FAB – Standard leverandørbetingelser

FAB – Standard leverandørbetingelser

Nedenstående almindelige standardbetingelser er gældende ved køb af varer samt tjeneste- og håndværkerydelser til FAB og vores afdelinger (herefter kaldet køber). Aftaler i bygge- og anlægssager, indgået iht. AB18, ABT18 og ABR18 samt sær- lige aftaler ved udbuds- og licitationsarbejder, er ikke omfattet af nærværende leverandørbetingelser.

Varer og ydelser må kun udføres og leveres til FAB, når der på forhånd er oplyst eller foreligger fremsendt et rekvisitions- eller sagsnummer. Indkøb foretaget via webportaler er som udgangspunkt ikke omfattet af leverandørbetingelserne.

1. Generelt

Vilkårene i leverandørbetingelserne kan kun fraviges ved skriftlig aftale mellem parterne. Købelovens regler for han- delskøb er gældende, medmindre den i disse standardbe- tingelser eller den konkrete aftale er skriftligt fraveget.

Disse standardvilkår har altid forrang frem for leverandø- rens standardvilkår, forretningsbetingelser, brancheku- tyme, sædvaner og lignende - uanset om leverandøren ek- sempelvis ved levering, fremsendelse af ordrebekræftelse eller faktura vedlægger sine egne betingelser. Dog undta- get hvor leverandørens salgs- og leveringsbetingelser gi- ver køber bedre vilkår. Køber kan således ikke stilles rin- gere end vilkårene i FABs leverandørbetingelser, medmin- dre dette skriftligt er aftalt. Leverandørbetingelserne er gældende, når ikke andet er aftalt. Dog gælder særlige be- tingelser for kontrakter/aftaler, som er indgået efter reg- lerne for AB 18, ABT 18 og ABR 18, kontrakter/aftaler ved udbuds- og licitationsarbejder samt offentlige betalinger m.v.

Leverandøren skal iagttage ubetinget tavshedspligt mht. oplysninger om FABs interne forhold samt lejere, som le- verandøren måtte få kendskab til.

2. Rekvisition

Der må kun udføres arbejde/leveres varer til FAB, når der på forhånd er oplyst et rekvisitionsnummer eller sagsnum- mer, fremsendt en rekvisition eller der er indgået en aftale. XXX forbeholder sig retten til at afvise fakturaer, hvorpå der ikke foreligger en rekvisition.

3. Ordrebekræftelse

Ved fremsendelse af ordrebekræftelse til køber, skal det ske med angivelse af produktspecifikationer, rekvisitions- nummer, antal, leveringstid, leveringssted og pris.

4. Fakturering

Afregning sker ved elektronisk fremsendelse af fakturaer og kreditnotaer gebyrfrit. Fakturaer skal sendes elektronisk via EAN-nummer. Fakturering foretages i OIOUBL-format. Der modtages ikke fakturaer i papir eller pdf.

FAB henholder sig retten til at afvise fakturaer, som ikke modtages via EAN-nummer: 579 0000 394 524

Fremsendelsesfristen hedder “inden for rimelig tid”, og her er det gældende retspraksis og de konkrete omstændig- heder, som afgør, hvad der betragtes som rimelig tid. I de fleste tilfælde senest inden for 1 måned efter udført ar- bejde.

Faktura skal være påført sags- eller rekvisitionsnummer og må kun omfatte arbejde vedrørende denne rekvisition. Re- kvisitionsnummeret skal angives på fakturaer med ”R” ef- terfulgt af nummeret. Rekvisitionsnummeret skal oplyses i feltet ”ordrereference-id”.

En faktura må kun indeholde vare/ydelse fra én rekvisition. Faktura skal indeholde nedenstående, jf. momsbekendtgø- relsen §57 stk. 1:

• Udstedelsesdato (fakturadato)

• Fortløbende nummer, der bygger på én eller flere se- rier, og som identificerer fakturaen

• Leverandørens CVR-nr., navn og adresse

• Købers navn og adresse

• Mængden og arten af de leverede varer eller omfan- get og arten af de leverede ydelser

• Den dato, hvor levering af varerne eller ydelserne fo- retages eller afsluttes, forudsat en sådan dato er for- skellig fra fakturaens udstedelsesdato

• Momsgrundlaget, pris pr. enhed uden afgift, eventu- elle prisnedslag, bonus og rabatter, hvis disse ikke er indregnet i prisen pr. enhed

• Gældende momssats

• Det momsbeløb der skal betales

• Samlet pris for varen eller ydelsen

Udover ovenstående lovpligtige oplysninger har FAB end- videre nedenstående krav til fakturaer:

• Rekvisitionsnummeret fremgår tydeligt og er altid op-

lyst i feltet ”ordrereference-id”.

