Databehandleraftale
Side 1 af 13
Databehandleraftale
I henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) i indgår Kunden (herefter ”den dataansvarlige”) og bclude ApS, CVR-nr.: 42735450, Kantorvænget 302, 2. tv, 8240 Risskov, Danmark (herefter ”databehandleren”), der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne” følgende databehandleraftale (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske per- soners grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.
1. Præambel
1. Bestemmelserne fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Bestemmelserne er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (da- tabeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af en digital barselsplatform behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, her- under om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategori- erne af registrerede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af un- derdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
9. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
10. Bestemmelserne frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
Side 2 af 13
1 Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelser skal forstås som en henvisning til ”EØS-medlemsstater”.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for blandt andet at sikre, at der er et behandlings- grundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
3. Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemssta- ternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvar- lige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Be- stemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med forordningen eller databeskyttelsesbestemmel- ser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
4. Fortrolighed
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktions- beføjelser, og som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lov- bestemt tavshedspligt og kun i nødvendigt omfang. Listen af personer med tildelt ad- gang skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og person- oplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
5. Behandlingssikkerhed
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databe- handleren - under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsom- kostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers ret- tigheder og frihedsrettigheder - skal gennemføre passende tekniske og organisatori- ske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og friheds- rettigheder, som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan dette omfatte:
a. pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og ro- busthed af behandlingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personop- lysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
Side 3 af 13
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effekti- viteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behand- lingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvar- lige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen ud- gør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren, som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere så- danne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes over- holdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren alle- rede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forord- ningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici efter den dataansvarliges vurdering kræ- ver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som data- behandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
6. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesfor- ordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af Bestemmelserne uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataan- svarlige.
Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underda- tabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om even- tuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehand- lere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede under- databehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke be- handlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
3. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehand- leren gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret pålægge underdatabehandleren de samme databe- skyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af Bestemmelserne, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i Bestemmelserne og databeskyttelsesforordningen.
Side 4 af 13
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som mi- nimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og data- beskyttelsesforordningen.
4. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af Bestemmelserne er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommerci- elle vilkår uden påvirkning på det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabe- handleraftalen skal ikke sendes til den dataansvarlige.
5. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvar- lige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gæl- dende over for underdatabehandlere, som fx gør den dataansvarlige i stand til at in- struere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
6. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af under- databehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82 over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
7. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
- Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisati- oner må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyt- telsesforordningens kapitel V.
- Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandle- ren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underret- ning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
- Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tred- jeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tred- jeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
- Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tred- jeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
Side 5 af 13
- Bestemmelserne skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som om- handlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og Bestemmel- serne kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
8. Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår under hensyntagen til behandlingens karakter så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltnin- ger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordnin- gens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registre- rede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den regi- strerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af person- oplysninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på au- tomatisk behandling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3. bistår databehandleren endvidere – under hensyntagen til behand- lingens karakter og de oplysninger der er tilgængelige for databehandleren – den da- taansvarlige med:
a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt se- nest 72 timer efter at denne er blevet bekendt hermed at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden inde- bærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettighe- der
c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en ana- lyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed (Datatilsynet) inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende
Side 6 af 13
databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foran- staltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltnin- ger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
9. Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2. skal databehandleren bistå den dataan- svarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående infor- mation, som ifølge artikel 33, stk. 3 skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis muligt, ka- tegorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis relevant, for- anstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
10. Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger er databe- handleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlige, at oplysnin- gerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskri- ver opbevaring af personoplysningerne.
2. Databehandleren forpligter sig til alene at behandle personoplysningerne til de(t) for- mål, i den periode og under de betingelser, som disse regler foreskriver.
11. Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdel- sen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed
Side 7 af 13
for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder in- spektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er be- myndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databe- handleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lov- givning har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller re- præsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehand- lerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
12. Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser for tjenesten vedrørende behandling af per- sonoplysninger fx om erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesfor- ordningen.
13. Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af person- oplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstem- melse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skrift- ligt varsel af begge parter.
Bilag A Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataan- svarlige er at levere en digital barselsplatform (herefter ”Platformen”), til automatisering og organisering af barselsforhold og -tiltag samt kommunikation herom med den dataansvarliges medarbejdere på barsel.
Ydelsen er nærmere beskrevet i Hovedaftalen mellem databehandleren og den dataansvar- lige.
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvar- lige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Side 8 af 13
Side 9 af 13
Indsamling, lagring og sammenstilling af personoplysninger via kommunikation og interaktion på Platformen.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
Databehandleren behandler følgende almindelige personoplysninger på vegne af den dataan- svarlige:
• Almindelige personoplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesforordnin- gens art. 6, herunder navn, telefonnummer, e-mail, oplysninger om barsel, herunder fx barselsvilkår, barselsperiode mv.
