INDHOLDSFORTEGNELSE
Udbuds- betingelser
EU-Udbud med forhandling – Ny adgangskontrolanlæg til DR
Udbudsbetingelser anskaffelse af adgangskontrolanlæg – Version 1, oktober 2020
INDHOLDSFORTEGNELSE
1.1
1.2
1.3
1.4
2.1
2.2
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
8.1
8.2
9.1
9.2
10.1
10.2
10.3
10.4
Version 1, oktober 2020 Udbudsbetingelser Side 2 af 26
12.1
12.2
12.3
12.4
12.5
Information og materiale vedr. dette udbud kan findes via DR’s elektroniske udbudsportal: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/XX/xxxx
Version 1, oktober 2020 Udbudsbetingelser Side 3 af 26
1 OM UDBUDDET
1.1 Indledning
Nærværende udbudsbetingelser vedrører anskaffelse af et nyt Adgangskontrolanlæg (ADK) til DR.
Anskaffelsen består af både af en komponent- og en softwareleverance; herunder kabler, rør, samledåser, installationsmateriel, kortlæsere, dørkontrolenheder, controllere, adgangskort og software, inklusive licenser, samt installations- og konfigurationsarbejder; herunder softwareinstallation, grafiskbrugerflade, konfiguration, test, idriftsætning, dokumentation og print af adgangskort.
Anskaffelsen omfatter hele DR. Arbejdet skal udføres mens det eksisterende anlæg fortsat er i drift via etablering af en ny parallel installation af centraludstyr og tilhørende kabling. Som udgangspunkt skal den eksisterende kabling kun benyttes i det omfang, hvor ny installation ikke umiddelbart er mulig, f.eks. i DR’s Koncerthus (Segment 4).
Bemærk at der bliver mulighed for en besigtigelse af DR’s faciliteter i DR Byen.
Anskaffelsen består af både entreprisen for selve udskiftningen og kontrakten for den efterfølgende service og support af adgangskontrolanlægget. Service- og supportaftalen, vil løbe fra afleveringsdagen og få en løbetid på 4 år med option på forlængelse i 3*1 år. (Entreprisen afleveres ved en samlet afleveringsforretning, hvorfor der ikke sker løbende delafleveringer, men kun løbende ibrugtagning, jf. afsnit 5 i Entreprisekontrakten).
Udbudsforretningen gennemføres iht. reglerne i udbudsloven1 som et udbud med forhandling, hvor kun prækvalificerede Tilbudsgivere kan afgive tilbud. Derfor opfordres alle interesserede Tilbudsgivere til at ansøge om prækvalifikation.
Udbudsforretningen gennemføres elektronisk, hvorfor al information og materiale vedr. dette udbud skal findes i DR’s elektroniske udbudsportal: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/XX/xxxx. Alle ansøgninger og tilbud skal afgives via udbudsportalen, ligesom al kommunikation mellem DR og Tilbudsgiver skal ske via denne portal.
Nærværende udbudsbetingelser er derfor af relevans for både de aktører, der ønsker at anmode om prækvalifikation, og de tilbudsgivere, som bliver prækvalificeret.
1.2 Kontrakten
DR har til hensigt at indgå kontrakt med den Tilbudsgiver, der på baggrund af tildelingskriteriet i punkt 10.2 afgiver det bedste tilbud.
DR har vurderet, at der er en sammenhæng imellem de udbudte ydelser, og dermed er de to indeholdte kontrakter ikke egnet til opdeling, hvorfor udbuddet ikke er opdelt. Beslutningen er bl.a. begrundet i driftssikkerheden, herunder leveringsrisikoen, der vil være forbundet med at have flere leverandører til at forestå forskellige leverancer under adgangskontrolanlæggets installation og drift.
1.3 Ordregivende myndighed
Ordregivende myndighed under denne udbudsforretning er:
1 Lovnr. 1564 af 15/12-2015.
Version 1, oktober 2020 Udbudsbetingelser Side 4 af 26
DR
DR Byen
Xxxx Xxxxx Kanal 20 0999 København C Danmark
1.4 DR’s kontaktperson
Alle spørgsmål og henvendelser til DR skal ske via DR’s udbudsportal og skal rettes til: Senior udbudskonsulent, Xxxx Xxxxxx.
2 ANSØGER/TILBUDSGIVER
De virksomheder, der ansøger om at blive prækvalificeret til udbudsforretningen, vil i det følgende blive betegnet ’Ansøger’ eller samlet ’Ansøgere’. De Ansøgere, der efterfølgende opfordres til at afgive tilbud, betegnes ‘Tilbudsgiver’ eller samlet ’Tilbudsgivere’.
2.1 Ansøgers/Tilbudsgivers ansvar
Ansøger/Tilbudsgiver har ansvaret for, at ansøgning og efterfølgende tilbud er i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser. DR er berettiget til - og kan efter omstændighederne være forpligtet til - at se bort fra en ansøg- ning eller et tilbud, hvis det enten ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser eller efter omstændighe- derne må erklæres for ukonditionsmæssigt.
2.2 Ansøgers/Tilbudsgivers kontaktperson
DR vil stile alle meddelelser under nærværende udbudsforretning til den/de kontaktpersoner, der er tilmeldt i DR’s udbudsportal, medmindre andet er udtrykkeligt aftalt mellem DR og Ansøger/Tilbudsgiver.
3 UDBUDSMATERIALET
DR har offentliggjort udbudsmaterialet samt øvrige relevante dokumenter på DR’s elektroniske udbudsportal: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/XX/xxxx.
Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter:
Dokument | Dokumenter, der skal udfyl- des og indgå i prækvalifikati- onen. | Dokumenter, der skal udfyldes og indgå i tilbuddet. |
Nærværende udbudsbetingelser | ||
Udbudsbekendtgørelsen | ||
ESPD (og en opfordring til at fremsende dokumenta- tion for ESPD, hvis muligt) | X |
Version 1, oktober 2020 Udbudsbetingelser Side 5 af 26
Bilag A - Tilbudsgivers identifikation af risikofak- torer, cost-drivers etc. | X (KUN VED DET INDLEDENDE TILBUD) | |
Entreprisekontrakt + SB18 | ||
Kontrakt om service og support | ||
Bilag 1. Projektspecifik beskrivelse 4.462_sik- ring for DR - ADK-anlæg | ||
Bilag 1.2. Grænsefladeskema | ||
Bilag 1a. Løsningsbeskrivelse (NYT BILAG – UD- ARBEJDES AF TILBUDSGIVER) Bilag 1.b. Komponentvalg og bæredygtighed (NYT BILAG) | X 1a. (maksimalt 10 A4-sider) | |
Bilag 2. Indledning til kravspecifikation | ||
Bilag 3. Kravspecifikation Bilag 3a. Leverandørens besvarelse af kravspe- cifikation (BESVARELSE AF BILAG 3) Bilag 3b. Leverandørens evt. yderlige svar på kravspecifikationen (NYT BILAG) | X | |
Bilag 4. DR Tids- og implementeringsplan Bilag 4.a. Leverandørens svar på Tids- og imple- menteringsplanen (NYT BILAG) | X | |
Bilag 5. Tilbudsliste ADK- projekt Bilag 5a. Leverandørens besvarelse af tilbudsli- ste (BESVARELSE AF BILAG 5) | X | |
Bilag 6. Service og support Bilag 6.a. Leverandørens SLA og evt. licensbetin- gelser (NYT BILAG) | X | |
Bilag 7. Tegningsliste og tegningsmateriale | ||
Bilag 8. Optælling af eksisterende ADK-enheder | ||
Bilag 9. ADK Dørliste | ||
Bilag 10. Fjernstyrede porte | ||
Bilag 11. Arbejder i Koncerthuset |
Version 1, oktober 2020 Udbudsbetingelser Side 6 af 26
Bilag 12. Procesbeskrivelser | ||
Bilag 13. Use cases | ||
Bilag 14. ADK integrationsbeskrivelser | ||
Bilag 15. Test af ADK- løsning | ||
Bilag 16. Testprotokol | ||
Bilag 17. Interface til IP -struktur | ||
Bilag 18. CRS- krav og arbejdsklausul | ||
Bilag 19. Sådan når du arbejder for DR 2020 | ||
Bilag 20. Plan for Sikkerhed og Sundhed (PSS) | ||
Bilag 21. Data behandleraftale | ||
Bilag 22. Organisation og samarbejde Xxxxx 00x. Leverandørens CV’er Bilag 22b. Leverandørens besvarelse på Organi- sation og samarbejde (BESVARELSE AF BILAG 22) | X | |
Bilag 23. Demo cases | ||
Bilag 24. Beskrivelse af Service Performance Dashboard og KPI |
Ansøger/Tilbudsgiver skal tage stilling til det samlede udbudsmateriale, herunder også dokumenter, som ikke skal udfyldes.