• Der skal altid angives, hvor arbejdet er udført

• Ved flyttefakturaer skal det tydeligt fremgå, om det er normalistandsættelse, misligholdelse eller ikke plan- lagt vedligeholdelse jf. specifikationskravet, hvor det tydeligt udspecificeres, hvad hver udgiftspost har ko- stet. Det er altså ikke tilstrækkeligt bare at oplyse den samlede udgift.

• Ved forsikringssager skal det tydeligt fremgå, at det er en forsikringssag og sagsnummer angives.

• Fakturaen indeholder rekvirentens navn samt tydelig angivelse af afdelingsnummer

• Hvis fakturaer dannes ud fra et tilbud eller aftale skal disse i udgangspunktet specificeres på fakturaen eller vedhæftes. Det er ikke tilstrækkeligt blot at skrive ”i henhold til tilbud”.

• Lovbestemte gebyrer skal fremgå af fakturaen

Køber er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplys- ninger mangler. Udskydelse sker til faktura modtages elek- tronisk, hvorefter køber uanset modtagelsestidspunktet har 30 dage til at udføre betaling.

5. Betalingsbetingelser

Betalingsbetingelser er fakturadato + 30 dage fra korrekt modtaget faktura. Denne betalingsbetingelse skal ligele- des fremgå af fakturaen.

Såfremt den fremsendte faktura afvises, skal der altid frem- sendes en kreditnota med betingelser der gælder i en ny 30 dages periode. Dette gælder også såfremt der sker æn- dringer i den oprindelige faktura.

Faktura til fuld og endelig afregning skal fremsendes straks efter arbejdets udførelse.

6. Gebyrer

FAB accepterer kun lovbestemte gebyrer, medmindre an- det er skriftligt accepteret af begge parter. Lovbestemte gebyrer kan tilføjes i det omfang, at de fremgår af indgået aftale med FAB eller vores afdelinger. Disse gebyrer skal specificeres på fakturaen.

7. Leveringsbetingelser

Hvis ikke andet er skriftligt aftalt, er levering først sket, når den aftalte salgsgenstand stilles til købers disposition på en af køber anvist plads.

Hvis ikke andet er skriftligt aftalt, har køber 5 arbejdsdage efter modtagelse af leverancer af varer til at kontrollere om leverancen opfylder aftalens krav, herunder mængder og kvalitet. Ved beskadiget emballage eller manglende kolli skal modtageren straks påtale det overfor transportøren og gøre påtegning herom på fragtbrev, følgeseddel eller faktura. Samtidig skal leverandøren informeres.

8. Følgeseddel/arbejdsseddel

Alle leverancer af varer skal ledsages af en følgeseddel, der angiver varebetegnelse, kvantum og købers reference samt modtagers navn og leveringssted.

Tjenesteydelser skal afsluttes med, at der afleveres en ar- bejdsseddel, der udspecificerer timeforbrug, kørsel, even- tuelle leverancer af varer med varebetegnelse og kvantum, modtagers navn og udførelsessted samt købers ordrerefe- rence.

9. Forsinkelser

Køber anser enhver forsinkelse for væsentlig.

Hvis leverandøren bliver bekendt med en forsinkelse, skal leverandøren straks give køber en begrundet information samt oplyse nyt forventet leveringstidspunkt. Køber vurde- rer herefter, om købet fastholdes.

10. Garanti

Fravigelse af købelovens garanti skal klart fremgå af kon- trakten/aftalen.

11. Mangler og afhjælpningspligt

Leverandøren er ansvarlig for fejl og mangler efter købe- lovens regler og i øvrigt efter dansk rets almindelige be- stemmelser. Leverandøren bærer bevisbyrden ved tvivlstil- fælde vedrørende fejl, mangler, forsømmelser og leveran- dørens overholdelse af garantier.

Leverandøren afholder alle omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Dette gælder også hvis køber og le- verandør enes om, at reparationer skal foretages på stedet eller hos lokale reparatører i forbindelse med leverandø- rens afhjælpningspligt.

Leverandøren er forpligtet til at opretholde en erhvervsan- svarsforsikring i hele kontraktperioden.

12. Underleverandører

Hvis leverandøren ønsker at bruge underleverandører, skal dette aftales skriftligt med FAB.

Hvis leverandøren anvender underleverandører, garante- rer leverandøren for, at aftalen opfyldes i samme omfang, som hvis leverandøren selv havde udført leverancen og hæfter derved for sine underleverandørers forhold på samme måde som for egne forhold.

13. Returnering af produkter

Købers returnering af produkter på grund af fejl og mang- ler ved produktet sker for leverandørens regning og risiko.

