PROJEKTKONTRAKT
1. Projektinformation
Projekttitel | |||
Projektnummer | Sagsnr. i NMR | ||
Projektets startdato | Projektets slutdato | ||
Fagrådgiver | Administrativ kontaktperson | ||
2. Kontraktparter
Denne kontrakt er indgået mellem Nordisk Ministerråd, Ved Stranden 18, DK-1061 København K og
Forvaltningsorgan | |
Projektleder |
3. Kontraktbeløb
Kontraktsum | xx DKK | |
Bevillingsår | ||
Udbetaling | Midlerne rekvireres via projektets webportal med følgende fordeling: 40-45-15 %. 1. rate kan rekvireres når Nordisk Ministerråd har modtaget underskreven kontrakt retur 2. rate kan rekvireres i løbet af projektperioden mod rapportering (statusrapport) 3. rate kan rekvireres efter [slutdato] mod rapportering (slutrapport) | |
Overhead | Forvaltningsorganet har ret til at påregne følgende overhead-omkostninger for projektet: | |
0,00 % af den samlede kontraktsum | Aftalt beløb i DKK: 0,00 | |
Renter | ||
4. Formål/forventede resultater/afgrænsninger/organisering
Formål | |
Mål/forventede resultater | |
Afgrænsninger | |
Projektets organisation |
1 / 2
5. Vilkår
Vedlagte bilag 1 ”Standardbetingelser for Nordisk Ministerråds projektkontrakter gældende pr. 12/5 -2015” gælder for denne projektkontrakt. Eventuelle afvigelser fra standardbetingelserne fremgår nedenfor.
Materiel | Se standardbetingelserne |
Projektrettigheder | Se standardbetingelserne |
Opsigelse | Se standardbetingelserne |
Afvigelser fra standardbetingel- serne | |
Øvrige vilkår |
6. Bilag
Bilag nr. | Titel |
1 | Standardbetingelser for Nordisk Ministerråds projektkontrakter |
7. Underskrifter
Bilag 1:
Standardbetingelser for Nordisk Ministerråds projektkontrakter (gældende pr. 12/5-2015)
1. Forvaltningsorganets ansvar og opgaver Forvaltningsorganet har ansvaret for, at projektet gen- nemføres i overensstemmelse med de i projektkon- trakten fastlagte mål, vilkår samt økonomiske og tids- mæssige rammer.
Forvaltningsorganet skal tilrettelægge projektet for- svarligt og effektivt, herunder som minimum påse at projektet i størst mulig udstrækning, økonomisk som administrativt, håndteres på samme måde, som for- valtningsorganets egen ordinære virksomhed, herun- der således at der føres løbende regnskab for projek- tet.
Forvaltningsorganet påtager sig forvaltningsansvar og legalitetskontrol for projektet i henhold til national lovgivning.
Forvaltningsorganet har som bevillingsmodtager an- svaret for bevillingens betryggende forvaltning, herun- der at afklare evt. spørgsmål med nationale skatte-
/moms-myndigheder.
Forvaltningsorganets forpligtelser og ansvar i henhold til nærværende aftale begrænses ikke af den omstæn- dighed, at personer, styrelser, grupper eller andre efter aftale med Nordisk Ministerråd har påtaget sig ansvar og forpligtelser i forbindelse med projektets gennem- førelse, idet det dog påhviler forvaltningsorganet at respektere sådanne aftaler.
1.1 Projektledelse
Forvaltningsorganet har ansvaret for projektledelsen og skal i den forbindelse udpege en projektleder, jf. disse betingelsers punkt 2. Projektlederen repræsente- rer som udgangspunkt forvaltningsorganet over for Nordisk Ministerråd, med mindre andet er bestemt i projekt-kontrakten.
Forvaltningsorganet er forpligtet til at påse og foranle- dige, at projektlederen opfylder det ansvar og de op- gaver, der påhviler den pågældende. Projektlederen er over for forvaltningsorganets ledelse ansvarlig for, at
projektet har den planmæssige fremdrift og det aftalte indhold. Projektlederen skal attestere alle udgifter, som påregnes projektet.