4 TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN OG FRISTER
Nedenstående forventede tidsplan omfatter planlagte tidspunkter for udbudsforretningens væsentligste milepæle.
Version 1, oktober 2020 Udbudsbetingelser Side 7 af 26
TIDSPLAN | |
Dato | Milepæl |
Prækvalifikationsfasen | |
30. oktober 2020 | DR’s afsendelse af udbudsbekendtgørelse til TED. Det samlede udbudsmateriale offentliggøres, når udbudsbekendtgø- relsen offentliggøres af XXX |
Xxxxxxxx udarbejdelse af ansøgning | |
1. december 2020, kl. 10.00 | Sidste frist for DR’s modtagelse af ansøgning om prækvalifikation (an- søgningsfrist) |
December 2020 | Vurdering af de indkomne ansøgninger, herunder af konditionsmæs- sighed og egnethed |
21. december 2020 | Meddelelse om prækvalifikation til Ansøgere |
11. januar 2021 | Opfordring til fremsendelse af dokumentation for ESPD - for prækvali- ficerede, jf. afsnit 10.3 |
11-12. januar 2021 | Informationsmøde for prækvalificerede, samt besigtigelse af DR’s faci- liteter (Interval for forventede dato) |
Tilbudsfasen og forhandling | |
Tilbudsgivers udarbejdelse af tilbud | |
14. januar 2021 | Forventet dato for frist for spørgsmål, hvor DR kan garantere svar |
18. januar 2021 | Forventet dato for frist for DR’s fremsendelse af supplerende materi- ale, herunder svar på modtagne spørgsmål |
25. januar 2021, kl. 13.00 | Sidste frist for DR’s modtagelse af det indledende tilbud (INDO) (til- budsfrist) |
9. februar 2021 | Afsluttet foreløbig evaluering af indledende tilbud |
Uge 6 2021 | Forventede datoer for Forhandlingsfase |
8. marts 2021 | Forventet dato for offentliggørelse af revideret udbudsmateriale Den angivne dato er vejledende |
11. marts 2021 | Forventet dato for frist for spørgsmål, hvor DR kan garantere svar Den angivne dato er vejledende |
15. marts 2021 | Forventet dato for frist for DR’s fremsendelse af supplerende materi- ale, herunder svar på modtagne spørgsmål Den angivne dato er vejledende |
22. marts 2021, kl. 13.00 | Forventet dato for sidste frist for DR’s modtagelse af endeligt tilbud (BAFO)(tilbudsfrist) Den angivne dato er vejledende |
Version 1, oktober 2020 Udbudsbetingelser Side 8 af 26
22. marts 2021 | Forventet dato for evaluering af de indkomne tilbud Den angivne dato er vejledende |
23. april 2021 | Forventet dato for meddelelse om tildeling af kontakt Den angivne dato er vejledende |
10 dages stand still-periode | |
21 maj 2021 | Forventet dato for underskrivelse af kontrakt Den angivne dato er vejledende |
5 PROCESSEN FOR UDBUD MED FORHANDLING (EFTER PRÆKVALIFIKATION)
1. Informationsmøde
Et informationsmøde vil blive afholdt hos DR for de tilbudsgivere, som er blevet prækvalificeret, jf. tidsplanen. Den endelige dato for mødet vil blive udsendt sammen med information om prækvalifikationen. Her vil også blive udsendt nærmere information om selve besigtigelsen.
Til mødet vil DR forklare baggrunden for udbuddet. Generel information om strukturen og indholdet af ud- budsmaterialet vil blive gennemgået til mødet. Ved eventuelle spørgsmål, forbeholder DR sig retten til at hen- vise tilbudsgiver til at stille eventuelle spørgsmål skriftligt, jf. afsnit 8, hvis det ikke er muligt eller passende at svare på spørgsmålet til mødet.
Der vil blive udarbejdet en kort opsamling/referat fra mødet, som vil blive uploadet sammen med det fulde udbudsmateriale på DR’s udbudsportal.
Tilmelding til informationsmødet skal ske senest tre dage før mødet, hvor der oplyses hvor mange og hvem der deltager fra tilbudsgivers side. (Maksimalt 3 personer pr. tilbudsgiver).
I forlængelse af informationsmødet vil der være mulighed for at besigtige udvalgte eksisterende installationer i DR Byen. Information om processen for besigtigelsen vil blive udsendt til de prækvalificerede forud for mødet. Hvis der er restriktioner, som forhindrer at informationsmøde og besigtigelse kan afholdes fysisk eller med mange deltagere, vil der blive fundet andre løsninger, som opdeling af deltagerne, online informationsmøde eller lignende.
2. Aflevering af det indledende tilbud INDO (First Indicative Offer):
INDO skal afleveres inden for den fastsatte frist, jf. afsnit 4. Forud for aflevering af tilbuddet har tilbudsgiver mulighed for at deltage i et informationsmøde og besigtigelsesmøde, samt at stille spørgsmål igennem DR’s elektroniske udbudsportal, jf. afsnit 8.
3. Evaluering af INDO:
DR vil gennemføre en foreløbig evaluering af tilbuddet forud for forhandlingerne. Bemærk at tilbudsgiver sam- men med INDO bedes indsende bilag A - Identificering af risikofaktorer, cost-drivere osv., se nærmere herom i bilag A.
4. Forhandlinger:
På basis af INDO, vil DR gennemføre forhandlinger med de tilbudsgivere som har afleveret INDO inden for den fastsatte frist. Det vil sige at tilbudsgivere, som har indleveret et ukonditionsmæssigt tilbud, men inden for den fastsatte tilbudsfrist, inviteres også til forhandlingerne.
Version 1, oktober 2020 Udbudsbetingelser Side 9 af 26
Xxxxxx, at DR forbeholder sig retten til at slå til på det første tilbud (INDO) uden at opstarte forhandlinger. I dette tilfælde, vil tilbud, der af den ene eller den anden årsag betragtes som ukonditionsmæssigt, blive afvist uden yderligere evaluering, jf. afsnit 10.
Forhandlingen har 3 primære formål; 1) Tilbudsgiver får mulighed for at præsentere sit tilbud/der gennemføres ”Use case”- præsentation, 2) Såvel DR som Tilbudsgiver får mulighed for at afklare misforståelser og uklarheder i henholdsvis udbudsmaterialet og tilbuddet og 3) DR kan præsentere sit syn på forhandlingstilbuddets stærke og svage egenskaber.
Forhandlingerne forventes gennemført i overensstemmelse med tidsplanen.
Det forventes at forhandlingsmøde og demo case præsentationer holdes samme dag. Bemærk, at hvis der er restriktioner, som nødvendiggør det, kan de fysiske møder blive ændret til onlinemøder.
5. Revidering af tilbud/udbudsmateriale
Efter forhandling får tilbudsgiver mulighed for at revidere sit tilbud, og DR er berettiget til at foretage evt. rettelser til udbudsmaterialet.
DR’s revidering af udbudsmaterialet vil være markeret med ”track changes”. Revideringen inkluderer rettighe- den til at fjerne krav (dog ikke mindstekrav), indsætte nye krav og hæve krav til mindstekrav. Derudover vil DR have mulighed for at rette, præcisere og tydeliggøre vilkår og forhold til det samlede udbudsmateriale.
