Stævnekontrakt – for stævner under DTaF

Stævnekontrakt – for stævner under DTaF

Aftale om forhold i forbindelse med brug af dommere under Dansk Taekwondo Forbund, samt DTaF´s stævneudvalg og brug af DTaF-materiel til stævneafvikling

Administration af stævnet:

Stævneadministrator administrerer alt omkring tilmelding til stævnet. Herunder oprettelse af stævnet på hjemmesiden og hos Martial Events (OVR). Oprettelsen sker først, når klubben har tilsendt den turneringsansvarlige denne kontrakt i underskrevet stand, samt udfyldt skema med data omkring stævnet og stævne-indbydelsen efter DTaF's skabelon. Efter tilmeldingsfristen udsender stævneadministrator nødvendige informationer til deltagende klubber - ønsker arrangørklubber evt. informationer medtaget i disse skrivelser, aftales dette mellem de to parter.

Overnatning:

Dommerne skal have stillet en rigtig seng med tilhørende sengetøj på et vandrehjem, motel eller hotel til rådighed. Der skal maksimum være 2 personer pr. værelse, og der skal være opdelt på en måde, så dommere af forskelligt køn ikke sover sammen. Alle dommere, som har mere end en times transport til stævnet har ret til overnatning aftenen før stævnet på klubbens regning. Dommerlederen og den turneringsansvarlige har altid krav på overnatning med enkeltværelse uanset transporttid til stævnet. Begge personer har flere krævende opgaver i forbindelse med stævnet.

Dommerlederen meddeler arrangørerne inden den givne frist, hvor mange dommere, der har brug for overnatning.

Ved ekstern stævnemanager fra Martial Events står klubben for overnatning fra fredag til lørdag, mens forbundet betaler øvrig overnatning. 

Møderum:

Dommerne skal have eget møderum (til morgenmøder, frokost og evaluering efter stævnet), som skal være tilgængeligt under hele stævnet for dommerne. Det skal tilstræbes at kamp- og teknikdommer kan afholde adskilte møder om morgenen. Ved afvikling af dommerkurser ønskes et lokale fra fredag aften og et lokale i frokostpausen på stævnedagen. Dette sker efter aftale med dommerudvalgets uddannelsesansvarlige.

Forplejning:

Bespisning til dommerne skal være morgenmad kl. 8, frokost kl. 12 og hvis stævnet slutter senere end kl.16.00 skal der være aftensmad til dommerne (sandwichs el.lign. samt drikkelse). Dog kan der spørges ved stævnets start, hvor mange dommere, der ønsker aftensmad. Dommerne har behov for ernæringsrigtig forplejning for at kunne yde optimalt under hele stævnet. Der skal være drikkevarer til rådighed ved alle måltider, og derudover er der behov for vand, te og kaffe hele dagen på eller i nærheden af jurybordene. Der skal være kage og/eller frugt samt frisk kaffe, te og vand til dommernes kaffepause kl. 15.

Dommerlederen meddeler arrangørerne senest onsdag før stævnet, hvor mange dommere, der deltager i stævnet, og dermed skal bespises.

Ved stævner med over 300 startere skal arrangørklubben være behjælpelig med at arrangere aftensmad til overnattende dommere fra fredag til lørdag. Ved stævner med over 400 startere, skal arrangørklubben sørge for aftensmad til overnattende dommere fra fredag til lørdag, samt være behjælpelig med kørsel af dommere til og fra lufthavnen. Udgiften for at hente udenlandske dommere i lufthavnen deles mellem forbund og arrangørklub ved mere end 400 startere.

Ved ekstern stævnemanager fra Martial Events står klubben for forplejningen under stævnet, mens forbundet betaler øvrig forplejning. 

Xxxxxxxx for dommere:
Der stilles optimalt med dommerteams på 7 kampdommere ved kampstævner, og derud over skal der altid være en dommerleder. Eksempel: 3 baner 3 * 7 + 1 = 22 dommere. Ved teknikstævner er der optimalt seks dommere pr. xxxx + en dommerleder. Hvis stævnet skal køre ud over de 7,5 time effektiv (9 timer brutto), så skal der være et ekstra team til afløsning. Betalingen er ifølge DTaF’s regler 700 kr. pr. fremmødt dommer (ved 3 kampbaner: 22 * 700 kr. = 15.400 kr.). Ved dommermangel til teknikstævner tillades det, at deltagere også fungerer som dommere, disse afregnes med 400 kr.

Brug af DTaF Materiel:

Udgifter til transport af DTaF materiale (udstyrskasser, bane kassers osv.), afholdes af arrangør klub.

