Sammenskrivning af Huseaftaler og Overenskomsten mellem
ActionAid Denmark
Sammenskrivning af Huseaftaler og Overenskomsten mellem
Mellemfolkeligt Samvirke og AC-organisationerne
17. december 2018 Indhold
2 Overenskomst om Ansættelsestype 3
2.2 Tidsbegrænset ansættelse 3
2.5 Fastsættelse af ansættelsestypen 4
2.6 Teamledere (Mellemledere) 4
3 Overenskomst om Lønforhold 4
3.8.2 Tilkalde- og vagttillæg 6
3.8.4 Overvågning og opfølgning 6
3.9.2 Aktivitetsbudgetansvar 7
4 Lokaleaftale om arbejdstidsregler 8
4.2.7 Flekstid og Fikstid (inden for standarduge) 10
4.3.1 Tillæg for forskudt arbejdstid 10
4.3.2 Kompensation for forskudt arbejdstid 10
4.3.3 Kompensation for overarbejde 10
4.5 Regler ved specielle arrangementer 11
4.5.1 Uddannelse og kompetenceudvikling 11
4.5.2 Rådsmøder og andre AADK-arrangementer: 11
4.6 Regler for arbejdstid og tidsregistrering ifm. tjenesterejser 11
4.7 Udbetaling af time-/dagpenge 11
4.8 Revidering af og ændringer i den nuværende aftale 11
5 Ferie, fridage og fravær (ifl. lov, national overenskomst, husaftaler og AADK-politikker) 12
5.1 Ferie og ferieoverførsel 12
5.3 Faglig orlov (National overenskomst) 12
5.4 Barsels-, fædre og forældreorlov 12
5.5 Sygdom (inkl. kronisk og langtidssygdom) (Loven og AADK-politikker) 12
5.6 Barns sygdom og omsorgsdage (Overenskomst) 13
6 Overenskomst om Udvikling 13
6.2 Karriereudviklingspulje 13
6.3 Ejerskab og prioritering af Karriereudviklingspulje 13
6.4 Karriereudviklingspuljens allokeringsproces 13
6.5 Teamlederes kompetenceudvikling 14
7 Overenskomst om Balance mellem privatliv og arbejdsliv 14
7.1 Fleksibilitetsordning ift. medarbejderes særlige, private situationer 14
7.2 Balance mellem privat- og arbejdsliv 14
1. HR Management - ansvarsfordeling oversigt 15
Mellemfolkeligt Samvirke følger statens overenskomst med AC-organisationerne og nærværende lokal- overens- komst fraviger statens overenskomst med følgende forhold:
Parterne er enige om at lægge den lokale overenskomst op over den centrale overenskomst, hvilket indebæ- rer:
1. Den samlede økonomiske ramme: 8,1 % heraf 5,6 % lønstigning i seks takter fra 1. april 2018 til 1. februar 2021; 0,47 % forventet udmøntning fra reguleringsordningen; 1,5 % forventet reststigning; 0,53 % udmøntes i henhold til den fælles lokale overenskomst.
2. Spisepausen bliver en del af overenskomstaftalen også for akademikerne (det var tidligere en husaf- tale), og medarbejderne står til rådighed for arbejdsgiveren.
3. Pr. 1. april 2020 oprykkes ansatte inden for Akademikernes forhandlingsområde fra sats F til sats A.
4. Ret til frihed til at søge a-kasse ved afsked med løn op til 2 timer og ret til fravær til pasning af nært- stående i hjemmet (nedsat fysisk, psykisk funktionsevne, kroniske lidelser mv.) ved ansættelse efter
§118 i lov om social service bliver en del af overenskomsten (det var tidligere en del af MS-praksis).
5. Med virkning fra den 1. april 2018 bortfalder kravet om, at timelønnede skal have mindst 15 timers gennemsnitlig ugentlig beskæftigelse for at være omfattet af gruppelivsordningen
6. Ret til frihed med løn i op til 5 dage pr. barn udvides til også at gælde ved ambulant behandling af barnet i stedet for hospitalsindlæggelse.
7. I forbindelse med indgåelse af ny ferieaftale videreføres feriedage efter de nugældende regler, og MS/HR følger den arbejdsgruppe, der skal udarbejde den nye aftale med tilhørende vejledning.
At styrke den strategiske dialog mellem parterne, og der foreslås en årlig strategisk evaluering og drøftelse i Samarbejdsudvalget (SU) om dens aktiviteter og indsatsområder herom for evt. at aftale nye aktiviteter eller indsatser.
Det er med denne aftale ledelsens og medarbejderrepræsentanternes hensigt at skabe klare og gennemsig- tige arbejdsvilkår, som tilgodeser alle medarbejdergrupper, styrker karriereudvikling og bidrager til at øge trivsel, engagement og fleksibilitet ift. både opgaver og roller. Det er også meningen, at disse vilkår skal væ- re lette at gennemskue og administrere.
2 Overenskomst om Ansættelsestype
MS anvender åremålsansættelser for at skabe dynamik og fornyelse i og af organisationen. Disse egenska- ber er nogle af de mest afgørende strategiske elementer for at sikre MS’ fremtid og en stærk positionering i NGO-landskabet – både i Danmark og i ActionAid-føderationen.
Der er aftalt, at stillinger af følgende karakter besættes med åremålsansættelser:
▪ Ansættelse i stillinger, om hvilke det kan forudses, at forventede ændringer i opgaver, organisation og struktur med en vis sandsynlighed vil ændre den pågældende stillings indhold, eller stillinger, der stiller særlige krav til fornyelse i forskningsmæssig, metodologisk, merkantil, teknisk eller anden kreativ hen- seende, og for hvilke kravene til fornyelse har en selvstændig, konkret begrundet betydning.
Det gælder f.eks. stillinger, der relaterer til programarbejde, træning, politik, kampagne, markedsfø- ring, kommunikation og lignende.
▪ Mellemlederstillinger Åremålsperioden er som standard på 8 år.
Der er aftalt følgende forlængelsesprocedure ift. de stillinger, som er besat af åremålsansatte, og som skal fortsætte.
▪ Stillingen slås op
▪ Ved første genbesættelse af stillingen med den samme medarbejder, tilbydes medarbejderen en åre- målsansættelse.
▪ Ved anden genbesættelse af en stilling med samme medarbejder, og hvis stilingen ikke har ændret sig væsentligt over hele medarbejderens ansættelsesperiode, tilbydes medarbejderen en fastansættelse i henholdt til punkt 5 paragraf 2 (åremålstillægget bortfalder ved overgang til fastansættelse).
Projektansættelser eller ansættelse i stillinger, for hvilke det gælder, at arbejdsopgaven eller udpegningen til hvervet er tidsbegrænset, og hvor tidsbegrænsningen er klar og af væsentlig betydning i relation til opgaven eller den udpegede person, kaldes tidsbegrænsede ansættelser. Efterfølgende afsnit gælder ikke for tidsbe- grænsede ansættelser, med mindre andet er præciseret.
Stillingerne i de teams, som udelukkende udfører interne funktioner såsom Finans, HR og OE besættes med fastansættelse, med mindre medarbejderen fravælger denne ansættelsesform og i stedet ønsker en åre- målsansættelse. Dette gælder dog ikke for de stillinger, som falder inden for kategorierne beskrevet i punkt 2.1eller 2.2.
Ved aftalens indgåelse bliver følgende stillinger tilbudt med fastansættelse: Financial Controller, HR- Consultant, PME-specialist og PME-koordinator.
Som udgangspunkt er Akademikerne ansat under almindelig AC-vilkår. I særlige og sjældne tilfælde kan der vælges Specialkonsulentvilkår, hvis Akademikeren samtidigt:
▪ Anvender en specifik ekspertise og erfaring inden for et specielt efterspurgt område
▪ Selv kan definere mål, ramme og metoder i dynamiske omgivelser
▪ Kan navigere på det strategiske niveau såvel som det operationelle niveau
▪ Refererer til Teamleder i det daglige, men ”uden om” ift. sine opgavers indhold – fx direkte reference til Generalsekretær – for Specialkonsulenten har ansvar for opgaver i direkte forhold til SLT/Generalsekretær, fx rådgivning samt udviklings- og udredningsopgaver.
