Contract

Der er tale om en tjenesteydelse omfattet af udbudslovens afsnit III (light-regimet), jf. udbudslovens §§ 186-190, vedrørende indkøb af sociale og andre specifikke tjenesteydelser, der er anført i udbudsdirektivets bilag XIV (2014/24/EU), jf. udbudslovens § 7.

Udbuddet er annonceret ved offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse i TED (Tenders Electronic Daily).

Disse udbudsbetingelser indeholder en beskrivelse af udbuddet, herunder retningslinjerne for afgivelse af tilbud, kommunikation mellem tilbudsgiver og ordregiver samt oplysninger om udbuddet i øvrigt.

Proceduren for udbuddet minder om gennemførelsen af et udbud med forhandling og er inddelt i følgende faser: Udvælgelsesfase (prækva- lifikation), forhandlingsfase, tilbudsfase og tildeling:

Proceduren for ansøgning om prækvalifikation er beskrevet i udbudsbekendtgørelsens afsnit VI.3. De ansøgere, der prækvalificeres efter udvælgelsesfasen i udbuddet, vil blive inviteret til at afgive indledende tilbud og deltage i forhandlingsfasen.

Tilbudsgiverne udarbejder herefter deres indledende tilbud på baggrund af udbudsmaterialet, jf. pkt. 5.4 og afgiver deres tilbud inden for tilbudsfristen, pkt. 3.1

Ordregiver åbner og gennemgår tilbuddene og vurderer, om de opfylder de formelle krav til udbudsproceduren. Ordregiver vil herefter evaluere de konditionsmæssige tilbud i overensstemmelse med tildelingskriteriet angivet i afsnit 12.

Ordregiver vil som led i udbudsproceduren og på baggrund af det indledende tilbud gennemføre en forhandlingsfase med tilbudsgiverne og på den baggrund anmode tilbudsgiverne om at indsende et revideret/endeligt tilbud.

Forhandlingsforløbet er nærmere beskrevet i pkt. 6.

Ordregiver forbeholder sig dog muligheden for at tildele kontrakten på baggrund af det indledende tilbud, og tilbudsgiverne kan derfor ikke påregne, at der gennemføres forhandlingsrunder. Tilbudsgiverne skal derfor sørge for, at tilbuddene er fuldstændige og dermed ikke inde- holder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet.

Efter forhandlingsfasens afslutning træffer ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten og underretter tilbudsgiverne samtidigt herom, jf. pkt. 9.

2. Ordregiver‌

Den ordregivende myndighed for dette udbud er:

Udlændingestyrelsen Xxxxxxxxxxx 00X 0000 Xxxxxxx

CVR. nr.: 77 94 04 13

I betingelserne (dette dokument) vil myndigheden være benævnt ”ordregiver”.

3. Generelle forhold Forventet tidsplan‌‌‌

Udbuddet forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan. Ordregiver forbeholder sig ret til at ændre tidsplanen.

Dato/periode	Aktivitet
Mandag 21. marts 2022	Udbudsbekendtgørelse indsendes til offentliggørelse i EU-Tidende
Mandag 4. april 2022	Frist for at stille spørgsmål til ansøgningsfasen
Tirsdag 5. april 2022	Frist for besvarelse af spørgsmål til ansøgningsfasen
Onsdag 13. april kl. 12.00	Ansøgningsfrist til prækvalifikation via udbudssystem
Onsdag 20. april 2022	Meddelelse om udvælgelse af prækvalificerede tilbudsgivere
Onsdag 20. april 2022	Meddelelse om opfordring til at afgive indledende tilbud
Mandag 2. maj 2022	Frist for at stille spørgsmål til indledende tilbud
Onsdag 4. maj 2022	Frist for besvarelse af spørgsmål til indledende tilbud
Onsdag 11. maj 2022 kl. 12:00	Tilbudsfrist for indledende tilbud via udbudssystem
Onsdag 18. maj- t.o.m. tirsdag 24. maj 2022	Afholdelse af individuelle forhandlingsmøder
Fredag 27. maj 2022	Meddelelse om opfordring til at afgive endeligt tilbud
Mandag 20. juni 2022	Tilbudsfrist for endeligt tilbud via udbudssystem
Fredag 24. juni 2022	Underretning om tildeling
Mandag 4. juli 2022	Udløb af standstill-perioden
Tirsdag 5. juli 2022	Forventet kontraktindgåelse

Elektronisk udbudssystem‌

Al kommunikation vedrørende udbuddet skal ske til ordregiver via udbudssystemet. Der henvises til pkt. 3.4 vedrørende kommunika- tion med ordregiver.

Såfremt tilbudsgiver måtte få tekniske problemer ved anvendelsen af udbudssystemet, kan tilbudsgiver rette henvendelse til udbudssy- stemets tekniske support som nærmere beskrevet i udbudssystemet.