6. Aflevering af BAFO (best and final offer)
Efter forhandlingerne får tilbudsgiverne mulighed for at aflevere BAFO. BAFO skal afleveres med ”track change”, så DR kan identificere de afsnit, der er ændret. XXXX skal afleveres inden for den frist, som vil blive fastsat efter endte forhandlinger.
Hvis en tilbudsgiver ikke har indleveret BAFO inden for fristen, forbeholder DR sig retten til at lade et tidligere tilbud indgå i evalueringen, hvis vedståelsesfristen på det tidligere tilbud stadig er gældende, og det tidligere tilbud opfylder de generelle form- og procedurekrav i afsnit 7.
Bemærk, at BAFO skal afleveres med ”track changes”, så DR hurtigt kan identificere områderne der er blevet opdateret.
7. Evaluering af BAFO
Når forhandlingerne er afsluttet, vil DR gennemgå BAFO i forhold til de generelle form- og procedurekrav i afsnit 7, hvorefter DR vil foretage den endelige tilbudsevaluering, jf. afsnit 10.
Da der ikke gennemføres flere forhandlinger, skal BAFO være afleveret i en form, som gør det muligt at indgå kontrakt uden yderlige forhandlinger imellem tilbudsgiver og DR.
Hvis BAFO er ukonditionsmæssigt vil det (jf. afsnit 10.1) blive afvist uden yderligere evaluering.
8. Tildeling af kontrakt
Når forhandlingerne er afsluttet, gennemfører DR den endelige tilbudsevaluering Tilbudsgiverne vil herefter samtidig modtage underretning om resultatet af evalueringen og tildelingsbeslutningen. DR er efter tildelings- beslutningen berettiget til at gennemføre afsluttende afklaringsmøder med den valgte tilbudsgiver inden for rammerne af de udbudsretlige regler og med respekt for principperne om ligebehandling og gennemsigtighed
Version 1, oktober 2020 Udbudsbetingelser Side 10 af 26
6 PRÆKVALIFIKATION
6.1 Aflevering af ansøgning om prækvalifikation
Prækvalifikationsansøgningen skal sendes elektronisk via DR’s udbudsportal før den i punkt 4 angivne frist for modta- gelse af ansøgning om prækvalifikation (ansøgningsfristen).
Systemet afskærer automatisk Ansøger fra at afgive ansøgning om prækvalifikation efter dette tidspunkt. Ansøgnin- gen vil først blive åbnet efter ansøgningsfristens udløb. Det vil ikke være muligt at overvære åbningen.
6.2 Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)
Ansøger skal udfylde og vedlægge ESPD’et til foreløbig dokumentation for Ansøgers opfyldelse af DR’s krav til eg- nethed samt økonomisk og teknisk formåen. Ansøger anmodes om at aflevere en pdf-fil af det udfyldte ESPD. Det er ikke nødvendigt at underskrive ESPD’et, men DR har ikke mulighed for at fjerne feltet.
DR’s formular til ESPD’et findes i DR’s elektroniske udbudsportal og udfyldes ligeledes i DR’s elektroniske udbudspor- tal.
På Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside kan Ansøger finde den nyeste vejledning til udfyldelse af ESPD.
Ansøger kan ikke tage forbehold overfor ESPD’et.
6.3 Konsortier
Afgives ansøgning om prækvalifikation af et konsortium, skal de krævede oplysninger i ESPD’et afgives for hver delta- ger i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen dog være konsortiets samlede egnethed, der vurde- res. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagere, er ansøgningen ikke nødvendigvis ukonditi- onsmæssig, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal ydelserne/rollerne for de enkelte deltagere i konsortiet angives.
6.4 Ansøger baserer sig på andre enheders formåen
Hvis Ansøger – under henvisning til udbudslovens § 144, stk. 1 - i forbindelse med afgivelse af ansøgning om prækva- lifikation baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske kapacitet og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal de krævede oplysninger i ESPD’et afgives for samtlige enheder. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være Ansøgerteamets samlede egnethed, der vurderes.
Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle Ansøgerteamets deltagere, er ansøgningen ikke nødvendigvis ukon- ditionsmæssig, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal ydelserne/rollerne for de en- kelte deltagere i Ansøgerteamet angives.
6.5 Vurdering af udelukkelse samt Ansøgers egnethed
DR foretager en vurdering af Ansøgers generelle egnethed på baggrund Ansøgers oplysninger afgivet i ESPD’et.
Version 1, oktober 2020 Udbudsbetingelser Side 11 af 26
DR forbeholder sig muligheden for at anmode Ansøger om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre ansøgningen ved at eftersende dokumentation, såfremt de oplysninger eller den dokumentation, som Ansøger har indsendt, er ufuldstændige eller fejlbehæftede. Dog kan Ansøgeren ikke fremsende en ny ansøgning om prækvalifikation.
6.5.1 Udelukkelse af Ansøgere
DR er forpligtet til at udelukke Ansøgere mod hvem, der er afsagt endelig dom vedr. et eller flere af de forhold, som er nævnt i udbudsloven § 135, stk. 1 og 2.
DR er endvidere forpligtet til at udelukke Ansøgere, der har ubetalt forfalden gæld til offentlige myndigheder på
100.000 kr. eller derover, jf. udbudsloven § 135, stk. 3, medmindre en af betingelserne i stk. 4 er opfyldt. Såfremt DR kan påvise, at Ansøger er omfattet af udbudsloven § 136, er DR forpligtet til at udelukke den pågældende Ansøger.
DR har derudover valgt, at Ansøger bliver udelukket, hvis Ansøger er omfattet af nedenstående udelukkelsesgrunde:
§ 137, stk. 1, nr. 2 – Insolvensbehandling
Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 om konkurs og insolvensbehandling eller § 137, stk. 1, nr. 3 om alvorlige forsømmel- ser, hvilket eksempelvis kan være tilfældet, hvor Tilbudsgiver eller personer i administrations-, ledelses- eller tilsyns- organer er sigtet eller anklaget for et forhold omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde - eksempelvis bestik- kelse - men hvor der endnu ikke er afsagt endelig dom.
DR kan dog ikke udelukke Ansøgere, som kan dokumentere deres pålidelighed efter udbudsloven § 138 (proceduren for selv-renselse).
6.5.2 Ansøgers egnethed
Ansøger skal leve op til de mindstekrav, som er angivet i udbudsbekendtgørelsens del 3 og pkt. VI.3 og ESPD’et.
Mindstekravene til økonomisk og finansiel formåen:
Mindstekrav om positiv afkastningsgrad de seneste tre regnskabsår, eller i alle tilgængelige regnskabsår, hvis ansøgerens virksomhed har eksisteret i mindre end 3 år
Mindstekrav om en soliditetsgrad på mindst 20 de seneste tre regnskabsår, eller i alle tilgængelige regn- skabsår, hvis ansøgerens virksomhed har eksisteret i mindre end 3 år
Ansøger skal derfor angive følgende oplysninger i besvarelsen af ESPD’et:
Afkastningsgrad
Soliditetsgrad
Begge dele for de seneste tre regnskabsår, eller i alle tilgængelige regnskabsår, hvis ansøgerens virksomhed har eksi- steret i mindre end 3 år.
Mindstekrav til teknisk og faglig formåen
Ansøger skal demonstrere erfaring med minimum 1 (og maksimalt 5) leverancer af lignende karakter inden for de seneste 3 år forud for ansøgningsfristen.
Referencerne skal være for en lignende udskiftning af et sammenligneligt ADK-system hos en tilsvarende ordregiver ved projekter, der er afsluttet, overdraget og i drift.
