Midttrafiks 9. udbud af Specialkørsel Favrskov Kommune
Midttrafiks 9. udbud af Specialkørsel Favrskov Kommune
Udbudsbetingelser
29.03.2019 side 1
Nøgleoplysninger om den udbudte kørsel 3
5. Udelukkelsesgrunde og udvælgelseskriterier 7
12. Meddelelse af resultatet 15
16. Driftsoplysninger om tilladelser og vogne 16
18. Tjekliste til tilbudsafgivelsen 18
Nøgleoplysninger om den udbudte kørsel
Den udbudte kørsel
Område | Favrskov Kommune |
Kørselstype | Specialkørsel: Kørsel til skoler med specialklas- ser, institutioner eller lign. for Favrskov Kom- mune, hvor der foreligger et fast kørselsmønster. |
Vogntyper (mindstekrav) | Type 2 og type 5. Se bilag 2. |
Xxxxx pakker, jf. Bilag D | 39 |
Xxxxx vogne, jf. Bilag D | 39 |
Samlet antal køretimer i udbud (ekskl. tomkørsel) | Ca. 9.900 timer pr. år |
Vigtige datoer vedrørende kontrakterne
Kontraktstart | 1. august 2019 |
Kontraktløbetid | 2 år |
Forlængelsesmulighed | Midttrafik kan forlænge kontrakten i perioder på minimum 1 år ad gangen. Kontrakten kan maksi- malt forlænges 2 år ud over ordinær kontraktlø- betid. |
Tildeling
Tildelingskriterie | Pris |
Vigtige datoer i tilbudsfasen
Informationsmøde hos Midttrafik, Søren Xxxxxxx Xxx 0, 0000 Xxxxxxxx med til- meldingsfrist 8. april 2019 | 10. april 2019 |
Sidste frist for modtagelse af spørgsmål | 24. april 2019 kl. 12.00 |
Sidste frist for svar på spørgsmål / ret- telsesblade | 26. april 2019 kl. 11.00 |
Tilbudsfrist | 3. maj 2019 kl. 12.00 |
Frist for indsendelse af dokumentation, jf. pkt. 5.2. - Serviceattest - Kopi af tilladelser - Garantistillelse | Senest 3 uger efter anmodning fra Midttrafik |
Forventet meddelelse om tildeling | 6. juni 2019 |
Forventet indgåelse af kontrakt | 18. juni 2019 |
Registrering af driftsoplysninger | 21. juni 2019 |
Opstartsmøde | 25. juni 2019 (uge 26) |
Vedståelsesfrist | 1. august 2019. Dette gælder også ved underskrivelse af kontrak- ten med en anden tilbudsgiver. |
Henvendelser til Midttrafik i udbudsprocessen
Kontaktperson | |
Skriftlig henvendelse vedrørende dette udbud: |
Afregningssatser
Prisniveau | Indeks 114,4 (april 2019) Trafikselskabernes omkostningsindeks: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx-xxxxxxx/xxxxxxx/0000/00/Xx- kostningsindeks-april-2019.pdf/ |
Tilbudt pris pr. time | [Udfyldes efter tildeling] |
Udbudsbetingelser
1. Ordregiver
Som en del af Flexkørslen udbyder Midttrafik Flex-specialkørsel i Favrskov Kommune (herefter benævnt ”Kommunen”).
Ordregiveren i dette udbud er Midttrafik, med hvem kontrakterne indgås.
2. Udbuddets omfang
2.1. Kørsel omfattet af udbuddet
Den udbudte kørsel omfatter Flex-specialkørsel for Favrskov Kommune med kørsel til skoler med specialklasser, institutioner mm., hvor der foreligger et fast kørselsmønster.
Den udbudte kørsel vedrører kørsel på skoledage samt kørsel til og fra SFO på
dage, hvor der er skolefri, men SFO’en har åbent.
Den udbudte kørsel vedrører derudover kørsel til institutioner på hverdage. De omfattede kørselsordninger er:
• Kørsel med skoleelever og specialklasseelever mv., efter folkeskolelovens
§ 26
• Specialskoler, jf. folkeskolelovens § 26
• Merudgiftsydelser efter servicelovens § 41
• Kørsel til visiteret aflastning og aktivitet.