Udbudsmateriale‌

Udbudsmaterialet for udbuddet er tilgængeligt via udbudssystemet, jf. pkt. 3.2. Udbudsmaterialet består af følgende:

A) Udbudsbekendtgørelsen

B) Udbudsbetingelserne (dette dokument) med underbilag:

- Skabelon til støtteerklæring

- Skabelon til konsortieerklæring

- Persondataunderretning

C) Udkast til kontrakt 2022 med bilag [1-2], som indeholder de juridiske bestemmelser, der regulerer forholdet mellem kontrakt- parterne

• Bilag 1 – Beløbssats for udbetaling af kontante ydelser til voksne asylansøgere

• Bilag 2 - Gældende retningslinjer og andre myndighedsforskrifter

D) Ordregivers opgavebeskrivelse

E) Xxxxxxxx til ansøgning

F) Tro- og loveerklæring

G) Skabelon til tilbud

H) Priser

I) Skabelon til tilbudsgivers identifikation af risiko- og omkostningsfaktorer Kommunikation og spørgsmål‌

Alle henvendelser i forbindelse med udbuddet, herunder spørgsmål til udbudsmaterialet, skal ske via udbudssystemet.

Spørgsmål skal stilles på dansk og vil blive besvaret på dansk.

Fristen for at stille spørgsmål fremgår af pkt. 3.1. Alle spørgsmål, der stilles inden de anførte frister, vil blive besvaret. Modtager ordregiver spørgsmål efter disse frister, vil ordregiver besvare disse i det omfang, besvarelse kan afgives senest seks dage før fristerne.

Spørgsmål, der modtages senere end seks dage før de respektive frister, kan ikke forventes besvaret.

Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form løbende blive gjort tilgængelige for tilbudsgiverne via udbudssystemet.

Kravmetodik‌

Kravmetodikken er anført i Bilag D.

Kontrakten‌

Kontrakten udgør i sin helhed mindstekrav (MK) dog med undtagelse af kontraktens punkt 7.1.2, hvor dele udgør forhandlingskrav (FK) og dele evalueringskrav (EK), jf. Bilag D.

Ændringer i udbudsmaterialet‌

Ordregiver kan inden for rammerne af de gældende udbudsregler foretage ændringer i udbudsmaterialet. På baggrund af forhandlin- gerne kan ordregiver vælge, med respekt for ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet, at ændre indholdet af et evalueringskrav (EK) eller et forhandlingskrav (FK), gøre et forhandlingskrav (FK) til et evalueringskrav (EK) eller gøre et evalueringskrav (EK) til et forhandlings-krav (FK). Ændres et forhandlingskrav (FK) til et evalueringskrav (EK), vil kravet blive evalueret i overensstemmelse med kriterierne i pkt. 8. Ordregiver kan også frafalde evalueringskrav (EK) eller forhandlingskrav (FK) i løbet af forhandlingsfasen, og ordregiver kan også tilføje nye evalueringskrav (EK) eller forhandlingskrav (FK)i løbet af forhandlingsfasen.

Ordregiver kan ikke ændre mindstekrav (MK) eller grundlæggende elementer i det oprindeligt udsendte udbudsmateriale. Sproglige præciseringer, rettelser af åbenlyse fejl og uhensigtsmæssigheder mv. kan dog altid foretages, forudsat at dette kan ske uden konkur- rencefordrejning og uden forskelsbehandling af tilbudsgiverne.

Alle rettelser i udbudsmaterialet under forhandlingsprocessen vil blive markeret med ”track changes”.

Alle tilbudsgivere, der deltager i udbuddet, får via det elektroniske udbudssystem adgang til det reviderede udbudsmateriale samtidigt, og får lige lang tid til at udarbejde eventuelt reviderede forhandlingstilbud.

Hvis tilbudsgiver finder, at der er elementer i kontrakten og/eller kontraktens bilag, som er uacceptable eller klart uhensigtsmæssige, kan tilbudsgiver efter fremgangsmåden i pkt. 3.4 foreslå en ændring af udbudsmaterialet. Ordregiver vil konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer vil blive indarbejdet. På baggrund af oplysninger og erfaringer opnået undervejs i forhandlingsforløbet, jf. pkt. 6, kan ordregiver foretage ændringer i opgavebeskrivelsen og udbudsmaterialet i øvrigt. Ordregiver kan således ændre i krav, tilføje nye krav og lade krav bortfalde. Ordregiver kan dog ikke ændre i grundlæggende elementer i udbudsmaterialet.

Eventuelle ændringer af udbudsmaterialet vil blive meddelt til alle tilbudsgivere, der deltager i udbuddet. Tilbudsgiverne vil blive underrettet samtidigt via besked i det elektroniske udbudssystem.

Ændringer i udbudsmaterialet vil blive meddelt via udbudssystemet.

Manglende opdeling i delaftaler‌

Udlændingestyrelsen har ikke opdelt udbuddet i delaftaler henset til, at det vurderes, at der ikke kan ske en meningsfuld geografisk opdeling eller en hensigtsmæssig opdeling blandt beboerne på delaftaler. Endvidere er det Udlændingestyrelsens vurdering, at der ved en manglende opdeling i delaftaler er mulighed for at opnå stordriftsfordele, ligesom at der vil være administrative omkostninger forbundet med kontraktadministrationen ved opdeling i delaftaler herunder oprettelse i IBS, opfølgning i form af tilsyn mv.

Persondata‌

Ordregiver behandler personoplysninger i forbindelse med tilbud, typisk kontaktoplysninger for en eller flere medarbejdere hos til- budsgiver. Databeskyttelsesforordningen giver rettigheder til de registrerede, og ordregivers behandling af personoplysninger er be- skrevet i privatlivspolitikken på xxxxx://xx.xx/xx-xx/xxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxxxxxx/. Tilbudsgiver skal i den forbindelse anvende udbudsbetingelsernes bilag persondataunderretning.

