Contract

Udbud af cafedrift som forpagtningsaftale på 2 lokationer hos Fremtidsfabrikken, hhv. kreativt iværksætterhus og maritimt/IT-iværksætterhus, Svendborg Kommune

05.04.2019

INDHOLDSFORTEGNELSE

1. ORDREGIVENDE MYNDIGHED OG KONTAKTPERSON

2. FORPAGTNINGSKONTRAKTENS OMFANG

3. BAGGRUNDSINFORMATION

4. KORT BESKRIVELSE AF FORPAGTNINGEN

5. ØKONOMI

6. UDBUDSPROCES

7. EVALUERING

8. BILAG

9. FORTROLIGHED, OMKOSTNINGER M.V.

Bilag 1: Tro- og love-erklæring om gæld til det offentlige

1. XXXXXXX OG KONTAKTPERSON

1.1. Udbyder (Bortforpagter)

Svendborg Kommune, Fremtidsfabrikken, Jessens Mole 11, 5700 Svendborg.

1.2. Kontaktperson

Xxxxx Xxxx, Afdelingsleder, Fremtidsfabrikken

E-mail: xxxxx.xxxx@xxxxxxxxx.xx | Telefon: 0000 0000

2. FORPAGTNINGSKONTRAKTENS OMFANG

2.1. Svendborg Kommune, Fremtidsfabrikken, udbyder hermed forpagtningen af driften af to cafeer i Svendborg Kommunes iværksætterhuse, betegnet herefter ”Cafeerne” med start den 1. juni 2019.

2.2. Driften af cafeerne udbydes samlet, men der er mulighed for afgivelse af delbud på den enkelte cafe.

2.3. Der er mulighed for at genforhandle forpagtningsaftalen efter 2 år. I aftalen vil gælde et opsigelsesvarsel på 6 mdr.

3. BAGGRUNDSINFORMATION

3.1. Svendborg Kommune ejer cafeerne som en del af det kommunale iværksætterhus Fremtidsfabrikken, mens den daglige forvaltning af cafeerne varetages af forpagteren.

3.2. Cafeerne ligger fysisk placeret som følger:

3.2.1. Fremtidsfabrikken (Kvægtorvet), Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx

Forpagtningen omfatter caféen i Fremtidsfabrikkens iværksætterhus (Kvægtorvet) for it- og maritime virksomheder – køkken 1.10, opvask 1.29 og depot 1.38 (markeret med rødt) samt brugsret til fællesområdet beliggende i Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx.

Forpagtningen omfatter faste installationer i køkken og opvask.

Forpagtningsafgiften er fastsat til 2.500 kr./mdr., i alt 30.000 kr. årligt. Hertil kommer forbrug i el, vand og varme. Internet er inkl. i prisen. Afgiften kan såfremt der kun modtages en beskeden interesse for forpagtningen indgå som et forhandlingselement, såfremt at øvrige kriterier for forpagtningen er opfyldt, herunder ansøgers motivation.

- Cafeen skal som minimum holde åbent mandag–torsdag kl. 08.00–15.00 og fredag 08.00-14.00.

- Der forventes tilstrækkeligt personale til at håndtere åbningstiden.

- Forpagter skal kunne levere frokost til husets lejere til samme pris som den anden Fremtidsfabrik på Jessens Mole (dvs. 40-50 kr. for frokostbuffet – eller med lignende frokostmuligheder).

- Forpagter forpligter sig til at servicere alle møder og kurser, der foregår i iværksætterhuset inden for åbningstiden.

- Forpagter kan holde aftenåbent med bespisning 3-4 gange om måneden i forbindelse med faglige arrangementer i huset: Fremtidsfabrikken vil bidrage med faglige gå-hjem-møder op til 2 gange om måneden, her vil det være oplagt at planlægge bespisning/fællesspisning i caféen efterfølgende.

- Forpagter må gerne lave mad i køkkenet, som sælges i forpagterens evt. andre foretagender. Der må dog ikke sælges take-away direkte fra caféen/iværksætterhuset.

3.2.2. Fremtidsfabrikken, Jessens Mole 11, 5700 Svendborg

Forpagtningen omfatter caféen i Fremtidsfabrikkens iværksætterhus (Jessens Mole) – køkken, opvask og (markeret med rødt) og to depotrum, hvor halvdelen af rummet kan benyttes (markeret med orange) samt brugsret til fællesområdet.

