MAD til hver DAG I/S
Leverings- og samarbejdsaftale
Mellem
MAD til hver DAG I/S
CVR. nr.: 34161526
Xxxxxxxx 00
3400 Hillerød og
Albertslund, Allerød, Frederikssund, Halsnæs og Hillerød kommune er der dags dato indgået følgende leverings- og samarbejdsaftale:
INDHOLD
1. BAGGRUND OG FORMÅL
Halsnæs, Hillerød, Frederikssund og Allerød Kommuner har pr. 1. januar 2012 oprettet et fælles
§ 60-selskab (herefter benævnt Selskabet) med de kommuner som deltager (herefter benævnt Kommunerne). Fra den 1.1.2016 er Albertslund indtrådt i Selskabet.
Selskabet er oprettet som et I/S i overensstemmelse med den indgåede interessentskabskon- trakt.
Formålet er som angivet i interessentskabskontrakten følgende:
”Selskabet skal producere sund mad med mest mulig økologi i madproduktionen og i overens- stemmelse med de officielle retningslinjer for madservice til de forskellige målgrupper. Selskabet er tilsvarende ansvarlig for en hensigtsmæssig løsning af udbringningsopgaven.
Selskabet har som formål at sikre en bæredygtig produktion baseret på en tilstrækkelig volumen og med LEON-princippet (Laveste Effektive Omkostnings Niveau) som bærende princip. Kommu- nerne forpligter sig derfor til, at Selskabet varetager deres samlede madproduktion med afsæt i de ydelser, som er omfattet af leveringsaftalen på tidspunktet for Selskabets etablering.”
Denne leveringsaftale udgør aftalegrundlaget for Selskabets leverancer til og samarbejde med Kommunerne.
Målet for leveringsaftalen er, at sikre et velfungerende samarbejde mellem Selskabet og Kommu- nerne i forhold til:
• Selskabets forpligtelser
• Parternes forpligtigelser
• Kommunikationen mellem parterne
• Bestilling af ydelser
• Levering af ydelser
• Kvaliteten i de leverede ydelser.
2. AFTAGEFORPLIGTELSEN
Kommunerne indrapporterer deres estimerede aftag af døgnkostenheder til plejecentrene, senest den 15. april året forud. Der behøves ikke indberettes for madservice til hjemmeboende, men hver kommune opfordres til at sende et estimat.
Det bemærkes at prisen på de leverede ydelser afhænger af mængderne der bestilles. Jo mere mad Kommunerne aftager, jo lavere vil priserne blive.
Kommunerne har i forbindelse med den årlige indberetning mulighed for at meddele en reduktion i deres aftagerforpligtelse på maksimalt 10 % for plejecentrene (der er ikke indberetningspligt for madservice). Ved væsentlige ændringer, som fx at et plejecenter/afdeling lukker, så kan der til- passes uden for den årlige aftale om indberetning af døgnkostenheder.
Der betales for mindst 95 % af den aftalte mængde døgnkostenheder til plejecentrene for det en- kelte år, også selvom en Kommune de facto aftager mindre.
Kommunerne forpligter sig til, så tidligt som muligt, at varsle eventuelle ændringer i op- og ned- adgående retning.
Budgettet udsendes ultimo juni.
3. LEVERINGSFORPLIGTELSEN
Selskabet forpligter sig til, at kunne levere det antal døgnkostenheder, som Kommunerne til en- hver tid efterspørger.
Selskabet er forpligtet til løbende at tilpasse produktion og leverancer til eventuelt ændrede om- kostninger, uanset omfang af ændringerne og om Selskabet selv har indflydelse herpå.
Dog vil der fra år til år blive foretaget en prisregulering i budgettet med henblik på de faktuelle omkostninger og med den procentvise stigning i KL´s løn- og prisfremskrivningsprocent, samt evt. korrektion for faldende volumen fra aftagerkommunerne.
4. KVALITETSKRAV
Selskabet leverer overordnet madservice ud fra nedenstående krav og beskrivelser.
4.1 Overordnede kvalitetskrav og målsætninger
Det er en overordnet målsætning, at Selskabet leverer god kulinarisk mad af høj kvalitet (begre- bet ”høj kvalitet” er defineret i nedenstående punkter). Arbejdet med at sikre den høje kvalitet foregår i alle dele af virksomheden, og skal ses som en fortløbende proces. Nedenstående punk- ter beskriver kravene til kvalitet.
• Maden skal være god og velsmagende uanset hvilken ret, der er tale om.
• Maden skal være ernæringsrigtig, baseret på sundhedsmyndighedernes gældende anbe- falinger for kost til ældre (Se også pkt. 4.4)
• Vores menuplan tilrettelægges varieret ud fra sæson, borgernes behov og kulturelle bag- grund.
• Der anvendes friske råvarer af høj kvalitet og så vidt muligt råvarer i sæson.
• Målet er med professionel omhu at tilberede maden med flest mulige friske råvarer og fra bunden.
• Minimum 30% af de indkøbte råvarer skal være økologiske (jf. økologiske spisemærke i Bronze, som ligger fra 30-60 %).
• For at sikre madens høje kvalitet, sker der en løbende justering og udvikling af opskrifter og retter i henhold til de officielle anbefalinger.
• Høj faglig kompetence giver høj kvalitet. Der tilstræbes et højt specialiseret fagligt ni- veau, hvorfor Selskabet har egen bagerafdeling, diæt, koldt og varmt køkken.
• Maden produceres og nedkøles hurtigt og i overensstemmelse med de til enhver tid gæl- dende standarder fastsat herfor.
• Maden næringsberegnes, så der sikres dokumentation for ernæringsindsatsen.
• Maden produceres og leveres efter de til enhver tid gældende regler om hygiejne og egenkontrol med tydelig mærkning af produktions- og holdbarhedsdato.
4.2 Bæredygtig køkkendrift
Produktion og forbrug af fødevarer udgør en væsentlig belastning af klimaet. Der udledes driv- husgasser, når fødevarer produceres, distribueres og tilberedes, og når madaffald skal håndteres. Selskabet har, som en offentlig organisation, en etisk og moralsk forpligtigelse til at sikre en bæ- redygtig køkkendrift.
Ved at indføre tiltagene for bæredygtig køkkendrift nedbringer Selskabet CO2 aftrykket og støtter samtidig flere af FN’s verdensmål for bæredygtig udvikling.
Se i øvrigt Selskabets ”Bæredygtig køkkendrift” vedlagt som bilag 1.
Det er vigtigt at fremhæve, at arbejdet med den bæredygtige køkkendrift ikke må betyde kom- promisser med hverken næringsindhold, kvalitet og smag i den producerede mad.
De konkrete bæredygtige tiltag i køkkendriften vil løbende blive justeret og implementeret i for- hold til politiske og kommunale beslutninger, økonomi mv. Tiltagene for at sikre en bæredygtig køkkendrift kan inddeles i følgende fem kategorier:
Råvarer, sortiment og måltid
Selskabet har opnået det Økologiske Spisemærke i Bronze, hvilket betyder, at der anvendes mi- nimum 30-60% økologiske råvarer i produktionen, dette dokumenteres og kontrolleres af Føde- varestyrelsen.
Selskabet har fokus på lokale råvarer og køber grøntsager i sæson.
Emballage
Ved indkøb af emballage lægges vægt på om emballagen er miljøvenlig. Emballagen til fødevarer er fremstillet af mellem 80-100% genanvendeligt plast RPET fra eksempelvis PET, hvilket er det mest miljøvenlige valg af produkt til Selskabets formål.
Der anvendes så lidt emballage som muligt til indpakning af maden, men nok til at den kulinari- ske kvalitet bibeholdes.
Dokumentation er altid tilgængelig på hjemmesiden.
Transport
Ved kørsel i forbindelse med levering af maden til plejecentre og hjemmeboende planlægges ru- terne nøje, så unødig transport undgås.