Aktindsigt‌

Tilbudsgiver bør være opmærksom på, at oplysninger afgivet i forbindelse med et udbud er omfattet af regler om adgang til aktindsigt.

Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i ordregivers bedømmelse heraf, om tilbudsgiver har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt, og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt.

Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbuds- giver derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil inden udlevering af oplysninger bestræbe sig på at høre tilbudsgiver, med henblik på at tilbudsgiver kan angive ønske om fortrolighed i forhold til en konkret aktindsigtsanmodning. Ordregiver vil dog uanset tilbuds- givers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.

4. Ansøgning‌

Ansøgningsfristen fremgår af tidsplanen i pkt. 3.1. Ansøgninger skal afgives via udbudssystemet.

Ordregiver henleder opmærksomheden på, at det er udbudssystemets tidsangivelse, der er den gældende tidsangivelse for rettidigt modtaget ansøgning.

Ansøger skal udfylde og vedlægge tro- og loveerklæring som dokumentation for, at:

• At ansøger ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene

• At ansøger opfylder de minimumskrav til egnethed, der er fastsat i udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1)

Oplysningerne danner grundlag for ordregivers vurdering af, om ansøger skal udelukkes fra at deltage i udbuddet, og om ansøger er egnet til at udføre den udbudte kontrakt.

Ansøger skal ydermere udfylde og vedlægge Xxxxx E – skabelon til ansøgning. Bilag E og tro- og loveerklæringen udgør ansøgningen.

Underleverandører‌

Hvis ansøger vil anvende underleverandører til udførelsen af kontrakten eller dele heraf, skal ansøger angive navnene på underleve- randørerne i Bilag E, såfremt disse kendes ved ansøgningstidspunktet.

Underleverandører skal ikke aflevere særskilte tro- og loveerklæringer eller Bilag E i forbindelse med ansøgningen, jf. dog pkt. 4.3.

Sammenslutning af virksomheder‌

Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal alle deltagende virksomheder aflevere en tro- og loveerklæring i forbindelse med ansøgningen.

Ansøges som en sammenslutning af virksomheder, fx et konsortium, skal de enkelte deltagere i sammenslutningens ydelser/roller angives i Bilag E.

Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være sammenslutningens samlede egnethed, der vurderes.

Konsortier eller andre sammenslutninger skal samtidig med ansøgningen, aflevere en udfyldt og underskrevet erklæring, hvori delta- gerne erklærer, at de hæfter solidarisk og direkte i forhold til ordregiver. Samtidig skal det fremgå af erklæringen, hvilken deltager der med bindende virkning for konsortiet eller sammenslutningen kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler med ordregiver (fælles befuldmægtiget).

Ansøger baserer sig på andre enheders formåen‌

Ansøger kan basere sig på andre enheders kapacitet (fx et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem ansøger og disse andre enheder.

Ansøger skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige for opfyldelsen af kontrakten, jf. udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1).

De støttende enheder må ikke være omfattet af udelukkelsesgrundene. Derudover skal enhederne dokumentere de egnethedskriterier, som ansøger baserer sig på.

Den eller de andre enheder, som ansøger baserer sig på, skal derfor også aflevere Bilag E og afgive en tro- og loveerklæring med de oplysninger, som ordregiver efterspørger.

Ordregiver vil ved vurdering af de egnethedskriterier, hvor ansøger baserer sig på en støttende enhed, foretage en samlet vurdering af tilbudsgivers oplysninger og den støttende enheds oplysninger.

Ansøgeren bedes sammen med sin ansøgning indgive en erklæring, såfremt ansøgeren støtter sig på andre aktørers tekniske kapacitet, jf. skabelon til støtteerklæring. Erklæringen udfyldes og underskrives af den/de aktør(er), der stiller sin tekniske kapacitet til rådighed for ansøgeren.

5. Tilbud‌

Afgivelse af tilbud‌

Tilbud skal afgives via udbudssystemet.

I udbudssystemet findes der en vejledning til den elektroniske afgivelse af tilbud.

Sprog‌

Tilbud skal være på dansk.

Alternative tilbud‌

Tilbudsgiver har, som angivet i udbudsbekendtgørelsen, ikke adgang til at afgive alternative tilbud, dvs. komme med forslag til alter- native måder at løse den udbudte opgave på.

Indledende tilbud‌

Indledende tilbud afgives gennem udbudssystemet inden den i pkt. 3.1 angivne frist.

Ordregiver henleder opmærksomheden på, at det er udbudssystemets tidsangivelse, der er den gældende tidsangivelse for rettidigt modtaget tilbud.

Tilbuddet skal indeholde:

• Udfyldt skabelon til tilbud, jf. Bilag G) til betingelser for udbuddet.

• Udfyldt skabelon til tilbudsgivers identifikation af risiko- og omkostningsfaktorer, jf. Bilag I) til betingelser for udbuddet. (Det er frivilligt for tilbudsgiver at udfylde dette bilag og det er derfor ikke et krav, at det afleveres).

Det er ikke et krav, at tilbuddet indeholder kontrakten og de bilag til kontrakten, som ikke skal udfyldes af tilbudsgiver. Kontrakten og disse bilag anses for accepteret af tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud.

