vil tilbudsgiveren få adgang til at præsentere deres tilbud, og der vil med udgangspunkt i Midttrafiks indledende brev blive ført forhandlinger med tilbuds- giveren.
8.3.2. Forventet endeligt tilbud
Efter forhandlingsmødet udsendes kort referat af mødet samt eventuelle yderligere spørgsmål til tilbudsgiveren.
Tilbudsgiveren udarbejder på dette grundlad deres endelige tilbud, der skal afleveres se- nest den 23. november 2018, kl. 12.00.
8.3.3. Fortrolighed og evt. reviderede krav
Tilbudsgivers tilbud vil under hele udbudsprocessen blive behandlet fortroligt, og oplæg samt priser fra det enkelte tilbud vil ikke blive videregivet til de øvrige tilbudsgivere. Op- lysninger og oplæg fra den enkelte tilbudsgiver vil dog kunne føre til, at Midttrafik anser det for nødvendigt at revidere og/eller konkretisere kravene i udbudsmaterialet, og så- danne ændrede krav vil kunne gøres til genstand for forhandlingerne med samtlige til- budsgivere.
9. Evaluering af tilbud
9.1. Tildelingskriterium
Kontrakten vil blive tildelt til det økonomisk mest fordelagtige tilbud ved anvendelse af tildelingskriteriet ”det bedste forhold mellem pris og kvalitet”, hvor nedenstående under- kriterier vil blive lagt til grund for evalueringen.
Underkriterier | Vægtning i pro- cent |
Pris | 60 % |
Driftskvalitet | 20 % |
Buskvalitet | 10 % |
Arbejdsmiljø | 5 % |
Ekstra kundeservice | 5 % |
9.2. Pris
Til brug for vurderingen af underkriteriet Pris skal tilbudsgivers tilbud vedlægges udfyldt tilbudsblanket – bilag A. Alle delpriser skal angives i prisbilaget.
Pris vurderes på baggrund af den i tilbudsblanketten beregnede evalueringssum. Evalue- ringssummen beregnes som den samlede kontraktbetaling i kontraktens første 12 måne- der. Følgende indgår i beregningen:
• Antal køreplantimer pr. år * tilbudte timepriser.
• Antal kontraktbusser * tilbudt buspris pr. md * 12 måneder.
• Tilbudt pris for faste administrative omkostninger * 12 måneder.
Tilbudsgivers tilbud vedlægges en beskrivelse af den tilbudte driftskvalitet. Beskrivelsen er forpligtende for busselskabet, og de tilbudte løsninger vil således indgå som kontrakt- krav i kontraktperioden. Det anbefales, at tilbudsgiver anvender skabelonen i bilag C.
Bemærk: Beskrivelsen af Driftskvalitet bør maksimalt fylde 15 A4 sider. Der må dog gerne tilføjes bilag som dokumenterer beskrivelsen. F.eks. certificeringer, procedurer eller lignende. I selve beskrivelsen skal der henvises tydelig til disse bilag.
Ved vurderingen af underkriteriet Driftskvalitet vil der blive lagt vægt på følgende forhold (oplistet i prioriteret rækkefølge):
9.3.1 Stabil drift, driftsovervågning og beredskab
a) Busselskabets organisering, herunder ledelsesmæssig opbakning
Der lægges vægt på, at der er en lokal forankret driftsledelse i nær afstand fra kørslens udførelse, der dagligt sikrer en stabil driftsafvikling i normal drift og en effektiv driftsafvikling ved afvigelser i forhold til normal drift.
b) Procedurer/metoder til at sikre stabil drift
Der lægges vægt på, at busselskabet har valide og afprøvede procedurer/metoder til at sikre stabil drift i hele kontraktperioden med henblik på at minimere antallet af udgåede ture og opnå høj rettidighed ved turs start og slut. Procedu- rer/metoder kan fx inkludere udkørselskontrol, kontrol af chaufførfremmøde mm. Der lægges desuden vægt på, at busselskabet er ISO 9001:2015 certificeret eller har et tilsvarende kvalitet ledelsessystem. Oplysning om certificering angives på bilag A.
c) Driftsovervågning
Der lægges vægt på, at busselskabet sikrer en pålidelig og effektiv driftsovervåg- ning i den tid, busserne er i drift, herunder at medarbejderne i driftsovervågnin- gen har lokalt kendskab til området for kørslens udførelse.
d) Beredskab
Der lægges vægt på, at busselskabet har et pålideligt, afprøvet og effektivt be- redskab i tilfælde af nedbrud af bus, personskade, sygdom mm.
e) Kommunikation med chauffører
Der lægges vægt på, at busselskabet har pålidelige kommunikationskanaler til chaufførerne, også uden for normal kontoråbningstid. Herunder at kommunikati- onskanalerne er afstemt i forhold til, om busselskabet skal kommunikere akut- te/vigtige driftsinformationer eller nyheder/informationer om fx tiltag, billetter, nye procedurer med mere. Endelig vægtes det, at busselskabet sikrer, at chauffø- rerne har adgang til og besøger Midttrafiks chaufførnet.