Ved bestilling af råvarer, vælges primært produkter der er produceret i Europa, så transport i alle led af produktionen minimeres.
Levering af madservice til hjemmeboende borgere sker én gang om ugen, for at minimere trans- port og unødigt aftryk på miljøet.
Ekstra leveringer til centre planlægges på bedste vis, således at unødig kørsel/transport begræn- ses.
Madspild
Hvordan Selskabets kan minimere madspild
Der arbejdes kontinuerligt på at mindske aftrykket på miljøet igennem minimering af madspild. Det vigtigste redskab er, at produktionen sker efter bestilling for at minimere overproduktion. Indkøb, produktion og madspild monitoreres konstant, så uhensigtsmæssige processer kan æn- dres og optimeres.
Selskabet laver statistik på madspild hver måned.
Hvordan modtagerkøkkenerne kan minimere madspild
Selskabet vil kunne vejlede modtagerkøkkenerne i, hvordan de kan anvende bestillingssystemet til at opnå mindst mulig madspild.
Modtagerkøkkenerne skal kende til, hvordan rester evt. kan opbevares eller anvendes på anden vis. Selskabet vil genre bidrage med vejledning hertil.
Energiforbrug
Selskabets tag er forsynet med solceller som bidrager til et lavere strømforbrug. Brug af energi monitoreres og der er fokus på at slukke for maskiner, kølerum, samt lys når det ikke er i brug.
Fokus på at nedbringe vandforbruget så vandspild minimeres. Der er sat sensor på alle håndva- ske i produktion og distribution for at undgå unødigt vandforbrug ved eks. håndvask. Vandskift i opvasken er nøje planlagt ud fra produktions-flow.
4.3 Produktionsform
Selskabet producerer hjemmelavet mad af gode og friske råvarer. Produktionsformen er kølepro- duktion (Cook-chill). Varmholdt (Cook-serve) anvendes kun til særlige anledninger/arrangemen- ter, som fx jul- og påskefrokost på centrene.
Umiddelbart efter produktion nedkøles maden og efterfølgende MAP-pakkes i plastbakker (Pak- ning i Modificeret atmosfære) eller Hotfilles (typisk for supper og saucer, der fyldes i poser før de nedkøles).
4.4 Kostformer
Selskabet ønsker et sortiment af råvarer, retter og menuer der tilgodeser alle vores målgrupper i et samlet nyt koncept ved navn ”MAD til ÆLDRE” med udgangspunkt i Normalkost til raske ældre (Anbefalinger for den danske institutionskost,(xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxx-xxx-xxxxxx) (xxxx://xxx- xxxxxxxxxx.xx/xx-xxxxxxxxx/xx-xxxxx/).
Selskabet vil fremadrettet have følgende 5 kostformer, som dækker ernæringsbehovet hos de forskellige målgrupper:
1. Hoverret almindelige:
MAD til ÆLDRE (til raske ældre (65+) uden særlige behov, ældre med diabetes, samt yngre ældre, der af forskellige grunde har behov for madservice.
Vegetar/flexitar (følger kravene til normalkost)
2. Diæter almindelige:
Småtspisende (energiberiget kost til småtspisende, samt underernærede ældre (BMI under 18,5).
3. Diæter mellem:
Diæter, herunder forskellige dysfagi-diæter med tilpasset konsistens og til småtspisende.
4. Diæter specielle:
Specieldiæter herunder veganer, glutenfri, laktosefri, kalium- og fosfatfri/fattig og aller- gier.
På centrene vil visse former for diæter kunne leveres, ved at sammensætte de mange forskellige valgmuligheder, der forefindes som bulk (pakket i flere portioner).
Autoriseret sundhedspersonale i Kommunerne kan selvstændigt visitere borgere til forskellige di- æter (diabetes, samt gratinkost/blød kost ved tygge- synkebesvær og dårlig tandstatus).
Kompetencerne fastlægges i den enkelte Kommune.
Alle former for sammensatte diæter, for eksempel gluten- og laktosefri og andre specialdiæter kan leveres efter henvisning fra læge via Kommunens visitationsteam
Grundstenene i MAD til ÆLDRE er:
Den fremtidige MAD til ÆLDRE vil indeholde flere grøntsager til gavn for den generelle sundhed for ældre i form af bedre tarmflora, der giver stærkere immunforsvar og kan bidrage til stabilt blodsukker og mere energi.
Forskning har vist, at en kost med flere grøntsager og fibre har en række gavnlige effekter: Fib- rene er med til at forbedre tarmfloraen og bidrager til normalt kolesterolniveau samt stabilt blod- sukker.
Stabilt blodsukker kan bidrage til at reducere livsstilssygdomme som diabetes og hjertekar-syg- domme. Fibrene i den planterige kost er endvidere med til at forbedre tarmfunktionen, så proble- mer med forstoppelse, som ofte ses hos ældre, kan nedbringes eller helt undgås.
4.5 Krav til ernæringsindhold
MAD til ÆLDRE har til formål, at dække den enkelte ældres næringsbehov ved hoved- og mellem- måltider samt øge livskvalitet gennem den rette kost tilpasset den enkeltes næringsbehov, lyst, smag og konsistens.
Enkelte næringsstoffer fortjener dog særlig opmærksomhed og omtales nedenfor.
Protein
Protein bør udgøre 15-20 E% svarende til 1,1-1,3 g protein pr. kg kropsvægt pr. dag. E% bør ligge i den høje ende af intervallet ved lav energiindtagelse (dvs. under 8 MJ/dag). Planlægnings- normen er 18 E%.
Den højere proteinanbefaling for ældre er begrundet i, at bevare mest mulig muskelmasse og dermed funktionsevne. Der er ligeledes et højere proteinbehov hos ældre med kroniske syg- domme. Dette skyldes blandt andet, at der periodevis kan opstå negativ proteinbalance på grund af fysisk inaktivitet (typisk ved sengeleje/indlæggelse), nedsat appetit og øget stressmetabo- lisme.
Energiprocentfordeling for planlægning af Normalkost til ældre ser således ud:
4.6 Fordeling af måltider
Kosten er sammensat af 3 hovedmåltider og 2-3 Mellemmåltider
Forslag til fordelingen af den daglige energiindtagelse:
Næringsindhold:
Vejledende gennem- snitlig energifordeling over en uge. | MAD til ÆLDRE | Småtspisende |
Protein | 15-20 % | 16 % |
Kulhydrat | 40-45 % | 32 % |
Fedt | 40 % | 50 % |
Måltidsfordeling | MAD til ÆLDRE | Småtspisende |
Morgen | 20-25 % | 20 % |
Middag | 20- 25 % | 15-25 % (Det kolde måltid) |
Aften | 25 -35 % | 15 -25 % (Det varme måltid) |
Mellemmåltider | 15- 30 % | 50 % (3 mellemmåltider) |
xxxxx://xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxx-xxx-%X0%X0xxxx xxxxx://xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxx-xxx-xxxxx
xxxxx://xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxx_xxxxxx/xxxxxxxxx.xx/Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/Xxxxxx_xxxxx- ter_mv/Raad_om_mad_til_borger_65_.pdf
Selskabet garanterer, at hver enkel hovedret der leveres, overholder de anbefalede krav til ener- gifordeling set som et gennemsnit for en uges indtag af hovedmåltider.
Mange ældre spiser generelt mindre portioner til hvert hovedmåltid, og derfor er mellemmålti- derne af meget stor betydning for at kunne opretholde ernæringstilstanden.
Selskabet tilbyder således også et stort og varieret udvalg af mellemmåltider, kager, forretter, desserter, proteindrikke mv. for at tilgodese ældres individuelle ernæringsbehov.
Ernæringsformål
Ud over den ernæringsmæssige værdi spiller maden en vigtig rolle i den ældre borgers generelle livskvalitet. Et velsmagende måltid bidrager til det daglige velbefindende, livsglæde samt det so- ciale liv.
