Standardkontraktbestemmelser
Standardkontraktbestemmelser
I henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger
mellem
NAVN CVR:
ADRESSE POSTNUMMER OG BY LAND
Herefter ”den dataansvarlige” og
Dansk Skolefoto A/S CVR: 44744716
Xxxxxxxxxxx 00
4000 Roskilde Danmark
herefter ”databehandleren”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.
Indholdsfortegnelse
3 Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 4
4 Databehandleren handler efter instruks 4
7 Anvendelse af underdatabehandlere 6
8 Overførsel til tredjeland eller internationale organisationer underfor EU/EØS 7
G Bistand til den dataansvarlige 8
10 Underretning om brud på persondatasikkerhed G
11 Sletning og returnering af oplysninger 10
12 Revision, herunder inspektion 11
13 Parternes aftale om andre forhold 11
15 Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren 13
Bilag A – Oplysninger om behandling 14
Bilag B – Underdatabehandlere 15
Bilag C – Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 16
Bilag D – Parternes regulering af andre forhold 1G
1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen)
3. I forbindelse med leveringen af produkter fra Hovedaftalen behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret. Del af Bestemmelserne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registerede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke er omfattet af Bestemmelserne.
10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
11. Disse bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3 Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
4 Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelserne i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktions- beføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne
1 Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelser skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”
skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktions-beføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostninger og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan dette omfatte:
a. Pseudonymisering eller kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af fysiske eller tekniske hændelser.
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den datansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelser efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den
dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse eller forordningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
7 Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående skriftlig accept fra den dataansvarlige.
3. Databehandleren må kun gøre brug af underdatabehandlere med den dataansvarliges forudgående specifikke skriftlige godkendelse. Databehandleren skal indgive anmodning om en specifik godkendelse mindst 1 måned inden anvendelsen af den pågældende underdatabehandler. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af Bilag B.
Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelser eller udskiftning af underdatahandlere med mindst 1 måneds varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugeren af de(n) omhandlede underdatabehandler(e).
Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i Bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af Bilag B.
4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatahandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandlere indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand, således at den dataansvarlige i tilfælde af at databehandleren faktisk eller retligt set er ophørt med at eksistere eller i tilfælde af databehandlerens konkurs, har ret til at opsige underdatahandleraftalen og instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
8 Overførsel til tredjeland eller internationale organisationer underfor EU/EØS
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
2. Hvis en overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser
a. Overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
c. behandle personoplysninger i et tredjeland.
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapital V.
6 Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelser til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. Oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b. Oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede.
c. Indsigtsretten
d. Retten til berigtigelse
e. Retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. Retten til begrænsning af behandling
g. Underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
h. Retten til dataportabilitet
i. Retten til indsigelse
j. Retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering.
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
a. Den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder.
b. Den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
c. Den dataansvarliges forpligtelser til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvens for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvens analyse)
d. Den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risiko.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
10 Underretning om brud på persondatasikkerhed
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksomme på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandleren underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 72 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel
33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger.
b. De sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. De foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive de informationer, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
11 Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne, senest 3 måneder inde i et nyt skoleår at slette alle portrætbilleder og al modtaget persondata fra Databehandler, for elever som ikke har købt billeder hos, Databehandler og som er gået ud af sidste klassetrin på skolen
2. Følgende regler i EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysninger efter ophør af tjenesterne vedrørende behandlingen af personoplysninger:
a. […]
3. Databehandleren forpligter sig til alene at behandle personoplysninger til de(t) formål, i den periode og under de betingelser, som disse regler foreskriver.
12 Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stilles alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
13 Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandlingen af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandlingen af personoplysningen varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1. og Bilag C.4. kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.
5. Underskrift
På vegne af den dataansvarlige Navn: [NAVN]
Stilling: [STILLING] Telefonnummer: [TELEFONNUMMER] E-mail [E-MAIL]
Underskrift
På vegne af databehandleren
Navn: Xxxxxxxx Xxxxxxxxx
Stilling: Direktør Telefonnummer: 0000 0000
Underskrift:
15 Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.
2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.
Navn: [NAVN]
Stilling: [STILLING] Telefonnummer: [TELEFONNUMMER] E-mail: [E-MAIL]
Navn: Xxxxxxxx Xxxxxxxxx
Stilling: Direktør Telefonnummer: 0000 0000
Bilag A – Oplysninger om behandling
A.1 Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige:
Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er at kunne opfylde Hovedaftalen, herunder at kunne levere fotos til skolens IT-systemer og Servicecenter.
A.2 Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Drift, vedligeholdelse af Servicecenter, herunder at kunne:
- Modtage en fotofil fra den dataansvarlige med personoplysninger om de kategorier af registrerede der fremgår af A.4, til brug for fotografering.
