RAMMEAFTALEBILAG 4 - DATABEHANDLERAFTALE Mellem Hjørring Kommune Springvandspladsen 5

RAMMEAFTALEBILAG 4 - DATABEHANDLERAFTALE

Mellem

Hjørring Kommune

Springvandspladsen 5

9800 Hjørring

CVR. nr.: 29 18 93 82

(herefter ”Kommunen”)

og

[Leverandørens navn]

[adresse]

[postnr. og by]

CVR. nr.: [XXXX]

(herefter ”Leverandøren”)

er der indgået nedenstående databehandleraftale (herefter ”Aftalen”) om Leverandørens behandling af personoplysninger på vegne af Kommunen:

1. Generelt

1. Aftalen vedrører Leverandørens forpligtelse til at efterleve de sikkerhedskrav, som fremgår af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 (herefter Databeskyttelsesforordningen).

2. I Aftalen er indarbejdet de krav, som Databeskyttelsesforordningen stiller til databehandleraftaler.

3. Kommunen ønsker, at Leverandøren skal leve op til principper og anbefalinger i ISO27001.

4. Leverandøren skal behandle personoplysninger i overensstemmelse med god databehandlingsskik, jf. de til enhver tid gældende regler og forskrifter for behandling af personoplysninger.

2. Formål

   1. Leverandøren behandler i medfør af aftale med Kommunen [Rammeaftale for Hjørring Kommune, Godkendelsesmodel, Tøjvask for borgere i eget hjem] (herefter ”Hovedaftalen”) personoplysninger for Kommunen, hvor Leverandørens behandlinger og formålet med behandlingerne er beskrevet.

3. Kommunens rettigheder og forpligtelser

   1. Kommunen er dataansvarlig for de personoplysninger, som Kommunen instruerer Leverandøren om at behandle. Kommunen har ansvaret for, at de personoplysninger, som Kommunen instruerer Leverandøren om at behandle, må behandles af Leverandøren, herunder at behandlingen er nødvendig og saglig i forhold til Kommunens opgavevaretagelse.

2. Kommunen har de rettigheder og forpligtelser, som er givet en dataansvarlig i medfør af lovgivningen, jf. Aftalens pkt. 1.1.

3. Kommunen er forpligtet til at orientere Leverandøren i tilfælde af Kommunens eventuelle skærpede it-sikkerhedsregler og ved ændringer i Kommunens it-sikkerhedspolitik og it-sikkerhedsregulativ.

1. Leverandørens forpligtelser

   1. Leverandøren er databehandler for de personoplysninger, som Leverandøren behandler på vegne af Kommunen, jf. pkt. 6 og bilag 3. Leverandøren har som databehandler de forpligtelser, som er pålagt en databehandler i medfør af lovgivningen, jf. Aftalens pkt. 1.1.

2. Leverandøren behandler alene de overladte personoplysninger efter instruks fra Kommunen, jf. pkt. 6 og bilag 3, og alene med henblik på opfyldelse af Hovedaftalen.

3. Leverandøren skal føre en fortegnelse over behandlingen af personoplysninger samt en fortegnelse over alle sikkerhedsbrud.

4. Leverandøren skal sikre personoplysningerne via tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som beskrevet i Databeskyttelsesforordningen, jf. bilag 1 – Sikkerhed.

5. Leverandøren skal på opfordring fra Kommunen hjælpe med at opfylde Kommunens forpligtelser i forhold til den registreredes rettigheder, herunder besvarelse af anmodninger fra borgere om indsigt i egne oplysninger, udlevering af borgerens oplysninger, rettelse og sletning af oplysninger, begrænsning af behandling af borgerens oplysninger, samt Kommunens forpligtelser i forhold til underretning af den registrerede ved sikkerhedsbrud, i medfør af Databeskyttelsesforordningens kap. III samt artikel 34.

6. Leverandøren skal hjælpe Kommunen med at efterleve dennes forpligtelser efter Databeskyttelsesforordningens artikel 32-36.

7. Leverandøren garanterer at levere tilstrækkelig ekspertise, pålidelighed og ressourcer til at implementere passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger sådan, at Leverandørens behandling af Kommunens personoplysninger opfylder kravene i Databeskyttelsesforordningen og sikrer beskyttelse af den registreredes rettigheder.

8. Leverandøren er forpligtet til at oplyse med præcise adresseangivelser, hvor Kommunens personoplysninger opbevares, jf. bilag 2. Leverandøren skal ajourføre oplysningerne over for Kommunen ved enhver ændring.

5. Underleverandør (underdatabehandler)

   1. Ved underdatabehandler forstås en underleverandør, til hvem Leverandøren har overladt hele eller dele af den behandling, som Leverandøren foretager på vegne af Kommunen.