Version 1, oktober 2020 Udbudsbetingelser Side 12 af 26
Et sammenligneligt ADK-system er en levering inden for ADK, jf. afsnit II.1.4 og afsnit II 2.4. i udbudsbekendtgørelsen (hvor der både er leveret og installeret software og anlægsdel, herunder integrationer til relevant data hos Kunden) til en virksomhed med sammenlignelig kompleksitet som DR. DR’s kompleksitet ligger i, at DR har mange sikringszoner, mange medarbejdertyper, ansættelsesformer, mange kortholdere og mange lokationer.
Til orientering, har DR som produktions- og udsendelsesvirksomhed desuden alt lige fra studier, produktionsrum og mange understøttende funktioner som kostume, design, bibliotek etc.
Ansøger skal derfor angive følgende oplysninger i besvarelsen af ESPD’et:
- En liste over deres mest sammenlignelige referencer, jf. afsnit II.1.4 og afsnit II 2.4. i udbudsbekendtgø- relsen, som er leveret inden for de sidste tre år forud for indlevering af ansøgningen.
Listen bør indeholde:
- En kort beskrivelse af hver leverance, samt den leverede service og support
- En indikation af hvilke specifikke dele af leverancen, som er lignende de beskrevne i afsnit II.1.4 og afsnit II 2.4.
- En beskrivelse af ansøgers rolle/deltagelse i den konkrete leverance. Herunder gerne en beskrivelse af håndtering af samarbejdet med kundens drift og med kundens it-afdeling, og evt. erfaring med imple- menteringsfasen, hvor både det nye og gamle system var i drift på samme tid.
- Dato for levering af ydelsen for referencen (evt. periode). Gerne med oplysninger om gennemførelses- perioden og implementeringsfasen. Bemærk at det er datoen, hvor leverancen er endeligt leveret, som skal angives. Hvis dette ikke er muligt ved en igangværende levering, skal referencen indeholde oplysnin- ger omkring hvordan datoen er fastsat. Hvis referencen er en igangværende levering, er det kun den del af leveringen som er færdigleveret, som vil indgå i vurderingen af referencen.
- Værdi/beløb af referencen
- Referencekunde (helst med angivelse af kontaktperson og telefonnummer)
Listen må maksimalt indeholde 5 referencer. Hvis listen indeholder mere end 5 referencer, vil DR kun tage de første 5 referencer i betragtning.
Det vil vægte positivt med mere end én relevant reference.
Ansøgers økonomiske og finansielle kapacitet og tekniske og faglige formåen vurderes på baggrund af Ansøgers op- lysninger i ESPD’et.
DR xxxxxxxxxx, at referencer afleveres på enten dansk eller engelsk, men fortrækkes på dansk.
Ansøgninger fra Ansøgere, som ikke lever op til de i udbudsbekendtgørelsen og/eller ESPD’et angivne mindstekrav, vil blive betragtet som ukonditionsmæssige og blive afvist uden yderligere evaluering.
6.6 Udvælgelse af Ansøgere
DR har til hensigt at prækvalificere op til 3 Ansøgere på baggrund af en vurdering af Ansøgernes egnethed på baggrund af oplysningerne givet i ESPD’et.
Version 1, oktober 2020 Udbudsbetingelser Side 13 af 26
Hvis DR modtager flere end 3 konditionsmæssige ansøgninger, som lever op til mindstekravene til egnethed – vil der blive foretaget en udvælgelse på baggrund af den tekniske og faglige formåen. De 3 ansøgere, som har de mest rele- vante referencer sammenlignet med DR vil blive prækvalificeret. Begrænsningen vil derfor være baseret på en xxx- xxxxxxx af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante referencer sammenlignet med kontrakten be- skrevet i afsnit II.1.4 og afsnit II.2.4) i udbudsbekendtgørelsen i forhold til arten og mængden af referencerne. Evalu- eringen vil være baseret på den liste, der er indsendt af kandidaterne i ESPD’et i henhold til afsnit III.1.3 i udbudsbe- kendtgørelsen. Vær opmærksom på, at enhver tvetydighed og / eller uforståelighed i de indsendte oplysninger kan indgå negativt i evalueringen, når antallet af ansøgere skal begrænses.
Kun Ansøgere, der har opnået prækvalifikation, kan afgive tilbud.
7 GENERELLE FORM- OG PROCEDUREKRAV FOR TILBUDDET
7.1 Udbud med forhandling
7.2 Aflevering af tilbud
Tilbud skal sendes elektronisk via DR’s udbudsportal før den i punkt 4 angivne frist for modtagelse af tilbud (tilbuds- fristen).
Systemet afskærer automatisk Tilbudsgiver fra at afgive tilbud efter dette tidspunkt. Tilbud vil først blive åbnet efter tilbudsfristens udløb. Det vil ikke være muligt at overvære åbningen.
7.3 Sprog
Tilbud skal afleveres på dansk, og den endelige kontrakt vil blive indgået på dansk. Tilbud afgivet på andre sprog end dansk erklæres for ukonditionsmæssige. DR accepterer dog, at evt. bilagsmateriale, fx referenceblade, produktblade mv. samt referencer tillige afleveres på engelsk.
7.4 Minimumskrav, krav og optioner
DR’s behov er klassificeret i nedenstående kategorier:
MK = Minimumskrav K = Krav
MO = Minimumsoption O = Option
7.4.1 Minimumskrav (MK)
Behov formuleret som minimumskrav (MK) skal opfyldes af Tilbudsgiver. Ved afgivelse af tilbud accepterer Tilbudsgi- ver automatisk at overholde/opfylde samtlige angivne minimumskrav (MK), medmindre andet eksplicit fremgår af Tilbudsgivers tilbud, hvorved der er risiko for, at tilbuddet bliver ukonditionsmæssigt.
7.4.2 Krav (K)
Behov formuleret som krav (K) er afgørende for DR at få opfyldt. Kravene indgår som konkurrenceparameter i tilbuds- evalueringen og skal opfyldes af Tilbudsgiver for at opnå point i den kvalitative evaluering, jf. herunder.
Version 1, oktober 2020 Udbudsbetingelser Side 14 af 26
Graden af opfyldelsen af et krav (K) har således indflydelse på den evaluering og det pointtal, som tilbuddet opnår for det relevante underkriterium til tildelingskriteriet ‘bedste forhold mellem pris og kvalitet’, jf. punkt 10.2.1. Således vil et ikke-opfyldt eller mangelfuldt opfyldt krav (K) resultere i en lavere score under det pågældende underkriterium end et komplet og tilfredsstillende opfyldt krav (K) under samme underkriterium.
7.4.3 Minimumsoption (MO)
Behov formuleret som minimumsoptioner (MO) skal opfyldes af Tilbudsgiver. Ved afgivelse af tilbud accepterer Til- budsgiver automatisk at overholde/opfylde samtlige angivne minimumsoptioner (MO), medmindre andet eksplicit fremgår af Tilbudsgivers tilbud, hvorved der er risiko for, at tilbuddet bliver ukonditionsmæssigt.
7.4.4 Option (O)
Behov formuleret som optioner (O) er afgørende for DR at få opfyldt, ligesom krav (K). Optioner indgår som konkur- renceparameter i tilbudsevalueringen i henhold til tildelingskriteriet ‘bedste forhold mellem pris og kvalitet’ og skal opfyldes af Tilbudsgiver for at opnå point i den kvalitative evaluering.
DR kan i kontraktens løbetid frit vælge, hvorvidt, og i givet fald hvornår, en minimumsoption (MO) hhv. en option (O) skal indfries, medmindre andet konkret fremgår af optionen.
7.5 Vedståelsesfrist
Tilbudsgivers tilbud er bindende i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb (for det endelige tilbud – BAFO), jf. punkt 4.
8 SPØRGSMÅL OG FORBEHOLD
8.1 Spørgsmål til udbudsmaterialet
Tilbudsgiver har mulighed for at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle spørgsmål skal stilles skriftligt og starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. For- muleringen af spørgsmål bedes iagttage følgende struktur:
Kontrakt eller bilag nr. | Afsnit i kontrakt eller bilag | Spørgsmål |
Angivelse af hvilket doku- ment spørgsmålet vedrø- rer. | Angivelse af det afsnit som spørgsmålet vedrører. | Kort og præcis formulering af spørgsmålet. |
Alle spørgsmål skal stilles via ”Tilbudsgivers spørgsmål og svar”-modulet i DR’s elektroniske udbudsportal.
