Sikring af bæredygtigt træ i offentlige aftaler om vare- indkøb, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder

Sikring af bæredygtigt træ i offentlige aftaler om vare- indkøb, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder

Vejledning

2014

Titel:

Sikring af bæredygtigt træ i offentlige aftaler om vareindkøb, tjenesteydelser og bygge- og anlægs- arbejder. Vejledning.

Udgiver:

Naturstyrelsen Xxxxxxxxxxx 00

2100 København Ø xxx.xxx.xx

År:

1

2014

Indhold

1. Indledning 4

1.1 Formål 4

1.2 Vejledningens forhold til cirkulæret 4

1.2.1 Anvendelsesområde 4

1.2.2 Definitioner og produktafgrænsning 5

1.2.3 Forpligtelser 5

1.2.4 Ikrafttrædelsesbestemmelser og overgangsbestemmelser 6

2. Bæredygtigt træ 7

2.1 Hvad er bæredygtig skovdrift og bæredygtigt træ? 7

2.2 Hvorfor købe bæredygtigt træ? 8

2.3 Kombination med andre hensyn 9

3. Større kontrakter (tilbudsloven og EU-udbud) 10

3.1 Identifikation af behov, ressourcer og markedspotentiale 11

3.1.1 Planlægning og dialog 11

3.1.2 Markedsvurdering 12

3.1.3 Bygherreleverance 12

3.2 Kravspecifikationer om ”bæredygtigt træ” 12

3.2.1 Få styr på termerne! 13

3.2.2 Mindstekrav om dokumenterbart bæredygtigt træ - generelt 15

3.2.3 Begrænset mindstekrav om bæredygtigt træ i træprodukter 16

3.2.4 Funktionskrav - fokus på træets egenskaber og anvendelsesmuligheder 18

3.2.5 Øvrige forhold i udbudsmaterialet 18

3.3 Udvælgelseskriterier og evt. udelukkelse af tilbudsgivere 19

3.3.1 Udvælgelseskriterier 19

3.3.2 Udelukkelse af tilbudsgivere 20

3.4 Invitation til afgivelse af tilbud 20

3.5 Evaluering af tilbud og tildeling af kontrakt 20

3.6 Opfølgning på kontrakt 21

4. Mindre kontrakter og aftaler 24

4.1 Generelle regler for offentlige indkøb 24

4.2 Statslige udbud og indhentninger af tilbud 25

4.3 Statslige ordrer uden udbud eller indhentning af tilbud 25

5. Dokumentation og kontrol 27

5.1 Grundprincipper for dokumentation for bæredygtigt træ 27

5.2 Hvad skal dokumentationen for bæredygtigt træ give oplysning om? 27

5.2.1 Sporingen af træet 28

5.2.2 Standarden for skovdriften 28

5.3 Certificering 29

5.3.1 Certificering af produkter vs. leverandører 30

5.3.2 Produktmærkning og certificeringskoder på faktura eller følgeseddel 30

5.3.3 Den brudte certificeringskæde 31

5.3.4 Projektcertificering 31

5.4 Anden dokumentation end certificering 31

5.5 Hvornår kan der kræves dokumentation? 32

5.5.1 Udvælgelsesfasen 32

5.5.2 Kontraktudøvelsen 32

5.5.3 Kontraktafslutning 34

5.6 Kontrol med dokumentation, herunder vurdering af uafhængig tredjepart 34

6. Termer og definitioner 36

6.1 Træ 36

6.2 Træprodukter 36

6.3 Bæredygtigt træ 36

6.3.1 Bæredygtigt produceret træ 36

6.3.2 FLEGT-træ 38

6.3.3 Genbrugstræ 38

6.3.4 Lovligt fældet træ 39

7. Teksteksempler 40

7.1 Kravspecifikationer og dokumentation – større kontrakter 40

7.2 Kravspecifikationer og dokumentation – mindre kontrakter 41

7.3 Udvælgelseskriterier 42

7.4 Udelukkelse af tilbudsgiver 42

1. Indledning

1.1 Formål

Formålet med denne vejledning er at gøre det lettere for offentlige indkøbere at sikre sig bæredyg- tigt træ i aftaler om vareindkøb, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder. Offentlige indkøbere kan derigennem bidrage til at fremme bæredygtig skovdrift. Vejledningen er møntet på al slags træ, herunder både tropisk og ikke tropisk træ.

Sammen med cirkulære om sikring af bæredygtigt træ1 (i det følgende kaldet ”cirkulæret”) er vej- ledningen samtidig et redskab til udmøntning af regeringsbeslutningen om sikring af bæredygtigt træ i staten. Denne lyder:

"Regeringen vil sikre, at der indkøbes dokumenterbart bæredygtigt træ og træbaserede varer i staten samt ved brug af træ til statslige bygge- og anlægsarbejder".2

Vejledningen afløser Naturstyrelsens tidligere udgivne vejledninger om offentligt indkøb af lovligt og bæredygtigt træ.

1.2 Vejledningens forhold til cirkulæret

1.2.1 Anvendelsesområde

Cirkulæret fastlægger de nærmere regler om sikring af bæredygtigt træ i statens aftaler om vareind- køb, tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver, hvori indgår køb eller brug af træprodukter (§1). Det gælder for samtlige ministerier og andre statslige institutioner under ministrenes instruktions- beføjelser, og de omfattede institutioner er selv ansvarlige for gennemførelsen af cirkulærets be- stemmelser, herunder organisering af indsatsen (§2).

Afgrænsningen betyder, at alle ministeriers departementer er omfattet af cirkulæret og tillige de statslige institutioner, der er underlagt ministerens instruktionsbeføjelser i anliggender af relevans for cirkulæret, dvs. aftaler om vareindkøb, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, hvori ind- går køb eller brug af træprodukter. En institution vil således i udgangspunktet være omfattet af cirkulæret, hvis den i sådanne anliggender er underlagt ministerens instruktionsbeføjelse, selvom den i sit faglige virke måtte agere i uafhængighed af ministeren (som fx domstole og nævn). Statsligt ejede selskaber såsom aktieselskaber, selvstændige offentlige virksomheder, interessentselskaber og øvrige statslige institutioner, der drives som selskaber, vil i udgangspunktet ikke være omfattet af cirkulæret. Kommuner, regioner og dertil knyttede institutioner er ikke omfattet af cirkulæret.

1 Miljøministerens Cirkulære af […] om sikring af bæredygtigt træ i statens aftaler om vareindkøb, tjenesteydel- ser og bygge- og anlægsarbejder.

2 Strategi for intelligent offentligt indkøb, Regeringen, oktober 2013.

Vejledningen giver råd om, hvordan cirkulæret kan efterleves i praksis, og hvordan også andre of- fentlige institutioner, som ikke er omfattet af cirkulæret, kan sikre sig dokumenterbart bæredygtigt træ i relevante aftaler. Vejledningen kan bruges af sådanne, hvis de har fastlagt målsætninger - eller ønsker at fastlægge målsætninger – om sikring af bæredygtigt træ i relevante aftaler. En enkel måde at gøre dette på, kan være at beslutte at følge statens regler på området (cirkulæret).

Cirkulæret regulerer ikke forhold vedrørende tilskudsadministration og medfører derfor i udgangs- punktet ikke nogen pligt til at fastlægge tilskudsvilkår om brug af bæredygtigt træ. Hvis det skønnes relevant, kan krav om sikring af bæredygtigt træ imidlertid overvejes i forbindelse med projekter, som helt eller delvist er finansieret af det offentlige. Det kan fx indgå som vilkår for offentlige til- skud til byggeri og anlæg samt anden form for virksomhed, hvori indgår et væsentligt forbrug af træprodukter. Et tilskudsvilkår kunne således være, at tilskudsmodtager garanterer, at træ i træ- produkter, der leveres eller bruges som led i gennemførelsen af det pågældende projekt, er fremstil- let af dokumenterbart bæredygtigt træ. Dette kræver naturligvis, at der er hjemmel til at stille krav af den karakter i det regelsæt, der ligger til grund for tilskudsadministrationen.

1.2.2 Definitioner og produktafgrænsning

Cirkulæret omfatter alene produkter, hvori træ udgør en væsentlig del (”træprodukter”). Det finder anvendelse både ved indkøb heraf og ved brug heraf i bygge- og anlægsarbejder og i tjenesteydelser. Dog er indkøb og brug af produkter til energifremstilling ikke omfattet. Cirkulæret bygger på sam- me definitioner af relevante termer, som dem der anvendes i vejledningen (§3).

Vejledningen kan anvendes til sikring af bæredygtigt træ i alle typer produkter, hvori træ indgår som en større eller mindre bestanddel, herunder både træ til materialeanvendelse og – selvom det ikke er omfattet af cirkulæret - træ til energifremstilling.

Det anbefales normalt, at krav om bæredygtigt træ i udgangspunktet alene stilles for ”træproduk- ter”, altså produkter, hvor træ udgør en væsentlig del. I modsat fald risikerer man let som ordregi- ver at stille krav, hvis overholdelse det kan være vanskeligt at efterleve i praksis. Hvor ikke andet fremgår af sammenhængen menes der med træprodukter i denne vejledning, træprodukter som defineret i kapitel 6, dvs. en række nærmere afgrænsede produkter, hvori træ eller materiale frem- stillet af træ udgør en væsentlig del.

1.2.3 Forpligtelser

Cirkulæret fastlægger regler for statslige institutioners sikring af bæredygtigt træ, herunder:

• hvornår der – som hovedregel - skal stilles mindstekrav om bæredygtigt træ i træprodukter (§4, stk. 1-2),

• hvornår det derudover skal indgå i indkøbsovervejelsen, at træ i træprodukter er fremstillet af bæredygtigt træ (§4, stk. 3-4),

• hvornår hovedreglen kan fraviges helt eller delvist (§5, stk. 1-2),

• hvornår der i tilbudsevalueringen skal kunne lægges vægt på, at træ i træprodukter, som ikke er omfattet af hovedreglens mindstekrav, er fremstillet af bæredygtigt træ (§ 5, stk. 3-4) samt

• hvad der skal fremgå af udbudsmateriale og kontrakter om dokumentation (§6, stk. 1-2).

Vejledningen giver råd om, hvordan sådanne mindstekrav kan formuleres, hvordan der kan lægges vægt på sikring af bæredygtigt træ, selv hvis der for udvalgte produkter ikke måtte være stillet mindstekrav herom, og hvilke forhold man i øvrigt bør være særligt opmærksom på, når man gerne vil sikre sig bæredygtigt træ i relevante aftaler. Vejledningens kapitel 3 fokuserer på vigtige forhold i forskellige faser af en udbudsforretning for større kontrakter. Kapitel 4 fokuserer på de særlige forhold, der gælder for mindre kontrakter og aftaler, hvor der bl.a. er mulighed for at stille krav om brug af certificeret træ. Vejledningens kapitel 5 fokuserer på forskellige muligheder for at tilveje- bringe dokumentation for bæredygtigt træ og for kontrol hermed.

1.2.4 Ikrafttrædelsesbestemmelser og overgangsbestemmelser

Cirkulæret træder i kraft den 1. juli 2014 og gælder for aftaler, der indgås fra ikrafttrædelsestids- punktet. Det finder anvendelse fra den 1. januar 2015 for møbler, kontorartikler, kopi- og printer- papir og tryksager, og fra den 1. januar 2016 for råtræ, savet træ mv. samt andet papir og pap og varer deraf (jf. § 7, stk. 1-3). Dog er aftaler, der indgås på baggrund af udbudsmateriale, som er udsendt før ikrafttrædelsen, ikke omfattet. Ikrafttrædelses- og anvendelsesbestemmelserne betyder, at krav mv. om sikring af bæredygtigt træ skal indtænkes i det relevante udbudsmateriale allerede fra ikrafttrædelsestidspunktet den 1. juli 2014 og udmøntes i efterfølgende kontrakter. Overgangs- bestemmelserne sikrer, at statslige ordregivere, hvis det skønnes nødvendigt og hensigtsmæssigt, kan give leverandørerne en omstillingstid til hhv. 1.januar 2015 og 1. januar 2016, således at det først vil være fra og med disse tidspunkter, at træ i de relevante leverede træprodukter, vil skulle være fremstillet af dokumenterbart bæredygtigt træ (uanset om leverancerne på en given kontrakt måtte blive indledt tidligere).

Vejledningen træder i kraft på udgivelsesdagen og vil kunne anvendes med det samme.

2. Bæredygtigt træ

2.1 Hvad er bæredygtig skovdrift og bæredygtigt træ?

Der findes ingen entydig og globalt dækkende standard for ”bæredygtig skovdrift” eller ”bæredygtigt produceret træ”. Opfattelsen af, hvad der er bæredygtigt, afhænger af sociale og kulturelle værdi- grundlag og af konkrete forhold i forskellige lande og regioner.

Der er i det mellemstatslige europæiske skovsamarbejde, Forest Europe3, enighed om en definition af bæredygtig skovdrift og om nogle overordnede kriterier herfor. Kriterierne dækker syv grund- elementer, som i det globale skovsamarbejde anses for vigtige i en bæredygtig skovdrift. De er også anerkendt i EU som den relevante basis for kriterier for bæredygtig skovdrift. De kræver, for at blive operationelle i en indkøbspolitik for bæredygtigt træ, at der inden for hvert af de overordnede krite- rier fastlægges mere specifikke underkriterier eller standarder for bæredygtig skovdrift.

Sådanne mere specifikke underkriterier eller standarder for bæredygtig skovdrift er udviklet i flere forskellige sammenhænge, men endnu er der ingen fælles, internationalt fastlagte standarder, og heller ikke EU-standarder, som er egnede til at ligge til grund for offentlige indkøbspolitikker for træ. Flere lande har derfor fastlagt mere detaljerede standarder nationalt til brug for offentlige indkøbspolitikker. Standarderne i nærværende vejledning er også fastlagt nationalt. De bygger på de syv overordnede kriterier fra Forest Europe og er på mange punkter enslydende med tilsvarende standarder fastlagt i UK’s nationale indkøbspolitik for træ. Også private organisationer har udviklet standarder for bæredygtig skovdrift, fx som led i udvikling af certificeringssystemer.

EU har indgået frivilligt partnerskab om skovdrift med en række tømmerproducerende lande, pt. alle sammen tropiske lande. Et overordnet mål med partnerskaberne er at bidrage til partnerlande- nes tilsagn om at fremme bæredygtig skovdrift, bl.a. ved at understøtte en licensordning, hvori indgår kontrol og blåstempling af træ fra partnerlande. Træ af den art (”FLEGT-træ”) indgår også i definitionen af ”bæredygtigt træ” i nærværende vejledning. Det samme gør genbrugstræ og efter nærmere fastlagte betingelser såkaldt lovligt fældet træ.