Hvis det under projektforløbet bliver nødvendigt at skifte projektleder, skal Nordisk Ministerråd hurtigst muligt underrettes herom. Såfremt Nordisk Minister- råd har deltaget i udvælgelsen af projektlederen, har ministerrådet ret til at deltage i forbindelse med ud- vælgelsen af den nye projektleder.
Forvaltningsorganet er forpligtet til umiddelbart at holde Nordisk Ministerråd underrettet om ethvert for- hold, der indebærer udskydelse af projektafslutningen eller som i øvrigt indebærer manglende mulighed for opfyldelse af projektkontraktens mål.
Forvaltningsorganet skal på anmodning fra Nordisk Ministerråd til enhver tid give information om projek- tets status samt indsigt i al information vedrørende projektet uanset arten og lagringsformen af denne in- formation.
1.2 Arbejdsgiveransvar og arbejdsgiver-forpligtelser Forvaltningsorganet har i henhold til den nationale lovgivning, som forvaltningsorganet er underlagt, ar- bejdsgiveransvar for projektlederen, forvaltningsorga- nets øvrige ansatte og andre tredjemænd, der deltager i eller yder bistand med forberedelsen eller opfyldelsen af projektkontrakten eller på anden måde i øvrigt udfø- rer arbejder i tilknytning til projektet efter forvalt- ningsorganets anvisninger.
Nordisk Ministerråd kan ikke på nogen måde gøres an- svarlig for handlinger og undladelser udført af perso- ner, der deltager i projektkontraktens opfyldelse.
Forvaltningsorganet har endvidere ansvaret for kon- takten til relevante myndigheder samt i forhold til for- valtningsorganets ansatte ansvaret for behandling af løn, skat, afgifter, pension, forsikringer mv.
1 / 5
Ansvar og forpligtelser ifølge denne bestemmelse på- hviler forvaltningsorganet, uanset i hvilket omfang projektlederen, andre ansatte eller tredjemænd er ud- peget af eller direkte/indirekte valgt af forvaltningsor- ganet, og uanset om forvaltningsorganet har informe- ret eller givet meddelelse herom til Nordisk Minister- råd.
1.3 Midler til underliggende projekter eller aktiviteter
Hvis forvaltningsorganet overlader til tredjemand at udføre opgaver inden for projektkontraktens rammer, og således udbetaler midler til underliggende projekter eller aktiviteter, skal der indgås skriftlig aftale med den pågældende tredjemand, der sikrer at forvaltningsor- ganets forpligtelser over for Nordisk Ministerråd altid er tilgodeset.
Forvaltningsorganet har over for Nordisk Ministerråd ansvaret for den samlede afrapportering og regn- skabsaflæggelse for projektet og skal sikre, at der for alle underliggende projekter og aktiviteter aflægges rapport og regnskab til forvaltningsorganet. Afrappor- tering og regnskabsaflæggelse skal ske mindst én gang om året og altid i forbindelse med slutførelse af projek- tet eller aktiviteten.
1.4 Underleverandører mv.
Forvaltningsorganet kan ikke uden NMRS skriftlige ac- cept anvende underleverandører eller indgå partner- skaber om opfyldelsen af denne kontrakt medmindre dette er direkte angivet i kontrakten. NMRS kan ikke nægte en sådan accept uden saglig grund.
Forvaltningsorganet hæfter for underleverandører og partneres forhold efter nærværende kontrakt på gan- ske samme måde som for sine egne forhold. Forvalt- ningsorganet er således bl.a. forpligtet til at sikre, at alle aftaler eller kontrakter, der indgås mellem Forvalt- ningsorganet på den ene side og underleverandører eller partnere på den anden side, indeholder bestem- melser, der sikrer Nordisk Ministerråd mindst samme beføjelser og rettigheder som det der gælder efter nærværende kontrakt.
Tvister m.v. der opstår mellem forvaltningsorganet på den ene side og underleverandører eller partnere på den anden side er Nordisk Ministerråd uvedkommen- de.