9.3.2 Vedligeholdelse af materiel
a) Procedurer for vedligeholdelse, rengøring mm.
Der lægges vægt på, at busselskabet har procedurer samt kontrol- og opfølg- ningssystemer for vedligeholdelse, rengøring og sikring af, at materiellet til sta- dighed er i velvedligeholdt og rengjort stand i hele kontraktperioden. Herunder at busselskabet udbedrer små og store brister og mangler med kort responstid.
9.3.3 Kundevenlig kørsel
a) Fremme kundevenlig kørsel
Der lægges vægt på, at busselskabet har procedurer, systemer/redskaber og/eller uddannelser for chauffører, der fremmer kundevenlig kørsel.
Tilbudsgivers tilbud vedlægges en beskrivelse af den tilbudte buskvalitet. Beskrivelsen er forpligtende for busselskabet, og de tilbudte løsninger vil således indgå som kontraktkrav i kontraktperioden. Det anbefales, at tilbudsgiver anvender skabelonen i bilag C.
Bemærk: Beskrivelsen af buskvalitet bør maksimalt fylde 10 A4 sider. Der må dog gerne tilføjes bilag som dokumenterer beskrivelsen. F.eks. certificeringer, procedurer eller lignende. I selve beskrivelsen skal der henvises tydelig til disse bilag.
Ved vurderingen af underkriteriet buskvalitet vil der særligt blive lagt vægt på følgende forhold (oplistet i prioriteret rækkefølge):
9.4.1 Indretning af bussen
a) Bagagehåndtering
Der lægges vægt på busselskabets tilgang til håndtering af bagage, herunder bl.a.:
i. Plads til bagagen (kubikmeter)
ii. Adgang til bagagen ved ind- og udstigning
iii. Håndtering af særlig bagage, såsom ski, cykler mv.
b) Der lægges vægt på at der er adgang til toilet i bussen, også for 925X, hvor det ikke er et krav.
b)c) Komforttiltag
Der lægges vægt på, i hvilket omfang busselskabet tilbyder busser med indret- ningsmæssige forhold eller tiltag, der sikrer et godt flow for kunder og øger kun- dekomforten på andre områder, udover hvad kontrakten foreskriver. Der lægges desuden vægt på, i hvilket omfang busselskabet tilbyder busser med indretnings-
mæssige forhold eller tiltag, der tilgodeser ældre, gangbesværede og andre kun- der med fysisk funktionsnedsættelse.
I prioriteret rækkefølge kan nævnes:
• Ekstra strømudtag og USB-stik
• Fodstøtter
• Sæder med vippefunktion
• Xxxxxxxx hattehylde
• Godt læselys
d) Siddepladser
Der lægges vægt på, i hvilket omfang busselskabet imødekommer Midttrafiks øn- sker om antal siddepladser ud over mindstekravet, herunder også antal fremad- rettede siddepladser.
9.4.2 Miljø
a) Udledning af CO2
Ved vurderingen af delkriteriet "Udledning af CO2" vil det blive vurderet, hvorvidt og i hvilket omfang tilbudsgiver tilbyder lavest mulig udledning af CO2. Oplysnin- ger skal fremgå som SORT cyklus 3. SORT skal oplyses som gram CO2æ/km Op- lysningerne angives i bilag B.
b) Tilbudt drivmiddel
Der lægges vægt på drivmidlets emissioner. Såfremt tilbudsgiver tilbyder at tanke med et alternativt drivmiddel, evt. forholdsvis tilsætning af alternativ, som ned- bringer forureningen globalt eller lokalt, så vil det tælle positivt.
b)c) Bussernes udvendige støjniveau
Der lægges vægt på, at de tilbudte busser har lavest mulige udvendige støjni- veau. Bussernes støjniveau angives i bilag B.
c)d) Bussernes indvendige støjniveau
Der lægges vægt på, at de tilbudte busser har lavest mulige indvendige støjni- veau. Bussernes støjniveau angives i bilag B.
d)e) Miljøcertificering på busanlæg og værksteder
Der lægges vægt på, at busselskabet er miljøcertificeret på de busanlæg og værk- steder, der indgår i driften af den kørsel, der afgives tilbud på. Anvendes der un- derleverandører, skal disses anlæg/værksteder også være miljøcertificeret. Certi- ficeringen skal være i henhold til ISO-14001 og/eller EMAS. Datoen for, hvornår miljøcertificering opnås/er opnået på de pågældende anlæg/værksteder angives i bilag A.