Selskabet tilbyder at levere de resterende daglige måltider (Morgen, middag, aften og mellem- måltider), således at Kommunerne kan sikre sig, at de ældres daglige ernæringsbehov oprethol- des. Herunder vil der også kunne indgå individuelle hensyn, idet det kun er mad som er spist, der kan bibringe til den rette ernæring.
Energiberiget mad til de småtspisende ældre, i risikogruppe for underernæring. Formålet med at energiberige mad til de småtspisende ældre er at sikre, at denne gruppe får den rette energifordeling. Der kan være flere årsager til at ældre er småtspisende, bl.a. nedsat appe- tit eller synkebesvær. For at undgå underernæring, er det afgørende, at alle måltider der indta- ges, har et højt indhold af protein svarende til 16% og fedtindhold på 50%. Dagens måltider be- står af flere små energitætte retter, derfor får enkeltportioner til den småtspisende også biretten med i det samlede måltid. Fordelen er, at flere små overskuelige portioner i løbet af dagen øger lysten til at spise for den småtspisende. Konsistens kan for den småtspisende også have en effekt på mængden, der indtages, i forbindelse med synkebesvær. Konsistensen kan tilpasses den en- keltes måltider, se næste punkt.
Ernæringskrav til borgere med tygge-synke besvær
Hovedretter og biretter med tilpasset konsistens til den enkeltes behov:
Blød - til borgeren, der har dysfagi, med næsten normal tygge og synkefunktion.
Gratin- til borgeren, der har dysfagi med nedsat tygge-funktion eller forringet tandstatus, men god tungefunktion og rimelig synkefunktion. Råvarerne er fine, pureret uden eksempelvis styk- ker, trevler og skind.
Ud over hovedretter tilbyder Selskabet også gratin-smørrebrød. Gratin-smørrebrød er smørre- brød som vi kender det, men det er fint pureret, modificeret til geleform som smelter på tungen. Det vil sige, at kunden får alle de smage og produkter, som vi kender, når vi spiser smørrebrød. En fryd for øje og smagsløg.
Cremet - ordineres til borgere med dysfagi, som ikke kan tygge, men har nogen tungefunktion og spontan synkefunktion. Maden er pureret og indeholder ingen klumper og trevler, så det op- når en tyk, cremet, ensartet og sammenhængende konsistens.
Special diæter
Glutenfri - ordineres primært til kunder med diagnosticeret glutenintolerance (cøliaki). Laktosefri -ordineres primært til kunder med diagnosticeret laktoseintolerance (mal absorption) Fosfatreduceret diæt ordineres til nyresyge kunder med et for højt indhold af fosfat i blodet, med henblik på at nedsætte risikoen for afkalkning af knoglerne samt åreforkalkning.
Kaliumreduceret diæt ordineres til nyresyge kunder med et for højt indhold af kalium i blodet, diæten kan være med til at mindske gener for den nyresyge.
Veganere ordineres til borgere der kun spiser vegansk.
Allergikere ordineres til alle typer allergikost.
4.7 Portionsstørrelser
Madservice
Normalkost (MAD til ÆLDRE) leveres i enkeltportioner i standardstørrelse (375 g – 500 g), samt med mulighed for at tilkøbe ekstra kartofler, biretter, smørrebrød mv. Til småtspisende leveres en mindre portion hovedret samt en tilhørende biret.
Plejecentre
Til centrene leveres maden i bulk (til flere personer) som ved måltidet serveres i skåle og på fade.
Der kan også bestilles enkeltportioner af hovedretter samt biretter, hvis enkelte beboere ønsker at spise noget andet end resten af beboerne på afdelingen.
Komponent | Bulk størrelser * | Komponent | Rå bulk størrelse |
Kød færdig | 1+4+6 | Kød råt | 4,6,8 eller 10 alt ef- ter produkt (men kun én størrelse af hver) |
Stegte kartofler, ris, pasta, mos m.v. | 4+6 (1 på nogle produkter) | Kogte kartofler og Rå kartofler | Kogte 1 kg Rå 1 ½ |
Grøntsager tilberedte og frost | 4+6 | Rå grøntsager | 2-6 portioner af- hængig af stør- relse/produkt. |
Sovs til ÆLDRE Beriget sovs | 1 liter 1/2 liter | ||
Biretter | 1+4+6 | ||
Kager | 1+4+6 |
Individuelle præferencer
Det enkelte plejecenter kan frit vælge, hvilke komponenter og i hvilke mængder de vil bestille, så individuelle præferencer for fx kød, grøntsager osv. kan tilgodeses.
* Bulk = Tilberedt mad der er pakket i flere portioner. (Eksempelvis bestilles der til 11 personer modtages der på kød tre pakker, en 1+4+6= 11).
Rå bulk = Råvare der ikke er tilberedt, som er pakket i én størrelse for hvert produkt. (Eksempel- vis Rå flæskesteg er til 8 portioner eller et blomkålshoved er til 4 personer).
4.8 Valgmuligheder og variation Madservice
Hjemmeboende borgere bliver visiteret til det rette kosttilbud af Kommunens visitation. Xxxxxxx visiteret til mad, kan herefter ud fra de udleverede menuplaner frit vælge mellem de forskellige retter, herunder hoved- og biretter (forretter og desserter), smørrebrød, råkost, supper, desser- ter, kage, mellemmåltider mv. Borgere som ikke selv vælger retter, får automatisk leveret det aftalte antal retter ud fra de første 7 bæredygtige retter på menuplanen. I menuplanerne tages der hensyn til højtider og sæson. Der vil være et valg af min. 12-14 hovedretter og min. 10 biret- ter.
Kosttilbuddet ”Småtspisende” består af en mindre portion (energiberiget) hovedret, samt en energitæt biret.
Der er et særligt tilbud om ernæringstætte mellemmåltider. Mulighed for specialdiæter efter henvisning fra læge eller visitation.
Plejecentre Hovedmåltiderne:
Maden bestilles som komponenter, hvor der vælges mellem flere tilberedte kødretter med hoved- vægt på kød af dyr som afgiver mindst mulig CO2. Vegetarretter (grønne retter), samt et stort udvalg af sovse, stuvninger, tilberedte grøntsager (garniturer), variationer af kartofler, pasta, ris, gryn og korn, samt tilbehør.
Den rå bulk:
Der tilbydes desuden et stort udbud af rå råvarer (fx flæskesteg, rå fisk, hakkebøf, helt blomkål, hele skrællede gulerødder osv.)
Øvrige måltider:
Lune retter, pålægsanretninger, supper, øllebrød, råkost/salater, kage, brød, Protein-drik, beriget hjemmelavet smoothie medvidere.
Der anvendes et 12 ugers rul af menuer, som følger sæsonerne og helligdagene.
I starten af året sender Selskabet et årshjul til plejecentrene. Årshjulet beskriver alle årets sær- lige arrangementer med en tilhørende særlig menu, fx Dronningens fødselsdag eller Mors dag middag første søndag i maj.
Centrene har mulighed for at bestille de særlige menuer til en lidt forhøjet pris, da det koster ekstra at planlægge, forberede, tilberede og levere disse tilbud.
De særlige menuer tilbydes både som MAD til ÆLDRE, samt som blød kost.
NB! Der tages ikke ekstra for menuerne til de faste højtider: Jul, Xxxxx, Xxxxx, Valdemarsdag og Xxxxxxx aften.
Selskabet kan også levere mad til andre særlige lejligheder på centrene (fx jubilæer, fødselsdage og lignende).
De nærmere detaljer om menu, konsistens samt pris aftales ved at kontakte Selskabet.
Sammensætning/bestilling af mad til centrene er meget fleksibel.
Maden færdigtilberedes i centrenes køkkener, og det enkelte center vælger selv, i hvilket omfang de vil inddrages i madlavningen.
Har man god tid til madlavning kan der bestilles ferske råvarer som ”Rå Bulk” og selv lave maden fra bunden (fx stege flæskesteg og skrælle kartofler).