Forvaltningsorganets underleverandører eller partnere kan ikke i medfør af denne kontrakt rejse nogen former for krav overfor Nordisk Ministerråd hverken beta- lingskrav eller erstatningskrav.
2. Kontraktperiode
Forvaltningsorganet har ansvaret for, at projektet gen- nemføres og afsluttes rettidigt inden for den aftalte projektperiode, jf. projektkontraktens pkt. 1 om pro- jektets start- og sluttidspunkt. Såfremt der foreligger særlige grunde, skal forvaltningsorganet hurtigst mu- ligt og senest inden datoen for sluttidspunktet skriftligt anmode Nordisk Ministerråd om en udskydelse af slut- tidspunktet.
Projektkontrakten gælder indtil projektet er afsluttet, og Nordisk Ministerråd har godkendt slutrapport og regnskab. Ansvaret for projektet påhviler dog forvalt- ningsorganet, indtil det måtte bortfalde efter dansk rets almindelige forældelsesregler.
3. Finansiering og udbetaling af projektmidler Kontraktsummen inkluderer alle omkostninger, som forvaltningsorganet har i forbindelse med projektet.
Hvis projektet gennemføres til lavere omkostninger end kontraktsummen, tilhører de overskydende midler Nordisk Ministerråd.
Nordisk Ministerråd er ikke forpligtet til at finansiere mulige merudgifter, som forvaltningsorganet måtte have i forbindelse med projektet.
Alle udbetalinger sker efter rekvisition fra forvalt- ningsorganet ved anvendelse af Nordisk Ministerråds projektportal.
4. Anskaffelse af materiel
Nødvendigt materiel – herunder IT-udstyr – kan kun anskaffes, hvis anskaffelsen er indeholdt i projektkon- trakten, eller hvis en skriftlig godkendelse fra Nordisk
Ministerråd foreligger. Alt materiel, der er anskaffet over projektets bevilling, tilhører Nordisk Ministerråd, når projektet er gennemført.
Forvaltningsorganet har ansvaret for, at alt materiel, som fremskaffes over projektets bevilling, ved projek- tets afslutning efter aftale bliver sendt til Nordisk Mini- sterråd.
I det omfang forvaltningsorganet ved projektafslutning ønsker at overtage sådant materiel, kan dette ske mod refusion eller fradrag i projektmidlerne af købsprisen, afskrevet med en med Nordisk Ministerråd nærmere aftalt procentdel.
5. Rapportering, regnskab og revision Forvaltningsorganet skal indsende statusrapport via Nordisk Ministerråds projektportal, når der rekvireres deludbetalinger af projektmidler i henhold til projekt- kontrakten.
Forvaltningsorganet skal senest to måneder efter, at projektet er afsluttet, indsende fyldestgørende slut- rapport, evaluering og fuldstændigt projektregnskab via Nordisk Ministerråds projektportal. Den resterende del af projektmidlerne kan først udbetales, når Nordisk Ministerråd har modtaget og godkendt den samlede projektrapportering.
Forvaltningsorganet skal opbevare al relevant informa- tion vedrørende projektet, herunder regnskabsmateri- ale, uanset art og lagringsform, i hele projektperioden og indtil minimum fem år efter projektets afslutning.
Forvaltningsorganet skal på anmodning fra Nordisk Ministerråd eller domicillandets rigsrevision give fuld indsigt i denne information i den nævnte bevaringspe- riode eller så længe informationen eller dele heraf be- står. Forvaltningsorganer, der er hjemmehørende i et land, som ikke deltager i det nordiske samarbejde un- der samarbejdsoverenskomsten af 23. marts 1962 (Helsingforsaftalen), forpligter sig til at give den dan- ske rigsrevision fuld indsigt i den nævnte information.
Projektmidlerne skal indgå i den ordinære revision af forvaltningsorganet. Det internordiske revisionsregle- ment gælder for al virksomhed, der finansieres over
Nordisk Ministerråds budget. Dette indebærer, at det overordnede revisionsansvar for projektets midler lig- ger hos rigsrevisionen i forvaltningsorganets domicil- land.