• Kørsel til/fra særlige dagtilbud, jf. servicelovens § 32
De enkelte borgere er alle visiterede til en af de omfattede kørselsordninger. Nogle borgere skal hjælpes ind og ud af vognen. Nogle borgere er desuden vi- siteret til en speciel service:
• Almindelige ganghjælpemidler
• Kørestolsbruger
• Borgere som medbringer en ledsager
• Borgere med behov for hjælp til/fra hoveddør i gadeniveau
• Håndaflevering
2.2. Pakker
Udbuddet omfatter 39 pakker, der er nærmere beskrevet i bilag D. Der indgås kontrakt med én leverandør pr. pakke.
2.3. Option på indsættelse af ekstra vogne
For hver vogn kan udbyder i kontraktens restløbetid udløse en option på yder- ligere én vogn med samme hjemsted og vogntype som den oprindelige aftale.
2.4. Forbehold for ændringer i kørselsomfanget inden driftsstart
De enkelte kørselspakker indeholder et cirkatal for, hvor mange timer pakken forventes at have, ekskl. kørsel mellem vognens hjemsted og første og sidste tur, samt eventuel tomkørsel mellem ture. Kørselspakkerne er beskrevet ved en fiktiv start og slutadresse for hvert tursegment. Kørselspakkerne er lavet på grundlag af kørselsdata fra 2018, hvilket betyder at der kan ske ændringer, der vil få indflydelse på de enkelte pakker inden driftsstart.
Da kørslen under alle omstændigheder vil være ændret før driftsstart 1. au- gust 2019, er planlægningen ikke gennemført i alle detaljer som en reel drifts- planlægning. Derfor vil ruterne ikke nødvendigvis se sådan ud i den endelige planlægning.
3. Udbudsmateriale
Det samlede udbudsmateriale består af:
• Nøgleoplysninger om den udbudte kørsel (herefter benævnt ”Nøg- leoplysninger”)
Indeholder summariske oplysninger om bl.a. væsentlige datoer vedr. kontrakten og tilbudsfasen og oversigt over de udbudte pakker. I til- fælde af uoverensstemmelse mellem udbudsbetingelserne og Nøgleop- lysninger, har Nøgleoplysninger forrang.
• Udbudsbetingelser med tilhørende bilag
Indeholder vejledninger og krav til tilbudsgiveren og anvendes i forbin- delse med tilbudsgivning og efterfølgende indgåelse af kontrakter.
• Kontrakt med bilag
Fastlægger de krav, der gælder for kørslens udførelse og angiver, hvor- dan forholdet mellem Midttrafik og leverandøren reguleres. Det er et bindende vilkår, at kørslen skal udføres på grundlag af kontrakten.
• Pakkebeskrivelser
Indeholder beskrivelse af de udbudte kørselspakker.
• Spørgsmål og svar
Spørgsmål og svar offentliggjort i overensstemmelse med tidsplanen. Se frister under ”Nøgleoplysninger”.
4. Retsgrundlag
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til udbudsloven (LOV nr. 1564 af 15/12/2015).
5. Udelukkelsesgrunde og udvælgelseskriterier
5.1. Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)
En tilbudsgiver skal som udgangspunkt udelukkes fra udbuddet, såfremt til- budsgiver er omfattet af én eller flere af udelukkelsesgrundene anført i pkt.
5.3 og eller ikke lever op til udvælgelseskriterierne anført i pkt. 5.4.
Som foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i én eller flere af ude- lukkelsesgrundene eller ikke lever op til udvælgelseskriterier, er det ved lov besluttet, at tilbudsgiver skal aflevere udfyldt ESPD.
ESPD-dokumentet er udarbejdet af Europa-Kommissionen. Dokumentet udfyl- des på udbudshjemmesiden (Bilag C1).
ESPD udfyldes på følgende måde:
1. klik på ”Besvar C1. ESPD”
2. Udfyld relevante felter under alle faner
3. klik på ”Gem ESPD”
ESPD’et kan efterfølgende tilpasses fremt til tilbudsfristen ved klik på ”Rediger ESPD”.
Såfremt tilbuddet afgives af et konsortium, skal samtlige deltagere i konsortiet aflevere komplet udfyldt ESPD-dokument.
Såfremt tilbudsgiver benytter sig af underleverandører, skal hver underleveran- dør aflevere komplet udfyldt ESPD-dokument.
Tilbudsgiver kan her benytte muligheden for at inviterere andre til besvarelse af ESPD.
Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at forkert udfyldelse af ESPD-dokumen- tet kan føre til, at tilbudsgiverens tilbud afvises som ukonditionsmæssigt.
Tilbudsgivere, der er i tvivl om krav til ESPD-dokumentets udfyldelse, opfordres til at stille spørgsmål hertil.
5.2. Indhentelse af dokumentation
Midttrafik skal fra de tilbudsgivere, der forventes at få tildelt kontrakt, ind- hente dokumentation for, at oplysningerne afgivet i ESPD-dokumentet er kor- rekte.
Tilbudsgiverne opfordres derfor allerede i forbindelse med tilbuddets udarbej- delse til at indhente nødvendig dokumentation for oplysningernes korrekthed fra relevante myndigheder, således at den nødvendige dokumentation hurtigt kan frembringes, såfremt tilbudsgiveren vurderes som forventet vinder af ud- buddet.
Nødvendig dokumentation for oplysninger om udelukkelsesgrunde, jf. udbuds- betingelsernes pkt. 5.3, skal for danske tilbudsgivere bestå i en Serviceattest
fra Erhvervsstyrelsen, der maksimalt er 6 måneder gammel, hvorfor en sådan anbefales rekvireret hurtigst muligt, og senest dagen efter anmodning fra Midttrafik. Taxaforeninger skal indsende serviceattest for alle de medlemmer som forventes at indgå i den udbudte kørsel.
Nødvendig dokumentation for egnethed, jf. udbudsbetingelsernes pkt. 5.4.1, kan udelukkende bestå i en kopi af den/de til tilbudsgiveren udstedte tilladel- ser til udførelse af den af kontrakten omfattede kørsel.
Nødvendig dokumentation for økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudsbe- tingelsernes pkt. 5.4.2, kan udelukkende bestå i form af garantistillelse. Bi- lag B1 kan anvendes til udfærdigelse af garantistillelse.
Den i bilag B1 fortrykte garantierklæring er en skabelon. Vælger tilbudsgiver ikke at anvende Midttrafiks skabelon i forbindelse med sikkerhedsstillelse, skal Midttrafik have samme eller bedre retsstilling som efter den i bilag B1 fortrykte skabelon.
5.3. Udelukkelsesgrunde - ESPD-dokumentets del III
Tilbudsgiver vil være udelukket fra deltagelse i udbuddet, hvis tilbudsgiver er omfattet af én eller flere af de nedenfor anførte udelukkelsesgrunde.
I ESPD-dokumentets del III A skal tilbudsgiver oplyse, om tilbudsgiver (eller et medlem af tilbudsgiverens bestyrelse, direktion eller tilsynsråd) er dømt for et eller flere af følgende forhold, jf. Udbudsloven § 135, stk. 1 og stk. 2:
• handlinger begået som led i en kriminel organisation
• bestikkelse
• svig
• terrorhandlinger elle strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivi- teter
• hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme
• børnearbejde og andre former for menneskehandel
I ESPD-dokumentets del III B skal tilbudsgiver oplyse, om tilbudsgiver har op- fyldt sine forpligtelser vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikkerhedsordninger. En tilbudsgiver vil som udgangspunkt blive ude- lukket fra udbuddet, såfremt tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det of- fentlige på 100.000 kr. eller derover, jf. Udbudsloven § 135, stk. 3.
I ESPD-dokumentets del III C skal tilbudsgiver oplyse, om tilbudsgiveren er omfattet af en eller flere af følgende udelukkelsesgrunde, jf. Udbudsloven § 136 og § 137, nr. 1-6:
• en interessekonflikt som følge af deltagelse i udbuddet
• direkte eller indirekte involvering i forberedelsen af udbuddet
• afgivelse af groft urigtige oplysninger, tilbageholdelse af oplysninger samt manglende fremsendelse af supplerende oplysninger i forhold til øvrige udelukkelsesgrunde samt udvælgelseskriterier
• tilsidesættelse af gældende forpligtelser inden for det miljø-. Social- eller arbejdsretlige område
• konkurs, under insolvens- eller likvidationsbehandling, under tvangsak- kord eller en situation, der i henhold til national ret svare til konkurs
• alvorlige forsømmelser i forbindelse med udøvelsen af erhvervet
• plausible indikationer på aftale med henblik på konkurrencefordrejning
• misligholdelse af tidligere offentlig kontrakt
• uretmæssig påvirkning af ordregivers beslutningsproces, besiddelse af fortrolige oplysninger der giver uretmæssige fordele i forbindelse med udbuddet, groft uagtsom afgivelse af vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på ordregivers beslutninger i udbuddet
ESPD-dokumentets del III D er ikke relevant, og skal derfor ikke udfyldes.