Har man mindre tid, kan man bestille hele (eller dele af) færdige måltider, som blot skal færdig- tilberedes ved en opvarmning.
I sommersæsonen får centrene tilbud om køb af nye kartofler og jordbær fra lokale leverandører, i det omfang der kan træffes rentable aftaler.
For at tilgodese mulighederne for køb af salater/råkoster, koldskål, kolde fiskeretter og lignende, produceres de tæt på leveringstidspunktet, da det har kortere holdbarhed, ca. 5-9 dages hold- barhed, fremfor 17 dage på de fleste hovedretter.
5. LEVERANCE
5.1 Påbegyndelse af leverancen Madservice
Der skelnes mellem to former for opstart, akut-levering og planlagt opstart:
1) Akut-levering. Borgere, der udskrives fra sygehuset får leveret mad hverdagen efter hjemkomsten i tidsrummet 8-14, her er tale om en akut-levering. Efterfølgende bliver le- veringen indpasset de dage Selskabet i forvejen kører til Kommunen med mad.
2) Planlagt opstart. Når borgere visiteres til madservice, er det en planlagt opstart. Dvs. Selskabet kontakter borgeren for at aftale den første dag for levering. Dette af hensyn til at indpasse leveringen til de dage Selskabet i forvejen kører til Kommunen med mad.
Plejecentre
Levering påbegyndes kort efter indgåelse af aftale med Kommunen.
5.2 Bestilling
Madservice
Hjemmeboende borgere, som modtager madservice, får udleveret 4 ugers menuplaner ad gan- gen, (én menuplan dækker én uge).
På menuplanerne kan borgerne bestille de ønskede retter ved afkrydsning.
Hvis menuplanerne ikke udfyldes, vil borgeren stadig modtage det antal retter, der er bestilt, som standard levering inden for de første 7 retter.
Plejecentre
Der bestilles via et online bestillingssystem, som centrene har adgang til.
Der bestilles for en uge eller flere uger ad gangen. Forudbestilling er nødvendigt for at Selskabet kan planlægge produktionen i forhold til økonomi og madspild.
Grundet Selskabets store sortiment er bestillingssystemet omfattende og det anbefales derfor at minimum 2-3 medarbejdere på hvert plejecenter/afdeling er oplært i at bestille mad.
Vejledning til bestilling kan findes på:
xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxx-xxx-xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/
Selskabet står endvidere til rådighed, hvis der er brug for yderligere vejledning i at anvende be- stillingssystemet.
Selskabet sender menulister på varme retter i bulk ud til centrene, som kan anvendes som et hjælpeskema til afkrydsning og hjælpe bestilleren til at få overblik over den samlede bestilling. Selskabet sender endvidere et oversigtsskema til alle bestillere/kostansvarlige med fristerne for bestillinger for min. ½ år ad gangen.
Bestilleren kan selv trække yderligere lister i bestillingssystemet.
Merbestillinger
Der kan altid bestilles mere mad frem til fredag kl. 14.
Ved merbestillinger efter deadline (fredag kl. 14) kontaktes MAD til hver DAG. Selskabet kan ikke garantere levering, men bestræber sig altid på, at finde løsninger. Levering vil enten følge den sædvanlige plan eller som en ekstra levering.
For akutpladser:
Selskabet vil i videst muligt omfang tilgodese behovene på akutpladserne.
Akutpladserne er samtidig også nødsaget til, at have et lille bufferlager på frost og køl, som er med til at gøre ordningen mere fleksibel.
Bestillings- og produktions flow:
Bestilling
•Bestilling kan ske over længere tid frem til fredag kl. 14
•Plejecentrene bestiller mad online for 1-4 uger ad gangen med deadline fredag kl. 14
•Hjemmeboende bestiller mad på menusedler, som afleveres for 4 uger ad gangen.
Planlægning og indkøb
•DAG 1-4 (Fredag - mandag)
•Fredag kl. 14 starter sammentællingen af ugens retter/mad/menuer.
•Ud fra disse sammentællingslister planlægges hele ugens produktion.
•Råvarer indkøbes i de rette mængder ud fra sammentællingslisterne.
Fra produktion til nedpakning
•DAG 5-12 (Tirsdag - mandag)
•Tirsdag starter ugens produktion og denne produktion fortsætter frem til mandag.
•Xxxxx nedkøles straks efter den er produceret.
•Som det sidste pakkes maden i MAP-pakning eller hotfills, dels i enkeltportioner til hjemmeboende og i bulk til plejecentrene.
Kølerum
•DAG 5-12 (Tirsdag - mandag)
•Den færdigproducerede mad opbevares i kølerum, indtil en hel uges produktion er samlet, derefter kan pakning i kasser og bure begynde, klar til levering.
Levering
•DAG 13-21 (Hjemmeboende: Tirsdag/onsdag/torsdag/fredag) (Centre: Fredag/tirsdag og Torsdag/mandag)
•Xxxxx leveres til plejecentre og hjemmeboende i kølebiler, for at sikre den ubrudte kølekæde. Til centrene to gange og til de hjemmeboende en gang på en uge.
Modtagerkøkkenerne på plejecentrene er ansvarlige for:
• at der er tilstrækkelig med personer oplært i at kunne bestille, også under xxxxx og syg- dom
• at bestillerne kender til alle muligheder/sammensætninger i bestillingssystemet
• modtagerkøkkenernes bestillere er ansvarlige for, at overholde tidsfrister for bestillin- gerne.
• at printe oversigter ud på det bestilte.
• informere beboerne og den ansvarlige for maden om dagens/ugens menu/menuer.
Selskabet er ansvarlige for:
• at stå til rådighed for information og vejledning ved ethvert behov.
• ansvarlig for, at menuplanerne er gjort klar i bestillingssystemet
Det er meget individuelt, hvor store mængder af mad de enkelte afdelinger har brug for, af- hængig af borgernes appetit. Komponenter bestilles enten i kg/liter/stk. eller portioner.
5.3 Afbestilling
Madservice
Hjemmeboende kan uden beregning afmelde/afbestille maden indtil kl. 11 én hverdag før leverin- gen.
Ved hospitalsudskrivelse kan madservice op startes igen første hverdag (mandag-fredag) efter udskrivelsen eller der kan tages fra bufferlagret ude i den enkelte Kommune. (Se i øvrigt pkt. 5.1 vedr. påbegyndelse af madservice).
Plejecentre
Centre kan justere på mængden af bestilt mad indtil deadline for bestilling (fredag kl. 14). Efter deadline er det ikke muligt at ændre på bestillingen, da alle sammentællinger, planlægning af indkøb og produktion er påbegyndt.
Dog vil plejecentre kunne afmelde bestilte diæter i enkeltportioner, hvis beboeren dør. Afmeldin- gen vil gælde fra næstkommende levering.
5.4 Levering
Selskabet er ansvarligt for at efterleve fødevarestyrelsens krav til transport af mad, herunder korrekt opbevaring og temperatur.
Levering madservice
Til de hjemmeboende borgere leveres én gang ugentligt i tidsrummet kl. 8-18 efter en fastlagt og kendt tidsplan, som er tilrettelagt for at sikre en optimal udnyttelse af køreressourcer. Leveringen sker dog +/- 1 time inden for det aftalte tidspunkt.
Ved vejrlig, punktering, sygdom kan der forekomme forsinkelser eller ændringer.
Såfremt borgeren ikke er hjemme i det aftalte tidsrum, og chaufføren ikke efter aftale har nøgle til hjemmet, vil der ikke ske levering.
Selskabet sørger for ubrudt kølekæde og maden leveres ved en temperatur på max 5 grader. Hvis der findes et skur, havehus el.lign. med elektrisk køleskab, er det en mulighed at chaufføren stiller maden der. Chaufføren må IKKE stille maden på måtten/ved døren, eller i en køletaske som ikke er elektrisk.
Selskabet er forpligtet til at underrette hjemmeplejen/visitationen herom samme dag, hvis bor- geren ikke er hjemme.
