Aftalen om det dansk-tyske samarbejde i Region Sønderjylland-Schleswig
Aftalen om det dansk-tyske samarbejde i Region Sønderjylland-Schleswig
Aftalen om oprettelse af Region Sønderjylland-Schleswig af 16.9.1997, med ændring af 10.10.2002, 15.11.2006, 29.4.2009 og 3.11.2011 og 09.06.2017 mellem Stadt Flensburg, Kreis Nordfriesland, Kreis Schleswig-Flensburg på tysk side og Sønderjyllands Amt på dansk side omformuleres som følger.
Stadt Flensburg, Kreis Nordfriesland og Kreis Schleswig-Flensburg på tysk side og Region Syddanmark, Aabenraa Kommune, Haderslev Kommune, Sønderborg Kommune og Tønder Kommune - på dansk side - efterfølgende benævnt aftalens parter - indgår efter beslutning i de respektive politiske forsamlinger følgende aftale.
Præambel
Aftalens parterne danner en europæisk grænseregion, der udgør grundlaget for et intensivt og langsigtet samarbejde med det formål at styrke udviklingen i den fælles grænseregion samt styrke Regionen i europæisk sammenhæng og i forhold til omgrænsende regioner.
Med udgangspunkt i geografien Sønderjylland-Schleswig indgår aftalepartnerne således et langsigtet samarbejde på tværs af grænsen om fælles mål.
Samarbejdsaftalen er indgået med ligeberettigelse og respekt for hver sides særlige kulturelle egenart og selvstændighed som samarbejdsprincipper. Det europæiske Charter for Grænseregioner og grænseoverskridende Regioner som vedtaget af Europæiske Grænseregioners Arbejdsfællesskab den 15.09.2011 udgør idégrundlaget for samarbejdet og udviklingen i Region Sønderjylland-Schleswig.
Aftalepartnerne stræber henimod et samarbejde i den dansk-tyske grænseregion, der er båret af konstruktiv og tillidsfuld dialog, som hjælper med at opdage chancer og potentialer, udvikle og støtte op om projekter for derved at yde et bidrag til vækst, beskæftigelse og sameksistens i grænseregionen.
§ 1 Navn - Beliggenhed – Kompetence
Region Sønderjylland-Schleswig omfatter det geografiske område, der afgrænses af Stadt Flensburg, Kreis Nordfriesland, Kreis Schleswig-Flensburg og Aabenraa Kommune, Haderslev Kommune, Sønderborg Kommune og Tønder Kommune og benævnes Region Sønderjylland- Schleswig. Region Sønderjylland-Schleswig har sæde dér, hvor aftalens parter har besluttet at placere organisationens sekretariat. Sekretariatet går under navnet Regionskontor & Infocenter.
Aftalepartnerne overdrager ikke myndighedskompetence til Region Sønderjylland-Schleswig, som alene er en betegnelse for samarbejdet, der ikke udgør nogen selvstændig juridisk person. I det omfang Region Sønderjylland-Schleswig bliver benævnt ”Region” eller ”Regionen”, må dette ikke
forveksles med de danske myndigheder, der også har navnet region, i dette samarbejde repræsenteret ved Region Syddanmark.
§ 2 Formål
Overordnet har Region Sønderjylland-Schleswig til formål at fremme det grænsenære dansk-tyske politiske samarbejde, herunder vedrørende vilkårene på det grænseoverskridende arbejdsmarked, den grænseregionale udvikling og den kulturelle sammenhængskraft i Region Sønderjylland- Schleswig, som er præget af en sproglig og kulturel mangfoldighed mellem flertals- og mindretalsbefolkningerne. Målet med samarbejdet er
• Arbejdsmarked: Fremme af grænsependling / arbejdskraftens mobilitet.
• Kultur: Fremme af et sammenhængende kulturrum på tværs af grænsen gennem borgerrelaterede initiativer.
• Politisk og administrativ dialog og samarbejde: Politisk netværksdannelse og dialog mellem de politiske aktører og myndigheder; udnyttelse af grænseregionalt udviklingspotentiale.
Andre emner kan tages op til politisk drøftelse og koordinering på partnernes eller bestyrelsens initiativ, mens evt. indsatser løftes af de interesserede partnere.