Skriftlige spørgsmål og svar vil løbende blive gjort tilgængelige for alle Tilbudsgivere i anonymiseret form via samme modul.
8.1.1 Rettelser og berigtigelser til udbudsmaterialet
Såfremt DR har rettelser eller berigtigelser til udbudsmaterialet, vil det tilrettede udbudsmateriale blive gjort tilgæn- geligt via DR’s elektroniske udbudsportal.
Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig opdateret med eventuelle spørgsmål, svar og berigtigelser.
Version 1, oktober 2020 Udbudsbetingelser Side 15 af 26
8.1.2 Frist for spørgsmål
DR er forpligtet til at offentliggøre supplerende oplysninger til udbudsmaterialet, herunder rettelser, berigtigelser og svar på spørgsmål, senest 6 dage før tilbudsfristens udløb, jf. punkt 4.
DR vil besvare alle spørgsmål, der stilles inden ’Frist for spørgsmål, hvor DR kan garantere svar’ i tidsplanen i punkt 4. Spørgsmål, der stilles efter denne frist, vil blive besvaret i det omfang, det er muligt under hensyn til ovenstående.
8.2 Forbehold i det endelige tilbud (BAFO)
Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at tilbud med forbehold i BAFO løber en betydelig risiko for at blive afvist.
Ved forbehold i Tilbudsgivers BAFO er DR forpligtet til at skelne mellem forbehold for grundlæggende elementer og øvrige forbehold. DR er forpligtet til at afvise tilbud, som indeholder forbehold for grundlæggende elementer i ud- budsmaterialet.
Såfremt Tilbudsgiver identificerer elementer i udbudsmaterialet, som gør, at Tilbudsgiver ikke kan afgive tilbud uden forbehold, eller elementer som er stærkt fordyrende for tilbuddet, opfordres Tilbudsgiver til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet iht. proceduren herfor, jf. punkt 8.1.
8.2.1 Systematik ved forbehold
Ønsker Tilbudsgiver alligevel at tage forbehold, skal disse anføres på en separat forbeholdsliste i overensstemmelse med nedenstående retningslinjer.
Der må ikke ændres i teksten i udbudsmaterialet i forbindelse med tilbudsafgivelsen (bortset fra punkter, der skal udfyldes af Tilbudsgiver, og som er angivet som sådan). Forslag til alternative formuleringer skal anføres som forbe- hold på en forbeholdsliste, som denne:
Dokument | Afsnit i Dokument | Tilbudsgivers forbehold | Tilbudsgivers Ændringsforslag |
Angivelse af hvilket dokument forbe- holdet vedrører. | Angivelse af det afsnit som forbeholdet ved- rører. | Kort og præcis redegørelse for forbeholdet. | Eventuelt forslag til tekstæn- dring eller løsning. |
Forslag til alternative formuleringer kan med fordel stilles som spørgsmål i tilbudsfasen fremfor som forbehold i til- buddet, da dette vil give DR bedre mulighed for at imødekomme forslag.
9 ALTERNATIVE TILBUD MV.
9.1 Alternative tilbud
Alternative tilbud accepteres ikke og vil ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen. DR’s afvisning af alter- native tilbud medfører ikke, at ordinære tilbud, der afgives sammen med et eventuelt alternativt tilbud, afvises.
9.2 Supplerende materiale til tilbuddet
Vedlægger Tilbudsgiver yderligere materiale til sit tilbud, f.eks. Tilbudsgivers egne standard salgs- og leveringsbetin- gelser, vil dette ikke indgå i evalueringen af tilbuddet eller i den endelige kontrakt.
Version 1, oktober 2020 Udbudsbetingelser Side 16 af 26
10 TILBUDSEVALUERING
10.1 Vurdering af konditionsmæssighed
DR vil indledningsvis vurdere tilbuddenes konditionsmæssighed.
INDO-tilbud vil trods en vurdering som ukonditionsmæssige kunne indgå i forhandlingerne. Såfremt DR vælger at slå til på INDO, vil tilbud, der betragtes som ukonditionsmæssige, blive afvist uden yderlig evaluering.
BAFO-Tilbud, der af den ene eller den anden årsag betragtes som ukonditionsmæssige, vil blive afvist uden yderligere evaluering.
DR kan være forpligtet i henhold til Udbudsloven til at afvise endelige tilbud uden yderligere evaluering, såfremt:
- form- og procedurekravene i punkt 7 ikke er overholdt,
- der er taget forbehold for grundlæggende elementer, jf. punkt 8,
- der er minimumskrav (MK) i udbudsmaterialet, som ikke er opfyldt, eller
- tilbuddet ikke lever op til relevant lovgivning.
10.2 Tilbudsevaluering (tildelingskriterium)
Konditionsmæssige tilbud fra egnede Tilbudsgivere vil efter den indledende vurdering blive gjort til genstand for DR’s evaluering. DR vil tildele kontrakten til det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvilket identificeres på grundlag af tildelingskriteriet ’bedste forhold mellem pris og kvalitet’.
10.2.1 Underkriterier ved tildelingskriteriet ‘bedste forhold mellem pris og kvalitet’
Tilbuddet med ‘bedste forhold mellem pris og kvalitet’ vil blive identificeret ved anvendelse af nedenstående under- kriterier, hvor vægtningen af hvert underkriterium er angivet.
Underkriterier | Bilag | Vægtning |
Pris Tilbudssum for Entreprisen for hele DR (inklusive enhedspriser og optio- ner) og servicepriser | Bilag 5, felt D33 i fanen ”sam- leark” i Tilbudsli- sten | 40 % |
Kvalitet i den tilbudte Løsning A. Kravspecifikationen (55 %) A. Prioritet 1 – krav (50 %) B. Prioritet 2 – krav (35 %) C. Prioritet 3 – krav (15%) | Bilag 3, Kravspe- cifikation (bort- set fra afsnit 14), | 40 % |
Version 1, oktober 2020 Udbudsbetingelser Side 17 af 26
B. Demo - præsentationer, jf. Bilag 23 (10 %) C. Generel Løsningsbeskrivelse (35%) | Bilag 23, Demo præsentationer Bilag 1, Projekt- specifik arbejds- beskrivelse samt udfyldelse af bi- lag 1.a, Løs- ningsbeskrivelse | |
Medarbejdere De tilbudte kompetencer og erfaring både i forhold til serviceorganisation og i projektor- ganisation. | Tilbudsgiver skal fremsende Bilag 22.a., Leveran- dørens CV’er og Bilag 22.b., Or- ganisation og samarbejde | 7,5 % |
Bæredygtighed og komponentvalg | Tilbudsgiver skal fremsende Bilag 1.b, Kompo- nentvalg og bæ- redygtighed. | 2,5 % |
Tids- og implementeringsplan | Tilbudsgiver skal fremsende Bilag 4.a, Tids- og im- plementerings- plan. | 5 % |
Service/Support | Tilbudsgiver skal fremsende Bilag 6.a., Leverandø- rens SLA og evt. licensbetingel- ser, samt ud- fylde afsnit 14 i bilag 3, Kravspe- cifikation. | 5 % |
10.2.2 Prisevaluering
10.2.2.1 Underkriteriet Pris
Underkriteriet ”Pris” evalueres med udgangspunkt i den samlede evalueringspris, som består af D23 +D26 i fane ”sam- leark” i Tilbudslisten, bilag 5.
Version 1, oktober 2020 Udbudsbetingelser Side 18 af 26
Alle minimumsoptioner og tilbudte optioner indgår i den samlede evalueringspris.
Såfremt DR ikke modtager tilbud på en given option (O) i prisskemaet fra nogle af Tilbudsgiverne, indgår feltet med 0 kr. for alle Tilbudsgiverne i evalueringsprisen.
