Udbudsbetingelser for indkøb af halm til
Udbudsbetingelser for indkøb af halm til
Masnedøværket Ringsted Halmvarmeværk Slagelse Kraftvarmeværk
3. maj 2012
SK Forsyning A/S
Udbudsbetingelser for indkøb af halm
Indledning
I løbet af 2011 og foråret 2012 har de lokale forsyningsselskaber overtaget ejerskab og drift af de halmfyrede kraftvarmeværker på Sjælland og Lolland-Falster og i Ringsted er ansvaret for indkøb af halm til fjernvarmeværket overgået til Ringsted Forsyning A/S.
I fremtiden vil det derfor være Vordingborg Kraftvarme A/S, Ringsted Forsyning A/S og SK Varme A/S
(i det følgende kaldet ”forsyningsselskaberne”) der vil stå for indkøb af halm til Masnedøværket, Ringsted Halmvarmeværk og Slagelse Kraftvarmeværk.
Disse udbudsbetingelser gælder for køb af halm til Masnedøværket, Ringsted Halmvarmeværk og Slagelse Kraftvarmeværk.
1. Udbud forår 2012
I foråret 2012 efterspørger de 3 halmfyrede værker følgende mængder og kvaliteter af halm til levering i fyringssæsonen 2012-13, startende den 1. august 2012:
Masnedøværket: ca. 13.000 tons kornhalm, Ringsted Halmvarmeværk: ca. 6.000 tons kornhalm
Heraf kan op til 2.000 tons være rapshalm
Slagelse Kraftvarmeværk: ca. 10.000 tons kornhalm
Heraf kan op til 2.000 tons være frøgræshalm og op til 1.000 tons rapshalm
Tilbudsgiver kan vælge om han vil afgive tilbud på halm afhentet på sin adresse, det vil sige ab gård, eller om han selv vil levere halmen på et af de halmfyrede værker, det vil sige levering an værk. Som udgangspunkt skal der i alle tilfælde gives en pris på halm leveret ab. gård. Såfremt leverandøren ønsker selv at sørge for transporten skal han tillige anføre en tilbudspris for transport til et eller flere af værkerne.
Den samme mængde halm kan dog ikke tilbydes flere gange. Når en tilbudsgiver afgiver flere forskellige tilbud m.h.t. pris og mængde, må han derfor sikre sig, at den samlede mængde han tilbyder ikke overstige hans kapacitet for levering af halm.
2. Gældende flerårige kontrakt på halm indgået med DONG Energy
En række leverandører har tidligere indgået aftaler med DONG energy om levering af halm på flerårige kontrakter til de 3 værker. Disse kontrakter vil fortsat værre gældende og have den varighed som er angivet i kontrakternes § 5, også efter at ejerskab af værkerne er overgået fra DONG energy til de lokale forsyningsselskaber. Efter aftale med DONG energy vil forsyningsselskaberne enten overtage disse flerårige kontrakter eller administrere dem for DONG Energy.
Alle eksisterende, flerårige kontrakter med DONG Energy vil således fortsætte i leveringsårene 2012-13 og i visse tilfælde også 2013-14 og DONG eller forsyningsselskaberne vil kontakte leverandøren, når mængden skal leveres.
For de af kontrakterne der gælder ab gård leverancer og hvor der ikke i kontrakterne er nævnt et specifikt værk som aftager, vil DONG Energy og forsyningsselskaberne i samarbejde foretage en fordeling af halmmængderne mellem værkerne.
3. Overflyttede halmmængder fra 2011/12 til 2012/13
På grund af den megen nedbør og vanskelighederne med halmbjærgning i høsten 2011 har DONG Energy indgået aftale med en række halmleverandører om, at manglende leverancer for leveringsåret 2011-12 overføres og leveres på uændrede vilkår i leveringsåret 2012-13.
Kontrakterne for disse overførte halmmængder vil blive overtaget af forsyningsselskaberne eller administreret på vegne af DONG Energy. Også her vil forsyningsselskaberne og DONG energy samarbejde om en fordeling mellem værkerne af halmmængderne på ab gård kontrakter.