For teamlederne gælder desuden, at Specialkonsulenten dækker forskellige arbejdsområder eller har en sammensætning af forskellige faggrupper og refererer fx direkte til AAIS, bestyrelsen eller eksterne myndig- heder.
2.5 Fastsættelse af ansættelsestypen
Tillidsrepræsentanten og Ledelsen (alternativt HR-chefen) definerer i samarbejde med tillidsrepræsentanten ansættelsesformen blandt mulighederne nævnt i afsnit 2.1 til Error! Reference source not found..
Beslutningen træffes fortrinsvis inden jobannoncering, alternativt efter udvælgelse af kandidaten.
I de tilfælde hvor der ikke kan opnås enighed mellem Ledelsen og tillidsrepræsentanten, kan Tillidsrepræ- sentanten ikke nedlægge veto.
Mellemlederne har ansvar for at implementere strategien, planlægge, koordinere og repræsentere MS i AAI inden for teamets ansvarsområde.
Mellemlederne har ansvar for teamets budget, økonomisk kontrol og rapportering.
Mellemlederne har det løbende personaleansvar og forpligter sig til at leve op til MS’ HR-standarder, politik- ker og regler. I den forbindelse refererer Xxxxxxxxxxxxx til HR-chefen og kan til enhver tid få støtte og spar- ring af HR-personalet. Den øverste ledelse (LT) forbliver beslutningstager ift. ansættelse, fyring, væsentlige ændringer i kontrakter, kompetenceudvikling og karriereudvikling.
Der henvises til bilag 1 for en nærmere definition af personaleansvar.
Den måde hvorpå udøvelsen af personaleledelse forventes at foregå, og som Mellemlederne forpligter sig at tilstræbe, defineres af den øverste ledelse.
3 Overenskomst om Lønforhold
Alle løndele er angivet til fuldtidsstilling. Løndele til deltidsstilling beregnes forholdsvis.
Alle løndele følger den udvikling, der aftales ved overenskomst mellem staten og AC-organisationerne. 2012-niveau i nedenstående afsnit refererer til grundbeløb 31. marts 2012)
I tilfældet af tvivl eller tvist aftales lønindplacering af medarbejdere og allokering af tillæg imellem Tillidsre- præsentant og Ledelsen eller dens repræsentant (HR-chef).
Akademikernes placeres på den statslige fællesakademiske lønskala i forhold til deres uddannelse og anci- ennitet med relevant reel erfaring for faget efter bestået eksamen.
Specialkonsulenter er placeret på det nederste niveau af Specialkonsulent basisløn interval.
3.2 MS-tillæg
Akademikerne i MS får et MS-tillæg på 49.667,13 kr. årligt 2012-niveau (svarende til 49.300 kr. + 0,74468 % i 2012-niveau). Specialkonsulenterne får dog ikke dette tillæg. MS-tillægget er ikke pensionsberettiget.
Åremålsansatte får et åremålsansættelsestillæg på 6,5 % af grundløn og øvrige tillæg. Åremålstillægget er ikke pensionsberettiget.
Åremålstillægget bortfalder ved overgang til fastansættelse. Derfor vil det altid være muligt for medarbejdere at fravælge fastansættelse, hvis de bliver tilbudt en sådan.
Akademikerne, som har minimum to års anciennitet på sluttrin i deres lønskala, får et erfaringstillæg på 36.700 kr. årligt 2012-niveau. Erfaringstillægget er pensionsberettiget.
Akademikerne, som har minimum fem års anciennitet på sluttrin i deres lønskala, får yderligere et årligt erfa- ringstillæg på 6.719,92 kr. (svarende til 6.600,00 kr. + 0,0991 % i 2012-niveau). Tillægget bliver på 13.439,85 kr. (svarende til 13.100,00 kr. + 0,8632 % i 2012-niveau) pr. 1. april 2016 og 20.159,77 kr. (sva- rende til 19.800,00 kr. + 0,0991 % i 2012-niveau) pr. 1. december 2017. Erfaringstillægget er ikke pensions- berettiget.
Der anvendes ikke rådighedstillæg i Mellemfolkeligt Samvirke.
Teamkoordinering og projektteamkoordinering udgør en væsentlig strategisk og operationel funktion i MS i forhold til at binde kommunikation mellem medarbejdergrupper, og mellem ledelse og medarbejdere, sam- men. Derfor skal der som udgangspunkt altid være uddelegeret teamkoordinering i de eksisterende teams – enten til en enkelt medarbejder eller delt blandt flere.
I tilfælde af et team pludselig står uden teamkoordinator, er det ledelsens ansvar at uddelegere teamkoordi- nering til en anden medarbejder eller leder, eller i enkelte tilfælde ud blandt flere medarbejdere og en leder, så hurtigt som muligt (inden for 1 måned). Dette skal ske i samarbejde med tillidsrepræsentanter. Det er en forudsætning, for at ledelsen kan uddelegere denne teamkoordineringsfunktion, at den/de pågældende medarbejdere, der får ansvaret uddelegeret, får frigjort tid til netop den opgave.
Teamkoordinatortillæg
Koordinatortillægget gives til den medarbejder, der af ledelsen får uddelegeret ansvar (teamkoordinator) for at koordinere et funktionelt team (som er en del af det til enhver tid gældende organogram). Tillægget gi- ves, hvis det uddelegerede ansvar indebærer:
1. At sikre at teamet leverer på de aftalte strategiske målsætning – det er teamkoordinators ansvar at afklare dets målsætning, hvis det skulle være uklart.
2. Kommunikation i teamet, til og fra ledelsen og til og fra øvrige teams samt opgavekoordinering blandt teammedlemmer. Dette inkluderer bl.a.:
x. rapportering af resultater, drift, evt. ressourcekonflikter og øvrige udfordringer, som teamet møder;
b. at sikre eller forhandle løsninger herpå.
3. Performance management af teammedlemmers og teams som helhed inkl. monitorering samt hånd- tering og rapportering af evt. udfordringer (håndteringen er teamkoordinators ansvar, så længe det ik- ke udvikler sig til at være en personalesag, som håndteres af den leder, der har personaleansvar over for teamet, i samarbejde med HR).
4. budgetlægning og -styring for hele teamet.
Det er ikke nok til at udløse tillægget, at en medarbejder alene får ansvar for PME-rapportering eller koordi- nering af nogle opgaver i teamet.
Projektkoordinatortillæg
Koordinatortillægget gives til medarbejdere, der af ledelsen får uddelegeret ansvar for at koordinere et projektteam, hvor projektet i videst muligt opfang opfylder følgende tre kriterier:
1. Projektlederen er ansvarlig for performance management af projektteamets medlemmer og projektet som helhed inkl. monitorering samt håndtering og rapportering af evt. udfordringer (håndteringen er projektlederens ansvar, så længe det ikke udvikler sig til at være en personalesag, som håndteres af den leder, der har personaleansvar over for teamet, i samarbejde med HR)
2. Projektet indeholder en kompleksitet ud over det almene MS-projekt enten pga. antal og type partne- re (nye partnere, konfliktfyldte partnerskaber, kompliceret magtforhold blandt partnere e.l.) og/eller økonomiske og budgetmæssige komplekse forhold (ny, kompleksitet med mange parametre eller for- anderlig finansieringsmodel)
3. Projektets risikoanalyse peger på risici af meget kritisk karakter inden for det økonomiske, strategiske eller omdømmemæssige felt.
Disse kriterier ligger ud over det almene projektledelsesansvar for koordinering, monitering rapportering mm.
Koordinatortillægsstørrelse
Koordinatortillægget ligger på 28.800 kr. årligt i 2012-niveau. Tillægget er pensionsgivende.
Allokeringsmekanismen
Medarbejderen indstilles til koordinatortillæg af vedkommendes direkte leder eller af vedkommendes tillids- repræsentant. Beslutningen træffes af Head of HR i samarbejde med tillidsrepræsentanten.
Koordinatortillægget er et funktionstillæg og allokeres for den periode, funktionen varer, evt. med tilbagevir- kende kraft.
