Opfordring til at give tilbud - Tilbudsmateriale
Opfordring til at give tilbud - Tilbudsmateriale
1. Udbud af driften af Slusekiosken, Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx
Silkeborg Kommune (herefter benævnt kommunen) udbyder herved forpagtningen af Slusekiosken beliggende Østergade 36, 8600 Silkeborg med overtagelse den 1. april 2023 eller evt. tidligere.
TILBUDSFRIST
Søndag den 20. november 2022 kl. 23.59
2. Indledning
Kommunen søger en ny forpagter til Slusekiosken.
Interesserede tilbudsgivere kan læse mere om betingelserne og mulighederne for driften i de følgende afsnit.
I det følgende redegøres der for en række faktiske oplysninger til brug for tilbudsgivernes afgivelse af tilbud, herunder de krav, som kommunen stiller til indholdet af tilbuddene m.v.
Tilbudsmaterialet består af dette tilbudsmateriale med tilhørende bilag, jf. bilagsoversigt i afsnit 11.
Enhver tilbudsgiver bærer selv ansvar for at have modtaget samtlige bilag.
3. Ordregiver Silkeborg Kommune Xxxxx 0
8600 Silkeborg
4. Profil for Slusekiosken
Slusekiosken er med sin ideelle placering ved kammersluserne og Hjejlen og med sin lange historie blevet en institution i Silkeborg.
Som ny forpagter får du mulighed for at sætte dit personlige præg på, hvordan service, sortiment og koncept kan udvikles i fremtiden, og skabe glæde for de mange mennesker, som hvert år ligger vejen forbi havnen i Silkeborg.
5. Forpagtningsafgift
Der betales en årlig forpagtningsafgift, der beregnes på grundlag af den årlige omsætning. Forpagtningsafgiften beregnes som 11 % af den årlige omsætning, dog minimum 150.000 kr.
Herudover afholder forpagter udgifterne til forbrug af el og vand forbrugt ifm. kioskens drift. Der betales efter forbrugsmålere/bimålere. I den faste årlige forpagtningsafgift indgår forbrug af varme og renovation.
Der skal stilles bankgaranti på 75.000 kr., svarende til minimumsafgiften i 6 måneder, eller indbetales et tilsvarende beløb i depositum.
6. Væsentlige forudsætninger
• Åbningstider
Kiosken skal holdes åbent i et omfang, der aftales med kommunen, dog mindst i samme periode som Kammerslusen.
Handicaptoilettet ved kiosken er offentligt og skal holdes åbent i kioskens åbningstider. Forpagter forpligter sig til at rengøre dette to gange dagligt i sommerhalvåret.
• Priser og indtægter:
Alle indtægter i forbindelse med driften af kiosken tilfalder forpagter. Priser og serviceniveau fastsættes af forpagter, således der kan udbydes et varesortiment til priser, der afspejler den tilbudte service, og det generelle prisniveau på markedet for tilsvarende ydelser.
• Forbrugsudgifter
Forpagter betaler ud over forpagtningsafgiften udgifter til el for hele bygningen inklusiv det offentlige toilet. Herudover betaler forpagter for renovation og tømning af evt. fedtudskiller. Varme og vand er indeholdt i forpagtningsafgiften.
• Inventar
Der medfølger ikke inventar, men man kan evt. overtage eksisterende inventar efter forhandling med nuværende forpagter. Inventar skal godkendes af kommunen.
Eksisterende klimaanlæg, fryserum og den etablerede strømforsyning medfølger lejemålet.
Hvis forpagter ønsker at benytte en friturekoger m.v., bekoster forpagter selv etablering og vedligehold af en fedtudskiller.
• Udeservering
Der er mulighed for udeservering på det udendørs areal omfattet af lejeaftalen. Udeservering skal aftales særskilt med bortforpagter.
• Silkeborg Kanocenter
En del af udearealet, et lokale i bygningen samt en del af loftsrummet er udlejet af kommunen til anden side, pt. Silkeborg Kanocenter. Lejer skal have adgang til loftsrummet. Se nærmere herom i kortbilag til kontrakten.
• Sluser
Forpagter er forpligtet til at passe driften af slusen efter gældende forskrifter. Forpagteren er endvidere forpligtet til at sikre at personalet er tilstrækkeligt uddannet til at varetage denne opgave.
• Social klausul:
Forpagter er for sine ansatte til stadighed forpligtet til at sikre, at løn, arbejdstid og andre arbejdsvilkår ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art indenfor vedkommende fag i samme område.
Herudover opfordrer kommunen til social ansvarlighed, eksempelvis ved ansættelse af praktikanter, elever.
• Sundhedsprofil
Der skal i forbindelse med tilberedning af madvarer anvendes gode og sunde råvarer med tanke på bæredygtighed. Læs mere under udbudskriterierne for sortiment nedenfor i afsnit 7.
• Bevillinger og tilladelser
Forpagter er selv forpligtet til at søge om eventuelle bevillinger, herunder - men ikke begrænset til – spiritusbevilling, registrering hos Fødevarestyrelsen mv. Herudover sørger forpagter selv for eventuel tilladelse til udeservering, opsætning af skilte mv.