Herudover kan databehandleren komme ud for at behandle følgende fortrolige og følsomme personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, såfremt den dataansvarlige opbevarer denne type personoplysninger på Platformen (fx ved upload af dokumenter, som indeholder sådanne oplysninger):
• CPR-numre i overensstemmelse med databeskyttelseslovens § 11
• Helbredsoplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens art. 9 og databeskyttelseslovens § 12
• Oplysninger om seksuelle eller religiøse forhold i overensstemmelse med databeskyt- telsesforordningens art. 9 og databeskyttelseslovens § 12
• Oplysninger om fagforeningsmæssigt tilhørsforhold i overensstemmelse med databe- skyttelsesforordningens art. 9 og databeskyttelseslovens § 12
Den dataansvarlige er til en hver tid ansvarlig for, at den dataansvarlige behandler de på Plat- formen uploadede personoplysninger på et lovligt grundlag.
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
Databehandleren behandler følgende kategorier af registrerede på vegne af den dataansvar- lige:
• Den dataansvarliges medarbejdere, herunder medarbejdere, som er oprettet som ad- ministrative brugere (fx HR-medarbejder eller leder), og barslende medarbejdere.
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvar- lige kan påbegyndes efter Bestemmelsernes ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed
Databehandlingen pågår, så længe Hovedaftalen mellem den dataansvarlige og databehand- leren løber, og den dataansvarlige har aktive profiler på Platformen, jf. nærmere bilag C, pkt. C4.
Bilag B Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende un- derdatabehandlere:
1. Microsoft Danmark ApS, Xxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx Xxxxxx, Xxxxxxx. CVR-nr.: 13612870.
Underdatabehandleren leverer hosting (Microsoft Azure).
De behandlede personoplysninger bliver udelukkende behandlet geografisk inden for EU, hvorfor der ikke er tale om en behandlingsaktivitet, som er omfattet af be- stemmelserne i persondataforordningens kapitel V.
Underdatabehandlerens moderselskab er imidlertid beliggende i USA, som er kate- goriseret som et såkaldt usikkert tredjeland og dermed omfattet af bestemmelserne i persondataforordningens kapitel V.
Da underdatabehandlerens moderselskab er omfattet af den såkaldte Cloud Act, har underdatabehandleren på trods af den geografiske behandling inden for EU givet fornødne garantier gennem standardbestemmelser om databeskyttelse vedtaget af EU-Kommissionen, jf. persondataforordningens art. 46, stk. 2, litra b.
Herudover er der iværksat supplerende foranstaltninger med henblik på at beskytte de behandlede personoplysninger, herunder at personoplysningerne udelukkende bliver behandlet i krypteret format, således at underdatabehandleren hverken har adgang til de behandlede data i klar tekst eller til krypteringsnøgler.
2. Xxxxxx.xxx, CVR-nr.: 29412006, Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxxxx Underdatabehandleren leverer hosting.
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftale eller gøre brug af en anden underda- tabehandler til denne behandlingsaktivitet.
B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere
Databehandleren har den Dataansvarliges generelle tilladelse til at gøre brug af underdatabe- handlere. Databehandleren skal skriftligt informere den Dataansvarlige om alle påtænkte æn- dringer vedrørende brugen af underdatabehandlere, herunder om udskiftning af eksisterende underdatabehandlere eller tilføjelse af nye underdatabehandlere mindst 30 dage før den på- tænkte ændring. Det giver således den Dataansvarlige mulighed for at tilpasse sig sådanne ændringer forud for beskæftigelsen af den pågældende underdatabehandler.
Side 10 af 13
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
Databehandleren indsamler og lagrer oplysninger om den dataansvarliges medarbejdere i for- bindelse med administration og automatisering af barselsforhold og kommunikation med med- arbejdere på barselsorlov via Platformen.
C.2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle:
Behandlingen omfatter som udgangspunkt udelukkende almindelige oplysninger om medar- bejdere på barsel til brug for administration, automatisering og kommunikation af disses ret- tigheder og muligheder i forbindelse med barsel.
Behandlingsaktiviteten omfatter derfor kun en mindre andel af den dataansvarliges medarbej- dere. Sikkerhedsniveauet afspejler dog også, at barselsforhold er af privat karakter, og at der i et vist omfang kan ske behandling af (indirekte) helbredsoplysninger, herunder fx oplysninger om fertilitetsbehandling, sygemeldinger mv, ligesom det ikke kan udelukkes, at der behandles (indirekte) oplysninger om seksuel orientering eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold. Be- handlingen af følsomme og fortrolige oplysninger vil udelukkende forekomme, såfremt den dataansvarlige eller den dataansvarliges medarbejdere af egen drift uploader sådanne per- sonoplysninger på Platformen.