Det finansielle grundlag for alle aktiviteter og tiltag, som Region Sønderjylland-Schleswig gennemfører for at fremme de nævnte mål, dækkes af den til enhver tid gældende finansielle ramme, som skal overholdes.
Der udarbejdes en strategi for Region Sønderjylland-Schleswig, som fornyes med passende mellemrum. Strategien beskriver mål og indsatser nærmere.
Strategien behandles hos aftalepartnerne på politisk niveau. Strategien udmøntes i toårige handlingsplaner, der konkret beskriver, hvilke indsatser, der planlægges gennemført for at opnå målene. Disse handlingsplaner besluttes i bestyrelsen.
I det grænseoverskridende samarbejde virker forskellige aktører på forskellige niveauer og områder.
Region Sønderjylland-Schleswigs arbejde koordineres med andre aktører med henblik på at undgå dobbeltstrukturer og Region Sønderjylland-Schleswig samarbejder med andre partnere, hvor det er relevant.
§ 3 Organisation
Samarbejdet består af følgende organer:
• Bestyrelsen
• Kulturudvalget
• Arbejdsmarkedsudvalget
• Udvalget for grænseregional udvikling
• Ad hoc-udvalg nedsat af bestyrelsen
• Forvaltningsgruppen
• Faggrupperne
• Sekretariatet
§ 4 Bestyrelsen
a. Bestyrelsen er organisationens øverste beslutningsorgan. Bestyrelsen er et fælles rådgivnings- og koordineringsorgan i grænseoverskridende anliggender og samtidig ansvarlig for alle anliggender vedrørende den operative drift.
b. Bestyrelsen består af følgende stemmeberettigede medlemmer:
• En repræsentant fra hver af aftalens partnere
• Hver en repræsentant for de grænsenære kommuner fra Kreis Schleswig-Flensburg og Kreis Nordfriesland (Begrænsning: ved regnskabsmæssige beslutninger – se afsnit c – er stemmeret undtaget)
• En repræsentant fra henholdsvis det danske og det tyske mindretal (Begrænsning: ved regnskabsmæssige beslutninger – se afsnit c – er stemmeret undtaget)
Som selvsuppleret medlem (uden stemmeret)
• En repræsentant for den slesvig-holstenske delstatsregering
For hvert medlem udpeges en personlig suppleant. Hvis et medlem er forhindret i at deltage i et møde, underretter vedkommende sin suppleant og sekretariatet.
• Sekretariatets ledelse deltager i bestyrelsesmøderne (uden stemmeret)
c. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 5 stemmeberettigede medlemmer er til stede. Bestyrelsen tager beslutninger ud fra flertalsprincippet. Generelt tilstræbes dog konsensus. Beslutninger omkring nye indsatsområder henholdsvis bortfald heraf kræver enstemmighed, ligeledes såfremt en beslutning vedrører en af aftalepartners myndighedskompetencer, herunder anvendelse af midler. Formanden leder bestyrelsesmøderne.
d. Til bestyrelsens opgaver hører især:
• at udarbejde strategien for Region Sønderjyllands-Schleswig, som efterfølgende godkendes af de respektive partnere.
• at fastlægge toårige handlingsplaner for organisationens arbejde og løbende følge op på dem.
• at repræsentere Region Sønderjylland-Schleswig udadtil.
• at sikre kommunikation med og videregivelse af information til de politiske beslutningstagere og partnernes politiske fora.
• at vælge en formand og en næstformand for en toårig periode. Formanden og næstformanden repræsenteres i valgperioden skiftevis af den tyske henholdsvis den danske side.
• at styre, rådgive og støtte sekretariatet, herunder særligt godkendelse og overvågning af den med alle relevante aktører afstemte handlingsplan.
• at nedsætte udvalg jf. § 3.
• at vedtage forretningsordener og andre nødvendige retningslinjer for virksomheden i Region Sønderjylland-Schleswig, hvis der vurderes behov herfor.
• at føre tilsyn med organisationens almindelige virke. Efter anmodning aflægges der særskilt regnskab for Region Sønderjylland-Schleswigs medvirken i projekter, hvor der indgår ekstern finansiering.