2. Leverandøren må ikke uden udtrykkelig skriftlig godkendelse fra Kommunen anvende andre underdatabehandlere end dem, der er angivet i bilag 2, herunder foretage udskiftning af disse, til at behandle de personoplysninger, som Kommunen har overladt til Leverandøren i medfør af Hovedaftalen.

3. Hvis Leverandøren overlader behandlingen af personoplysninger, som Kommunen er dataansvarlig for, til underdatabehandlere, skal Leverandøren indgå en skriftlig (under)databehandleraftale med underdatabehandleren.

4. Underdatabehandleraftalen, jf. pkt. 5.3, skal pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser, som Leverandøren er pålagt efter Aftalen, herunder, at underdatabehandleren garanterer at kunne levere tilstrækkelig ekspertise, pålidelighed og ressourcer til at kunne implementere de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger således, at underdatabehandlerens behandling opfylder kravene i Databeskyttelsesforordningen og sikrer beskyttelse af den registreredes rettigheder.

5. Når Leverandøren overlader behandlingen af personoplysninger, som Kommunen er dataansvarlig for, til underdatabehandlere, har Leverandøren over for Kommunen ansvaret for underdatabehandlernes overholdelse af disses forpligtelser, jf. pkt. 5.3.

6. Kommunen kan til enhver tid forlange dokumentation fra Leverandøren for eksistensen og indholdet af underdatabehandleraftaler for de underdatabehandlere, som Leverandøren anvender i forbindelse med opfyldelsen af sine forpligtelser over for Kommunen.

7. Al kommunikation mellem Kommunen og underdatabehandleren sker via Leverandøren.

1. Instrukser

   1. Leverandørens behandling af personoplysninger på vegne af Kommunen sker udelukkende efter dokumenteret instruks, jf. bilag 3. Det er Leverandørens ansvar at sikre, at eventuelle underdatabehandlere, jf. pkt 5.3, får tilsendt Kommunens instruks, jf. bilag 3.

2. Leverandøren giver omgående besked til Kommunen, hvis en instruks efter Leverandørens vurdering er i strid med lovgivningen, jf. pkt. 1.1.

1. Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger

1. Leverandøren skal, jf. bilag 1, iværksætte alle sikkerhedsforanstaltninger, der kræves for at sikre et passende sikkerhedsniveau.

2. Leverandøren skal mindst en gang årligt gennemgå sine interne sikkerhedsforskrifter og retningslinjer for behandlingen af personoplysninger med henblik på at sikre, at de fornødne sikkerhedsforanstaltninger til stadighed er iagttaget, jf. pkt. 7.1, samt bilag 1.

3. Leverandøren samt dennes ansatte er underlagt forbud mod at skaffe sig oplysninger af enhver art, som ikke har betydning for udførelsen af den pågældendes opgaver.

4. Leverandøren har pligt til at instruere de ansatte, der har adgang til eller på anden måde varetager behandling af Kommunens personoplysninger, om Leverandørens forpligtelser, herunder bestemmelserne om tavshedspligt og fortrolighed, jf. pkt 9..

5. Leverandøren er forpligtet til straks at underrette Kommunen om ethvert sikkerhedsbrud samt ved

1. enhver anmodning om videregivelse af personoplysninger omfattet af Aftalen fra en myndighed, medmindre orienteringen af Kommunen er eksplicit forbudt ved lov, f.eks. i medfør af regler, der har til formål at sikre fortroligheden af en retshåndhævende myndigheds efterforskning,

2. anden manglende overholdelse af Leverandørens, samt eventuelle underdatabehandleres forpligtelser

uanset, om dette sker hos Leverandøren eller hos en underdatabehandler.

6. Leverandøren må ikke hverken offentligt eller til tredjeparter kommunikere om sikkerhedsbrud, jf. pkt 7.5, uden forudgående skriftlig aftale med Kommunen om indholdet af en sådan kommunikation, medmindre Leverandøren har en retlig forpligtelse til sådan kommunikation.

1. Overførsler til andre lande

   1. Leverandørens overførsel af personoplysninger til lande, der ikke er medlem af EU (tredjelande), f.eks. via en cloudløsning eller en underdatabehandler, skal ske i overensstemmelse med Kommunens instruks herfor, jf. bilag 3.

2. Leverandøren må ikke overføre eller tillade overførsel af personoplysninger til udlandet.

1. Tavshedspligt og fortrolighed

   1. Leverandøren er - under og efter Hovedaftalens ophør - pålagt fuld tavshedspligt omkring alle oplysninger, denne bliver bekendt med gennem samarbejdet. Aftalen indebærer, at tavshedspligtsbestemmelserne i straffelovens §§ 152-152f, jf. straffelovens § 152a, finder anvendelse.

