Amesto Solutions A/S | Vandtårnsvej 62 A, 4. sal 2860 Søborg | Tlf.: +45 49 22 46 46
Databehandler aftale
Kunde (Dataansvarlige):
Leverandør (Databehandleren):
Amesto Solutions A/S
Amesto Solutions A/S | Xxxxxxxxxxxx 00 X, 0. xxx 0000 Xxxxxx | Tlf.: x00 00 00 00 00
E-mail: xxxxxxxxx@xxxxxx.xx | CVR. nr.: 25 38 00 10 | xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx
Standardkontraktsbestemmelser
i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger.
mellem
Firma CVR nr. Adresse
Postnr. og by Land
herefter ”den dataansvarlige” og
Amesto Solutions A/S Xxxxxxxxxxxx 00 X, 0. xxx
0000 Xxxxxx Xxxxxxx
CVR nr.: 25 38 00 10
herefter ”databehandleren”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
Har aftalt følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.
Eventuelle associerede virksomheder skal være opført i Bilag E for at indgå i gældende aftale.
Indhold
2 Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 5
3 Databehandleren handler efter instruks 5
6 Anvendelse af underdatabehandlere 7
7 Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 8
8 Bistand til den dataansvarlige 8
9 Underretning om brud på persondatasikkerheden 10
10 Sletning og returnering af oplysninger 10
11 Revision, herunder inspektion 11
13 Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren 13
Bilag A Oplysninger om behandlingen 14
Bilag B Godkendte underleverandører 16
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 17
Bilag D Parternes regulering af andre forhold 20
Bilag E Associerede virksomheder 21
1 Præambel
1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa- Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af tjenester i henhold til aftale/kontrakt behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.
10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
2 Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
3 Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
4 Fortrolighed
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
5 Behandlingssikkerhed
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
6 Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere på forhånd, og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
3. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelses- forordningen.
4. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
5. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
6. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af
underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
7 Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
8 Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren desuden, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
9 Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 72 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag D angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
10 Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at tilbageleverer alle personoplysninger og slette eksisterende kopier, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
11 Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
12 Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter.
5. Underskrift
På vegne af den dataansvarlige Navn [NAVN]
Stilling [STILLING]
Dato [DATO] Underskrift
På vegne af databehandleren Navn
Stilling Dato Underskrift
13 Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.
2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.
På vegne af den dataansvarlige Navn
Stilling Telefonnummer E-mail
På vegne af databehandleren Navn
Stilling Telefonnummer E-mail
Bilag A Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige:
Formålet med behandlingen er på vegne af den dataansvarlige at bistå med support, vedligeholdelse og udvikling af standardsoftware. Dermed databehandler kommer til at behandle personoplysninger gennem:
• Tidsbegrænset adgang fra egne computere
• Adgang fra egne computere
• Midlertidig og tidsbegrænset opbevaring/behandling af personoplysninger, f.eks. på computere eller i Azure Cloud
• Opbevaring/behandling af personoplysninger uden for den dataansvarliges miljø, f.eks. i Azure, Amesto Flow
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige skal primært vedrøre (behandlingens art).
Behandlingen vedrører adgang til den dataansvarliges personoplysninger. Formålet med opgaven er ikke at forædle eller bearbejde personoplysninger, undtagen i et undtagelsestilfælde, ved f.eks. rensning af personoplysninger eller import af personoplysninger.
Ved arbejde med den dataansvarliges systemsupport inden for ERP. I forbindelse med CRM og HRM med tilhørende applikationer, løsninger til indberetning og integrationer vil databehandleren have adgang til personoplysninger, opkoblet eller i sit eget miljø.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer personoplysninger om de registrerede, men varierer afhængigt af, hvilken type personoplysninger, den dataansvarlige opbevarer i sine systemer:
Kontaktoplysninger, såsom: For- og efternavn, telefon, adresse, e-mailadresse, fødselsdato, ansættelsesforhold.
Den dataansvarliges kunder og øvrige interessenters personale, såsom: Titel, arbejdsgiver, interesser, løbende kommunikation i form af begivenheder og dokumenter/e-mails.
I forekommende tilfælde med HRM-systemer, såsom: Medarbejderens navn, e-mail, mobiltelefon, medarbejdernummer, rolle, titel, leder, forretningsområde, arbejdssted, cpr-nummer.