Alle aftaler indgået med DONG Energy om overflytning af halmmængder fra vil således blive respekteret og leverandørerne vil blive kontaktet når halmen skal leveres.
Basisprisen for den halmmængde som overføres, vil ikke blive korrigeret og vil derfor være den samme pr. 1. august 2012, som den var 1. august 2011.
4. Udvælgelse af tilbud til kontrakt
Udvælgelse af tilbud vil ske ud fra princippet om laveste pris for sammenlignelige vilkår inklusive omkostninger til transport. De fremsendte tilbud vil således blive vurderet ud fra den samlede pris an værk, d.v.s. prisen på halm tillagt omkostninger til transport. I de tilfælde hvor tilbudsgiver ikke har givet tilbud på transport af egen halm (an værk) vil forsyningsselskaberne tillægge en beregnet transportpris.
Ved leverancer ab gård vil et af forsyningsselskaberne sørge for transporten til det pågældende halmfyrede værk.
De nærmere betingelser, krav og vilkår for levering af halm fremgår af:
• Principper for indkøb af halm, af 3. maj 2012
• Udbudsbetingelser for indkøb af halm til Masnedøværket, Ringsted Halmvarmeværk og Slagelse Kraftvarmeværk, af 3. maj 2012
• Standardvilkår for leverance af halm til Masnedøværket, Ringsted Halmvarmeværk og Slagelse Kraftvarmeværk, af 3. maj 2012
• Tilbudsskema med tilhørende vejledning
• Tro og love erklæring for storleverandører
5. Generelle oplysninger
Udbudsrunden er tilrettelagt og gennemføres i fællesskab af de 3 forsyningsselskaber og blandt de indkomne tilbud udvælger hver enkelt af forsyningsselskab de tilbud de ønsker at indgå kontrakter om. De 3 forsyningsselskaber vil således have hver sin portefølje af kontrakter og de individuelle kontrakter vil være mellem en leverandør af halm og et forsyningsselskab og gælde for leverance til et specifikt værk.
Købere
Ansvarlige for udbudsrunden, for udvælgelse af tilbud og for indgåelse af kontrakter for køb af halm er følgende forsyningsselskaber:
Vordingborg Kraftvarme A/X Xxxxxxxx 00
4760 Vordingborg
Ringsted Varmeforsyning Xxxxxxxxx 00
4100 Ringsted
SK Varme A/S Xxxxxxxxx 0
4220 Korsør
Leveringssteder
Vordingborg Kraftvarme A/S: Masnedøværket
Xxxxxxxx 00
4760 Vordingborg
Åbningstider: Mandag til torsdag: 06.30 - 14.00
Fredag: 06.30 - 11.30
Ringsted Varmeforsyning: Ringsted Halmvarmeværk
Xxxxxxxx 0
4100 Ringsted
Åbningstider: Mandag – torsdag: 7.00 – 14.00
Fredag: 7.00 – 13.00
Der må forventes frokostpause fra kl 12.00 til 12.30
SK Varme A/S: | Slagelse Kraftvarmeværk Xxxxxxxxx 0 Xxxxxxxx 0000 | |
Åbningstider: Mandag – torsdag: Fredag: | 06.30 – 14.30 06.30 – 13.00 |
6. Returnering af aske
Som udgangspunkt skal leverandøren modtage aske fra værket i en mængde, der modsvarer den leverede mængde halm. Forsyningsselskabet leverer asken hos leverandøren og leverandøren skal oplagre og udbringe asken i henhold til de gældende regler.
Leverandøren kan dog blive fri for at modtage aske. I disse tilfælde vil Forsyningsselskabet fratrække et beløb til dækning af omkostningerne ved at håndtere og bortskaffe asken. Det sker ved afregning for den leverede halm.