2. Leverandøren skal sikre, at alle, der behandler oplysninger omfattet af Aftalen, herunder ansatte, tredjeparter (f.eks. en reparatør) og underdatabehandlere, forpligter sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.

1. Kontroller og erklæringer

   1. Leverandøren er forpligtet til uden ugrundet ophold at give Kommunen nødvendige oplysninger til, at Kommunen til enhver tid kan sikre sig, at Leverandøren overholder de krav, der følger af denne Aftale.

2. Kommunen, en repræsentant for Kommunen eller dennes revision (såvel intern som ekstern) har adgang til at foretage inspektioner og revision hos Leverandøren, få udleveret dokumentation, herunder logs, stille spørgsmål m.v. med henblik på at konstatere, at Leverandøren overholder de krav, der følger af denne Aftale.

3. Leverandøren skal én gang årligt vederlagsfrit til Kommunen fremsende en erklæring om overholdelse af denne Aftale. Erklæringen skal udarbejdes i overensstemmelse med gældende, anerkendte branchestandarder på området, f.eks. ISAE 3000, type X eller ISAE 3402, og skal omfatte både Leverandørens og eventuelle underdatabehandleres databehandling. Den første erklæring skal foreligge 12 måneder efter Hovedaftalens indgåelse.

4. I tilfælde af, at Kommunen og/eller relevante offentlige myndigheder, særligt Datatilsynet, ønsker at foretage en inspektion af de ovennævnte foranstaltninger i henhold til denne aftale, forpligter Leverandøren og Leverandørens underleverandører sig til uden yderligere omkostninger for Kommunen at stille tid og ressourcer til rådighed herfor.

1. Ændringer i Aftalen

   1. Kommunen kan til enhver tid, med et forudgående varsel på mindst 14 dage, foretage ændringer i Aftalen og instruksen, jf. bilag 3. Ændringsprocessen og omkostningerne aftales skriftligt mellem Kommunen og Leverandøren i Hovedaftalen. Leverandøren skal ved sådanne ændringer uden ugrundet ophold sikre, at underdatabehandlerne tillige forpligtes af ændringerne.

2. I det omfang ændringer i lovgivningen, jf. pkt 1.1, eller tilhørende praksis, giver anledning til dette, er Kommunen med et varsel på 14 dage og uden at dette medfører krav om betaling fra Leverandøren, berettiget til at foretage ændringer i Aftalen.

1. Sletning af data

   1. Kommunen træffer beslutning om, hvorvidt der skal ske sletning eller tilbagelevering af personoplysningerne efter, at behandlingen af personoplysningerne er ophørt i medfør af Hovedaftalen.

2. Kommunen skal senest 90 dage inden Hovedaftalens ophør skriftligt meddele Leverandøren, hvorvidt alle personoplysningerne skal slettes eller tilbageleveres til Kommunen. I det tilfælde, hvor personoplysningerne tilbageleveres til Kommunen, skal Leverandøren ligeledes slette eventuelle kopier. Leverandøren skal sikre, at eventuelle underdatabehandlere ligeledes efterlever Kommunens meddelelse.

3. Leverandøren skal fremsende dokumentation for, at den påkrævede sletning, jf. pkt. 12.2, er foretaget.

4. Leverandøren skal foretage den påkrævede sletning, jf. pkt. 12.2 i henhold til internationale standarder for sletning, f.eks. NIST 800-88.

1. Misligholdelse og tvistigheder

   1. Misligholdelse og tvistigheder er reguleret i Hovedaftalen.

2. Erstatning og forsikring

   1. Erstatnings- og forsikringsspørgsmål er reguleret i Hovedaftalen.

3. Ikrafttræden og varighed

   1. Aftalen indgås ved begge parters underskrift og løber indtil ophør af Hovedaftalen.

16. Formkrav

1. Aftalen skal foreligge skriftligt, herunder elektronisk, hos Kommunen og Leverandøren.
   
   
   

For Kommunen For Leverandøren

Dato Dato

_________________________ _________________________

Bilag:

Bilag 1 – Sikkerhed

Bilag 2 – Oplysninger om lokationer for behandling og underleverandører (underdatabehandlere)

Bilag 3 – Instruks

Kommunens it-sikkerhedsregulativ og Kommunens it-sikkerhedspolitik kan rekvireres efter behov.