Forpagtningen omfatter faste installationer i køkken og opvask.

Forpagtningsafgiften er fastsat til 2.000 kr./mdr., i alt 24.000 kr. årligt. Hertil kommer forbrug i el, vand og varme. Afgiften kan såfremt der kun modtages en beskeden interesse for forpagtningen indgå som et forhandlingselement, såfremt at øvrige kriterier for forpagtningen er opfyldt, herunder ansøgers motivation.

- Cafeen skal som minimum holde åbent mandag–torsdag kl. 08.00–15.00 og fredag 08.00-14.00.

- Der forventes tilstrækkeligt personale til at håndtere åbningstiden.

- Forpagter skal kunne levere frokost til husets lejere til samme pris som den anden Fremtidsfabrik på Jessens Mole (dvs. 40-50 kr. for frokostbuffet – eller med lignende frokostmuligheder). Forpagter forpligter sig til at servicere alle møder og kurser, der foregår i iværksætterhuset inden for åbningstiden.

- Forpagter kan holde aftenåbent med bespisning 3-4 gange om måneden i forbindelse med faglige arrangementer i huset: Fremtidsfabrikken vil bidrage med faglige gå-hjem-møder op til 2 gange om måneden, her vil det være oplagt at planlægge bespisning/fællesspisning i caféen efterfølgende.

- Forpagter skal være opmærksom på, at køkkenet tilknyttet caféen er et modtagerkøkken, så der må ikke håndteres utilberedt kød, men derudover må forpagter gerne lave mad i køkkenet, som sælges i forpagterens evt. andre foretagender. Der må dog ikke sælges take-away direkte fra caféen/iværksætterhuset.

3.3. Visionen for Fremtidsfabrikken er et innovativt og dynamisk miljø, hvor nye og etablerede iværksættere mødes, arbejder, opbygger netværk, lærer og lader sig inspirere. Et mødested for iværksættere i huset og andre iværksættere på Sydfyn, som gerne vil være en del af miljøet, netværket og særlige events.

Denne vision skal forpagter støtte op om.

Overtagelse af eventuelle restvarelagre skal aftales særskilt med nuværende forpagter.

4. KORT BESKRIVELSE AF FORPAGTNINGEN

4.1. Forpagter overtager driften af caféen for egen regning og risiko i hele forpagtningskontraktens løbetid og sørger selv for at ansætte personale efter behov.

4.2. Forpagter betaler en forpagtningsafgift mod overtagelse af driften af caféen. Forpagtningsafgiften er fastsat til hhv. 24.000 og 30.000 kr. årligt i 2019 niveau, ekskl. moms. Forpagtningsafgiften reguleres i henhold til udviklingen i Danmarks Statistiks nettoprisindeks. Beløbet fordeles til månedlige betalinger.

4.3. Forbrug af el- og vand i caféen samt udgifter i forbindelse med renovation og spildevandsbortledning betales af forpagter. Internet er inkl. i prisen.

Renovation betales efter påkrav fra Svendborg Kommune Vand & Affald. Renovation kan evt. afmeldes i vinterhalvåret.

Forpagter betaler ligeledes for rottebekæmpelse på området.

El-og vandforbrug, herunder spildevandsbortledning. Der er opsat bimålere og forbruget opgøres en gang årligt.

4.4. Vær opmærksom på tidligere nævnte åbningstider: Mandag–torsdag kl. 08.00–15.00 og fredag 08.00-14.00.

Forpagter er forpligtet til ved skiltning/opslag at oplyse om åbningstider for det forpagtede. Af hensyn til lugt og larm i iværksætterhusene kan forpagteren ikke anvende friture i køkken eller opvask.

Forpagter har fri ret til valg af leverandører af varer til caféen. Økologiske varer anses for at være en fordel for husets image, men det er ikke et krav.

Det forudsættes, at prisniveauet holdes på et moderat niveau, samt at virksomhederne i iværksætterhusene kan købe frokostkort

4.5. En forpagter skal være positivt indstillet på at indgå i dialog med Fremtidsfabrikken om aktiviteter og det forpagtede, ligesom forpagter skal være indstillet på at ændre åbningstider i et omfang, så åbningstiderne matcher brugernes behov og Fremtidsfabrikkens aktiviteter.