Se mere om bæredygtig skovdrift og FLEGT-træ i BOKS 1 og 2. I kapitel 6 ses en komplet definition af ”bæredygtigt træ”, der kan bruges som reference i udbudsmateriale og kontrakter.

BOKS 1: Bæredygtig skovdrift og bæredygtigt produceret træ

Forest Europe har defineret bæredygtig skovdrift som følger:

3 Forest Europe er et internationalt politisk samarbejde om skove, der har fungeret siden 1990. Det er centreret omkring en række ministerkonferencer for skove, der afholdes hvert 4-5 år. På den seneste, i Oslo 2011, gav man mandat til forhandling af en juridisk bindende mellemstatslig aftale om skove i Europa. Ved redaktionens af- slutning var forhandlingerne endnu ikke afsluttet.

“Forvaltning og brug af skove og skovområder på en måde og i et tempo, som vedligeholder deres biodiversitet, produktivitet, genvækstevne, vitalitet og deres mulighed for at opfylde nuti- dens og fremtidens relevante økologiske, økonomiske og sociale funktioner på lokalt, nationalt og globalt plan, og som ikke er skyld i ødelæggelse af andre økosystemer.”

En grundlæggende forudsætning for bæredygtige skovdrift er, at skovdriften skal være lovlig, dvs. i overensstemmelse med den relevante lovgivning i hugstlandet. Derudover skal skovdriften tilstræ- be at opretholde eller forbedre tilstanden på seks overordnede kriterier:

• Skovenes resurser og deres bidrag til den globale kulstofcyklus

• Skovenes beskyttelsesfunktioner

• Skovenes produktion

• Skovenes sundhed og vitalitet

• Skovenes biologiske mangfoldighed

• Skovenes socio-økonomiske funktioner

Definitionen af ”bæredygtigt produceret træ” i nærværende vejledning tager afsæt heri. Samtidig medtages under definitionen af ”bæredygtigt træ” i denne vejledning tillige træ fra andre kilder, som efter nærmere fastlagte og kontrollerede procedurer kan være indblandet i træprodukter, der er baseret på træ fra flere kilder. Dette sker for at sikre, at de stillede krav også i praksis kan indfri- es og dokumenteres, fx vha. certificeret træ, som også kan bestå af træ fra flere slags kilder.

Definitionen fastlægger i tråd med internationale retningslinjer for standardfastsættelse, at de konkrete standarder for skovdriften skal være resultatbaserede og udviklet i en proces, der er åben for deltagelse af alle berørte interessekategorier og tilstræber en ligelig repræsentation af såvel økonomiske, miljømæssige som sociale interessenter samt søger at sikre, at standarden fastlægges i konsensus blandt de repræsenterede, at ingen enkelte interessenter dominerer processen og at ingen beslutning træffes i fraværet af tilslutning fra flertallet i en interessekategori.

BOKS 2: FLEGT-træ

I definitionen af ”bæredygtigt træ” i nærværende vejledning finder man foruden ”bæredygtigt produceret træ” (træ fra bæredygtigt forvaltede skove) og ”genbrugstræ” tillige termen ”FLEGT- træ”. FLEGT-træ er noget nyt, der ventes at komme på markedet fra 2014. Det er træ, der hidrører fra lande, der har indgået en partnerskabsaftale om skovdrift med EU, og som i samarbejde med EU har opbygget robuste og kontrollerede systemer for skovdrift og for sporing af træprodukterne helt fra fældningen i skoven, til de importeres til EU og frigives på det indre marked. Aftalerne har som endemål at eliminere ulovligt fældet træ fra partnerlandets internationale og indenlandske handel og at bidrage til at fremme partnerlandets tilsagn om at fremme bæredygtig skovdrift. Læs mere om FLEGT-træ i kapitel 6 om definitioner.

2.2 Hvorfor købe bæredygtigt træ?

Bæredygtigt forvaltede skove leverer en række goder til samfundet i form af træ til materialer og energi, værn mod global opvarmning ved opsugning og lagring af CO2, daglige fornødenheder for lokale samfund og oprindelige folk, sikring af biodiversitet (vilde dyr og planter) samt beskyttelse af vand og jord mod forurening og erosion mv. Bevarelse eller forbedring af disse egenskaber ved skovene er alle elementer i en bæredygtig skovdrift, og det kan fremmes ved at stille krav om bære- dygtigt træ.

Det vil også ofte være miljømæssigt fordelagtigt og en god klimastrategi at fremme brugen af træ fra bæredygtigt forvaltede skove, frem for at bruge andre mere miljø- og CO2-belastende materialer såsom stål, aluminium eller beton.

Brug af træ fra bæredygtigt forvaltede skove vil samtidig skabe incitament til at bevare og fortsat udvikle skovene på en bæredygtig måde. Alternativet, som det ses mange steder og særlig hyppigt i tropiske områder, kan være, at skovene ryddes til fordel for andre anvendelser. Det kan fx være minedrift eller forskellige former for landbrug såsom kvæggræsning eller dyrkning af soja, majs, palmeolie, sukkerrør, kaffe eller kakao mv.

Skove kan også blive gradvist forarmede, hvis ikke udnyttelsen er bæredygtig, fx hvis der vedhol- dende hugges mere end den løbende tilvækst. Det kan føre til øgede CO2-udledninger, der øger den globale opvarmning, og det kan skade skovens biodiversitet. En ikke-bæredygtig skovdrift kan også bestå i en tilsidesættelse af hensyn til skovarbejdere, små lokalsamfund eller oprindelige folk, der lever i afhængighed af skovene. Brug af træ, som ikke er dokumenterbart bæredygtigt, kan risikere at stimulere sådanne effekter.

Se mere om bæredygtig skovdrift i kapitel 2, og de mere konkrete definitioner til brug for henvis- ninger i udbudsmateriale og kontrakter mv. i kapitel 6.

2.3 Kombination med andre hensyn

Sikring af ”bæredygtigt træ” som defineret i denne vejledning er først og fremmest et middel til at fremme bæredygtig skovdrift. Det kan kombineres med andre væsentlige hensyn ved indkøb, her- under fx hensyn til andre relevante miljøforhold, energiforbrug og CO2-belastning samt CSR- hensyn mv., som det kan være relevant at inddrage i forløbet efter træet har forladt skoven. For råd om inddragelse af sådanne hensyn henvises til ”Den ansvarlige indkøber” (xxx-xxxxxx.xx) samt Konkurrencestyrelsens vejledning om sociale hensyn og miljøhensyn4.

Cirkulæret og vejledningen skal i øvrigt ses i sammenhæng med andre indsatser til fremme af bære- dygtighed i bl.a. byggeriet. Regering vil fremlægge en byggepolitisk strategi, der skal fremme vækst og beskæftigelse i byggeriet. Strategien vil også fremlægge initiativ til, hvordan bæredygtigt byggeri kan fremmes.

4 Sociale hensyn og miljøhensyn ved offentlige indkøb. Vejledning. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, 2014.

3. Større kontrakter (tilbuds- loven og EU-udbud)

Aftaler om større vareindkøb, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder vil være omfattet af de danske regler i tilbudsloven5 eller af EU's udbudsregler, dvs. udbudsdirektivet6 og forsyningsvirk- somhedsdirektivet7. Det beror på projektets samlede størrelse, hvilke regler der finder anvendelse. De konkrete tærskelværdier for, hvornår en aftale er omfattet af hhv. tilbudsloven og EU- direktiverne, kan findes på fx Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside eller Udbudsporta- xxx.xx. Der findes også generel information og vejledning om offentlige indkøb, herunder om ud- budsreglerne og mulighederne for at stille krav til sociale hensyn og miljø.

Denne vejledning fokuserer på det, man bør være særlig opmærksom på, hvis man gerne vil sikre sig bæredygtigt træ i aftaler om vareindkøb, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder. I nærvæ- rende kapitel fokuseres på de større aftaler, der skal følge reglerne i enten tilbudsloven eller EU- direktiverne, mens der i kapitel 4 fokuseres på mindre aftaler, der ikke er omfattet af tilbudsloven eller EU-direktiverne. Begge kapitler har relevans for udmøntningen af cirkulæret om sikring af bæredygtigt træ i statens aftaler.

Sikring af bæredygtigt træ kan fremmes og lettes væsentligt, hvis der er fokus på det tidligt i ud- budsfasen. BOKS 2 viser nogle vigtige faser. Mulighederne i de enkelte faser er nærmere omtalt i de følgende afsnit.

BOKS 3: Sikring af bæredygtigt træ i udbud – seks vigtige faser

1. Identifikation af behov, ressourcer og markedspotentiale

2. Kravspecifikationer om ”bæredygtigt træ”

3. Udvælgelseskriterier og evt. udelukkelse af tilbudsgivere

4. Udbudsbekendtgørelse og følgebrev til indhentning af tilbud

5. Evaluering af tilbudsmaterialet og tildeling af kontrakt

6. Kontraktindgåelse og opfølgning på kontrakt

5 Lovbekendtgørelse 2007-12-07 nr. 1410 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter.

6 Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter

7 Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/17/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester

3.1 Identifikation af behov, ressourcer og markedspotentiale

3.1.1 Planlægning og dialog

Det er altid en god ide at planlægge udbud i god tid og bl.a. vurdere på et tidligt tidspunkt i proces- sen, om træprodukter vil kunne indgå i leverancen. Det kan de i mange sammenhænge, herunder ikke bare i form af egentlige trælastvarer, byggematerialer, brænde, flis og træpiller samt møbler af træ, men også fx papir og forskellige varer, der er fremstillet af papir eller ydelser, der er baseret på papirvarer (tryksager og trykkeriydelser, printpapir, aftørringspapir, pap og papkasser, flytteydelser mv.). Dernæst er det relevant at overveje, om en eller flere af disse kategorier af produkter er omfat- tet af institutionens indkøbspolitik for træ. Cirkulæret for staten omfatter en bred vifte af produkter, hvori træ udgør en væsentlig del, dog ikke træ til energifremstilling.

Mange personer i en organisation kan være involverede i aftaler om vareindkøb, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, og der kan være forskellige personer, der har ansvar for, at krav stilles på den rette måde i forskellige situationer. Det er vigtigt, at alle de relevante personer med ansvar for indkøbet, herunder eventuelle konsulenter, der måtte være hyret til at hjælpe med opgaven, er in- formeret tidligt om, at der ønskes særlig fokus på bæredygtigt træ, så krav mv. kan indarbejdes korrekt og i de rigtige faser.

Det er bl.a. relevant at overveje, om der til det ønskede formål findes større rammeaftaler eller an- det, som omfatter relevante varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, der er baseret på dokumenterbart bæredygtigt træ.

Det potentielle udbud af velegnet og dokumenterbart bæredygtigt træ kan være væsentligt større, hvis der gives relativt lang tid til fremskaffelsen, frem for kort. Eksempelvis vil mange trælasthand- lere og entreprenører kunne skaffe certificeret eller anden form for dokumenterbart bæredygtigt træ inden for en passende lang tid, selvom sådant træ ikke nødvendigvis indgår som en fast del af deres standardsortiment. Desto længere frist, der gives, desto mindre vil den eventuelle merpris for frem- skaffelsen typisk kunne påregnes at være.

Til anvendelser, hvor der stilles særlige krav til træet, fx særlige tekniske egenskaber, som måske kun få træarter vides at matche, kan det være svært på forhånd at vurdere, hvilke muligheder der er i markedet for at levere træ, der både er dokumenterbart bæredygtigt og samtidig matcher de øvrige krav. Her kan det være relevant med en tidlig dialog med potentielle leverandører om det faktiske potentiale i markedet for fremskaffelse af træ, der matcher kravene. Ordregiver kan i de tilfælde, hvor der foreligger offentligt tilgængelige varekataloger over leverandørernes sortiment tillige un- dersøge om disse indeholder oplysninger om fx certificeringskoder eller miljømærkninger.

Certificeringsorganer og andre organisationer i branchen vil ofte kunne hjælpe med at afdække, hvad markedet er i stand til at levere, fx i form af certificeret træ, og inden for hvilke frister. I mange tilfælde vil nyttig information herom kunne findes på organisationernes hjemmesider. Samtidig skal man dog være opmærksom på risikoen for at favorisere særlige grupper af leverandører, fx hvis man kun søger information hos bestemte certificeringsordninger.

3.1.2 Markedsvurdering

Analyser af potentielle merudgifter for staten ved indførelse af en pligt til sikringer af dokumenter- bart bæredygtigt træ i træprodukter har indikeret, at der vil kunne påregnes merpriser på typisk 0-4

% og som gennemsnit i størrelsesordenen 2-3 % i forhold til statens normale indkøbspriser for træprodukter – og formentlig faldende over tid8. Meromkostningen for bæredygtigt træ i forhold til de samlede projektudgifter vil ofte være væsentlig lavere end det. Til anvendelser, hvor der stilles særlige krav til træet, som kun få og ikke almindeligt forekommende arter matcher, kan der lejlig- hedsvis være tale om højere merpriser.

Mindstekrav om dokumenterbart bæredygtigt træ i træprodukter vurderes på den baggrund i al- mindelighed at ville kunne gennemføres uden eller med kun relativt små meromkostninger. Men undtagelser kan forekomme. En konkret markedsvurdering vil kunne afdække, om det til en given anvendelse kan være særlig vanskeligt at skaffe.

Se nærmere i afsnit 3.2, hvad de konkrete markedsvurderinger kan betyde for udformning af krav- specifikationer mv. i udbudsmaterialet.

For mere generel information om mulighederne for dialog ved udbud henvises til fx Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning herom9.

3.1.3 Bygherreleverance

Hvis der er behov for træ med særlige egenskaber, store mængder eller særlige mål, kan træet mu- ligvis med fordel købes som en bygherreleverance. Det kan fx være aktuelt, hvis der er en lang leve- ringstid på dokumenterbart bæredygtigt træ med særlige karakteristika (og hvis ordregiver i øvrigt har den fornødne viden om det, der skal bestilles, lagringskapacitet etc.). Når træet købes ind direk- te af bygherren, kan indkøbet iværksættes, længe inden entreprenøren til selv byggeprojektet er fundet. Ordregiver kan vælge at anskaffe bæredygtigt træ som en bygherreleverance enten for at vinde tid eller hvis ordregiver vurderer, at der ikke er tilstrækkeligt mange entreprenører, der vil være i stand til at levere dokumenterbart bæredygtigt træ til en given entreprise.