MS har fået flere opgaver, der har en driftsmæssig eller akut karakter, og som skal håndteres i alle døgnets timer uanset normal arbejdstid.
Det er vigtigt for organisationen, at der bevares en god og sund balance mellem arbejde og privatliv.
Ledelsen vil derfor fastlægge og definere de vagtroller, der i begge følgende tilfælde (og/eller) indebærer et særligt ansvar for at løse/behandle sager der, ud fra MS-standard og -procedurer:
▪ kræver varetagelse af vagt og handlinger efter tilkaldelse for at forhindre vigtige forstyrrelser i driften, herunder i fx café, hostel, bygninger mm.
▪ eller indebærer behov for akut handling – uanset tidspunktet – i forbindelse med krisehåndtering.
Det er ledelsens ansvar at definere opgaverne og organisere vagtplaner, så en vagtfunktion samler opgaver, der måtte have en sammenhæng og kan håndteres af en kompetent person uanset tidspunkt.
Det er ledelsens ansvar, i samarbejde med berørte medarbejdere, at sikre, at medarbejderne har de nød- vendige kompetencer og mandat til at varetage vagten.
En ’fuld’ vagtfunktion svarer til døgnfunktion i en måned. Ledelsen er ansvarlig for at sikre, at ingen medar- bejdere er på fuld vagt altid, og sikre, at berørte medarbejdere ved, hvornår de bærer det særlige ansvar og kan kontaktes uden for normal arbejdstid jf. ovenstående.
Tilkalde- og vagttillægget gives til medarbejdere der udfører arbejde, der falder inden for følgende kriterier, og som ligger uden for normal arbejdstid (se definition heraf i ’aftale om arbejdstid’):
▪ En funktion der er af afgørende betydning for driften af dele af organisationens aktiviteter og platforme, og hvor det forventes at medarbejderen tager et særligt ansvar for at forhindre vigtige forstyrrelser i drif- ten (f.eks. cafe, hostel, bygninger mm.)
▪ En funktion, der indebærer et behov for akut handling i forbindelse med krisehåndtering, og hvor det for- ventes at medarbejdere tager et særligt ansvar for at håndtere disse.
Et fuldt tilkalde- og vagttillæg dækker en hel måned og ligger på 3.209,05 kr. pr. md. (36.000 kr. årligt i 2012- niveau). Den kan opdeles i tre dele (dog er fuldvagttillæg rundet op af hensyn til korrespondance i løntabel):
▪ Døgnvagt i hverdag: fra efter endt arbejdsdag 18.00 til næste morgen 08.00; 1.239,05 kr. pr. md. (13.900 kr. årligt i 2012-niveau).
▪ Weekendvagt: fredag kl. 18.00 til mandag kl. 08:00; 1.649,10 xx.xx. md. (18.500kr. årligt i 2012- niveau).
▪ Helligdagsvagt: fra 08.00 til 08:00 på helligdage; 311,99 kr. pr. md. (3.500 kr. 2012-niveau årligt).
Tillæg vil blive fordelt i forhold til en vagtplan, som er godkendt af lederen og kommunikeret til HR, som fore- tager bagudrettet betaling ved månedslønudbetaling. Jf. under punktet ’Forudsætninger’ kan ingen medar- bejder være på vagt altid, så i praksis vil tillægget skulle deles mellem udpegede medarbejdere.
Kompensationstid for håndtering af opkald
Ved håndtering af opkald, der af vagtindehaveren kræver reelt arbejde på mere end 15 min. pr. sag, kom- penseres arbejdstiden efter følgende regler:
▪ Dagvagt - Mellem kl. 7 og 23 kompenseres med 50% (1:1½)
▪ Nattevagt - Mellem kl. 23 og 7 kompenseres med 100% (1:2)
Arbejdstid registreres ifølge MS’ almene tidsregistreringsprincipper på en særskilt linje angivet af HR og samlet pr. dag for hver opgave.
Kompensationstiden (dvs. tiden ud over reelt arbejde, se definition i ’aftale om arbejdstid’) bliver udbetalt som merarbejde hver tredje måned ved almindelig lønudbetaling og derefter nulstillet i tidsregistreringssy- stemet, så kompensationstiden ikke påvirker den akkumulerede flekstid over en længere periode.
Tilkalde- og vagttillæg implementeres i to dele:
▪ Grundbeløbet for tilkald med tilbagevirkende kraft pr. 1. april 2018.
▪ Kompensationstid for tilkald pr. 1. januar 2019.
3.8.4 Overvågning og opfølgning
Det er aftalt at have en prøveperiode på seks måneder fra d. 1. januar 2019 på vagt- og til-kaldetillægget for derefter at evaluere:
▪ Kvantitativ brug af tilkaldt tid til henholdsvis dag- og nattid med henblik på en eventuel justering af tillæg og kompensationstid, så aftalen kan bæres inden for OK2018-puljen til lokal forhandling (se afsnit Error! Reference source not found.).
▪ Kvalitativ evaluering for at vurdere:
▪ om fordelingen af vagterne og opgaverne hænger sammen med behov og vagtfolks kvalifikati- oner og myndighed til at løse opgaver
▪ om ordningen har skabt den forventede effekt på en bedre balance mellem privat- og arbejds- liv
▪ Baggrund og type af opkald, især med henblik på at lære af opkaldsmønster og styrke infor- mation og systemer, således at antal opkald reduceres mest muligt.
Evaluering foretages af HR i samarbejde med tillidsrepræsentanterne og skal finde sted i anden del af 2019. Den bliver præsenteret til overenskomstparterne med henblik på eventuelle justeringer fra 1. januar 2020.
Justeringerne skal foretages inden for den nuværende aftalte pulje til tilkalde- og vagttillæg.
Måtte der opstå underforbrug på udgiften til tilkalde- og vagttillæg, inklusive kompensationstid, ift. beløbet beskrevet under punktet ’Beregningsgrundlag’, skal tillidsrepræsentanter og ledelse ved årsovergangen afta- le, hvilken del af beløbet der overføres til karriereudviklingspuljen, efter aftale indgået ved lokale OK forhand- linger; dog kan der maks. overføres 50 % af underforbrug, med mindre parterne bliver enige om andet.
Det er derefter Samarbejdsudvalgets ansvar at overvåge vagtordningens effekt en gang om året samt aftale evt. justeringer i henhold til ovenstående.
Det sikres ved udgangen af overenskomstperioden, at hele den ramme, der har været grundlag for OK2018 forhandlinger, er udmøntet i enten vagt- og tilkaldetillæg eller i karriereudviklingspuljen.
Teamleders lønstruktur har til formål at lave en gennemsigtig lønstruktur, der tager højde for de forskellige ansvarsbelastninger, som forskellige mellemledere har, og de erfaringer, der vil være nødvendige for at kun- ne bestride de enkelte jobs.
Teamlederfunktionstillæg
Teamlederne får ud over koordinatortillægget et funktionstillæg på 6.554,19 kr. årligt 2012-niveau (svarende til 6.200 kr. + 5,7127 % i 2012-niveau). Tillægget er ikke pensionsgivende.
Pointbaseret funktionstillæg
Teamlederne får yderligere et funktionstillæg baseret på forhold til personale-, budget- og indtjeningsan- svarsniveau.
Pointbaseret funktionstillægget ligger på 4.800 kr. årligt 2012-niveau for ét point og er ikke pensionsgivende.
Pointsystemet tager udgangspunkt i objektive forhold (antal medarbejdere, budgettal) og lægger ikke op til en vurdering af relevans og værdi af den enkeltes arbejde/arbejdsområde eller indsats.
Point allokeres som følger og er givet fra januar i det efterfølgende år, kravene er opfyldt.
▪ 1 point til mellemledere med op til 5 eller færre medarbejdere,
▪ 2 point til mellemledere med 5 til 9 medarbejdere,
▪ 3 point til mellemledere med 10 eller flere medarbejdere.
▪ Yderligere 1 point til mellemledere, som leder ledere.