Såfremt der modtages tilbud og dermed priser på optionerne (O), men ikke fra samtlige Tilbudsgivere, vil den dyreste tilbudte pris for den enkelte option + 5 % blive indsat i felterne hos de Tilbudsgivere, som ikke kan tilbyde optionen (i forbindelse med evalueringen). Der opnås således ikke en evalueringsmæssig fordel ved ikke at tilbyde en option.
Såfremt en option tilbydes til 0, kr. skal dette angives ved at skrive 0 kr. i feltet ud for den givne option.
Hvis feltet er tomt, antages det at Tilbudsgiver ikke byder på optionen.
For de indkomne tilbud vil DR anvende prismodellen gennemsnitpris med gearing til evaluering af underkriteriet pris.
Tilbuddene tildeles point ved at der udregnes en gennemsnitspris på de konditionsmæssige tilbud med en gearing på 90 %. Tilbuddet der er 90 % lavere end den gennemsnitlige pris opnår 10 point og en pris der er 90 % højere end den gennemsnits prisen opnår 0 point.
Såfremt ovenstående model viser sig konkret uegnet som prismodel, anvendes følgende subsidiære prismodel: Hvis et kondtionsmæssigt tilbud afviger med mere end den fastsatte gearing fra den gennemsnitslige pris anvendes en sekundær model, hvor gearingen forøges med 5 % point af gangen indtil alle de konditionsmæssige tilbud er omfattet af modellen.
Pointtal for underkriteriet ’Pris’ beregnes med flere decimaler. Det endelige pointtal for underkriteriet afgives med to decimaler.
Unormalt lave tilbud
DR har ret og i visse tilfælde pligt2 til at afvise tilbud, som er unormalt lave.
Før et tilbud eventuelt afvises som unormalt lavt, vil DR skriftligt anmode den pågældende Tilbudsgiver om en rede- gørelse for de priser og omkostninger, der indgår i tilbuddet. DR vil herefter undersøge tilbuddets sammensætning under hensyntagen til de begrundelser, der er givet.
10.2.3 Kvalitativ evaluering
Hvert tilbud tildeles point fra 0 til 10 iht. nedenstående tabel, alt efter i hvor høj grad tilbuddet opfylder kravene knyttet til de enkelte underkriterier.
Point | Vurdering |
10 | Besvarelsen, der vurderes som værende fremragende, indeholder beskrivelser, der demonstrerer ud- tømmende opfyldelse af det fremsatte krav. |
2 Udbudsloven § 169, stk. 3
Version 1, oktober 2020 Udbudsbetingelser Side 19 af 26
8 | Besvarelsen, der vurderes som værende meget tilfredsstillende, indeholder beskrivelser, der med få undtagelser opfylder det fremsatte krav. |
6 | Besvarelsen, der vurderes som værende mere end tilfredsstillende, indeholder beskrivelser, der de- monstrerer en vis grad af opfyldelse af det fremsatte krav. |
4 | Besvarelsen, der vurderes som værende mindre tilfredsstillende, indeholder beskrivelser, der i begræn- set omfang opfylder det fremsatte krav. |
2 | Besvarelser, der vurderes som værende utilstrækkelige, indeholder beskrivelser, der demonstrerer sporadisk opfyldelse af det fremsatte krav. |
0 | Karakteren 0 gives for den helt uacceptable eller manglende besvarelse. |
Hele skalaen (0–10) kan anvendes, således at en ”tilfredsstillende” (middel) besvarelse, fx kan opnå karakteren 5. I evalueringen vil DR betragte manglende besvarelse af krav (K), som om disse ikke er opfyldt og dermed opnås 0 point.
Pointtal afgives i hele tal for hvert underkriterium og delkriterium. Ved flere delkriterier foretages beregningen af det samlede pointtal med flere decimaler. Det endelige pointtal for underkriteriet afgives med to decimaler. Det vindende tilbud er det, som samlet set opnår den højeste pointkarakter.
Evalueringen af underkriterier foregår som en absolut vurdering, hvor tilbuddene evalueres i forhold til kravspecifika- tionen og de øvrige besvarelser af delkriterierne.
10.2.3.1 Underkriteriet ’Kvalitet’
I forhold til kvaliteten af den tilbudte løsning, skal Tilbudsgiver:
1. Besvare de opstillede krav i bilag 3, Kravspecifikationen
2. Foretage en ”demo”/case præsentation
3. Fremsende en beskrivelse af den tilbudte Løsning
AD. 1. Kvaliteten af kravene i kravspecifikationen: (55 %) vil blive vurderet ud fra tilbudsgivers besvarelse og opfyldelse af kravene angivet i kravspecifikationen, herunder tilbuddets evne til at opfylde DR’s behov, ønsker og krav i forhold til kontraktens scope. Kravene er inddelt i 3 kategorier efter deres prioritering. DR har vurderet at kravene i kategori 1 er prioriteret højere end kategori 2 etc.
A. Samlede antal krav i kategori 1, vægtes tilsammen 50 %
B. Samlede antal krav i kategori 2, vægtes 35 %
C. Samlede antal krav i kategori 3, vægtes 15 %
Bemærk at kravene i afsnit 16 (fanen workflow option) i kravspecifikationen også indgår i evalueringen af de priorite- rede krav. Det vil sige at hvis der ikke bydes på optionen indgår kravene med 0 point i kvalitetsevalueringen.
Version 1, oktober 2020 Udbudsbetingelser Side 20 af 26
AD. 2. Demo /case præsentation (10 %)
Tilbudsgiveren vil inden forhandlingsmøderne skulle gennemføre demo præsentationer af det tilbudte ADK-System med udgangspunkt i de 3 oplistede demo cases i bilag 23. Formålet med at anvende demo cases er at understøtte DR’s evaluering af Løsningens funktionalitet og brugervenlighed. Der foretages en evaluering på baggrund af de en- kelte democases.
Tilbudsgiveren opfordres til at sikre, at der er overensstemmelse mellem bilag 3 (Kravspecifikation) og den faktiske funktionalitet/arbejdsgang, som efterprøves ved demo case præsentationen. Det er Tilbudsgivers risiko, at beskrivel- serne er retvisende, og det vil trække ned i vurderingen, såfremt der ved demoen konstateres, at en funktionalitet/ar- bejdsgang i testen er mindre funktionsdygtig end beskrevet i Bilag 3 (Kravspecifikation).
I evalueringen at democases, tillægges det positiv vægt at der er tale om brugervenlige og intuitive funktioner, som demonstreres til fremvisningen. Det vægtes endvidere positivt, at processerne er simple, overskuelige, automatiske og nøjagtige.
AD. 3. Løsningsbeskrivelse i forhold til arbejdsbeskrivelsen (35 %)
Med henblik på evaluering af underkriteriet ‘Løsningsbeskrivelse‘‘ skal Tilbudsgiver som en del af sit tilbud aflevere en Løsningsbeskrivelse af den tilbudte Løsning. Den fremsendte beskrivelse af den tilbudte Løsning må maksimalt udgøre 10 A4-sider – Benævnt: Bilag 1.a, Løsningsbeskrivelsen.
Beskrivelsen skal indeholde en beskrivelse af den valgte Løsning, herunder hvilke fordele det giver DR i forhold til DR’s krav og behov. Beskrivelsen bør præcisere, hvis der er kontraktvilkår/krav fra arbejdsbeskrivelsen, hvor der er tale om en meropfyldelse af de stillede krav. Det skal præciseres hvad den forventede levetid er for adgangskontrolanlægget. Tilbudsgiver bedes angive antallet af projekterede trådløse hubs til adgangskontrolanlægget i DR Byen pr. segment og DR Aarhus, som angivet i Tilbudslisten.
Her vægtes det positivt at den tilbudte Løsning opfylder DR’s krav og ønsker, og at der argumenteres overbevisende for, hvorfor den valgte Løsning er tilbudt DR. Endvidere vægtes det positivt, hvis tilbudsgiver påtager sig mere vidtgående forpligtelser, end de vilkår/krav som er indeholdt i arbejdsbeskrivelsen.
