Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Zeppelinerhallen | H. C. Hansens Gade 4, 2300 København S Telefon +45 33 42 70 00 | CVR 17472437
Rammeaftale 50.95 Sygeplejeartikler
Udbudsbetingelser
Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Zeppelinerhallen | H. C. Xxxxxxx Xxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx X Telefon x00 00 00 00 00 | CVR 17472437
Indhold
1 Den ordregivende myndighed 3
2 Udbudsmaterialets bestanddele 4
3 Formål og baggrund 5
4 Den udbudte genstand 7
5 Om udbuddet og rammeaftalen 9
5.1 Udbudsforretningen 9
5.2 En forpligtende rammeaftale 9
5.3 Rammeaftalens varighed 9
5.4 Kundernes anvendelse af rammeaftalen 9
5.5 Kundernes aftageforpligtigelse 10
6 Tidsplan for udbudsforretning 11
7 Udelukkelse og egnethed 12
7.1 Udelukkelsesgrunde 12
7.2 Egnethedsvurdering 12
7.2.1 Økonomisk og finansiel formåen 12
7.3 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation 13
8 Tildelingskriterier og evaluering 14
8.1 Evaluering af Pris 14
8.1.1 Tilpasning af evalueringsmodel 15
8.1.2 Behandling af varelinjer med fejl 16
8.2 Evaluering af Kvalitet 16
8.2.1 Binær evaluering 17
8.2.2 Ikke-binær evaluering 18
8.2.3 Behandling af varelinjer og vareprøver med fejl 19
8.2.4 Samlet evaluering af kvalitet 19
8.3 Samlet evaluering 20
9 Afgivelse af tilbud 21
9.1 Generelt 21
9.2 Tilbuddets indhold 21
9.2.1 Tilbudsgivers grunddata 22
9.2.2 European Single Procurement Document (ESPD) 22
9.2.3 Evt. støtteerklæring(er) 23
9.2.4 Om vurderingen af konditionsmæssighed 23
9.2.5 Fejl, der kan føre til ukonditionsmæssighed 24
9.2.6 Bilag C Leverandørens tilbud 25
9.2.7 Rammerecepturer 25
9.2.8 Følgebrev 25
9.2.9 Vareprøver 26
9.3 Elektronisk afgivelse af tilbud 27
9.3.1 Dokumenter til tilbudsafgivelse 27
9.4 Konsortier eller andre sammenslutninger 27
9.5 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse 27
10 Forbehold 29
11 Supplerende oplysninger 30
11.1 Skriftlige spørgsmål 30
12 Tilbudsfrist og vedståelse 31
13 Behandling af tilbud 32
14 Forhandlingsforbuddet 33
15 Fortrolighed 34
16 Endelig dokumentation 35
16.1 Dokumentation vedrørende obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde 35
16.1.1 Danske virksomheder 35
16.1.2 Udenlandske virksomheder 36
16.2 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen 36
17 Implementering 38
18 Tjekliste 39
18.1 Tilbudsafgivelse 39
1 Den ordregivende myndighed
Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S (herefter benævnt "SKI") XXX.xx. 17 47 24 37
Zeppelinerhallen
H.C. Xxxxxxx Xxxx 0 0000 Xxxxxxxxx X
Tlf.: (x00) 00 00 00 00
Fax: (x00) 00 00 00 00
Kontaktperson:
Xxxx Xxxxxxxx Xxxx Xxxxx xxx@xxx.xx
IT-support vedrørende udbudssystemet ETHICS (SKI’s udbudssystem): SKI-Kundeservice
Tlf.: (x00) 00 00 00 00
2 Udbudsmaterialets bestanddele
Det samlede udbudsmateriale består af: Udbudsbekendtgørelse afsendt til d. 4. januar 2020 Udbudsbetingelser - nærværende udbudsbetingelser
Bilag 1 Evalueringsforhold
Kontraktudkast
Rammeaftale (aftale mellem SKI og leverandør)
o Bilag A Kundeliste
o Bilag B Kravspecifikation
o Bilag C Leverandørens tilbud (priser)
o Bilag D [Udgået]
o Bilag E Leveringskontrakt
o Bilag F Leverandørens rapportering til SKI
o Bilag G CSR
o Bilag H Prisregulering
o Bilag I Opdatering af sortiment
o Bilag J Opdatering af E-katalog
o Særbilag 1 Trepartsaftale
o Særbilag 2 Implementering
Grunddata (Se punkt 9.2.1) ESPD (Se punkt 9.2.2) Støtteerklæring (Se punkt 9.2.3) Følgebrev (Se punkt 9.2.8)
Spørgsmål og svar (Se punkt 11.1)
*
Tilbudsgiver opfordres til at læse og sætte sig grundigt ind i det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil, og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbefales at begynde i god tid, og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, tilbuds- givers tilbud lever op til alle krav og betingelser i udbudsmaterialet, og gøres opmærksom på, at eventuelle uklarheder i oplysninger i tilbudsgivers tilbud kan tillægges negativ vægt ved vurdering af tilbuddet. Udbuddet for rammeaftale 50.95 Sygeplejeartikler blev oprindelig igangsat ved offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse i EU-Tidende den 29. november 2019 (2019/S 233-570889). Denne procedure blev midlertidig annulleret ved bekendtgørelse sendt til offentliggørelse i EU-Tidende den 4. januar 2020. SKI har i forbindelse med genud- buddet benyttet lejligheden til at ændre og præcisere forhold i udbudsmaterialet. Disse præciseringer og æn- dringer er til orientering gjort tilgængelige for tilbudsgiver i ETHICS i mappen ”50.95 Sygeplejeartikler(annul- leret)”, og indeholder de dokumenter fra det annullerede udbudsmateriale, hvor der er foretaget ændringer, med ændringsmarkeringer samt bilag 1, B og C, hvor felter med ændringer er markeret røde. Det understre- ges, at mappens indhold ikke er en del af udbudsmaterialet for nærværende udbudsproces, og at mappens indhold alene har vejledende karakter. Hermed har mappens indhold intet andet formål end orientering, SKI er således ikke bundet af indholdet i mappen under nærværende procedure.
Det fremgår af punkt 9.2 hvilke dokumenter tilbudsgiver skal udfylde og aflevere i forbindelse med afgivelse af tilbud.
3 Formål og baggrund
SKI er en indkøbscentral og udbyder på vegne af SKI’s kunder en rammeaftale vedrørende Sygeplejeartikler benævnt 50.95 Sygeplejeartikler.
Formålet med udbuddet er at sikre, at SKI’s kunder kan afløfte deres udbudspligt ved anvendelse af ramme- aftalen. Derudover er hensigten at sikre en kommercielt attraktiv rammeaftale, der effektiviserer indkøbet og lever op til kundernes forventninger og indkøbsbehov, samt at sikre en rammeaftale der er nem at anvende.
Rammeaftalen retter sig mod enheder/institutioner hos de tilsluttede kunder, som har behov for indkøb af sygeplejeartikler.
Rammeaftalen omfatter ikke levering af produkter til private adresser.
SKI overvejede tidligt i forberedelsen af udbuddet at samle udbuddene af de to fælleskommunale indkøbsaf- taler 50.20 Forbrugsartikler og 50.95 Sygeplejeartikler i samme aftale. SKI’s markedsanalyse kortlagde blandt andet markedets aktører og identificerede på den ene side leverandører, som typisk er producenter, der er specialiserede indenfor et enkelt eller få produktgrupper, og på den anden side leverandører der forhandler produkter på tværs af hovedproduktgrupper.
SKI’s markedsanalyse viste, at der er flere eksisterende leverandører, der forhandler både forbrugs- og syge- plejeartikler, og som ville kunne understøtte den offentlige sektors indkøbsadfærd og -behov og løfte aftalen i hele aftaleperioden. Analysen viste også, at en opdeling i enten delaftaler eller selvstændige rammeaftaler for henholdsvis Forbrugsartikler og Sygeplejeartikler ville tage bedre hensyn til markedsstrukturen og de specia- liserede leverandørers mulighed for at afgive tilbud. Dette vil understøtte den bedst mulige konkurrence til gavn for både ordregivere og tilbudsgivere.
SKI har efterfølgende besluttet at opdele aftalen i to selvstændige udbud. Et udbud af 50.20 Forbrugsartikler og et udbud af 50.95 Sygeplejeartikler.
SKI har suppleret markedsanalysen med yderligere input og erfaringer fra projektgruppen tilknyttet 50.95 Sy- geplejeartikler, der består af kommunale fagpersoner og udbudskonsulenter med erfaring med stor viden og kendskab til området. Projektgruppen repræsenterer således dyb indsigt i kommunernes indkøbsmønster og indkøbsbehov.
Kundernes forventninger og indkøbsbehov er forskellige afhængig af, om der er tale om en større eller mindre kommune, og afhængig af hvilken funktion, der foretages indkøb til, herunder i forhold til den forretningsmæs- sige, sikkerhedsmæssige, økonomiske og driftsmæssige betydning.
Der har derfor været efterspørgsel efter en rammeaftale, som omfatter et sortiment inden for følgende over- ordnede hovedproduktgrupper:
Diverse sygeplejeartikler
Instrumenter
Sprøjter og kanyler
Sårbehandling
Undersøgelsesartikler
Værnemidler
Urologi
SKI har overvejet at opdele aftalen i delaftaler, men har vurderet, at det vil give den bedste aftale at udbyde området samlet. Den vurdering er baseret på, at
SKI’s kunder har et ønske om én aftale på grund af de højere transaktionsomkostninger samt miljø- belastningen, der er forbundet med håndteringen af flere delaftaler med flere leverandører frem for
én aftale med én leverandør. Det skyldes, at flere aftaler medfører flere bestillinger, flere små ordrer og flere fakturaer. Flere leveringer resulterer i en højere udledningen af CO2 og andre emissioner.
Markedsanalysen viser, at en opdeling af hovedproduktgrupperne i eksempelvis avancerede sårbe- handlingsprodukter og øvrige sygeplejeartikler ikke er kommercielt attraktiv, da ”øvrige sygeplejepro- dukter” som en enkeltstående delaftale er for lille, og at der ikke forventes flere tilbudsgivere ved en sådan opdeling.
SKI har overvejet at foretage en geografisk opdeling af aftalen, men SKI’s erfaringer med lignende opdeling af aftaler viser, at tilbudsgiverne umiddelbart afgiver identiske eller meget ens tilbud på for- skellige delaftaler, hvorfor det i sidste ende alligevel er den samme leverandør, der vinder alle afta- ler. Der er ikke signifikante forskelle i forbrug fra kommune til kommune, der medfører, at vægtnin- gen på den enkelte delaftaler vil afvige på et niveau, der vil ændre på det endelige resultat.