4.6. Forpagter er forpligtet i åbningstider til at tilbyde et sundt og varieret udbud af mad og drikkevarer.

4.7. Forpagteren er i forpagtningsperioden pligtig til at tage behørigt vare på det forpagtede og er erstatningspligtig over for kommunen for de skader, der i forpagtningsperioden måtte være tilføjet såvel bygninger og inventar/installationer, når sådanne skader ikke kan henføres til almindelig forsvarlig benyttelse af det forpagtede.

Forpagteren skal tegne de nødvendige forsikringer til sikring af det forpagtede, idet kommunen dog tegner almindelig bygningsbrandforsikring.

4.8. Den indvendige vedligeholdelse af caféen og inventaret påhviler forpagter efter Svendborg Kommunes anvisninger.

4.9. Svendborgs Kommunes arbejdsklausul om overholdelse af ordentlige løn- og arbejdsvilkår er gældende.

4.10. Endelig forpagtningsaftale vil blive udarbejdet i samarbejde med kommende forpagter.

Renholdelse af arealet omkring caféen herunder bordene påhviler forpagteren.

Vedligehold af ydre, forbedringer og ombygninger af det forpagtede skal afholdes af Svendborg Kommune.

I forhold til mindre vedligeholdelsesarbejder, som forpagter ikke selv finansierer, skal dette ske efter forudgående aftale med kommunen.

4.11. Det forpagtede må ikke uden Svendborg Kommunes forudgående godkendelse anvendes til andet formål end almindelig cafevirksomhed.

5. ØKONOMI

Fremtidsfabrikken Kvægtorvet

I 2018 har nuværende forpagter omsat for 350.000 kr. på Kvægtorvet, hvor af de 50.000 kr. er via fællesspisning. Huset har været i gang i to år og er efterhånden ved at være godt i gang mht. udlejning af kontorlokaler og kursuslokaler, men der vi være ekstra fokus på at få skabt meget mere aktivitet i huset i 2019 og frem.

Fremtidsfabrikken Xxxxxxx Xxxx

I 2018 er der omsat for ca. 320.000 kr. i caféen på Jessens Mole, og i 2017 var omsætningen ca. 330.000 kr. På Jessens Mole har der ikke være fællesspisning eller andre åbne arrangementer, kun kurser.

Huset på Jessens Mole har været i gang i 4,5 år og rimeligt velkørende mht. udlejning af kontorlokaler og kursuslokaler, men der vi være ekstra fokus på at få skabt meget mere aktivitet i huset i 2019 og frem.

6. UDBUDSPROCES

6.1. Nærværende tilbudsproces foretages ikke som et EU-udbud, da der ikke er tale om en udbudspligtig ydelse efter Udbudsloven. Udbuddet af forpagtningskontrakten gennemføres i én fase, hvor ansøgere vil blive opfordret til at afgive tilbud.

6.2. Udbudsmateriale består af dette materiale med tilhørende bilag 1. Enhver ansøger bærer selv ansvar for at have fremskaffet og sat sig ind i det fulde materiale.

6.3. Der afholdes besigtigelse af cafeerne torsdag d. 11. april i tidsrummet 09-10.30 for interesserede ansøgere. Mødested er Fremtidsfabrikken I, Jessens Mole 11, 5700 Svendborg, ved cafeen. Tilmelding til besigtigelsen bedes ske til Xxxxx Xxxx på xxxxx.xxxx@xxxxxxxxx.xx senest d. 10. april kl. 12.

6.4. Såfremt der er spørgsmål vedrørende processen m.v., kan der rettes henvendelse til Xxxxx Xxxx på e- mail: xxxxx.xxxx@xxxxxxxxx.xx med teksten ”Forpagtning af cafeer Fremtidsfabrikken” i emnefeltet senest 22. april 2019.

Anmodning om yderligere oplysninger og/eller spørgsmål skal være affattet på dansk og sendes til Svendborg Kommune, Fremtidsfabrikken, i så god tid, at man har mulighed for at besvare henvendelsen senest 6 dage før tilbudsfristens udløb.

6.5. Tilbud skal være Svendborg Kommune, Fremtidsfabrikken i hænde senest onsdag den 1. maj 2019, kl. 12.00.

Tilbud skal fremsendes på e-mail til Svendborg Kommune, Fremtidsfabrikken på følgende adresse: xxxxx.xxxx@xxxxxxxxx.xx, med angivelse af ”Tilbud forpagtning Fremtidsfabrikken”.