• at godkende organisationens budget. De ansvarlige politiske foras beslutningskompetence forbliver uberørt. Ved flerårige budgetperioder behandles en foreløbig årlig statusrapport.
• at vedtage større samarbejdsprojekter og godkende budgetter for sådanne projekter, idet der dog skal være opmærksomhed på, at de midler som modtages fra aftalepartnerne ikke uden særskilt hjemmel kan anvendes til at understøtte konkrete projekter eller aktiviteter.
• at drøfte og godkende årsberetningen samt beretninger om gennemførte aktiviteter og gennemførte enkeltprojekter af større betydning.
• at træffe beslutning om ændring af sekretariatets beliggenhed.
e. Bestyrelsen repræsenteres ved anliggender af større betydning af formandskabet (formanden og næstformanden). Afgørelser om anliggender vedrørende den daglige ledelse afstemmes internt i formandskabet.
§ 5 Udvalg
Der nedsættes et kulturudvalg af permanent karakter til at varetage opgaverne inden for kultur, skole, sprog, børn, unge, sport og fritid. Udvalget påhviler især følgende opgaver:
• at fungere som uafhængig politisk styre- og bevillingsudvalg i forhold til aktuelle Interreg-projekter, hvor Region Sønderjylland-Schleswig har fået tillagt kompetence hertil;
• at fungere som uafhængig politisk styregruppe for Kulturaftale Sønderjylland- Schleswig;
• støtte kendskab til nabosproget med det formål, at alle kan anvende deres eget sprog
• informationsudveksling i forhold til relevante udviklinger indenfor udvalgets fagområde
• initiator for projekter, som støtter det borgernære kulturmøde samt den sproglige mangfoldighed
Udvalget har alene den endelige beslutningskompetence til ovennævnte punkter.
• Diskussion og stillingstagen til kulturpolitiske problemstillinger af grænseoverskridende relevans;
• Regelmæssig faglig sparring med bestyrelsens formandskab.
Sekretariatet løser ikke kun administrative opgaver, men kan også iværksætte nye aktiviteter, projekter og initiativer.
Nye initiativer, aktiviteter og projekter, som får indvirkning på sekretariatets ressourcer, skal afstemmes med bestyrelsen.
Kulturudvalget har følgende sammensætning: med stemmeret:
• Fortrinsvist formændene for kulturudvalgene fra aftalepartnerne Aabenraa, Sønderborg, Haderslev, Tønder, Flensburg, Nordfriesland og Schleswig-Flensburg
• Yderligere et medlem fra kulturudvalget eller et andet relevant fagudvalg fra førnævnte partnere
• En repræsentant fra Region Syddanmark og Land Schleswig-Holstein
• Et medlem fra henholdsvis hver det danske, det tyske og det frisiske mindretal Beslutning omkring den endelige udnævnelse er forbeholdt partnerne.
uden stemmeret:
• En forvaltningsmedarbejder fra hver af førnævnte partnere.
• Kulturkoordinatoren ved sekretariatet.
• Det danske Kulturministerium vil blive tilbudt en observatørpost.
Udvalget vælger selv formand og næstformand.
Hver partner udpeger en fælles suppleant for de to politiske repræsentanter, som de hver især har udpeget til kulturudvalget.
Der nedsættes et arbejdsmarkedsudvalg af permanent karakter til at varetage opgaverne inden for grænseoverskridende arbejdsmarkedsspørgsmål, arbejdskraftens frie mobilitet, samarbejde på arbejdsmarkedsområdet og mobilitetsbarrierer. Udvalget påhviler især følgende opgaver:
• Gensidig udveksling af information vedrørende relevant udvikling på arbejdsmarkedsområdet;
• Diskussion og stillingstagen til arbejdsmarkedspolitiske problemstillinger af grænseoverskridende relevans;
• Drøftelse af initiativer til fremme af arbejdsmarkedet på tværs af grænsen;
• Regelmæssig faglig sparring med bestyrelsens formandskab.
Initiativer, aktiviteter og projekter, som får indvirkning på sekretariatets ressourcer, skal afstemmes med bestyrelsen.