Hertil kommer, at nærværende udbud ikke omfatter alle hovedproduktgrupper inden for sygeplejen. Og de hovedproduktgrupper, som er dækket af rammeaftalen, omfatter ikke hele sortimentet af produktgrupper og produkter.
Inden for hovedproduktgruppen Sårbehandling udbydes et relativt bredt sortiment, hvor der inden for øvrige hovedproduktgrupper efterspørges et mere begrænset udvalg. Der er herudover større områder af sygeplejen, som eksempelvis stomi, diabetes, ernæring og urologi, værnemidler, personlig pleje og desinfektion, som ikke, eller i mindre grad er omfattet af udbuddet.
I alt er 75 kommuner tilsluttet rammeaftalen, mens de resterende 23 kommuner ikke er tilsluttet aftalen og derfor ikke kan anvende den. Udover de 75 kommuner er enkelte øvrige kunder, såsom professionshøjskoler tilsluttet aftalen. Resten af den offentlige sektor vil købe sygeplejeartikler uden om aftalen.
Det offentlige indkøb af sygeplejeartikler vurderes at udgøre ca. 90% af markedet, og kommunerne udgør ca. 45 % af det offentlige forbrug. Det vurderes, at ca. 25% af kommunernes indkøb af sygeplejeartikler indkøbes på den nuværende SKI aftale. Det svarer til ca. 11 % af det samlede marked.
Da én samlet aftale på 50.95 Sygeplejeartikler medfører færre ordrer og dermed leverancer, hvilket forventes at medføre en øget compliance og realisering hos kunderne, og der samtidig eksisterer et velfungerende le- verandørmarked, der effektivt understøtter konkurrencen om én samlet aftale, som giver leverandøren stor- driftsfordele, har SKI vurderet, at Rammeaftalen udbydes som en samlet aftale.
4 Den udbudte genstand
Udbuddet vedrører en rammeaftale om levering af sygeplejeartikler og ydelser. De varer, der er omfattet af nærværende udbud, fremgår af følgende bilag:
Bilag B Kravspecifikationen
Bilag C Leverandørens tilbud
De tilbudte produkter er i begge bilag grupperet efter hhv. hovedproduktgruppe, produktgruppe, underprodukt- gruppe samt for så vidt angår Bilag C Leverandørens tilbud også i en detailproduktgruppe og en produktbe- skrivelse. I Bilag B Kravspecifikationen fremgår grupperne, som eksemplificeret i skemaet nedenfor.
Niveau | Placering i bilag B | Beskrivelse |
Hovedproduktgruppe | Udgør selvstæn- dige faneblade | Produkter indenfor en bred kategori, f.eks. ”Sårbehandling” |
Produktgrupper | Kolonne B | Produkter inden for en hovedproduktgruppe, som er kate- goriseret på baggrund af den samme gennemgående ka- rakteristika, f.eks. ”Absorberende bandager” |
Underproduktgrupper | Kolonne C | Produkter inden for en produktgruppe, som er kategoriseret ved at være en homogen gruppe, f.eks. ”Absorberende bandager m/filmklæbekant” |
Foruden de faneblade, som udgør de specifikke hovedproduktgrupper, består Bilag B Kravspecifikationen desuden af et faneblad, som angiver nogle overordnede krav, som er gældende på tværs af alle hovedpro- duktgrupper.
Det udbudte sortiment omfatter følgende hovedproduktgrupper:
- Diverse sygeplejeartikler (Medicintilbehør, opkastposer, sonder mv.)
- Instrumenter (skalpel, saks mv.)
- Sprøjter og kanyler (sprøjter, kanylebokse mv.)
- Sårbehandling (bandager, kompression, behandlerstrømer mv.)
- Undersøgelsesartikler (blodtryksapparat, tungespartel mv.)
- Urologi (Engangskateter, urintest mv.)
- Værnemidler (sterile handsker)
SKI kan have henvist til standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv. i de tekniske specifikationer, jf. udbudslovens § 41, stk.1, nr. 2 og § 42. SKI har bestræbt sig på, at enhver sådan henvisning er efterfulgt af udtrykket eller tilsvarende. Såfremt en sådan henvisning ved en fejl ikke er efterfulgt af udtrykket eller tilsva- rende, skal henvisningen dog i alle tilfælde forstås inklusive formuleringen eller tilsvarende. Det betyder, at tilbuddet skal være i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv., der hen- vises til, eller på tilsvarende måde opfylde de krav, som er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv. Såfremt tilbuddet ikke er i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, va- remærket eller patentet mv., der henvises til, men opfylder kravene på tilsvarende måde, skal tilbudsgiver i sit tilbud med passende midler, herunder de bevismidler, der er nævnt i udbudslovens § 47, godtgøre, at til- buddet på tilsvarende måde opfylder de krav, der er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, vare- mærket eller patentet mv.
SKI har vægtet de enkelte varelinjer, som skal anvendes i forbindelse i med evaluering af underkriteriet ”Pris” og ”Kvalitet”, jf. punkt 8.1. Vægtene er angivet i bilag C kolonne M.
De anførte vægte er baseret på et overordnet skøn på baggrund af en vurdering af historiske oplysninger justeret for forventningerne til den fremtidige indkøbsvolumen, herunder de indmeldte forventede forbrug i rammeaftalens varighed fra de tilsluttede kunder på rammeaftalen. Der er tale om et generelt skøn foretaget på aggregeret niveau og ud fra de generelle priser i markedet, og hverken SKI eller kunderne indestår for dette skøn i forhold til det efterfølgende forbrug, herunder for hvordan den nærmere fordeling af indkøb sker på produkter og ydel- ser, jf. også rammeaftalens punkt 3.
Der henvises i øvrigt til rammeaftalens punkt 3 i forhold til de anførte mængder af de udbudte produkter/ydel- ser. Som det fremgår, bærer leverandøren den fulde risiko for ændringer i op- og nedadgående retning – både samlet set og på produkt/ydelse-niveau. Leverandøren bærer også den fulde risiko for hyppigheden af køb under rammeaftalen samt for størrelsen af de enkelte køb. Tilbudsgiver opfordres derfor til at tage højde for dette i forbindelse med prissætningen af de udbudte produkter/ydelser og dermed sikre sig et robust og bæredygtigt grundlag uanset eventuelle efterfølgende udsving i forbruget eller forskydninger i indkøbsmøn- stre, særligt i de situationer, hvor tilbudsgiver måtte vælge at tilbyde priser, der ligger under kostpris.
5 Om udbuddet og rammeaftalen
5.1 Udbudsforretningen
Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med udbudsloven (lov nr. 1564 af 15.12.2015).
SKI indgår en rammeaftale med én leverandør.
Vilkårene for Kundernes efterfølgende tildeling af leveringskontrakter til leverandøren er beskrevet i punkt 5.4 nedenfor.
5.2 En forpligtende rammeaftale
Der er tale om en forpligtende rammeaftale. At rammeaftalen er forpligtende indebærer, at en række tilsluttede kunder forud for udbuddet har forpligtet sig til at anvende rammeaftalen. De tilsluttede kunder har angivet et tidspunkt for aktivering af deres aftageforpligtelse, jf. bilag A.
For hovedproduktgruppe ”Sårbehandling” gælder særligt, at de tilsluttede kommuner alene har en aftagefor- pligtelse de første tre år efter Rammeaftalens ikrafttrædelse. Herefter har de tilsluttede kommuner alene en ret, men ikke en pligt, til at anvende Rammeaftalen til indkøb af produkter omfattet af hovedproduktgruppen ”Sårbehandling”.
75 kommuner har tilsluttet sig. Derudover har en statslig institution samt en række øvrige kunder, jf. bilag A, tilsluttet sig. For de tilsluttede kommuners selvejende institutioner gælder, at disse er omfattet af kommunens tiltrædelse af rammeaftalen, men ikke omfattet af kommunens aftageforpligtelse. De selvejende institutioner har således alene en ret til - men ikke en pligt til - at anvende rammeaftalen frivilligt. Det er ikke muligt for kommuner, herunder disses selvejende institutioner, som ikke har tilsluttet sig rammeaftalen forud for udbuds- tidspunktet at anvende denne.
Hvor det er frivilligt for en kunde at anvende rammeaftalen bemærkes, at kunden eventuelt kan have interne instrukser om, at kunden eller enheder under kunden skal anvende rammeaftalen. Dette er dog et rent internt anliggende hos kunden, og skaber således ikke forpligtelser eller rettigheder under rammeaftalen.
Rammeaftalen indgås mellem SKI og leverandøren. SKI’s kunder, der er angivet i bilag A (inklusive tilhørende Excel-fil) til rammeaftalen, er oprindelige parter på rammeaftalen.
5.3 Rammeaftalens varighed
Den udbudte aftale er en 2-årig rammeaftale med mulighed for forlængelse i to gange ét år.
Rammeaftalen forlænges uden varsel, medmindre SKI giver leverandøren meddelelse om andet. Det påhviler dog under alle omstændigheder leverandøren i sit tilbud at tage højde for, at rammeaftalen ikke nødvendigvis forlænges.
5.4 Kundernes anvendelse af rammeaftalen
Kunderne anvender rammeaftalen ved at tildele leveringskontrakter direkte til leverandøren på rammeaftalen, på grundlag af rammeaftalens vilkår, jf. udbudslovens § 97. I praksis indebærer det blot, at kunderne foretager
en simpel bestilling til den vindende leverandør, når kundernes indkøbsbehov kan opfyldes af de produkter og ydelser, der er omfattet af rammeaftalens sortiment. Der indgås alene en leveringskontrakt per kunde.
De selvejende institutioner skal i denne sammenhæng anvende den tilsluttede kommunes leveringskontrakt.
5.5 Kundernes aftageforpligtigelse
Forpligtede kunders aftageforpligtelse under rammeaftalen er nærmere beskrevet i punkt 1.1 i særbilag 1.
Rammeaftalen indeholder en forpligtelse for de tilsluttede kunder til at anvende rammeaftalen i relation til anskaffelse af produkter og ydelser omfattet af rammeaftalens sortiment, når kundernes indkøbsbehov kan opfyldes af de produkter og ydelser, der er omfattet af rammeaftalens sortiment.