Borgeren har ikke mulighed for, at ønske leverance på et særligt tidspunkt, men kan betale for en ekstra kørsel ved særlige lejligheder.
Der er også mulighed for madservice uden udbringning, hvor borgeren selv henter maden på et aftalt tidspunkt på Selskabets adresse, Xxxxxxxx 00 x Xxxxxxxx. Prisen for maden er den samme uanset om borgeren får leveret maden eller henter den selv. Ansvaret for madens holdbarhed (krav til temperatur) overdrages til borgeren ved udleveringen.
Hvis borgeren vælger at nedfryse maden kan Selskabet ikke længere garantere for kvaliteten.
Der kan forekomme ændringer i leveringsdagen ved højtider. Berørte borgere vil altid blive infor- meret på forhånd.
Levering til plejecentre
Leverancen er pakket i engangsemballage. De leverede varer er mærket med produktions- og holdbarhedsdato og i øvrigt efter gældende lovgivning. Der er følgeseddel til de enkelte bo-enhe- der med navn og dato med leveringen, som er sammenhængende med bestillingen.
Maden leveres ved en temperatur på maksimalt 5 grader.
Frostvarer leveres ved en temperatur på -18 grader med en kortvarig stigning på 3 grader under transporten til centrene. Frostvarer vil være pakket samlet i termokasser vedlagt et stort fryse- element, for at kunne overholde en ubrudt frysekæde.
Leverancen pakkes efter de gældende krav til arbejdsmiljø og så det understøtter enkle arbejds- gange hos modtagerne.
Levering omfatter:
• Levering af mad til plejecenterbeboerne
• Levering af mad til cafeer og dagcentre
• Levering af mad til midlertidige pladser
Til centrene leveres 1- 2 gange om ugen på faste ugedage, enten mandag/torsdag eller tirs- dag/fredag i tidsrummet fra 7.00-15.00. Selskabet leverer maden til et fast og kendt tidspunkt. Leveringen sker dog +/- 1 time, inden for det aftalte.
Ved vejrlig kan der forekomme forsinkelser eller ændringer.
Helligdagslevering: Ca. 6 uger før helligdage vil Selskabet informere via mail omkring ændrede leveringstider.
Ved aflevering kvitterer chaufføren for, at leverancen har den korrekte temperatur (se også afsnit
7.2 Egenkontrol).
Bure og kasser som maden leveres i, tilhører Selskabet, og skal opbevares forsvarligt og efter skriftlig vejledning altid under halvtag i henhold til egenkontrollen, indtil de returneres med chaufføren ved næstkommende levering.
Ved ekstra bestillinger, hvor det kræver ekstra udbringning, vil der faktureres for ekstra kørsel.
Efter levering er det modtagercenterets ansvar at kontrollere om leverancen stemmer overens med det bestilte.
Er der fejl eller mangler ved leverancen, skal centeret kontakte Selskabet hurtigst muligt og se- nest kl. 14 på leveringsdagen mandag- fredag på tlf.: 0000 0000. Hvis kontrollen sker uden for telefontid, sendes en mail
5.5 Serviceniveau madservice
Mikroovn
Ved opstart af madservice tilbyder Selskabet at udlåne en mikroovn til borgere, som ikke i forve- jen har en sådan, for at sikre at maden tilberedes efter Selskabets anbefaling. Selskabet opstiller mikroovnen og instruerer i brug af denne. Mikroovnen bærer et mærkat, hvor det tydeligt frem- går, at ovnen tilhører Selskabet.
Ved ophør af madservice skal mikroovnen tilbageleveres enten til Selskabets chauffør eller ved personligt fremmøde på køkkenets adresse.
Nøgleløsning
Hvis borgeren ikke er i stand til at åbne døren for chaufføren som leverer maden, har Selskabet mulighed for at benytte Kommunens nøgleløsning, evt. via smartphone, eller låne en privat nøgle af borgeren.
Selskabet sørger selv for en skriftlig tilladelse hos borgeren. Efter udlevering af nøgle, er Selska- bet ansvarlig for sikker opbevaring og erstatning, hvis nøglen bortkommer.
Hjælp til at sætte maden på køl
Ved behov kan chaufføren kontrollere temperaturen i borgerens køleskab samt være behjælpelig med at sætte maden i køleskab ved levering.
Det er ikke chaufførens opgave at rydde op i køleskabet og/eller smide evt. gammel mad ud. Det er heller ikke chaufførens eller Selskabets ansvar at sørge for, at borgeren har et køleskab som fungerer (kan holde en temperatur på max + 5° C) – Men Selskabet giver besked videre til Visi- tationen.
Observationsforpligtelse
I forbindelse med uregelmæssigheder oplevet under levering af mad, herunder hvis borgeren ikke er hjemme/ikke lukker op eller forekommer at have behov for hjælp, skal Selskabet og den- nes personale handle på følgende måde:
1. Selskabet skal sikre sig, at borgeren ikke har aflyst leverancen, er indlagt eller lignende via borgerens elektroniske patientjournal i omsorgssystemet.
2. Selskabet skal forsøge at kontakte borgeren pr. telefon.
3. Selskabet skal herefter kontakte hjemmeplejen/visitationen, som herefter er ansvarlig for den videre behandling af sagen, herunder at kontakte Selskabet igen med oplysninger om borgerens fravær.
Ved akut behov skal chaufføren tilkalde hjælp fra 112.
Selskabet og dennes medarbejdere skal yde hjælp til borgere, der er faldet eller på anden måde er akut syge. Dette gøres ved at kontakte hjemmesygeplejerske og ambulance, hvis dette skulle være nødvendigt. Selskabet og dennes medarbejdere må ikke forlade en borger, der har behov for akut hjælp, før den tilkaldte hjælp er ankommet.
5.6 Serviceniveau plejecentre Manual
Selskabet udleverer en manual/vejledning til centrene på, hvorledes de kan håndtere færdigtilbe- redningen og hvilke muligheder de har i forbindelse med at give borgerne en god mad- og mål- tidsoplevelse.
Selskabet ønsker at vejlede plejecentrenes personale i den bedst mulige tilberedning af fødeva- rerne så produkterne lever op til de høje kvalitetsstandarder og giver beboere den bedste smags- oplevelse. Der er mange parametre forbundet med ”det gode måltid”, herunder smag, konsi- stens, temperatur samt omgivelserne i rummet og de mennesker man nyder måltidet med.
Det kan på de forskellige centre variere, hvilke forudsætninger personalet har for at skabe ”det gode måltid”, men med planlægning og opdeling af arbejdsopgaver kan måltiderne blive til suc- cesoplevelser.
Selskabet har udarbejdet vejledning til opvarmning af maden, både på bakkerne og i plakatform til hver afdeling.
Opvarmningsvejledning på bakken vil til en hver tid være den mest anbefalelsesværdige vejled- ning fra Selskabet. Følges denne ikke, vil det være plejecentrets ansvar at produktet lever op til kvalitetsstandarder for smag, konsistens og temperatur.
Selskabet står altid til rådighed med yderligere vejledning, hvis der skulle være behov.
Vi opfordrer til, at plejecentrene benytter vores online værktøj ”Måltidshåndbogen” hvor de kan få inspiration til borddækning og aktiviteter til at gøre det gode måltid endnu bedre. xxxxx://xxx- xxxxxxxxxxxxxxxx.xx/?xxxxxxxxxxxxxxxx
Det er vigtigt, at maden bliver opvarmet. Den er færdigtilberedt og skal kun opvarmes efter ret- ningslinjerne om kernetemperatur, det skal ikke steges og koges på ny, dette vil give et tørrere og ringere produkt.
Oplæring i bestilling
Selskabet har superbrugere til det centrale bestillingssystem og er derfor behjælpelige med op- læring af Kommunens faste kontaktpersoner, bestillere og relevante medarbejdere i modtager- køkkenerne.