5.4. Udvælgelseskriterier - ESPD-dokumentets del IV
Det er et mindstekrav for udførelsen af de udbudte kørselsopgaver, at leveran- døren har gyldig tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring, OST-tilladelse, bustilladelse eller taxabevilling.
Tilbudsgiver skal i ESPD dokumentet del IV. A oplyse om, hvilke typer af tilla- delser samt antallet heraf, tilbudsgiver er ihændehaver af.
5.4.2. Økonomisk og finansiel formåen
Midttrafik vil kun indgå kontrakt med økonomisk solide virksomheder, da det har væsentlig betydning, at tilbudsgiverens virksomhed består under hele kon- traktperioden.
For at sikre, at tilbudsgiver har den rette finansielle og økonomiske formåen, er det derfor et mindstekrav, at leverandøren i forbindelse med kontraktindgå- elsen stiller ubetinget og uigenkaldelig anfordringsgaranti, der beløbsmæssigt svarer til 10.000 kr. pr. vogn, der indgår i kontrakten. Nærmere krav til anfor- dringsgarantien er anført i kontrakten.
Tilbudsgiver skal derfor i ESPD dokumentet del IV. B erklære, at tilbudsgivers pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab kan stille ovennævnte garanti på
10.000 kr. pr. vogn, der afgives tilbud med.
Erklæringen afgives ved at udfylde tekstfeltet f.eks. med følgende: ” Jeg er- klærer, at min bank kan stille en garanti på [beløb] kr.”
Eksempel på beregning af beløbsstørrelse:
Tilbudsgiveren afgiver tilbud på 18 vogne. Tilbudsgiveren vedstår sig 10 vogne. Tilbudsgiver skal i ESPD del IV.B oplyse, at tilbudsgiverens pengeinsti- tut eller kautionsforsikringsselskab kan stille en garanti på i alt 100.000 kr. (10 vogne á 10.000 kr.).
5.4.3. Teknisk og faglig formåen
1. Det er et mindstekrav for udførelsen af kørslen omfattet af kontrakten, at tilbudsgiveren overholder kontraktens bestemmelser vedr. børneatte- ster.
Tro og loveerklæring vedr. børneattester
Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet afgive en erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver vil indhente en børneattest på alle chauffører beskæftiget med den udbudte kørsel.
Indhentningen af børneattest sker i overensstemmelse med reglerne i be- kendtgørelse for Det Centrale Kriminalregister § 36.
Erklæringen skal udfyldes og indsendes via udbudshjemmesiden, når tilbuddet afsluttes.
2. Det er et mindstekrav for udførelsen af kørslen omfattet af kontrakten, at tilbudsgiver overholder kontraktens bestemmelser vedr. løn- og ar- bejdsvilkår for ansatte, der er beskæftiget med kørsel omfattet af kon- trakten
Tro og loveerklæring vedr. løn- og arbejdsvilkår
Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet afgive en erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver følger de bestemmelser, der sikrer de ansatte løn- og arbejdsvil- kår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de indenfor det pågæl- dende område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder påhele det danske område.
Erklæringen skal udfyldes og indsendes via udbudshjemmesiden, når tilbuddet afsluttes.
Såfremt tilbudsgiver ønsker at basere sin økonomiske og finansielle formåen, jf. pkt. 5.4.2, og/eller tekniske og faglige formåen, jf. pkt. 5.4.3, på andre virksomheders (fx moderselskabers, andre koncernselskabers eller underleve- randørers) formåen, skal tilbuddet vedlægges en erklæring fra den anden virk- somhed om, at virksomheden stiller sin økonomiske og finansielle kapacitet og/eller tekniske og faglige kapacitet til rådighed for tilbudsgiver.
Erklæringen skal afgives ved, at bilag C2 udfyldes og vedlægges tilbuddet. Erklæringen skal være udstedt specifikt til dette udbud og skal derfor være da- teret efter datoen for udbuddets offentliggørelse.
Der skal desuden vedlægges udfyldt ESPD-dokument for de virksomheder, som tilbudsgiver ønsker at basere sin økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen på, jf. nærmere herom i ESPD-dokumen- tets pkt. II.C.