Personaleansvar er baseret på gennemsnittet af Head Count (HC) i det forgangne kalenderår (summen af antal af HC i teamet pr. sidste dag i måneden divideret med 12). Head Count beregnes med udgangspunkt i, at:
▪ Ansatte på fuldtid (over 15 timer) tæller 100%
▪ Ansatte på deltid (15 timer eller mindre) tæller 50%
▪ Praktikanter over 15 timer tæller 50%
▪ Praktikanter på 15 timer eller mindre tæller 25%
3.9.2 Aktivitetsbudgetansvar
▪ 1 point til mellemledere, hvis det uddelegerede aktivitetsbudget er på 15 mio. kr. eller over. Budgettal inkluderer ikke løndele.
Ved fastlæggelse af indtjeningsansvarsniveauet skelner man mellem øremærkede midler og u-øremærket overskud. Budgettal inkluderer ikke tidsregisteringen.
▪ 1 point til mellemledere med et indtjeningskrav på 15 mio. kr. eller over op til 24.999 mio. kr.
▪ 2 point til mellemledere med et indtjeningskrav på 25 mio. kr. eller over.
▪ 1 point til mellemledere med et krav på et u-øremærket overskud på 5 mio. kr. eller over.
Med den erkendelse, at MS lønsystemet i nogle ganske særlige tilfælde i ganske enkelte fag ikke kan mat- che arbejdsmarkedet og den lønforventning, som potentielle relevante kandidater måtte have, ønsker ledel- sen at anvende et særligt tillæg – såkaldt rekrutteringstillæg.
Hverken Mellemlederne eller den øverste ledelse ønsker en generalisering af tillægget.
Med henblik på at sikre en begrænset antal af og gennemsigtig allokering af rekrutteringstillæg aftaler par- terne, at:
▪ Den øverste ledelse dokumenterer over for AC-tillidsrepræsentanten og Melleleder-repræsentanten problemet med at tiltrække den relevante kompetence ved enten en analyse af lønkrav/lønniveau for de
interviewede og kvalificerede kandidater eller ved lønbenchmark af markedet. Ledelsen foreslår rekrut- teringstillægsniveauet.
▪ AC-tillidsrepræsentanten og Mellemleder-repræsentanten godkender allokeringen af rekrutteringstillæg- get samt dets niveau.
▪ Begrænse antal at det tillæg til 5 % af antal overenskomsts ansatte.
Akademikerne finansierer en fælles frugtordning, som alle ansatte har adgang til. Bidraget svarer til 0,41 % af den samlede AC-lønsum.
Bortfalder frugtordningen, forhøjes MS-tillægget med et beløb svarende til 0,41 % af lønsummen på det på- gældende tidspunkt.
I henhold til den indgåede overenskomst mellem MS- og AC-organisationerne i 2008 er 1,44 % af lønsum- men afsat til oprettelse af en velfærdspulje bl.a. til støtte til frokostordning. Medarbejdernes bidrag til puljen udgør 0,64 % af lønsummen.
Bortfalder velfærdsordningen, forhøjes MS-tillægget med et beløb svarende til 0,64 % af lønsummen på det pågældende tidspunkt.
Akademikerne har adgang til faglig orlov ifl. reglerne angivet i afsnit 5.3. Specialkonsulenter har dog ikke ad- gang til faglig orlov.
Faglig orlov udgør 0,7 % af lønsummen. Ordningen med faglig orlov må ikke påvirke foreningens økonomi negativt (udover løndelen) – fx i form af reduceret dækningsbidrag. Hvis der er dokumenteret tab af dæk- ningsbidrag, skal Ledelsen forhandle en ordning med Tillidsrepræsentanten som afbøder dette forhold.
Ved opsigelse og hvis det ikke har været muligt for medarbejderen at afholde den optjente faglige orlov, kan værdien af den faglige orlov udbetales med et beløb svarende til halvdelen af den optjente faglige orlov.
Sidstnævnte gælder dog ikke i forhold til evt. udskudt faglig orlov.
4 Lokaleaftale om arbejdstidsregler
Der er d. 23. oktober 2018 aftalt følgende mellem tillidsrepræsentanterne og ledelse.
Aftalen afløser aftale om OVERARBEJDE, FLEKSTID OG AFSPADSERING I AADK af 1996 og sidst revide- ret i september 2012.
Medarbejdere i AADK er som udgangspunkt ansat til at løse de arbejdsopgaver, der ligger i jobbet inden for den normale arbejdstid (4.2.1) dvs. 37 timer om ugen eller det antal ugentlige timer, der fremgår af ansættel- seskontrakt eller senere aftaler. Hvis man er på deltid, inden for en standard uge (4.2.2).
Dette kan ikke altid lade sig gøre, og derfor har AADKs ledelse og medarbejderrepræsentanter indgået en aftale, der opsætter regler og kompensation for arbejdstid, herunder forskudt arbejdstid og overarbejde.
Aftalen har til formål at sikre AADK og medarbejderne den fleksibilitet, en moderne arbejdsplads og privat liv kræver, og som AADKs mission, målgruppe og opgaver fordrer. Den tager sit udgangspunkt i et fælles øn- ske om at tilrettelægge arbejdstiden, så der er balance mellem arbejde og fritid, og i en fælles erkendelse af, at samværet med og tilstedeværelse af kollegaer på arbejdspladsen både i arbejdssituationer og i sociale stunder (som eksempelvis frokost) er vigtige for den enkelte og for organisationens sammenhængskraft.
Hovedprincippet for tilrettelæggelsen af arbejdet er til enhver tid, at det er den enkelte medarbejders og teamlederens fælles ansvar, at den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid, inklusiv eventuel forskudt tid, udgør 37 timer eller det af ansættelseskontrakten fastlagt timetal, hvis man er på deltid, over en periode på 5 uger1.
De enkelte team aftaler en form, der sikrer en hensigtsmæssig planlægning og tilrettelæggelse af arbejdet og det nødvendige samarbejde mellem lederne og de enkelte medarbejdere/teams og evt. grupper af frivillige eller eksterne stakeholders. Den valgte model skal være dokumenteret, kendt og anvendt af alle medarbej- dere i teamet.
Afvigelser skal på forhånd aftales skriftligt mellem medarbejderen og lederen med kopi til HR. Formen for af- talen er underordnet (det kan være en mail fra lederen, en præcisering i ToR eller projektbeskrivelse eller - plan), men den skal som minimum indeholde:
▪ Årsag for afvigelsen
▪ Antal timer, det handler om
▪ Perioden, hvor timerne skal afspadseres
Dokumentationen for aftalen skal lægges i medarbejderens sag.
1 Under aftaleforhandlingen blev det diskuteret at vælge imellem kalendermåneden eller en periode på 5 uger. Det sidste sikrer en lige spredning over året, mens kalendermånedens varighed varierer fra måned til måned (kor- te/lange måneder og placering af weekenderne)
Registrering af arbejdstid, forskudt arbejdstid, overarbejde og afspadsering sker i et tillidsforhold imellem medarbejder og leder. Den enkelte medarbejder registrerer den daglige arbejdstid inkl. evt. kompensation for forskudt arbejdstid (4.2.3) eller overarbejde (4.2.4) med præcisering af kompensation i kommentarfeltet (se vejledning til registrering i CUBES). Registreringen godkendes hver måned af medarbejderens leder.
For alle AADK-medarbejdere gælder det, at den ugentlige arbejdstid er 37 timer eller det antal timer, der fremgår af ansættelseskontrakt eller senere skriftlige aftaler, hvis man er på deltid.
Normal arbejdstid foregår fortrinsvis i tidsrummet 08.00 - 17.00 i de dage, der er defineret som standarduge
(4.2.2) (herefter kaldet normal arbejdstid).
Dog gælder særlige regler for Specialkonsulenter, som i princippet selv er ansvarlige for at organisere deres arbejde inden for 37 timer om ugen.
AADK vil gerne skabe rammer, der tilgodeser mangfoldighed. Derfor åbner denne aftale mulighed for at afta- le forskellige standarduger, der passer med det individuelle behov, såfremt det ikke forhindrer individer i at løfte deres opgaver i samarbejde med deres stakeholders eller i at være en del af AADK-fællesskabet.