Kunderne er ikke forpligtede til at aftage for en bestemt volumen i rammeaftalens varighed. Den i bilag A angivne volumen er alene et estimat af den volumen, som kunderne forventer at aftage. Aftageforpligtelsen indebærer således alene en pligt for kunderne til at anvende rammeaftalen til at anskaffe produkter og ydelser, i det omfang kunden faktisk skal købe produkter og ydelser, der er omfattet af rammeaftalens sortiment, og som er omfattet af de hovedproduktgrupper og produktgrupper, som kunden har forpligtet sig til.
Forpligtelsen for kunderne til at anvende rammeaftalen gælder fra den dato for kundens aktivering af aftage- forpligtelsen, som den enkelte kunde har angivet i bilag A.
6 Tidsplan for udbudsforretning
Dato | Aktivitet |
04.01.2020 | Fremsendelse af udbudsbekendtgørelsen for nærværende udbud til of- fentliggørelse i Supplement til EU-Tidende. |
10.01.2020 | Vejledende frist for skriftlige spørgsmål, jf. punkt 11.1. |
22.01.2020, kl. 13:00 | Tilbudsfrist, jf. punkt 12. Frist for indlevering af rammerecepturer, jf. 9.2.7. Frist for indlevering af vareprøver, jf. 9.2.9 |
Medio februar 2020 (forventet) | Indhentning af dokumentation for ESPD |
Ultimo februar/primo marts 2020 (forventet) | Afsendelse af tildelings- og afslagsbreve |
Medio marts 2020 (forventet) | Kontraktsignering Bemærk: Rammeaftalen kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af med- delelse til tilbudsgiverne om beslutning af tildeling. |
Medio marts (forventet) | Implementering |
23.05.2020 (forventet) | Ikrafttræden |
Datoangivelser angivet med (forventet) er udtryk for SKI’s forventning til datoer. Forsinkes en forudgående aktivitet, eksempelvis grundet tidsfristforlængelser i tilbudsfasen eller andet, vil efterfølgende aktiviteter blive parallelforskudt.
7 Udelukkelse og egnethed
Nedenfor behandles udelukkelse og egnethed samt tilbudsgivers egenerklæring.
Nedenstående punkter 7.1 og 7.3 supplerer udbudsbekendtgørelsens afsnit VI.3) Yderligere oplysninger. Der- udover ønsker SKI specifikt at gøre opmærksom på kravene i udbudsbekendtgørelsens punkter III.1.2) (øko- nomisk og finansiel formåen), som stilles i forbindelse med SKI’s egnethedsvurdering af de indkomne tilbud, jf. også herom nedenfor i punkt 7.2.
7.1 Udelukkelsesgrunde
Tilbudsgiver må ikke være omfattet af nogen af de obligatoriske udelukkelsesgrunde, som angivet i udbudslo- vens §§ 135 og 136. Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at visse af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudsdirektivet (direktiv 2014/24/EU) er gjort til obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 136. Til- budsgiver må endvidere ikke være omfattet af den frivillige udelukkelsesgrund i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 (konkurs mv.).
Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del III, afsnit A, B og C, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.2.
SKI kan ikke udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i udbudslovens
§ 135-137, såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgiveren er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 138. Der kan alene ske udelukkelse på den baggrund, hvis SKI har meddelt tilbudsgiver, at den pågældende er omfattet af en udeluk- kelsesgrund, og hvis tilbudsgiver ikke inden for en passende frist har forelagt tilstrækkelig dokumentation for tilbudsgiverens pålidelighed. Om hvad, der fordres til tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.
SKI tager forbehold om at iværksætte en sådan procedure om selvrehabilitering (”self-cleaning”), såfremt dette er relevant.
7.2 Egnethedsvurdering
For at være egnet skal tilbudsgiver opfylde visse minimumskrav til henholdsvis økonomisk og finansiel for- måen, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2).
7.2.1 Økonomisk og finansiel formåen
Som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2) skal tilbudsgiver – for at blive erklæret egnet - opfylde følgende vedrørende økonomisk og finansiel formåen:
1. Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår skal have haft en samlet omsætning på minimum DKK 50 mio. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders øko- nomiske og finansielle formåen, beregnes omsætningen som tilbudsgiverens og disse andre enhe- ders samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virk- somheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætning som virksomhedernes samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår.
2. Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår skal have haft en solidi- tetsgrad på minimum 20 %. Soliditetsgraden beregnes som tilbudsgiver samlede egenkapitals værdi i forhold til tilbudsgivers samlede aktiver, udregnet i procent. Dvs. at soliditetsgrad = (samlede
egenkapitals værdi/samlede aktivers værdi) x 100. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre en- heders formåen, beregnes tilbudsgivers soliditetsgrad som tilbudsgivers og disse andre enheders samlede egenkapitals værdi i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Ved en sammen- slutning af virksomheder (f.eks. konsortier) beregnes soliditetsgraden som sammenslutningens samlede egenkapitals værdi i forhold til sammenslutningens samlede aktiver, udregnet i procent.
Ad 1) og 2) Ved ”det seneste disponible regnskabsår” forstås det seneste regnskab afsluttet i overensstem- melse med de regler og den praksis, der gælder for tilbudsgiverens regnskabsaflæggelse.
Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit B, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.2.
Såfremt tilbudsgiver i relation til oplysningerne baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle for- måen henvises til punkt 9.2.2 om ESPD og punkt 9.2.3 om støtteerklæring.
Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt
9.2.2 om ESPD og punkt 9.4, andet tekstafsnit.
7.3 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation
Det følger af udbudsloven, at SKI skal kræve, at tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud benytter det fælles europæisk udbudsdokument. Det kaldes ”European Single Procurement Document” (forkortet ESPD), og er en egenerklæring, der fungerer som et foreløbigt bevis for, at en tilbudsgiver opfylder kriterierne til ude- lukkelse og egnethed og udvælgelse, jf. udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-2. Tilbudsgiver skal således udfylde og indsende et ESPD i forbindelse medafgivelse af tilbud. Om udfyldelse og indsendelse af ESPD henvises til punkt 9.2.2.
Før SKI’s beslutning om tildeling af kontrakten skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), fremlægges, jf. udbudslovens §§ 151 og 152. Yderligere herom frem- går af punkt 16. SKI forbeholder sig endvidere mulighed for på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren at an- mode en tilbudsgiver om at fremlægge dokumentation, hvis dette er nødvendigt for at sikre, at proceduren gennemføres korrekt. I denne situation vil SKI fastsætte en passende tidsfrist for fremlæggelse af dokumen- tation.
8 Tildelingskriterier og evaluering
Tilbuddene vil blive evalueret efter tildelingskriteriet det ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet” med følgende underkriterier og vægtning:
Tildelingskriterium | Underkriterier | Vægt |
Bedste forhold mellem pris og kvalitet | Kvalitet | 60 % |
Pris | 40 % |
Der vil blive foretaget en evaluering af underkriteriet ”Pris”, jf. punkt 8.1, og en evaluering af underkriteriet ”Kvalitet”, jf. punkt 8.2. Pointene, som tilbudsgiver opnår for hvert underkriterium, vil indgå med de oplyste vægte i den samlede evaluering af tildelingskriteriet. Underkriteriet ”Kvalitet” er delt op i to delkriterier ”Ikke- binær evaluering” og ”Binær evaluering”.
Tildeling af Rammeaftalerne vil ske til den tilbudsgiver, som har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet”.
8.1 Evaluering af Pris
Rammeaftalen udbydes som et varelinjeudbud, hvor der prisevalueres på varelinjeniveau jf. punkt 8. Evalue- ringen baseres på de i bilag C afgivne priser for salgsenheden, der er angivet i kolonne AB ”Tilbudsgivers pris (inkl. SKI rabatandel) pr. salgsenhed i DKK” , som divideres med den angivne mængde, som er angivet i fra kolonne Z ”Totalt antal styk, meter, liter mv., der er indeholdt i den tilbudte salgsenhed”. Det er således styk- pris/gram-pris/meter-pris/milliliter-pris i kolonne AC ”tilbudspris per evalueringsenhed”, der indgår i evaluerin- gen.
Hver varelinje er forud for udbuddet blevet tildelt en vægtning, som fremgår af bilag C, kolonne M.
SKI skal dog gøre opmærksom på, at det faktiske fremtidige forbrug, herunder kundernes præferencer samt indkøbsadfærd i forhold til rammeaftalens sortiment, kan ændre sig i rammeaftalens levetid.
Vægten er et absolut tal. Varelinjens relative vægt i henholdsvis underkriteriet ”pris” kan beregnes ved at dividere den pågældende varelinjes vægt med den samlede sum af varelinjernes vægte i underkriteriet ”Pris”.
Opdeling af sortimentet i hovedproduktgrupper, produktgrupper samt underproduktgrupper er alene sket med henblik på at skabe en struktur for SKI´s kunder i forbindelse med konkrete træk på rammeaftalens sortiment og dels for at give tilbudsgiver et overblik på tidspunktet for tilbudsafgivelsen.
Evaluering af underkriteriet ”Pris” vil ske i henhold til den metode, der er beskrevet nedenfor.
Evaluering pr. varelinje
Som omtalt ovenfor prisevalueres hver varelinje efter prisevalueringsmodellen ”en-til-en pr. varelinje” med en økonomisk ramme, hvor hver varelinje er vægtet. Prisevalueringen sker ”en-til-en pr. varelinje”, da alle tilbuds- givere har afgivet tilbud på det samme antal varelinjer.
Hver enkelt varelinje evalueres for sig efter en økonomisk ramme på 50 %. Laveste pris på varelinjen får 5 point og laveste pris+50 % får 1 point. Tilbudspriser inden for den økonomiske ramme tildeles point på bag- grund af en lineær interpolering mellem 1 og 5 point.
SKI accepterer ikke, at tilbudsgiver tilbyder en pris på en varelinje til 0 DKK, 0,00 DKK eller til negative priser, jf. punkt 9.2.5.
Tilbudspriser der ligger ud over den økonomiske ramme får på varelinjen tildelt 1 point dog under henvisning til punkt 8.1.1.
Tilbudsgiverens samlede point for pris beregnes som et vægtet gennemsnit. Dette sker ved at multiplicere tilbudsgivers opnåede point på varelinjen multipliceres med den offentliggjorte vægt i bilag C og addere disse. Herefter divideres der med summen af vægte for alle varelinjer.