5.6. Brug af underleverandører
Såfremt tilbudsgiveren agter at benytte underleverandører til udførelse af dele af opgaverne omfattet af kontrakten, skal det i ESPD-dokumentets pkt. II.D oplyses, hvilke dele af kontrakten, som tilbudsgiver har til hensigt at give i un- derleverance, ligesom navnet på den pågældende underleverandør skal oply- ses, hvis dette kendes på tidspunktet for tilbuddets afgivelse. Dette gælder også for taxaforeninger, hvor medlemmerne i denne henseende betragtes som underentreprenører.
Underleverandører skal opfylde mindstekravene anført i pkt. 5.4.3 og afgive de deri anførte erklæringer.
Udskiftning af underleverandører efter tilbudsfristen kan ikke ske uden forud- gående godkendelse fra Midttrafik i overensstemmelse med kontraktens be- stemmelser herom.
5.7. Konsortium
Såfremt tilbuddet afgives af et konsortium, skal tilbuddet vedlægges erklæring om, at alle deltagere i konsortiet hæfter direkte, ubegrænset og solidarisk for kontraktens udførelse og med angivelse af en konsortiedeltager, med hvem Midttrafik kan indgå bindende aftaler på konsortiets vegne.
Erklæringen skal afgives ved, at bilag C3 udfyldes og vedlægges tilbuddet. Erklæringen skal være udstedt specifikt til dette udbud og skal derfor være da- teret efter datoen for udbuddets offentliggørelse.
Såfremt tilbuddet afgives af et konsortium, skal samtlige deltagere i konsortiet aflevere komplet udfyldt ESPD-dokument.
6. Tilbuddets form
Midttrafik gør opmærksom på, at såfremt et tilbud ikke er vedlagt de krævede oplysninger og dokumenter, vil Midttrafik være berettiget til – og i de tilfælde, hvor manglende oplysninger ikke lovligt kan indhentes efterfølgende, forpligtet
– til at afvise tilbuddet i dets helhed. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiver føl- ger anvisningerne i udbudsbetingelserne og udfylder de ønskede tilbudsblan- ketter/bilag og uploader disse sammen med det automatisk genererede og signerede følgebrev.
6.1. Elektronisk tilbudsafgivelse
Udbuddet afvikles elektronisk, og tilbud skal derfor afgives elektronisk. Andre former for tilbud accepteres ikke.
For at kunne afgive elektronisk tilbud skal tilbudsgiver tilmelde sig udbuddet på udbudshjemmesiden.
Derudover skal den udbudsansvarlige hos tilbudsgiveren have digital signatur. Ved tilmelding til udbuddet modtager tilbudsgiveren automatisk en digital sig- natur, der kan anvendes ved afgivelsen af tilbuddet. Er tilbudsgiver allerede tilmeldt Midttrafiks udbudssystem Ethics, har tilbudsgiver modtaget en signa- tur-fil tidligere.
Tilbuddet afgives elektronisk via udbudshjemmesiden ved besvarelse af rele- vante tilbudsbalnketter, indsendelse af efterspurgte bilag, samt afslutning ved automatisk generiering af følgebrev.
Tilbuddet afgives på dansk og i danske kroner.
6.2. Forudsætninger for tilbudsafgivelsen
6.2.1. Køreplaner
Tilbuddet skal baseres på køreplanerne oplyst i udbudsmaterialet, inkl. eventu- elle ændringer heraf i løbet af udbudsprocessen.
Køreplanerne inkl. eventuelle ændringer heraf vil være udgangspunktet for be- regning af ændringer i kørselsomfanget, jf. kontraktens bestemmelser herom.
6.2.2. Hjemsted for vogne, der også kører/vil køre FlexVariabel
Hvis der bydes ind med vogne, der allerede kører FlexVariabel (FV6) vil vog- nen automatisk have samme hjemsted, som det er tilfældet i FV6 – en vogn kan ikke have mere end ét hjemsted.
Hvis der bydes ind med vogne, der ikke allerede kører Flexvariabel, vil vog- nens hjemsted angivet i dette udbud også blive hjemsted for vognen, hvis den tilbydes i et kommende udbud af FlexVariabel.
6.3. Vilkår for afgivelse af priser
Der skal afgives en selvstændig timepris på hver pakke, som der bydes på. Der kan afgives tilbud på enkeltpakker, der er anført i Bilag D.