Det kunne fx være fordi de potentielle entreprenører ikke er eller har umiddelbar mulighed for at blive certificerede og måske finder det for vanskeligt at dokumentere bæredygtigt træ på anden vis (se nærmere herom i kapitel 5 om dokumentation).

Hvis man indkøber træ som en bygherreleverance, skal man være opmærksom, på at købet af træ er et varekøb, som er udbudspligtig efter reglerne om varekøb. Man skal desuden huske i entrepriseaf- talen at regulere alle forhold omkring overdragelsen af bygherreleverancen til entreprenøren.

3.2 Kravspecifikationer om ”bæredygtigt træ”

8 Baseret på tal i en analyse af de potentielle budgetøkonomiske konsekvenser af indkøb af dokumenterbart bæredygtigt træ i staten: ”Budgetøkonomiske Konsekvenser af Statslig Forpligtigelse til Køb af Bæredygtigt Træ”, Rambøll 2013.

9 Mulighederne for dialog ved udbud. Vejledning. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen. 2013.

I forbindelse med angivelse af kriterierne for bæredygtigt træ, kan det være svært at trække en grænse for, hvad der må betegnes som kriterier omfattet udbudsdirektivets art. 23 om ”tekniske specifikationer” og art. 26 om ”betingelser for kontraktens udførelse”.

Dette vurderes heller ikke at være afgørende, da art. 23 og 26 i al væsentlighed nok skal fortolkes på samme måde og sondringen mellem artikel 23 og 26 har derfor kun begrænset betydning i praksis. Udbudsreglerne indeholder ikke regler for, hvor i et udbudsmateriale henholdsvis ”tekniske specifi- kationer” og ”betingelser for kontraktens udførelse” skal stilles. ”Tekniske specifikationer” er ikke lig med en kravspecifikation, men ”tekniske specifikationer” vil oftest udgøre en del af kravspecifi- kationen.

Det er således vurderet, at være helt i overensstemmelse med udbudsreglerne, at alle krav til bære- dygtigt træ samles ét sted i udbudsmaterialet. Det kan være i kravspecifikationen eller i kontrakten. Det er dog afgørende, at der generelt kun stilles krav og henvises til kriterier, der har en relation til de produkter der leveres, og at der dermed ikke henvises til kriterier, der er rettet mod virksomhe- dens generelle politik.

Det er vurderet, at dette er opfyldt med den definition, der er givet af bæredygtigt træ i denne vej- ledning og med den måde definitionerne foreslås anvendt. Det anbefales, at kravene til bæredygtigt træ stilles i kravspecifikationen ligesom det er gjort i forskellige teksteksempler i denne vejledning. En samling af kravene ét sted i et udbudsmateriale gør det overskueligt og klart for tilbudsgiver, hvilke krav der stilles til bæredygtigt træ.

Anvender man bæredygtigt træ som tildelingskriterium, skal kriterierne og kravene til bæredygtigt træ fortsat fremgå af kravspecifikationen. Tildelingskriteriet om bæredygtigt træ er en konkurren- ceparameter, og skal derfor fremgå af udbudsbetingelserne.

EU’s udbudsregler foreskriver, at de stillede kontraktkrav skal være proportionale med den enkelte kontrakt. Det gælder også krav om anvendelse af dokumenterbart bæredygtigt træ. Krav til leveran- døren om anvendelse af dokumenterbart bæredygtigt træ kan derfor som udgangspunkt ikke stilles, fx hvis anvendelsen af træ udgør en meget lille andel af kontraktens genstand og det vil kunne være meget byrdefuldt for de bydende at sikre kravets overholdelse.

Det kunne fx være krav om anvendelse af dokumenterbart bæredygtigt træ i kursusmapper mv. i materiale, der indgår som en lille del af en større kursusydelse. Det vil omvendt som udgangspunkt fx være muligt at stille krav om anvendelse af dokumenterbart bæredygtigt træ fx i bygge- og an- lægsarbejder, også selvom indkøbet af træ isoleret set måtte udgøre en mindre andel af totalentre- prisen. Det forudsætter dog, og at der er tale en vis volumen, og at der er tale om almindeligt fore- kommende byggematerialer, hvor det som udgangspunkt ikke vil være særlig byrdefuldt for de bydende at anvende dokumenterbart bæredygtige materialer.

3.2.1 Få styr på termerne!

I denne vejledning indgår forskellige termer om træ: ”Træ”, ”Træ-produkter”, ”Bæredygtigt træ”, ”Bæredygtigt produceret træ”, ”Genbrugstræ”, ”Lovligt fældet træ” og ”FLEGT-træ”.Det er vigtigt at

have styr på, hvornår og hvordan de bruges – og at de også anvendes konsekvent og korrekt i ud- budsmateriale og kontrakter.

De relevante termer er alle nærmere definerede i kapitel 6, og det er de samme definitioner, der ligger til grund for de i cirkulæret fastlagte regler om sikring af ”bæredygtigt træ” i staten. Det anbe- fales generelt i offentlige aftaler, hvor der stilles krav om sikring af bæredygtigt træ, at der refereres til de samme definitioner. I modsat fald vil der kunne være risiko for tvivl om den præcise forståelse af kravet. Det vil også kunne nødvendiggøre en nøjere analyse af, om de således materielt ændrede krav lever op til de relevante bestemmelser i EU-retten og tilbudsloven om relation til kontraktgen- standen, ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet mv.

Det centrale begreb i denne vejledning, og som også anbefales brugt i kravspecifikationer,

er ”bæredygtigt træ”. Det kan ifølge definitionen i kapitel 6 bestå af flere forskellige ting. Det kan først og fremmest bestå af træ fra bæredygtigt forvaltede skove, såkaldt ”bæredygtigt produceret træ”. Et overordnet formål med at kræve bæredygtigt træ i offentlige aftaler er da netop også at sikre og fremme bæredygtig skovdrift.

Det vil imidlertid ofte hverken være nødvendigt i forhold til formålet eller særlig praktisk udeluk- kende at forlange træ fra bæredygtigt forvaltede skove. Praksis i markedet er, at træprodukter (efter forudgående passage gennem diverse bearbejdnings- og handelsled) ofte kan bestå af træ fra for- skellige kilder, som kan være mere eller mindre blandet sammen i det færdige produkt (se nærmere herom i BOKS 4 om træprodukter).

Hvis det stillede mindstekrav således er, at alt træ i træprodukter til en given leverance skal være ”bæredygtigt produceret træ” (dvs. træ fra en bæredygtigt forvaltet skov), vil man som ordregiver risikere væsentligt at indsnævre det potentielle udbud af træprodukter, som dokumenterbart møder mindstekravet. Derved vil konkurrencen kun være åben for leverandører, som dokumenterbart holder træ fra bæredygtigt forvaltede skove fysisk adskilt fra træ fra andre kilder i deres produktion og som kun baserer sig på træleverancer fra underleverandører, som i alle bagved liggende led har gjort det samme. Da normen i branchen er, at der ofte tillades sammenblandinger, vil man med et sådant mindstekrav udelukke mange potentielle leverandører, certificerede såvel som ikke certifice- rede.

På tilsvarende vis kan også partier af savet træ have oprindelse i en blanding af

træ fra forskellige kilder. Blandinger af træ fra forskellige kilder er almindeligt fo- rekommende i både certificeret træ og ikke certificeret træ.

Træprodukter kan i praksis bestå af en blanding af træ fra mange forskellige kil- der. En spånplade eller et papirprodukt kan fx være baseret på blandinger af træ fra bæredygtigt forvaltede skove (”bæredygtigt produceret træ”), træ, der er do- kumenterbart ”lovligt fældet træ” (uden nødvendigvis at være ”bæredygtigt pro- duceret træ”) og ”genbrugstræ” (for hvilket det gælder, at det kan være uvist,

hvor træet oprindeligt blev fældet, og hvordan skoven blev forvaltet).

BOKS 4: Træprodukter – kan bestå af træ fra mange kilder

Hvis mindstekravet derimod er ”bæredygtigt træ” som defineret i denne vejledning, hvori også kan indgå sammenblanding af ”bæredygtigt produceret træ” med træ fra andre kilder – efter nærmere fastlagte regler - så vil det potentielle udbud af træ, der matcher kravet, være væsentligt højere.

Blandt andet vil det meste af det træ, der i markedet sælges som certificeret, kunne anses for at matche et sådant krav, jf. nærmere herom i kapitel 5 om dokumentation.

3.2.2 Mindstekrav om dokumenterbart bæredygtigt træ - generelt

Som nævnt i afsnit 3.1 vurderes det generelt, at der ved indkøb af træbaserede varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder i det offentlige i almindelighed vil være et godt grundlag for uden væ- sentlige meromkostninger at kunne stille mindstekrav om at træ i træprodukter er fremstillet af dokumenterbart bæredygtigt træ.

Det vil også ofte være muligt for leverandørerne med enkle midler at dokumentere, at kravet er overholdt. Eksempelvis har de to mest udbredte certificeringsordninger globalt (og også i Europa og Danmark), FSC og PEFC, etableret standarder for skovdrift, sporing og mærkning, som gør, at næ- sten alt træ, der sælges som sporbarhedscertificeret til slutbruger fra en af disse ordninger, vil kun- ne anses for at opfylde mindstekrav om dokumenterbart bæredygtigt træ. Det vil ofte i praksis være den enkleste form for dokumentation, både for leverandøren at levere og for ordregiver at kontrol- lere. Træ kan naturligvis også godt være bæredygtigt, selvom det ikke er sporbarhedscertificeret, og ved større udbud, der kører efter udbudsdirektiverne eller tilbudsloven, skal man tillade enhver anden passende form for dokumentation. Se mere om dokumentation i kapitel 5.

Cirkulæret forpligter til, jf. § 4, stk. 1, at der ved udbud eller indhentning af tilbud på aftaler om vareindkøb i staten i udgangspunktet stilles mindstekrav om, at træ i leverede træprodukter er fremstillet af bæredygtigt træ. Det samme gælder, jf. § 4, stk. 2, ved udbud og indhentning af tilbud på aftaler om tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder for staten. Her skal der stilles mindste- krav om, at træ i træprodukter, der som led i ydelsen eller arbejdet leveres til staten eller kommer til at indgå i byggeri eller andre anlæg, som staten ejer eller overtager ejerskabet til, er fremstillet af bæredygtigt træ.

Derudover skal det, jf. § 4, stk. 3, indgå i indkøbsovervejelsen, når der gennemføres udbud eller indhentes tilbud på aftaler om tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, at også træ i træpro- dukter, der i væsentligt omfang bruges af tilbudsgiveren/entreprenøren som led i ydelsen eller ar- bejdet, bør være fremstillet af bæredygtigt træ. Der gives som eksempler afstivningsbrædder til større bygge- og anlægsarbejder og flyttekasser til flytteydelser, i begge tilfælde situationer, hvor forbruget kan være stort og væsentligt.

Overvejelser om krav om bæredygtigt træ i den slags tilfælde anbefales generelt begrænset til tilfæl- de, hvor tilbudsgiverens brug af de pågældende træprodukter er væsentligt. Der bør herved bl.a. ses på forbruget i forhold til den samlede ydelse eller det samlede arbejde, der leveres, således at evt. krav om bæredygtigt træ i de brugte træprodukter er proportionale i forhold til opgaven. Der bør også ses på, om der i vid udstrækning af tale om brug af træprodukter, som anvendes flere gange (genbruges), også i andre opgaver, eller om der er tale om træprodukter, der anskaffes specielt til

det pågældende arbejde og i væsentligt omfang forbruges som led i udførelsen af arbejdet. Eksem- pelvis vil det umiddelbart være uproportionalt at stille krav om bæredygtigt træ i borde og stole, der stilles til rådighed af virksomheder, der tilbyder kurser eller lignende til det offentlige i virksomhe- dens egne lokaler. Det bør for at undgå efterfølgende tvivl specificeres i udbudsmateriale og kon- trakter, hvilke typer træprodukter et sådant krav i givet fald skal gælde for, hvis det stilles.

3.2.3 Begrænset mindstekrav om bæredygtigt træ i træprodukter

Selvom det potentielle udbud af træprodukter fremstillet af dokumenterbart bæredygtigt træ i al- mindelighed vil være stort, kan undtagelser som tidligere nævnt forekomme. Hvis det efter en kon- kret markedsvurdering vurderes, at dokumenterbart bæredygtigt træ til en given anvendelse er særlig vanskeligt at skaffe, kan det overvejes at begrænse mindstekravet til alene at omfatte en nærmere specificeret gruppe af træprodukter, eller evt. helt fravige det. Ved tildeling af kontrakt efter kriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud kan der i så fald i udbudsmaterialet og tilbudseva- lueringen lægges vægt på, at træ i træprodukter, som undtages fra mindstekravet, er fremstillet af bæredygtigt træ. Cirkulæret fastlægger de nærmere regler herfor for statslige indkøbere.

Cirkulæret anfører, jf. § 5, stk. 1, tre situationer, hvor det ved statslige indkøb kan overvejes at be- grænse mindstekravet til en nærmere specificeret gruppe af træprodukter eller eventuelt helt fravige det. Det gælder situationer, hvor det efter en konkret markedsvurdering vurderes, at en anvendelse af mindstekravet for alle relevante træprodukter vil:

• medføre uforholdsmæssigt store økonomiske eller administrative byrder for de udbydende institutioner at gennemføre,

• hæmme konkurrencen betydeligt blandt de potentielle udbydere, eller

• gøre det særligt vanskeligt at skaffe bestemte træprodukter.

Cirkulæret fastlægger samtidig, jf. § 5, stk. 2, at der i så fald i tilbudsevalueringen som udgangs- punkt (jf. dog stk. 3) skal kunne lægges vægt på, at træ i træprodukter, som undtages fra mindste- kravet, er fremstillet af bæredygtigt træ. Dette forudsætter, at kontrakten tildeles efter tildelingskri- teriet ”økonomisk mest fordelagtige tilbud”. Samtidig skal der i underkriterier lægges vægt på, at træ i træprodukter, der ikke er omfattet af mindstekrav om bæredygtigt træ, er fremstillet af bære- dygtigt træ. Det skal fremgå af udbudsmaterialet, hvordan kravet vægtes, så der sikres gennemsig- tighed og ligebehandling ved kontrakttildelingen. Derved indgår det som et konkurrenceparameter i den samlede tilbudsevaluering sammen med andre forhold, der vil blive lagt vægt på (fx pris, kvali- tet, leveringstider eller andre miljøkrav), at træ i træprodukter, der ikke er dækket af mindstekravet om bæredygtigt træ, rent faktisk er fremstillet af dokumenterbart bæredygtigt træ.