Hvis bevillingen er givet efter ansøgning, skal forvalt- ningsorganet udarbejde særskilt regnskab for de an- vendte midler, og regnskabet skal påtegnes af forvalt- ningsorganets økonomiansvarlige.
Hvis forvaltningsorganets regnskab ikke revideres af en rigsrevision i et af de nordiske lande, og bevillingen er på 200.000 DKK eller mere, skal regnskabet endvi- dere påtegnes af forvaltningsorganets revisor.
Forvaltningsorganet har i øvrigt ansvaret for at afregne alle udgifter til skatter og afgifter, som forvaltningsor- ganet måtte blive skyldigt i forhold til de relevante skattemyndigheder.
6. Projektresultater
Forvaltningsorganet forpligter sig til at levere de pro- dukter og tjenester, der er fastlagt i projektkontrakten, og som er inkluderet i finansieringen fra Nordisk Mini- sterråd i en form og kvalitet, som en forsvarlig og ef- fektiv virksomhedsledelse tilsiger.
Forvaltningsorganet forpligter sig til at følge Nordisk Ministerråds til enhver tid gældende publiceringsstra- tegi samt øvrige retningslinjer for udgivelse, offentlig- gørelse mv., som Nordisk Ministerråd måtte fastsætte.
6.1 Rettigheder
Hvis ikke andet er bestemt i projektkontrakten, er- hverver Nordisk Ministerråd ejendomsret, ophavsret og enhver anden rettighed, til alle materialer og resul- tater, der er fremkommet under gennemførelsen af projektet. Forvaltningsorganet kan dog altid anvende materiale, der er fremkommet under gennemførelsen af projektet, såfremt:
• anvendelsen er af generel interesse, dvs. ikke om- fatter Nordisk Ministerråds interne aktiviteter,
• anvendelsen forudsætter substantiel omskrivning eller bearbejdning af materialet, dvs. at hele eller dele af materialet ikke blot må kopieres,
• anvendelsen ikke er i konflikt med disse betingel- sers pkt. 8 om tavshedspligt,
• anvendelsen ikke har et kommercielt formål, og
• anvendelsen ikke krænker tredjemands ejendoms-, ophavsret eller anden rettighed.
Endvidere tilhører alle rettigheder til udgivelse Nordisk Ministerråd i alle eksisterende og fremtidige trykte og elektroniske former. Nordisk Ministerråd har ret til at lade materiale og resultater oversætte til andre sprog.
6.2 Tredjemands rettigheder
Forvaltningsorganet indestår i alle tilfælde for at have alle nødvendige rettigheder til det materiale, herunder billedmateriale, der leveres til Nordisk Ministerråd i henhold til projektkontrakten, således at Nordisk Mini- sterråds brug af det leverede materiale ikke hindres eller begrænses heraf. Forvaltningsorganet har bl.a. pligt til at sikre, at Nordisk Ministerråd opnår udgivel- sesret og brugsret til alt billedmateriale til både elek- tronisk og trykt publicering.
Forvaltningsorganet forpligter sig i den forbindelse til at skadesløsholde Nordisk Ministerråd for ethvert krav vedrørende krænkelse af tredjemands rettigheder, der måtte opstå som følge af Nordisk Ministerråds brug af det af forvaltningsorganet leverede materiale.
7. Force majeure
Hverken Nordisk Ministerråd eller forvaltningsorganet skal anses for ansvarlig over for den anden part, hvis ansvaret er foranlediget af omstændigheder, der ligger uden for parternes kontrol, og som parterne ikke ved projektkontraktens indgåelse burde have taget i be- tragtning og ej heller burde have undgået eller over- vundet. Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig meddelelse til den anden part senest 10 arbejdsdage efter, at force maje- ure-situationen er indtrådt.
8. Tavshedspligt
Forvaltningsorganet er forpligtet til at iagttage absolut tavshed med hensyn til oplysninger og forhold, som forvaltningsorganet i forbindelse med projektet opnår kendskab til, og hvis hemmeligholdelse som følge af sagens natur er påkrævet eller bliver pålagt af Nordisk
Ministerråd. Tavshedspligten gælder også efter projek- tets gennemførelse.