10.2.3.2 Medarbejdere
I evalueringen af underkriteriet ”Medarbejderne” skal Tilbudsgiver fremsende CV’er på både:
1. De medarbejdere i projektorganisationen, som skal stå for installation, detailprojektering, planlægning test, dokumentation og udførelse.
2. Samt de medarbejdere som skal stå for den efterfølgende service og support
Der skal både fremsendes CV’er for projektorganisationen og for gruppen, der håndterer den efterfølgende service og support. CV’erne må maksimal fylde 1 A4 sider pr. CV. CV’erne skal benævnes ‘‘Bilag 22.a, Leverandørens CV’er‘‘. CV’erne bør indholde referencekunde (helst med angivelse af kontaktperson og telefonnummer). Bemærk, at de tilbudte medarbejdere skal godkendes endeligt af DR inden opstart. Bemærk at Tilbudsgiver endvidere bedes udfylde bilag 22.b, Organisation og samarbejde. Bilag 22.b. indgår ikke i evalueringen.
Det accepteres at en medarbejdere bestrider flere af de navngivne roller.
Det tillægges positiv vægt, at de tilbudte medarbejdere til det første team har erfaring med flere af de konkrete opgaver, herunder installation, detailprojektering, planlægning, test, dokumentation og idriftsættelse på ADK-anlæg af tilsvarende størrelse og kompleksitet. Det vægtes endvidere positivt, hvis medarbejderne har erfaring med en implementeringsfase, hvor der er både et nyt og et eksisterende ADK-system i drift på samme tid.
Version 1, oktober 2020 Udbudsbetingelser Side 21 af 26
Det tillægges positiv vægt at medarbejderne, som skal stå for den efterfølgende service og support har erfaring med lignende service og supportopgaver. Det vægtes positivt, hvis der er erfaring med at supportere både driften på anlægget og it-system support.
10.2.3.3 Bæredygtighed i kontrakten og komponentvalg
Med henblik på evaluering af underkriteriet ‘Bæredygtighed i kontrakten og komponentvalg‘‘, skal Tilbudsgiver som en del af sit tilbud aflevere Bilag 1.b., Bæredygtighed og komponentvalg på maksimalt 3 A4sider.
Tilbudsgiver bedes beskrive hvordan de sikrer bæredygtighed til opfyldelse af kontrakten, her tænkes på fremstillingsmetoder, genanvendelighed af produkter, bortskaffelse af gamle enheder/komponenter, eventuelle TCO- betragtninger. Tilbudsgiver bedes beskrive, hvordan de sikrer bæredygtighed i forbindelse med transport til opfyldelse af aftalen.
Bilaget skal desuden indeholde en beskrivende oversigt over de komponenter, der påtænkes anvendt i forbindelse med udskiftningen af adgangskontrolanlægget. Beskrivelsen skal blandt andet indeholde oplysninger omkring: Forventet levetid for enheder/komponenter, servicebehov for anlægget, tilgængelighed af reservedele / leveringstid. Det tillægges positiv vægt, at Tilbudsgiver ved opfyldelse af kontrakten repræsenterer bæredygtige elementer i forhold til f.eks. TCO, fremstillingsmetoder, materialer, genanvendelighed osv. Det tillægges positiv vægt, at Tilbudsgiverens komponenter har en høj leveringssikkerhed, at produktudvalg har en lang forventet levetid og et lavt servicebehov.
10.2.3.4 Tids- og implementeringsplan
Med henblik på evaluering af underkriteriet ‘Tids- og implementeringsplan‘ skal Tilbudsgiver som en del af sit tilbud aflevere en detailtidsplan for det samlede projektet. DR har udarbejdet en konservativ hovedtidsplan, med følgende kommentarer til nogle af delfaserne:
Design fasen er lang for at afklare alle løsninger i projektet og beslutte, hvilke valg der tages og hvorfor. DR ønsker uddannelse inden hver test fase, så de relevante brugere kan teste.
Fasernes længder skal overholdes:
o Tidsfristerne i hovedtidsplanen for pilotprojektets frist er minimumsfrist
o Tidsfristerne for anlægsinstallation - fra pilot til dørkonvertering - er den maksimale længe for anlægsinstallationsfasen,.
Bemærk, at der i ferieperioder fx sommer og jul, påske ikke kan forventes fuld ressourcebemandig fra DR’s side).
Tilbudsgiver må gerne lave en optimering ved fx overlap af faserne, hvis Tilbudsgiver vurderer dette hensigtsmæssigt og realistisk.
DR’s option om et workflow løsning er ikke iindarbejdet i DR’s plan,da vi ikke har de nødvendige forudsætninger for at udarbejde dette denne.
Tilbudsgiver bedes beskrivelse sammenhængen mellem testplan og tids- og implementering.
Tilbudsgiver bedes beskrive og definere roller og aktiviteter klart, herunder hvornår der er behov for DR ressourcer, og om der er mulighed for optimering af hovedtidsplanen. Bemærk at der først kan gennemføres test efter uddannelse.
Version 1, oktober 2020 Udbudsbetingelser Side 22 af 26
Den fremsendte tidsplan betragtes som et udkast fra tilbudsgiver, og den endelige tilpasning af detailplanen udarbejdes efter kontraktindgåelse. Den fremsendte tids- og implementeringsplan skal benævnes: bilag 4.a., Imple- menteringsplan.
I evalueringen tillægges det positiv vægt, at Tilbudsgiveren demonstrerer en forståelse for den forstående proces, test og implementering ved at have udarbejdet en realistisk og struktureret detailtidsplanen, som er fyldestgørende beskrevet.
10.2.3.5 Service og Support
Med henblik på evaluering af ”Service og Support” skal tilbudsgiver besvare kravene i Bilag 3, Kravspecifikationen relateret hertil i afsnit 14. Tilbudsgiveren skal desuden vedlægge et bilag 6.a., SLA og evt. licensvilkår, som indeholder Tilbudsgiverens egen service- og supportaftale og eventuelle licensvilkår. (Bemærk, at dokumenterne ikke må inde- bære en fravigelse fra kontraktens og udbudsmaterialets vilkår.
Evalueringen af service og support vil være baseret på en overordnet evaluering af den vedlagte service og support- aftale, samt besvarelserne af kravene i bilag 3, Kravspecifikationen. Det vægtes positivt med en fyldestgørende be- skrivelse, og en evt. meropfyldelse af de stillede krav.
10.3 Verificering af oplysninger i ESPD’et
Før DR’s beslutning om tildeling af kontrakten skal DR xxxxx, at den Tilbudsgiver, som DR har til hensigt at tildele kontrakten, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD’et. Dokumentationen vedrører de stillede krav til Tilbudsgivers personlige forhold samt økonomisk og teknisk formåen. DR xxxxxxx (jf. udbudslovens § 151, stk. 2) de prækvalificerede Ansøgere om at fremsende dokumentation for oplysningerne angivet i ESPD’et forud for tilbudsfrist for INDO.
Hvis ansøgeren allerede er i besiddelse af dokumentationen for ESPD ved fremsendelse af anmodning om prækvalifi- kation, opfordres ansøgeren til at fremsende dokumentationen sammen med indsendelse af ESPD. Alternativt ønsker DR dokumentationen forud for tilbudsfristen og gennemførelse af forhandlingerne.
DR vælger at efterspørge og indhente dokumentationen før der indleveres tilbud, for at sikre at de prækvalificerede og/eller DR ikke bruger unødvendige ressourcer på at gennemføre forhandlinger, hvis den prækvalificerede virksom- hed ikke er i stand til at fremsende dokumentation for ESPD.