Det må samtidig indgå i indkøbsovervejelsen, om vægtning af krav om bæredygtigt træ er ude af proportion i forhold til den opgave, der skal løses, og om en sådan fremgangsmåde vil være forbun- det med uforholdsmæssigt store økonomiske eller administrative byrder for de udbydende instituti- oner. Det kan fx være aktuelt for mindre kontrakter eller kontrakter, hvor træ udgør en ubetydelig del af den samlede anskaffelse. Derudover må der i indkøbsovervejelserne indgå en proportionali- tetsbetragtning ved vægtningen af underkriteriet. Eksempelvis vil det som udgangspunkt, med mindre træ udgør en væsentlig andel af den samlede anskaffelse, ikke være proportionalt at anven-

de tildelingskriteriet ”økonomisk mest fordelagtige tilbud”, såfremt underkriteriet om bæredygtigt træ er det eneste underkriterium udover prisen. Cirkulærets § 5, stk. 2 gælder ikke i sådanne tilfæl- de, jf. stk. 3. I disse tilfælde er det således muligt at undlade at lade det indgå i tilbudsevalueringen, om bæredygtigt træ i træprodukter indgår i tilbuddet i videre udstrækning end det, der er stillet mindstekrav om.

Mindstekrav om bæredygtigt træ i specificerede træprodukter

Det enkleste tilfælde, hvis man kombinerer mindstekrav om bæredygtigt træ i nogle træprodukter med tildelingskriterier for bæredygtigt træ i andre træprodukter vil være, hvis man på forhånd i sin konkrete markedsvurdering har identificeret, hvilke træprodukter man vil friholde for mindstekra- vet om bæredygtigt træ.

Det kunne eksempelvis være, hvis man har identificeret nogle særlige bygningselementer af træ, som det vurderes at være særligt vanskeligt at skaffe med dokumenterbart bæredygtigt træ. I så fald kan det specificeres i udbudsmaterialet, at der gælder et generelt mindstekrav om, at træ i træpro- dukter skal være fremstillet af dokumenterbart bæredygtigt træ, undtagen dog de anførte særlige bygningselementer. For disse lægges der så vægt på via underkriterier til det overordnede tilde- lingskriterium ”økonomisk mest fordelagtige tilbud”, at træet i disse er fremstillet af dokumenter- bart bæredygtigt træ.

Mindstekrav om bæredygtigt træ i en uspecificeret andel

Et andet tilfælde kan være situationer, hvor der måtte være usikkerhed om, hvorvidt alle de for aftalen relevante træprodukter kan skaffes med dokumenterbart bæredygtigt træ, men ingen sikker viden om, hvilke produkter, der eventuelt ikke kan skaffes med dokumenterbart bæredygtigt træ. I så fald kan det overvejes i udbudsmaterialet at begrænse det generelle mindstekrav om bæredygtigt træ i træprodukter til fx minimum 90 % af det samlede trævolumen, der vil blive leveret under kon- trakten.

Det anbefales, at det i sådanne situationer samtidig kræves, at tilbudsgiver som en del af sit tilbud nøje specificerer, hvilke træprodukter mindstekravet om bæredygtigt træ vil blive opfyldt for, og hvor stor en del af det samlede trævolumen disse vurderes at ville udgøre (og for at være konditi- onsmæssigt, skal denne del være lig med eller større end den angivne mindsteandel, i eksemplet her minimum 90 %). Også i dette tilfælde kan det (og for staten skal det som udgangspunkt, jf. cirkulæ- rets § 5, stk. 2) indgå i tilbudsevalueringen , at træ i træprodukter, der ikke er omfattet af mindste- kravet om bæredygtigt træ, alligevel er det. Der kunne eksempelvis gives et antal vægtningspoint, hvis 95 % eller mere af trævolumenet er fremstillet af bæredygtigt træ og ekstra vægtningspoint, hvis 100 % af træet er det.

Det frarådes normalt, at der stilles krav om blot en vis andel bæredygtigt træ (som i eksemplet her minimum 90 %), hvis ikke der samtidig kræves en specifikation fra tilbudsgiver om, hvilke træpro- dukter mindstekravet om bæredygtigt træ vil blive opfyldt for. I modsat fald vil der under opfølg- ningen på kontrakten kunne opstå uklarheder om, hvor og hvornår kravet kan gøres gældende.

Kapitel 7 indeholder eksempler på tekstforslag til kravspecifikationer mv. til brug i forskellige rele- vante situationer.

3.2.4 Funktionskrav - fokus på træets egenskaber og anvendelsesmuligheder

Mange mindre kendte træarter kan ofte være lige så gode som mere kendte til bestemte formål. Eksempelvis findes mange hundrede forskellige tropiske træarter, hvoraf kun en begrænset del vil være almindeligt kendt i markedet – og derfor ofte alene af den grund dem, der bliver mest efter- spurgt. Andre arter kan måske være lige så gode eller nogle gange både bedre og billigere til et givet formål -og samtidig lettere at skaffe med dokumentation for bæredygtigt træ.

Ved at fokusere på træets egenskaber og anvendelsesmuligheder frem for bestemte arter kan det derfor ofte gøres lettere for tilbudsgivere at skaffe træ, der opfylder mindstekravet om dokumenter- bart bæredygtigt træ. Det kan samtidig muligvis bidrage til både bedre og billigere løsninger.

Samtidig skal man som ordregiver være opmærksom på, at funktionskrav fremfor krav fx om brug af en eller flere almindeligt kendte træsorter eller -arter vil kunne stille større krav til ordregiver selv om at formulere sine krav præcist, herunder til træets tekniske egenskaber, holdbarhed i ude- miljø, eventuelt også marint miljø - og måske også æstetiske eller andre krav, som ordregiver ønsker opfyldt. Hvis kravene ikke er stillet præcist, vil der efterfølgende kunne være risiko for tvister om den tilbudte løsning til fulde lever op til ordregivers ønsker.

På Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside findes ”Vejledning om funktionskrav”, hvor man finder yderligere mere generel vejledning til arbejdet med funktionskrav.

3.2.5 Øvrige forhold i udbudsmaterialet

I udbudsmaterialet kan ordregiver stille krav til karakteren af de oplysninger, som tilbudsgiver løbende skal afgive i løbet af kontraktudøvelsen.

Ordregiver kan eksempelvis kræve, at ordrebekræftelser, forsendelsesadviseringer mv., sammen med oplysninger om bl.a. styk og pris, specificerer, at træprodukterne er fremstillet af dokumenter- bart bæredygtigt træ.

Ordregiver kan også kræve, at leverandøren på faktureringstidspunktet for vareindkøbet, tjeneste- ydelsen eller bygge- og anlægsarbejdet skal give en beskrivelse af, hvilken form for dokumentation leverandøren har for at træ i de af fakturaen omfattede træprodukter har været fremstillet af bære- dygtigt træ (dette kunne fx være en certificeringskode eller oplysning om at anden form for doku- mentation ligger til grund, jf. nærmere om dokumentation i kapitel 5).

Oplysninger af den karakter bør certificerede leverandører umiddelbart let kunne afgive, for de træprodukter der er omfattet af krav om dokumenterbart bæredygtigt træ, og de vil kunne lette og effektivisere ordregivers efterfølgende arbejde med tilrettelæggelse af opfølgnings- og kontrolpro- cedure under kontraktudøvelsen. Ikke certificerede leverandører vil kunne oplyse, at de anvender anden form for dokumentation og eventuelt også hvilken. Ordregiver skal samtidig overveje om et sådant krav i en given situation kan være særlig byrdefyldt og ikke stå i rimeligt forhold til den op- gave, der skal løses.

3.3 Udvælgelseskriterier og evt. udelukkelse af tilbudsgivere

3.3.1 Udvælgelseskriterier

Krav om anvendelse af dokumenterbart bæredygtigt træ i træprodukter vil i en række sammenhæn- ge kunne honoreres af leverandører uden større forhåndsekspertise til standarder for bæredygtigt træ og for sporing af træ. Det gælder eksempelvis typisk for opgaver, som vil kunne løses ved an- vendelse af træprodukter, som er certificeret efter en af Naturstyrelsen anerkendt ordning, og som er almindeligt tilgængelige i markedet. I sådanne situationer vil det almindeligvis være tilstrække- ligt at indtænke krav om dokumenterbart bæredygtigt træ i sin kravspecifikation, jf. afsnit 3.2, men ikke nødvendigvis som en del af udvælgelseskriterierne.

Hvis det er proportionalt i forhold til kontrakten, kan ordregiver imidlertid overveje også i udvæl- gelseskriterierne at inkludere krav til tilbudsgivers tekniske og faglige formåen til at levere doku- menterbart bæredygtigt træ, herunder erfaringer hermed. Dette kan gøres for at sikre, at tilbudsgi- ver er egnet til at løse opgaven. Det kunne fx være aktuelt for kontrakter, hvor der måtte være behov for særlig ekspertise til at sikre bæredygtigt træ i leverancerne og hvor bæredygtigt træ indgår som en væsentlig del af den samlede kontrakt .Hvis der anvendes begrænset udbud med prækvalifikati- on, kan udbyder tilsvarende (og igen forudsat at det er proportionalt i forhold til kontrakten) som en del af udvælgelseskriterierne blandt andet lægge vægt på de potentielle tilbudsgiveres tekniske og faglige formåen til at levere dokumenterbart bæredygtigt træ. Som led heri kan udbyder gøre opmærksom på, at der ved udvælgelsen vil blive lagt vægt på tilbudsgivernes erfaringer med og kapacitet til at levere dokumenterbart bæredygtigt træ, og at dette vil blive vurderet og indgå i grundlaget for udvælgelsen af de leverandører, der inviteres til udbuddet.

For varer og tjenesteydelser kan ordregiver inddrage tilbudsgivers seneste tre års erfaringer med levering af dokumenterbart bæredygtigt produceret træ.. Ordregiver må ikke gå ud over dette og skal holde sig inden for varer og tjenesteydelser af samme type. Grænsen for bygge- og anlægskon- trakter er fem år. Der kan kræves dokumentation for erfaring i form af fx referencer.Ordregiver kan tillige, hvis det er relevant og proportionalt i forhold til opgaven, stille krav om at tilbudsgiverne har robuste styringssystemer og kontrolprocedurer til sikring af en sporbar forsyning og håndtering af dokumenterbart bæredygtigt træ, herunder procedurer for kalkulation af input og output af træ fra forskellige kilder, hvis virksomheden tillader sammenblanding af træ fra forskellige kilder i sine leverancer af bæredygtigt træ. Dokumentation herforkan fx være et gyldigt chain-of-custody certifi- kat, som er udstedt til leverandøren og som dækker de for indkøbet relevante grupper af træproduk- ter, jf. nærmere herom i kapitel 5 om dokumentation. Anden passende dokumentation skal også accepteres.

Ordregiver skal samtidig være opmærksom på, at hvis der er krævet dokumentation for leverandø- rens egnethed til at levere bæredygtigt træ ved tilbudsafgivelsen, så kan ordregiver være forpligtet til at afvise tilbudsgiver, hvis dokumentation fremsendt sammen med tilbuddet ikke er fyldestgø- rende og korrekt. Ordregiver bør derfor overveje nøje, om det overhovedet er relevant og aktuelt, herunder at det proportionalt, at inkludere krav til tilbudsgivers egnethed til at levere dokumenter- bart bæredygtigt træ i udvælgelseskriterierne og i givet fald, hvad der kræves dokumentation for sammen med tilbuddet.

3.3.2 Udelukkelse af tilbudsgivere

Ordregiver kan udelukke tilbudsgivere af en række grunde, der er fastlagt i udbudsdirektivets arti- kel 45 (2), herunder hvis udbyder bevisligt har konstateret, at tilbudsgiver har begået ”en alvorlig fejl” i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv, jf. Udbudsdirektivet artikel 45(2) (d). ”En alvorlig fejl” af særlig relevans for krav om bæredygtigt træ vil, hvis det er proportionalt i forhold til opga- ven, blandt andet kunne bestå i en overtrædelse af loven om handel med træ og træprodukter og de dertil knyttede til enhver tid gældende forordninger10. Såfremt ordregiver ønsker at lade dette være udelukkelsesgrund, er det tilrådeligt, at ordregiver i udbudsbetingelserne gør særligt opmærksom herpå.

Ordregiver kan således oplyse, at man vil betragte en dom for overtrædelse af reglerne som ”en alvorlig fejl”, der medfører udelukkelse og samtidig anmode tilbudsgiver om at erklære, om ved- kommende har modtaget en sådan dom for overtrædelse heraf inden for de seneste 3 år. Udelukkel- se herefter skal til enhver tid ske under iagttagelse af ligebehandlingsprincippet, således at alle ansøgere stilles lige. Der skal som nævnt også være proportionalitet i forhold til den samlede opga- ve, der skal løses. Derfor anbefales denne udelukkelsesgrund almindeligvis kun fremhævet og an- vendt for kontrakter, hvori brug af træ udgør en væsentlig del af den samlede ydelse.

Kapitel 7.3 indeholder eksempel på konkret tekstforslag om udelukkelse pga. overtrædelse af loven om handel med træ og træprodukter.

3.4 Invitation til afgivelse af tilbud

For ordrer, hvor træ ventes at udgøre en væsentlig del af den samlede anskaffelse, kan det overvejes i udbudsbekendtgørelsen eller følgebrevet til invitation til afgivelse af tilbud, at gøre tilbudsgiver særligt opmærksom på, at udbudsmaterialet indeholder krav om dokumenterbart bæredygtigt træ i træprodukter. På den måde kan det sikres, at tilbudsgiver fra starten har fokus på området og kan træffe de fornødne foranstaltninger inden tilbud afgives.

Teksten i udbudsbekendtgørelsen eller følgebrevet til invitationen til at afgive tilbud skal ikke er- statte den mere præcise formulering af krav, som under alle omstændigheder skal fremgå af det ledsagende mere udførlige udbudsmateriale.