8.1.1 Tilpasning af evalueringsmodel
I forhold til betingelser for tilpasning af evalueringsmodellen, indgår eventuelle varelinjer med fejl i, jf. punkt
8.1.2 ikke i vurderingen af, om betingelserne for tilpasning er opfyldt. Såfremt en tilbudsgiver har afgivet et tilbud, som er ukonditionsmæssig, indgår dennes priser endvidere ikke i vurderingen af, om betingelserne for tilpasning er opfyldt.
Tilpasningsmodel 1: Objektive betingelser for tilpasning:
Såfremt ovenstående evalueringsmodel medfører, at der inden for den enkelte varelinje er mere end halvdelen af tilbudsgivernes tilbudte priser (inkl. den laveste pris) på varelinjen, der falder uden for den økonomiske ramme på laveste pris tillagt 50 %, skal evalueringsmodellen tilpasses som følger:
For den enkelte varelinje, hvor ovenstående objektive betingelser for tilpasning er opfyldt, skal evalueringen foretages med en økonomisk ramme på 75 %.
Hver enkelt varelinje evalueres for sig efter en økonomisk ramme på 75 %. Laveste pris på varelinjen får 5 point og laveste pris+75 % får 1 point. Tilbudspriser inden for den økonomiske ramme tildeles point på bag- grund af en lineær interpolering mellem 1 og 5 point.
Tilbudspriser der ligger ud over den økonomiske ramme får på varelinjen tildelt 1 point.
Tilpasningsmodel 2: Objektive betingelser for tilpasning:
Såfremt ovenstående evalueringsmodel medfører, at der inden for den enkelte varelinje er mere end halvdelen af tilbudsgivernes tilbudte priser på varelinjen (inkl. den laveste pris), der falder uden for den økonomiske ramme på laveste pris tillagt 75 %, skal evalueringsmodellen tilpasses, således at evalueringen foretages med en økonomisk ramme på 100 %.
For den enkelte varelinje, hvor ovenstående objektive betingelser for tilpasning er opfyldt, skal evalueringen foretages med en økonomisk ramme på 100 %.
Hver enkelt varelinje evalueres for sig efter en økonomisk ramme på 100 %. Laveste pris på varelinjen får 5 point og laveste pris+100 % får 1 point. Tilbudspriser inden for den økonomiske ramme tildeles point på bag- grund af en lineær interpolering mellem 1 og 5 point.
Tilbudspriser der ligger ud over den økonomiske ramme får på varelinjen tildelt 1 point.
Baggrunden for at anvende en økonomisk ramme på henholdsvis 50 %, 75 % og 100 % er for at undgå, at en eller flere særligt høje priser i forhold til laveste pris, medfører en spredning i de opnåede point, der ikke afspejler spredningen i de tilbudte priser.
8.1.2 Behandling af varelinjer med fejl
Varelinjer med fejl jf. punkt 9.2.4 og 9.2.5, der ikke medfører at tilbuddet i sin helhed forkastes, indgår ikke i evalueringen af pris på den pågældende varelinje, men vil blive tildelt lavest mulige pointantal (1 point), der indgår i den samlede evaluering af ”Pris”.
8.2 Evaluering af Kvalitet
Kvalitet vil blive evalueret efter underkriterierne det ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet” med følgende underkriterier og vægtning:
Underkriterier
Delkriterier
Kvalitet
Antal produkter i delkrite- Vægt
rier
Ikke-binær evaluering 78 produkter 95 %
Binær evaluering
7 produkter
5 %
Hvert produkt, som kvalitetsevalueres, er forud for udbuddet blevet tildelt en vægtning, som fremgår af bilag
1. For nogle produkter, som kvalitetsevalueres, er vægten fastsat på baggrund af vægtene for relaterede pro- dukter, jf. xxxxx C, xxxxxxx X.
Eksempel
Følgende produkt med SKI-id nr.812: Undersøgelseshandske, latex, længde på min. 240 mm, par, steril, M. kvalitetsevalueres under delkriteriet ”ikke-binær evaluering”. Vægten under delkriteriet ”ikke-binær evaluering” for produkt med SKI-nr. 812 er således fastsat på baggrund af vægtene i bilag C, xxxxxxx M, for varelinjerne i samme serie, dvs. varelinjerne med SKI-id nr. 810-814.
Vægten er et absolut tal. Varelinjens relative vægt i henholdsvis delkriterierne ”Ikke-binær evaluering” og ”Bi- nær evaluering” i underkriteriet ”kvalitet” kan beregnes ved at dividere det pågældende produkts vægt med den samlede sum af vægte for produkter, som kvalitetsevalueres, i henholdsvis delkriterierne ”Ikke-binær eva- luering” og ”Binær evaluering” i underkriteriet ”Kvalitet”.
Kvalitetsevalueringen foretages på baggrund de af tilbudsgivers indleverede vareprøver og/eller på baggrund af de af angivne oplysninger i bilag C Leverandørens tilbud, kolonne AD, AE og AF. Tilbudsgivers vareprøver skal afleveres til SKI, jf. punkt 9.2.9.
Evaluering af vareprøvernes kvalitet vil blive foretaget ved en afprøvning af en faggruppe, bestående af per- soner, som til daglig er i berøring med de produkter, der er omfattet af dette udbud. Fagpersonerne omfatter sygeplejersker. Herudover vil der ved afprøvningen være en udbudskonsulent/-jurist til stede. Det fremgår ligeledes i bilag 1 til udbudsbetingelserne, hvilke forhold der vil lægges vægt på ved evalueringen af vareprø- verne.
Evalueringen af angivelserne i Bilag C Tilbudsgivers tilbud vil blive foretaget af SKI ved en ”skrivebordsevalu- ering”.
Bilag 1 til udbudsbetingelser beskriver, hvilke forhold som vægtes positivt ved evalueringen af kvalitet for de enkelte produkter. Det fremgår ligeledes af bilag 1 om der sker afprøvning af vareprøve eller om evaluering sker på baggrund af oplysninger afgivet i Bilag C Leverandørens tilbud.
Underkriteriet ”Kvalitet” er opdelt i to delkriterier ”Ikke-binære evaluering” og ”Binær evaluering”. ”Xxxx-xxxxx evaluering” vægter 95 % og ”Binær evaluering” vægter 5 %. Det fremgår af bilag 1 om der er tale om en binær eller ikke-binær evaluering.
Evalueringen kan illustreres med følgende figur:
Nedenfor beskrives det, hvor der forstås ved binær og ikke-binær evaluering ligesom det er beskrevet hvilke skalaer der anvendes ved evalueringen af disse.
8.2.1 Binær evaluering
I delkriteriet ”Binær evaluering” evalueres 7 produkter.
Det er i bilag 1 ved produkter som evalueres binært angivet, hvad der vægter positivt ligesom der fremgår et spørgsmål, som tilbudsgiverne skal besvare i bilag C. Spørgsmålet kan alene besvares med to udfald ”ja/nej”. Der er derfor tale om en binær evaluering.
Et produkt opnår 5 point, såfremt spørgsmålet besvares positivt (med ét ja) og et produkt opnår 1 point, såfremt spørgsmålet besvares negativt (med ét nej).
F.eks. gælder følgende for produktet med SKI-id 712:
SKI ID | Evalue- ringsfor- hold nr. | Undergruppe | Evalueringsforhold |
712 | 4 | Blodtryksmåler | Det vægtes positivt, såfremt blodtryksmåleren kan registrere arytmi Tilbudsgiver skal således besvare følgende i bilag C kolonne AE: Kan blodtryksmåleren registrere arytmi? |
Der gives 5 point, såfremt blodtryksmåleren kan registrere arytmi og der gives 1 point, såfremt blodtryksmåle- ren ikke kan registrere arytmi.
8.2.1.1 Samlet evaluering af ”binære evaluering”
Tilbudsgiverens samlede antal point på delkriteriet ”Binær evaluering” beregnes som et vægtet gennemsnit for delkriteriet ”Binær evaluering”. Dette sker ved at multiplicere tilbudsgivers opnåede point på hver af de evalu- erede produkter med de i Bilag 1 offentliggjorte vægte og addere disse. Herefter divideres der med summen af vægte for delkriteriet ”binær evaluering”.
8.2.2 Ikke-binær evaluering
I delkriteriet ”Ikke-binær evaluering” vurderes 78 produkter.
Det er i bilag 1 ved produkter som evalueres binært angivet, hvad der vægter positivt.
Evalueringerne for produkter under delkriteriet ”ikke-binær evaluering” foretages på en 5-trins skala, som be- skrevet nedenfor i punkt 8.2.2.1 og punkt 8.2.2.2. Der er et eller to evalueringsforhold for hvert produkt.
Evalueringen foretages enten af faggruppen ved afprøvning eller af SKI ved en ”skrivebordsevaluering”.
For produkterne med to evalueringsforhold gives der point for hver evaluering, hvorefter der beregnes et sam- let point for produktet. De to evalueringsforhold vægter ligeligt.
8.2.2.1 Evalueringer foretaget ved afprøvning af faggruppen
Evalueringer foretaget af faggruppen under delkriteriet ”Ikke-binær evaluering” vurderes i henhold til neden- stående 5-trins-skala:
Point | Opfyldelse i forhold til evalueringsforholdet |
5 | Gives for den fremragende kvalitet i forhold til, hvad der vægter positivt |
4 | Gives for den meget tilfredsstillende kvalitet i forhold til, hvad der vægter positivt |
3 | Gives for tilbud med en middel tilfredsstillende kvalitet i forhold til, hvad der vægter positivt |
2 | Gives for den jævnt tilfredsstillende kvalitet i forhold til, hvad der vægter positivt |
1 | Gives for tilbud der alene er konditionsmæssige |
Det er angivet i bilag 1 hvilke evalueringsforhold, som der evalueres på for de enkelte produkter.
Middel point 3 (middel tilfredsstillende). Med middel tilfredsstillende kvalitet menes, at faggruppen ud fra deres faglighed og erfaring har vurderet, at vareprøven er middel i forhold til de evalueringsforhold der fremgår af bilag 1.
Andre point end middel-pointet ”3”, tildeles alt efter i hvilken grad (hvor godt eller dårligt) faggruppen vurderer vareprøvens kvalitet i forhold til de evalueringsforhold der fremgår af bilag 1.
1 point tildeles til den vareprøve, som faggruppen vurderer, kun lige opfylder kravene til den pågældende varelinje i bilag B og bilag C, men hvis kvalitet ikke vurderes højere i forhold til de evalueringshold der fremgår af bilag 1.
Hvor der er tilbudt identiske varer på tværs af tilbudsgiverfeltet, vil alene én vareprøve blive vurderet og samt- lige tilbudsgivere, som har tilbudt den samme vare, vil opnå den samme evaluering for den pågældende vare- prøve. Ved identiske varer forstås to varer med samme producentnavn/varemærke/fabrikat og produktnavn.