Forhold vedrørende modtagelse på plejecentrene
Modtagerkøkkenerne skal have tilstrækkelig med kølefaciliteter og allerhelst kølerum til at mod- tage mad to gange om ugen, således at der sikres en korrekt opbevaring af maden, også under kontrollen af maden.
Derudover skal modtagerforholdene være i orden i henhold til miljølovgivningen, så tunge løft undgås, når maden flyttes fra bil til kølerum.
Selskabets chauffører leverer maden i bure og kasser. Maden modtages af en medarbejder på plejecenteret, eller hvis der forefindes et kølerum ved indleveringen, kan chaufføren køre maden direkte i kølerum. Dette af hensyn til den ubrudte kølekæde og egenkontrollen.
Efter leveringen er det modtagerkøkkenerne, der er ansvarlige for kølekæden og den videre egenkontrol og kontrol i øvrigt.
Modtageren er ansvarlig for at kontrollere leveringen og kontakte Selskabet straks samme dag, hvis der er fejl og mangler. Hvis kontrollen sker uden for telefontid, sendes en mail til Selskabet.
Ydelserne er leveret og pakket på en måde, så de let kan kontrolleres af modtagerkøkkenets per- sonale.
Ekstra service
Hvis en Kommune har særlige ønsker omkring levering af maden, kan der i visse tilfælde for- handles en særlig aftale og pris på yderligere service, som for eksempel: Levering med håndte- ring (flytning af kasser), dog skal det kunne lade sig gøre i forhold til LEON-princippet (se pkt. 1.) og den planlagte tur og hensynet til chaufførens arbejdsmiljø.
Hvis vores chauffører gentagne gange bliver påbudt at yde en ekstra service i form af oprydning, omrokering og des lign. på de enkelte centre, ser vi os nødsaget til, at opkræve et særligt ekstra tillæg herfor, på grund af ensartet omkostningsniveau til alle Kommuner.
Ønsker om nye tiltag
Selskabet skal sikre en økonomisk bæredygtig produktion baseret på en tilstrækkelig volumen og med LEON-princippet (Laveste Effektive Omkostnings Niveau) som bærende princip, så det altid fremstår fordelagtigt for alle parter.
Hvis en part har et ønske om en ændring eller et nyt tiltag (for eksempel vedr. emballage, pro- dukt/menu etc.) vil Selskabet altid vurdere ønsket/behovet ud fra et hensyn til fælles bedste. Hvis det vurderes, at ændringen vil føre til en forbedring/værdiforøgelse i forretningsmodellen, og der er flertal for beslutningen, kan ændringen realiseres, eventuelt som et midlertidigt forsøg. Det pointeres dog, at ændringer eller ekstra service oftest vil medføre ekstra omkostninger, i form af enten arbejdstid, maskinel, emballage, kørsel m.m.
I tvivlsspørgsmål omkring serviceniveauet, kontakt Selskabet for at finde en løsning.
5.7 Cafétilbud jf. Serviceloven
Kommunerne og Selskabet vil kunne indgå særskilt aftale om Selskabets levering af mad til Kom- munernes cafetilbud. Leverancerne skal opfylde de til enhver tid aftalte og offentligt fastsatte kvalitetskrav hertil. Tilbud til caféer, kantiner, børneinstitutioner, bosteder og lign. skal leveres til et prisniveau, der dækker alle udgifter.
5.8 Kommunale kantiner
Kommunerne og Selskabet vil kunne indgå særskilt aftale om Selskabets levering af mad til Kom- munernes kantiner. Leverancerne skal opfylde de til enhver tid aftalte og offentligt fastsatte kva- litetskrav hertil og til et prisniveau, der dækker alle udgifter.
5.9 Børneinstitutioner
Kommunerne og Selskabet vil kunne indgå særskilt aftale om Selskabets levering af mad til Kom- munernes vuggestuer, børnehaver og skoler. Leverancerne skal opfylde de til enhver tid aftalte og offentligt fastsatte kvalitetskrav hertil og til et prisniveau, der dækker alle udgifter.
5.10 Frit valgs-leverandør
I tilfælde af, at Selskabet har overskudskapacitet, ud over produktionen der leveres til Kommu- nerne, kan Selskabet søge om at levere mad som frit valgs-leverandør i andre kommuner. Leve- rancerne skal opfylde de til enhver tid aftalte og offentligt fastsatte kvalitetskrav hertil.
Yderligere tilbud
Selskabet kan tilbyde at levere til centre og institutioner, som ikke er tilmeldt ordningen, i kor- tere eller længere perioder, bl.a. under ferie- og fraværsperioder.
6. SAMARBEJDET
6.1 Samarbejde om leverancen
Selskabet tilstræber at yde et højt serviceniveau til såvel hjemmeboende borgere som centrene, og er lydhøre for nye tiltag/ønsker og konstruktiv kritik. Der skal altid tilstræbes en god og aner- kendende dialog mellem parterne.
Det er yderst vigtigt at Selskabet er informeret om borgere med særlige behov, for at kunne imø- dekomme den rette ernæringsindsats over for disse.
Selskabet forventer således at have et tæt samarbejde med borgerne, de pårørende, hjemmeple- jen og plejeboligerne, samt visitationsenhederne, rehabiliteringscentre og dagcentre. Det tætte samarbejde giver en høj faglig kvalitet, fordi basispersonalet i hjemmet har mulighed for at hente kostfaglig rådgivning fra Selskabets medarbejdere. På den måde sikres helhed og tværfagligt samarbejde i de ydelser der leveres.
I hverdagen sker kontakten omkring daglige spørgsmål som udgangspunkt mellem Selskabet og de af Kommunen og centrene udpegede faste kontaktpersoner.
Procedurer for samarbejde / kommunikationsveje:
1) Tilmelding og afslutning af hjemmeboende borgere, herunder meddelelser om pauser i og gentoptagelse af leveringen i f. m. indlæggelser, udskrivninger m.m., hvor afsenderen er Kommunens myndighedsfunktion, sker via Kommunens elektroniske omsorgssystem (Tjekkes min. to gange dagligt på hverdage).
2) Øvrig kommunikation, som ikke vedrører den enkelte borger, foregår primært på skrift via e-mail, for at sikre dokumentation.
3) Plejecentrene er ansvarlige for at udpege kontaktpersoner og mailadresser, som Selskabet kan kontakte, så det sikres at kommunikationskanalen er åben og altid kortest mulig, også ved sygdom og ferier.
4) De udpegede kontaktpersoner, er ansvarlige for at videregive informationer fra Selskabet til personalet, der står for færdigtilberedningen.
5) Hvis der opstår et akut problem (fx ved fejl i leverancen, efterlevering), kontaktes Selska- bet telefonisk på tlf.: 00 00 00 00 inden kl. 14 på hverdage / og fredag inden kl. 13:30.
6) Hvis der er andre ikke-akutte problemer (kritikpunkter mv.) kontaktes Selskabet pr. e- mail (xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx).
7) Selskabet skal respondere på kontakten indenfor 2 hverdage. Hvis Selskabet ikke respon- derer inden for tidsangivelsen, kan centeret inddrage Kommunens kostansvarlige, eller nærmeste leder, hvis der ikke forefindes en kostansvarlig.
8) Hvis der er behov for at involvere samtlige chefer i alle Kommunerne skal det bringes op på et styregruppemøde.
9) Det er vigtigt at feedback er aktuel, hvis Selskabet skal have mulighed for at lave korrige- rende handlinger.
Selskabet kan kontaktes i tidsrummet fra kl. 8:00 – 15:00 man-torsdag og fredag fra kl. 8:00- 14:00. Hvis der skal leveres ekstra på en fredag, kontaktes Selskabet senest kl. 13:30 eller på mail: xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx hvis det er udenfor åbningstid.
Selskabet står til rådighed for telefonisk vejledning og diætvejledning for både visitationen, cen- trene og hjemmeboende borgere.