Ordregiver anbefaler ikke, at tilbudsgiver vedlægger sit tilbud andet materiale end det ovenfor anførte, herunder generelt salgsmateriale, da det øger risikoen for uoverensstemmelse og uklarheder i tilbuddet. Det vil kun være det efterspurgte materiale, der indgår i tilbuds- evalueringen.

5.4.1 Forbehold i de indledende tilbud‌

Tilbudsgiver opfordres til at afgive indledende tilbud baseret på, at der ikke tages forbehold. Forbehold i de indledende tilbud bevirker dog ikke, at det indledende tilbud anses for at være ukonditionsmæssigt, men vil i stedet indgå i forhandlingerne.

Såfremt tilbudsgiver identificerer forhold i udbudsmaterialet, som tilbudsgiveren finder uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver i stedet til at anvende skemaet i Bilag I og indlevere det sammen med det indledende tilbud og eventuelle efterfølgende reviderede tilbud.

5.4.2 Tildeling på baggrund af indledende tilbud‌

Det indledende tilbud danner grundlag for de individuelle forhandlinger. Ordregiver forbeholder sig dog retten til at tildele kontrakten på grundlag af det indledende tilbud, således at der ikke gennemføres et forhandlingsforløb. Såfremt ordregiver tildeler kontrakten på baggrund af det første indledende tilbud, vil forbehold i det første indledende tilbud blive behandlet på samme måde som forbehold i det endelige tilbud. I sådanne tilfælde gælder reglen om forbehold i indledende tilbud som angivet i punkt ovenfor således ikke. Til- budsgiver opfordres derfor til ikke at tage forbehold i det første indledende tilbud, idet dette kan medføre, at tilbuddet er ukonditions- mæssigt, hvis ordregiver vælger at tildele på baggrund af det første indledende tilbud.

Revideret tilbud‌

Ordregiver kan beslutte at opfordre tilbudsgiverne til at afgive yderligere tilbud. I så fald vil der blive gennemført yderligere forhand- lingsrunder. Retningslinjerne ovenfor vedrørende det indledende tilbud finder tillige anvendelse på disse yderligere tilbud. De ændrin- ger, som ordregiver måtte have foretaget i udbudsmaterialet efter afgivelse af det indledende tilbud, vil fremgå med ændringsmarke- ringer i et revideret udbudsmateriale.

Alle tilbudsgivere, der deltager i udbuddet, får via udbudssystemet adgang til det reviderede udbudsmateriale samtidigt. Fristen for afgivelse af revideret tilbud vil være angivet i ordregivers opfordring til at afgive nyt tilbud.

Endeligt tilbud‌

Ordregiver beslutter, hvornår forhandlingsfasen afsluttes. Fristen for afgivelse af det endelige tilbud fastsættes, når forhandlingsfasen er afsluttet. Ordregiver vil afvise endelige tilbud, der ikke er afgivet inden for den fastsatte frist. Det er hensigten, at tilbudsgiverne i deres endelige tilbud søger at forbedre opfyldelsen af ordregivers behov, herunder ved at implementere feedback modtaget under forhandlingerne.

Tilbudsgiverens endelige tilbud skal indeholde de samme dokumenter som det indledende tilbud, jf. pkt. 5.4 ovenfor. Dog skal tilbuds- giverens endelige tilbud ikke indeholde Bilag I).

Hvis tilbudsgiver foretager ændringer i forhold til det indledende tilbud, bedes tilbudsgiver fremhæve ændringer i dokumenterne (evt. med gul overstregning).

Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at ordregiver ikke kan forhandle yderligere med tilbudsgiver om det endelige tilbud, jf. dog nedenfor om slutforhandlinger. Det endelige tilbud bør derfor være udarbejdet på en sådan måde, at kontrakten kan indgås uden yder- ligere drøftelser eller forhandlinger mellem tilbudsgiver og ordregiver.

Tilbudsgiver bør derfor også ved udfyldelsen/færdiggørelsen af bilagene så vidt muligt benytte formuleringer, der er egnet til at bære retlige forpligtelser, og ikke formuleringer som eksempelvis "dette kunne tænkes at gå ud på, at …", "man kan også tænke sig, at …" eller "sædvanligvis anvendes …", "vi har ofte med succes gjort …", "man kunne også forestille sig, at …", eller "det kunne eventuelt søges løst ved, at …". Formuleringer, der ikke er egnet til at bære retlige forpligtelser, kan efter omstændighederne blive behandlet som forbehold med de deraf følgende konsekvenser, jf. punkt 5.7.2, nedenfor.

Mulighed for indhentning af supplerende oplysninger‌

Hvis ordregiver modtager tilbud, som ikke opfylder de formelle krav, der følger af udbudsmaterialet, kan ordregiver afvise tilbuddene. Ordregiver kan dog også under overholdelse af ligebehandlingsprincippet vælge at anmode de pågældende tilbudsgivere om inden en passende frist at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet, eller ved forhandling på anden vis at afklare forholdet, jf. princip- perne i udbudslovens § 159, stk. 5.

Ordregiver har endvidere ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene under overholdelse af ligebehandlingsprincippet

5.7.1 Forhandlingsforbud‌

Ordregiver gør opmærksom på, at ordregiver ikke forhandler med tilbudsgiverne om det endelige tilbud.

Tilbudsgiver bør derfor sørge for, at tilbuddet er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplys- ninger og er præcist i enhver henseende.