F.eks. evalueres følgende for produktet med SKI-id 106:
SKI ID | Evalue- ringsfor- hold nr. | Undergruppe | Evalueringsforhold |
106 | 12 | Debrideringssæt | Det vægtes positivt i hvor høj grad pincettens ”arbejdsen- der/gribeender” er præcise, hermed forstås at pincettens "ar- bejdsender/gribeender" møder hinanden præcist, og med en sådanne stabilitet, at suturen kan holdes fast med pincetten, når der gribes om suturen og suturen trækkes ud af huden. |
8.2.2.2 Evalueringer foretaget af SKI ved en ”skrivebordsevaluering”
Evalueringer foretaget af SKI under delkriteriet ”Xxxx-xxxxx evaluering” vurderes efter en 5-trins-skala.
Evalueringerne foretages på baggrund af de oplysninger som tilbudsgiverne har oplyst i bilag C. SKI tildeler point efter de oplyste modeller som angivet i bilag 1 til udbudsbetingelserne. F.eks. gælder følgende for pro- duktet med SKI-id 232:
SKI ID | Evaluerings- forhold nr. | Undergruppe | Evalueringsforhold |
232 | 43 | Alginatbandager | Det vægtes positiv i hvor høj grad produktet sikrer en opti- mal og effektiv absorption. Tilbudsgiver skal i bilag C kolonne AF oplyse absorption i ml/cm2 efter testmetode: EN 13726-1 3:2 el. tilsvarende. Der tildeles point ud fra en pointskala fra 1 til 5. Et produkt med en absorption på 0,10 ml/cm2 tildeles 1 point og et produkt med en absorption på 0,27 ml/cm2 tildeles 5 point. Øvrige produkter tildeles point på baggrund af en lineær in- terpolering mellem de to førnævnte yderpunkter. |
8.2.2.3 Samlet evaluering af ”Xxxx-xxxxx evaluering”
Tilbudsgiverens samlede antal point for delkriteriet ”Ikke-binær evaluering” beregnes som et vægtet gennem- snit for delkriteriet ”Ikke-binær evaluering”. Dette sker ved at multiplicere tilbudsgivers opnåede point på hver af de evaluerede produkter med de i Bilag 1 offentliggjorte vægte og addere disse. Herefter divideres der med summen af vægte for delkriteriet ”ikke-binær evaluering”.
8.2.3 Behandling af varelinjer og vareprøver med fejl
Varelinjer med fejl, jf. punkt 9.2.4 og 9.2.5, der ikke medfører at tilbuddet i sin helhed forkastes, vil blive tildelt lavest mulige pointantal (1 point), der indgår i den samlede evaluering af ”Kvalitet”.
Fejl i vareprøver, jf. punkt 9.2.9.1, vil ligeledes blive tildelt laveste mulige pointantal (1 point).
8.2.4 Samlet evaluering af kvalitet
De opnåede point for delkriterierne ”Ikke-binær evaluering”, der vægter 95 % og ”Binær evaluering, der vægter 5 %, indgår med de oplyste vægtning til en samlet score for underkriterier ”Kvalitet”.
8.3 Samlet evaluering
De opnåede point for underkriterierne ”Pris”, der vægter 40 %, og ”Kvalitet”, der vægter 60 %, indgår med de oplyste vægtning til en samlet score. Den tilbudsgiver, der har opnået den højeste samlede score, anses for at have afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet, og vil blive tildelt rammeaftalen.
Beregning af point sker uden afrunding. Ligeledes vil beregningen af samlet point blive foretaget uden afrun- ding, og herefter afrundet til to decimaler. Der anvendes dog flere decimaler, såfremt dette er påkrævet for at kunne rangere indkomne konditionsmæssige tilbud.
9 Afgivelse af tilbud
9.1 Generelt
Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgs- mål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1.
Tilbud udformes på grundlag af vedlagte kontraktparadigme, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud.
Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter (f.eks. standardvilkår) som del af sit tilbud, eller tilbyde yderligere produkter eller ydelser end de kravspecificerede, jf. bilag B og C er SKI afskåret fra at tillægge disse dokumenter, produkter og/eller ydelser betydning under tilbudsvurderingen, og disse dokumenter, produkter og/eller ydelser vil ikke efterføl- gende indgå i kontraktforholdet mellem leverandøren og kunderne eller mellem SKI og leverandøren.
I punkt 9.2 er beskrevet, hvilke dokumenter der skal indgå i tilbuddet. De følgende punkter under 9.2 beskriver, hvilke dokumenter, der skal indgå i tilbuddet.
Er tilbudsgiver en sammenslutning af flere økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), er der yderligere vejled- ning, i hvordan tilbud afgives under punkt 9.4.
Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse fremgår af punkt 9.5. I punkt 9.2.9 er det beskrevet, hvorledes vareprøver håndteres.
9.2 Tilbuddets indhold
Tilbuddet afgives ved at udfylde og indsende nedenstående dokumenter via SKI’s udbudssystem ETHICS:
1. Tilbudsgivers grunddata, jf. punkt 9.2.1
2. European Single Procurement Document (ESPD), jf. punkt 9.2.2.
3. Evt. støtteerklæring(er), jf. punkt 9.2.3.
4 Leverandørens tilbud, jf. 9.2.6.
5. Rammerecepturer, jf. punkt 9.2.7
6. Følgebrev, jf. punkt 9.2.8.
7. Vareprøver, jf. punkt 9.2.9
De dokumenter, som tilbudsgiver skal udfylde kan findes i ETHICS under menupunktet ”Tilbudsafgivelse”.
Selvom ESPD indeholder en del af de oplysninger, som indgår i dokumenterne ”Tilbudsgivers grunddata” og ”Støtteerklæring” udfyldes disse dokumenter alligevel. Det af hensyn til at sikre en smidigere og hurtigere proces med at give tilbagemelding til tilbudsgiver.
9.2.1 Tilbudsgivers grunddata
Oplysning om tilbudsgivers navn, adresse, CVR-nummer/VAT-nummer, e-mail og oplysninger om kontaktper- son afgives ved udfyldelse af dokumentet ” Tilbudsgivers grunddata” i ETHICS.
Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal de i første tekst- afsnit efterspurgte oplysninger angives for alle deltagere i sammenslutningen. Oplysningerne angives i samme dokument.
Dokumentet ”Tilbudsgivers grunddata” erstatter ikke ESPD. Der henvises til punkt 9.2.2 om ESPD.
9.2.2 European Single Procurement Document (ESPD)
Til nærværende udbud skal der udfyldes og indsende en elektronisk udgave af ESPD. Dette gøres via ud- budssystemet ETHICS.
En tilbudsgiver, der deltager alene og ikke baserer sig på andre enheders formåen for at opfylde kravene til økonomisk og finansiel formåen, indsender alene ét ESPD.
En tilbudsgiver, der baserer sig på en eller flere andre enheders formåen (kaldet ”støttende virksomheder”, som kan være f.eks. et moderselskab, et søsterselskab eller under underleverandør) i forhold til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. punkt 7.2.1, indsender et ESPD for egen virksomhed, samt et særskilt ESPD for hver af de støttende virksomheder, som tilbudsgiveren baserer sin formåen på. Tilbudsgiver kan kontakte ETHICS Support1 for teknisk vejledning om, hvordan en støttende virksomhed udfylder ESPD i ETHICS, så den støttende virksomheds ESPD indsendes sammen med tilbudsgiverens tilbud. Der henvises i øvrigt til punkt 9.2.3 om udfyldelse støtteerklæringer for støttende virksomheder.
En tilbudsgiver, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), udfylder og indsender et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører i sammenslutningen. Den deltager i konsortiet, som står for at aflevere tilbud i ETHICS, kan kontakte ETHICS Support2 for teknisk vejledning om, hvordan øvrige konsortiedeltagere udfylder ESPD i EHICS, så alle konsortiedeltageres ESPD indsendes samlet med tilbuddet. Der henvises i øvrigt til punkt 9.4 om sammenslutning af virksomheder.
Særligt om personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser i ESPD’et:
Såfremt et ESPD omfattet af ansøgerens/tilbudsgiverens ansøgning/tilbud indeholder personoplysninger ved- rørende straffedomme og lovovertrædelser, herunder i relation til udelukkelsesgrundene udfyldes af afleveres ESPD’et via ETHICS. Et udfyldt og afleveret ESPD med sådanne oplysninger vil kun være tilgængelig for personer hos SKI med særlig adgang til håndtering af følsomme personoplysninger.
9.2.2.1 Udfyldelse af ESPD
Der skal udfyldes oplysninger i følgende dele af ESPD’et: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør.
Afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør.
Afsnit B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.
Afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet.
1 ETHICS Support, Hotline: x00 0000 0000, E-mail: xxxxxxx@xxxxxx.xx. Se evt. også xxx.xxxxxxxxxx.xx
2 Se forrige note.
Del III: Udelukkelsesgrunde.
Afsnit A: Grunde vedrørende straffedomme.
Afsnit B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordnin- ger.
Afsnit C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet.
Del IV: Udvælgelseskriterier.
Afsnit B: Økonomisk og finansiel formåen.
o Under ”Samlet årsomsætning” anføres om omsætning for det seneste disponible regn- skabsår.
o Under ”Finansielle nøgletal” anføres tilbudsgivers soliditetsgrad, samlede egenkapital og samlede aktiver i det seneste disponible regnskabsår. Soliditetsgraden angives som for- holdet mellem tilbudsgiverens samlede egenkapital og tilbudsgiverens samlede aktiver.
Del VI: Afsluttende erklæringer.
De dele af ESPD’et, som ikke er nævnt ovenfor, skal tilbudsgiverne ikke udfylde, og tilbudsgiver, konsortiedel- tagere og/eller støttende virksomheder, behøver ikke underskrive deres respektive ESPD’er.
9.2.3 Evt. støtteerklæring(er)
Tilbudsgiver kan i relation til økonomisk og finansiel formåen basere sig på andre enheders formåen (kaldet ”støttende virksomheder”) f.eks. et moderselskab, et søsterselskab eller en underleverandør.
Såfremt tilbudsgiver baserer sig på støttende virksomhed(er), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver faktisk råder over
den nødvendige økonomiske og finansielle formåen, og de hermed forbundne ressourcer, jf. punkt 7.2.1, som tilbuddet vil omfatte.