For ordrer, hvor træprodukter kun ventes at udgøre en beskeden del af den samlede kontraktsum, må ordregiver afveje, om en særlig fremhævelse af kravene til bæredygtigt træ i udbudsmaterialet vil være passende, set i forhold til den fokus, der ønskes på andre væsentlige krav.

3.5 Evaluering af tilbud og tildeling af kontrakt

10 Lov nr. 1225 af 18. december 2012 om administration af Den Europæiske Unions forordninger om handel med træ og træprodukter med henblik på bekæmpelse af handel med ulovligt fældet træ.

Ordregiver kan i forbindelse med kontrakttildelingen minde tilbudsgiver om forpligtelsen til at sikre dokumenterbart bæredygtigt træ i træprodukter, herunder pligten til under kontraktudøvelsen at få en på anmodning fremlagt dokumentation verificeret af en uafhængig tredjepart, såfremt ordregiver vurderer, at den fremlagte dokumentation ikke er passende og fyldestgørende. Ordregiver vil dog som udgangspunkt under kontrakttildelingen være nødt til at acceptere en tilbudsgivers tilsagn om at ville kunne opfylde dokumentationskravet i løbet af kontraktudøvelsen.

Endelig afprøvning af, om tilbudsgiver kan levere passende og fyldestgørende dokumentation for, at mindstekravet om bæredygtigt træ er opfyldt, vil først kunne foretages under udøvelsen af kontrak- ten, jf. mere herom i nedenstående afsnit 3.6 om opfølgning på kontrakt.

3.6 Opfølgning på kontrakt

Generelt

Det vil generelt være hensigtsmæssigt, at det kontraktlige udgangspunkt er, at leverandøren på ordregivers forlangende skal kunne dokumentere, at de enkelte leverancer af træprodukter rent faktisk er (eller var) baseret på dokumenterbart bæredygtigt træ. Det kan samtidig være hensigts- mæssigt, at ordregiver har klare retningslinjer for, hvem der kan foretage eventuel kontrol (eksem- pelvis, at det kan enhver ansat hos ordregiver eller enhver af ordregiver udpeget person).

Dette kan fremgå udtrykkeligt for bestemmelser om træ, eller det kan fremgå af mere generelle bestemmelser om kontrol med overholdelse af kontraktvilkår.

Det er samtidig vigtigt, at ordregiver i tide nøje overvejer behovet for kontrol, og hvordan der lø- bende under kontraktudøvelsen og evt. efter kontraktens afslutning kan følges op med kontrol af, at leverandøren overholder (og har overholdt) sine kontraktlige forpligtelser, herunder til at sikre dokumenterbart bæredygtigt træ i træprodukter (hvor dette har været krævet).

Det vil bero på en konkret vurdering, på hvilke områder det vil være relevant at kræve dokumenta- tion samt hvornår og hvordan dokumentation skal indhentes. Det kan være omkostningsfuldt at indhente og gennemgå dokumentation for såvel ordregivere som leverandører, og behovet for do- kumentation skal således afvejes nøje i forhold til ressourceforbruget. Når det drejer sig om doku- mentation for bæredygtigt træ findes der en række muligheder for at tilrettelægge relativt enkle kontrolprocedurer, fx via information på følgesedler og fakturaer.

Det kan samtidig med fordel præcises i kontrakten, at ordregiver kan forlange yderligere dokumen- tation, herunder at tilbudsgiver får dokumentationen verificeret af en kompetent og uafhængig tredjepart, såfremt dokumentation tilvejebragt efter anmodning ikke af ordregiver vurderes at være passende og fyldestgørende. Samtidig bør det fremgå, hvilke nærmere krav, der stilles til en sådan tredjeparts uafhængighed og kompetence (det kan fx ske ved henvisning til de krav, der peges på i nærværende vejledning, jf. kapitel 5.7, og som der er henvist til i konkrete tekstforslag til kravspeci- fikationer i kapitel 7).

Det bør samtidig fremgå af kontrakten, hvordan der fra ordregivers side kan sanktioneres, såfremt den i sidste ende leverede dokumentation heller ikke vurderes at være passende og fyldestgørende, herunder om ordregiver i så fald helt eller delvist vil kunne afvise en leverance af træ, kræve afslag i entreprisesummen eller eventuelt helt ophæve kontrakten. Bestemmelser om sanktionsmuligheder skal være proportionale med kontraktens indhold og omfang. Såfremt der ikke i kontrakten er an- ført særlige bestemmelser om sanktionsmuligheder for manglefuld levering af krævet dokumentati- on, vil forholdet skulle reguleres efter dansk rets almindelige regler.

Muligheden for helt eller delvist at afvise en leverance af træprodukter kan være aktuel at overveje fx for varekøb, hvor manglerne ved en på anmodning leveret dokumentation bliver afdækket, inden de pågældende varer bliver taget i brug. Det kunne også være aktuelt for leverancer af træprodukter, som måtte være leveret på byggepladsen, men endnu ikke indbygget. Hvis tilbudsgiver eksempelvis ikke er i stand til på ordregivers anmodning at levere dokumentation for, at nogle bestemte træba- serede byggematerialer er fremstillet af bæredygtigt træ, kan det være aktuelt enten at afvise de pågældende materialer eller at kræve, at de ikke kommer til at indgå i byggeriet, før tilbudsgiver har leveret en passende og af ordregiver accepteret dokumentation for, at materialerne er fremstillet af bæredygtigt træ.

Når en vare først er taget i brug eller materiale er anvendt i et byggeri, vil krav om afvisning af den træbaserede leverance kunne være væsentligt mere byrdefyldt for leverandøren end før ibrugtag- ning/anvendelse. Mulighederne for økonomiske sanktioner i form af reduceret entreprisesum eller andet kan i sådanne situationer overvejes i stedet for.

Særlige forhold (hvis mindstekrav om bæredygtigt træ ikke er præcist afgrænset)

For kontrakter, hvor der eventuelt kun måtte være mindstekrav om en vis andel bæredygtigt træ i en ikke nærmere specificeret del af de af kontrakten omfattede træprodukter, vil det være vanskeligt at følge op med kontrol af de enkelte træbaserede leverancer. Det vil derfor være hensigtsmæssigt, hvis det på forhånd er fastlagt i kontrakten, præcis hvilke delleverancer, der skal leveres med do- kumenterbart bæredygtigt træ, og hvilke der ikke skal.

Hvis ikke det på en sådan måde er præcist fastlagt, hvilke delleverancer der skal være baseret på dokumenterbart bæredygtigt træ, vil det først kunne efterprøves, når alle delleverancer er tilende- bragt, om mindstekravet samlet set har været opfyldt. Det vil i en sådan situation være muligt i forbindelse med slutafregningen at bede om dokumentation for, hvordan det er sikret, at den kræ- vede minimumsandel af dokumenterbart bæredygtigt træ samlet set har været opfyldt for det under kontrakten leverede træbaserede materiale.

Naturligvis er det også muligt undervejs i den situation at kontrollere om enkelte leverancer er baseret på dokumenterbart bæredygtigt træ. Dette kunne så eventuelt give anledning til en tidligere snak med leverandøren, hvis sådanne kontroller skulle give anledning til mistanke om, at den sam- lede træbaserede leverance ikke efterfølgende vil kunne dokumenteres at være fremstillet af doku- menterbart bæredygtigt træ.

Kontraktafslutning

Ordregiver kan stille krav om, at leverandøren som en del af afleveringsforretningen fremsender dokumentation for, at kontraktens bestemmelser om anvendelse af dokumenterbart bæredygtigt træ har været overholdt i alle de for bestemmelsen relevante træprodukter.

Se nærmere i kapitel 6 om dokumentation.

4. Mindre kontrakter og aftaler

4.1 Generelle regler for offentlige indkøb

Ved mindre vareindkøb i det offentlige og ordrer på småopgaver, som bestilles af det offentlige uden forudgående indhentning af tilbud, kan det kræves, at de indkøbte eller til opgaven anvendte træ- produkter er eller har været sporbarhedscertificerede efter en eller flere bestemte ordninger. Det kan fx være en af de ordninger, Naturstyrelsen har anerkendt som garant for bæredygtigt træ11.

Det samme gælder ved indhentning af tilbud på mindre opgaver, der ligger under tærskelværdien for annonceringspligt efter tilbudsloven. Det vil for offentlige vareindkøb og tjenesteydelser sige opgaver under 500.000 kr. og for offentlige bygge- og anlægsarbejder under 300.000 kr. Dog for- udsættes det her, at der ved indhentning af tilbud er tale om opgaver, der ikke har interesse for udenlandske tilbudsgivere.

Hvis denne mulighed benyttes, kan det således være en del af ordregivers mindstekrav, at træet er eller har været certificeret efter en eller flere af de anførte ordninger. Her er der således ikke tale om, at mindstekravet er ”bæredygtigt træ” (og hvor certificeret træ kan være en blandt flere mulige måder at dokumentere kravet om ”bæredygtigt træ” på).

Det er som nævnt i så fald afgørende, at aftalen ikke har interesse for udenlandske tilbudsgivere. Hvis den vurderes at kunne have det, anbefales det ved indhentning af tilbud, at indkøbet håndteres som om det var et større udbud, jf. kapitel 3.

Ordregiver kan også vælge under alle omstændigheder at følge proceduren for udbud og indhent- ning af tilbud for større kontrakter (jf. kapitel 3), også ved indhentning af tilbud på mindre kontrak- ter eller aftaler, hvor der ikke er pligt til det efter EU-reglerne eller tilbudsloven.

En fordel ved at følge proceduren for større kontrakter også for mindre opgaver er, at ordregiver dermed kan sikre sig, at også tilbudsgivere, der ikke kan levere certificerede træprodukter som dokumentation for krav om bæredygtigt træ, vil kunne byde ind på opgaven.

En ulempe kan være, at omkostningerne til at gennemføre et udbud ikke står mål med kontraktens værdi. Desuden kan udbudsbetingelserne – set i forhold til den relativt lille opgave, der skal løses - blive unødigt komplicerede både at beskrive, forholde sig til som tilbudsgiver og følge op på i prak- sis (fordi kontrollen med dokumentationen kompliceres).

11 Se Naturstyrelsens hjemmeside for en opdateret liste over anerkendte ordninger.

Det kan derfor i mange situationer være administrativt enklere – og måske af den grund at fore- trække - at følge den simplere procedure fra nærværende kapitel for mindre kontrakter og aftaler (forudsat, naturligvis, at betingelserne for at kunne benytte denne procedure er opfyldt). Vær altid opmærksom på, at det er ordregiver selv, der er ansvarlig for, at de relevante regler for udbud og tilbudsindhentning bliver overholdt.

4.2 Statslige udbud og indhentninger af tilbud

Hvis betingelserne herfor er til stede, jf. afsnit 4.1, vil også statslige institutioner, som er omfattet af cirkulæret, kunne stille mindstekrav om, at træ i træprodukter er eller har været certificeret efter en af de af Naturstyrelsen anerkendte ordninger. Et krav herom vil kunne sidestilles med krav om bæredygtigt træ (men dokumentationsmulighederne vil være enklere, jf. også kapitel 6 om doku- mentation).

Cirkulæret forpligter, jf. § 4, stk. 1 og 2, når der gennemføres udbud eller indhentes tilbud, de om- fattede statslige institutioner til som udgangspunkt at stille mindstekrav om, at træ i træprodukter er fremstillet af bæredygtigt træ. Denne hovedregel gælder for alle udbud og indhentninger af til- bud, uanset om der er tale om en større kontrakt, der falder under reglerne i EU-direktiverne eller tilbudsloven, jf. vejledningens kapitel 3, eller en mindre kontrakt som omhandlet i dette kapitel 4.

Også cirkulærets § 4, stk. 3 om udbud og indhentninger af tilbud på aftaler om tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder gælder uanset om der er tale om en større kontrakt, der falder under reglerne i EU-direktiverne eller tilbudsloven, eller en mindre kontrakt.

Tilsvarende gælder cirkulærets § 5, stk. 1 om mulighederne for at begrænse eller helt fravige mind- stekravene efter § 4, stk. 1 og 2 uanset om der er tale om større eller mindre kontrakter.

Det samme gælder i udgangspunktet bestemmelserne i § 5, stk. 2 om at det skal indgå i tilbudseva- lueringen, at træ i træprodukter, der undtages fra mindstekrav om bæredygtigt træ, alligevel er fremstillet af bæredygtigt træ.

For yderligere vejledning om udmøntning af cirkulærets § 4, stk. 1-3 og § 5 henvises til vejlednin- gens kapitel 3.

4.3 Statslige ordrer uden udbud eller indhentning af tilbud

Når der ikke indhentes noget tilbud eller foretages udbud forud for en statslig aftale om et vareind- køb, en tjenesteydelse eller et bygge- og anlægsarbejder, hvori indgår køb eller brug af træprodukter gælder særlige regler. I så fald skal det, jf. cirkulærets § 4, stk. 4, indgå i indkøbsovervejelsen, at træ i træprodukterne bør være fremstillet af bæredygtigt træ.

Bestemmelsen tager bl.a. sigte på småindkøb af trælastvarer, møbler og andre træprodukter eller bestilling af mindre opgaver. Her er udgangspunktet, at de statslige indkøbere i udgangspunktet bør foretrække og stille krav om dokumenterbart bæredygtigt træ som fx træ, der er certificeret efter en

de af Naturstyrelsen anerkendte ordninger som garant for bæredygtigt træ. Det kan til sikring heraf blive aktuelt at skifte leverandør, hvis ikke sådanne dokumenterbart bæredygtige træprodukter lagerføres hos – eller kan skaffes af – den først adspurgte leverandør.

5. Dokumentation og kontrol

5.1 Grundprincipper for dokumentation for bæredygtigt træ

Hvis der er stillet mindstekrav om dokumenterbart bæredygtigt træ i træprodukter, er det leveran- dørens ansvar på ordregivers forlangende at kunne levere passende dokumentation for at kravet er opfyldt. Grundlæggende er der to måder at dokumentere det på:

• Træproduktet kan være dækket af en certificeringsordning, som Naturstyrelsen har aner- kendt som garant for ”bæredygtigt træ”, jf. definitionen i denne vejlednings kapitel 6. I så fald er det tilstrækkeligt blot at dokumentere, at dette er tilfældet, jf. nærmere nedenfor. [De anderkendte ordninger kan ses på Naturstyrelsens hjemmeside: xxx.Xxxxxxxxxxxxxx.xx]

• Anden passende form for dokumentation for ”bæredygtigt træ”.