Samlet set frembyder behandlingen derfor etablering af et højt sikkerhedsniveau.
Databehandleren er berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødven- dige (og aftalte) sikkerhedsniveau. Databehandleren skal dog under alle omstændigheder og som minimum gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:
1. Vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssyste- mer og -tjenester
2. Rettidig genoprettelse af tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i til- fælde af en fysisk eller teknisk hændelse
3. Procedurer for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerheden
4. Sikkerhed i forbindelse med online adgang, transmission og opbevaring
5. Effektiv backup
6. Uddannelse af medarbejdere
7. Krav vedrørende fysisk sikring af lokaliteter
8. Krav vedrørende anvendelse af hjemme-/fjernarbejdspladser
C.3 Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt inden for nedenstående omfang og udstrækning bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2.
Den dataansvarlige kan i vidt omfang administrere og håndtere de samme personoplysninger som databehandleren på Platformen. Den dataansvarlige har således adgang til at oprette og slette profiler på medarbejdere, uploade og slette dokumenter mv.
Side 11 af 13
Side 12 af 13
Såfremt databehandleren herudover skal bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2, vil denne bistand være omfattet af databehandlerens supportydelser og blive afregnet i overensstemmelse med i hovedaftalens pkt. 4.
C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine
Personoplysningerne opbevares indtil 12 mdr. efter ophøret af den dataansvarliges licens til Platformen eller indtil den dataansvarlige eller den dataansvarliges medarbejder af egen drift sletter den pågældende medarbejders profil på Platformen.
Ved ophør af den dataansvarliges licens til Platformen sletter databehandleren den dataan- svarliges bruger og oprettede profiler på Platformen inkl. personoplysningerne efter 12 mdr.
Databehandleren giver den dataansvarlige meddelelse om endelig sletning af den dataansvar- liges bruger 10 mdr. efter ophøret af den dataansvarliges licens til Platformen, således at den dataansvarlige har mulighed for at gemme eventuelle oplysninger eller uploadede dokumenter fra Platformen.
Såfremt databehandleren herudover skal bistå den dataansvarlige med dataudtræk eller lig- nende, vil denne bistand være omfattet af databehandlerens supportydelser og blive afregnet i overensstemmelse med hovedaftalens pkt. 4.
C.5 Lokalitet for behandling
Personoplysninger, som databehandleren behandler på vegne af den dataansvarlige i henhold til denne Aftale, bliver udelukkende behandlet geografisk inden for EU.
- Microsoft: Amsterdam Data Center. Facility DetailsAgriport 000, Xxxxxxxxxx, Xxxx- xxxxxxx
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage overførsler til tredjelande beliggende uden for EU/EØS, medmindre der er tale om et såkaldt sikkert tredjeland på bag- grund af EU-Kommissionens beslutning om, at det pågældende tredjeland har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, jf. databeskyttelsesordningens art. 45.
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner med behand- lingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige er berettiget til at foretage en skriftlig kontrol med databehandleren med henblik på at fastslå databehandlerens overhol- delse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige er berettiget til at foretage fysisk inspektion af lokaliteterne, hvorfra databehandleren foretager behandling af personop- lysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med be-
handlingen med henblik på at fastslå databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesfor- ordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Den dataansvarlige skal give databehandleren besked om, at en fysisk inspektion vil finde sted mindst 60 dage før inspektionsdatoen.
Den dataansvarlige afholder samtlige den dataansvarliges udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion eller skriftlig kontrol. Databehandlerens bistand i forbindelse med skriftlig eller fysisk kontrol være omfattet af databehandlerens supportydelser og blive afregnet i overensstem- melse med hovedaftalens pkt. 4.
Databehandleren indhenter én gang årligt for databehandlerens eller underdatabehandlerens regning en egeninspektionsrapport eller en revisionserklæring vedrørende underdatabehand- lerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Revisionserklæringen eller inspektionsrapporten fremsendes uden unødig forsinkelse til den dataansvarlige på den dataansvarliges opfordring. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden i erklæringen eller rapporten, og kan i sådanne tilfælde for egen regning anmode om en ny en revisionserklæring eller inspektionsrapport under andre rammer og/eller under anvendelse af anden metode.
Databehandleren eller en repræsentant for databehandleren har herudover adgang til at fore- tage inspektioner, herunder fysiske inspektioner på lokaliteterne hvorfra underdatabehandle- ren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når databehandleren finder det nødvendigt.
Side 13 af 13