Almindeligvis tilbyder AADK standarduge A. Men medarbejderen kan ved ansættelsen, og såfremt det er forenelig med de roller og de opgaver den pågældende løfter, vælge en anden standarduge – benævnt standard uge B eller C i nedenstående eksempel. Ændring fra den ene til den anden standarduge kan alene ske på medarbejderens anmodning. Ændringen skal ske med én måned varsel ved udgang af måneden og skal være forenelig med de roller og de opgaver, den pågældende løfter.
I standarduge A er arbejdstiden fordelt på 7½ time mandag-torsdag og 7 timer fredag. Disse timer placeres inden for normal arbejdstid (4.2.1)2.
I standarduge B – eksempelvis – er arbejdstiden almindeligvis fordelt på 7½ time mandag-torsdag og 7 timer søndag. Disse timer placeres inden for normal arbejdstid (4.2.1).
En standarduge C kunne eksempelvis indebære en fordeling af arbejdstid over fire dage med 2 dage på 9,5 timer og to dage på 9 timer.
Fastlæggelsen af standarduge aftales indbyrdes mellem ledelsen (eller dens repræsentant) og tillidsrepræ- sentanter på anmodning af medarbejderen og skal til enhver tid leve op til denne aftale. Eksempelvis vil alle typer af standarduger oppebære princippet om fleks- og fikstid (4.2.7) og normal arbejdstid (4.2.1), dog vil fikstid blive tilpasset de arbejdsdage, den aftalte standarduge indeholder, og den normale arbejdstid vil blive tilpasset de aftalte arbejdsdages varighed.
AADK er en organisation, som arbejder med mange eksterne grupper (eksempelvis frivillige, stakeholders og samarbejdspartnere). Det er derfor det en del af AADKs DNA og anses som normalt, at aktiviteter foregår uden for normal arbejdstid (4.2.1) og standard uge (4.2.2).
For en række roller i AADK vil almindelige aktiviteter medføre forskudt arbejdstid, dvs. arbejdstid uden for den normale arbejdstid (4.2.1) 08.00 - 17.00 eller uden for standarduge (4.2.2), da der vil være møde- eller kursusaktiviteter eller andre arbejdsopgaver, der kræver medarbejderens tilstedeværelse og deltagelse.
Der er tale om forskudt arbejdstid, når arbejdstid er pålagt og aftalt mellem leder og medarbejder på for- hånd med en klar henvisning til den opgave, der er årsag til den forskudte arbejdstid. Forskudt arbejdstid ud- løser kompensation (4.3.1 eller 4.3.2)
Der er ikke tale om forskudt arbejdstid, når medarbejderen selv vælger at lægge sit arbejde uden for normale arbejdstid, selv om det er aftalt med sin leder.
Forskudt arbejdstid adskiller sig fra overarbejde (4.2.4) ved at ligge inden for det timetal, den normale ar- bejdstid (4.2.1) foreskriver, men forskudt for standardugen (4.2.2)
I de tilfælde, hvor det er umuligt at udføre de pålagte arbejdsopgaver inden for en arbejdsuge på 37 timer i gennemsnit over en periode på fem (5) uger, er der tale om overarbejde.
Der er tale om overarbejde, når det er pålagt af - eller aftalt mellem leder og medarbejder på forhånd med en klar henvisning til den opgave, der er årsag til overarbejdstid. Overarbejde udløser kompensation (4.3.3)
Der er ikke tale om overarbejde men om merarbejde (4.2.5), når medarbejderen selv vælger at arbejde mere end 37 timer i gennemsnit over en periode på fem uger.
Dog gælder det for Specialkonsulenter, at AADK ikke dækker for overarbejde, men betragter et gennemsnit på 40 timer om ugen over 3 måneder som normen.
2 Alle eksempler er angivet med udgangspunkt i en fuldtidsansættelse. Deltidsansatte vil have forhold svarende til deres aftalte antal arbejdstimer.
Merarbejde defineres som de timer, der ligger over 37 timer eller det antal timer, der fremgår af ansættelses- kontrakt eller senere aftale, som ikke er pålagte og derfor hverken kan defineres som forskudt arbejdstid (4.2.3) eller overarbejde (4.2.4). Se også afsnittet om fiks og flekstid (4.2.7). Merarbejde udløser ikke kom- pensation.
Timer der er blevet akkumuleret i forbindelse med forskudt arbejdstid (4.2.3), eller overarbejde (4.2.4), be- nævnes kompensationstid
4.2.7 Flekstid og Fikstid (inden for standarduge)
Inden for tidsrummene kl. 08.00-10.00 og kl. 15.00-17.00 kan den enkelte medarbejder i vid udstrækning selv tilrettelægge sin arbejdstid, med mindre der foreligger en anden aftale. I disse tidsrum er der flekstid i AADK
Tidsrummet mellem kl. 10.00 og 15.00 er fikstid, hvor den enkelte medarbejder forventes at være på arbejde. At være på arbejde defineres som værende i gang med at udføre sine opgaver (på kontoret, hjemme efter aftale med lederen, på tjenesterejse eller til møde).
Afspadsering finder sted inden for den normale arbejdstid (4.2.1) og standarduge (4.2.2) med henblik på at afvikle merarbejde eller kompensationstid (4.3.2 og 4.3.3).
4.3.1 Tillæg for forskudt arbejdstid
Medarbejdere, for hvem visse dele af arbejdet strukturelt ligger uden for normal arbejdstid (4.2.1) eller stan- darduge (4.2.2), og som derfor regelmæssigt har forskudt arbejdstid (4.2.3), kompenseres med et tillæg for forskudt arbejdstid og registrerer sin arbejdstid én-til-én, når hun/han arbejder uden for normal arbejdstid (4.2.1) eller standarduge (4.2.2).
Strukturelt forskudt arbejdstid dækker de stillinger/roller, som i gennemsnit indebærer at arbejde én aften hver anden uge eller en dag om måned i weekend (eller begge).
Som eksempler kan der nævnes løbende arbejde med volontører eller aktivister, kursusfacilitering om afte- nen eller i weekenden, informationsaktiviteter uden for normal arbejdstid eller internationale møder med del- tagere fra lande med stor tidsforskel.
Tillægget udgør 2,1 % af lønnen for forskudt arbejdstid (4.2.3) om aftenen, og 1,85% af lønnen for forskudt arbejdstid (4.2.3) i weekend. Beregningen er baseret på den gennemsnitlige forskudte arbejdstid, som er brugt som kriterie til allokering af tillægget (se forrige afsnit). Løndele beregnes på basis af alle løndele og er pensionsberettiget.
Tildeling af tillægget aftales ud fra opgaver og sker i overensstemmelse med tillidsrepræsentanten for den berørte medarbejderkategori og varer så længe, at medarbejderen udfylder en sådan rolle.
I tilfælde af afvigelser på reel forskudt arbejdstid (4.2.3) over 6 måneder, som ligger 20 % over eller under den forskudte arbejdstid, der danner grundlag for aftalen, skal tillidsrepræsentant og ledelsen (eller dens re- præsentant) aftale en tilpasning af den pågældendes rolle eller den aftale.
4.3.2 Kompensation for forskudt arbejdstid
I alle andre tilfælde end de nævnte i afsnit om Xxxxxx for forskudt arbejdstid (4.10), hvor en medarbejder er pålagt forskudt arbejdstid (4.2.3), vil medarbejderen blive kompenseret med 50% (1:1½) for de pålagte timer uden for normal arbejdstid (4.2.1) eller standard uge (4.2.2). Kompensationen udmøntes i kompensationstid (0)
Det betyder eksempelvis, at en medarbejder, der bliver pålagt at deltage 3 timer i et aftenmøde mellem kl. 18 og 21, kompenseres efterfølgende med 1½ times kompensationstid (se under punkt 0), selv om arbejds- timerne ligger inden for en 37 timers arbejdsuge (for en fuldtidsansat),
4.3.3 Kompensation for overarbejde
I de tilfælde, hvor det viser sig at være umuligt at udføre de planlagte arbejdsopgaver inden for normal ar- bejdstid (4.2.1) i gennemsnit over en periode på 5 uger, er det medarbejderens ansvar at gøre opmærksom på situationen over for sin leder.
De to skal derefter i fællesskab prioritere, i hvilken rækkefølge opgaverne skal løses, hvis det skal gøres in- den for det normale arbejdstid (4.2.1), eller hvorvidt der skal være tale om pålagt overarbejde (4.2.4) med ef- terfølgende kompensation.