6.6. Tilbuddet skal være affattet på dansk.

6.7. Et tilbud skal som minimum indeholde nedenstående oplysninger, materiale m.v.:

• Om der bydes samlet på begge cafeer eller kun den ene af cafeerne, og i givet fald hvilken.

• Ansøgers beskrivelse af hvordan ansøger ser sig selv inden for Fremtidsfabrikkens koncept og vision og hvilke idéer og tanker for den fremtidige drift og udvikling af cafeerne, herunder udbud af varesortiment og andre services, som ansøger ser for sig;

• En beskrivelse af ansøgerens erfaring og kvalifikationer ved drift af cafeer og/eller lignende relevant erfaring mv. (fra egen virksomhed, ansættelse hos andre, uddannelse eller andet);

• En underskrevet erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver ikke har forfalden ubetalt gæld til det offentlige. (bilag 1).

Svendborg Kommune, Fremtidsfabrikken forbeholder sig ret til at afvise tilbud, som ikke indeholder oplysninger og materiale som er anmodet.

6.8. Alle rettidigt modtagne tilbud vil blive åbnet umiddelbart efter tilbudsfristens udløb. Der vil ikke være mulighed for, at tilbudsgiverne overværer åbningen af tilbuddene.

6.9. Det afgivne tilbud er bindende for ansøger indtil 3 måneder efter udløb af ansøgningsfristen, medmindre tilbuddet er endelig afslået af Svendborg Kommune.

7. EVALUERING

7.1. I forbindelse med vurderingen af ansøgningerne vil vurderingen af det bedste tilbud blive foretaget ud fra følgende:

• Ansøger har sandsynliggjort at have forudsætninger for at drive cafeerne (erfaring/kvalifikationer ved drift af café/kiosk eller lignende relevant erfaring mv.);

• Ansøger har redegjort for hvordan ansøger ser sig selv ind i konceptet og visionen for Fremtidsfabrikken og den fremtidige drift af cafeerne (idéer til udviklingsinitiativer, serviceydelser, varesortiment, arrangementer mv.).

Svendborg Kommune vil lægge vægt på tilbud, der bedst understøtter og afspejler Fremtidsfabrikkens vision og koncept, og hvori der demonstreres en vilje til at medudvikle cafeerne til gavn for husenes brugere og kunder.

7.2. Svendborg Kommune kan vælge at indbyde ansøger til møde med henblik på en uddybning af tilbuddet i form af spørgsmål og supplerende oplysninger. Svendborg Kommune forbeholder sig ligeledes retten til at forhandle med ansøger. Hvor mange ansøgere, der indbydes til møde, afhænger af antallet af tilbud, der modtages.

7.3. Senest 15. maj 2019, efter eventuel afholdelse af møder med indbudte tilbudsgivere, vil Svendborg Kommune afgøre, hvilken ansøger der indgås forpagtningsaftale(r) med.

8. BILAG

Tilbudsmaterialet består af følgende materiale:

Tro- og love-erklæring om gæld til det offentlige

1

9. FORTROLIGHED, OMKOSTNINGER M.V.

9.1. Svendborg Kommune, Fremtidsfabrikken, vil så vidt muligt iagttage fortrolighed m.h.t. indholdet af de tilbud, der bliver modtaget.

Svendborg Kommune, Fremtidsfabrikken er imidlertid undergivet forvaltnings- og offentlighedslovens regler om aktindsigt og kan derfor være forpligtet til at videregive oplysninger om tilbuddene og disses indhold. Offentlighedsloven omfatter ikke enkeltpersoners økonomiske forhold eller oplysninger om drifts- eller forretningsforhold, der er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed oplysningerne angår.

9.2. Myndighedstilladelser, herunder tilladelser i henhold til fødevarelovgivningen, og deraf følgende gebyrer påhviler forpagteren. Evt. krav og påbud, eks. vedr. lagerplads er Svendborg Kommune uvedkommende.

9.3. Ansøgers omkostninger i forbindelse med tilbuddet er Svendborg Kommune, Fremtidsfabrikken uvedkommende.

9.4. Forpagter har ikke ret til afståelse og ingen ret til at overdrage forpagtningen, herunder overdrage driften til tredjemand (fremforpagtning).