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede, men varierer afhængigt af, hvilken type personoplysninger, den dataansvarlige opbevarer i sine systemer:
• Den dataansvarliges slutbruger
• Den dataansvarliges kunder, potentielle kunder og øvrige interessenters personale
• Ansatte hos dataansvarlig
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige må udføres, når klausulerne træder i kraft. Behandlingen har følgende varighed:
BEHANDLING/ADGANG | OPBEVARING AF PERSONOPLYSNINGER EFTER ADGANG | JA | NEJ |
Fra egen computer, af den dataansvarlige reguleret tidsbegrænset adgang, til f.eks. support, design, teknik eller udvikling | Der gemmes ingen personoplysninger. Adgang ophører umiddelbart efter afslutningen af sessionen. | X | |
Fra din egen computer, via databehandlerens egne forbindelsesoplysninger, adgang til f.eks. support, design, teknologi eller udvikling | Der gemmes ingen personoplysninger. Forbindelsesoplysninger slettes i forbindelse med opsigelse af kontrakter, når en medarbejder fratræder, eller efter den dataansvarliges instruks. | X | |
Midlertidig og tidsbegrænset opbevaring/behandling af personoplysninger uden for den dataansvarliges miljø, f.eks. på computer, mail, server hos Amesto. | Slettes 30 dage efter godkendelsen af opgaven eller efter den dataansvarliges instrukser. | X | |
Ikke tidsbegrænset opbevaring/behandling af personoplysninger uden for den dataansvarliges miljø, f.eks. i Azure, Amesto Flow - SaaS | Slettes 30 dage efter afslutningen på opgaven eller efter den dataansvarliges instrukser. | X |
Bilag B Godkendte underleverandører
B.1. Godkendte underleverandører
Nedenfor en oversigt over de til enhver tid godkendte underleverandører (underdatabehandlere), godkendt af den dataansvarlige:
NAVN | CVR | LAND | BESKRIVELSE AF BEHANDLINGEN |
Søsterselskaber tilknyttet Amesto TechHouse | Norge, Sverige og Danmark. | Amesto Solutions A/S kan benytte konsulenter fra søsterselskaber, som konsulenter i projektet, hvor dette løser et behov. | |
Databehandleren har ikke ret til uden den dataansvarliges skriftlige tilladelse at anvende en underleverandør til anden behandling end den, der er godkendt, eller til lade en anden underleverandør udføre den anførte behandling.
B.2. Foreløbige oplysninger om godkendelse af underleverandører
Godkendelse af underleverandører skal ske skriftligt af den dataansvarlige og indskrives i oversigten i punkt B.1, før underleverandøren kan anvendes til den anførte behandling.
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks Forpligtelser som databehandler
Databehandleren må kun behandle personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at opfylde sine opgaver og forpligtelser i henhold til Hovedaftalen eller beskrevet opgave.
Fortrolighed og tavshedspligt
Databehandleren skal sikre, at bemyndigede personer er forpligtede til at behandle personoplysningerne fortroligt, eller er underlagt en lovbestemt tavshedspligt. Dette gøres via en underskrevet tavshedserklæring, der indgås ved ansættelse hos Amesto. Pligten til fortrolighed gælder også efter, at databehandlingsopgaven er fuldført. Databehandleren må kun bemyndige personer, som af nødvendige årsager skal have adgang til personoplysningerne.
Hvis instruksen er i strid med gældende regler, og den dataansvarlige er informeret derom, men den dataansvarlige anser dette for at være nødvendig håndtering for at opfylde en opgave, ligger ansvaret for behandlingen hos den dataansvarlige.
C.2. Behandlingssikkerhed
Databehandleren træffer alle foranstaltninger, som er nødvendige i henhold til artikel 32 i den danske databeskyttelseslov.
Behandlingen gælder kun for personoplysninger, der omfattes af artikel 9 om særlige kategorier af personoplysninger, hvis kunden har dette i sine systemer.
BEHANDLING/ADGANG | JA | NEJ |
Behandlingen sker i den dataansvarliges udviklings-, administrations- /systemudviklings- og driftsmiljø via en godkendt Amesto-computer i en tidsbegrænset periode for håndtering af f.eks. support, design, teknisk bistand eller udvikling | X | |
Midlertidig og tidsbegrænset opbevaring/behandling af personoplysninger uden for den dataansvarliges miljø. | X | |
Opbevaring/behandling af personoplysninger uden for den dataansvarliges miljø. | X |
Godkendt Amesto-computer i henhold til Xxxxxxx sikkerhedspolitik betyder blandt andet, at arbejdsstationen låser andre ude, og kun en person med gyldig konto kan logge på enheden. Benytter Remote Wipe ved en mistet computer for at sikre indholdet.
Henviser til Xxxxxxx persondatapolitik, punkt 3. xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx- amesto/gdpr/persondatapolitik/
Overførsel af data, der indeholder personoplysninger fra den dataansvarlige til databehandleren, skal ske ved brug af sikre overførselssystemer efter aftale med den dataansvarlige.