Det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet.

5.7.2 Forbehold i det endelige tilbud‌

Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet fremstår klart og utvetydigt, således at der ikke opstår tvivl om, hvorvidt der tages forbehold for udbudsmaterialet. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i det endelige udbudsmateriale afklaret ved at stille spørgsmål, jf. betingelser for udbuddets punkt 3.4.

Ved afgivelsen af det endelige tilbud vil tilbud med forbehold over for mindstekrav (MK) blive afvist som ukonditionsmæssige.

Ved afgivelsen af det endelige tilbud skal tilbudsgiverne tillige opfylde alle forhandlingskrav [FK]. Endelige tilbud, der indeholder forbehold over for forhandlingskrav, vil blive afvist som ukonditionsmæssige, hvis forbeholdet vedrører grundlæggende elementer i udbuddet. Ved grundlæggende elementer forstås forhold, der indebærer, at konkurrencen fordrejes i betydeligt omfang, hvis der tages forbehold. Flere forbehold over for ikke grundlæggende elementer kan samlet set udgøre forbehold over for grundlæggende elementer.

Hvis forbehold over for forhandlingskrav [FK] ikke vedrører grundlæggende elementer, kan ordregiver vælge – men er ikke forpligtet til – at anse tilbud med forbehold over for forhandlingskrav [FK] for konditionsmæssigt, hvis forbeholdet kan kapitaliseres. Såfremt ordregiver vælger at kapitalisere forbeholdet, vil dette ske i form af et pristillæg til den af tilbudsgiver tilbudte pris, der evalueres under kriteriet pris. Pristillægget vil tilsvare det beløb, som ud fra en saglig og objektiv vurdering med høj grad af sikkerhed ville kunne dække den tillægsbetaling, som forbeholdet ville kunne indebære for ordregiver.

6. Forhandling‌

Forhandlingsfasen løber fra modtagelse af indledende tilbud og frem til tildeling af kontrakten, jf. pkt. 6.1.

Forhandlingsfasen har som det væsentligste til formål at etablere en hensigtsmæssig dialog mellem ordregiver og tilbudsgiver om indledende tilbud og ordregivers udbudsmateriale. Dialogen skal sikre bedst mulig opfyldelse af ordregivers krav, understøtte en ef- fektiv og god konkurrence om kontrakten og reducere misforståelser og fejl.

Forhandlingerne kan omfatte alle forhold inden for de udbudsretlige rammer og principperne om ligebehandling og gennemsigtighed. Forhandlingerne kan ikke føre til ændringer af mindstekrav, grundlæggende elementer samt kriterier for tildeling.

På forhandlingsmøderne vil ordregiver bl.a. informere tilbudsgiver om sin vurdering af det indledende tilbuds relativt stærke og svage egenskaber i forhold til ordregivers behov og de stillede krav. Tilbagemeldingen kan ikke forventes at være udtømmende. Forhand- lingsmøderne har desuden til formål at få tilbudsgiverens kommentarer til opgavebeskrivelsen og udbudsmaterialet i øvrigt, med hen- blik på en efterfølgende optimering af det endelige udbudsmateriale.

Tilbudsgiver forventes i forhandlingsfasen at redegøre for eventuelle forhold i udbudsmaterialet, som forekommer uhensigtsmæssige, herunder forhold, som vurderes at udgøre væsentlige risiko- eller omkostningsfaktorer, som eksempelvis kan være fordyrende for tilbudsgiveren. Tilbudsgiverne bør i den forbindelse begrunde, hvorfor de pågældende forhold er identificeret som uhensigtsmæssige, ligesom tilbudsgiverne kan foreslå alternativer hertil. Tilbudsgiverne opfordres i denne forbindelse til at anvende Bilag I) til betingelser for udbuddet og vedlægge dette til det indledende tilbud.

Ordregiver henviser dog også til muligheden for at stille spørgsmål undervejs i udbudsprocessen, jf. pkt. 3.4.

Forhandlingsmøder‌

Forhandlingerne gennemføres på dansk. Forud for forhandlingsmøderne vil der blive udsendt en invitation til hver tilbudsgiver med angivelse af det specifikke mødetidspunkt og en dagsorden for mødet.

Efter modtagelse af de indledende tilbud afholder ordregiver individuelle forhandlingsmøder med alle tilbudsgivere, der rettidigt har afleveret et indledende tilbud. Forhandlingerne gennemføres i overensstemmelse med ligebehandlingsprincippet, og alle tilbudsgivere får tildelt den samme tid til forhandling med ordregiver. Ordregiver forventer, at der vil blive afholdt ét individuelt forhandlingsmøde pr. tilbudsgiver, men forbeholder sig retten til at tilføje forhandlingsmøder, såfremt det viser sig hensigtsmæssigt eller nødvendigt.

Ordregiver kan inddrage en tilbudsgivers forslag til ændringer af udbudsmaterialet i forhandlingerne med de øvrige tilbudsgivere. I forhandlingerne med de øvrige tilbudsgivere vil ændringsforslagets præcise ordlyd ikke blive afsløret, og det vil heller ikke blive nævnt, hvilken tilbudsgiver der har foreslået ændringen. Ordregiver vil ikke uden konkret samtykke oplyse de øvrige tilbudsgivere om løs- ningsforslag eller andre fortrolige oplysninger, som en tilbudsgiver har givet.