Masnedøværket og Slagelse Kraftvarmeværk
For halm der leveres til Masnedøværket og Slagelse Kraftvarmeværk skal leverandøren modtage op til 10% af den leverede halmmængde i ton. Ønskes fritagelse for modtagelse af halmaske, fratrækkes 40 kr. pr. ton afregnet halm.
Ringsted Halmvarmeværk
For halm der leveres til Ringsted Halmvarmeværk skal leverandøren modtage op til 8% af den leverede halmmængde i ton. Ønskes fritagelse for modtagelse af halmaske, fratrækker bogholderiet 27 kr. pr. ton afregnet halm.
7. Fremsendelse af tilbud
Tilbud afgives ved at fremsende en e-mail vedlagt en scannet PDF fil af udfyldte og underskrevne tilbudsskema(er). Underskrevne tilbudsskema(er) kan også sendes pr. post.
Tilbudsskema(er) sendes til følgende adresse: E-mail: xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx
Eller postadresse: Rambøll
Xxxxxxxxxx Allé 53
2300 København S Mrk. Halm
Spørgsmål vedrørende udbudsrunden, afgivelse af tilbud, indholdet i kontrakter og øvrige vilkår for levering af halm kan stilles til tlf.: 00 00 00 00 eller e-mail: xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx,
8. Tilbudsfrist og gyldighed
Skriftlige tilbud skal være ovenstående adresse i hænde senest torsdag den 31. maj 2012. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget med i vurderingen af tilbud.
Tilbud fremsendt inden for tidsfristen vil være gældende og bindende frem til forsyningsselskaberne fremsender accept eller afslag på tilbud.
Ønsker tilbudsgiver at trække tilbuddet/tilbuddene tilbage, skal dette ske inden tilbudsfristen udløber, hvilket er torsdag den 31. maj 2012. Det skal ske med e-mail eller anbefalet brev sendt til samme adresse som for tilbud, for at tilbagekaldet kan dokumenteres.
Den forventede tidsplan for halmudbuddet er:
Frist for aflevering af tilbud | 31. maj 2012 |
Vurdering af tilbud | Uge 23 – 26 |
Frist for indgåelse af kontrakter | 29. juni 2012 |
9. Form
Tilbud skal afgives på et særskilt tilbudsskema som kan downloades på Forsyningsselskabernes hjemmesider eller rekvireres ved henvendelse til xxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx eller Rambøll, Xxxxxxxxxx Xxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx X, Xxx. Halm
Tilbud skal sendes pr. e-mail, vedlagt en scannet PDF fil af udfyldte og underskrevne tilbudsskema(er) eller i papirformat pr. post.
Mindste størrelse for tilbud og for kontrakter vil være 100 tons for leverancer til et givet værk, af en given kvalitet af halm: kornhalm, frøgræs eller rapshalm.
Tilbudsgivere kan afgive flere forskellige tilbud, både hvad angår mængde og pris. Kun skriftlige tilbud, som afleveres indenfor tilbudsfristen med tilbudsgivers underskrift, vil indgå i bedømmelsen af tilbud.
Hver enkelt tilbudsgiver kan højst afgive 5 tilbud for leverance til et givet værk, af en given kvalitet af halm: kornhalm, frøgræs eller rapshalm.
En tilbudsgiver defineres som et selskab med selvstændigt CVR-nr.
10. Udbudsform
Udbuddet afholdes på baggrund af de principper for indkøb af halm til Masnedøværket, Ringsted Halmvarmeværk og Slagelse Kraftvarmeværk, som forsyningsselskaberne i fællesskab har udarbejdet.
I udbudsrunden fremskaffes hovedparten af den mængde halm som forsyningsselskabernes værker skal bruge og der stræbes i denne forbindelse efter størst mulig ligebehandling af alle leverandører til alle 3 værker.
Der vil ikke efterfølgende være mulighed for at forhandle indholdet af tilbud mellem tilbudsgiver og forsyningsselskab, hvorfor det er vigtigt, at tilbudsgiver er opmærksom på, at tilbud vil være endelige og indgå i tilbudsvurderingen sådan som de fremgår af de udfyldte og underskrevne tilbudsskemaer.