For større kontrakter, som er omfattet af tilbudsloven eller EU’s udbudsregler, jf. vejledningens kapitel 3, skal ordregiver altid være parat til at acceptere enhver anden passende form for dokumen- tation.

For mindre kontrakter, som falder under tærskelværdierne for tilbudsloven og EU’s udbudsdirekti- ver, er det tilladt ordregiver at stiller krav om, at træprodukterne er eller har været certificeret efter en af de af Naturstyrelsen anerkendte ordninger, som garant for bæredygtigt træ. Dette kræver, jf. vejledningens kapitel 4, at kontrakten ikke har interesse for udenlandske tilbudsgivere. I så fald er det alene dette, der skal dokumenteres.

Ovenstående er relevant under kontraktudøvelsen og relaterer til de enkelte træbaserede leveran- cer. I udvælgelsesfasen er det leverandørens egnethed (tekniske og faglige formåen) til at levere dokumenterbart bæredygtigt træ i de kommende leverancer, der vil kunne kræves dokumentation for (såfremt krav herom er stillet som del af udvælgelseskriterierne, jf. nærmere afsnit 3.3).

5.2 Hvad skal dokumentationen for bæredygtigt træ give oplysning om?

Leverandøren skal under kontraktudøvelsen på ordregivers forlangende kunne dokumentere, at krav om bæredygtigt træ i træprodukter er opfyldt for de enkelte af kontrakten omfattede leverancer (eller, hvis der kun er forlangt er vis minimumsandel, for den samlede leverance, når kontrakten er

afsluttet). Dokumentation skal kunne give oplysning om to centrale forhold: 1) sporingen af træet og 2) standarden for skovdrift i den skov træet er fældet i.

5.2.1 Sporingen af træet

Træ kan undergå en lang vej fra skoven gennem flere led, før det når slutbrugeren. De enkelte træ- produkter kan bestå af blandinger af genbrugstræ, bæredygtigt træ og de øvrige kilder, der i hen- hold til definitionen i kapitel 6 kan indgå i bæredygtigt træ.

Leverandøren skal kunne dokumentere, at der har været tilstrækkelig styr på træet undervejs til at sikre, at det træet i hver enkelt af de af kontrakten omfattede leverancer hidrører fra en eller flere af de i definitionen angivne kilder.

Hvis sammenblanding af træ fra flere forskellige kilder tillades enten hos leverandøren eller en eller flere af dennes underleverandører, skal der samtidig redegøres for, hvordan der er holdt styr på input og output i hele forsyningskæden, så de fastlagte grænseværdier for indblanding er overholdt, jf. definitionen af bæredygtigt træ i kapitel 6.

Dokumentation for dette bør indeholde:

• Beskrivelser af alle led i forsyningskæden fra skov til slutbruger - inklusive de forskellige transporter undervejs

• Beskrivelse af de kontrolmekanismer, der er anvendt i hvert led, til at sikre fysisk adskillel- se af træet fra træ fra andre kilder - eller andre metoder, der er anvendt for at kunne ga- rantere de angivne grænseværdier for sammenblanding af træ fra forskellige kilder i bære- dygtigt træ

• Dokumentation for at kontrolmekanismerne findes og anvendes.

5.2.2 Standarden for skovdriften

Det skal kunne dokumenteres, at standarden for skovdriften i den skov eller den gruppe af skove, som skovtræ i leverancen stammer fra, opfylder kriterierne for ”bæredygtigt produceret træ”, eller – hvis der indgår FLEGT-træ i leverancen – kriterierne for FLEGT-træ.

Hvis der indgår genbrugstræ, skal det kunne dokumenteres, at dette ikke indeholder andet end de kilder, der er tilladt efter definitionen af genbrugstræ i kapitel 6.

[Standarden for ”lovligt fældet træ” vil det sjældent være aktuelt at skulle dokumentere som en selvstændig standard. Hvis der er krævet ”bæredygtigt træ”, så kan ”Lovligt fældet træ” indgå deri, men kun i kombination ”bæredygtigt produceret træ”, ”genbrugstræ” eller ”FLEGT-træ”, og i så fald vil det ofte være dækket af en certificeringsordning eller tilsvarende, som dokumenterer ”bæredyg- tigt træ” i hele kombinationen. Desuden er der i Danmark og EU i 2013 indført generel regulering af træhandel, som har gjort det generelt forbudt og strafbart at indføre ulovligt fældet træ på EU’s marked.]

Dokumentationen for dette skal indeholde:

• En redegørelse om de standarder, der gælder for skovdriften i den eller de skove, træet i et givet træprodukt er eller kan være fældet i, herunder med oplysning om, hvordan det er sikret og kontrolleret, at de standarder for bæredygtigt træ, der er fastlagt i denne vejled- ning, er overholdt i disse skove.

• En redegørelse om, hvordan standarderne for skovdrift er fastlagt i den eller de skove, træ- et i et givet træprodukt er eller kan være fældet i, herunder med oplysning om, hvordan det sikret og kontrolleret, at de standarder for standardfastsættelse for skovdrift, som fremgår af denne vejlednings definition af bæredygtigt produceret træ, kriterium 2, er overholdt.

• En redegørelse for, hvordan det sikres, at evt. genbrugstræ, som bidrager til den angivne andel af bæredygtigt træ opfylder betingelserne for at kunne regnes som genbrugstræ som defineret i denne vejledning.

5.3 Certificering

Der findes certificeringsordninger, der sætter standarder for både skovdrift og for sporing og af træ

- og for uafhængig kontrol af disse standarder i alle led fra skoven til sidste handelsled før slutbru- ger. De er udviklet med henblik på salg og markedsføring af træ, som stammer fra skove, der er drevet efter disse bestemte standarder, eller andre af ordningen anerkendte ansvarlige kilder som fx genbrugstræ.

Naturstyrelsen fører en liste over ordninger, som styrelsen har vurderet på baggrund af et sæt vur- deringskriterier og anerkendt som tilstrækkelige garanter for ”bæredygtigt træ” som defineret i denne vejledning. Der er fire grundlæggende præmisser for styrelsens anerkendelse:

• Standarderne for skovdrift i certificerede skove og andre under ordningen tilladte kilder af træ skal leve op til de standarder, der er fastlagt i denne vejlednings definition af bæredyg- tigt træ.

• Sporbarhed og mærkning – standarderne skal være robuste og sikre, at der er styr på træ- ets vej fra kilden til slutbrugeren og på input- og outputforhold i alle produktions- og han- delsled, så tærskelværierne i definitionen af bæredygtigt træ i denne vejledning er over- holdt.

• Certificeringen (kontrollen og godkendelsen af, at standarden er overholdt, og at sporbar- heden og evt. mærkningen er i orden) skal forestås af en uvildig, kompetent og akkredite- ret tredjepart og følge relevante internationale retningslinjer for certificering (ISO-guide 62, 65, 66 eller tilsvarende).

• Akkrediteringen (dvs. kontrollen og godkendelsen af at certificeringsfirmaet arbejder kor- rekt) skal foretages af et nationalt eller internationalt organ, hvis systemer og procedurer

er i overensstemmelse med relevante internationale retningslinjer for akkrediteringsorga- ner (ISO-guide 17011 eller tilsvarende).

Miljøministeriet, Naturstyrelsen [har] fastlagt et mere detaljeret sæt kriterier for bæredygtigt træ og for vurdering af, om certificeringsordningerne matcher kriterierne og kan levere troværdig doku- mentation for, at de er overholdt. Vurderingskriterierne, de konkrete vurderingsresultater og listen over anerkendte ordninger kan ses på xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx.

De enkelte certificeringsordninger kan på nogle punkter have mere vidtrækkende kriterier end dem, der er følger af definitionen af bæredygtigt træ i denne vejledning. Naturstyrelsens anerkendelse går alene på, om ordningerne er tilstrækkeligt dækkende og reguleret efter tilpas robuste bestemmelser til at sikre overholdelse af denne vejlednings definition af bæredygtigt træ.

Hvis træprodukter er dækket af en af Naturstyrelsen anerkendt certificeringsordning, kan doku- mentationskravet for bæredygtigt træ i udgangspunktet antages at være opfyldt. Det vil i hovedreg- len være den nemmeste form for dokumentation, både for leverandøren at levere og for ordregiver at forholde sig til. Det skal dog dokumenteres, at træet rent faktisk er certificeret, og der nogle sær- lige forhold, man skal være opmærksom på:

5.3.1 Certificering af produkter vs. leverandører

Træ i træprodukter fra en certificeret leverandør er ikke nødvendigvis dokumenterbart bæredygtigt blot fordi leverandøren er certificeret, heller ikke hvis leverandøren er certificeret efter en af de ordninger, som Naturstyrelsen anerkender som garant for bæredygtigt træ. Certificering af en virk- somhed medfører ikke nogen pligt til at levere certificeret træ, men giver alene en ret til at gøre det under nærmere fastlagte betingelser for håndtering samt for eventuel mærkning og logobrug mv.

Den afgørende dokumentation i løbet af kontraktudøvelsen er derfor, om de enkelte leverancer af træprodukter er certificerede, jf. dog afsnit 4.3.4 om projektcertificering.

Dokumentation for at en virksomhed er sporbarhedscertificeret efter en af Naturstyrelsen aner- kendt ordning kan derimod være en relevant og god måde for virksomheden at dokumentere tek- nisk og faglig formåen (egnethed) til at levere dokumenterbart bæredygtigt træ i kontaktens udvæl- gelsesfase, hvis ordregiver har sat krav herom i denne fase.

5.3.2 Produktmærkning og certificeringskoder på faktura eller følgeseddel

Dokumentation for at et produkt er certificeret kan fremgå på to måder:

• Ved en mærkning med den pågældende ordnings logo på selve produktet eller på en ubrudt emballage, som træproduktet (eller et større parti af træprodukter) sælges i. Der kan herpå væ- re anført et certificeringsnummer eller en licenskode, som giver oplysninger om hvilken autori- seret forhandler, der har solgt det pågældende produkt som certificeret. De forskellige certifice- ringsordninger har forskellige regler for mærkning og logobrug, og i tvivlstilfælde tilrådes det at konsultere de enkelte ordningers hjemmeside for mere præcis information om reglerne.

• Ved oplysning på faktura eller følgeseddel (papir eller via E-fakturering), som angiver certifice- ringskoden for den certificerede virksomhed, der sælger træet til slutbruger. Det skal tydeligt fremgå, hvilke dele af den af følgesedlen eller fakturaen omfattede leverance, der er certificeret. Ægtheden af certificeringen kan tjekkes ved at aflæse certificeringskoden, det særlige CoC- nummer, som alle certificerede virksomheder skal have, og som bør fremgå af fakturaen og/eller følgesedlen. Derefter kan certificeringskoden slås op på den pågældende certificerings- ordnings database på internettet og her bør den pågældende virksomhed være anført som certi- ficeret og godkendt til at sælge de relevante træprodukter som certificeret. I tvivlstilfælde tilrå- des kontakt til enkelte certificeringsordninger.

5.3.3 Den brudte certificeringskæde

Træ, der gyldigt har været certificeret og solgt som certificeret til en leverandør eller en af dennes underleverandører kan efter certificeringsordningernes egne regler i udgangspunktet ikke videre- sælges til ordregiver som certificeret – eller overfor ordregiver anprises som certificeret - med min- dre leverandøren selv er certificeret eller produkterne er gyldigt mærkede (eller leveres i ubrudt emballage). Det kan give nogle udfordringer, når leverandøren overfor ordregiver skal dokumente- re, at træet har været certificeret, og dokumentationen må i så fald håndteres som ”Anden form for dokumentation”, jf. afsnit 4.4, eller eventuelt med en projektcertificering, jf. afsnit 4.3.4.

5.3.4 Projektcertificering

Det er muligt at opnå certificering af et konkret og enkeltstående projekt. Det kan være billigere og mindre krævende løsning, end hvis entreprenøren bliver generelt certificeret til at handle med og levere certificerede træprodukter. Projektcertificering indebærer, at et byggeprojekts indkøb og byggeplads kontrolleres af et uafhængigt certificeringsfirma med henblik på at sikre, at der kun bruges certificeret træ til de dele af et projekt, hvor dette er foreskrevet.

Med en projektcertificering kan et helt byggeri fremstå som certificeret, hvis der måtte være ønske derom. De enkelte certificeringsordninger kan have forskellige regler herom og det tilrådes, at kon- takte dem for at høre nærmere til de konkrete muligheder, hvis dette ønskes.

5.4 Anden dokumentation end certificering

I EU-udbud og opgaver, der er omfattet af tilbudsloven, er udgangspunktet, at ordregiver skal ac- ceptere enhver anden passende form for dokumentation end certificering. Der kan derfor heller ikke opstilles nogen udtømmende liste over formkravene til denne dokumentation. Den bør ind- holdsmæssigt som minimum kunne redegøre passende og fyldestgørende for de i afsnit 5.2 omtalte forhold.

”Anden form for dokumentation” (end certificering) er også påkrævet for tidligere certificeret træ, der inden det når frem til slutbrugeren er passeret gennem et eller flere ikke certificerede led. Det kan eksempelvis være den entreprenør, der opfører et byggeri. Selvom vedkommende udelukkende måtte anskaffe certificeret træ fra certificerede leverandører, så kan entreprenøren i udgangspunk-

tet ikke selv sælge træet som certificeret med mindre vedkommende selv er certificeret eller projek- tet er certificeret.

Dokumentationen kan i så fald begrænses til at omfatte sporingen fra det sidste gyldige certifice- ringsled til levering af de af kontrakten omfattede træprodukter eller til anvendelsen i det af kon- trakten omfattede byggeri eller anlæg.

5.5 Hvornår kan der kræves dokumentation?

5.5.1 Udvælgelsesfasen

Det er, hvis proportionalt og betingelserne i øvrigt er opfyldt, jf. afsnit 3.3, muligt i udbudsmateria- let at stille krav tilbudsgivers egnethed til at levere dokumenterbart bæredygtigt træ, og det er også muligt at kræve, at der sammen med tilbuddet vedlægges dokumentation for denne egnethed (tek- niske og faglige formåen). om, at tilbudsgiver skal kunne dokumentere sin tekniske og faglige for- måen til at levere bæredygtigt træ allerede i udvælgelsesfasen.