Efter hvert forhandlingsmøde udarbejder ordregiver et kort referat, som kun bliver sendt via det elektroniske udbudssystem til den tilbudsgiver, der har deltaget i mødet. Referatet bliver dermed ikke offentliggjort. Er der på et forhandlingsmøde behandlet spørgsmål af generel karakter, vil besvarelsen af sådanne spørgsmål i anonymiseret form blive meddelt til alle tilbudsgivere, der deltager i udbud- det, via udbudssystemet.

Tilbudsgiverne vil få mulighed for at kommentere og bekræfte oplysningerne i referatet. Referatet kan ikke tillægges nogen selvstændig retlig betydning for afgivelsen af tilbud samt ordregivers tilbudsevaluering, der kun skal ske på grundlag af det endelige udbudsmate- riale.

Ordregiver tilstræber gennem forhandlingsmøderne og referaterne at meddele tilbudsgiver, hvis der er konstateret forbehold i de ind- ledende tilbud, herunder angående mindstekrav eller grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Manglende afgivelse af sådan med- delelse kan dog ikke tages som udtryk for, at forbehold af denne karakter ikke foreligger.

Temaer og tidsplan for forhandlingsmøder‌

Indledningsvist vil tilbudsgiver få lejlighed til at præsentere sit tilbud.

Herefter vil ordregiver stille spørgsmål til det indledende tilbuds indhold og afklare eventuelle uklarheder, misforståelser eller uhen- sigtsmæssigheder. Tilbudsgiverne vil blive informeret om styrker og svagheder i deres indledende tilbud. Denne gennemgang af de indledende tilbud har til formål at øge ordregivers forståelse af tilbuddets indhold, samt give tilbudsgiverne muligheden for at optimere deres tilbud, men vil ikke indgå i vurdering af det endelige tilbud.

Derefter skal tilbudsgiver give en tilbagemelding på udbudsmaterialet, i forhold til om der er krav i udbudsmaterialet, der er unødven- digt strenge, eller krav, der er unødvendige og fordyrende for anskaffelsen.

Der vil ikke blive videregivet fortrolige oplysninger fra forhandlingsmødet med tilbudsgiver til de øvrige tilbudsgivere, ligesom til- budsgiveren ikke vil modtage fortrolige oplysninger fra de øvrige tilbudsgiveres forhandlingsmøder.

Ordregiver har nedenfor oplistet de overordnede temaer, som ordregiver særligt finder nødvendige at drøfte med tilbudsgiverne:

• Risiko- og omkostningsfaktorer

• Opfyldelse af evalueringskrav

Ordregiver kan i løbet af forhandlingsfasen endvidere tilføje eller ændre de temaer, som ønskes drøftet med tilbudsgiverne. Det kan fx være, at de indledende tilbud giver anledning til at tilføje yderligere temaer til ovenstående.

Endelig dagsorden for forhandlingsmøderne vil blive udsendt til tilbudsgiverne i god tid før forhandlingsmøderne.

Mødested og deltagere‌

Forhandlingsmøderne afholdes hos ordregiver.

Tilbudsgiverne opfordres til at deltage i forhandlingerne med personer, der har den fornødne indsigt inden for de områder/temaer, der er til forhandling.

Endvidere opfordres tilbudsgiver til at stille med en eller flere gennemgående personer i forhandlingsfasen.

7. Evaluering af tilbud‌

Evaluering af tilbud foretages som beskrevet nedenfor.

Tildelingskriterium‌

Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra tildelings-kriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet.

Ordregiver vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier til grund:

Underkriterier

Relativ vægt

Delkriterier

Relativ vægt

Kvalitet

60 pct.

Opgaveløsning Fysiske faciliteter

60 pct.

40 pct.

Pris

40 pct.

N/A

8. Evalueringsmodel‌

Ved evalueringen anvendes en pointmodel, hvor hvert kriterie evalueres ved brug af følgende pointskala:

• Meget stor opfyldelse af kriteriet (5 point)

• Større end forventelig opfyldelse af kriteriet (4 point)

• Forventelig opfyldelse af kriteriet (3 point)

• Mindre end forventelig opfyldelse af kriteriet (2 point)

• Meget lille opfyldelse af kriteriet (1 point)

Evaluering i forhold til underkriteriet Kvalitet‌

Med hensyn til det kvalitative underkriterie ”Kvalitet” vil hvert tilbud blive tildelt point i henhold til en kvalitativ bedømmelse, jf. skalaen ovenfor.

Den kvalitative bedømmelse vil blive foretaget for hvert punkt i evalueringsgrundlaget (positive momenter) under hvert delkriterie. Herefter udregnes en samlet score for de kvalitative delkriterier baseret på den samlede opfyldelse af punkterne i evalueringsgrundlaget (positive momenter) under hvert delkriterium. Alle punkter i evalueringsgrundlaget (positive momenter) under et delkriterium vægter lige. Der tildeles hele point, og der gives således ikke point med decimaltal for punkterne i evalueringsgrundlaget (positive momenter). Point udregnet for hvert delkriterie kan udgøre et decimaltal.

Det antal point, som tildeles i henhold til et delkriterie, indgår sammen med vægtningen af delkriteriet i beregningen af det samlede antal point for det kvalitative underkriterie, som delkriteriet hører under.