Med henblik på at godtgøre ovenstående vedlægger tilbudsgiver dokumentation for støttende virksomheders
forpligtelser i så henseende. Hver støttende virksomhed udfylder og underskriver en støtteerklæring, som til- budsgiver uploader i ETHICS i forbindelse med afgivelse af tilbud. Den støttende enhed kan anvende den af SKI udarbejdede skabelon til støtteerklæring.
Dokumentet ”Støtteerklæring” erstatter ikke ESPD. Om udfyldelse af ESPD for støttende virksomheder henvi- ses til punkt 9.2.2.
9.2.4 Om vurderingen af konditionsmæssighed
Tilbudsgiver skal byde ind med produkter på samtlige varelinjer oplistet i bilag C. Såfremt tilbudsgiver helt undlader at byde ind med produkter på én eller flere varelinjer, vil hele tilbuddet være ukonditionsmæssigt og blive afvist. Tilbudsgiver kan således ikke helt undlade at tilbyde et produkt på den enkelte varelinje. Dette gælder uanset, om der er tale om en varelinje i det kritiske eller mindre kritiske sortiment jf. punkt 9.2.4.1 og 9.2.4.2.
Eksempel:
Tilbudslisten indeholder 500 varelinjer. Tilbudsgiver tilbyder kun 499 varelinjer. Konsekvensen er, at hele til- buddet er ukonditionsmæssigt.
Der kan dog erfaringsmæssigt ske fejl i tilbudsafgivelsen ved udbud af så mange varelinjer, som er tilfældet i nærværende udbud. Derfor har SKI suppleret med retningslinjer for vurdering af konditionsmæssighed, jf. punkt 9.2.4.1 og 9.2.4.2
9.2.4.1 Kritiske varelinjer
Udbuddets varelinjer er opdelt i hhv. kritiske og mindre kritiske varelinjer, på baggrund af varelinjernes estime- rede omsætning på rammeaftalen eller, da disse er del af evalueringen af underkriteriet ”kvalitet”.
På den række af varelinjer, der er karakteriseret som kritiske, har SKI besluttet, at der kan accepteres maksi- malt 2 fejl i det samlede antal kritiske varelinjer. SKI accepterer derfor ikke fejl i mere end 2 kritiske varelinjer, hvorefter tilbuddet vil blive betragtet som ukonditionsmæssigt og blive forkastet i sin helhed.
Eksempel:
Tilbudslisten indeholder eksempelvis 478 kritiske varelinjer. Tilbudsgiver tilbyder alle 478 varelinjer men med fejl i 5 af disse kritiske varelinjer. Tilbuddet er således ukonditionsmæssigt, da der ikke accepteres mere end 2 fejl i varelinjer betegnet som kritiske.
9.2.4.2 Mindre kritiske varelinjer
SKI har på de mindre kritiske varelinjer besluttet, at der kan accepteres maksimalt 15 fejl på det samlede antal mindre kritiske varelinjer.
Eksempel 3:
Det samlede antal mindre kritiske varelinjer er fx 600 stk. (kritiske varelinjer medregnes ikke).
Maksimalt 15 af ovenstående antal varelinjer må indeholde fejl. Tilbuddet er således i sin helhed ukonditions- mæssigt, hvis der er fejl i mere end 15 varelinjer betegnet som mindre kritiske.
9.2.5 Fejl, der kan føre til ukonditionsmæssighed
SKI har vurderet, at nedenstående liste over forhold i bilag C Leverandørens tilbud kan føre til ukonditions- mæssighed jf. dog punkt 9.2.4:
1. Hvis der tilbydes samme varenummer for forskellige Produkter
2. Hvis det samme Produkt tilbydes under forskellige varenumre
3. Hvis Produktet ikke opfylder et eller flere krav til det udbudte
4. Hvis tilbudsgiver har udfyldt priser med ”0”, ”0,00” eller en negativ pris
5. Tilbudsgivers besvarelse opfylder ikke de i vejledningen til bilag C angivne anvisninger for ud- fyldelse af tilbudslisten.
6. Manglende pris på en varelinje.
Byder tilbudsgiver ind med samme produkt på mere end én varelinje under forskellige SKI-ID, vil varelinjen med den højeste vægt bevares. Øvrige varelinjer med det samme produkt vil herefter tælle som fejl. Vægter varelinjerne med samme produkter lige, vil varelinjen med den lavest tilbudte pris bevares, hvorefter de øvrige varelinjer med samme produkter vil tælle som fejl.
Byder tilbudsgiver ind med samme varenummer på flere varelinjer, vil varelinjen med den højeste vægt beva- res. Øvrige varelinjer med identisk varenummer vil tælle som fejl. Vægter varelinjerne med identiske vare- numre lige, vil varelinjen med den lavest tilbudte pris bevares, hvorefter de øvrige varelinjer med identisk tilbudte varenumre tæller som fejl.
Vedrørende punkt 5 ovenfor bemærkes det, at fejl i udfyldelsen af UNSPSC kategorier i kolonne AG ikke tæller med i opgørelsen af fejl, jf. også vejledningen til bilag C.
Forhold, som SKI konkret vurderer kan ”reddes” med proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5 og 6, og som SKI må vælge aktivt at redde, indgår ikke i opgørelsen af fejl.
9.2.6 Bilag C Leverandørens tilbud
Tilbudsgiver skal i bilag C Leverandørens tilbud angive priser for produkter. I det følgende er det nærmere beskrevet, hvorledes der skal afgives priser.
Tilbudsgiver skal angive priser med maksimalt 2 decimaler. Såfremt der er angivet flere end 2 decimaler fjernes disse fra den tilbudte pris uden op- eller nedrunding. Decimaler i priser ud over den 2. decimal, vil dermed ikke indgå i evalueringen af tilbuddet eller efterfølgende under rammeaftalen. Det er således tilbudsgivers ansvar og risiko at sikre, at priserne angivet ned til 2. decimal er retvisende, og at tilbudsgiver står inde for at det er priserne ned til 2. decimal, der vil blive anvendt under rammeaftalen. Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at de tilbudte priser skal indeholde SKI’s andel, jf. Rammeaftalens punkt 8.5.
Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at det er tilbudsgiver, der bærer den fulde kommercielle risiko for prissætningen i tilbuddet og den efterfølgende økonomiske balance under Rammeaftalen, jf. også nærmere i Rammeaftalens punkt 3.
Såfremt et tilbud forekommer unormalt lavt – eller prisen for visse produkter/ydelser forekommer unormalt lave
– tager SKI forbehold for at anmode en tilbudsgiver om indenfor en passende frist at redegøre for de priser og omkostninger, der indgår i tilbuddet, herunder delpriserne for visse produkter/ydelser efter proceduren om unormalt lave tilbud, jf. udbudslovens § 169.
Leverandøren skal udover priser udfylde en række kolonner i Bilag C. Vejledning til udfyldelse af Bilag C Leverandørens tilbud fremgår af fanebladet ”Vejledning” i bilaget.
9.2.7 Rammerecepturer
Tilbudsgiver skal sende/aflevere rammerecepturer, jf. bilag B Kravspecifikation, som anført i fanebladet ”0. Overordnet krav”, krav nr. 0.6.1 til den af SKI udpegede uvildige 3 part, Kemiingeniør Xxxxxx Xxxxxxxx Storm, inden tilbudsfristens udløb, jf. punkt 12.
Der kan rekvireres en fortrolighedserklæring hos Xxxxxx Xxxxxxxx Storm.
Det bemærkes, at Xxxxxx Xxxxxxxx Storm vil undersøge om de relevante mindstekravene i bilag B Kravspecifi- kation er opfyldt.
9.2.8 Følgebrev
Følgebrevet generes automatisk i udbudssystemet ETHICS (ved tryk på knappen "Underskriv og afslut tilbud"), når alt øvrigt tilbudsmateriale er uploadet.
Tilbudsgiver underskriver tilbuddet digitalt med den digitale signatur, som tilbudsgiver har modtaget fra ud- budssystemet ETHICS.
9.2.9 Vareprøver
Tilbudsgiver skal levere vareprøver på de produkter, som SKI vil foretage en evaluering af under underkriteriet ”Kvalitet”, jf. punkt 8.2. Oversigt over de produkter, der skal leveres vareprøver på samt antallet af vareprøver fremgår af bilag 1.
Vareprøverne kan afleveres i SKI fra den 15.1.2020 inden for SKI’s normale arbejdstid, som er mandag-tors- dag kl. 8-16 og fredag kl. 8-15.30. SKI’s adresse er angivet under punkt 1.
Leverandøren skal dog aflevere vareprøverne til SKI inden tilbudsfristens udløb, jf. punkt 12.
Tilbudsgiver bedes tydeligt mærke hver vareprøve med tilbudsgivers navn, korrekt SKI-ID samt tilbudsgivers varenummer, som fremgår af tilbudsgivers tilbud således, at det klart fremgår, hvilken varelinje i bilag C, som hver enkelt vareprøve relaterer sig til.
Såfremt SKI ved gennemgang konstaterer, at der er leveret en forkert vareprøve, den ikke kan henføres til den korrekte varelinje i bilag C, der mangler en vareprøve eller dele af en vareprøve, vil SKI kontakte tilbudsgiver og orientere denne om manglen. Tilbudsgiver vil herefter have få en frist til at levere en korrekt vareprøve. SKI påtager sig i den forbindelse intet ansvar for, at tilbudsgiverne i alle tilfælde har tilstrækkelig tid til at nå at fremskaffe og indlevere nye vareprøver inden den af SKI fastsatte frist. Det er således i enhver henseende tilbudsgivers ansvar, at korrekte vareprøver er indleveret inden fristens udløb. Det bemærkes endvidere, at SKI alene foretager en overordnet gennemgang af vareprøverne. Det forhold, at SKI gennemgår vareprøverne ved modtagelsen, ændrer således ikke ved, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar at sikre, at de leverede vareprøver er korrekte i enhver henseende.
SKI forbeholder sig i øvrigt ret til efterfølgende at rekvirere flere eksemplarer af udtagne vareprøver, såfremt SKI vurderer, at der findes en saglig grund til at indkalde yderligere vareprøver.