C.3. Bistand til den dataansvarlige
Såfremt det er muligt, skal databehandleren, inden for omfanget af og i det omfang, assistancen er anført nedenfor, bistå den dataansvarlige i henhold til punkt 8.1 og 8.2 ved at indføre følgende tekniske or organisatoriske tiltag beskrevet i Xxxxxxx persondatapolitik punkt 3: xxxxx://xxx.xxxxxx.xxx/xxxxxx- trust-center/privacy/fortrolighedserklaring/
Flere oplysninger på Amesto Trust Center: xxxxx://xxx.xxxxxx.xxx/xxxxxx-xxxxx-xxxxxx/
C.4. Fremgangsmåde for opbevaringstid/sletning
BEHANDLING/ADGANG | OPBEVARING AF PERSONOPLYSNINGER ELLER ADGANG |
Fra egen computer er der tidsbegrænset adgang givet af den dataansvarlige, til assistance i forbindelse med f.eks. support, design, teknik eller udvikling | Der opbevares ingen personoplysninger. Adgang slutter straks efter, at opgaven er fuldført |
Fra egen computer er der adgang givet af den dataansvarlige, til assistance i forbindelse med f.eks. support, design, teknik eller udvikling | Der opbevares ingen personoplysninger. Adgangsoplysninger slettes i forbindelse med opsigelse aftalen, når en medarbejder i Amesto Solutions fratræder eller på den dataansvarliges forlangende |
Midlertidig og tidsbegrænset opbevaring/behandling af personoplysninger uden for den dataansvarliges miljø, på f.eks. computer, e-mail, server hos Amesto | Slettes 30 dage, efter at opgaven er godkendt eller på den dataansvarliges forlangende |
Ikke tidsbegrænset opbevaring/behandling af personoplysninger uden for den dataansvarliges miljø. I f.eks. Azure, Amesto Flow - Saas | Slettes 30 dage, efter at opgaven er godkendt eller på den dataansvarliges forlangende |
C.5. Behandlingssted
Behandlingen sker i den databehandlerens udviklings-, administrations-/systemudviklings- og driftsmiljø i Norge, Sverige og Danmark.
Hvis lokationen er uden for EU/EØS (tredjelande) eller ændringer af lokationen fra hvad, der er angivet her, skal dette behandles i henhold til punkt 7 i databehandlingsaftalen.
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder for så vidt angår overførsel af personoplysninger til et tredjelande eller internationale organisationer, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.
Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, skal databehandleren ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Databehandleren skal på skriftlig anmodning forsyne Den dataansvarlige med dokumentation for de tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der er gennemført for at sikre et passende sikkerhedsniveau, samt anden information, der er nødvendig for at dokumentere, Databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Den dataansvarlige har ret til for egen regning at indhente en revisionserklæring én gang om året af en uafhængig tredjepart. Den dataansvarlige skal dække alle udgifter i forbindelse med revisionen, og Databehandleren har krav på kompensation for alle omkostninger, der opstår som følge af revisionen, herunder kompensation til Databehandleren for rimelig medgået tid for Databehandleren og dennes medarbejdere for bistand under revisionen. Databehandleren skal dog dække sådanne omkostninger, hvis en revision afdækker væsentlige mangler ved opfyldelsen af de forpligtelser, der fremgår af disse Bestemmelser eller Persondatalovgivningen.
Baseret på resultaterne af erklæringen, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Bilag D Parternes regulering af andre forhold
D.1. Meddelelse om brud på persondatasikkerheden
Databehandleren skal give en rimelig bistand, således at den dataansvarlige kan opfylde sine forpligtelser til at give supplerende oplysninger til den relevante tilsynsmyndighed og de registrerede.
D.2. Meddelelse om brud på persondatasikkerheden
Databehandleren skal iværksætte nødvendige og anbefalede korrigerende foranstaltninger. Databehandleren skal også samarbejde med den dataansvarlige for at forebygge, minimere konsekvenserne af eller korrigere sikkerhedsbrud.
D.3. Ansvar
Ingen part er ansvarlig over for den anden part for indirekte tab eller følgeskader af nogen art (herunder, men ikke begrænset til, tab som følge af driftsstop, mistede data, tab af fortjeneste eller lignende), uanset ansvarsgrundlaget, det være sig inden for kontrakt, culpaansvar, produktansvar eller andet, selv om parten er underrettet om muligheden for sådanne skader (under ét betegnet som “indirekte tab”).
Ingen af parterne er ansvarlige over for den anden part for:
a) fejl eller forsinkelser, der ligger uden for partens rimelige kontrol, herunder generelle forsinkelser på internettet eller linjen, strømafbrydelse eller fejl på maskiner, eller
b) fejl, der er forårsaget af den anden parts systemer eller handlinger, uagtsomhed eller undladelser, som alene er den anden parts ansvar.
Det samlede og maksimale ansvar for hver tolv (12) måneders-periode for en part over for den anden part i henhold til denne databehandlingsaftale kan under ingen omstændigheder være større end et beløb, ser svarer til det samlede beløb, som er betalt for tjenesten i henhold til aftalen i løbet af de tolv (12) seneste måneder forud for den skadevoldende handling.
Ovennævnte begrænsninger gælder ikke for skader, der skyldes svig, grov uagtsomhed eller forsæt.
Bilag E Associerede virksomheder
Følgende virksomheder er registreret som associerede virksomhederne i denne aftale.
NAVN | CVR NR. |
Amesto Solutions Vandtårnsvej 62 A, 4.sal
| 22
2860 Søborg