Den samlede antal point for det kvalitative underkriterie beregnes ved hjælp af følgende formel:

(Point for delkriterie 1 ×) + (Point for delkriterie 2 ×)

Vægt af delkriterie 1 Vægt af delkriterie 2

Point for underkriterie =

Summen af vægtene for delkriterierne

På underkriterie-niveau kan det samlede antal point udgøre et decimaltal. Dette decimaltal afrundes ikke ved identifikationen af det tilbud, som har det bedste forhold mellem pris og kvalitet1.

Ordregiver vil i sin vurdering lægge vægt på følgende forhold:

Opgaveløsning (60%) Positive momenter:

• Det tillægges positiv vægt i jo højere grad den tilbudte løsning demonstrerer en tilgang med forståelse for, at beboere med forskellige psykiatriske diagnoser og/eller fysiske og psykiske handicap har forskellige behov, og at tilbudsgiver med ud- gangspunkt i denne forståelse kan tilrettelægge en fagligt begrundet præventiv, kvalificeret og individuelt tilpasset pædago- gisk indsats, som opfylder målsætningen om at vedligeholde og udbygge beboernes ressourcer og færdigheder med henblik på at gøre dem i stand til hurtigst muligt at kunne fungere i det ordinære indkvarteringssystem.

• Det tillægges positiv vægt i jo højere grad tilbudsgiver ved den tilbudte løsning i form af tilgangen til beboerne demonstrerer en forståelse for, at beboere med kroniske tilstande, som medfører et begrænset udviklingsperspektiv har andre behov, og at den tilbudte løsning beskriver en indsats over for denne gruppe, som bidrager til i videst muligt omfang at vedligeholde den enkelte beboers ressourcer.

1 Beregninger foretages i Microsoft Excel

• Det tillægges positiv vægt i jo højere grad den tilbudte løsning demonstrerer tilbudsgivers forståelse for, at nogle beboere er i udsendelsesposition, og at disse beboere skal understøttes i kontakten og samarbejdet med relevante myndigheder om til- bagevenden til hjemlandet. Det vil i den forbindelse også blive tillagt positiv vægt, at den tilbudte løsning demonstrerer en inddragelse af udrejseperspektivet i det pædagogiske arbejde med beboerne.

• Det tillægges positiv vægt i jo højere grad den tilbudte løsning demonstrerer, at tilbudsgiver med kort varsel kan omstille personalesammensætningen og arbejde med den til enhver tid værende beboersammensætning, hvor udadreagerende adfærd og/eller meget svære psykiatriske problemstillinger vil kunne forekomme.

• Det tillægges positiv vægt i jo højere grad tilbudsgivers overordnede plan for tilrettelæggelsen af overgangsperioden tager højde for en (i) gradvis flytning af beboerne, (ii) hensyn til den forventede beboersammensætning, (iii) relevante hensyn til de enkelte beboere ved ankomst til indkvarteringsstedet og (iv) indeholder en hensigtsmæssig beskrivelse af tilbudsgivers rolle i samarbejdet med den eksisterende operatør i forhold til, hvordan tilbudsgiver vil identificere faktorer, der er af betyd- ning for den endelige plan samt eksekvering af selve flytningen.

Fysiske faciliteter (40%) Positive momenter:

• Det tillægges positiv vægt, i jo højere grad indkvarteringsstedet er indrettet på en sådan måde, at skærmning af beboere kan ske, uden at øvrige beboere påvirkes negativt.

• Det tillægges positiv vægt, at indkvarteringsstedet er placeret på en lokation, hvor der er begrænset interaktion med na- boer/anden offentlighed, og i passende afstand fra naboer/anden offentlighed, således at beboerne skærmes mod forstyrrelser. Ved passende afstand forstås i denne sammenhæng, at der er enten afstand eller afskærmning, der modvirker umiddelbar indsigt fra naboer/anden offentlighed, umiddelbar støjmæssig påvirkning fra naboer/anden offentlighed.

• Det tillægges positiv vægt i jo højere grad, at indkvarteringsstedet er placeret uden let tilgængelig adgang til større byer, således at kontakt til misbrugsmiljøer undgås. Ved let tilgængelig adgang forstås i denne sammenhæng, at der ikke i umid- delbar nærhed af indkvarteringsstedet er adgang til offentlig transport med direkte forbindelse til større byer.

• Det tillægges positiv vægt, at Indkvarteringsstedet er placeret på én adresse eller på få adresser beliggende tæt ved hinanden. I den forbindelse vægtes det positivt jo tættere adresserne er beliggende på hinanden.

Tilbudsgiveren skal beskrive sine forslag til løsning af opgavens udførelse ud fra evalueringskravene (EK) i Bilag D – Opgavebeskri- velse og i den forbindelse anvende Bilag G – Skabelon til tilbud.

Evaluering i forhold til underkriteriet Pris‌

Med hensyn til det økonomiske underkriterie ”Pris” vil hvert tilbud blive tildelt point i henhold til en økonomisk ramme. Vurderingen vil blive foretaget på baggrund af en evalueringsteknisk pris, som opgøres på baggrund af ordregivers forventede forbrug og behov i den ordinære kontraktperiode, som anført i Bilag H – Priser.

Den økonomisk ramme udgør laveste pris + 50 %.

Det konditionsmæssige tilbud med den laveste evalueringstekniske pris tildeles det højeste antal point på pointskalaen (maksimumpo- int).