14. Kontoudtog

Der fremsendes kontoudtog hvert kvartal til køber til af- stemning af den skyldige saldo. Kontoudtoget sendes på mail til xxxxxxxx@xxxxx.xx.

15. Miljø

FAB vil gennem sine indkøbsaftaler så vidt muligt fremme bæredygtige og mindre miljøbelastende produkter. For at leve op til det skal leverandører til FAB og vores afdelinger kunne garantere og dokumentere, at alle leverancer over- holder de til enhver tid gældende miljøregler, love, EU-di- rektiver og bekendtgørelser m.v.

16. Etik og samfundsansvar

Leverandører til FAB og vores afdelinger skal kunne garan- tere og kunne dokumentere, at;

• Alle leverancer overholder de gældende arbejdsmiljø- regler, love, myndighedskrav og bekendtgørelser.

• Medarbejderne hos leverandøren og eventuelle un- derleverandører sikres gode vilkår

• Leverandøren og eventuelle underleverandører for- pligter sig til at sikre, at de ansatte, som leverandøren

og eventuelle underleverandører beskæftiger med henblik på opgavens udførelse, har løn- og ansættel- sesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesvilkår, som i henhold til kollektiv overens- komst, lovgivning eller administrative forskrifter gæl- der for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet skal udfø- res

• Der overholdes FN’s konventioner om børnearbejde, om menneskerettigheder og om frihed og beskyttelse af retten til at organisere sig.

• Endvidere skal internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder grundlæggende ILO-konventio- ner samt konventioner, der ligger til grund for princip- perne i FN’s Global Compact overholdes.

• Der bidrages aktivt til etablering af erhvervsuddannel- ser, praktikpladser (fx lærlinge).

17. Emballage

Leverandører skal overholde EU’s og Danmarks lovgivning

om emballage.

Alle emballagematerialer skal let manuelt kunne skilles ad i individuelle materialetyper, der kan genanvendes – fx kar- ton, plast og papir. Emballagen må ikke bestå af sammen- satte plastmaterialer, der ikke kan adskilles. Leverandøren skal kunne anvise muligheder for genanvendelse af embal- lage/returtage genbrugelig emballage. Hvis leverandøren ikke tilbyder at tage emballage retur, skal emballagen kunne destrueres som almindeligt husholdningsaffald.

PVC og trykimprægneret træemballage accepteres.

18. Produkt- og erstatningsansvar

Leverandøren skal tegne produkt- og erhvervs-ansvarsfor- sikring og andre for området sædvanlige forsikringer, som skal dække leverandørens ansvar i forbindelse med aftalen. XXX forbeholder sig retten til at anmode om en kopi af re- levante gyldige forsikringer.

19. Misligholdelse

Hvis leverandøren misligholder sine forpligtelser i henhold til aftalen, er køber berettiget til erstatning for ethvert tab efter dansk rets almindelige regler og kræve forholdsmæs- sigt afslag, foretage modregning eller erstatningskøb, modtage erstatning m.v. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig således at mod- regning, erstatning, erstatningskøb, forholdsmæssigt af- slag m.v. ikke udelukker hinanden.

20. Ophævelse

Køber kan hæve aftalen helt eller delvist på de betingelser, der fremgår af dette afsnit, hvis leverandør væsentligt mis- ligholder sine forpligtelser i henhold til aftalen. Dette gæl- der uanset indholdet af aftalens øvrige bestemmelser.

Væsentlig misligholdelse foreligger i, men er ikke begræn- set til, følgende situationer:

• Leverandørens forventede manglende overholdelse af sine forpligtelser, herunder men ikke begrænset til kon- kurs

• Leverandørens ikke-væsentlige misligholdelse af afta- len, som i kombination med en eller flere ikke-væsent- lige misligholdelser udgør en væsentlig misligholdelse af aftalen

• Gentagen og/eller grov misligholdelse af kravene angå- ende gældende ret

• Væsentlig forsinkelse herunder leverandørens medde- lelse om forventet væsentlig forsinkelse

Hvis køber anser en væsentlig misligholdelse for at have indtruffet, skal køber skriftligt meddele leverandøren dette. Hvis leverandøren ikke har afhjulpet misligholdelsen inden for rimelig tid (hvilket under ingen omstændigheder kan udgøre mere end fjorten dage), kan køber hæve afta- len og kræve erstatning for eventuelle tab eller skader, jf. afsnit 10.