Arbejdsmarkedsudvalget har følgende sammensætning:
med stemmeret:
• Formændene for arbejdsmarkedsudvalgene fra partnerne Aabenraa, Sønderborg, Haderslev, Tønder, Flensburg, Nordfriesland og Schleswig-Flensburg
• En repræsentant fra Region Syddanmark
• Det danske, det tyske og det frisiske mindretal tilbydes hver en plads i udvalget Beslutning omkring den endelig udnævnelse er forbeholdt partnerne.
uden stemmeret:
• En relevant forvaltningsmedarbejder fra hver af førnævnte partnere.
• Land Schleswig-Holstein får tilbudt plads i udvalget uden stemmeret Udvalget vælger selv formand og næstformand.
Udover de politiske repræsentanter bliver der udpeget en personlig stedfortræder til hver repræsentant.
Til vedvarende løsning af opgaver indenfor udvikling i det grænsenære område, – her defineret som Region Sønderjylland-Schleswigs geografiske område -, bliver der indsat et udvalg. Dette udvalg har følgende opgaver:
• Gensidig informationsudveksling omkring relevante emner
• Diskussioner og stillingtagen til relevante problemstillinger i den grænseregionale udvikling
• Identificering og forberedelse af relevante initiativer og projekter
• Politisk behandling af initiativer, projekter og emner på opfordring fra bestyrelsen
• Regelmæssig faglig udveksling med bestyrelsen
Initiativer, aktiviteter og projekter skal godkendes af bestyrelsen, såfremt disse gennemføres i Region Sønderjylland-Schleswigs navn eller påvirker sekretariatets ressourcer. Dobbeltstrukturer og indholdsmæssige overlapninger med andre aktører og initiativer skal undgås.
Udvalget sammensættes på følgende måde:
Med stemmeret:
• En politisk repræsentant fra hver aftalepartner
• Det danske, tyske og frisiske mindretal tilbydes hver en plads i udvalget
Udover de politiske repræsentanter bliver der udpeget en personlig stedfortræder til hver repræsentant.
Beslutninger om de faktiske udpegninger ligger ved partnerne. Uden stemmeret:
• Land Schleswig-Holstein får tilbudt en plads uden stemmeret
• En medarbejder fra hver af de enkelte partnere Udvalget vælger selv formand og næstformand.
Forvaltningsgruppen koordinerer arbejdet og arbejdsopgaverne for udvalget efter bestyrelsens prioriteter. Sekretariatet sørger for den administrative drift af udvalgsarbejdet.
Såfremt bestyrelsen ønsker at nedsætte yderligere udvalg, skal der laves en allonge til denne aftale.
§ 6 Ad hoc-udvalg
Til behandling af enkeltopgaver kan bestyrelsen nedsætte ad hoc-udvalg til varetagelse af en konkret opgave. Udvalget opløses igen, så snart arbejdsopgaven er løst. Denne arbejdsopgave pålægges af bestyrelsen. Dette gælder tilsvarende for udnævnelse af medlemmer til udvalgene. Udvalgenes størrelse og sammensætning afhænger af de opgaver, der skal behandles i det konkrete tilfælde. Udvalgene bør dog ikke have mere end 10 medlemmer.
§ 7 Sekretariat
Der oprettes et sekretariat for organisationen.
Det er aftalt, at Aabenraa Kommune fungerer som ansættende myndighed for sekretariatet, således at kommunen har alle rettigheder og pligter i henhold til personalet. De estimerede udgifter hertil dækkes via de budgetter, som aftalepartnerne har vedtaget. Krav, der udspringer af ansættelsesretslige forhold i øvrigt, kan ikke rejses mod de øvrige samarbejdspartnere og heller ikke indbyrdes mellem partnere i samarbejdet, såfremt forholdet alene skyldes Aabenraa Kommune. I modsat tilfælde fordeles udgifterne efter den almindelige fordelingsnøgle.
Hvis partnerne ønsker en ændring af den organisatoriske forankring af sekretariatet, udarbejdes der en separat aftale herom.