Når der er tale om overarbejde (4.2.4), ydes en kompensation på 50% (1:1½) for timerne. Kompensationen udmøntes i kompensationstid (0).
Det betyder, at en medarbejder, der eksempelvis pålægges overarbejde (4.2.4) på 3 timer, efterfølgende har ret til 1½ times kompensationstid (0).
Når der er tale om overarbejde (4.2.4), skal der samtidig ske en planlægning, således der reelt er mulighed for at afspadsere det optjente merarbejde (4.2.5) og kompensationstid (0) inden for en overskuelig fremtid – sædvanligvis 2 måneder.
Fleks betegner de arbejdstimer, plus den optjente kompensationstid (0), der ligger ud over den ugentlige ar- bejdstid på 37 timer eller det antal timer, der fremgår af ansættelseskontrakt eller senere skriftlige aftaler.
Den enkelte medarbejder må maks. have en fleks svarende til 2 ugers arbejde (f.eks. 74 timer for fuldtids ansatte).
Hvis en medarbejder nærmer sig loftet på 2 ugers fleks, skal den direkte leder og medarbejderen på forhånd indgå en skriftlig aftale om afspadsering eller evt. udbetaling i det omfang, der er budgetmæssige rammer til det. Afspadsering skal i hovedreglen ske i nærmeste fremtid og normalt indenfor 2 måneder. Hvis der ikke er lavet nogen aftale, vil timerne ud over de 74 – for deltidsansatte et timetal svarende til 2 ugers arbejde - blive slettet uden varsel.
Når der er indgået en aftale om efterfølgende afspadsering, skal registreringen af denne afspadsering ske som beskrevet i vejledning til registrering i Cubes.
4.5 Regler ved specielle arrangementer
4.5.1 Uddannelse og kompetenceudvikling
Deltagelse3 i seminarer/workshops/konferencer/kurser som led i kompetenceudvikling, udløser normalt ikke afspadsering, dvs. at tiden er betalt af medarbejderen selv, medmindre andet er aftalt.
Deltagelse i fyraftensmøder og faglige møder udløser ikke afspadsering. Disse møder tilrettelægges normalt, således at den enkelte medarbejder “investerer” sin egen tid i arrangementet.
4.5.2 Rådsmøder og andre AADK-arrangementer:
Regelsæt der dækker følgende 2 grupper af medarbejdere:
1. Medarbejdere, der har arbejdsopgaver i forhold til arrangementets gennemførelse kompenseres efter- reglerne beskrevet i kapitlerne Error! Reference source not found. (kap. 4.2) og Kompensationer (kap.4.3)
2. Medarbejdere, som deltager af interesse, investerer egen tid.
4.6 Regler for arbejdstid og tidsregistrering ifm. tjenesterejser
Følgende regler gælder ved tjenesterejser.
▪ Den forventede arbejdstid på tjenesterejser indikeres i TOR for rejsen og godkendes sammen med TOR.
▪ Den samlede registrerede arbejdstid per uge (mandag til og med søndag) per tjenesterejse kan ikke overstige 60 timer.
▪ Rejsetid registreres som arbejdstid men kan maximalt registreres med 8 timer pr. døgn.
▪ Der kan maksimalt registreres 10 arbejdstimer pr. døgn på hverdage.
▪ Arbejdstid i weekender kan maksimalt registreres med op til 7,5 timer pr. dag. Weekend defineres ud fra medarbejderens standarduge (4.2.2).
▪ Normalt indregnes repræsentative opgaver, måltider m.m. ikke i arbejdstiden.
▪ Timeforbrug på en tjenesterejse skal dokumenteres og uddybes i kommentarboksen i tidsregistrerings- systemet. Udskrift af den periode, der dækker tjenesterejsen, vedlægges rejseafregningen.
▪ For deltidsansatte afregnes arbejdstiden i overensstemmelse med TOR og efter gældende regler. I sær- lige tilfælde kan der efter udtrykkelig aftale med den pågældende leder ske afvigelser fra TOR.
4.7 Udbetaling af time-/dagpenge
I forbindelse med arbejde væk fra det normale arbejdssted er der kompensation i forhold til merudgifter, som medarbejderen må have i den anledning.
Her gælder følgende regler:
1. Udgifter ifm. retræte afholdes af AADK, og der ydes ikke time-/dagpenge til den enkelte medarbejder.
2. Ifm. deltagelse i endagsarrangementer i Danmark refunderes udgifter til mad efter regning i forbindel- se med rejse.
3. Deltagelse i flerdagesarrangementer i Danmark og tjenesterejser i Europa og oversøiske rejser med- fører udbetaling af time-/dagpenge efter Finansministeriets regler og svarende til 75 % af Finansmini- steriets satser.
3 Der er tale her om deltageres vilkår. Xxxxxx facilitator og trænere er dækket af vilkår beskrevet i forrige afsnit.
4.8 Revidering af og ændringer i den nuværende aftale
Aftalen kan med tre måneders varsel på anmodning af en af parterne tages op til revision i Samarbejdsud- valget, som er myndig til at foretage ændringer.
Tillægget for forskudt arbejdstid (4.3.1) tages op til revision i sidste kvartal 2019. HR er ansvarlig for at igangsætte evalueringen.
5 Ferie, fridage og fravær (ifl. lov, national overenskomst, husaftaler og AADK-politikker)
Man optjener løn under ferie, og der udbetales et ferietillæg på 1,5 % sammen med lønnen for april måned.
I forhold til ferie henvises der til ferieloven og statens overenskomst: Medarbejderen optjener 25 feriedage og 5 feriefridage med løn om året. Og Medarbejdere har ret til 25 dages ferie hvert år, uanset om ferien er op- tjent med fuld løn eller ej; for medarbejdere, der skal betale deres egne feriedage, fratrækkes lønnen med 4,8% af den månedlige løn pr. dag.
I overensstemmelse med ferieloven har Medarbejderen ret og pligt til at holde 3 uger ferie i hovedferieperio- den (1. maj – 30 september); Medarbejderen kan dog bede om undtagelse, hvis der ligger en fast plan om at holde ferie uden for den periode, og planen hænger sammen med Medarbejderens opgaver.
I tilfælde af at Medarbejderen bliver syg efter at have startet sin ferie, har Medarbejderen ret til kompensation for sygedagene i form af ny ferie, der svarer til det antal forhindrede feriedage.
I tilfælde af at man bliver forhindret i at afholde alt sin ferie, kan en fuldtidsansat ansøge om at få op til 5 da- ge ferie plus 5 ekstra feriefridage overført til det følgende år. Dog gælder den grænse ikke for Medarbejdere, som har være forhindret i at holde ferie pga. længere orlov eller sygedom.
Lørdage, søndage, alle officielle danske helligdage, samt 1. maj, grundlovsdag og alle hverdage mellem jule- og nytårsaften er fridage.
Der gives desuden fri efter følgende regler:
▪ Flytning: 1 dag
▪ Dødsfald, begravelse el. alvorlig sygdom i nærmeste familie: efter aftale (som regel 1-3 dage) afhængig af geografisk afstand
▪ Eget bryllup/sølvbryllup: 3 dage
▪ Prøver og eksamen ifm. med godkendt uddannelsesforløb: 2 dage
5.3 Faglig orlov (National overenskomst)
Formålet med faglig orlov er at sikre relevante faglig opkvalificering, mulighed for fordybelse i særlige pro- blemstillinger og forøget trivsel for den enkelte medarbejder.
Den faglige orlov optjenes løbende, således at man som medarbejder er berettiget til at afholde 2 ugers fag- lig orlov med løn efter 3 års ansættelse. Efter yderligere 3 års ansættelse er man igen berettiget til at afholde 2 ugers faglig orlov osv.
Udgangspunktet er, at faglig orlov skal afvikles det år, hvor medarbejderen er berettiget til at afholde orloven. Hvis en medarbejder og leder er enige om, at orloven – eller dele af den - skal udskydestil det følgende år af hensyn til planlægning i teamet og/eller det konkrete indhold, kan dette dog aftales. Faglig orlov kan ikke ud- skydes i mere end et år og en evt. udskydelse udsætter ikke næste 3 års optjening.