Selskabet besvarer ligeledes de henvendelser, der modtages fra borgere og ansatte på mail- adressen: xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
Der afholdes minimum 1-2 gange årligt og ellers efter behov samarbejdsmøder mellem Selskabet og Kommunernes plejecentre (kostansvarlige). Det er Selskabet, der tager initiativ til de årlige møder.
På Selskabets hjemmeside kan alle læse menuplaner og anden relevant information.
Åbent hus og synlighed
Der holdes åbent hus en gang om året for at vise køkkenet frem og samtidig kunne fortælle om maden og de muligheder, Selskabet kan tilbyde. Selskabet opfordrer alle parter til at besøge Åbent hus arrangementet, da det skaber forståelse for tilbuddet, giver madglæde og bygger bro mellem borgere, plejepersonale og køkkenets medarbejdere.
Hver Kommune har mulighed for, at holde deres eget åbent hus, én gang i den 4 årige aftaleperi- ode.
Selskabet har desuden kontakt og dialog om maden via besøg og undervisning på centrene, samt via møder med de faste kontaktpersoner fra centrene.
MAD til hver DAG deltager gerne i møder efter behov i de enkelte Kommuner.
Hos de hjemmeboende borgere kommer chaufførerne én gang om ugen. Så chaufføren har eks- tra opmærksomhed på borgeren.
6.2 Samarbejde om klager
Samtlige klager eller borgerønsker i forhold til maden rettes som udgangspunkt til Selskabet en- ten telefonisk på xxx.xx.: 00 00 00 00 eller på mail: xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
Sagsgang:
Når Selskabet modtager en klage bliver den underkastet en vurdering:
1) Skal klagen adresseres til anden modtager?
2) Dialog med de involverede parter: Hvilke passende foranstaltninger skal iværksættes i forhold til at efterkomme klagen?
3) Dialog med de involverede parter: Hvordan undgås lignende klagesager fremadrettet?
6.3 Samarbejde om økonomi
Bestyrelsen forelægges økonomirapportering på bestyrelsesmøderne. Selskabet forelægger bud- getudkast med oplæg til budget og prisfastlæggelse for det følgende år på bestyrelsesmødet i juni måned. De enkelte Kommuner orienterer selv borgerne om de priser de har vedtaget.
6.4 Samarbejde om IT
Samarbejdet betinger, at der til enhver tid er implementeret en IT-løsning, som kan håndtere be- stilling og afregning samt opkrævning hos borgerne. Kommunerne opkræver selv borgerne, men Selskabet leverer data til det.
Selskabet og Kommunerne er gensidigt forpligtet til at sikre dialog og samarbejde i relation til eventuelle ændringer i det IT-mæssige set-up undervejs i kontraktperioden.
Hvis ikke Selskabet har direkte adgang til den enkelte Kommunes omsorgssystem, sendes beske- der ang. borgere på sikker-mail til Selskabet.
7. KONTROL OG OPFØLGNING
I det følgende beskrives krav og procedurer i forhold til kontrol og opfølgning.
7.1 Stikprøver
Selskabet sender hvert år et antal portioner mad til laboratoriekontrol for at undersøge holdbar- heden og for at undersøge om produktionen af en udvalgt ret, opfylder de fødevaresikkerheds- mæssige krav Selskabet har til produktionen af maden.
Selskabet er forpligtet til at medvirke konstruktivt i forbindelse med de stikprøvekontroller Føde- varestyrelsen foretager som led i deres tilsyns- og kontrolopgave og foretage en behørig og rele- vant opfølgning herpå.
7.2 Egenkontrol
Selskabet udfører egenkontrol, der er et redskab til at sikre høj hygiejnisk standard i en levneds- middelproducerende virksomhed. Det er Selskabets egen kontrol af, at virksomheden lever op til de gældende love og regler for fødevarevirksomheder. Egenkontrollen tager udgangspunkt i en risikoanalyse af produktionen og udarbejdes skriftligt efter HACCP-principperne.
Selskabets fundament er de gode arbejdsgange der sikrer tilstrækkelig rengøring, at bygningerne er vedligeholdte og beskyttet mod skadedyr, medarbejdernes personlige hygiejne samt fødeva- rernes mærkning.
Medarbejderne udfører og registrerer på faste tidspunkter og under faste procedurer de kritiske kontrolpunkter i det online egenkontrolsprogram E-Smiley.
Kritiske kontrolpunker er bl.a. følgende: opvarmning, nedkøling, temperaturkontrol ved opvarm- ning.
Selskabet udfører mikrobiologiske prøver af fødevarerne efter faste procedurer og tidsintervaller for altid at sikre fravær af sundhedsskadelige bakterier.
Selskabets ansvar for egenkontrol
• Medarbejdere i køkkenet udfører egenkontrol i forbindelse med varemodtagelse, produk- tion, pakning af maden, samt rengøring.
• Chaufførerne udfører egenkontrol i forbindelse med transport og levering af maden.
Modtagerkøkkenernes ansvar for egenkontrol
• Personalet på centrene udfører egenkontrol i forbindelse med modtagelse af varerne fra Selskabet.
• Personalet på centrene udfører egenkontrol i forbindelse med færdigtilberedningen.
Det er altafgørende, at temperatur, opbevaring, pakning og indhold i leveringerne lever op til de til enhver tid gældende regler om hygiejne og egenkontrol. Hvis der sker en fejl, eller der er afvi- gelser i forhold til fødevarer og leverancer, skal det omgående registreres, dokumenteres og kor- rigeres. Der udføres korrigerende handling hvis nødvendigt.
Ved brug af egenkontrol ønsker Selskabet således at undgå, at der sker fejl i hygiejnen, og at en eventuel fejl søges undgået fremadrettet.
Selskabet har medarbejdere ansat med faglig baggrund inden for levnedsmiddelteknologi og pro- cesteknologi med det overordnede ansvar for egenkontrol og tests, så alt lever op til Selskabets strenge krav.
Det er en målsætning, at Selskabet til stadighed har en ELITE-smiley eller tilsvarende.
7.3 Brugertilfredshedsundersøgelser
Selskabet vil udføre brugertilfredshedsundersøgelser i overensstemmelse med nutidigt gældende vejledninger om dette. Der gennemføres to brugerundersøgelser i den 4 årige periode.
Resultaterne af spørgeskemaundersøgelsen, vil indgå i den løbende dialog mellem Selskabet og Kommunerne.
Smagspanel:
Selskabet har kontakt med udvalgte repræsentanter fra Ældrerådene i Kommunerne, som indgår i et smagspanel. Smagspanelet er med til at kvalitetssikre og bedømme maden. Smagspanelet smager på maden 2-3 gange om året.
8. BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER
Kommunerne er dataansvarlige, og Selskabet behandler data i henhold til Databeskyttelsesfor- ordningen.
Selskabet handler i denne sammenhæng alene efter instruks fra Kommunerne. Selskabet skal følge Kommunernes forskrifter for IT-sikkerhed.
Selskabet skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at oplysnin- ger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med Databeskyttelsesfor- ordningen.
Selskabet skal på Kommunernes anmodning give Kommunerne tilstrækkelige oplysninger til at kunne vurdere, hvorvidt de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet.
Databeskyttelsesforordningen afløser direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesdirektivet), som i dansk ret er gennemført ved persondataloven, jf. lov nr. 429 af 31. maj 2000 om behandling af person- oplysninger, som senest ændret ved lov nr. 410 af 27. april 2017.
9. TAVSHEDPSLIGT MV.
Selskabet er forpligtet til at overholde reglerne om tavshedspligt og oplysningspligt for personer ansat i offentlig tjeneste, jf. forvaltningsloven. Det indebærer også, at viden om brugerens per- sonlige forhold og adresser ikke må videregives til uvedkommende.
Selskabet har indberetningspligt af brugerrelevante data/informationer, der er krævet af Kommu- nen til eksempelvis kontrolundersøgelser eller indberetninger til Danmarks Statistik.