• Rygeforbud
Slusekiosken er i lighed med kommunens øvrige bygninger røgfrit område.
• Personale
Der overdrages ikke noget personale i forbindelse med indgåelse af denne forpagtningsaftale.
Det forudsættes, at kioskens ledelse har en relevant uddannelse eller anden kvalifikation, som sikrer, at kioskens daglige drift lever op til den standard, som forpagtningsaftalen beskriver.
• Straffeattest og børneattest
Forpagter skal ved indgåelse af forpagtningsaftalen skrive under på, at han/hun indhenter straffeattest og børneattest på samtlige medarbejdere – både fastansatte og løst personale.
• Gæld til det offentlige
Tilbudsgiver skal på tro og love erklære, at pågældende ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige.
• Afståelse og fremforpagtning m.v.
Forpagter har ikke ret til afståelse og ingen ret til at overdrage forpagtningen, herunder overdrage driften til 3. mand (fremforpagtning).
7. Udvælgelsesprocessen
Såfremt der er spørgsmål vedrørende processen, eller såfremt der er ønske om besigtigelse af lokalerne, kan der rettes henvendelse til Xxxx Xxx Xxxxxxxxx på telefon: 20110968 eller e-mail: xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx
Tilbud skal være Kommunen i hænde senest søndag den 20. november 2022, kl.
23.59. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning.
Tilbud skal fremsendes på e-mail til xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx I emnefeltet skal der skrives ”Udbud Slusekiosken”.
Alle rettidigt modtagne tilbud vil blive åbnet umiddelbart efter tilbudsfristens udløb. Kommunen vil herefter tage stilling til de indkomne tilbud primo december 2022. Valg af forpagter vil blive meddelt umiddelbart herefter.
Kommunen vil vurdere, hvilke tilbud/tilbudsgivere, der bedst opfylder følgende delkriterier:
o Udviklingsplan
o Sortiment
o Dokumentation for passende økonomi
o Erfaring og kvalifikation
Udviklingsplan for Slusekiosken – Vægtning 30%
Silkeborg kommune leder efter en forpagter, som vil være med til at udvikle Slusekiosken til en unik ”Silkeborg-oplevelse”. Kommunen ønsker, at kiosken tydeligt skal afspejle sin placering i Søhøjlandet, hvor der sker kulturel nytænkning og er naturskønne oplevelser.
Der skal derfor vedlægges en udviklingsplan for den daglige drift, potentielle events eller lignende, der samtænker den unikke placering med kioskens udtryk, indretning, service, sortiment m.v.
Sortiment – Vægtning 30%
Kommunen vægter det positivt, at tilbudsgiver
• har fokus på danske (og gerne lokale) økologiske råvarer for derved at sikre bæredygtigheden.
• indtænker genanvendelighed, eksempelvis i valg af service
• kan rumme mangfoldigheden ved fx at tilbyde veganske, laktosefri og glutenfri is
• har fokus på kvalitet ved fx at anvende friske bær til is, ægte vanilje, hjemmelavede vafler og guf samt fx at kunne tilbyde friskkværnet kaffe og varm chokolademælk.
Dokumentation for passende økonomi – Vægtning 20%
Dokumentation for passende økonomi i relation til driften kan være i form af budget for forventet opstartsomkostninger samt fx bankgaranti, dokumentation for egenkapital eller lignende.
Erfaring og kvalifikation – Vægtning 20%
Erfaring og kvalifikation skal være fra drift af kiosk, café, restauration eller lignende fra egen virksomhed, ansættelse hos andre, uddannelse eller andet.
Evaluering
Evalueringen af delkriterierne vil alene ske ud fra de overfornævnte samt den enkelte tilbudsgivers besvarelse.
Ordregiver giver Tilbudsgiver én samlet karakter for hvert af de ovenfor nævnte delkriterier, efterfulgt med en prosa begrundelse for karakteren.