SKI skal for ordens skyld bemærke, at vareprøver har til formål at gøre det muligt for SKI at foretage en kvalitetsvurdering i overensstemmelse med de fastlagte kriterier. Vareprøver har således ikke til direkte formål at sætte SKI i stand til at foretage en undersøgelse af, hvorvidt kravene til det pågældende produkt i bilag B og bilag C er opfyldt. Formålet med de opstillede krav i bilag B og bilag C er at sikre, at leverandøren i selve kontraktperioden lever op til disse, og SKI lægger således som udgangspunkt til grund, at indleverede vare- prøver overholder samtlige relevante krav i bilag B og bilag C. SKI foretager således ikke en kontrol af over- holdelsen af krav i forbindelse med evaluering af vareprøverne, medmindre der er åbenbar grund til at tro, at der er tale om manglende overholdelse af et grundlæggende element. Hensigten med indhentning af vareprø- ver er alene at foretage en kvalitativ vurdering, jf. punkt 8.2.
9.2.9.1 Fejl i vareprøver
SKI har vurderet, at nedenstående forhold vil føre til, at den pågældende vareprøve tildeles lavest mulige pointantal (1 point), der indgår i den samlede evaluering af ”Kvalitet”:
1. Indlevering af en vareprøve, som ikke inden for tidsfristen eller den eventuelle yderligere tidsfrist op- fylder et eller flere krav anført i bilag B og C. Det tæller ikke som en fejl, såfremt der stilles krav om et sterilt produkt, og der afleveres en vareprøve for produktet, som ikke har været igennem den sterile proces.
2. Hel eller delvis manglende indlevering af en vareprøve indenfor den anførte frist herfor, herunder inden for en eventuel yderligere frist angivet af SKI, jf. punkt 9.2.9.
Forhold, som SKI konkret vurderer kan ”reddes” med proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5 og 6, og som SKI må vælge aktivt at redde, vil dog blive evalueret ved afprøvning.
9.3 Elektronisk afgivelse af tilbud
Tilbuddets dokumenter, jf. punkt 9.2, skal sendes elektronisk via udbudssystemet ETHICS. Processen for elektronisk afgivelse af tilbud er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen.
De dokumenter, som tilbudsgiver skal udfylde, jf. punkt 9.2 og 9.3, kan findes i ETHICS under henholdsvis menupunktet ”Tilbudsafgivelse” på udbudssiden i forbindelse med tilbudsafgivelse.
Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igen- nem ved udarbejdelsen af tilbud.
Tilbud kan alene indgives elektronisk via ETHICS. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på en anden måde, herunder ved fremsendelse på e-mail, USB, CD-ROM eller ved brev.
For at kunne udfylde, gemme og signere dokumenter i PDF-format skal tilbudsgiver anvende Adobe Reader (11.07 eller nyere version). Andre versioner kan ikke anvendes til dette formål.
Tilbud tidsstemples elektroniske ved modtagelse. Såfremt der ved fristudløb ligger flere eksemplarer/versioner af samme dokument, er det alene det senest tidsstemplede dokument, som vil blive taget i betragtning.
For nærmere oplysning om afgivelse af tilbud via ETHICS kan henvises til beskrivelsen i udbudsbekendtgø- relsen (punkt VI.3).
9.3.1 Dokumenter til tilbudsafgivelse
I ETHICS kan tilbudsgiver finde de relevante dokumenter, der skal udfyldes i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Xxxx til udbudssiden vil blive gjort tilgængelig i forbindelse med offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen.
9.4 Konsortier eller andre sammenslutninger
Såfremt tilbudsgiveren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal disse påtage sig, at hæfte solidarisk, og deltagerne i sammenslutningen udpeger én fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI. Den fælles befuldmægtigede forestår upload af tilbud, jf. punkt 9.2, og tilbud, jf. punkt 9.3, i ETHICS på vegne af sammenslutningen.
Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), afgives oplysningerne om samlet omsætning og egenkapital og aktiver, jf. punkt 7.2.1, for hver enkelt økonomisk aktør, der deltager i sammenslutningen, og vurderingen af egnethed sker på baggrund af summen af de økonomiske aktørers samlede omsætning og soliditetsgrad beregnes som de økonomiske aktørers samlede egenkapital i forhold til den samlede aktiver.
Om udfyldelse af ESPD for sammenslutninger af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt 9.2.2.
Det bemærkes, at den fælles befuldmægtigede i forbindelse med afgivelse af tilbud kun uploader ét eksemplar af tilbuddets dokumenter.
SKI er berettiget til at rette henvendelse til den befuldmægtigede virksomhed om ethvert forhold i relation til udbuddet.
9.5 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse
Tilbudsgivere er berettiget til at afgive ét tilbud.
Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive et alternativt tilbud.
Såfremt samme økonomiske aktør er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. fordi den økonomiske aktør selv afgi- ver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at samme økonomiske aktør deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. Dette gælder tilsvarende, når to eller flere økonomiske aktører inden for samme koncern afgiver tilbud.
SKI forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiverne om at godtgøre, at samme økonomiske aktørs deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende.
10 Forbehold
Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for, grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold, idet dette vil medføre, at tilbuddet vurderes at være ukonditionsmæssigt.
Flere ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold over for denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning.
Er tilbuddet ukonditionsmæssigt, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen.
I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalen, herunder de underliggende bilag, for uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil, jf. punkt 11.1, idet det kan give anledning til, at SKI meddeler supplerende oplysninger til udbudsmaterialet.
11 Supplerende oplysninger
11.1 Skriftlige spørgsmål
Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål forbindelse med tilbudsafgivelse.
I spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke elementer i udbudsmaterialet, der spørges til. Såfremt til- budsgiver vurderer, at et element er uhensigtsmæssigt bedes dette begrundet samt angivet med forslag til konkrete suppleringer. Spørgsmål bør skrives i anonymiseret form.
På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de angivne elementer er uhensigts- mæssige, og hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde (de foreslåede) suppleringer i udbudsmaterialet. Suppleringer kan i givet fald alene ske inden for de udbudsretlige rammer herfor.
Eventuelle suppleringer vil blive meddelt via udbudssiden i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.
Spørgsmål skal formuleres på dansk og skal fremsættes skriftligt via udbudssiden ETHICS. Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder på e-mail eller telefonisk.
Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil skriftligt i anonymiseret form løbende blive meddelt via udbudssi- den i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.
Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret med de svar og eventuelle suppleringer, der tilgængeliggøres på udbudssiden.
Spørgsmål, der stilles senest 10. januar 2020, vil blive besvaret.
Spørgsmål, der stilles senere end 10. januar 2020, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgi- ves senest 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen.
Spørgsmål, der stilles senere end 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret.
Tilbudsgiverne opfordres til at stille eventuelle spørgsmål så tidligt som muligt, idet det giver SKI en større mulighed for at indarbejde suppleringer foranlediget af spørgsmål fra tilbudsgiverne. Jo kortere tid, der er til tilbudsfristens udløb, jo mindre tilbøjelig vil SKI være for at foretage suppleringer af udbudsmaterialet, uanset at suppleringerne måtte være hensigtsmæssige.
12 Tilbudsfrist og vedståelse
Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er:
22. januar 2020, kl. 13.00
Tilbud der modtages efter disse frister, vil ikke blive taget i betragtning.
Vareprøver skal indleveres inden tilbudsfristen. Bemærk, at vareprøver skal afleveres inden for SKI’s almin- delige åbningstid, jf. 9.2.9
SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på udbudssiden, der vises online i ETHICS, er den gæl- dende tidsangivelse for rettidig modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbud og underskriver følgebrevet, registreres denne tid på alle de uploadede dokumenter. Det bemærkes, at det ikke er muligt at uploade yder- ligere dokumenter i ETHICS efter fristens udløb.
Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke, jf. også punkt 9.3.
SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette henholdsvis tilbudsgiverne om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen. Underretningen vil indeholde en begrundelse for beslutningen.
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 8 måneder efter tilbudsfristens udløb.
13 Behandling af tilbud
Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.
SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver.
Medmindre andet oplyses, anser SKI ikke udbudsforretningen for afsluttet, førend rammeaftalen er underskre- vet, og SKI forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet indtil da. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået rammeaftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 12.
Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse.
14 Forhandlingsforbuddet
Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994):
"Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling."
Der gælder således snævre grænser for forhandling.
Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at Rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI.
Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende.
15 Fortrolighed
Udbudsmaterialet skal behandles fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende materialet eller den viden, der opnås om materialet, i nogen anden sammenhæng.
Efter afslutning af udbuddet er SKI berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgiver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf.
Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte tilbudsgiveres tilbud.
SKI forbeholder sig endvidere ret til eventuelt at anvende tilbudsgivers tilbud til analyser og i forbindelse med udarbejdelsen af konverteringslister. Dette vil navnlig være tilfældet, hvis tilbudsgiver er leverandøren på en tidligere SKI-aftale vedrørende kontraktens genstand, jf. punkt 4. Der vil i den forbindelse ikke blive offentlig- gjort priser.
SKI er i henhold til bekendtgørelse 191 af 27. februar 2014 undtaget reglerne om aktindsigt, og som følge heraf kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder om beslutninger og andre interne forhold. SKI kan dog af Klagenævnet for Udbud blive pålagt at give aktindsigt i udbudsmateriale og modtagne tilbud.
SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige, med mindre Klagenævnet for Udbud pålægger SKI at give aktindsigt i oplysningerne.
Hvis der indgås rammeaftale med en tilbudsgiver, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI-kunder, der kan benytte sig af rammeaftalen på xxx.xxx.xx. Indholdet af tilbudsgivers tilbud, herunder priser, kan dog kun tilgås af SKI’s kunder via login.
SKI’s kunder er dog som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalen kan være underlagt reglerne om aktindsigt. SKI’s kunder er berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen.
16 Endelig dokumentation
I henhold til udbudslovens §§ 151 og 152 skal ordregiver kræve endelig dokumentation vedrørende de forhold, der er nævnt i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), fra de tilbudsgivere som ordregiver har til hensigt at tildele rammeaftalen til. Inden tildelingen vil SKI derfor kræve dokumentation for de relevante forhold fra de tilbudsgivere, som SKI har til hensigt at tildele rammeaftalen til. SKI kan endvidere indhente dokumen- tationen tidligere i tilbudsfasen, jf. punkt 7.1 og punkt 7.3.
Dokumentationen vedrører de i udbudsbekendtgørelsen stillede krav om obligatoriske og frivillige udelukkel- sesgrunde, økonomisk og finansiel formåen.
Ved meddelelse om indsendelse af dokumentation vil SKI fastsætte en passende tidsfrist til at fremlægge dokumentation. Tilbudsgiver skal dog være opmærksom på, at tilbudsgiver i ESPD’et udtrykkeligt erklærer, at tilbudsgiver kan fremlægge dokumentation for de af ESPD’et omfattede forhold straks og på anmodning herom. Manglende overholdelse af dette, kan i yderste konsekvens medføre, at en tilbudsgiver må afvises.