Tilbud med en evalueringsteknisk pris, der præcis svarer til den økonomiske ramme (laveste pris + 50 %) eller overstiger denne ramme, tildeles det mindste antal point på pointskalaen (minimumpoint).

Tilbud med en evalueringsteknisk pris, der ligger inden for den økonomiske ramme, tildeles point ved lineær interpolation:

𝑃𝑜𝑖𝑛𝑡 𝑣𝑒𝑑 𝑙𝑖𝑛𝑒æ𝑟 𝑖𝑛𝑡𝑒𝑟𝑝𝑜𝑙𝑎𝑡𝑖𝑜𝑛 =

(𝑚𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 − 𝑚𝑖𝑛𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡)

𝑀𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 − ( ) ∗

ℎæ𝑙𝑑𝑛𝑖𝑛𝑔𝑠𝑔𝑟𝑎𝑑

(𝑡𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 − 𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑝𝑟𝑖𝑠)

𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑝𝑟𝑖𝑠

I formlen er tilbuddets pris udtryk for den evalueringstekniske pris på det pågældende tilbud, der ved brug af formlen tildeles point ved lineær interpolation, laveste pris er udtryk for den evalueringstekniske pris på det konditionsmæssige tilbud med den laveste pris, og hældningsgrad er udtryk for det tillæg til laveste pris, som den økonomiske ramme er baseret på.

Nedenstående graf illustrerer, hvordan ordregiver tildeler point i henhold til pointmodellen med økonomisk ramme.

I eksemplet udgør den økonomiske ramme 15.000 kr. (laveste pris + 50 % = 10.000 kr. + 5.000 kr.).

8.2.1 Korrektionsmodel udvidelse af økonomisk ramme‌

Hvis ét eller flere tilbud ligger uden for den økonomiske ramme, og det tilbud, der samlet står til at opnå det højeste totale antal point for pris og kvalitet, er blandt disse, så udvides den økonomiske ramme til og med prisen på det pågældende tilbud. Herefter foretages der en fornyet tildeling af point i henhold til den nye økonomiske ramme.

Nedenstående graf illustrerer, hvordan ordregiver foretager en fornyet tildeling af point, når denne korrektionsmodel finder anvendelse.

I eksemplet er den økonomiske ramme blevet udvidet, idet Tilbud 5 ligger uden for den økonomiske ramme og står til at opnå det højeste totale antal point for pris og kvalitet. Korrektionen bevirker, at den økonomiske ramme (i eksemplet laveste pris + 50 %) udvides til og med prisen på Tilbud 5. Den økonomiske ramme går herefter til 16.000 kr., hvilket svarer til laveste pris + 60 %.

Samlet evaluering af tilbud‌

Afslutningsvis udregnes det samlede antal point for hvert tilbud.

Det samlede antal point udgør summen af det vægtede antal point for underkriterie og beregnes ved hjælp af følgende formel:

Samlet antal point = (Point for Pris ×) + (Point for Kvalitet ×)

Vægt af Pris Vægt af Kvalitet

Det samlede antal point afrundes ikke.

Det tilbud, der har opnået det højeste samlede antal point, anses for at have tilbudt det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Se beregningseksemplet nedenfor.

Eksempel:

Underkriterier

LEV 1

LEV 2

LEV 3

Kvalitet

(60 %)

5,00

point

4,50

point

1,00

point

Pris

(40 %)

2,50

point

4,00

point

5,00

point

Udregning af samlet antal point

LEV 1 = (5,00 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 𝑥 60 %) + (2,50 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 𝑥 40 %) = 4,00 point

LEV 2 = (4,50 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 𝑥 60 %) + (4,00 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 𝑥 40 %) = 4,30 point

LEV 3 = (1,00 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 𝑥 60 %) + (5,00 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 𝑥 40 %) = 2,60 point

Henset til, at LEV 2 har opnået det højeste antal point, anses LEV 2 for at have tilbudt det bedste forhold mellem pris og kvalitet.

9. Udbuddets afslutning‌

Underretning om tildelingsbeslutningen‌

Efter ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten underretter ordregiver samtlige tilbudsgivere om tildelingsbeslutningen.

Underretningen af de tilbudsgivere, der har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, men som ikke tildeles kontrakten, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder det vindende tilbuds karakteristika og fordele set i forhold til det ikke- accepterede tilbud, navnet på den vindende tilbudsgiver, samt hvornår standstill-perioden udløber. Underretningen af de tilbudsgivere, der ikke har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, vil indeholde en begrundelse for, hvorfor tilbuddet er afvist som ukonditionsmæssigt.

Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at kontrakten er indgået. Kontrakten anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet. Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregi- ver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i udbudsbekendtgørelsens pkt. II.2.14)

Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele kontrakten og kan aflyse Udbuddet, forudsat at dette ikke er i strid med det udbudsretlige ligebehandlingsprincip eller i øvrigt ikke er usagligt begrundet.

Standstill‌

Kontrakten indgås først ved udløbet af standstill-perioden, jf. udbudslovens § 188, stk. 3.

Ordregiver anser ikke udbuddet for afsluttet, før kontrakten er underskrevet. Når udbuddet er afsluttet, offentliggøres en ordretilde- lingsbekendtgørelse, jf. udbudslovens § 189.

Document Metadata

Table of Contents

Contract

Document Metadata