Der kan ikke afgives tilbud på en del af en pakke. Tilbud må ikke være af- hængige af andre juridiske personers tilbud.
6.4. Antal vogne/tilladelser kontra antal tilbud
Det er en forudsætning for tilbudsafgivelsen, at tilbudsgiveren har det for- nødne antal tillladelser. Én tilladelse kan kun bruges til én vogn.
Tilbudsgiveren skal i tilbuddet angive, hvor mange vogne, han/hun maksimalt ønsker at vedstå sig. Bemærk, at det oplyste antal vogne vil blive lagt til grund for en eventuel tildeling. Midttrafik vil ikke (som praktiseret i tidligere
udbud) spørge tilbudsgiverne inden tildelingen, om de fortsat vedstår sig det angivne antal vogne.
Tilbudsgiver skal i ESPD’et oplyse om, hvilke typer af tilladelser samt antallet heraf, tilbudsgiver er ihændehaver af. Antallet skal stemme overens med det oplyste antal vogne/pakker/delaftaler, som tilbudsgiveren vedstår sig.
Tilbudsgiveren kan afgive tilbud med samme vogn på flere pakker/vogne. En vogn kan dog kun tildeles kontrakt på én pakke/vogn. Såfremt tilbudsgiver står til at vinde flere pakker/vogne, end det oplyste antal vedståede vogne, bestemmer Midttrafik, hvilke pakker/vogne, der tildeles tilbudsgiveren. Midt- trafik vil i den forbindelse tildele tilbudsgiveren de pakker/vogne, der samlet set giver Midttrafik den billigste pris for alle pakker/vogne.
7. Forbehold
Eventuelle forbehold over for udbudsmaterialet skal anføres på tilbudsblanket- ten.
Midttrafik accepterer ikke forbehold over for grundlæggende elementer i ud- budsmaterialet, herunder men ikke begrænset til formuleringer i kontrakten. Sådanne forbehold indebærer, at tilbuddet vil være ukonditionsmæssigt.
Midttrafik er berettiget til at se bort fra tilbud med forbehold for ikke-grund- læggende elementer. Midttrafik er imidlertid også berettiget til at tage tilbud med sådanne forbehold i betragtning.
Vælger Midttrafik at tage tilbuddene i betragtning, vil forbeholdene blive pris- sat af Midttrafik og værdien tillagt evalueringsprisen, hvorefter de vil indgå i den samlede vurdering af tilbuddene.
Såfremt forbeholdene ikke kan prissættes, betyder dette, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt.
Eventuelle forbehold skal fremføres skriftligt og tydeligt på listeform på til- budsblanketten (Bilag A1), og for hvert forbehold angive stedet (punkt og side) i udbudsmaterialet og den ordlyd, som tilbudsgiver tager forbehold for, samt angive den ordlyd, tilbudsgiver kan acceptere.
8. Alternative tilbud
Midttrafik accpterer ikke alternative tilbud.
9. Henvendelser
9.1. Indsendelse af spørgsmål
Alle henvendelser til Midttrafik forud for tilbudsafgivelsen skal ske via udbuds- hjemmesiden: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/
Spørgsmål skal indsendes via menupunktet ” Send spørgsmål” under fanen
”kommunikation” på udbudshjemmesiden.
Spørgsmål, der fremsendes indenfor fristen angivet i tidplanen, jf. ”Nøgleop- lysninger”, kan påregnes besvaret senest 6 hele kalenderdage før tilbudsfri- stens udløb. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens ud- løb. Fristen fremgår af Nøgleoplysninger.
Spørgsmål bedes opstillet på listeform med angivelse af det sted i udbudsma- terialet (f.eks. afsnit og sidenummer), som spørgsmålet vedrører.
Alle spørgsmål besvares via udbudshjemmesiden. Svar på spørgsmål offentlig- gøres i anonymiseret form på udbudshjemmesiden under menupunktet ”Spørgsmål og svar”. Eventuelle ændringer i udbudsmaterialet vil ligeledes blive meddelt via udbudshjemmesiden. Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med hjemmesiden.
10. Aflevering af tilbud
Tilbuddet afgives elektronisk via udbudshjemmesiden ved at uploade de ud- fyldte bilag og anden relevant dokumentation til udbudshjemmesiden.