Tidsrammer og indhold (hvis muligt) for faglig orlov aftales i forbindelse med MUS-samtale, som dækker det år, hvor medarbejder skal afholde faglig orlov, således at det indarbejdes i årsplanen. Dette skal ske for at sikre en planlægningsmæssig sammenhæng mellem faglig orlov og øvrige arbejdsopgaver, ferie mm. De af- talte tidsrammer skal fremgå af tilbagemelding til HR efter afslutning af MUS samtalerne (seneste ved ud- gangen af januar måned det år, hvor faglig orlov skal afholdes).
HR og TR udarbejder procedure som skal understøtte denne planlægning
Aftalen om den konkrete faglige orlov skal dække et samlet planlagt forløb, men i de tilfælde hvor medarbej- der og leder vurderer, at det er hensigtsmæssigt af tidsmæssige årsager at opdele orloven, fx ved deltagelse i et kursusforløb, er det muligt.
I forbindelse med planlægning af faglig orlov skal der samtidig aftales, hvilken form for videndeling der efter- følgende skal finde sted i forhold til leder og kollegaer i sekretariatet.
Faglig orlov kan kun afholdes, mens man er ansat i MS og kan ikke konverteres til ferie eller løn (se dog næ- ste punkt).
Hvis en ansat siger op eller siges op, afvikles faglig orlov i udgangspunktet i opsigelsesperioden.
5.4 Barsels-, fædre og forældreorlov
Der henvises til statens regler, som AADK følger.
5.5 Sygdom (inkl. kronisk og langtidssygdom) (Loven og AADK-politikker)
I tilfælde af sygdom skal Medarbejderen straks rapportere det til sin direkte leder pr. SMS eller tlf. samt angi- ve, hvornår man regner med at være tilbage og, hvis muligt, de aktiviteter, lederen skal sørge for at følge op
på (møder, arrangementer o.l.). I AADKs sygefraværspolitik står det beskrevet, hvordan organisationen støt- ter en syg medarbejder med løbende omsorgssamtaler og fastholdelsesplan/mulighedserklæring, der hjæl- per Medarbejderen med at komme tilbage til sit arbejde. Særlige regler gælder for virksomhedspraktikanter og løntilskudsansatte. Velvære er et centralt element i AADKs politik for at forhindre fravær.
5.6 Barns sygdom og omsorgsdage (Overenskomst)
Medarbejdere har ret til at holde op til 2 dages barn syg (delvis eller fuldt) for at tage dig af sit syge barn un- der 18 år, når det er nødvendigt, og når arbejdsvilkårene tillader det. Barnet skal bo hos Medarbejderen. Den
2. fraværsdag er dagen efter den 1. dag, uanset om det er en arbejdsdag eller en fridag.
Medarbejdere har ret til 2 årlige omsorgsdage pr. barn frem til og inklusive året, hvor barnet bliver 7 år. Om- sorgsdage kan afholdes som halve eller hele dage og kan ikke overføres til året efter.
Medarbejderen har mulighed for at ansøge om 6 måneders plejeorlov for at tage sig af et alvorligt sygt fami- liemedlem. Medarbejderen modtager et vederlag fra sit familiemedlems kommune.
Man kan læse mere på xxx.Xxxxxx.xx herom.
Hvis Medarbejderen skal opsige sit arbejde for at tage sig af sit alvorligt syge barn, kan Medarbejderen søge om kompensation fra kommunen svarende til sygedagpenge, man ville have ret til, hvis man selv blev syg.
Det aftales i forbindelse med åremålsansættelsesaftalen for akademikere, at ledelsen har fokus på karriere- udvikling under hele ansættelsesforløbet og især de sidste 2 år i åremålsansættelsesperioden:
▪ Drøftelser om karriereudvikling integreres i GRUS/MUS-cyklus.
▪ Ledelsen bakker så vidt muligt medarbejdernes karriereudvikling op i løbet af de sidste to år med rele- vante aktiviteter og tiltag.
Der er allokeres i forbindelse med OK-2018 lokal overenskomst en Karriereudviklingspulje på 66.023 kr. for et fuldt år. Evt. udstående beløb ved årets afslutning hensættes til efterfølgende år.
Efterreguleringen af puljen vil fra den næste overenskomstperiode (2021-2023 og derefter) følge den lønud- vikling, der aftales mellem staten og centralorganisationer ved de gældende overenskomster.
Både i 2019 og 2020 bliver karriereudviklingspuljen forøget med 38.103 kr., så puljen ligger på 104.126 kr. Forøgelsen tager udgangspunkt i ubrugte midler i 2018, da karrierepuljen først vil blive igangsat i 2019.Tilsvarende vil karriereudviklingspuljen blive tilføjet yderligere 9.526 kr. i 2021.
Parterne er enige i at forsøge at bruge den næste overenskomstperiode (2021-2023) og de midler, der vil være til forhandling heri, til at sikre, at Karriereudviklingspuljen når et niveau svarende til 110.000 kr. pr. år.
6.3 Ejerskab og prioritering af Karriereudviklingspulje
Karrierepuljen forvaltes af SU, hvor midlerne fordeles i enighed mellem A- og B-side.
Fordelingen af karrierepuljemidler mellem ansøgere fordeles ved ’forhandling’ og ud fra en fælles forståelse af, at der tages et rimeligt hensyn til at tilgodese de forskellige medarbejdergrupper. Forhandlingen tager ud- gangspunkt i følgende kriterier:
▪ At kunne tilgodese flest mulige medarbejdere.
▪ Prioritere i forhold til de forskellige medarbejdergruppers (HK/AC) størrelse.
▪ Prioritere medarbejdere der skal på pension inden for de næste fem år i videst muligt omfang.
▪ Se på mulighederne for at allokere kompetenceudvikling i stedet for karriereudvikling i det omfang, at medarbejderens ønsker og MS’ organisatoriske behov matcher hinanden.
6.4 Karriereudviklingspuljens allokeringsproces
Medarbejderne kan søge puljen til bla. at gennemføre en kompetencegivende aktivitet (f.eks. målt i antal ECTS-point), der understøtter deres karriere inden eller uden for MS.
I modsætning til det almindelige kompetenceudviklingsbudget vil aktiviteter alene skulle tilgodese medarbej- derens interesse.
Grundet den enten gratis eller lave kursusudgift for HK-gruppen vil puljen kunne bruges til at dække HK- lønudgifter svarende til den tid, medarbejderen deltager i aktiviteten (øvrige tid såsom læsning eller opgave- skrivning vil ikke kunne dækkes af puljen; eksamenstid vil være dækket af alment lønbudget ifølge gældende regler) med henblik på at frigøre den tid, HK-medarbejderen har brug for til kurset.
Medarbejdere, der kan opnå pension inden for 5 år, kan søge puljen til at dække den tid eller de aktiviteter, der skal til, med henblik på at forberede den nye fase i livet.
Ansøgningen kan opstå som supplement til, eller uafhængig af, den almene kompetenceudviklingsproces.
Ansøgninger kan modtages:
▪ For ACerne i forbindelse med den anden faglige orlov, som normalt falder i det 6. år i ansættelsesperio- den;
▪ For HKerne efter 5 år i organisationen og hver femte år.
▪ For medarbejdere, der kan opnå pension inden for 5 år, ved pågyndelses af 5 års perioden og frem Processen og ansøgningerne administreres af HR, mens Samarbejdsudvalget foretager prioriteringen.
6.5 Teamlederes kompetenceudvikling
MS etablerer og vedligeholder en standard kompetenceprofil for Mellemledere. Kompetenceprofilen indehol- der både HR-administrativt og personaleledelseskundskab.
Der etableres kompetenceudviklingsplaner for såvel hele gruppen som den enkelte. Udgangspunktet for etablering af denne plan er den enkelte leders nuværende kompetenceniveau og standard kompetenceprofi- len. Kompetenceudviklingsplanen skal sikre, at mellemlederne har kompetence til at udfylde deres rolle.