Sekretariatet er ansvarlig for den løbende administration i organisationen, herunder for at forberede, planlægge og efterbearbejde bestyrelses-, udvalgs- og faggruppemøder samt yderligere aktiviteter besluttet af bestyrelsen. Sekretariatet understøtter især den politiske netværksdannelse med fagviden gennem netværks-, samarbejds- og arbejdsgrupper.
Sekretariatets ledelse udarbejder en toårig handlingsplan som afstemmes med forvaltningsgruppen og derpå forelægges bestyrelsen. Endvidere er det sekretariatets opgave at forestå regnskabet.
§ 8 Forvaltningsgruppe
Forvaltningsgruppen består af medarbejdere fra partnerforvaltningerne. Arbejdsgruppen fungerer som bindeled mellem Region Sønderjylland-Schleswig og partnerne og er især, udover bestyrelsen, ansvarlig for kommunikation og videregivelse af information til de politiske beslutningstagere ved partnerforvaltningerne. Den forbereder i samarbejde med sekretariatet især bestyrelsesmøderne (dagsorden og beslutningsindstillinger), udvalget for det grænseregional udvikling samt yderligere aktiviteter besluttet af bestyrelsen.
§ 9 Økonomi
Samarbejdet Region Sønderjylland-Schleswigs udgifter afholdes - efter fradrag af tilskud fra anden side - med hver 50 % fra dansk og tysk side. Der arbejdes med toårige budgetter. Alle parter har fuld adgang til alle oplysninger om organisationens økonomi. På forlangende uddyber sekretariatet eller formanden budgettet overfor partnernes ansvarlige politiske fora.
§ 10 Ansvar
Pådragelse af erstatningsansvar mv. samt evt. ansvarsfordeling sker efter gældende ret i det land, hvor sekretariatet har sæde.
§ 11 Rettigheder og pligter
1. Hver side er underlagt den nationale lovgivning i eget land og respekterer de retslige forhold hos den anden part.
2. Idet organisationens sekretariat er placeret på dansk side, er det aftalt, at dansk ret skal være gældende i tilfælde af tvist, samt at der er værneting i den retskreds, hvori sekretariatets sæde er beliggende.
3. Aftalens parter informerer hinanden om tiltag og initiativer, der kan have grænseoverskridende betydning.
4. Parterne giver organisationer og sammenslutninger i Region Sønderjylland-Schleswig adgang til sekretariatets serviceydelser og viden inden for de ressourcemæssige rammer.
§ 12 Slutbestemmelser
1. Ændringer af nærværende aftale kan kun foretages skriftligt i enighed mellem aftalens parter.
2. Bestyrelsen skal efter 4 års arbejde i en strategiperiode foretage en generel vurdering af de opnåede mål i forhold til aftalens formål og videreudviklingen af Region Sønderjylland- Schleswig og i den forbindelse overveje, om den vil anbefale en ændring af aftalen. Den vil i den forbindelse især også støtte sig til anbefalinger, som er udarbejdet i dialog med de forskellige aktører indenfor det grænseoverskridende samarbejde.
3. Aftalen er under hensyntagen til den langsigtede målsætning i præamblen indgået på ubestemt tid.
4. Aftalens partnere kan meddele, at de ønsker at udtræde. Opsigelsesfristen er 12 måneder til udgangen af et år. Hvis en partner udtræder påhviler det bestyrelsen at vurdere om de tilbageværende partnere fortsat kan løfte aftalen med evt. fornødne ændringer. En revideret aftale indgås i givet fald med virkning fra den eller de opsigende partneres udtræden. I modsat fald påhviler det bestyrelsen at afvikle organisationen. Evt. omkostninger ved en opsigelse vil blive ligeligt fordelt mellem partnerne efter den anvendte fordelingsnøgle. Eventuelle erstatningskrav vil blive reguleret efter gældende lovgivning.
5. Nærværende aftale udfærdiges til underskrift på dansk og tysk i otte eksemplarer. De to affattelser har samme gyldighed.
6. Den ændrede aftale træder i kraft den 01.01.2023 med forbehold for godkendelse hos de respektive partnere. Med ikrafttrædelsen af denne aftale udgår aftaleteksten fra 16.09.1997 sidst redigeret 09.06.2017 samt alle andre mulige tillægsaftaler.
December 2022