Der er først afgivet tilbud, når det automatisk genererede følgebrev er under- skrevet (signeret elektronisk).
Det anbefales, at tilbudsgiverne navngiver bilagene/dokumenterne på en lo- gisk og genkendelig måde på egen computer, således at det er muligt at iden- tificere dokumenterne efter de er blevet uploadet.
10.1. Aflevering af tilbud
Fristen for, hvornår tilbuddet senest skal afgives, fremgår af Nøgleoplysninger.
Tilbud, der fremkommer efter dette tidspunkt, vil blive afvist. Det er tilbudsgi- vers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt.
11. Evaluering af tilbud
11.1. Tildelingskriterie
Tilbud vil blive evalueret på baggrund af tildelingskriteriet ”pris” med henblik på at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på hver enkelt pakke.
Prisen beregnes på følgende måde:
Prisen beregnes på baggrund af det antal køreplantimer, der fremgår under den enkelte pakke, samt den tid, der medgår til kørsel mellem henholdsvis vognens hjemsted og rutens start- og slutsted (tomkørsel), som er nævnt i de enkelte pakker.
Tomkørsel (TK) opgøres på baggrund af en beregning i Midttrafiks IT-system (p.t. Planet), tomkørsel beregnes på baggrund af den tilbudte timepris pr. pakke.
Tomkørsel (TK) udregnes af Midttrafik efter modtagelse af tilbud på baggrund af det af tilbudsgiver angivne hjemsted for de enkelte vogne.
Følgende beregningsformel anvendes: P = (KPT + TK) x TP P = pris pr. uge inklusiv tomkørsel
KPT = Ugentlige køreplantimer pr. pakke (se pakkebeskrivelserne)
TK = Ugentlig tomkørsel i timer fra/til vognens hjemsted
TP = Tilbudt timepris angivet af tilbudsgiver pr. pakke på tilbuds- blanketten
Kontrakten for de enkelte pakker tildeles til den tilbudsgiver, der har afgivet tilbuddet med den laveste pris for den enkelte pakke, og kan vedstå sig pak- ken.
Hvis flere tilbud på samme pakke har samme evalueringspris vil kontrakten blive tildelt ved lodtrækning.
For hver pakke vil der blive indgået en selvstændig kontrakt.
12. Meddelelse af resultatet
Alle tilbudsgivere vil samtidig og skriftligt blive orienteret om resultatet af ud- buddet.
Meddelelse til de vindende tilbudsgivere om, at deres tilbud er identificeret som det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med til- budsgiveren, før stand-still perioden er udløbet uden klager over udbuddet, og den krævede dokumentation er fremsendt.
Meddelelse om resultatet af udbuddet vil endvidere blive offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende i overensstemmelse med de herom gældende reg- ler.
12.1. Tildelingsliste
Midttrafik vil udarbejde en tildelingsliste med oplysninger om vindende tilbuds- givere, pakkenumre, tilbudspriser, beregnet tomkørsel samt samlet evalue- ringspris.
Tildelingslisten offentliggøres på xxx.xxxxxxxxxx.xx.
Der kan ikke kræves indskrænkning i det nævnte oplysningsomfang.
13. Vedståelsesfrist
Tilbud er bindende indtil den dato, der er oplyst i Nøgleoplysninger. Dette gæl- der også ved underskrivelse af kontrakt med en anden tilbudsgiver.
14. Annullering af udbud
Indtil kontraktindgåelsen forbeholder Midttrafik sig mulighed for at annullere udbuddet eller dele heraf (en eller flere pakker), såfremt Midttrafik finder, at der er en saglig grund hertil.
Såfremt udbuddet eller dele heraf annulleres, er Midttrafik ikke forpligtet til at dække tilbudsgivers udgifter til deltagelsen i udbuddet.
15. Indgåelse af kontrakt
Der indgås kontrakt med én leverandør pr. pakke.
Kontrakten underskrives elektronisk på en kontraktside i Ethics af både vin- dende tilbudsgiver og Midttrafik.
16. Driftsoplysninger om tilladelser og vogne
16.1. Indsendelse af driftsoplysninger om tilladelser og vogne
Efter tildeling af kontrakter skal oplysninger om tilladelser være Midttrafik i hænde inden udløbet af den frist, der fremgår af Nøgleoplysninger.