Tilbudsgivers tilbud vedlægges en beskrivelse af det tilbudte arbejdsmiljø. Beskrivelsen er forpligtende for busselskabet, og de tilbudte løsninger vil således indgå som kontrakt- krav i kontraktperioden. Det anbefales, at tilbudsgiver anvender skabelonen i bilag C.
Bemærk: Beskrivelsen af arbejdsmiljø bør maksimalt fylde 5 A4 sider. Der må dog gerne tilføjes bilag som dokumenterer beskrivelsen. F.eks. certificeringer, procedurer eller lignende. I selve beskrivelsen skal der henvises tydelig til disse bilag.
Ved vurderingen af underkriteriet arbejdsmiljø vil der særligt blive lagt vægt på følgende forhold (oplistet i prioriteret rækkefølge):
9.5.1 Certificering og smiley
a) Arbejdsmiljøcertificering
Der lægges vægt på, at busselskabet er arbejdsmiljøcertificeret i henhold til ISO 45001:2018 eller en anden af Arbejdstilsynet godkendt model. Se de anerkendte modeller på tilsynets hjemmeside. Oplysninger angives på bilag A.
b) Arbejdspladsvurdering (APV) og medarbejdertilfredshed
Der lægges vægt på, om busselskabet løbende foretager trivselsundersøgelser el- ler medarbejdertilfredshedsundersøgelser som supplerende ledelsesværktøjer i forhold til den lovpligtige APV. Der lægges desuden vægt på, hvordan og i hvilken grad busselskabet gennemfører og involverer medarbejderne i APV, samt hvordan busselskabet følger op på APV og sikrer eventuelle tiltag med henblik på at højne arbejdsmiljøet.
9.5.2 Uddannelse
a) Faglærte chauffører
Der lægges vægt på, hvor stor en andel af de til kontrakten tilknyttede chauffører, der er faglærte chauffører ved hhv. kontraktstart, 3 år efter kontraktstart og 6 år efter kontraktstart. Der lægges vægt på busselskabets plan for at opnå og vedli- geholde det tilbudte antal faglærte chauffører ved udskiftning i medarbejdersta- ben i løbet af kontraktperioden. Oplysninger angives på bilag A.
b) Uddannelsesprogram
Der lægges vægt på, at busselskabet har et uddannelsesprogram for oplæring af alle nye medarbejdere og et system/program for efteruddannelse, der sikrer lø- bende og opkvalificerende efteruddannelse af personale, herunder hvordan bus- selskabet sikrer opfyldelsen af kontraktens krav om 2 uddannelsesdage om året pr. chauffør (både hel- og deltidsansatte).
Der lægges vægt på, at busselskabet tilbyder kunderne ekstra services. Det kan være tilbud i bussen, men det kan også være service før, under eller efter rejsen.
Beskrivelsen er forpligtende for busselskabet, og de tilbudte løsninger vil således indgå som kontraktkrav i kontraktperioden. Det anbefales, at tilbudsgiver anvender skabelonen i bilag C.
Bemærk: Beskrivelsen af ekstra kundeservice bør maximalt fylde 5 A4 sider. Der må dog gerne tilføjes bilag som dokumenterer beskrivelsen. F.eks. billeder, tegninger el- ler lignende. I selve beskrivelsen skal der henvises tydelig til disse bilag.
9.7. Evaluering og behandling af tilbud
9.7.1 Kvalitative underkriterier
Ved bedømmelsen af de modtagne tilbud i henhold til de kvalitative underkriterier vil føl- gende skala blive anvendt:
Point | Opfyldelse af kriteriet |
10 point | Bedst mulige opfyldelse af kriteriet |
9 point | Glimrende opfyldelse af kriteriet |
8 point | Meget god opfyldelse af kriteriet |
7 point | God opfyldelse af kriteriet |
6 point | Mere end tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet |
5 point | Tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet |
4 point | Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet |
3 point | Jævn opfyldelse af kriteriet |
2 point | Begrænset opfyldelse af kriteriet |
1 point | Meget begrænset opfyldelse af kriteriet |
0 point | Kun akkurat tilstrækkelig opfyldelse af kriteriet (mindstekrav er opfyldt, men ingen oplysninger, der belyser opfyldelsen af krite- riet) |
Da der indgår flere delkriterier til alle kvalitative underkriterier kan der samlet set blive givet point i form af decimaltal for hvert af de kvalitative underkriterier.