Der skal afsættes god tid til at indhente dokumentationen, og SKI anbefaler, at tilbudsgiver i god tid forinden en eventuel henvendelse fra SKI, har indhentet den nødvendige dokumentation.
For danske tilbudsgivere som overvejer at gå i en sammenslutning (f.eks. et konsortium) med en udenlandsk virksomhed, eller at få en udenlandsk støttende virksomhed, skal tilbudsgiver være opmærksom på, at det kan kræve meget tid og mange ressourcer at fremskaffe den krævede dokumentation for udenlandske virksomhe- der, hvorfor der bør afsættes tilstrækkelige ressourcer og god tid til dette formål. Tilsvarende skal udenlandske
/tilbudsgivere være opmærksomme på dette.
Tilbudsgiver kan ikke tilpligtes at aflevere dokumentation for forhold, som SKI i forvejen er i besiddelse af, eller som SKI gratis kan tilgå direkte via en national database, jf. udbudslovens § 151, stk. 5. Sidstnævnte forud- sætter dog, at tilbudsgiver i ESPD, Xxx XX og Del V har oplyst, i hvilken database ordregiver kan opnå kendskab til de nødvendige oplysninger eller indhente relevant dokumentation, jf. udbudslovens § 148, stk. 2, nr. 3.
16.1 Dokumentation vedrørende obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde
Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at dokumentation vedrørende udelukkelsesgrundene skal afleveres for tilbudsgiver, alle deltagere i en sammenslutning (f.eks. alle konsortiedeltagere) og eventuelle støttende virksomheder, og at ingen af disse må være omfattet af udelukkelsesgrundene. Nedenfor gennemgås mulig- hederne for at dokumentere dette for henholdsvis danske og udenlandske virksomheder.
16.1.1 Danske virksomheder
Som bevis for at en dansk virksomhed (tilbudsgiver, deltager i en sammenslutning (f.eks. en konsortiedeltager) eller støttende virksomhed) samt dens ledelsesmedlemmer ikke ved endelig dom er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for strafbare forhold nævnt i udbudslovens § 135, stk. 1, for at den har opfyldt sine forpligtelser over for det offentlige med hensyn til betaling af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger nævnt i udbudslovens § 135, stk. 2, samt for at virksomheden ikke er under konkurs, likvidation, rekonstruktion eller lignende situation, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2, kan tilbudsgiver fremlægge en serviceattest, der om- fatter alle de relevante oplysninger, dvs. inklusive oplysninger fra politiets kriminalregister. Serviceattester ud- stedes af Erhvervsstyrelsen, og tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at der skal anmodes om at service- attesten skal omfatte oplysninger fra kriminalregisteret.
Til brug for serviceattesten indhenter Erhvervsstyrelsen informationer fra bl.a. Politiet, ATP, SKAT og Skifte- retten. Virksomheden skal være opmærksom på, at der er ca. 2 ugers leveringstid på en serviceattest. Herud- over skal virksomheden være opmærksom på, at danske og udenlandske medlemmer af virksomhedens be- styrelse, direktion eller tilsynsråd eller personer med beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe
beslutninger i virksomhedens bestyrelse, direktion eller tilsynsråd, skal give samtykke til, at Erhvervsstyrelsen indhenter oplysninger vedrørende disse personers straffeforhold.
Erklæringer til brug for afgivelse af samtykke kan findes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside.
En serviceattest omfattende eventuelle udenlandske ledelsesmedlemmer er i udgangspunktet tilstrækkelig dokumentation for, at en dansk virksomhed og dens ledelsesmedlemmer ikke er omfattet af udelukkelsesgrun- dene i udbudsloven. Ved viden eller mistanke om begående strafbare forhold omfattet af udelukkelsesgrun- dene kan SKI dog kræve, at virksomheden tillige fremlægger dokumentation vedrørende ledelsesmedlemmer fra andre lande, idet enhver dom eller vedtaget bødeforlæg for strafbare forhold omfattet af udelukkelsesgrun- dene medfører udelukkelse, uanset hvor dommen er afsagt eller bødeforlægget er vedtaget.
16.1.2 Udenlandske virksomheder
Som bevis for at en udenlandsk virksomhed (tilbudsgiver, deltager i en sammenslutning (f.eks. en konsortie- deltager) eller støttende virksomhed) samt dens ledelsesmedlemmer ikke ved endelig dom er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for strafbare forhold nævnt i udbudslovens § 135, stk. 1, for at virksomheden har opfyldt sine forpligtelser i hjemlandet over for det offentlige med hensyn til betaling af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger nævnt i udbudslovens § 135, stk. 2, samt for at virksomheden ikke er under konkurs, likvidation, rekonstruktion eller lignende situation, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2, kan tilbudsgiver frem- lægge dokumentation i overensstemmelse med udbudslovens § 153, stk. 1.
Henset til udbudslovens § 138, stk. 5 skal dokumentation efter udbudslovens § 153, stk. 1 omfatte de seneste 4 år. I det omfang dokumentationen efter § 153, stk. 1 ikke omfatter 4 år, skal der udover dokumentationen ifølge § 153, stk. 1 fremlægges erklæringer for de manglende år, dvs. op til og med de seneste 4 år, i over- ensstemmelse med udbudslovens § 153, stk. 2.
I det omfang dokumentation efter udbudslovens § 153, stk. 1 slet ikke forefindes, skal der fremlægges erklæ- ringer i overensstemmelse med udbudslovens § 153, stk. 2. Henset til udbudslovens § 138, stk. 4 skal erklæ- ringerne omfatte de seneste 4 år.
For så vidt angår de strafbare forhold omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, stk. 1 bemær- kes, at der udover dokumentation for virksomheden også skal fremlægges dokumentation for, at alle medlem- mer af virksomhedens ledelsesorganer, jf. udbudslovens § 135, stk. 2 ikke er omfattet af udelukkelsesgrun- dene. Dokumentationen skal omfatte de seneste 4 år. Som udgangspunkt skal dokumentationen blot frem- lægges for virksomhedens hjemland. Ved viden eller mistanke om begående strafbare forhold omfattet af udelukkelsesgrundene kan SKI dog kræve, at virksomheden tillige fremlægger dokumentation vedrørende ledelsesmedlemmer fra andre lande, idet enhver dom eller vedtaget bødeforlæg for strafbare forhold omfattet af udelukkelsesgrundene medfører udelukkelse, uanset hvor dommen er afsagt eller bødeforlægget er vedta- get.
Tilbudsgivere fra andre EU-lande kan med fordel benytte e-Certis3 til at identificere den dokumentation, som er brugbar.
16.2 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen
Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende økonomisk og finansiel formåen skal tilbudsgiver fremlægge:
Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra seneste disponible regnskabsår eventuelt med angivelse af, hvor den i ESPD’et oplyste samlede omsætning og soliditetsgrad, herunder egenkapital og aktiver, frem- går.”
3 xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxxx
Er tilbudsgiver en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal dokumentationen afgives for hver af de økonomiske aktører i sammenslutningen. Baserer tilbudsgiver sig på andre aktørers økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moderselskab, et søsterselskab eller en underleverandør), skal dokumentati- onen ligeledes afgives for disse aktører.
17 Implementering
Såfremt tilbudsgiver tildeles rammeaftalen, er tilbudsgiver fra tildelingstidspunktet forpligtet til at medvirke til at oprette et E-katalog til brug for SKI’s kunder.
For nærmere oplysning om processen omkring etablering af E-kataloget og indholdet heraf, kan der henvi- ses til særbilag 2, der træder selvstændigt i kraft straks efter udløb af standstill-perioden, som SKI afholder efter tildeling af rammeaftalen. SKI skal gøre opmærksom på, at en tildelt leverandør kan ifalde bod, såfremt leverandøren ikke overholder de i særbilag 2 angivne tidsfrister og eventuelle påkrav fra SKI.
SKI skal derudover gøre tilbudsgiver opmærksom på, at den tildelte leverandør vederlagsfrit skal medvirke til øvrige implementeringsaktiviteter, som f.eks. deltagelse i opstartsmøder, udpegelse og udveksling af kontakt- oplysninger om leverandørens medarbejder(e), der er ansvarlig for driften af rammeaftalen, markedsføring over for SKI-kunder mv. SKI vil efter tildelingen af rammeaftalen sende leverandøren nærmere information om disse implementeringsaktiviteter.
18 Tjekliste
Tjeklisten er ment som en hjælp til, at Tilbudsgiver ikke glemmer elementer i sin tilbudsafgivelse. Det skal dog fremhæves, at det er tilbudsgivers ansvar alene at afgive komplet tilbud.
18.1 Tilbudsafgivelse
Tilbudsgiver bedes sikre sig følgende:
Foretag tilmelding i ETHICS
Download udbudsmaterialet og gem det på egen pc
Xxx det samlede udbudsmateriale grundigt igennem
Stil evt. spørgsmål til udbudsmaterialet inden udløb af spørgefrist, jf. punkt 11.1
Tilbudsgivers grunddata
Udfyld alle felter i skemaet, jf. punkt 9.2.1
Upload til ETHICS
European Single Procurement Document (ESPD)
Udfyld alle felter i ESPD’et, jf. punkt 9.2.2
Upload til ETHICS
Eventuel støtteerklæring(er)
Udfyld alle felter i skemaet, jf. punkt 9.2.3.
Upload til ETHICS
Bilag C Leverandørens tilbud
o Udfyld alle påkrævede felter Upload til ETHICS
Rammerecepturer
o Sendes til den af SKI uvildige tredjepart, jf. punkt 9.2.7
Vareprøver
o Vareprøver som angivet i bilag 1 skal afleveres til SKI, jf. punkt 9.2.9
Tilbudsafgivelsen afsluttes og følgebrevet genereres ved tryk på knappen ”Underskriv og afslut tilbud”
o Markér, ved afkrydsning, virksomhedens samlede tilbud
o Signér elektronisk med ETHICS-signatur
Sørg for rettidig elektronisk aflevering, jf. tilbudsfristen i punkt 12. Det er ikke muligt at uploade doku- menter i ETHICS efter tilbudsfristens udløb. Systemet lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at be- gynde upload-processen i god tid.
Tilbudsgiver bør sørge for at have it-teknisk assistance til rådighed i forbindelse med afgivelse af tilbud, såfremt det måtte opstå uforudsete it-problemer undervejs, herunder særligt op imod tilbudsfristens udløb.