Tilbudsgiver skal senest den angivne frist have udfyldt et online oplysnings- skema. Oplysningsskemaet vil være tilgængeligt på kontraktmodulet efter til- deling og skal udfyldes med anførelse af følgende for henholdsvis tilladelser og vogne:
• Tilladelsestype
• Tilladelsesnummer
• Udløbsdato
• Udstedende myndighed
• Registreringsnummer
• Dato for 1. indregistrering
• Dato for 1. ibrugtagning på den vogn, der skal knyttes til tilbuddet.
Venter tilbudsgiveren på levering af vogn(e), kan registreringsnr. mv. efter nærmere aftale med Midttrafik eventuelt tillades indsendt senere, dog senest en måned efter udløbet af ovennævnte frist.
Midttrafik forbeholder sig ret til på forlangende at få fremsendt kopi af gyldige registreringsattester eller anden relevant dokumentation for alle vogne, der udfører kørsen for Midttrafik.
Levrandøren er forpligtet til at opdatere online oplysningsskema med ændrin- ger vedrørende tilladelser og vogne igennem hele kontraktperioden.
16.2. Procedure ved manglende overholdelse af frist
Tilbudsgivere som ikke overholder fristen for indsendelse af oplysningerne kan miste deres kontrakt, medmindre andet er aftalt med Midttrafik.
Såfremt en tilbudsgiver mister kontrakten, kan kontrakten herefter blive tildelt den tilbudsgiver, der har afgivet tilbud med næstlaveste pris for den eller de pågældende pakker/vogne.
Såfremt der ikke kan indgås kontrakt med den tilbudsgivere, der har afgivet tilbud med næstlaveste pris, kan Midttrafik tilbyde kontrakten til tilbudsgiveren med det tredje laveste bud og så fremdeles, indtil Midttrafik har fundet en til- budsgiver at indgå kontrakt med eller indtil Midttrafik vurderer, at det ikke længere er fordelagtigt at indgå kontrakt.
Tilbudsgivere, der får tildelt kontrakt efter fristen for indsendelse af dokumen- tation og oplysninger, jf. Nøgleoplysninger, skal senest 5 arbejdsdage efter fornyet tildeling indsende de krævede dokumenter.
Hvis denne frist ikke overholdes kan Midttrafik igen tildele kontrakten til næst- laveste tilbud.
Indenfor de sidste 7 kalenderdage op til driftsstart er Midttrafik berettiget til at sætte en dokumentationsfrist på ned til 24 timer.
Såfremt denne frist ikke overholdes, kan Midttrafik igen tildele kontrakten til næstlaveste tilbud.
17. Bilagsoversigt
Bilagsnr. | Bilagsnavn | Afleveres med tilbuddet |
Bilagsgruppe A - Tilbudsblanketter | ||
Bilag A1 | Tilbudsblanket | Ja |
Bilag A2 | Vedståelsesblanket | Ja |
Bilagsgruppe B - Garantistillelse | ||
Bilag B1 | Formulering til garantistillelse | Nej |
Bilagsgruppe C – Øvrige tilbudsbilag | ||
Bilag C1 | ESPD – fælles europæisk udbudsdo- kument | Ja |
Bilag C2 | Støtteerklæring fra andre virksom- heder | Ja, hvis relevant |
Bilag C3 | Konsortieerklæring | Ja, hvis relevant |
Bilagsgruppe D - Pakkebeskrivelser | ||
Bilag D | Pakkebeskrivelser | Nej |
Bilagsgruppe E – Tro og loveerklæringer | ||
Bilag E1 | Tro og loverklæring om børneattest | Ja |
Bilag E2 | Tro og loveerklæring om løn- og ar- bejdsvilkår | Ja |
Bilagsgruppe F - Stamoplysninger | ||
Bilag F | Stamoplysninger om virksomheden | Ja |
18. Tjekliste til tilbudsafgivelsen
Følgende dokumenter skal afleveres sammen med tilbuddet:
• Tilbudsblanket for den/de pakker, der afgives tilbud på (bilag A1)
• Vedståelsesblanket (bilag A2)
• ESPD (bilag C1)
• Støtteerklæring fra andre virksomheder (Bilag C2) – dog kun hvis rele- vant
• Konsortieerklæring (Bilag C3) – dog kun hvis relevant
• Tro- og loveerklæring om børneattester (Bilag E1)
• Tro- og loveerklæring om løn- og arbejdsvilkår (Bilag E2)
• Stamoplysninger om virksomheden (Bilag F)