Dokumentationen vil i denne fase fx kunne bestå i referencer om tidligere erfaringer med lignende opgaver, redegørelser om de sporingssystemer leverandøren anvender til at sikre en pålidelig og kontrollerbar forsyning med bæredygtigt træ, og til under kontraktudøvelsen at levere passende dokumentation for bæredygtigt i de enkelte træbaserede leverancer, jf. nærmere herom i afsnit 5.2.1

. I så fald er det et vilkår, der gælder alle tilbudsgivere, og ordregiver vil kunne være forpligtet til at afvise tilbud, der ikke er ledsaget af en sådan passende dokumentation sammen med tilbuddet, hvis det har været krævet.

5.5.2 Kontraktudøvelsen

Dokumentation for bæredygtigt træ i de enkelte leverancer af træprodukter kan først forlanges i takt med, at disse leveres til ordregiver eller begynder at blive anvendt i byggeri mv. som led i udøvelsen af den for vareindkøbet, tjenesteydelsen eller bygge- og anlægsarbejdet relevante kontrakt.

Xxxxxxxxxxx og evt. forhåndsadvisering om leverancer

Ordregiveres bedste muligheder for at gribe ind overfor eventuelt mangelfuldt dokumen- terede leverancer, fx til et byggeri, er hvis det kontrolleres allerede når det leveres til byg- gepladsen. Hvis der er tale om certificeret træ, er det let.

Ordregiver kan tjekke, om produkterne er gyldigt mærkede med de pågældende ordningers logo eller varemærke på træet eller på en ubrudt emballage (som skal angive certificeringskoden). Mere normalt for træ til bygge- og anlægsarbejder er dog, at træet ikke er mærket, men at dokumentatio- nen for certificeringen skal fremgå af følgeseddel eller faktura. Ordregiver kan bede om at se følge- sedlen for det træ, der leveres på byggepladsen fra den certificerede underleverandør. Specifikatio- nen skal på tydelig vis angive, hvilke dele af leverancen, der er certificerede – igen med angivelse af certificeringskoden.

For produkter, der ikke leveres direkte på byggepladsen fra en certificeret leverandør eller underle- verandør, men hjemtages på en ikkecertificeret entreprenørs lager først er sagen typisk mere kom- pliceret. Her kan det kræves af leverandøren, når træet bringes frem til byggepladsen, at han på passende måde dokumenterer, hvilke følgesedler, der dækker hvilke partier, og ordregiver kan kræ- ve uafhængig tredjepartsverifikation, hvis der er begrundet tvivl om rigtigheden af oplysningerne. I sådanne situationer vil en projektcertificering forud for påbegyndelse af opgaven ofte med fordel kunne overvejes.

Ved forsendelse af varer kan der evt. stilles krav om at der inden fremsendes en forsendelsesadvise- ring, hvor der udover hvornår varerne ankommer også angives oplysninger om dokumentation for bæredygtighed. Dette kan lette ordregivers planlægning af evt. kontrol med dokumentation. Det skal være fremgået allerede af udbudsmaterialet, hvilke krav ordregiver evt. stiller til sådanne advi- seringer.

Fakturaer

Ordregiver kan også bede om, at det bagudrettet specificeres på fakturaen til ordregiver, hvilke dele leverancerne med træprodukter, der har været anvendt, som har været certificerede. I den situation, hvor det er entreprenøren, der fakturerer ordregiver, vil det normalt kræves – efter certificerings- ordningernes egne bestemmelser – at den pågældende entreprenør selv er certificeret, enten gene- relt eller via en projektcertificering. Og leverandørens certificeringskode skal angives på fakturaen.

Hvis leverandøren ikke selv er certificeret og det leverede træ ikke er mærket (på produkt eller ubrudt emballage), så kan træet ikke betragtes som certificeret (selv hvis det engang har været certi- ficeret, da det blev leveret af certificeret leverandør), og i så fald bør dokumentationen vurderes fra sag til sag som ”anden dokumentation”.

Hvis underleverandørerne har været certificerede, kan entreprenøren sammen med sin egen faktu- ra til ordregiver vedlægge kopier af fakturaer med certificeringskoder for certificerede underleve- randører, hvoraf kan fremgå, hvilke dele der er certificeret og samtidig afgive en erklæring om, hvilke delleverancer, der har været omfattet af hvilke fakturaer. Ordregiver kan kræve en sådan erklæring verificeret af afhængig tredjepart, hvis der er begrundet tvivl om den.

Elektronisk faktura

Det elektroniske faktureringssystem rummer mange muligheder for at tilknytte relevant informati- on om de fakturerede leverancer. Som for papirfakturaer gælder det, at det på fakturatidspunktet ofte er vanskeligt at lave korrigerende handlinger, herunder hvis der opstår tvivl om, hvorvidt der har været bæredygtigt træ i alle de træprodukter, hvor dette måtte være krævet.

Man har imidlertid mulighed for mere konkret information om varen. På forsendelsesadviserings- tidspunktet og på fakturatidspunktet ved leverandøren helt konkret hvilke varer, der påtænkes sendt til kunden eller helt konkret hvilke varer, som er blevet sendt til den pågældende kunde.

På fakturatidspunktet er der mulighed for endeligt at angive en eller flere egentligt serienumre for varerne. Dette serienummer kan være mere eller mindre intelligent opbygget og have bærende

information omkring oprindelsesland, sted, skov, fældningstidspunkt eller hvilken information man ønsker at bygge ind. I forhold til indkøb af bæredygtigt træ kunne de for ordregiver interessante oplysninger blandt andet være om de fakturerede træprodukter har været certificerede (og i givet fald medoplysning om certificeringskode) eller om der foreligger anden form for dokumentation (og i givet fald hvilken).

Denne information vil også kunne ligge i en database, hvis dataene ikke kan aflæses direkte af se- rienummeret. Det vil sige at man ud fra et serienummer vil kunne lave opslag om de ønskede in- formationer om den konkrete vare (eller forsendelse).

I den standard som bruges i Danmark (OIOUBL) er der mange forskellige muligheder for at angive information om varer. Det afhænger som nævnt helt af hvornår i processen informationen ønskes og hvilken information der ønskes.

Mere information om mulighederne i E-faktureringssystemet kan fås i Digitaliseringsstyrelsen.

5.5.3 Kontraktafslutning

Efter kontraktafslutning kan ordregiver forlange dokumentation for, at de træprodukter, der var omfattet af kontraktens krav om dokumenterbart bæredygtigt træ, rent faktisk var baseret på bære- dygtigt træ. Kontrakten kan fastlægge, hvor længe efter kontraktafslutning leverandøren skal være i stand til at fremlægge sådan dokumentation, hvilket normalt ville kunne være op til 5 år.

5.6 Kontrol med dokumentation, herunder vurdering af uafhængig tredjepart

Ordregiver kan gennemføre kontrol med dokumentation for bæredygtigt træ stikprøvebaseret, evt. ud fra en forudgående risikovurdering. Høj risiko for, at leverancer ikke leveres med påkrævet mu- lighed for at dokumentere bæredygtigt træ i træprodukter kan opstå for bl.a:

• Produkter, der indeholder træfibre fra flere forskellige kilder.

• Lange leverandørkæder

• Skove eller led i forsyningskæden fra områder, der er kendt for ulovlig træfældning og/eller korruption.

Hvis ordregiver vurderer, at en på anmodning fremlagt dokumentation ikke er passende og fyldest- gørende, kan ordregiver bede leverandøren om yderligere specifikation og evt. at leverandøren får dokumentationen verificeret af en uafhængig tredjepart for leverandørens regning. En sådan uaf- hængig tredjepart bør være kompetent til at vurdere dokumentation for overholdelse af standarder for skovdrift og for sporing og mærkning af bæredygtigt træ som defineret i denne vejledning.

Vurdering af en uafhængig tredjepart betyder i denne vejledning, at en evaluering udføres og rap- porteres af en person eller organ, hvis organisation, systemer og procedurer er i tråd med standar- den i ISO Guide 65:1996 (EN 45011:1998) Generelle krav til organer, der udfører produktcertifice- ring eller tilsvarende, og som er akkrediteret til at vurdere overholdelse af skovdriftsnormer af et

organ, hvis organisation, systemer og procedurer er i tråd med ISO Guide 17011: 2004 ”Overens- stemmelsesvurdering - Generelle krav til akkrediteringsorganer, der akkrediterer virksomheder, som foretager overensstemmelsesvurdering” eller tilsvarende.

I de konkrete tekstforslag til kravspecifikationer og mulig dokumentation i denne vejlednings kapi- tel 7 er der henvist til ovenstående kompetencekrav til uafhængige tredjeparter. Det bør overvejes i tilknytning hertil som del af udbudsbetingelserne at fastlægge et loft over, hvor store økonomiske byrder leverandøren vil kunne pålægges til afholdelse af udgifter til en sådan verifikation.

6. Termer og definitioner

Ved krav om bæredygtigt træ i udbudsmateriale og kontrakter for offentlige indkøb anbefales det, at der i materialet bruges de samme termer som i dette kapitel og henvises samme definitioner. På den måde kan det sikres, brugen af de forskellige termer er entydig, og at de i vejledningen anførte råd om dokumentation mm. er relevante og dækkende i forhold de til anvendte termer. Ved brug af andre termer eller definitioner (eller eventuelt manglende definitioner for de forskellige termer) vil der kunne være risiko for uklarheder om forståelsen af udbudsmaterialet og kontrakterne. Det an- befales, at kravene til bæredygtigt træ stilles i udbudsmaterialets kravspecifikation, jf. nærmere herom i afsnit 3.2.

6.1 Træ

Ved ”træ” forstås i denne vejledning træ og andet materiale, der er fremstillet af træ, herunder træ- baserede fibre i plader, papirprodukter mv.

6.2 Træprodukter

Ved træprodukter forstås i denne vejledning produkter af en eller flere af nedenstående kategorier, hvori træ udgør en væsentlig del:

a) Råtræ, savet træ, plader af træ og andre halvfabrikata og varer af træ.

b) Møbler.

c) Kontorartikler.

d) Kopi- og printerpapir og tryksager.

e) Andet papir og pap og varer deraf.

Definitionen dækker samme kategori af træprodukter, som er omfattet af loven om handel med træ og træprodukter12 og derudover kontorartikler og tryksager, som leveres som led i en bestilt trykke- riydelse, møbler og andre varer, der ikke er omfattet af loven, men hvori træ udgør en væsentlig del, herunder siddemøbler af træ, såsom spisestuestole og kontorstole, havestole og træbænke mv, udendørs udstyr og legeredskaber af træ samt produkter fremstillet af genbrugstræ.

6.3 Bæredygtigt træ

Ved ”bæredygtigt træ” forstås i denne vejledning:

1. ”Bæredygtigt produceret træ”

2. ”FLEGT-træ”

3. ”Genbrugstræ”

4. Kombinationer af "Bæredygtigt produceret træ", "FLEGT-træ", "Genbrugstræ" og op til 30

% ”Lovligt fældet træ”.

5. Træ, der anprises som ”Bæredygtigt produceret træ” eller tilsvarende, og som stammer fra kontrollerede produktionslinjer, hvori kan indgå kombinationer af "Bæredygtigt produce- ret træ", "FLEGT-træ", "Genbrugstræ" og ”Lovligt fældet træ”, og hvorfra der ikke sælges større andele som ”Bæredygtigt produceret træ” eller tilsvarende end der er medgået til produktionen.

6.3.1 Bæredygtigt produceret træ

12 Lov nr. 1225 af 18. december 2012 om administration af Den Europæiske Unions forordninger om handel med træ og træprodukter med henblik på bekæmpelse af handel med ulovligt fældet træ. Nærmere information om produktafgrænsning kan findes på xxx.XXXX.xx.

Ved ”bæredygtigt produceret træ” forstås i denne vejledning træ, som hidrører fra skove, der forval- tes i overensstemmelse med de nedenfor anførte kriterier eller tilsvarende:

1. Træet skal være ”Lovligt fældet træ”.

2. Skoven skal være drevet i overensstemmelse med en standard, der opfylder følgende krav:

:

1. Standarden skal være resultatbaseret, således at målbare resultater skal indgå og omfatte alle nedenstående kriterier i 3.1-3.6.

2. Processen for fastsættelse af standarden skal være åben for deltagelse af alle be- rørte interessekategorier og søge at sikre en ligelig repræsentation og bidrag fra økonomiske, miljømæssige og sociale interessekategorier.

3. Processen for fastsættelse af standarden skal søge at sikre,

i. at standarden fastlægges i konsensus blandt de repræsenterede interes- senter

ii. at ingen enkeltinteresse kan dominere processen, og

iii. at ingen beslutning træffes i fraværet af tilslutning fra flertallet i en inte- ressekategori.

3. Standarden, der fastsættes i overensstemmelse med kravene 2.1-2.3, skal være i overens- stemmelse med almindeligt anerkendte principper og kriterier for bæredygtig skovdrift og skal som minimum søge at sikre:

1. Opretholdelse af skovenes ressourcer og deres bidrag til den globale kulstofcy- klus. For at gøre dette skal standarden indeholde krav til:

i. Sikring af kvantiteten og kvaliteten af skovens ressourcer på mellem- langt og langt sigt ved at sikre rettidig og tilstrækkelig foryngelse af sko- ven, enten ved plantning eller, hvor muligt og hensigtsmæssigt, ved na- turlig foryngelse, ved at afbalancere hugst- og tilvækstrater, og ved at fo- retrække teknikker, der minimerer direkte og indirekte skade på skov-, jord- og vandresurser, samt

ii. Undgåelse af konvertering af skov til andre typer arealanvendelser, her- under omdannelse af primære skove til skovplantager, undtagen i be- grundede tilfælde, hvor omdannelsen:

a) er i overensstemmelse med national eller regional politik og lovgivning relevant for arealanvendelse og skovdrift, og er et resultat af national eller regional arealplanlægning reguleret af en statslig eller anden offentlig myndighed, herunder høring af interesserede og direkte berørte personer og organisationer, og

b) omfatter en lille andel af den berørte skovtype, og

c) ikke har en negativ virkning på truede (herunder sårbare, sjældne eller udryddelsestruede) skovøkosystemer, kulturelt og socialt betydningsfulde områder, vigtige levesteder for truede arter eller andre beskyttede områder, samt

d) bidrager til langsigtede miljømæssige, naturmæssige og sociale fordele.

2. Opretholdelse af skovenes beskyttelsesfunktioner. For at gøre dette skal standar- den indeholde krav til:

i. hensigtsmæssig vurdering af virkninger og planlægning for minimering af virkninger,

ii. beskyttelse af jordbund, vand og biologisk mangfoldighed,

iii. kontrolleret og hensigtsmæssig brug af kemikalier og brug af integreret skadedyrskontrol, hvor end det er muligt, samt

iv. korrekt bortskaffelse af affald for at minimere eventuelle negative virk- ninger.