10. KRAV TIL MEDARBEJDERNE
Det er et krav, at minimum 85 % af personalet skal have en kostfaglig uddannelse. Der skal til stadighed være et passende antal uddannelsespladser i Selskabet.
Det er desuden et krav, at medarbejderne er servicemindede, høflige og pålidelige og opmærk- somme på borgernes situation.
Selskabet vil altid møde borgerne med en respektfuld samtale, hvor medarbejderen udviser retti- dig omhu for den enkelte borgers livsstil og behov.
Selskabet har til stadighed pligt til at påse at offentlige krav til medarbejdernes uddannelse er opfyldt. Selskabets chauffører skal således have EU-førerbevis samt udvise straffeattest.
11. ARBEJDSMILJØ OG FØDEVAREREGLER
Selskabet har til huse i en bygning fra 2009. I forbindelse med indretningen af køkkenet er der tænkt meget på arbejdsmiljø og hjælpemidler, såsom røranlæg i gryder, hæve-sænkeborde og mulighed for at benytte rullevogne/borde. Der vil løbende blive investeret i forbedringer på områ- det.
I lastbilerne er der endvidere tænkt arbejdsmiljø ind med lift, automatgear, ergonomisk sæde, klimaanlæg osv.
Selskabet vil kontinuerligt prioritere arbejdsmiljø i anvendelsen af de økonomiske ressourcer.
Selskabet leverer arbejdstøj i form af termotøj, handsker, uniformer, skrid hæmmende fodtøj, forklæder med mere til de ansatte. Chauffører bærer ID og tøj med logo, samt sikkerhedssko.
Selskabet har til stadighed pligt til at påse, at offentlige krav til arbejdsmiljø og fødevareregler overholdes.
Kommunerne forudsætter at leverandører af frit valg følger de bestemmelser om løn og arbejds- vilkår, der findes i kollektive overenskomster.
Selskabet erklærer hermed, at virksomheden og eventuelle underleverandører følger gældende overenskomstmæssige løn- og arbejdsvilkår på det aktuelle ansættelsesområde eller de vilkår, der sædvanligt gælder for tilsvarende arbejde. Selskabet skal på forespørgsel kunne oplyse de enkelte Kommuner om hvilken overenskomst, der er anvendt som reference,
Samtidig er Selskabet indforstået med, at de enkelte Kommuner til enhver tid kan forlange doku- mentation for disse forhold, det være sig lønoplysninger på medarbejdere, herunder også medar- bejdere ansat hos en underleverandør, en skriftlig redegørelse eller en tro-og-love-erklæring.
Såfremt disse oplysninger ikke foreligger inden for 48 timer, forbeholder de enkelte Kommuner sig retten til at tilbageholde et beløb af kontraktsummen efter Kommunens skøn indtil et eventu- elt berettiget lønmodtagerkrav er blevet udbetalt, ligesom Kommunen forbeholder sig ret til op- hævelse af kontrakten.
Selskabet udfører en arbejdspladsvurdering (APV) ca. hvert 3 år. APV’en giver Selskabet mulig- hed for at arbejde systematisk og effektivt med arbejdsmiljøet, så der altid er de bedst mulige rammer og vilkår for medarbejderne i Selskabet.
12. AFREGNING
Kommunen aftager leverancerne fra Selskabet til den beregnede og af bestyrelsen i Selskabet godkendte døgnkostpris.
Madservice
Der faktureres månedsvist bagud, baseret på det faktiske antal leverancer og udbringninger. Sel- skabet sender datafil til Kommunerne med oplysninger om leverancerne fordelt på de enkelte borgere. Selskabet følger den enkelte Kommunes procedure.
Kommunerne er ansvarlige for opkrævning af borgernes egenbetaling for leverancerne og ud- bringningen, og er således forpligtet til at betale Selskabet uanset om der måtte være borgere som er i restance med egenbetalingen.
Der er særskilt pris for maden og for kørsel til de hjemmeboende.
Selskabet afregner de enkelte Kommuner pr. leveret kostenhed i henhold til de beregnede og af bestyrelsen i Selskabet godkendte døgnkostpriser. Betalingsfristen er 30 dage fra fakturadato.
Plejecentrene
Opkrævning for leverancerne til Kommunernes plejecentre sendes direkte til plejecentrene via deres oplyste EAN. Nr. Der faktureres månedsvist bagud, baseret på det faktiske antal leveran- cer. Selskabet sender Ean. fakturaer og faktoropgørelser. Betalingsfristen er 30 dage fra faktura- dato.
Hver afdeling skal have en oversigt over hvad der er bestilt. Dette kan gøres ved at hvert center individuelt går ind via det centrale bestillingssystems/afdelingsmodul og enten se eller printe uspecificerede rapporter/faktura ud efter behov.
13. GENFORHANDLING
Parterne er berettigede til at kræve genforhandling af forudsætningerne for aftalen, såfremt æn- drede forudsætninger medfører et behov for en ændring af nærværende aftale som fx i tilfælde af uforudseelige og ekstraordinære pris og afgiftsændringer.
14. TVISTER
Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret og dansk rets almindelige regler gælder i parter- nes indbyrdes forhold.
Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem parterne i forbindelse med aftalen, skal par- terne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med- henblik på at løse tvisten. Tvisten søges i første omgang løst ved behandling i Selskabets besty- relse.
Såfremt parterne og bestyrelsen ikke kan opnå en løsning ved forhandling, skal tvisten søges løst ved mægling af en af parterne i fællesskab udpeget mægler.
Kan parterne ikke blive enige om en mægler udpeges mægleren af Voldgiftsinstituttet efter hø- ring af interessenterne. Mægling sker efter "Regler for frivillig mægling ved Det Danske Voldgifts- institut".
Hvis mæglingen afsluttes, uden at tvisten er bilagt, skal tvisten afgøres endeligt ved voldgift efter "Regler for behandling af voldgiftssager ved Det Danske Voldgiftsinstitut”. Voldgiftsretten udpe- ges af Voldgiftsinstituttet i overensstemmelse med "Regler for behandling af voldgiftssager ved Det Danske Voldgiftsinstitut".
Medmindre der mellem parterne er enighed om at lade voldgiftsretten bestå af blot ét medlem, skal tvisten afgøres af tre voldgiftsdommere, der udpeges af præsidenten for Østre Landsret. For- manden skal opfylde betingelserne for at være dommer og have behørig erfaring med tvister om tilsvarende forhold. Parterne kan afgive indstilling om de to andre, der udpeges med passende hensyntagen til den særlige sagkundskab, der må anses for ønskelig ved bedømmelsen af den indbragte tvist.
Voldgiftsretten sættes i Hillerød kommune.
Uoverensstemmelser om forståelsen af nærværende kontrakt, dens opfyldelse eller ophør skal – såfremt uoverensstemmelsen vedrører kommunalretlige forhold – afgøres af Økonomi- og Inden- rigsministeriet.
15. IKRAFTTRÆDELSE, VARIGHED OG OPHØR
Nærværende leveringsaftale træder i kraft d. 1. april 2021 og erstatter tidligere kontrakt af 1. ja- nuar 2017
Kontrakten er uopsigelig til og med den 31. marts 2024, herefter kan kontrakten opsiges den sid- ste hverdag i måneden, med 11 måneders skriftligt varsel. Aftalen kan således tidligst bringes til ophør med virkning fra 1. april 2025.
Uanset uopsigelighedsbestemmelsen ovenfor er parterne dog berettigede til at opsige kontrakten i tilfælde af bristede forudsætninger for kontrakten, herunder eksempelvis ændringer i lovgivnin- gen.
16. UNDERSKRIFTER
Nærværende kontrakt er udarbejdet og underskrevet i 2 eksemplarer, hvoraf hver part modtager et.
Underskrifterne er afgivet under forudsætning af, at der opnås tilsynsmyndighedens godkendelse til etablering af Selskabet.
Dato: 2020/2021 Dato: 2020/2021
For Selskabet For Kommunen
{Navn} {Navn}
{Titel} {Titel}