Ordregiver anvender følgende skala i kvalitetsvurderingen:
Karakterskala | Karakter |
Leverandørens opfyldelse af kriteriet vurderes som værende fremragende, der demonstrerer en udtømmende opfyldelse af kriterierne | 10 |
Leverandørens opfyldelse af kriteriet vurderes som værende fortrinlig, der med enkelte undtagelser opfylder kriterierne | 9 |
Leverandørens opfyldelse af kriteriet vurderes som værende meget tilfredsstillende, der med få undtagelser opfylder kriterierne | 8 |
Leverandørens opfyldelse af kriteriet vurderes som værende tilfredsstillende, der i nogen grad opfylder kriterierne | 7 |
Leverandørens opfyldelse af kriteriet vurderes som værende nogenlunde tilfredsstillende, der demonstrerer en vis grad af opfyldelse af kriterierne | 6 |
Leverandørens opfyldelse af kriteriet vurderes som værende nogenlunde tilfredsstillende, men med en række mangler i opfyldelsen af kriterierne | 5 |
Leverandørens besvarelser vurderes som værende mindre tilfredsstillende beskrivelser, der i begrænset omfang opfylder kriterierne | 4 |
Leverandørens opfyldelse af kriteriet vurderes som værende mindre tilfredsstillende, der demonstrerer en række mangler i opfyldelsen af kriterierne | 3 |
Leverandørens opfyldelse af kriteriet vurderes som værende utilstrækkelig, der demonstrerer sporadisk opfyldelse af kriterierne | 2 |
Leverandørens opfyldelse af kriteriet vurderes som værende meget utilstrækkelig, der demonstrerer minimal grad af opfyldelse af kriterierne | 1 |
Leverandørens opfyldelse af kriteriet vurderes som værende uacceptabel | 0 |
Ordregiver kan give karakter, som ligger imellem skalaen, eksempelvis karakteren 7,5. Samlet evaluering af delkriterierne
Den samlede evaluering af delkrieterierne vil ske efter følgende formel:
Endelig Point pr. tilbud = (PUdviklingsplan for Slusekiosken x VUdviklingsplan for Slusekiosken) + (PSortiment x VSortiment) + (PDokumentation for passende økonomi x VDokumentation for passende økonomi) + (PErfaring og kvalifikation x VErfaring og kvalifikation)
Hvor følgende forkortelser betyder:
PUdviklingsplan for Slusekiosken = Point for kriteriet ”Udviklingsplan for Slusekiosken” VUdviklingsplan for Slusekiosken = Vægtning for kriteriet ”Udviklingsplan for Slusekiosken”
PSortiment = Point for kriteriet ”Sortiment” VSortiment = Vægtning for kriteriet ”Sortiment”
PDokumentation for passende økonomi = Point for kriteriet ” Dokumentation for passende økonomi”
VDokumentation for passende økonomi = Vægtning for kriteriet ” Dokumentation for passende økonomi”
PErfaring og kvalifikation = Point for kriteriet ”Erfaring og kvalifikation” VErfaring og kvalifikation = Vægtning for kriteriet ”Erfaring og kvalifikation”
Formlen beregner det enkelte tilbuds samlede point ved at gange det enkelte delkriteries tildelte point med delkriteriets vægtning. Det tilbud som samlet opnår den højeste pointscore, vil blive tildelt aftalen.
Ret til annullering og forkastelse af tilbud
Kommunen forbeholder sig ret til på ethvert tidspunkt at annullere tilbudsprocessen helt eller delvis. Annullering kan eksempelvis blive aktuelt, såfremt kommunen vurderer, at ingen tilbudsgiver har afgivet korrekt tilbud. Endvidere forbeholder kommunen sig ret til at forkaste alle bud.
Det skal understreges, at kommunens kendskab til tilbudsgivers økonomiske forhold, budget m.v. i forbindelse med udbuddet ikke medfører nogen form for ansvar for rentabiliteten af cafédriften eller andet, ligesom oplysningerne i tilbudsmaterialet om omsætning, personale m.v. er givet uforbindende.
8. Oplysninger og materiale, der skal fremsendes sammen med afgivelse af tilbuddet Tilbudsgiver skal anvende tilbudsskemaet, der er vedlagt som Bilag 2 til tilbudsmaterialet. Tilbudsskemaet skal være vedlagt udfyldt tro og love-erklæring om ubetalt gæld til det offentlige.
Et tilbud kan ikke begrænses til kun at omfatte dele af de opgaver, som indgår i forpagtningskontrakten. Der kan ikke afgives alternative tilbud.
9. Supplerende oplysninger og spørgsmål til tilbudsmaterialet
Oplysningerne er indhentet i sommeren 2022. Oplysningerne giver i videst muligt omfang et fyldestgørende indtryk af forpagters profil, indretning samt hvilke krav, der stilles til en fremtidig forpagter. Kommunen tager imidlertid forbehold for eventuelle ændringer i perioden efter indsamlingen af ovenstående oplysninger.
Der tages forbehold for eventuelle fejl, og kommunen forbeholder sig retten til at foretage ændringer og tilføje supplerende oplysninger i tilbudsmaterialet.
10. Fortrolighed, omkostninger m.v.
Kommunen vil behandle indholdet af de tilbud, der bliver modtaget med fortrolighed. Kommunen er imidlertid undergivet forvaltnings- og offentlighedslovens regler om aktindsigt og kan derfor være forpligtet til at videregive oplysninger om tilbuddene og disses indhold. Offentlighedsloven omfatter ikke enkeltpersoners økonomiske forhold eller
oplysninger om drifts- eller forretningsforhold, der er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed oplysningerne angår.
Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er kommunen uvedkommende.
11. Bilag, der er vedlagt dette tilbudsmateriale
• Bilag 1. Udkast til forpagtningskontrakt, inkl. tegning af det forpagtede
• Bilag 2. Tilbudsblanket
• Bilag 3. Regulativ for sejlads gennem Kammersluserne, betjening af sluserne ved Slusekiosken
• Bilag 4. Tro og love erklæring