Såfremt den fremlagte dokumentation ikke er tilstrækkelig, vil DR erklære tilbuddet ukonditionsmæssigt. DR vil her- efter vurdere, om DR vil aflyse udbudsforretningen eller anmode den Tilbudsgiver, som har afgivet det næstbedste tilbud, iht. tildelingskriteriet i punkt 10.2, om at fremlægge dokumentation for oplysningerne afgivet i ESPD’et med henblik på tildeling af kontrakten til denne Tilbudsgiver. Såfremt dokumentationen ikke er tilstrækkelig, vil DR igen vurdere, om udbudsforretningen skal annulleres, eller om den tredje Tilbudsgiver skal anmodes om at fremsende dokumentation, og så fremdeles.
10.3.1 Virksomheder registreret i Danmark
DR vil som dokumentation mht. udelukkelsesgrundene kræve, at der indhentes og fremlægges en serviceattest fra den vindende Tilbudsgiver (iht. udbudslovens § 153, stk. 1)
Den indhentede serviceattest skal indeholde følgende:
Version 1, oktober 2020 Udbudsbetingelser Side 23 af 26
Oplysninger om, at den vindende Tilbudsgiver som virksomhed har opfyldt sine forpligtelser overfor det of- fentlige med hensyn til betaling af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger,
Oplysninger om, at den vindende Tilbudsgiver som virksomhed ikke er under konkurs, likvidation, rekonstruk- tion eller lignende situation, og
Oplysninger om, at den vindende Tilbudsgiver som virksomhed (samt ledelsespersoner og personer, som har beføjelser til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger i virksomhedens ledelse) ikke er dømt for strafbare forhold.
Udover serviceattesten vil DR xxxxx, at Tilbudsgiver dokumenterer sin økonomiske og finansielle formåen ved frem- læggelse af årsregnskab for de seneste 3 år, iht. udbudslovens § 154.
10.3.2 Europæiske virksomheder
For virksomheder registreret i et europæisk land skal dokumentationen stemme overens med de gældende regler for dokumentation i det land, hvor Tilbudsgiver er etableret.
Europæiske lande kan gøre brug af eCertis, hvilket er et informationssystem, som hjælper virksomheder med at iden- tificere, hvilken dokumentation (herunder certifikater) som er krævet i udbudsprocedurerne på tværs af EU.
Yderligere information skal findes her: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxx-xxxxxxxxx/xxxxxxx/
Vær opmærksom på at eCertis er et referenceværktøj og ikke et system for juridisk rådgivning. Der er ikke garanti for, at resultatet af søgningen i eCertis stemmer overens med det, som er krævet af DR.
10.3.3 Ikke europæiske virksomheder
For virksomheder, som ikke er registreret i et europæisk land, skal dokumentationen være i overensstemmelse med reglerne for dokumentation, som er implementeret i det land, hvor Tilbudsgiver er etableret.
Ikke europæiske virksomheder kan ikke benytte eCertis.
10.4 Underretning om resultatet af DR’s tilbudsevaluering
Alle deltagere i udbudsforretningen vil samtidig og skriftligt blive orienteret om resultatet af DR’s tilbudsevaluering.
Underretningen til den vindende Tilbudsgiver om, at dennes tilbud er identificeret som det vindende tilbud, er en erklæring om, at DR har til hensigt at tildele og dermed indgå aftale med den pågældende Tilbudsgiver. Der er ingen bindende aftale eller løfte herom, før kontrakten er underskrevet af begge parter. Kontrakten underskrives umiddel- bart efter udløb af stand still perioden, medmindre der i denne periode indgives en officiel klage til Klagenævnet for Udbud. DR anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakten er underskrevet.
Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil endvidere blive bekendtgjort i De Europæiske Fællesskabers Ti- dende i overensstemmelse med gældende regler herfor.
11 AFKLARING ELLER PRÆCISERING AF DET ENDELIGE TILBUD (BAFO)
DR ønsker at gøre opmærksom på, at udbudsproceduren som følge af gældende udbudsretlige regler er omfattet af et generelt forhandlingsforbud. Det betyder, at kontakt og dialog mellem Tilbudsgiver og DR forud for identifikationen af det vindende endelige tilbud er begrænset til konkrete afklaringer, præciseringer og suppleringer, der kan ske uden
Version 1, oktober 2020 Udbudsbetingelser Side 24 af 26
risiko for at påvirke eller fordreje konkurrencen. Der kan således under ingen omstændigheder forhandles om grund- læggende elementer i tilbuddet, herunder f.eks. priser.
Tilbudsgiver bør derfor udarbejde sit endelige (BAFO) tilbud således, at kontrakten efter BAFO vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem DR og Tilbudsgiver.
Hvis DR finder behov for afklaring eller præcisering af det afgivne endelige tilbud (BAFO) eller ønsker supplerende oplysninger i relation hertil, vil den enkelte Tilbudsgiver blive kontaktet af DR med henblik på at præcisere sit tilbud (BAFO), enten skriftligt eller ved en teknisk afklaring, som beskrevet ovenfor. DR sørger i den forbindelse for, at prin- cipperne om gennemsigtighed og ligebehandling overholdes.
12 GENERELLE FORHOLD
12.1 Vederlag for deltagelse i forhandlinger
Det skal bemærkes, at DR ikke yder vederlag til ansøgerne for deltagelse i udbudsforretningen, herunder deltagelse i forhandlingerne etc.
12.2 Tilbudsgivers tavshedspligt
Enhver Tilbudsgiver og dennes personale er, uanset det endelige resultat af udbudsforretningen, underlagt tavsheds- pligt i forhold til alle oplysninger, som de måtte blive bekendt med som led i deltagelsen i nærværende udbudsforret- ning, og som efter deres karakter eller forholdene i øvrigt er at anse som fortrolige.
Tilsvarende tavshedspligt er underlagt enhver anden person, der gennem en tilknytning til Tilbudsgiver er involveret i arbejdet med tilbudsafgivningen.
Tilbudsgiver er, uanset det endelige resultat af udbudsforretningen, forpligtet til at sikre, at Tilbudsgivers ansatte og andre personer, som gennem tilknytning til Tilbudsgiver, er involveret i udbuddet kender til og overholder de forplig- telser, som følger af tavshedspligten.
Tavshedspligten består også efter udbudsforretningens afslutning.
12.3 Fortrolighed
DR vil i videst mulig udstrækning sikre fortroligheden af alle oplysninger i Tilbudsgivers tilbud, som angår Tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold.
Fortrolighedstilsagnet kan dog fraviges i den udstrækning, lovgivningen forpligter DR til at videregive oplysninger til tredjemand.
Oplysninger, som Tilbudsgiver selv anser for særligt konkurrencefølsomme, bedes tydeligt markeret i tilbuddet, hvor- efter DR vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives.
12.4 Forhold vedr. berigtigelse af DR’s fejl
Hvis der under udbudsforretningen konstateres fejl i udbudsmaterialet, vil DR hurtigst muligt håndtere disse i over- ensstemmelse med gældende praksis.
Version 1, oktober 2020 Udbudsbetingelser Side 25 af 26
I det omfang der konstateres fejl, som med rette vil kunne karakteriseres som uvæsentlige, har DR ret men ikke pligt til at annullere nærværende udbudsforretning. I sådanne tilfælde kan DR alternativt afhjælpe fejlen hurtigst muligt under iagttagelse af ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet.
Såfremt der konstateres væsentlige fejl i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsmaterialet, som ikke kan afhjælpes, er DR i ethvert stadie af udbudsprocessen forpligtet til at annullere udbudsforretningen.
12.5 Annullation af udbudsforretningen
Indtil udbudsforretningen er afsluttet med en endelig underskrevet aftale, vil udbudsforretningen kunne annulleres af DR.
DR er i medfør af gældende lovgivning og praksis berettiget til at annullere nærværende udbudsforretning, i det om- fang annullationen ikke forfølger et formål, som er i strid med det udbudsretlige ligebehandlingsprincip, eller som i øvrigt må anses for usagligt. DR påtager sig følgelig ingen kontraheringspligt i medfør af nærværende udbudsbetin- gelser/udbudsforretning.
Xxxx Xxxxxx,
DR Xxxxxxxxxxxxx
Version 1, oktober 2020 Udbudsbetingelser Side 26 af 26