Bilag 1 – Sikkerhed

1. Indledning

Dette bilag indeholder en beskrivelse af de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som Leverandøren i medfør af Aftalen har ansvar for at gennemføre, overholde og sikre overholdelse af hos dennes underdatabehandlere, som er angivet i bilag 2.

2. Sikkerhedskrav fra 25. maj 2018

Leverandøren gennemfører følgende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de aftalte behandlinger, jf. Instruks (bilag 3), og som dermed opfylder Databeskyttelsesforordningens artikel 32.

Foranstaltningerne fastlægges ud fra overvejelser om:

1. Hvad der kan lade sig gøre rent teknisk

2. Implementeringsomkostningerne

3. Den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål, jf. Instruksen (bilag 3)

4. Konsekvenserne for borgerne ved et sikkerhedsbrud

5. Den risiko, der er forbundet med behandlingerne, herunder risikoen for:

a) tilintetgørelse af oplysningerne

b) tab af oplysningerne

c) ændring af oplysningerne

d) uautoriseret videregivelse af oplysningerne

e) uautoriseret adgang til oplysningerne

Leverandøren gennemfører følgende sikkerhedsforanstaltninger: [Leverandøren udfylder]

Bilag 2 – Oplysninger om lokationer for behandling og underleverandører (underdatabehandlere)

1. Lokation(er) for behandlingen [Her opregner Leverandøren, de steder, hvor Kommunens personoplysninger opbevares/behandles.]

[Leverandøren udfylder]

2. Underdatabehandlere [Her angiver Leverandøren navn, adresse, cvr-nummer m.m. på underdatabehandlere, som er godkendt af Kommunen, jf. pkt. 5.2 i Aftalen.]

[Leverandøren udfylder, hvis der anvendes underdatabehandlere]

Bilag 3 – Instruks

Instruks

Kommunen instruerer hermed Leverandøren om at foretage behandling af Kommunens oplysninger til brug for vask af tøj for borgere i eget hjem, jf. Hovedaftale (Rammeaftale for Hjørring Kommune, Godkendelsesmodel, Tøjvask for borgere i eget hjem).

Overlader Leverandøren behandling af Kommunens oplysninger til underdatabehandlere, er Leverandøren ansvarlig for at indgå skriftlige (under)databehandleraftaler med disse, jf. Aftalens pkt 5.3. Leverandøren er ansvarlig for, at Kommunens instruks fremsendes til eventuelle underdatabehandlere.

1. Behandlingens formål

Behandling af Kommunens oplysninger sker i henhold til formålet i Hovedaftalen.

Leverandøren må ikke anvende oplysningerne til andre formål.

Oplysningerne må ikke behandles efter instruks fra andre end Kommunen.

2. Generel beskrivelse af behandlingen

Leverandøren er udelukkende berettiget til at benytte de af Kommunen til rådighed stillede data til brug for opgavevaretagelsen i forbindelse med vask af tøj for borgere i eget hjem herunder:

• Afhentning og levering af vasketøj

• Afregning jf. kravene til udformning af faktura i hovedaftalen

• Markedsføring, salg og afregning af de tilkøbsydelser hovedaftalen giver mulighed for.

3. Typen af personoplysninger

Behandlingerne indeholder personoplysninger i de nedenfor afkrydsede kategorier. Leverandørens og eventuelle underdatabehandleres niveau for behandlingssikkerhed bør afspejle oplysningernes følsomhed, jf. bilag 1.

Almindelige personoplysninger jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6:

Almindelige personoplysninger

Følsomme personoplysninger jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 9:

Racemæssig eller etnisk baggrund

Politisk overbevisning

Religiøs overbevisning

Filosofisk overbevisning

Fagforeningsmæssige tilhørsforhold

Helbredsforhold, herunder misbrug af medicin, narkotika, alkohol m.v.

Seksuelle forhold

Oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6 og 9:

Strafbare forhold

Væsentlige sociale problemer

Andre rent private forhold, som ikke er nævnt ovenfor:

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

Oplysninger om cpr-nummer jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 87:

CPR-numre

4. Kategorier af registrerede

Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede (f.eks. borgere, elever, kontanthjælpsmodtagere m.m.):

1. Borgere, som er visiteret til vask af tøj hver 14. dag, og som ikke bor i en pleje-, aflastnings- eller rehabiliteringsbolig

2. [Indsæt kategori af personer]

3. [Indsæt kategori af personer]

5. Tredjelande (ikke EU-medlemslande)

Leverandøren må overføre personoplysninger til følgende tredjelande:

[Kommunen udfylder]

Gyldigt overførselsgrundlag for overførslerne er:

[Udfyldes i forhold til hvilke(t) tredjeland(e), Kommunen har godkendt overførsel til]