Ved ophævelse er leverandøren udelukkende berettiget til betaling for de tjenesteydelser, som er mangelfri, men er ikke berettiget til erstatning eller godtgørelse for den del af tjenesteydelserne, som ikke skal leveres. Køber er beret- tiget til at modtage evt. produkter (færdige eller ufærdige) vedrørende de tjenesteydelser, som leverandøren har modtaget betaling for.

Men for udførte tjenesteydelser, der bliver uanvendelige for køber som følge af ophævelsen, skal leverandøren til- bagebetale al den fra køber modtagne betaling uden re- duktion, uanset om de udførte tjenesteydelser er leveret uden mangler.

Aftalen kan opsiges med et varsel på 3 måneder til udgan- gen af en måned. Aftalen kan dog ikke opsiges jf. eventuel kontraktuel uopsigelighedsperiode.

21. Rettigheder i forhold til tredjemand

Leverandøren kan ikke uden købers skriftlige accept over- lade hele eller dele af de kontraktydelser, som skal præste- res overfor køber til tredjemand. Leverandøren som afta- len/kontrakten oprindeligt er indgået med, er til enhver tid ansvarlig for, at leverancen opfyldes korrekt. Det samme gør sig gældende i forhold til at sælge eller belåne kon- traktydelser. Alle ændringer i forhold til dette skal skriftligt aftales med køber.

22. Købers ejendomsret

Alt materiale leveret af køber i forbindelse med de udførte ydelser samt objekter, genstande, ophavsret og andre im- materielle aktiver fremstillet for køber af leverandøren un- der opfyldelse af aftalen er og vedbliver med at være kø- bers ejendom og skal til enhver tid markeres som sådan.

23. GDPR

Leverandøren forpligtiger sig at efterleve gældende love og regler ift. persondataforordningen, have det fulde over- blik over persondatabehandlingen samt kunne dokumen- tere alle processer vedr. persondatabehandling.

Ved udveksling af persondata med ekstern part skal der indgås en databehandleraftale mellem partner. Dertil sik- res løbende den eksterne parts efterlevelse af reglerne. Der skal foreligge procedure for systematisk at rette eller slette persondata. Alle medarbejdere, der håndterer persondata skal kende, forstå og agerer efter reglerne.

24. Immaterielle rettigheder

Leverandøren bevarer sine immaterielle rettigheder inklu- siv, men ikke begrænset til, leverandørens metoder, ideer, knowhow, teknologier, modeller, værktøjer, færdigheder, generisk information, viden og erfaring.

Køber har og sikres den fulde brugsret til leverancen. Leverandøren garanterer, at udførelsen af ydelserne og kø- bers anvendelse af evt. produkter ikke krænker tredje- mandsrettigheder af nogen art, og at tredjemand ikke kan kræve licensafgifter, royalties eller andet vederlag fra kø- ber.

Hvis tredjemand anlægger sag eller retter krav mod køber som følge af de i aftalen udførte ydelser, vil køber straks give meddelelse til leverandøren herom og give leveran- døren adgang til at overtage sagen og alle kommercielle forhandlinger. Leverandøren skal holde køber underrettet om sagen.

25. Offentliggørelse

Der må ikke uden FABs skriftlige tilladelse offentliggøres eller reklameres med, at der leveres til FAB eller vores af- delinger.

26. Tvister og forhandlingspligt

Køber og leverandør er forpligtiget til at søge en forligs- mæssig løsning før en eventuel retssag anlægges. Neutral mæglingsperson kan efter parternes enighed anvendes. Såfremt der anlægges sag, er værneting Retten i Odense.

27. Forventninger

At leverandører med eventuelle relationer til ansatte eller beboervalgte i FAB gør opmærksom på forholdet, inden et eventuelt arbejde påbegyndes eller ved afgivelse af tilbud, licitationer mm.

At leverandører til FAB og vores afdelinger overholder al- mindelig tavshedspligt, så længe lovgivningsmæssige krav om oplysnings- og anmeldelsespligt opfyldes.

28. Samarbejdet

Det er FABs mål at beboere og medarbejdere skal være tilfredse med kvaliteten af leverancen.

For at sikre et godt samarbejde parterne imellem, skal le- verandøren derfor vederlagsfrit deltage i nødvendige mø- der. Udgangspunktet vil være et indledende møde, hvor FAB vil orientere om forventninger og hvor aftalen gen- nemgås.

Hvor det er nødvendigt, må forventes afholdt op til 2 driftsmøder pr. år. På driftsmøderne evalueres arbejdspro- cesser og samarbejde og der er opfølgning på leverede drift - og vedligeholdsanvisninger nødvendige for afdelin- gernes driftsplaner.

Optimeringer der er kommet til leverandørens kendskab skal defineres og foreligges som forslag til investeringer eller omkostningsforøgelser.

Versionsdato: 30.11.2022