Ved karaktergivningen vil Midttrafik lægge vægt på, om oplysningerne i bilag C er formu- leret i generelle og uforpligtende vendinger eller som forpligtende løfter overfor Midttrafik i forhold til den udbudte kontrakt. Fotos, plantegninger, udfyldte busoplysningsskemaer (bilag B), certifikater mm., vil blive betragtet som forpligtende løfter. Generelle og ufor- pligtende vendinger vil, ligesom manglende oplysninger, medføre karakteren 0 for det pågældende underkriterium.
9.7.2 Underkriteriet Pris
Ved vurderingen af underkriteriet ”Pris” vil der også blive anvendt en pointskala fra 0-10. Laveste pris får 10 point, mens laveste pris + 50 % får 0 point. Det enkelte tilbud tildeles point ved en lineær interpolation mellem disse to yderpunkter.
Hvis det faktiske spænd i de indkomne tilbud er større end 50 % anvendes 55 %. Hvis det faktiske spænd er større end 55 % anvendes 60 %. Og så fremdeles i forhold til det faktiske spænd.
Point for ”Pris” beregnes på baggrund af den i bilag A beregnede evalueringssum.
9.7.3 Valg mellem tilbud på enkeltpakker og kombinationstilbud
Ved valget mellem bedste tilbud på de to pakker på den ene side og bedste tilbud på kombinationen af de to, vil Midttrafik vælge den bedste af de to løsninger, udvalgt som beskrevet ovenfor under pkt. 9. Sammenligningen foretages ved at udregne gennemsnit- tet af den samlede karakter for pakke 1 og 22, og veje det op imod den samlede karakter for kombinationen. Den højeste karakter af disse to tildeles kontrakt(er).
2 Midttrafik tillægger hermed pakke 1 og 2 lige stor betydning i udregning af den samlede karakter for de to pakker.
10. Meddelelse af resultatet
Alle tilbudsgivere vil samtidig og skriftligt blive orienteret om resultatet af udbuddet.
Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at dennes tilbud er identificeret som det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakten er underskrevet ubetinget af begge parter.
Kontrakt vil tidligst blive indgået efter udløbet af en stand-still periode på 10 kalenderda- ge regnet fra dagen efter den dag, hvor Midttrafik har afsendt elektronisk underretning til tilbudsgiverne om resultatet af udbudsforretningen.
Meddelelse om resultatet af udbuddet vil blive bekendtgjort i EU-Tidende i overensstem- melse med de herom gældende regler.
11. Ordregivers forbehold
Midttrafik forbeholder sig ret til at annullere udbuddet eller dele heraf (en eller flere pak- ker), såfremt Midttrafik finder, at der er en saglig grund hertil. Såfremt udbuddet eller dele heraf annulleres, er Midttrafik ikke forpligtet til at dække tilbudsgivers udgifter til deltagelsen i udbuddet.
12. Garantistillelse
Midttrafik skal senest den dato, som fremgår af tidplanen jf. pkt. 2.4 have modtaget gyl- dig garanti, der opfylder kravene i kontrakten.
Såfremt en gyldig garanti ikke foreligger i rette tid, jf. tidplanen, vil Midttrafik være be- rettiget til at undlade at indgå kontrakt eller ophæve allerede indgåede kontrakter og i stedet indgå kontrakter på basis af det næstbedste konditionsmæssige tilbud for den på- gældende pakke. Det skal i denne forbindelse præciseres, at alle tilbudsgivere er bundet af deres tilbud, indtil vedståelsesfristens udløb. Dette gælder også ved underskrivelse af kontrakten med en anden tilbudsgiver.
Se nærmere vedrørende garantistillelse i kontrakten samt udkast til formulering af ga- rantien i Bilag D.
Medfører en manglende garantistillelse, at kontrakten ikke kan indgås eller må ophæves, kan busselskabet blive erstatningsansvarlig for det tab, Midttrafik eventuelt pådrager sig. Tilbudsgiverne opfordres derfor til, inden de afgiver tilbud, at få afklaret med deres pen- geinstitut, hvorvidt der er mulighed for garantistillelse.
13. Indgåelse af kontrakt
Kontrakten underskrives elektronisk på kontraktsiden i Ethics af både vindende tilbudsgi- ver og Midttrafik. Det tilbud, der danner grundlag for kontrakten, optages som Bilag 1 til kontrakten.
For aktie- og anpartsselskaber skal Midttrafik i forbindelse med kontraktindgåelsen have oplysning om ejerforholdene i selskabet.