Forvaltningsorganet er forpligtet til at følge de instruk- tioner vedrørende offentlighed, som Nordisk Minister- råd fastsætter, og til at påse, at alle de til projektet til- knyttede personer ligeledes forpligtes hertil.
9. Misligholdelse og erstatning
Hvis forvaltningsorganet væsentligt tilsidesætter sine forpligtelser i henhold til projektkontrakten, herunder tilsidesætter sine forpligtelser vedrørende leverance af produkter og tjenesteydelser, kan Nordisk Ministerråd hæve projektkontrakten og kræve udbetalte projekt- midler tilbagebetalt, uanset om en del af projektet måtte være gennemført. I det omfang Nordisk Mini- sterråd drager fordel af, at en del af projektet er gen- nemført, kan Nordisk Ministerråd begrænse tilbagebe- talingsforpligtelsen i overensstemmelse hermed. Alle omkostninger, der måtte følge af forvaltningsorganets misligholdelse af sine forpligtelser i henhold til pro- jektkontrakten, betales af forvaltningsorganet.
Hvis slutregnskab indsendes senere end den i punkt 5 fastsatte frist, har Nordisk Ministerråd ret til at ned- sætte den aftalte kontraktsum med 15% for hver må- ned, fristen overskrides.
Nordisk Ministerråd kan i overensstemmelse med dansk rets almindelige erstatningsregler kræve erstat- ning for tab, som Nordisk Ministerråd måtte lide som følge af, at forvaltningsorganet tilsidesætter sine for- pligtelser ifølge projektkontrakten.
10. Overdragelse
Nordisk Ministerråd har ret til at overdrage sine ret- tigheder og forpligtelser efter projektkontrakten til en offentlig myndighed eller en institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige drives for offentlige midler.
Forvaltningsorganet kan ikke uden Nordisk Minister- råds forudgående skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til projektkon- trakten.
11. Opsigelse
Begge parter har ret til at opsige projektkontrakten med tre måneders varsel. Ved opsigelse af kontrakten finansierer Nordisk Ministerråd højst den del af projek- tet, som er gennemført til dette tidspunkt, eller de ud- gifter, som uundgåeligt må anvendes i forbindelse med indstilling og afvikling af projektet. Nordisk Minister- råd kan dog i alle situationer nægte finansiering, så- fremt Nordisk Ministerråd finder, at forvaltningsorga- net ikke i behørigt omfang har dokumenteret de af- holdte udgifter.
12. Tvister
Eventuelle tvister vedrørende projektkontrakten, der måtte opstå mellem Nordisk Ministerråd og forvalt- ningsorganet, skal i første omgang forsøges løst i min- delighed mellem parterne.
Såfremt tvisten ikke kan løses i mindelighed, skal en- hver tvist, der måtte opstå i forbindelse med denne projektkontrakt, herunder tvister om projektkontrak- tens eksistens eller gyldighed, afgøres ved voldgift ef- ter »Regler for behandling af voldgiftssager ved Vold- giftsinstituttet« (The Danish Institute of Arbitration) i overensstemmelse med dansk ret, der er gældende for Nordisk Ministerråds projekter. Hver part udpeger en voldgiftsmand, mens voldgiftsrettens formand ud- nævnes af voldgiftsinstituttet. Såfremt en part ikke in- den 30 dage efter at have indgivet eller modtaget un- derretning om begæring om voldgift har udpeget en voldgiftsmand, udnævnes også denne af voldgiftsinsti- tuttet i overensstemmelse med ovennævnte regler.
13. Ændringer af standardbetingelserne
Nordisk Ministerråd kan til enhver tid ændre nærvæ- rende standardbetingelser. Ved væsentlige ændringer har Nordisk Ministerråd pligt til skriftligt at orientere forvaltningsorganet om de pågældende ændringer med mindst tre måneders varsel inden ændringernes ikrafttræden.