Der skal ved brug af DTaF’s stævneudstyr betales 50 kr pr. deltagende kæmper.

Dette beløb skal bruges til løbende udskiftning/vedligeholdelse/opdatering af stævneudstyr.

Stævneadministrator/klubben bestiller fragt til stævnested ved Xxxxx Xxxx (turneringsansvarlig), senest 14 dage før stævnet, således det er fremme torsdag før stævne og afhentes mandag efter stævne. Der skal udfyldes bestillingssedler, som skal sendes til xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx. Arrangør er forpligtet til at forespørge ved hal om udstyret er leveres torsdag og afhentet mandag på aftalte tidspunkt, såfremt det ikke er sket, skal turneringsansvarlig Xxxxx Xxxx kontaktes via e-mail.

Arrangørklubben er forpligtet på ved modtagelse af udstyr fra forbundet om udstyret er fuldstændigt jf. listen og om der er synlige skader. Xxxxxxx dokumenteres og sendes til turneringsansvarlige Xxxxx Xxxx på mail. Hvis udstyr går i stykker under stævnet, dokumenteres og sendes det til henholdsvis Stævnelederteknik Xxxx og Stævneadministrator Xxxxx i kamp. Arrangørklubben betaler 5000 kr. i depositum for at låne forbundsudstyr. Depositum indbetales ugen før stævnet til DTaF. Såfremt der ikke bliver konstateret mangler ved det næste stævne, modtager klubben det indbetalte depositum tilbage. Ved mangler modregnes i depositum. Det opfordres at klubben har en ansvarlig, der sikrer at tingene er pakket rigtigt ned.

Klubben er forpligtet til at stille hjælpere til rådighed, jvf. "Arrangør tjekliste op til og på stævnedag"

Klubben er forpligtet til at stille ekstra medhjælpere til rådighed, når der er Daedo veste i brug.

Efter stævnet vil turneringsansvarlige bede økonomiafdelingen om at fremsende regning på deltagerantal x 50 kr.

Information Kampstævner:

Ved kampstævner: Senest to uger før stævnet sender arrangørerne navn og autorisationsnummer på stævnelæge.

Umiddelbart efter tilmeldingsfristen sender stævneadministrator en liste over tilmeldte klubber og antallet af deres tilmeldte kæmpere til arrangørerne, der herefter tjekker om betalingen er ok, og melder tilbage til stævneadministrator, hvis betaling udestår. Administrator kontakter så skyldnere for at få bragt dette i orden inden vejning!

Information Teknikstævner:

Teknik: Klubben skal før invitationen offentliggøres, meddele stævneadministrator antal baner de ønsker at benytte/har plads til, dette i forhold til max. deltagerantal, ca. 70-80 startere pr. bane.

Diverse:

Kontakt for kampstævne: xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx

Kontakt for teknikstævne: xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx

Navn og adresse på hallen, navn og adresse på overnatningssted, tidspunkt for sidste tilmelding til overnatning, navn og kontaktoplysning på klubbens kontaktperson samt sted for morgenmødet. Dommerne skal tilmelde sig overnatning inden fristens udløb, og dommerlederen for stævnet skal senest onsdagen før stævnet melde antallet af dommere til klubbens kontaktperson.

Transport af ekstern stævneadministrator: 

Ved ekstern stævnemanager fra Martial Events kan arrangørklub få refunderet kørsel efter statens høje takst, hvis arrangørerne selv sørger for transport mellem lufthavn, Hotel og hal. 

Forhold for Turneringsudvalget:

Stævneleder og Stævneadministrator følger dommernes forplejning, og antal af repræsentanter fra turneringsudvalget meddeles af Stævneadministratoren til klubben senest onsdagen før stævnet. Dog gælder der det særlige, at morgenmaden til Stævneleder og Stævneadministrator skal bringes ned til stævneledelsens bord ved banerne på stævnedagen. Dog skal der ikke stilles overnatning til rådighed for medlemmerne af Turneringsudvalget.

Såfremt klubberne ikke lever op til de ovennævnte stillede krav, forbeholder Dommerudvalget og Turneringsudvalget sig retten til at købe ydelserne et andet sted, og efterfølgende sende regningen til klubben.

Undertegnede erklærer hermed, at jeg som repræsentant for klubben har læst Dansk Taekwondo Forbunds regler og indholdet i denne kontrakt. Undertegnende skriver herved under på, at klubben vil følge disse regler og retningslinjer i forbindelse med vores stævne under Dansk Taekwondo Forbund.

Stævne:
Navn på klubben:
Navn:	Dato:	Underskrift:

01 juni 2024