Planen bliver præsenteret til Samarbejdsudvalget og indgår i den årlige prioriteringsproces (jf. kompetence- udviklingspolitik)
Ved tiltrædelse af nye mellemledere etableres ligeledes en individuel kompetenceudviklingsplan.
7 Overenskomst om Balance mellem privatliv og arbejdsliv
7.1 Fleksibilitetsordning ift. medarbejderes særlige, private situationer
Parterne er enige om at tilgodese medarbejdere, hvis livsfase kræver en særlig indsats i deres privatliv og hermed tilpasning af deres arbejdstid og/eller byrde, ved at skabe den nødvendige fleksibilitet, såfremt det kan harmoniseres med opgaveorganisering (i eller uden for teamet).
Der kan f.eks. være tale om medarbejdere, der i en periode skal drage omsorg over for et familiemedlem, el- ler som gerne vil arbejde deltid til at gennemføre studier, trappe ned ifm. alderen eller andre private årsager til ønske om ekstra fleksibilitet, eller som vil holde orlov til at prioritere et personligt projekt.
Aftalen indgås på anmodning af medarbejderen til lederen og HR. Aftalen udvikles i fællesskab og præcise- rer omfang og perioden for arbejdstilpasningen.
Lederen er ansvarlig for at overvåge om et sådan behov opstår og omgående at håndtere den.
HR sikrer formidlingen af de muligheder, der kan ligge i en sådan ordning, både over for medarbejdere og ledere (inSight, on-boarding, lederinformation mm). Ledelsen sikrer regelmæssigt, at Teamlederne har viden om de muligheder, der er til rådighed under denne ordning.
7.2 Balance mellem privat- og arbejdsliv
Parterne er enige om at sikre den bedste mulig balance mellem privat- og arbejdsliv, så der tages hensyn til arbejdsopgaverne i teamet og den enkeltes private liv. Dette skal ske ved en løbende dialog mellem medar- bejder, teamet og dens leder. Monitorering af trivsel og formidling af de muligheder, der er til rådighed enten ved husaftaler, fælles overenskomst eller loven er ledelsesansvar. Den direkte teamleder er særlig ansvarlig for at overvåge og sikre balance i sit team.
Mulighederne inkluderer bl.a.:
▪ Adgang til deltid.
▪ Fleksibilitet ift. arbejdsstedet (arbejde et andet sted end kontoret; hjemme eller tilsvarende).
▪ At medbringe egne børn på arbejde, når de ikke kan være på institutionen eller passes på anden vis.
▪ Øvrige ordninger fraværsordninger som bl.a. barns sygedage og omsorgsdage.
▪ Tilpasning af tjenesterejse, så planlægning tager hensyn til private forhold.
HR er ansvarlig for formidling af muligheder og ansvar herom, over for både medarbejdere og ledere, så alle uanset anciennitet eller position i organisationen er informeret om regler, praksis og procedurer.
Ledelsen sikrer, at teamledere er opdateret og kompetente til at sikre bedst mulige balance mellem privat- og arbejdsliv.
Medarbejdere på åremålsansættelse, som fylder 60 år i deres ansættelsesperiode, tilbydes en fastansættel- se i MS, når deres åremålsansættelse udløber. Accepten af dette tilbud fører til frafald af åremålstillægget på 6,5 %.
Ledelsen har mulighed for at tilbyde de medarbejdere, som er på åremålsansættelse og er fyldt 60 år i deres ansættelsesperiode, en ny åremålsansættelse på en varighed, som er bestemt af ledelsen.
Der er mulighed for at indgå aftale om nedsat arbejdstid med tilsvarende nedgang i løn. Ved nedsat arbejds- tid på 30 timer eller derover bibeholdes fuld pensionsindbetaling. Aftale om nedsat arbejdstid kan indgås fra det af medarbejderen fyldte 60. år. Dette gælder både medarbejdere ansat på AC-overenskomst og på HK- overenskomst
1. HR Management - ansvarsfordeling oversigt
Ansvarsfordelings tabel
Personaleleder (teamleder) | LT | HR/OE/Finance |
Ressource management | ||
Team organisering | Sparring | HR: Sparring |
Identifikation af personale behov (antal årsværk, funkti- oner & roller, kompetencer) | Beslutning vedr. stillings- oprettelser | HR: Sparring |
Personale budgettering (i samarbejde med HR/Finance), opfølgning og tilpasning | Fastsættelse af rammen for udfaktureringsniveau Godkendelse (bestyrel- sen) beslutninger vedr. afvi- gelser | HR: Beregning af stillingsom- kostningen, personelbudget- model – modtager af god- kendt budget Finance: Kontrol og support |
Job design, profildefinition, rekruttering, indstilling | Godkendelse af indstillin- ger (for ”fast ansatte”; øvrige ansættelse mana- ged af HR) | HR: Sparring – modtager JD og aftaler og sikrer, at perso- naleadministration – under- støtter bedst praktisk |
Personale ledelse | ||
Målsætning ▪ Formidle fælles mål mhp. at skabe fælles og indi- viduel forståelse ▪ Sikre implementering i teamet (implementerings- planen) ▪ Sætte individuelle mål ▪ Sikre de nødvendige ressourcer ▪ Opfølgning, omprioritering, sparring ▪ Evaluering | Sætter overordnede mål for teamet Sparring Opfølgning via OE | HR: Modtager aftaler og MoM – understøtter bedst praktisk |
Invitere, holde og følge op på personalesamtaler – sikre trivsel og performance ▪ 3 måneders samtaler ▪ Omsorgssamtaler og langtids fraværssamtaler (i samarbejde med HR) ▪ GRUS – MUS ▪ Vanskelige samtaler (i samarbejde med HR) ▪ Fratrædelsessamtaler | Sætter overordnet ramme (Politiker) Informeres om situationen og evt. outcomes Deltager i GRUS Deltager i MUS ”on De- mand” | HR: Informerer TL om nød- vendige samtaler - modtager aftaler og mødereferat (inkl. GRUS- og MUS-referat) – understøtter bedst praktisk |
Kompetence udvikling – sikre medarbejders udvikling ▪ job design ▪ kompetenceudviklingsbehovsanalyse og indstillinger ▪ planlægning af faglige orlov ▪ opfølgning og implementering af aktiviteter ▪ evaluering | Godkendelse af indstillin- ger inden for ramme aftalt med SU (implementering uddelegeret til HR) | HR modtager indstillinger fra teamlederne, konsoliderer indstillinger (med evt. kvalifi- cering) og administrere be- slutningen (information, op- følgning, budgetadministrati- on) samt sikre evaluering – Modtager evalueringer |
Karriereudvikling ▪ Medvirker til Karriereafklaring ▪ Understøtter de aftalte karriereudviklingsplaner | Sparring med medarbej- deren og mellemlederen. Træffer beslutning | HR: Sparring - HR: Modtager aftaler og MoM – understøtter bedst praktisk |
Arbejdstid feriegodkendelse og overførsler fleks-aftaler (inden for budgettet) | Sætter overordnet ramme | HR: Modtager aftaler og sikre, at Teamlederne har overblik over status – understøtter bedst practice |
Xxxxx – Godkendelse af planer | Sætter overordnet ramme (Politiker) | HR: Rådgiver medarbejderen - Modtager aftaler og sikre, at Teamlederne har overblik over status |
Øvrige personalerelaterede opgaver | ||
Sikre det fysiske og psykiske arbejdsmiljø, som skaber trivsel og performance (på det fysiske: i samarbejde med OS/IT, på det psykise i samarbejde med HR) | Sparring – relation til TRs | HR: Sparring – foretager APV og lign. undersøgelse – rela- tion til SU og Arbjedsmiljøud- valget |
Sikre respekt af MS’ HR standard og politikker Koordinering med HR og sikre sags documentation | HR: Teamleders kompeten- ceudvikling - Rådgivning og sparing | |
Godkendelse af rejseaktiviteter | Sætter overordnet ramme (Politiker og org. målsæt- ning 7) | NA |
HRs opgave for at understøtte best practice inkluderer:
- Temalederes kompetence udvikling
- Støtte til teamlederen under processen
- Overvågning af, at lovgivning, regler, AADKs politiker og HR-standarder er respekteret
- Vedligeholde/tilpasse systemer og processer