3. Opretholdelse af skovproduktiviteten. For at opnå dette skal standarden indehol- de krav til:

i. driftsplanlægning og implementering af forvaltningsaktiviteter til fore- byggelse af væsentlige negative virkninger på skovproduktiviteten,

ii. overvågning, der er tilstrækkelig til at kontrollere overholdelse af alle krav samt revurdering og feedback til planlægningen,

iii. anvendelse af driftsteknikker og –procedurer, der minimerer virknin- gerne skovens ressourcer og ydelser,

iv. fornøden oplæring af alt personale, såvel ansatte som entreprenører, samt

v. hugstniveauer, der ikke overskrider skovens langsigtede produktivitets- kapacitet, baseret på relevante beholdnings-, vækst- og udbyttedata

4. Opretholdelse af skovøkosystemes sundhed og vitalitet. For at opnå dette skal standarden indeholde krav til:

i. driftsplanlægning, som sigter mod at bevare eller øge skovøkosystemets sundhed og vitalitet,

ii. forvaltning af naturlige processer, brande skadedyr og sygdomme, samt

iii. hensigtsmæssig beskyttelse af skoven mod uautoriserede aktiviteter, så- som ulovlig skovhugst, minedrift og indtrængen.

5. Opretholdelse af skovens biologiske mangfoldighed. For at opnå dette skal stan- darden indeholde krav til:

i. Implementering af sikringsforanstaltninger til beskyttelse af sjældne, truede og udryddelsestruede arter,

ii. beskyttelse/friholdelse af vigtige økosystemer eller levesteder i deres na- turlige tilstand, samt

iii. beskyttelse af funktioner og arter af enestående eller usædvanlig værdi.

6. Opretholdelse af socioøkonomiske funktioner og forhold. For at gøre dette skal standarden:

i. fordre, at oprindelige folks og lokalsamfunds juridiske, sædvanlige og traditionelle brugs- og ejendomsret relateret til skoven identificeres, do- kumenteres og respekteres,

ii. fordre egnede mekanismer til bilæggelse af klager og tvister, herunder vedrørende brugs- og ejendomsret, skovdriftspraksis og arbejdsvilkår,

iii. sikre beskyttelse af skovarbejderes grundlæggende arbejdstagerrettighe- der, herunder med krav til følgende:

a) foreningsfrihed og effektiv anerkendelse af retten til at føre kol- lektive forhandlinger,

b) eliminering af alle former for pligtmæssigt eller tvungent arbej- de,

c) effektiv afskaffelse af børnearbejde, samt

d) eliminering af forskelsbehandling med hensyn til beskæftigelse og erhverv, samt

iv. fordre, at passende kontrolforanstaltninger er til stede til beskyttelse af skovarbejdernes sundhed og sikkerhed

6.3.2 FLEGT-træ

Ved ”FLEGT-træ” forstås i denne vejledning træ, som er omfattet af en skovdrifts- og eksportaftale mellem EU og et frivilligt medvirkende partnerland, som er kendetegnet ved, at partnerlandet har, eller forpligter sig til at udvikle troværdige lovgivningsmæssige og administrative strukturer og tekniske systemer til at kontrollere, at det af aftalen omfattede træ fra partnerlandet er lovligt fældet i overensstemmelse med national lovgivning. Aftalen skal have som endemål at eliminere ulovligt fældet træ fra partnerlandets internationale og indenlandske handel og bidrage til at fremme part- nerlandets tilsagn om at fremme bæredygtig skovdrift. Det betyder, at partnerlandet skal:

1. forpligte sig til at sikre, at partnerlandets gældende skovlovgivning er konsekvent, forståelig og håndhæves,

2. fremme en gennemsigtig og kontrollerbar skovforvaltning,

3. fremme gennemsigtige og kontrollerbare sporingssystemer for træ og træbaserede produkter i partnerlandet,

4. udvikle tekniske og administrative systemer til sikring af en uafhængig overvågning af skov- hugst i partnerlandet til identifikation og sporing af tømmer fra fældningsstedet til markedet helt frem til eksportforsendelsen, samt

5. indføre en licensordning eller lignende, hvorefter myndighederne i partnerlandet overfor EU indestår for, at det af aftalen omfattede træ, som eksporteres fra partnerlandet til EU, er produ- ceret i overensstemmelse med kravene i partnerskabsaftalen.

6.3.3 Genbrugstræ

Ved ”Genbrugstræ” forstås i denne vejledning træ, som hidrører fra:

• biprodukter fra træindustrier undtagen primære træindustrier (som primære træindustri- er regnes industrier, der oparbejder råtræ),

• træ, som har været i anvendelse hos en slutbruger, samt

• drivtømmer

6.3.4 Lovligt fældet træ

Ved ”Lovligt fældet træ” forstås i denne vejledning skovtræ, som er fældet i overensstemmelse med hugstlandets gældende lovgivning. Gældende lovgivning forstås som den lovgivning, der finder anvendelse i hugstlandet for følgende forhold:

1. rettigheder til skovhugst inden for lovmæssigt offentliggjorte grænser,

2. betaling for rettigheder til hugst og for træ, herunder afgifter i forbindelse med skovhugst,

3. skovhugst, herunder miljø- og skovbrugslovgivning, herunder lovgivning vedrørende skovfor- valtning og bevarelse af den biologiske mangfoldighed, som er i direkte tilknytning til skov- hugst,

4. tredjeparters lovfæstede brugs- og ejendomsret, som skovhugsten påvirker, samt

5. xxxxxx og told, i det omfang skovhugstsektoren er berørt.

7. Teksteksempler

7.1 Kravspecifikationer og dokumentation – større kontrakter

Den anbefalede hovedmodel ved større kontrakter er, at der i udbudsmaterialets krav- specifikationer medtages følgende mindstekrav:

Varekøb, generelt mindstekrav:

”Træ i træprodukter, der leveres i henhold til denne kontrakt skal være fremstillet af dokumenterbart bæredygtigt træ, jf. nærmere definition heraf i Naturstyrelsens vej- ledning: Sikring af bæredygtigt træ i offentlige aftaler om vareindkøb, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, Naturstyrelsen 2014.”

Tilføjelse, hvis (og kun hvis) mindstekravet kun skal gælde en begrænset del af de af kontrakten omfattede træprodukter:

- Hvis mindstekravet kan specificeres til bestemte kategorier af træprodukter: ”Ovenstående krav gælder for følgende kategorier af træprodukter: [Angiv enten en udtømmende liste af kategorier eller evt. ”alle typer træprodukter, undta- gen…”]”

Der kan i udbudsbetingelserne i så fald fastlægges følgende tildelingskriterium, hvis kontrakten tildeles efter økonomisk mest fordelagtige tilbud:

”Tilbudsgiver skal i sit tilbud angive, om der tilbydes træ fremstillet af bæredyg- tigt træ på øvrige træprodukter, der ikke er omfattet mindstekravet i kravspecifi- kationens pkt. [X (ovenstående krav)]. Jo flere træprodukter, der er fremstillet af bæredygtigt træ, der tilbydes, jo flere point tildeles tilbudsgiver.”

- Hvis mindstekravet skal gælde en andel af trævolumenet (som ikke af ordregiver kan specificeres til bestemte kategorier af træprodukter):

”Ovenstående krav skal være opfyldt for minimum [X%] af det af kontrakten om- fattede trævolumen. Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud vedlægge en specifi- kation af, hvilke typer træprodukter, der tilbydes leveret med dokumenterbart bæredygtigt træ i træproduktet. Tilbudsgiver skal tillige vedlægge en kalkulation over, hvor stor en del dette udgør af det samlede volumen af træbaseret materia- le, der leveres under kontrakten”.

Der kan i udbudsbetingelserne i så fald fastlægges følgende tildelingskriterium, hvis kontrakten tildeles efter økonomisk mest fordelagtige tilbud:

” Tilbudsgiver skal i sit tilbud angive, hvor stor en andel af bæredygtigt træ, der tilbydes. Bemærk mindstekravet er [X %]. Jo større andel udover mindstekravet der tilbydes, jo flere point tildeles tilbudsgiver. Tilbydes lavere andel end det an- givne mindstekrav er tilbuddet ukonditionsmæssigt.”

Tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder

”Træ i træprodukter, der som led i [ydelsen eller arbejdet] leveres til [ordregiver eller evt. anden modtager] eller kommer til at indgå i byggeri eller andre anlæg, som [or- dregiver eller evt. anden modtager] ejer eller overtager ejerskabet til, skal være frem- stillet af dokumenterbart bæredygtigt træ, jf. nærmere definition heraf i Naturstyrel- sens vejledning: Sikring af bæredygtigt træ i offentlige aftaler om vareindkøb, tjene- steydelser og bygge- og anlægsarbejder, Naturstyrelsen 2014. ”

Tilføjelse, hvis (og kun hvis) mindstekravet kun skal gælde en begrænset del af de af kontrakten omfattede træprodukter: Se de mulige teksttilføjelser under varekøb (har samme relevans her).

Samtidig anbefales det, at der i udbudsmaterialet som minimum skriver følgende om do- kumentation i tilknytning til kravspecifikationen(mindstekravet):

Dokumentation for bæredygtigt træ i træprodukter

”Dokumentation for, at en vare, der leveres i henhold til denne kontrakt, er gyldigt certificeret efter [FSC eller PEFC (jf. Naturstyrelsens på hjemmesiden opførte liste over certificeringsordninger, der er anerkendt som garanter for opfyldelse af krav om bære- dygtigt træ)] eller tilsvarende, vil normalt være tilstrækkelig dokumentation for, at træprodukter opfylder mindstekravet om bæredygtigt træ, jf. nærmere definition heraf i Naturstyrelsens vejledning: Sikring af bæredygtigt træ i offentlige aftaler om vareindkøb, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, Naturstyrelsen 2014. En- hver anden passende form for dokumentation, som dækker de enkelte leverancer af træprodukter og redegør fyldestgørende for, hvordan mindstekravet er sikret opfyldt, vil også kunne anvendes. Ordregiver forbeholder sig ret til, til enhver tid at kræve dokumentation for, at mindstekravet er opfyldt for de enkelte leverancer af træpro- dukter. [Tilføjelse for bygge- og anlægsopgaver: For træprodukter, der kommer til at indgå i byggeri eller andre anlæg som [ordregiver eller evt. anden modtager] ejer eller overtager ejerskabet til, vil dokumentation kunne kræves fra det øjeblik træpro- dukterne leveres på byggepladsen.] Dokumentationen skal foreligge inden for en af ordregiveren skriftligt varslet rimelig frist. Såfremt dokumentation tilvejebragt efter anmodning ikke af ordregiver vurderes at være passende og fyldestgørende, kan or- dregiver forlange yderligere dokumentation, herunder at tilbudsgiver for egen reg- ning får dokumentationen verificeret af en uafhængig tredjepart, jf. nærmere om dokumentation og verifikation af uafhængig tredjepart mv. i Naturstyrelsens vejled- ning: Sikring af bæredygtigt træ i offentlige aftaler om vareindkøb, tjenesteydelser og

bygge- og anlægsarbejder, Naturstyrelsen 2014.”

7.2 Kravspecifikationer og dokumentation – mindre kontrakter

Generelt mindstekrav

”Til opfyldelsen af nærværende kontakt må der udelukkende anvendes træ, som doku- menterbart er eller har været certificeret med [FSC eller PEFC (jf. Naturstyrelsens på hjemmesiden opførte liste over certificeringsordninger, der er anerkendt som garanter

for opfyldelse af krav om bæredygtigt træ)]”

Dokumentation

Dokumentation for opfyldelse af mindstekravet kan være faktura eller følgeseddel fra den gyldigt certificerede træleverandørledsaget af passende dokumentation for, at det er dette træ, der er anvendt i leverancen. Ordregiver forbeholder sig ret til, til enhver tid at kræve dokumentation for, at mindstekravet er opfyldt for de enkelte leverancer af træprodukter. [Tilføjelse for bygge- og anlægsopgaver: For træprodukter, der kom- mer til at indgå i byggeri eller andre anlæg som [ordregiver eller evt. anden modtager] ejer eller overtager ejerskabet til, vil dokumentation kunne kræves fra det øjeblik træ- produkterne leveres på byggepladsen.] Dokumentationen skal foreligge inden for en af ordregiveren skriftligt varslet rimelig frist. Såfremt dokumentation tilvejebragt efter anmodning ikke af ordregiver vurderes at være passende og fyldestgørende, kan or- dregiver forlange yderligere dokumentation, herunder at tilbudsgiver for egen regning får dokumentationen verificeret af en uafhængig tredjepart, jf. nærmere om dokumen- tation og verifikation af uafhængig tredjepart mv. i Naturstyrelsens vejledning: Sik- ring af bæredygtigt træ i offentlige aftaler om vareindkøb, tjenesteydelser og bygge-

og anlægsarbejder, Naturstyrelsen 2014.”

7.3 Udvælgelseskriterier

”Tilbudsgiver skal vedlægge [X] antal referencer på, at tilbudsgiver har erfaring med at skaffe og arbejde med træ fremstillet af bæredygtigt træ” [Angiv her evt. yderligere specifikation, hvis referencer for særlige typer opgaver med bæredygtigt træ ønskes.

Referencekravet kan indgå sammen med eventuelle andre referencekrav, som Ordregi- ver måtte ønske at stille].

OBS: Vær opmærksom på, at udvælgelseskriterier for træ almindeligvis ikke anses for nødvendigt, jf. nærmere afsnit 3.3.

7.4 Udelukkelse af tilbudsgiver

”Ordregiver kan udelukke tilbudsgivere af en række grunde, der er fastlagt i udbudsdirektivets artikel 45 (2), herunder hvis udbyder bevisligt har konstateret, at tilbudsgiver har begået ”en alvorlig fejl” i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv, jf. Udbudsdirektivet artikel 45(2) (d). Overtrædelse af loven om handel med træ og træprodukter og de dertil knyttede til enhver tid gældende forordninger[1] vil ved nærværende udbud betragtes som ”en alvorlig fejl”. Tilbudsgiver skal på tro- og love

erklære, at tilbudsgiver ikke har ”begået alvorlig fejl” jf. ovenstående.”

Xxxxxxxxxxx 00

2100 København

Tlf.: (x00) 00 00 00 00

www. xxx.xx

43