I denne forbindelse er det særligt vigtigt at være opmærksom på at:
• Tilbud tages kun i betragtning, hvis tilbuddet overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser og øvrigt materiale som forsyningsselskaberne har udgivet i forbindelse med udbudsrunden. Tilbudsgiver har ansvar og risiko for at tilbud afgives i overensstemmelse hermed.
Risikoen for uklarheder i tilbuddet fra tilbudsgiver påhviler alene tilbudsgiver.
• Der er udarbejdet en vejledning til udfyldelse af det tilbudsskema, der skal anvendes.
• Forsyningsselskaberne vil se bort fra tilbud, som ikke er indleveret rettidigt.
11. Kontraktform
Skemaer til afgivelse af tilbud indgår som bilag til udbudsmaterialet.
Tilbud afgives ved at tilbudsgiver indsender et underskrevet tilbudsskema til Halmkontoret pr. post eller e-mail, se adresse og kontaktinformationer ovenfor.
Accepterer et af forsyningsselskaberne det indsendte tilbudsskema, er der indgået en bindende aftale mellem parterne. Det pågældende forsyningsselskab sender skriftlig besked med underskreven accept af tilbud hvorved der vil være indgået endelig og juridisk bindende kontrakt mellem parterne.
Tilbud skal afgives og evt. halmleverandørkontrakt indgås i henhold til ”Standardvilkår for leverance af halm til Masnedøværket, Ringsted Halmvarmeværk og Slagelse Kraftvarmeværk” samt dertil hørende principper og udbudsbetingelser.
De leverandører, som skal levere halm an værk er desuden omfattet af de bestemmelser vedrørende egentransport af halm, der er indeholdt i ”Standardvilkår for leverance af halm til Masnedøværket, Ringsted Halmvarmeværk og Slagelse Kraftvarmeværk”.
For at sikre en optimal fordeling af den tilbudte halm forbeholder forsyningsselskaberne sig ret til at vælge hvilket værk den tilbudte halm skal leveres til efter nærmere aftale med den enkelte leverandør, dog således at den enkelte leverandør ikke stilles ringere end ved sit afgivne tilbud.
12. Regulering af basisprisen
For leverancer på 3-årige kontrakter vil Basisprisen, ab gård eller an værk (incl. transport), blive reguleret i det 2. og 3. leveringsår på baggrund af nettoprisindekset, priser på gødningsstoffer, priser på diesel og motorolie samt lønindeks.
Basisprisen korrigeres én gang årligt pr. 1. august (første gang pr. 1. august 2013) med følgende fordeling mellem ændringerne i følgende fire indeks fra Statistikbanken under Danmarks Statistik.
Indeks | Fordeling |
Nettoprisindekset (marts år 1 til marts år 2) | 70% |
Gødningsstoffer (LPRIS: 1. Kvartal år 1 til 1. Kvartal år 2) | 10% |
07.2.2.2 Diesel og motorolie (PRIS7; marts år 1 til marts år 2) | 10% |
Lønindeks for den private sektor (ILON2; Erhverv i alt, Ikke sæsonkorrigeret, 1. Kvartal år 1 til 1. Kvartal år 2) | 10% |
Basisprisen kan både reguleres op og ned, og altså også under basisprisen pr. august 2012.
13. Udbudsmaterialet
Disse udbudsbetingelser udgør, sammen med de tilhørende bilag, det samlede udbudsmateriale for dette halmudbud. I dette materiale fastlægges rammerne for gennemførelsen af udbudsforløbet og de gældende krav og betingelser for levering af halm.
Bilagene til disse udbudsbetingelser består af nedenstående:
• Principper for indkøb af halm, 3. maj 2011
• Standardvilkår for leverance af halm til Masnedøværket, Ringsted Halmvarmeværk og Slagelse Kraftvarmeværk, 3. maj 2011
• Tilbudsskema
• Vejledning til tilbudsskema
• Tro og love erklæring for storleverandører