- Stille et Servicecenter til rådighed for den dataansvarlige, hvor den dataansvarlige kan downloade fotografierne til den dataansvarliges interne brug.
- Yde support ifmb. Servicecenteret, og
- Uploade fotografierne til et af den dataansvarlige valgte IT-system.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
- Navn
- Klassebetegnelse / Stillingsbetegnelse
- Elevnummer / Læreinitialer
- I særlige tilfælde på Gymnasier adresser, CPR-nummer, telefonnumre, mailadresser
A.4 Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
Elever og ansatte
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed:
- Fotofilen slettes, når det ikke længere er nødvendigt i forhold til formålet med behandlingen, dog senest 3 måneder efter endt fotografering.
- Medmindre den dataansvarlige instruerer databehandleren om andet, opbevares fotografierne i servicecenteret indtil 3 måneder efter, at den registrerede er ophørt med at være elev/lærer hos den dataansvarlige.
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelserne ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere.
NAVN CVR ADRESSE BESKRIVELSE AF HANDLING | |||
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.
B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere
Bilag C – Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand / instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
- Modtage en fotofil fra den dataansvarlige med personoplysninger om de kategorier af registrerede der fremgår af A.4, til brug for fotografering.
- Drifte, vedligeholde og supportere et Servicecenter, hvor den dataansvarlige kan downloade fotografier til den dataansvarliges interne brug,
- Uploade fotografierne til et af den dataansvarlige valgt IT-system(er)
C.2. Behandlingssikkerhed.
Sikkerhedsniveauet skal afspejle, at databehandleren behandler almindelige personoplysninger, som ikke er omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9 om ”særlige kategorier af personoplysninger”, hvorfor sikkerhedsniveauet skal tilrettelægges på denne baggrund.
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etablere det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:
Databehandleren skal sikre, at adgangen til databehandlerens lokaliteter, hvor behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan finde sted, er beskyttet med adgangs- og indbrudssikring, således at alene relevante personer gives adgang til, og uvedkommende ikke kan tilgå databehandlerens IT-faciliteter og lokaliteter. Der skal endvidere være tilsluttet brand- og røgalarmer.
Fysiske medier (f.eks. udskrifter), der indeholder personoplysninger, som behandles på vegne af den dataansvarlige, opbevares i aflåste skabe, når disse ikke er i brug, frem til det tidspunkt, hvor personoplysningerne slettes. Alene medarbejdere med arbejdsrelevante behov har adgang til sådanne fysiske medier. Alle fysiske medier, som databehandleren anvender, og som måtte indeholde personoplysninger, som behandles på vegne af den dataansvarlige (f.eks. udskrifter), skal kasseres på betryggende vis, når det fysiske medie har opfyldt sit formål.
Databehandleren skal sørge for tilstrækkelig træning i databeskyttelse af sine medarbejdere, som deltager i behandlingen af personoplysninger i forbindelse med opfyldelse af Hovedtalen.
Databehandleren skal have tilstrækkelige processer for håndtering af et brud på persondatasikkerheden, herunder en tilstrækkelig beredskabsplan.
Databehandleren skal have truffet følgende tekniske foranstaltninger, der understøtter databehandlingen af personoplysninger:
- Firewall
- Antivirus software
- Malware-beskyttelse
- Backupprocedurer der sikrer løbende backup
- Multi-faktor godkendelse til login
- Databehandleren gennemgår løbende, og som minimum én gang om året, alle brugerprofiler med adgang til personoplysninger, og fjerner adgange, hvor der ikke længere er et arbejdsbetinget behov for adgang til personoplysninger.
- Når personoplysninger transmitteres over internettet, sendes det altid krypteret via lukket platform.
C.3 Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt – indenfor det det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
C.4 Opbevaringsperiode / Sletterutine
Personoplysninger gemmes indtil 3 måneder efter, at en elev / lærer er ophørt på skolen, eller indtil 3 måneder efter et ophør af Hovedaftalen. Herefter slettes de.
C.5 Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
Dansk Skolefoto A/X Xxxxxxxxxxx 00
4000 Roskilde
Dansk Skolefoto A/S Andkærvej 18
7100 Vejle
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjeland
Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Databehandleren skal hvert år i marts for egen regning udarbejde en egenerklæring vedrørende databehandlerens databehandling med beskrivelser af kontroller rettet mod databeskyttelse, behandling af personoplysninger og tekniske og organisatoriske foranstaltninger.
Erklæringen skal endvidere omfatte databehandlerens brug af underdatabehandlere. Egenerklæringen fremsendes uden unødig forsinkelse efter den dataansvarliges anmodning herom.
Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den dataansvarlige finder det nødvendigt.
Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig(e) for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.